Urbanisme & gestion de projet _guide méthodologique CERTU2000

8/14/2019 Urbanisme & gestion de projet _guide mthodologique CERTU2000

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Ministrede lquipement,

des Transports

et du Logement

Centre dtudes,

sur les Rseaux,les Transport s,lUrbanisme etles ConstructionsPubliques

GESTION DE PROJETAPPLIQUE LA CONDUITE D' OPRATION

Direction Gnrale de lUrbanisme, de lHabitat et de la Construction

Juin 2000

Represmthodologiques


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2000 2001 2002 2003N Nom de la tche

1 1 M ontage de l'opration

2 2 Programme

3 3 Conception de l'ouvrage

4 4 Ralisation, travaux

5 5 Rception - Mise en service

Sommaire

Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Phase 1 - M ontage de l'opration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Sous-phase 1.1 - L' initialisation de la conduite d'opration . . . . . . . . . . . . 6Sous-phase 1.2 - Les tudes d'opportunit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Sous-phase 1.3 - Les tudes de prfaisabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Phase 2 - Programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Sous-phase 2.1 - Les tudes de faisabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Sous-phase 2.2 - Le pr-programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Sous-phase 2.3 - Le programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Phase 3 - Conception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Sous-phase 3.1 - Mise en place du matre d'uvre . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Sous-phases 3.2 3.4 - Mise en place des autres acteurs . . . . . . . . . . . . . 51Sous-phase 3.5 - Suivi des tudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55Sous-phase 3.6 - Suivi des procdures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64Sous-phase 3.7 - Consultation des entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68

Phase 4 - Travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Sous-phase 4.1 - Prparation de chantier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .78

Sous-phase 4.2 - Travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Phase 5 - Rcept ion - M ise en service . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

Sous-phase 5.1 - Rception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94Sous-phase 5.2 - Mise en service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96Sous-phase 5.3 - Suivi du parfait achvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98

Planning gnral

Tri 2

Oprations neuves Etat avec concours

Tr i 3 Tr i 4 Tr i 1 Tr i 2 Tr i 3 Tr i 4 Tr i 1 Tr i 2 Tr i 3 Tr i 4 Tr i 1 Tr i 2 Tri 3 Tri 4 Tri 11


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Avant-propos

Depuis plusieurs annes, la Direction gnrale de lurbanisme, de lhabitatet de la construction travaille avec le Centre dtudes sur les rseaux,les transports, lurbanisme et les constructions publiques sur lamliorationdes pratiques du conducteur dopration du ministre.

Pour dvelopper son professionnalisme, le conducteur d'opration doitapprendre rationaliser et formaliser son activit.Le dveloppement des mthodes de gestion de projet appliques cettemission y contribue fortement.

Un premier ouvrage, paru en 1996 a dcrit les principes de ce mode de travail :identification des acteurs du projet, dcoupage et organigramme des tches,analyse de risques, laboration de planning, de scnarios, processusde validation, revues de projet, regroups autour des grandes activitsstructurantes dun projet : cadrer, prvoir, ragir, valider, clore et communiquer.

Le prsent ouvrage dcrit de manire oprationnelle la dclinaison de la gestionde projet applique une conduite dopration la plus large possible.Il permet de se situer tout au long dune opration et aide galementau pilotage du projet, plusieurs niveaux possibles.

De nombreux services lont dj utilis, dans sa version provisoire, pour btirlocalement un rfrentiel de la mission, une assistance la contractualisationou la rpartition des actions entre les agents dune organisation constructionspubliques.

Ce guide marque une tape importante dans lamliorationdes pratiques. Il est un outil prcieux pour s'engager dans les dmarchesqualit, pour rdiger un manuel qualit et organiser les procduresd'auto-contrle.

Enfin, il constitue galement une invitation dcliner ces mthodes de gestionde projet sur d'autres objets que le btiment public : les stations d'puration,l'amnagement, par exemple, mais aussi sur d'autres missions commela matrise d'uvre, conformment aux exigences de qualit exprimesdans le plan de modernisation de l'ingnierie publique.

Le chef du service de la qualit et des professions,

Claude ALLET


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1. Les principes

Les repres mthodologiques sont des outils destins fournir despoints de repre au conducteur dopration pour organiser et rationali-

ser sa mission.Ils comprennent des check-lists de jalon ; situes des points sensiblesde la vie dune opration, leur vocation est de vrifier que toutes lesconditions sont runies pour poursuivre.

Les repres mthodologiques ont t labors partir des lments demthode livres avec le logiciel PICP.

2. Le contenu

Larchitecture du document consiste en un dcoupage dune oprationen phases et sous-phases. Les repres mthodologiques dclinent, entermes dorganisation des actions et des productions, la mthode degestion de projet applique la conduite dopration.

Il sagit de structurer une dmarche, mais pas " dcrire " le mtierdans toutes ses composantes. Ainsi, les repres mthodologiques netraitent pas tout du quotidien de la conduite dopration (la gestionadministrative, la rdaction et la gestion des contrats, ...). Ils ne propo-sent pas une assistance sur le plan technique ou juridique mais unedmarche prvoyant la prise en compte de ces aspects.

La trame des repres mthodologiques prsents ici a t conue par-tir dun modle de planning pour des oprations neuves de 30 50MF avec matrise douvrage Etat, qui est un des nombreux modlesproposs dans lapplication PICP.

Il appartient lutilisateur dadapter la mthode aux donnes et aucontexte de ses oprations, de la complter par toute information qui luiparat ncessaire et de lenrichir par les acquis dune rflexion sur lemtier au sein des units CP.

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Prsentation


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3. La structure des repres mthodologiques

Trois niveaux dapproche coexistent. Ils sont traduits par des contenusdiffrencis :

lapproche globale : formule essentiellement en termes denjeux etdobjectifs, elle introduit les phases, sous-phases et tches. Elle tablit lelien entre la gestion de projet et la conduite dopration,

lapproche " mtier ", les actions conduire : cest lidentification( partir de lorganigramme des tches du modle Etat pour des opra-tions neuves avec concours), des actions conduire (symbolises par )et des productions fournir par le conducteur dopration (symbolisespar ) pour atteindre les objectifs, ainsi que l identification de quelquesfacteurs de russite pour ces tches,

lapproche qualit, conformit de la dmarche, du produit : ce

sont les check-lists de jalon (symboliss par ). Ils reprennent les prin-cipaux produits de la phase et les points vrifier pour la poursuite delopration et proposent, le cas chant, une dmarche de validation.

4. La forme

La prsentation du document en deux colonnes permet au conducteurdopration dannoter et donc de sapproprier ce document.

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M MA AJ J S O N D J F M A


2000

Planning phase 1

N Nom de la tche

1 1 Phase 1 : Montage de l'opration

2 1.1 Initialisation de la conduite d'opration

3 1.1.1 Premiers contacts : identification de la demande

4 1.1.2 Identification de la matrise d'ouvrage

5 1.1.3 Contractualisation dune mission de conduite d'opration

6 1.2 Etudes d'opportunit

7 1.2.1 Collecte des donnes existantes

8 1.2.2 Analyse de l'existant et tudes complmentaires

9 1.2.3 Validation de l'opportunit du besoin

10 1.3 Etudes de prfaisabilit

11 1.3.1 Identification des principales options

12 1.3.2 Prfaisabilit des principales options

13 1.3.3 Choix d'une option prfrentielle et de son budget

14 1.3.4 Dcision de lancement de l'opration

15 1.3.5 Mise en place d'autorisations de programme

Tche normale Jalon Tche rcapitulativeTche critique Jalon critique


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Les objectifs et la dmarche :

Le but de cette phase est de :

permettre au matre douvrage de prendre la dcision de lancer - ou de ne pas lancer -une opration, en disposant du maximum dinformations objectives sur :

- lopportunit : la justification, la pertinence de lopration par rapport au problme,aux besoins et lenvironnement...- la faisabilit gnrale : le choix de la bonne solution au regard du ou des besoins,des cots admissibles, des autres contraintes...

Pour le conducteur dopration qui assure un service public, cette phase est un momentprivilgi dchange avec le matre douvrage et de consultation interne des servicessur des objectifs gnraux qui largissent le cadre strict de lopration la rflexion surla " fonction " dintrt gnral lie au projet.

Cette phase a aussi pour but d'organiser et de " scuriser " le projet, en analysant les dif-ficults probables, de faon les anticiper et dfinir une stratgie adapte.

