2014-15

DAF/ FONDATION A*MIDEX / Pool

Gestion Financière A*MIDEX

Version validée du 23/10/2014

VADEMECUM

Gestion financière

1

Table des matières

Numéros de page

Thématiques abordées

Page 2-4

I - MISSION

A- Création / liquidation d’un ordre de mission

B- Modalités de remboursement des missions

C- Autorisation d’absence à l’étranger

Page 5

II – DEPENSE

A- Création d’une commande d’achat de biens et/ou de services

B- Demande de service fait

Page 6-8

III – Bourse pour mobilité étudiante

A- Modalités de versement

B- Documents à fournir

Page 9

IV - Gratification stage

Page 9-10

V - Reporting DPCG

Page 10

VI – Facturation interne

Prestation inter société

Page 11-13

VII - Versements externes (par le biais de convention/ notification)

A- Traitement des conventions

B- LABEX, cas particulier : la convention de reversement aux

établissements partenaires d’A*MIDEX

Page 14-15

VIII - Organigramme du Pool de gestion financière A*MIDEX

IX - Annexes

2

Ce vadémécum, à l’usage des porteurs de projets A*MIDEX, des LABEX et de leurs équipes, a

pour objectif de présenter synthétiquement des opérations de gestion financière et vient en

complément des procédures de l’Université d’Aix-Marseille.

I – MISSION

A – Création / liquidation d’un ordre de mission (OM)

La demande d’ordre de mission est à transmettre via l’ENT à la plateforme DAF-AMIDEX par le

gestionnaire polyvalent dont relève le missionnaire. L’ordre de mission doit être demandé pour

tout déplacement, en France ou à l’étranger. Il mentionne la nature des dépenses autorisées

pendant le déplacement.

L’OM doit être signé avant toute réservation de billets d’avion ou de train. Il permet

l’indemnisation des frais de déplacement en application du décret référencé 2006-781

concernant les déplacements temporaires des agents civils de l’Etat.

AVANT LE DEPART EN MISSION

S’assurer au préalable que l’agent est bien créé dans la Base Tiers de l’Université (N° matricule

SIFAC), que ses coordonnées bancaires (RIB) sont à jour (si modification, transmettre le

nouveau RIB à l’Agence comptable à l’attention du référent A*MIDEX), que son autorisation

d’utilisation de véhicule est valable pour l’année civile en cours.

Compléter l’ensemble des champs du modèle Excel en annexe de demande de création d’un

ordre de mission et le transmettre via l’ENT (Environnement numérique de travail) au

minimum 3 semaines avant le départ en mission.

Principaux champs à compléter pour la demande d’OM :

Affectation de coûts de la mission -Centre de coûts et Elément d’OTP Identification du Missionnaire - Nom, Prénom - Fonction - Numéro matricule SIFAC (si connu) Schéma de déplacement - Mission forfaitaire - Mission aux frais réels - Mission sans frais Données succinctes de déplacement - Objet/Motif de la mission - Ville - Pays si déplacement à l’étranger - Départ : Résidence Administrative – Résidence familiale - Date de début de la mission – Heure de début de la mission - Arrivée : Résidence Administrative – Résidence familiale - Date de fin de la mission – Heure de fin de la mission Utilisation du véhicule personnel (avec autorisation annuelle préalable) - Ville de départ - Ville d'arrivée - Nombre de kilomètres à parcourir (Aller / retour) - Immatriculation du véhicule

(Conservation par le gestionnaire du laboratoire de l’OM original signé par le missionnaire et

l’ordonnateur par délégation avant le départ en mission).

3

AU RETOUR DE LA MISSION

Compléter l’ensemble des champs du modèle Excel en annexe de demande liquidation d’un

ordre de mission et le transmettre via l’ENT au maximum 3 semaines après le retour en

mission avec l’OM signé par l’ordonnateur par délégation.

Le pool de gestion financière A*MIDEX contrôle, saisit et édite l’état liquidatif de la mission au

regard de la copie de l’OM signé, des modalités de remboursement et le fait parvenir au

gestionnaire polyvalent de l’unité de recherche impliquée dans le projet A*MIDEX ou le LABEX

pour signature du missionnaire et de l’ordonnateur par délégation.

