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Un réseau d’Administrateurs/ Secrétaires Généraux de Centres Marseille 15 Mars 2011

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Un réseau d’Administrateurs/Secrétaires Généraux de Centres

Marseille

15 Mars 2011

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Réseau des Administrateurs/SG

Sommaire Historique et contexte Fondamentaux Démarches Résultats En 2011

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Réseau des Administrateurs/SG

Historique et contexte Constats dès 2000

Difficultés rencontrées par les métiers de l’administration

Reconnaissance en interne comme en externe Complexité accrue de la réglementation Multiplication des interlocuteurs Augmentation des tâches ….

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Réseau des Administrateurs/SG

Historique et contexte En 2001 : accompagnement des Secrétaires

Gestionnaires d’unités (environ 220) En 2002 : accompagnement des

Administrateurs/SG (environ 35) Identification auprès des DU Proposition de la démarche

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Réseau des Administrateurs/SG

Fondamentaux

Volonté politique affirmée du Délégué régional

Accompagnement des Administrateurs dans

leur réflexion atour de leur activité

Contexte spécifique de la Délégation

Liens forts entre les différents responsables

de service

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Réseau des Administrateurs/SG

Volonté du Délégué : renforcer les liens entre les unités et les services administratifs en : Remettant les unités au cœur des préoccupations S’appuyant sur les Administrateurs en tant que « pilote » de

l’activité administrative Favorisant un partage des pratiques Permettant l’adoption d’un langage commun Favorisant une connaissance croisée de chacun des pôles Développant les compétences de chaque acteur afin de

faciliter et simplifier la chaîne administrative

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Réseau des Administrateurs/SG

Accompagnement des Administrateurs dans leur réflexion autour de leur activité : Quelle vision de leur métier ? Quelles missions ? Quelles évolutions ? Quelles attentes ?

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Réseau des Administrateurs/SG

Contexte spécifique de la Délégation : 75 unités

Dont certaines de très grande taille

Présence de pôles administratifs forts, animés

par des Administrateurs

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Réseau des Administrateurs/SG

Quelques dates : 06/02/2002 : 1ère réunion de présentation

Réunions des différents ateliers

Réunions du comité de pilotage

Réunions plénières d’information et/ou de

formation

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Réseau des Administrateurs/SG

Pourquoi un réseau ? Espace

D’échanges De dialogues D’analyses De prise de distance D’information De formation

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Réseau des Administrateurs/SG

Démarches : Mise en place d’un comité de pilotage

Président et 6 Administrateurs

DU

Responsables des services de la DR

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Réseau des Administrateurs/SG

Démarches : Mise en place de trois ateliers :

Le métier

Les relations avec la DR

Les outils de communication

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Réseau des Administrateurs/SG

Résultats des ateliers : Le métier :

Production d’un document exhaustif par le

groupe de travail

Entretiens avec les administrateurs et les DU

Intervention de l’Observatoire des Métiers

Elaboration d’une fiche de poste

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Réseau des Administrateurs/SG

Quel rôle ? Complémentaire de celui du DU

- duo d’en-faire, duo d’enfer A partir du projet scientifique, définition avec le

DU, d’une stratégie et d’une organisation administrative et en garantir la mise en œuvre

Participation aux prises de décision au sein de l’équipe de direction

Force de proposition et aide aux décisions Représentation du DU et de l’unité

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Réseau des Administrateurs/SG

Quelles activités ? Trois grands domaines :

Administratif Ressources humaines Coordination avec les différents partenaires

internes et externes Freins :

Évolutions de la réglementation Périmètre et rôle en constante évolution Reconnaissance en interne…

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Réseau des Administrateurs/SG

Compétences :

Vision globale de l’ensemble des activités

Capacité d’analyse Grande adaptabilité Bonne connaissance des

différents organismes Bonne connaissance de la

réglementation Capacité à manager ….

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Réseau des Administrateurs/SG

Résultats des ateliers : Les relations avec la DR

Pourquoi ? Histoire des différents acteurs Différentes réorganisations des services

administratifs Amplitude des thèmes abordés : 6ème

PCRD, charte missions…

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Réseau des Administrateurs/SG

Résultats des ateliers : Les relations avec la DR, il s’agissait

de: Favoriser le travail en synergie

Dépasser l’analyse des problèmes

Mobiliser l’ensemble des acteurs

Simplifier et faire évoluer les

pratiques/procédures

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Réseau des Administrateurs/SG

Résultats des ateliers : Les relations avec la DR

Réunions d’information CET Accueil des étrangers Réforme du CNRS Présence de bénévoles au sein des unités ….

Réunions de formation Prise en charge des OM par toutes les unités 6ème PCRDT LOLF

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Réseau des Administrateurs/SG

Résultats des ateliers : Les outils de communication

Web

Liste de diffusion, forum

Préparation d’une « valise

d’accueil »

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Réseau des Administrateurs/SG

Au final, des actions concrètes : Tutorat Collaboration avec une instance nationale Elaboration d’une fiche de poste reconnue et

validée Rédaction d’un article Participation d’administrateurs aux chantiers du

projet du CNRS Participation des Administrateurs au cycle de

formation de l’IPGR Elaboration d’un plan de formation

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Réseau des Administrateurs/SG

10 ans après … Le réseau a pris son autonomie :

Elaboration de statuts Reconnaissance nationale

Nouveaux entrants Accueil des administrateurs

Obtention d’un budget fonctionnement

Mais … Parfois des difficultés à mobiliser

l’ensemble du réseau