Phase 1 - M ontage de lopration

Sous-phase 1.1 - Linit ialisation de la conduite dopration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61.1.1 - Premiers contacts : identification de la demande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81.1.2 - Identif ication de la matrise douvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81.1.3 - Contractualisation d'une mission de conduite d'opration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9

Sous-phase 1.2 - Les tudes dopportunit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10

1.2.1 - Collecte des donnes existantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101.2.2 - Analyse de lexistant et tudes complmentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101.2.3 - Validation de lopportunit du besoin exprim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11

Sous-phase 1.3 - Les tudes de prfaisabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121.3.1 - Identification des principales options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131.3.2 - Prfaisabilit des principales options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131.3.3 - Choix dune option prfrentielle et de son budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141.3.4 - Dcision de lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151.3.5 - Mise en place des autorisations de programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

CHECK-LIST DE JALON : ce qui est indispensable pour prendre la dcision de lancement . .16

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17


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Cette sous-phase vise principalement :

Dtecter et analyser les besoins exprims

Analyser et comprendre ce qui a conduit lexpression de la demandeet des besoins, (la) ou les intentions du matre douvrage, ses motiva-tions, lavancement des rflexions qui ont pu tre menes avant lademande de conduite dopration, ...

dtecter les caractristiques globales du problme : les bnficiairesconcerns, la nature des demandes et les diffrentes attentes, ...

procder des visites de sensibilisation dquipements similaires pourcommencer acqurir une culture et identif ier les points risques ou devigilance.

Reprer lenvironnement de lopration

valuer les principales composantes de lenvironnement physique,urbain, social, ses volutions : les donnes existantes sur une chelle per-tinente par rapport au projet, les principales contraintes ou diff icults pres-senties (diagnostic territorial, sol, monuments classs, projet politique, ),

reprer les acteurs impliqus et ceux susceptibles de ltre : lorganisa-tion de la matrise douvrage, les relations internes la matrise douvra-ge et avec les autres acteurs directs et indirects,

ident if ier le rseau de comptences internes et les partenaires externes

mobilisables : les services de la DDE (sige, subdivision), le CETE, les par-tenaires associs (Architecte - conseil, SDA, ), les autres services delEtat, dont lavis doit tre sollicit, ou quil serait opportun dassociertrs en amont la rflexion.

Prciser les objectifs de la matrise douvrage

Formuler, classifier, hirarchiser : les objectifs " politiques" , les objectifsoprationnels et quantitatifs, les objectifs de cots, de dlais, ...

Sous-phase 1.1 - Linitialisation de la conduite dopration

Montage de

l'oprationProgramme Conception Travaux

RceptionMise enservice

Initialisation de la conduite doprationEtudes dopportunitEtudes de prfaisabilit


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Evaluer la pertinence dune mission de conduite dopration

ou dautres interventions de la DDE

Vrifier la cohrence de la mission potentielle avec les orientationsnationales, la stratgie locale en matire de conduite dopration et din-gnierie publique, les ressources disponibles, les enjeux territoriaux,

consulter les services internes de la DDE (subdivision, amnagement,ADS, transports urbains, ) sur lopportunit de la conduite dopration,

valuer la plus-value qui peut tre apporte au matre douvrage, lin-trt dune conduite dopration,

si ncessaire, proposer que dautres services de la DDE interviennentsur une prestation (tudes durbanisme, amnagement de voirie, ...),

identifier les projets " sensibles" : alerter la hirarchie suffisamment ttsi des points risque sont reprs quant au positionnement du servicesur lopration,

ouvrir un dossier " conduite dopration" (fiche dobjectifs prliminairespour assurer lhistorique et la traabilit de lopration).

Remarque : lorganigramme des tches de cette phase propose decontractualiser une mission en sous-phase dinitialisation, quelquessemaines aprs le lancement de la collecte des donnes. Il faut en

effet, dans la plupart des cas, disposer dlments suffisamment prcis

et fiables pour prendre une dcision. Le moment le plus opportun pourcontractualiser avec le matre douvrage est, bien entendu, li aux sp-

cificits de lopration et du contexte ...

Se positionner par rapport la demande

Prsenter les missions susceptibles dtre apportes par la DDE,

proposer et contractualiser la prestation de conduite dopration,ds que les conditions dune intervention sont runies.

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Montage del'opration

Prog ramm e Co ncep tion TravauxRceptionMise enservice


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1.1.1 - Premiers contacts : ident if icat ion de la dem ande

1.1.2 - Identif ication de la m atrise douvrage

Finalits

Ces tches visent identifier les principaux lments du projet, lenvi-ronnement et son contexte, ds les premiers contacts avec le matredouvrage. Elles permettent didentifier le matre de louvrage au sens dela loi MOP, les acteurs associs et la structure du matre douvrage.

Actions et productions

Recueil dinformations gnrales (mmoire de la cellule, consultation

des services du sige, de la subdivision, des services extrieurs, ana-lyse des premiers lments de cot...).

Examen des orientations nationales, de la stratgie locale, desenjeux territoriaux.

Premire liste des points risques.

Note dinformation de la hirarchie ; analyse conjointe de lademande.

Runion initiale avec le matre douvrage et prsentation de la mis-sion de conduite dopration.

Compte-rendu de la runion.

Formulation des objectifs de lopration dans une fiche dob-jectifs prliminaires.

Note soumise la validation du matre douvrage.

Quelques facteurs de russite

Des objectifs et des besoins rels identifis; il est important de dco-der rapidement l intention du matre douvrage,

une runion initiale o le matre douvrage na pas dj arrt cer-taines options ; une bonne prparation de la runion doit permettre auconducteur dopration de prsenter la mission de conduite dopration etde sensibiliser le matre douvrage aux enjeux des rflexions pralables ; auminimum, il devra sassurer de la ralit et de la qualit de ces rflexions,et transmettre le point de vue de lEtat au matre douvrage. Il devraaussi au cours de cet entretien faire un point de la situation en termedopportunit et de faisabilit,

une identification prcise du matre douvrage au sens de la loi MOP ; ilimporte que le conducteur dopration se fasse prciser trs en amont le

fonctionnement des diffrentes composantes de la matrise douvrage,notamment quand celle-ci comporte plusieurs niveaux de responsabilits

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(certains services de lEtat, dlgation formalise pour les collectivitslocales par exemple) ; cest une garantie pour clarifier rapidement lesrles et proposer les dcisions au bon niveau,

la rdaction dune fiche dobjectifs prliminaires, qui est une garantiesur les objectifs initiaux du matre douvrage,

des proposit ions claires quant aux prestations de la DDE.

1.1.3 Contractualisation d'une mission de conduited'opration

Finalits

La ngociation dun contrat peut tre entame lorsque les donnesgnrales recueillies sont suffisantes, lorsque la compatibilit avec lesenjeux de la DDE est assure et que le matre douvrage est identifi ; ilpeut tre sign ds que les choix essentiels sont arrts.

Cette dmarche suppose que les modalits dintervention et les moyensde la DDE soient clarifis et organiss.


Mise au point et ngociation de la mission.

Rpartit ion des tches, projet de contrat ; autorisation pr-fectorale.


Une concertation et une validation interne qui prcde les engage-ments pris vis--vis du matre douvrage,

la mise au point en amont du contenu des missions : le conducteurdopration doit proposer rapidement un cadre gnral de ses interven-tions, en situant les limites de son rle, sa rpartition par rapport aux

autres acteurs, et en prcisant ses obligations dontologiques.

Remarque :dans lhypothse o la phase montage de loprationdemanderait un investissement consquent de la part de la DDE sansque la poursuite de lopration soit assure, il est prfrable de garan-

tir la rmunration de cette mission par un contrat dassistance ma-

trise douvrage.

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Vrifier ladquation de la solution envisage aux besoins

Suggrer ventuellement lexistence dautres solut ions : rponse pos-sible travers le dveloppement dun service, de la rutilisation dunbtiment, ...),

valuer la compatibilit et ladquation du site : recherche ventuelledautres implantations possibles et mieux adaptes, analyse des docu-ments durbanisme, ...

vrif ier la cohrence avec lvolut ion des besoins : risque dobsoles-cence de lquipement terme, ...

Se positionner par rapport la demande

Se poser la question sur " lutilit publique" , lintrt gnral du pro-jet : recueillir les avis dopportunit (DDE, autres services, ...) ; sassurerde la pertinence des donnes collectes (qualit, fiabilit), de lexpressionde tous les " points de vue" , de lidentification de toutes les contraintes.