Les copies de l’ordre de mission et de l’état liquidatif signées sont à transmettre au service

facturier à l’attention du référent A*MIDEX de l’Agence comptable pour mise en paiement.

Le gestionnaire polyvalent conserve les pièces justificatives de dépenses : originaux de l’ordre

de mission et de l’état liquidatif, factures d’hébergement, facture de restauration, notes de

taxi, reçu pour tickets de transports en commun, etc.

B – Modalités de remboursement des missions :

Le régime commun est dit "forfaitaire" car il se traduit par un remboursement limité au

forfait. Plus spécifiquement :

1) Missions en France :

- L'hébergement est remboursé sur justificatif pour un montant maximal de :

60 euros en province,

100 euros à Paris,

120 euros pour les personnes extérieures à l'administration s'il s'agit de personnalités

scientifiques ou d’experts, en mission pour le compte de l'université.

- Les repas :

sont remboursés forfaitairement sans justificatif à 15.25 euros (ou 7.63 euros si le

repas a été pris dans un restaurant administratif)

peuvent être remboursés, à hauteur du justificatif, les repas des personnes extérieures

à l'administration s'il s'agit de personnalités scientifiques ou d’experts, en mission pour

le compte de l'université, dans la limite de 45.75 euros.

2) Missions à l'Étranger : Nouveau régime à compter du 1er janvier 2014 suivant la

délibération du Conseil d’Administration de l’Université d’Aix-Marseille (N°2013/du

17/12/13).

Le nouveau régime permet un remboursement forfaitaire par pays, avec uniquement la

pièce justificative du paiement de l’hébergement à titre onéreux à fournir. A défaut de

produire ce justificatif d’hébergement seul 35% du per diem sera remboursé au

missionnaire – ce taux correspondant aux frais hors hébergement.

A noter que ce per diem est :

intégral ; il couvre tous les frais durant la mission sauf les frais de transport aux jours

d’arrivée et de départ de la mission,

4

dégressif lorsque la durée d’une mission est supérieure à un mois dans la même

localité, avec un abattement de 20, 40 ou 50% au-delà de 30, 60 ou 120 jours de

mission,

réductible par le directeur d’unité ou l’ordonnateur pour les projets A*MIDEX. Ce

dernier « pourra toutefois, s’il le juge opportun au regard des spécificités de la mission,

décider d’un montant forfaitaire d’indemnisation des frais de déplacements

correspondants. Ce montant ne pourra excéder 80% de l’indemnité maximale prévue

par les dispositions applicables à la mission considérée. Cette décision devra être

notifiée au missionnaire préalablement à la réservation des titres de transports et

retransmise datée et contresignée au directeur d’unité avec la mention « bon pour

accord » ». Dans ce cas le missionnaire aura aussi à présenter sa pièce justificative

d’hébergement à titre onéreux.

Le Régime dérogatoire: régime de remboursements aux frais réels. Il peut être appliqué:

- pour les déplacements des personnels de l’Université sur autorisation expresse de

l’ordonnateur par délégation,

- dans les autres cas (personnels externes à l’administration, invités) sur autorisation

expresse du Président. La demande de régime dérogatoire doit être formulée auprès de

la Direction d'A*MIDEX, qui l'instruit et la transmet à la Présidence.

Ce régime nécessite la production de l'ensemble des justificatifs dont le montant

correspondant sera remboursé.

Enfin, il n'est pas possible de "mixer" les règles du régime aux frais réels avec celles du régime

commun dit "au forfait".

C – Autorisation d’absence à l’étranger

Pour les déplacements à l’étranger, vous devez :

· demander l’avis du Fonctionnaire sécurité défense de l’Université, M. François Roman, avant

tout départ dans un pays à risques,

· transmettre à la DRH, au moins 3 semaines avant votre départ, une demande autorisation

d’absence à l’étranger accompagnée de l’avis de FSD. Cette demande est obligatoire pour

tous les personnels : enseignants titulaires et contractuels, BIATSS titulaires et non titulaires,

doctorants et post doctorants (cf. Vadémécum RH chapitre VI).

