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Notre système de gestion des registres scanne, indexe, stocke et fournit des copies d’archive sur microfilm pour plus de 1,2 million d’enregistrements. Comté de Denton, Texas Étude de cas Un secrétaire de comté avait une vision d’un système optimal de gestion des registres. Nous lui avons proposé une solution 20/20.

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Notre système de gestion des registres scanne, indexe, stocke et fournit des copies d’archive sur microfilm pour plus de 1,2 million d’enregistrements.

Comté de Denton, TexasÉtude de cas

Un secrétaire de comté avait une vision d’un système optimal de gestion des registres.Nous lui avons proposé une solution 20/20.

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©2010 Xerox Corporation et ACS, une entreprise du groupe Xerox. Tous droits réservés. ACS® et le logo ACS sont des marques de commerce d’ACS Marketing LP aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. Xerox® et Xerox and Design® sont des marques de commerce de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d’autres pays.

En bref Dans le comté de Denton, au Texas, de nombreux registres fonciers et d’état civil datent de plusieurs siècles. Il va sans dire que la conservation de ces registres est essentielle. Le comté de Denton avait besoin d’un partenaire de confiance qui puisse lui fournir un système de gestion des registres permettant de scanner, d’indexer, de stocker et d’obtenir une copie d’archive sur microfilm pour plus de 1,2 million d’enregistrements.

Le Bureau du comté nous a choisis pour lui fournir un système complet de gestion des registres et des enregistrements destiné au personnel du comté et au public. Le système permet aux utilisateurs d’enregistrer des documents, comme des certificats de naissance et des actes, afin qu’ils puissent les consulter et les rechercher instantanément. De plus, le retour des documents enregistrés est une affaire de jours, et non plus de semaines. En quelques mots, il s’agit d’un système très efficace qui fournit un service public important et qui constitue une solution simple permettant de gagner du temps et de l’argent.

systèmes sont conçus avec des solutions de reprise après sinistre.

À l’aide de notre système de gestion de documents 20/20 Perfect Vision, les documents de Denton sont enregistrés et disponibles immédiatement. Le système inclut le recouvrement et l’encaissement des taxes, l’imagerie, des pratiques d’indexation personnalisées très précises, l’enregistrement électronique et un portail Web grâce auquel les registres fonciers sont facilement accessibles au public, même ceux remontant au début de l’histoire du comté.

Tous les registres d’état civil ont été scannés et convertis. Ils sont désormais disponibles dans le système interne du comté. Nous avons également fourni des services complets d’impression et d’enregistrement de cartes/parcelles, ainsi que des services d’assistance en matière de matériel, de logiciel et de fonctionnement. Un système de serveur vocal interactif traite les demandes du public.

Les résultatsGrâce à un nouveau système et à de nouveaux processus efficaces, le Bureau du comté de Denton a pu réaffecter du personnel à d’autres fonctions et développer ses activités en ouvrant un bureau annexe.

Notre partenariat avec le Bureau du comté de Denton lui permet de proposer désormais au

public un service de meilleure qualité, à coûts réduits. Les résultats sont clairs :

1 million de dollars d’économies au niveau de •l’enregistrement des registres

200 000 transactions traitées par an•

Plus de 1,2 million d’images scannées et •enregistrées

Accès sécurisé à des enregistrements précis et •dans les délais, via le Web, 24 heures sur 24

« Grâce au partenariat avec Xerox, j’ai réussi à atteindre les résultats escomptés. »

Cynthia Mitchell, employée de guichet, comté de Denton, Texas

Pour plus d’informations, consultez le site www.acs-inc.com.

Le défiEn 1998, le Bureau du comté a réalisé qu’il avait besoin d’un système d’enregistrement et de gestion des documents plus efficace. Il souhaitait proposer un service optimal aux citoyens, avec des temps d’attente réduits et des processus d’accès aux registres simplifiés. Le Bureau voulait également aider le personnel à mieux faire son travail, ainsi qu’à mettre en œuvre plus rapidement les modifications liées aux mandats législatifs.

Pourtant, ses priorités les plus importantes étaient que le nouveau système soit disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et que l’indexation des registres soit extrêmement précise.

La solutionPour atteindre ces objectifs, nous avons mis en place un système complet de gestion des registres. Ce système permet au comté de numériser les registres fonciers et d’enregistrer des documents relatifs aux biens immobiliers, ainsi que les registres d’état civil, y compris les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage, etc.

Toutes les données confidentielles sont protégées par une sécurité au niveau de l’utilisateur et les microfilms de sauvegarde sont stockés dans des installations hautement sécurisées disposant d’un accès séparé contrôlé par un système de sécurité, d’un système de contrôle de la température et d’une protection contre les incendies. Tous les

Notre système d’enregistrement et de gestion des registres a permis au comté de numériser les registres fonciers et d’état civil.

Secteur : gouvernement local

Solution : gestion des registres du gouvernement

Client : Bureau du comté, comté de Denton, Texas

Défi : fournir une solution de gestion et d’enregistrement précise et efficace des registres fonciers et d’état civil

Résultat : un système de pointe qui s’adapte aux changements et qui améliore le service