1.2.1 - Collecte des donnes existantes

1.2.2 - Analyse de lexistant et tudes complm entaires

Finalits

Initie ds les premiers contacts, la collecte des donnes vise en premierlieu apprcier lopportunit du besoin exprim ; elle sera poursuiviependant les analyses de prfaisabilit et de faisabilit.


Consultation des services et partenaires; examen de la cohrence

avec le " projet territorial de lEtat " .

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Sous-phase 1.2 - Les tudes dopportunit

Montage de




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Rapport de synthse des avis.

Recueil des positions et besoins des acteurs (bnficiaires, utilisa-teurs, riverains, ).

Analyse des donnes : mise en vidence des convergences, diver-gences, des incompatibilits. Proposition dtudes complmentaires,le cas chant.

Synthse des tudes dopportunit, argumentaire des pro-positions.


Des besoins gnraux qui prennent en compte les volutions probables,

des avis convergents des services de lEtat, limplication du conducteur dopration sur lvaluation de lopportu-nit du besoin exprim.

1.2.3 - Validation de lopportunit du besoin exprim

Finalits

Cest la conclusion des tudes dopportunit et une tape importante

qui conditionne la poursuite du projet.


Runion de prsentation de la synthse au matre douvrage.

Relev de dcisions; fiche dobjectifs prliminaires ractualise.

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Comparer les solutions susceptibles de rpondre aux besoins

valuer et comparer les diffrentes options possibles : sites envisa-geables, phasage du projet et valuation de chaque option (budget,dlais, avantages et inconvnients, ...).

Apporter des lments objectifs et arguments daide la

dcision

Proposer un scnario global de lopt ion retenue : les grandes phases, lesdlais, une premire estimation des cots, les ressources mobiliser, ...

Dcision de lancement de lopration

Assister le matre douvrage pour la formalisation par linstance habili-te de la dcision de faire ou de ne pas faire,

vrif ier que les conditions sont satisfaites pour passer la phase sui-vante : check-list de jalon " ce qui est indispensable pour prendre la dci-sion de lancement " (Voir f iche en fin de phase).

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Sous-phase 1.3 - Les tudes de prfaisabilit

Montage de





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1.3.1 - Identification des principales options

1.3.2 - Prfaisabilit des principales options

Finalits

Lopportunit tant acquise, la dcision de lancement doit rsulter duchoix de la solution la plus approprie.


Reprage des options possibles :- sites pressentis (contraintes, points sensibles, )- types de construction ( neuf, rutilisation, mixte, ...).

Propositions et projet de commande, si ncessaire,pour des prestations extrieures daide la dcision.

valuation des cots globaux (investissement, fonctionnement).

Analyse multicritres.

Simulation et propositions sur les options possibles(au minimum 2).

laboration de scnarios pour les diffrentes optionspossibles.

Synthse des tudes de prfaisabilit.


Un matre douvrage sensibilis lintrt des tudes pralables,

une ouverture sur les localisations possibles ; lanalyse de plusieursoptions,

une valuation des cots non limite au btiment ; faire prendreconscience au matre douvrage des principales dpenses susceptiblesdtre induites par lquipement (amnagement des abords, de la desser-

te, de lquipement mobilier, des cots de gestion et de fonctionnement), des donnes vrif ies; des incertitudes leves, notamment sur la qua-lit des sols, le dimensionnement des rseaux, la compatibilit urbanis-tique, aprs des investigations complmentaires, si ncessaire,

la rsistance aux urgences parfois non justif ies.

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1.3.3 - Choix dune opt ion prfrentielle et de son budget

Finalits

Loption retenue va servir de support la construction du scnario duprojet ; celui-ci va dterminer les grandes lignes et orientations duprojet, dfinir certaines actions conduire pour prvenir des pro-blmes potentiels, poser les principes de posit ionnement et dorga-nisation des acteurs.

La synthse des tudes de cette sous-phase et le scnario vont constituerle " cahier des charges" pour la poursuite du projet, notamment pourles tudes de faisabilit et de programmation.

Actions et productionsProposition de choix dune option.

Prsentation de lanalyse argumente et comparative desoptions.

laboration du scnario, fixant les principes sur les procdures admi-nistratives et rglementaires, les aspects techniques et financiers, lesdlais, le positionnement des principaux acteurs.


Un planning, des cots estims ralistes, ngocis avec le matre dou-vrage. Linformation objective est garante de la crdibilit du conducteurdopration,

une proposition de scnario, mme si le matre douvrage insiste pourentrer en phase oprationnelle trs rapidement ; un cadre gnral deconduite du projet est indispensable pour viter la gestion " lavance-ment " , sans avoir valu certains risques (premier planning, ...),

un scnario suff isamment prcis mais non f ig (risque de " focalisation "des acteurs, notamment sur des chances).

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1.3.4 - Dcision de lancement

1.3.5 - Mise en place des autorisations de programme

Finalits

Ces jalons de fin de phase constituent les dcisions ncessaires la pour-suite du projet. Les risques de remise en cause ultrieure de loprationseront dautant rduits que les diffrents aspects de la phase de monta-ge auront fait lobjet danalyses pertinentes.


Prparation de la dcision de lancement.

Note de synthse propose la matrise douvrage, en vuedtre annexe la dcision (les principaux objectifs et don-nes, les analyses, le scnario, ...).

Identification des domaines et besoins dtudes de faisabilit.

valuation des possibilits de mener la phase de programmationavec ou sans laide dun prestataire.

Proposition au matre douvrage.

Premire planification de lopration sur la base du scnarioretenu.

Passer en revue la check-list de jalon " ce qui est indispensablepour prendre la dcision de lancement " .


Une dcision de lancement formalise (dlibration de l instance com-ptente et habilite, ...),

un contrat de conduite dopration sign,

la leve des points de dsaccord, au sein de la matrise douvrage, desgroupes dopposition (usagers, ...) quand le lancement de lopration estact, une stratgie et des objectifs de communication bien cibls peuventfavoriser lapproche du consensus (attention aux compromis mous).

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CHECK-LIST DE JALON : ce qui est indispensablepour prendre la dcision de lancement

Produits principaux

- Synthse des tudes d'opportunit.

- Rapport d'tudes de prfaisabilit avec diffrentes options (scnarios).

- Fiche d'objectifs prliminaires.

- Autorisation Prfectorale pour le contrat de conduite d'opration.

A vrifier principalement avant validation du jalon

- L'identification des objectifs rels et de l'organisation de la matrise

d'ouvrage.- L' identif ication des " bnficiaires" de l'opration.

- L'accord du matre d'ouvrage sur la mthodologie gnrale de conduited'opration.

- Le positionnement de la DDE par rapport la demande.

- L'organisation interne la DDE ou au ministre pour rpondre lademande.

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Bibliographie

Choisir un programmateur et encadrer sa mission La program-mation des btiments publics DGUHC / CERTU Octobre 1999.

De la demande la commande : prparer lintervention desservices La programmation des btiments publics DGUHC /CERTU Septembre 1999.

La programmation des btiments publics - Rdiger le prpro-gramme et le programme DGUHC Dcembre 1998.

Guide sur la gestion de projet applique la conduite dopra-tion - 1re partie : concepts et mthodes - DHC/TE3 - Juin 1996.

Repres dontologiques - la conduite dopration, une missionde service public - DHC/TE3 - Juin 1996.

Annexe la demande de concours et lautorisation prfectoralede conduite dopration - DHC/TE3 - diffus par note du 7 Mars 1996.

Ratios de cots - mthode dvaluation pour les constructionsneuves - DHC - Dcembre 1994 et mises jour ultrieures.

Guide " Programmation des btiments publics " - MIQCP -Septembre 1994.

Vidogramme " La bonne conduite " - DDE Aveyron/DHC - 1994. " Mtier, conducteur dopration " - plaquette dinformation -DHC - Aot 1993.

Guide des relations entre matres douvrage et professionnelsde la conduite dopration des constructions publiques - DHC/TE3 -Juin 1993.