· vérifier que vous disposez de tous les documents nécessaires (passeport valide, visa,

vaccins...)

· consulter le site du ministère des affaires étrangères pour prendre connaissance des conseils

par pays et les informations de « dernières minutes ».

Précision sur la question des visas des ordres de mission dans le cas des LABEX:

Le directeur d’unité (chef de service) de l'agent envoyé en mission doit viser l'OM.

Ainsi il autorise le déplacement de l'agent. Ensuite le coordonnateur du LABEX

(ordonnateur par délégation) doit également le signer. Il autorise la prise en charge

financière du déplacement sur les crédits du LABEX.

Le premier visa relève de l'autorité hiérarchique. Le second de l'autorité compétente

financièrement.

5

II – DEPENSE

Les achats de biens et de services doivent passer par un engagement juridique :

- un marché ou une MAPA,

- un contrat signé entre prestataire et l’université,

- une commande.

A – Création d’une commande d’achat

Avant la demande du bon de commande, s’assurer que le besoin défini s’inscrive dans le cadre

des dépenses éligibles prévues dans le règlement financier ANR (« règlement relatif aux

modalités d’attribution des aides au titre des appels à projets Initiatives d’Excellence »).

Vérifier au préalable que le fournisseur est bien créé dans le fichier fournisseur de la Base

Tiers de l’Université (N° matricule SIFAC), que ses coordonnées bancaires (RIB) sont à jour.

Si modification, transmettre le nouveau RIB à l’Agence comptable à l’attention du référent

A*MIDEX.

Transmettre via l’ENT le modèle Excel en annexe de demande de bon de commande complété,

avec l’ensemble des pièces obligatoires. Le bon de commande (exemplaire original) sera

transmis au gestionnaire polyvalent de l’unité de recherche impliquée dans le projet A*MIDEX

ou le LABEX pour signature de l’ordonnateur par délégation et envoi au fournisseur. Compléter

l’ensemble des champs et préciser :

L’acronyme du projet A*MIDEX ou du LABEX Le nom du porteur du projet Le Nom de l’ordonnateur par délégation La désignation succincte de la commande (références, prix…) Le niveau d’urgence de la commande

B – Demande de service fait

A réception de la marchandise ou réalisation de la prestation, le gestionnaire financier de

l’unité de recherche impliquée dans le projet A*MIDEX ou le LABEX transmettra au Pool de

gestion financière via l’ENT le bon de livraison accompagné du bon de commande signé, ou, le

cas échéant, l’attestation de service fait.

S’assurer que le fournisseur transmette directement ses factures au Service facturier de

l’Université à l’attention du référent A*MIDEX (adresse indiquée sur le bon de commande)

Pointer les restes à livrer restes à facturer mensuellement à partir des états transmis par le

Pool. Il est important d’établir ces contrôles réguliers tout au long de l’exercice comptable.

Les contrôles RAL / RAF (reste à livrer, reste à facturer) permettent l’analyse de chaque poste

de commande. Il vous est demandé lors de la réception de ces états mensuels de nous faire un

retour sur une semaine en précisant pour les commandes en RAL si :

La livraison est en cours, ou réalisée, ou non saisie

La livraison n’aura jamais lieu et sera annulée

Il y a un écart sur la livraison

Le service fait est saisi et justifié sur une commande ancienne

6

III – BOURSES MOBILITE ETUDIANTE

Conformément à la délibération du Conseil d’Administration, en sa séance du 22 juillet 2014,

les étudiants peuvent bénéficier d’une bourse d’aide à la mobilité entrante et sortante.

Documents de référence :

- Délibération CA n°2014/07/22-03,

- Vademecum Ressources Humaines A*MIDEX,

- Formulaires FO-02-3 ; FO-02-1 ; FO-02-2 ; FO-03-04 accessibles sur le site de la

Direction des Affaires Financières de l’Université d’Aix-Marseille.