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Planning phase 2

SA NO FD J M A M J J A S O N


2000 2001

N Nom de la tche

16 2 Phase 2 : Programme

17 2.1 Etudes de faisabilit

18 2.1.1 Planning prvisonnel - phasage

19 2.1.2 Relev topographique - tude gotechnique

20 2.1.3 Faisabilit urbanistique, architecturale et fonctionnelle

21 2.1.4 Matrise du foncier, montage juridique et choix du processus de ralisation

22 2.1.5 Estimation du cot total et montage financier

23 2.1.6 Plan de consultation et de communication - organisation de la MO

24 2.2 Prprogramme

25 2.2.1 Synthse des tudes dopportunit et de faisabilit

26 2.2.2 Dclinaison des objectifs - dfinition des grandes fonctions

27 2.2.3 Approbation du prprogramme

28 2.3 Programme

29 2.3.1 Dfinition dtaille des fonctions, espaces, flux

30 2.3.2Synthse et rdaction du programme

31 2.3.3 Validation du programme et de lenveloppe financire

32 2.3.4Etablissement du programme technique dtaill

33 2.3.5 Validation du programme technique dtaill

Tche normale Jalon Tche rcapitulativeTche critique Jalon critique

9 sms0 sms


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Phase 2 - Programme



vrifier si lopration peut tre ralise selon les hypothses retenues dans le scnariodu montage de lopration;

laborer progressivement les " spcifications" dtailles de louvrage, dans le respectdes objectifs initiaux du projet.

La production essentielle de cette phase, le programme, est un document-clef etcontractuel : support de formalisation des objectifs de lopration, des contraintes et exi-gences prendre en compte, cest la base de travail pour le matre duvre, et unout il de communication et dchanges avec les acteurs du projet.

Le programme est un document de rfrence permanent pendant lopration, pourvaluer, aux phases pertinentes, la cohrence du produit avec ses spcifications initiales.

Sous-phase 2.1 - Les tudes de faisabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202.1.1 - Planning prvisionnel - phasage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212.1.2 - Relev topographique - Etude gotechnique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222.1.3 - Faisabilit urbanistique, architecturale et fonctionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222.1.4 - Matrise du foncier, montage juridique et choix du processus de ralisation . . . . . . .232.1.5 - Estimation du cot total et montage financier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .242.1.6 - Plan de consultation et de communication - organisation de la matrise douvrage .25

Sous-phase 2.2 - Le prprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

2.2.1 - Synthse des tudes dopportunit et de faisabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272.2.2 - Dclinaison des objectifs - dfinition des grandes fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . .282.2.3 - Approbation du prprogramme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

Sous-phase 2.3 - Le programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302.3.1 - Dfinition dtaille des fonctions, espaces, flux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .312.3.2 - Synthse et rdaction du programme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322.3.3 - Validation du programme et de lenveloppe financire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342.3.4 - Etablissement du programme technique dtaill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .352.3.5 - Validation du programme technique dtaill . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

CHECK-LIST DE JALON : dcision d'approbation du programme et de l'enveloppe financire 38

Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39


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Approfondir les investigations entames en phase prcdente

Confirmer la faisabilit technique, urbanistique et fonctionnelle,notamment au regard des contraintes de sol, des nuisances potentielles,et des contraintes administratives (urbanistiques, Plan dExposition auxRisques, Loi sur leau, Loi sur le paysage),

tester linsertion du projet dans son environnement ; faire des simula-tions (fonctionnement, impact du gabarit du projet, effets urbains,consquences sur lenvironnement social, ...),

reprer les acteurs et leurs prrogatives (rglementaires, financires, ),

dtailler la faisabilit conomique (cots, emprunts, cots de mainte-nance, dexploitation et dentretien, ); valuer lquilibre prvisionnel

investissement/exploitation, tablir un plan de financement prvisionnel, dtailler le montage juridique, administratif et f inancier, quant lamatrise du foncier, au choix du processus de ralisation.

Faire valider lorganisation de la conduite du projet

Formaliser en interne et en externe lorganisation de la gestion du pro-jet (chef de projet, directeur de projet, conducteur dopration), le rle desdiffrents acteurs notamment celui du matre d'ouvrage,

adapter et consolider les premires hypothses de planif ication du pro-jet sur la base de donnes fiabilises.

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Sous-phase 2.1 - Les tudes de faisabilit

Montage de



Etudes de faisabilitPrprogrammeProgramme


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Dfinir le processus de participation en vue de llaboration

du programme

Identif ier les entits et personnes qui, par leurs comptences, leur posi-tionnement, leur relation au futur quipement, pourront alimenter larflexion de la matrise douvrage,

proposer une organisation de participation des acteurs dans le travailde programmation, (rles, rgles, cheminement des donnes, circuit desdcisions, ).

Remarque : certaines tches peuvent tre conduites en parallle, entant attentif la cohrence des liaisons.

2.1.1 - Planning prvisionnel - Phasage

Finalits

Cette tche permet lactualisation du planning sommaire produit, dansle cas gnral, en appui la dcision de lancement de lopration :

le scnario prcis va permettre daff iner le planning,

les lments issus des tudes de faisabilit vont alimenter la mise aupoint progressive du planning prvisionnel.


Actualisation du scnario du projet, et prise en compte de lorgani-sation interne et externe sur lopration.

Mise au point progressive du planning : les tches, les liaisons...

Mise au point des principales options avec le matre douvrage.

Proposition de planning.


Une bonne adaptation du planning aux spcificits de lopration,

le jugement de la pertinence des contraintes de dates imposes par lematre douvrage,

une bonne estimation des dlais de validation,

des tches pas ncessairement trs dtailles ce stade,

la ralisation de la planif ication partir du scnario,

une analyse sommaire de la charge mobiliser sur lopration par rap-

port au plan de charge global du conducteur dopration.

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2.1.2 Relev topographique - Etude gotechnique

2.1.3 Faisabilit urbanistique, architecturale et fonc-

tionnelle

Finalits

Ces tches visent apporter des complments aux investigations lancespendant la phase prcdente et alimenter le dossier de site.

Ces tudes complmentaires peuvent notamment concerner :

lexamen de la faisabilit fonctionnelle du projet, notamment auregard des surfaces demandes et des cots,

lexamen dtaill des rgles durbanisme et autres rglementations,

les relevs topographiques, les tudes gotechniques, hydrogologiques,

lanalyse de lhistorique du site,

laccessibilit du site,

toutes les installations, quipements et services extrieurs au site etncessaires au bon fonctionnement de louvrage.


Consultation des services internes et externes, notamment en chargede la gestion de la voirie et des rseaux.

Proposition du cadre de consultation.

Proposition de recours des prestataires extrieurs, aide la com-mande dtudes.

Proposition des cahiers des charges dtudes.

Recueil des rsultats.

Constitution dun " dossier de site " (1).


Une commande dtudes nimposant pas la solut ion mais des objectifsqualitatifs,

des consultations faites ds que possible, mme dans lattente dl-ments plus prcis sur le dimensionnement de louvrage,

une analyse suffisante de l histoire du site, des contraintes,

la vrification de lvolut ion des contraintes entre la prfaisabilit et lafaisabilit.

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(1) Le dossier de site peut regrouper lhistorique du site, une prsentat ion photographique, lensemble des rglemen-tations et servitudes applicables, les tudes ralises...


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2.1.4 - M atrise du f oncier, montage juridique et choixdu processus de ralisation

FinalitsLe cadrage juridique, le choix du processus de ralisation rpondent des considrations financires, techniques... Les options retenues peu-vent induire de nouveaux acteurs associs lopration, influer sur lesphases en aval, comme le niveau de prcision du programme. Les choixdoivent intervenir rapidement.

La procdure de matrise du foncier peut aller au-del de la phase pro-gramme, quoique avec certains risques si elle nest pas acheve au dptdu permis de construire.

Dans le cas dune dmarche dexpropriation, il convient dattendre lersultat de la DUP avant de lancer lopration.


Suivi des procdures de matrise du foncier.

Aide lanalyse du montage juridique et au choix du processus deralisation.

Prsentation des choix possibles, contraintes, intrt etlimites.

Proposition de recours une expertise extrieure.Proposition de lancement de procdures juridiques (ex. DUP).

Consolidation et " validation " du planning initial, lorsque les incer-titudes sont leves.

Proposition de validation du planning, au matre douvrage,en concertation avec les autres acteurs impliqus.


Un processus de matrise du foncier engag sans tarder, une prise dinformation sur lavancement de ce processus, quand il estassur par le matre douvrage,

l intgration de la matrise du foncier dans le planning,

lanalyse dune variante sur le cadrage juridique et le choix du proces-sus de ralisation,

une argumentation du processus par des motifs " lgitimes" .

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2.1.5 - Estim ation du cot t otal et mont age financier

Finalits

Les donnes prcises par les tudes de faisabilit sont intgres ladtermination de lenveloppe financire. Cette enveloppe va notam-ment servir de rfrence pour raliser le plan de financement, etdoit donc prsenter un niveau optimal de fiabilit.


Actualisation de lenveloppe.

Proposition denveloppe actualise.

Aide llaboration du plan de financement et du bilan financierprvisionnel.

Rdaction de dossiers dinscription (subventions), le caschant.

Proposition dun plan de financement et bilan financierprvisionnel sommaires ; proposition de recours uneexpertise extrieure.


La mise jour de lenveloppe en faisant une nouvelle analyse dtailledes diffrents postes de dpenses, et non par application dun coeffi-cient,

des montants calculs en valeur f in dopration en intgrant ds ledpart des provisions pour alas techniques, quipement mobilier,

la seule prise en compte dans le plan de financement des ressourcescertaines,

la connaissance des capacits financires du matre douvrage, courtet moyen terme,

une prcision claire du contenu de lenveloppe (ce qui y est inclus, cequi est hors enveloppe),

la prise en compte des capacits financires du matre douvrage tantpour linvestissement que pour le fonctionnement, lentretien et la main-tenance.

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Faire la synthse de toutes les tudes et donnes recueillies

Extraire des tudes prcdentes (opportunit, prfaisabilit, faisabilit, )les donnes principales,

les hirarchiser pour en dduire les contraintes et exigences intgrerau programme de lopration,

faire la synthse pour prparer les arbit rages (proposition dun certainnombre de scnarios).

Formaliser les fondements du programme

Faire exprimer la demande sociale par le matre douvrage,

rdiger le prprogramme sur la base du scnario retenu en dgageantles ides directrices, qui si elles sont modifies remettent en cause le sensde lopration,

vrif ier lestimation et la cohrence avec le budget prvisionnel,

prciser et actualiser le planning de lopration.

Association et/ou consultation des futurs bnficiaires

(groupe de travail, enqute, )

Faire valider le prprogramme par le matre douvrage

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Sous-phase 2.2 - Le prprogramme

Montage de





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2.2.1 - Synthse des tudes dopportunit et de faisabilit

Finalits

Cette tche importante consiste extraire, parmi toutes les informationsrecueillies et exploites, les lments essentiels qui vont contribuer :

lexplicitation et la comprhension des besoins,

la bonne appropriation du projet par le matre douvrage,

la prparation dventuels arbitrages,

la formalisation des dcisions prises en explicitant largumentationretenue.

Actions et productionsRcapitulation des donnes collectes; tri et recherche des ides etinformations importantes.

Hirarchisation, recadrage ventuel de certains principes ouexigences.

Organisation dune sance de travail avec la matrisedouvrage et arbitrages, le cas chant.


La prise de conscience de limportance de la formalisation des dci-sions prises,

un t ravail danalyse et de formulation des concepts essentiels, et nonune simple compilation, sans contacts ni changes.

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2.2.2 - Dclinaison des objecti fs - dfinit ion des grandesfonctions

FinalitsIl sagit de prciser les caractristiques de lopration, en sappuyantsur les attentes et besoins, en cohrence avec les objectifs gnrauxdu projet . Il sagit donc dexpliciter :

les services envisags, les principales activits prvues, les ordres degrandeur des besoins en surfaces,

les principes fonctionnels internes, les liaisons avec lextrieur,

les exigences majeures rsultant des objectifs fixs au projet,

les contraintes importantes intgrer au projet.

Lcriture du prprogramme va permettre de structurer lensemble desdonnes recenses et exploites, en faisant notamment ressortir :

le rappel de la gense de lopration, les bnficiaires,

les objectifs fondamentaux hirarchiss, leur justification en termesdopportunit et de faisabilit (rappel des conclusions des tudespralables),

le contexte urbain, social, polit ique, conomique ; les attentes etexigences qui en dcoulent par rapport louvrage,

les objectifs conomiques et temporels.


Mise en uvre de la consultation et de la participation des acteurs.

Identifier les contradictions et les risques de dysfonctionnement.

Comptes-rendus de runions, relevs des dcisions,des points valids.

Formulation des ides directrices usage du prprogramme.

Rdaction du prprogramme, y compris recalage de lenve-loppe financire et des dlais.


Un prprogramme orient sur la dfinit ion des besoins et qui ne serduit pas une liste de locaux et de surfaces,

un balayage le plus large possible des scnarios ventuels,

des rgles de consultation, de concertation ou de participation bienappliques, de faon ne pas favoriser des drives dans lexpression des

demandes, lanalyse critique des demandes exprimes,

un prprogramme dont les objectifs et les exigences sont hirarchiss.

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Poursuivre le recueil dtaill des besoins, des contraintes et

des attentes

Mettre en place la mthode et les structures pour le recueil et la for-malisation des donnes,

prciser les activits et fonctions, les surfaces ncessaires, les relationsfonctionnelles internes et externes, les exigences qualitatives; privilgierlapproche en termes de " qualit dusage" ,

prciser les objectifs dexploitation, dut ilisation, dentretien et demaintenance,

recenser et hirarchiser les lments imposs (obligations rglemen-taires, contraintes lies au site ...), les exigences de la matrise douvra-

ge, les recommandations, les suggestions et souhaits, identifier et organiser le suivi des points risques de lopration,

mettre jour le planning.

Transcrire tous les besoins, donnes, exigences, contraintes,

en vue de la consultation du matre duvre

Faire exprimer par le matre douvrage ses ambit ions gnrales par rap-port au projet (en une page maximum),

vrifier que le document est comprhensible par les candidats pour enfaire un outil contractuel et de communication entre la matrise dou-vrage et la matrise duvre,

adapter le niveau de rdaction au niveau de la consultation,

prparer le dossier de consultation de la matrise duvre, donnanttoutes les informations ncessaires la comprhension du projet et la conception globale de louvrage ; favoriser la formulation performan-tielle,

vrif ier ladquation des exigences avec lenveloppe f inancire.

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Sous-phase 2.3 - Le programme

Montage de





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Prparer la validation du programme et de lenveloppe financire

Faire une revue de programme,

vrifier que les conditions sont runies pour poursuivre lopration, faire valider par linstance comptente et habilite du matre douvrage.

2.3.1 - Dfinition dtaille des fonctions, espaces, flux

Finalits

Le recueil des att entes et besoins se poursuit, sur un niveau de dtailplus prcis. Cette dmarche intgre plusieurs exigences, notamment :

ne rien oublier dessentiel, notamment les besoins des futurs utilisa-teurs ou usagers peu associs jusqu prsent, ou qui nont pas eu lapossibilit dexprimer leurs ides,

vrifier en continu la cohrence avec le prprogramme : les principesvalids, sur les caractristiques techniques, conomiques, fonctionnellesdu projet, constituent le cadre de rfrence pour dtailler les demandeset besoins, et pour solliciter larbitrage du matre douvrage en cas dedrives significatives ou de situations de blocage.

Actions et productionsAnimation de la participation (niveau danalyse dtaille).

Comptes-rendus de runions; relevs de dcisions.

Recherches sur des ouvrages de mme nature.

Proposition dexigences.


La rfrence au prprogramme maintenue,

la prise en compte de tous les besoins essentiels, concernant, parexemple, les usagers ou utilisateurs occasionnels,

lanimation du groupe de travail avec les utilisateurs.

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2.3.2 - Synthse et rdaction du programme

Finalits

La programmation est une dmarche danalyse, qui sappuie sur uneapproche mthodique ; il sagit de ne rien oublier, tout en mnageantun espace de libert suffisant pour le plein exercice de la conception,dans le respect des enjeux de la matrise douvrage.

Par ailleurs, le programme va tre le support de la consultation desconcepteurs, le rfrent du projet architectural et technique duconcepteur, loutil de dialogue entre le matre douvrage et le matreduvre.

La rdaction du programme doit intgrer ces proccupations;il faut notamment tre attentif :

Privilgier la rdaction performantielle par rapport la

rdaction descriptive ; viter dimposer la "solution technique ",

sauf ncessit ; tenir compte des recommandations propres

au domaine.

Faire sapproprier les enjeux du matre douvrage par

le matre duvre ; demander au matre douvrage de rdiger

la " prface" du programme dans laquelle il formulera

ses attentes et ses objectifs.

Valoriser lexpression de certaines exigences en termes

de "qualit dusage" attendue et pas uniquement de qualit

technique.

Mettre en vidence la hirarchie dans les contraintes,

les exigences, les recommandations et suggestions.

Pointer les exigences techniques particulires au projet

qui sont des points durs par rapport aux exigences gnrales.

Intgrer la notion de cot global, en aidant le matre

douvrage exprimer les exigences de maintenance

et dexploitation.


Synthse et rdaction du programme.

Projet de programme.

Recueil des avis des acteurs associs.Synthse des avis; proposition de suites donner.

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Prparation du processus dapprobation du programme par la per-sonne habilite du matre douvrage.

Selon la complexit de louvrage, proposition dun dispositifde revue et de validation du programme par la matrisedouvrage.


Des exigences fondes sur des rfrences rglementaires valides,

des exigences et contraintes ralistes et rdiges en prvoyant lesoutils et moyens de vrification,

des descriptions de nature ne pas limiter la crativit de la conception,

des reprsentations graphiques ne suggrant pas la distribut ionphysique des locaux,

des termes employs pour ne pas induire de solut ions de conception,par exemple prfrer " espace daccueil " " hall daccueil " ,

des exigences prcises, fixant le niveau de qualit attendue,

un document clair et prcis, " parlant " pour le matre duvre,

un document structur faisant ressort ir visuellement les ides-forces,

un programme avec seulement des exigences et cont raintes utiles pourle niveau de conception (esquisse),

une rdaction du programme dynamique et vivante pour porter le pro-jet du matre douvrage et motiver le matre duvre.

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2.3.3 - Validation du programme et de lenveloppefinancire

FinalitsDes points importants sont vrifier ce jalon :

La validation concerte au sein de la matrise douvrage,

notamment quand celle-ci comporte diffrents chelonsdcisionnels.

La compatibilit du programme avec lenveloppe financire :

les prestations et le niveau de qualit demands doivent tre ralistes.

Actions et productionsMise en uvre du processus dapprobation du programme.

Synthse des observations.

Estimation financire du programme.

Proposition destimation prvisionnelle ractualise; propo-sition de recours une expertise (conomiste).

Proposition de consultation au matre douvrage dun expert, le caschant.

Relev de dcisions de la runion de validation du programme.


Un processus dapprobation organis pour prparer la validation : pasde points de divergences rsiduels entre la matrise douvrage et lesfuturs utilisateurs, plus de remises en cause de points essentiels lors dela validation, une estimation financire du programme bien pense int-grant une marge pour alas techniques,

une distinction claire entre enveloppe prvisionnelle de lopration et

estimation des travaux sur la base du programme: le calcul doit tre faittoutes dpenses confondues, valeur fin dopration,

une vritable formalisation de la validation par l instance reprsentan-te et habilite de la matrise douvrage : pas une simple dcision sanscommentaire,

la dsignation dans le projet de dlibration de la personne physiquequi aura dlgation du matre douvrage pour grer les diffrentscontrats.

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Le respect du niveau de performance correspondant au programme et lenveloppe,

la rdaction du programme technique dtaill base galement surdautres considrations que les seules propositions du matre duvre,

lassurance que les exigences dtailles sont mesurables,

la rflexion en terme dexigences techniques et non de solut ions,

la consultation des futurs " utilisateurs" ,

la formalisation des volut ions du programme technique dtaill, toutau long de la conception,

la contractualisation formalise du programme technique dtaill,pour viter toute possibilit de remise en cause,

la contractualisation du processus dlaboration du programme tech-nique dtaill dans le march de matrise duvre.

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2.3.5 - Validation du programme technique dtaill

Finalits

La validation du programme technique dtaill marque la fin de ladmarche de programmation. Elle doit intervenir lorsque les choix tech-niques fondamentaux sont arrts, pratiquement au stade APS ou APDselon la complexit de louvrage.

Au mme titre que le programme, le programme technique dtaill estun document de rfrence :

pour lapprobation finale du projet architectural et technique

lors de la dvolution des marchs de travaux, si des arbitrages

sont ncessaires au vu des cots de travaux.


Synthse des exigences dtailles.

Mise en forme du programme technique dtaill.

Validation du programme technique dtaill.

Relev de dcisions de la runion dapprobation du pro-gramme technique dtaill.

Transmission du programme technique dtaill au matreduvre, selon les dispositions contractuelles.

Passer en revue la check-list de jalon " dcision dapprobationdu programme et de lenveloppe financire" .


La validation formelle du programme technique dtaill et sa contrac-

tualisation, la matrise de nouvelles exigences formules aprs lapprobation duprogramme technique dtaill.

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CHECK-LIST DE JALON : dcision d'approbat iondu programme et de l'enveloppe financire

Produits principaux

- Diffrentes tudes (de sols, topographiques, urbaines, conomiques...).

- Rapport de synthse des tudes de faisabilit.

- Document prprogramme.

- Dcision formelle d'approbation de prprogramme.

- Planning prvisionnel de l'opration.

- Bilan financier prvisionnel.

- Document programme.

- Dcision formelle d'approbation du programme et de l'enveloppefinancire.

A vrifier principalement avant validation du jalon

- Lorganisation de la matrise d'ouvrage.

- La mthodologie de production du prprogramme et du programme.

- La qualit des tudes de faisabilit.

- La qualit des commandes passes des prestataires extrieurs.

- Le bon fonctionnement des circuits de communication et de dcision.- Lidentification des points risques du programme.

- Les critres de revue de prprogramme et de programme.

- La mise en place des premiers financements (disponibilits).

- La concertation avec les diffrents partenaires.

- La mise en uvre du plan de communication.

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Bibliographie

Guide " Prendre en compte l'exploitation-maintenance dans laconduite d'opration " DGUHC / CERTU - 1999.

Choisir un programmateur et encadrer sa mission La program-mation des btiments publics DGUHC / CERTU Octobre 1999.

De la demande la commande : prparer lintervention des ser-vices La programmation des btiments publics DGUHC / CERTU -Septembre 1999.

La programmation des btiments publics - Rdiger le prpro-gramme et le programme DGUHC - Dcembre 1998.

Choisir un montage contractuel complexe DGUHC Octobre 1998.

Guide sur la gestion de projet applique la conduite dopra-tion - 1re partie concepts et mthodes - DHC/TE3 - Juin 1996.

Ratios de cots - mthode dvaluation pour les constructionsneuves - DHC - Dcembre 1994 et mises jour ultrieures.

Guide " Programmation des btiments publics " - MIQCP -Septembre 1994.

Montage et suivi dune opration de construction - Ph Estingoy

et M. Rabatel - Edition du Moniteur - Aot 1994. Dossier Constructions Publiques - Les montages innovants - DHC -Mars 1993 (document actualiser compte tenu des jurisprudencesrcentes).

" Bibliothque technique des constructions publiques " -DHC/rseau des CETE - ( ractualiser ; dernire mise jour 1993).

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Planning phase 3

JMAM AJ NS O D J F M A M J J A


2001 2002

N Nom de la tche

34 3 Phase 3 : Conception de louvrage

35 3.1 Mise en place du matre duvre

36 3.1.1 Etablissement du dossier de consultation

37 3.1.2 Appel la concurrence - slection

38 3.1.3 Concours sur esquisse

39 3.1.4 Travaux de la commission technique - runion du jury

40 3.1.5 Dsignation du ou des laurat(s) et ngociation

41 3.1.6 Choix et attribution du march

42 3.1.7 Consultation de la CSM

43 3.1.8 Notification du march

44 3.2 Mise en place du contrleur technique

45 3.2.1 Dfinition de la mission et rdaction du march

46 3.2.2 Mise en concurrence et analyse des offres

47 3.2.3Slection et choix

48 3.2.4Consultation de la CSM

49 3.2.5Notification du march

50 3.3 Mise en place du coordonateur Scurit



53 3.3.3 Slection et choix


55 3.3.5 Notification du march56 3.4 Mise en place de lOPC



59 3.4.3 Slection et choix


61 3.4.5 Notification du march

62 3.5 Suivi des tudes

63 3.5.1 APS

64 3.5.2 Validation de lAPS- Clauses dfinitives du contrat du matre duvre

65 3.5.3 APD

66 3.5.4 Validation de lAPD

67 3.5.5 Projet et sa validation

68 3.5.6 Dossier de consultation des entreprises

69 3.6 Suivi des procdures

70 3.6.1 Prparation et dpt du permis de construire

71 3.6.2 Instruction et dlivrance du permis de construire

72 3.6.3 Consultation des concessionnaires

73 3.7 Consultation des entreprises

74 3.7.1 Appel la concurrence - slection

75 3.7.2 Consultation des entreprises slectionnes

76 3.7.3 Analyse des offres

77 3.7.4 Choix des entreprises par le matre de louvrage

78 3.7.5 Mise au point et signature des marchs79 3.7.6 Consultation de la CSM

Tche normale Jalon Tche rcapitulative

Tche critique Jalon critique

5 sms5 sms

7 sms 0 sms


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Phase 3 - Conception



prparer la dsignation du concepteur qui va proposer une rponse au programme du matredouvrage, formaliser cette rponse dans un projet dtaill et prparer lexcution de louvrage, associer lopration les acteurs indispensables au contrle de lexcution de lopration,ventuellement au pilotage des travaux.Dans cette phase de ralisation de la commande, le rle du conducteur dopration se dcli-ne principalement sur quatre dominantes :

- conseiller sur les procdures adopter,- faciliter linterface entre la matrise douvrage et les autres acteurs,- veiller au respect des objectifs et du programme de lopration, notamment par lanaly-se des prestations,- comparer la ralisation et la prvision , sur les diffrentes dimensions du projet ; alerteret susciter la prise de dcision, le cas chant.

Sous-phase 3.1 - Mise en place du matre duvre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .423.1.1 - Etablissement du dossier de consultation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .433.1.2 - Appel la concurrence - slection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453.1.3 - Concours sur esquisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .463.1.4 - Travaux de la commission technique - runion du jury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .473.1.5 - Dsignation du ou des laurats et ngociation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483.1.6 - Choix et attribution du march . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .493.1.7 et 3.1.8 - Consultation de la CSM, notif ication du march . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Sous-phases 3.2 3.4 - Mise en place des autres acteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .513.2.1 - Dfinit ion de la mission, rdaction du march . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .523.2.2 - Mise en concurrence, analyse des off res . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .533.2.3 - Slection et choix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .533.2.4 et 3.2.5 - Consultation de la CSM, notif ication du march . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54

Sous-phase 3.5 - Suivi des tudes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553.5.1 - Esquisse / APS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .563.5.2 - Validation de lAPS ; clauses dfinitives du contrat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .573.5.3 - APD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59

3.5.4 - Validation de lAPD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .603.5.5 - Projet et sa validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .613.5.6 - Dossier de consultation des entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

Sous-phase 3.6 - Suivi des procdures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .643.6.1 - Prparation, dpt du permis de construire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .653.6.2 - Instruction et dlivrance du PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .663.6.3 - Consultations des concessionnaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

Sous-phase 3.7 - Consultation des entreprises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .683.7.1 - Appel la concurrence - slection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .693.7.2 - Consultation des entreprises slectionnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .703.7.3 - Analyse des offres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .713.7.4 - Choix des entreprises par le matre douvrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .713.7.5 - Mise au point et signature des marchs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

3.7.6 - Consultation de la CSM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72CHECK-LIST DE JALON : choix du Matre duvre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .73

CHECK-LIST DE JALON : approbation de l'APD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75


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Choisir un nouveau partenaire et la rponse architecturale,

technique, qui rpond le mieux aux enjeux de lopration, dans

le respect des procdures.

tablir le dossier de mise en concurrence des concepteurs,

organiser la procdure de mise en concurrence (avis dappel public laconcurrence) organiser et grer la dmarche pour le choix du concep-teur (commission technique, organisation du jury,),

dfinir, ngocier et contractualiser la mission de matrise duvre,

veiller au respect des procdures.

Fixer les principes dorganisation de la phase dtudes.

Prvoir les modalits de suivi, de validation et de communication,

recaler les prvisions (dlais, budget),

mettre jour le planning de lopration.

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Sous-phase 3.1 - M ise en place du m atre d'uvre


Programme Conception TravauxRceptionMise en

service

Mise en place du matre d'uvreMise en place des autres acteursSuivi des tudesSuivi des procduresConsultation des entreprises


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3.1.1 - Etablissement du dossier de consultation

Finalits

Cette sous-phase est notamment caractrise par des dlais et publica-tions rglementaires lis aux procdures de consultation ; pour enga-ger ces procdures le plus tt possible, loptimisation doit tre recher-che dans la conduit e simult ane de certaines tches; ainsi, llabo-ration du processus de consultation peut tre enclenche paralllement lachvement du programme et la prparation de sa validation.

Les principaux enjeux prendre en compte sont :

la recherche de la qualit des informations remises aux candi-

dats : le concepteur doit disposer des lments ncessaires et

suffisants pour comprendre et rpondre.

La transparence des "rgles du jeu" ; la clart et le caractre

non discriminatoire des critres dapprciation et de leurs hirar-

chisations (candidature ou projet), ainsi que des conditions de

contractualisation participent une meilleure appropriation des

enjeux du projet et de la matrise douvrage par le concepteur.


Prparation de lappel public la concurrence : mission, composi-tion, mode de constitution de lquipe, contenu du dossier, critresde slection, critres dapprciation, ...

Proposition denvoi aux organismes de publication aprsvalidation des dispositions prvues par le matre douvrage.

Prparation du dossier de consultation :- rglement (dfinition de la prestation, rgles de prsentation,critres dapprciation, indemnit, ...).- annexes : programme, projet de contrat.

Proposition du dossier de consultation lapprobation par lematre douvrage.

Proposition de la dfinition de la composition et du fonctionnementdu jury.

Proposition de la constitution dune commission technique et de sonfonctionnement (sous commissions, rapporteurs, points dtapes,rle du conducteur dopration, ).

Proposition pour lorganisation de lanonymat de la consultation(secrtariat du concours).

Diffusion ventuelle de lavis dappel public, du rglement, du pro-gramme aux membres du jury.

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Conseil, propositions au matre douvrage.

Prparation, organisation et planification du droulement duconcours.

Proposition des modalits de communication avec les candidats.

Planning mis jour.


Un appel la concurrence complet, des prcisions sur les picesdemandes, la structure souhaite pour lquipe,

des rfrences valides au Code des Marchs Publics,

la publication par des organismes autoriss,

le respect des seuils et dlais,

ladhsion du matre douvrage pour la dmarche de concours,

un jury adapt dont les membres ont le mme niveau dinformation,

une organisation stricte des travaux du jury,

des prcisions, une hirarchisation des critres dapprciation dans lerglement du concours,

des rgles de prsentation des prestations prcises,

une rmunration adapte limportance de la prestation demande,

un projet de march avec des clauses adaptes, spcifique au projet.

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3.1.2 - Appel la concurrence - slection

Finalits

Au mme titre que la tche prcdente, loptimisation des dlaisimplique de prvoir lappel la concurrence le plus en amont possible,par exemple ds la stabilisation des grandes lignes du projet, au stade duprprogramme. Il faudra bien entendu sorganiser pour que la fin dellaboration du dossier de consultation concide avec la slection descandidats.


Analyse des candidatures ; recevabilit selon les critres de slection :- recueil dinformations objectives sur les candidats- consultations dexperts (architecte conseil, urbaniste ...).

Proposition de tableau comparatif des dossiers de candida-tures pour le jury, complte des avis dexpert, le caschant.

Choix des candidats.

Proposition de procs verbal, transcrivant lavis motivdu jury.

Proposition de dcision du matre douvrage.

Information des candidats retenus et non retenus.

Projets de lettres au matre douvrage.


Aucun jugement de valeur exprim par le conducteur dopration surles candidats dans le cadre de la commission technique,

lut ilisation effective par le jury, des seuls critres de slection prvusdans lavis dappel la concurrence,

un systme et une organisation adapts de prsentation des rfrences(diapositives, affiches),

une bonne organisation matrielle et temporelle des diffrentesrunions du jury,

une dcision complte et motive de la personne habilite en tempsque matre douvrage (quipe de conception dtaille, par exemple).

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3.1.3 - Concours sur esquisse

Finalits

Pendant la priode du concours, lexigence essentielle est dassurer unniveau din formation quivalent de tous les candidats.

Cette priode est notamment mise profit pour mettre en place lesconditions ncessaires lanalyse des proposit ions, en particulier lor-ganisation du travail de la commission technique.


Organisation dune runion avec les candidats :- rponses crites aux questions

- rencontre avec le matre douvrage- visite du site.

Proposition de droulement ; prparation de la runion avecle matre douvrage.

Compte-rendu de la runion.

Projets de rponses aux candidats, selon les modalits dfi-nies avec le matre douvrage.

Prparation des supports, de la mthode de travail de la commissiontechnique.

Contribution lorganisation dun secrtariat de concours recensantles prestations remises et identifiant les projets au moyen dunecodification confidentielle pour les transmettre ainsi anonymes aumatre douvrage.

Information du matre douvrage.


Des personnes diffrentes dans la commission technique et le jury,

la diffusion de toutes les rponses tous les candidats.

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3.1.4 - Travaux de la commission technique - runion du jury

Finalits

Pour le conducteur dopration, lexigence principale sur ces tches est auniveau de la qualit du rapport de synthse de la commission technique.En dehors de lanalyse objective par rapport aux critres dapprciationpr-dfinis, la commission technique doit avoir la capacit dceler lesdiffrents points risques des projets, et en valuer les cons-quences sur le confort, la qualit dusage, lentretien, la maintenance, ...Il sagit galement de vrifier la satisfaction des exigences du programme.


Contribution lanalyse des esquisses.

Animation et organisation du travail (sous-commissions, rappor-teurs, runions dtapes, organisation physique et matrielle) de lacommission technique (une ou plusieurs runions, selon le projet).

Compte-rendu de runions.

Rdaction ou organisation de la rdaction du rapportde synthse.

Contribut ion la prparation du dossier de travail du jury, conseil surlorganisation matrielle.

Prsentation du rapport de synthse de la commission technique.

Rdaction du compte-rendu de runion et du procs-verbal(circonstances, avis, classement, laurats, indemnit).


Une commission technique organise et adapte aux caractristiquesdu projet,

la rpartit ion des rles dfinie au sein de la commission technique,

le reprage davis " subjectif " de certains membres de la commissiontechnique,

la qualit du rapport de synthse,

pendant le jury, lutilisation de prestations graphiques, des supports deprsentation conformes aux prestations dfinies et au rglement deconcours,

la capacit ne pas se laisser sduire par la qualit graphique, la " miseen scne" ,

un matre douvrage, prsident du jury, qui favorise lexpression despoints de vue,

la rigueur dans la gestion des dlgations (membres du jury reprsen-ts par une autre personne lors de la runion),

le respect du quorum pour le nombre des membres du jury.

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3.1.5 - Dsignation du ou des laurats et ngociation

Finalits

Cette tche est la prparation du choix du matre duvre.Lenjeu de cette tche est de ngocier avec tous les laurats la mission,les conditions dexercice de la mission et la rmunration.


Aide la leve de lanonymat (par le secrtariat du concours) et ladsignation du ou des laurats par lautorit comptente.

Proposition de dcision du matre douvrage ou de lassem-ble dlibrante.

Information et indemnisation des candidats.

Projet de lettre au matre douvrage.

Aide la ngociation avec le ou les laurats:- prise en compte des observations du jury- examen de lorganisation de lquipe, processus de productionet de validation- conditions gnrales dexercice de la mission- contenu et rmunration de la mission, ...

Compte-rendu de la ngociation.


La matrise des dlais de prise de dcision de lautorit comptente,

une dcision complte (indemnisation, composition des quipes, ...) etprise par la personne habilite,

lindemnisation rapide des concurrents,

la non-remise en cause des conditions de la concurrence par le main-tien des clauses du march,

la transparence et lquilibre dans la rpartit ion des honoraires au seinde lquipe de matrise duvre,

une ngociation entame sur des bases conomiques ralistes,

une ngociation conduite selon des critres objectifs (tendue et com-plexit des tches et du projet, temps pass ),

une formalisation crite de la ngociation.

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3.1.6 - Choix et att ribution du march

Finalits

Lenjeu de cette tche est de choisir le titulaire du march.


Aide la mise au point finale du march.

Projet de march propos lapprobation du matre douvrage.

Prparation de la dsignation du titulaire.

Signature du march par le titulaire.

Information des laurats non retenus.Planning mis jour.

Prparation du premier dossier " historique" de lopration :- tudes pralables- programme- consultation- march.

Tri et organisation des donnes.

Passer en revue la check-list de jalon " choix du matre duvre" .


Une dcision complte (composit ion des quipes) et prise par la per-sonne habilite.

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3.1.7 et 3.1.8 - Consultation de la CSM, notification dumarch

FinalitsIl sagit du cont rle priori de la dvolution du march.


Prparation du dossier, du rapport de prsentation la CSM (oucontrle de lgalit pour les marchs non Etat).

Rapport de prsentation.

Conseil au matre douvrage sur les procdures.

Envoi la CSM.Reprise ventuelle du march aprs avis de la CSM.

Signature du march par le matre douvrage.

Notification du march.

Avis dattribution du march.

Mise jour du planning.

Quelques facteurs de russite Un dossier complet, bien prpar, des justif ications suff isantes,

lenvoi aux instances de contrle ds que possible,

le suivi du cheminement des dossiers,

le passage la sous-phase suivante uniquement aprs la not if icationdu march.

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Ces sous-phases visent principalement :

associer en amont les acteurs indispensables, en veillant la

pertinence des missions confies, notamment :

le contrleur technique, qui participe veiller la scurit de louvra-ge, du point de vue technique (mission ventuelle lors de la phase slec-tion du matre duvre),

le coordonnateur en matire de scurit et de protection de la santdes travailleurs, pour prendre en compte la scurit inter-acteurs pen-dant le chantier, pour la mettre en uvre, et pour la faciliter lors din-terventions ultrieures sur louvrage,

lOPC, lorsque la nature du projet ncessite le recours une comp-tence externe la matrise duvre pour lorganisation des travaux.

Remarque :la Coordination des Systmes de Scurit Incendie (CSSI)au sens de la norme NFS 61932 est considre comme partie intrin-

sque de la mission de base du matre duvre. A ce titre, elle ne fait

pas lobjet de la mise en place dun acteur.

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Sous-phases 3.2 3.4 - Mise en place des autres acteurs


Programme Conception TravauxRceptionMise en

service

Mise en place du matre d'uvreMise en place des autres acteursSuivi des tudesSuivi des procduresConsultation des entreprises




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3.2.1 - Dfinition de la mission, rdaction du march

Finalits

Le conducteur dopration informe le matre douvrage :

les obligations rglementaires, les missions souhaitables ...

Le conducteur dopration prpare et propose au matre

douvrage les documents ncessaires la consultationdes prestataires.

Ces tches sont inities paralllement la mise au point du

march de matrise duvre ; cela permet de vrifier, ventuellementde mettre en cohrence les diffrents contrats.


Information du matre douvrage ; dtermination des prestationsobligatoires et souhaitables.

Note dinformation et proposition au matre douvrage.

Choix de la procdure.

Conseil au matre douvrage.

Prparation du dossier de consultation : rglement, projet de march.

Proposition au matre douvrage.


Cont rle technique :

la commande dune mission non limite aux prestations obligatoirespar souci dconomie,

des exigences particulires fixes au march : forme, qualit, dlais desrendus, qualit de la personne physique charge de la mission, taux deprsence aux runions de chantiers,

la libert de proposition dune mthode de travail lors de la consultation.

Coordination scurit :

lengagement du matre douvrage sur ses responsabilits,

lintervention de cet acteur rendue possible en amont des dcisions, enlassociant rgulirement au processus.

OPC :

un intrt compris par tous et en amont du recours lOPC.

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3.2.2 - Mise en concurrence, analyse des offres

3.2.3 - Slection et choix

Finalits

Le conducteur dopration assiste le matre douvrage aux diffrentesphases des procdures et veille leur rgularit . Il participe au choixde loffre la mieux disante, en proposant les critres pertinents.


Lancement de la consultation.

Analyse des offres.

Tableau comparatif des offres.

Rdaction du rapport de synthse.

Choix du prestataire.

Proposition de dcision du matre douvrage ou de lassem-ble dlibrante.

Signature du march par le titulaire.

Information des candidats non retenus.

Projet de lettre au matre douvrage.


Une attention particulire porte aux mthodes de travail et la qua-lit des personnes proposes, au del du critre de prix,

un suivi attentif des dlais de prise de dcision de lautorit

comptente,

la dcision prise par lautorit comptente.

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3.2.4 et

Documents

Urbanisme & gestion de projet _guide méthodologique CERTU2000