Ces bourses sont destinées à des étudiants en licence, master et doctorat, toutes disciplines

confondues.

Ces bourses, financées dans le cadre des formations désireuses d’accroître leur visibilité

internationale et disposant des budgets correspondants, pourront être de deux types :

1- Bourses d’aide à la mobilité entrante

Critères d’attribution des bourses de mobilité entrante:

- Etre un étudiant français hors Académie d’Aix-Marseille ou être étudiant étranger,

- Etre inscrit dans un établissement d’enseignement supérieur (ou secondaire dans le cas

d’une licence) en France ou à l’étranger au moment du dépôt de candidature, ou être

un étudiant inscrit dans un établissement d’enseignement supérieur à l’étranger et

réaliser une mobilité dans le cadre d’un échange faisant l'objet d’une convention entre

l’établissement d’origine et Aix-Marseille Université,

- Avoir un très bon dossier universitaire satisfaisant aux critères académiques et

linguistiques de l’équipe pédagogique des formations concernées d’Aix-Marseille

Université,

- En cas d’interruption d’études, l’étudiant devra avoir interrompu ses études depuis

moins d’un an.

Deux formats de bourses d’aide à la mobilité entrante :

1-1 Bourses d’aide à la mobilité entrante court-terme (de 2 mois à un semestre)

Un étudiant pourra se voir octroyer une bourse d’aide à la mobilité entrante court-terme pour

une durée minimale de 2 mois. Ces bourses d’aide à la mobilité entrante seront financées à

concurrence de 1000€ par mois effectif de participation au programme de formation.

Dans le cas d’attribution d’une bourse d’aide à la mobilité entrante pour une durée d’un

semestre, le semestre sera financé à hauteur de 5000€.

Les bourses d’aide à la mobilité entrante court-terme seront versées en deux à trois fois par

virement bancaire. Pour déclencher le second et le cas échéant le troisième versement, une

attestation d’assiduité devra être fournie.

1-2 Bourses d’aide à la mobilité entrante long-terme (1 année universitaire)

Un étudiant pourra se voir octroyer une bourse d’aide à la mobilité entrante long-terme (une

année universitaire) sous réserve d’être inscrit dans le cycle régulier d’un programme de

formation à Aix-Marseille Université.

7

Une année d’étude pourra être financée à hauteur de 10 000€ maximum par an, renouvelable

une seconde année sous réserve de réussite aux examens, à concurrence de 8000€ maximum

pour l’année. Ces bourses seront versées en cinq fois par virement bancaire.

2- Bourses d’aide à la mobilité sortante

Critères d’attribution des bourses de mobilité sortante:

- Etre un étudiant inscrit à Aix-Marseille Université

- Avoir un dossier satisfaisant aux critères pédagogiques et linguistiques de l’équipe

pédagogique des formations concernées d’Aix-Marseille Université

Une période de 3 mois d’études ou de stage dans une université à l’étranger sera financée à

hauteur de 3000€ maximum.

Un semestre d’études ou de stage dans une université à l’étranger sera financé à hauteur de

5000€ maximum.

Le montant de la bourse d’aide à la mobilité sera versé en une fois par virement bancaire au

moment du départ de l’étudiant à l’étranger.

Un même étudiant ne pourra bénéficier que d’une bourse d’aide à la mobilité sortante par

année universitaire.

Les étudiants bénéficiaires des bourses d’aide à la mobilité entrante ou sortante ne pourront

pas les cumuler avec une autre bourse d’études pour la formation demandée (ex : allocations

Erasmus, bourses de mobilité PRAME du Conseil Régional PACA…etc).

En revanche la bourse d’aide à la mobilité pourra être cumulée avec une bourse

d’enseignement supérieur sur critères sociaux.

Circuit d’informations

8

Modalités de versement (engagement de la dépense dans SIFAC)

Etablir les demandes de versement des bourses à la DAF-AMIDEX via l'ENT.

Les bourses d’aide à la mobilité entrante et sortante sont des dépenses de type «attribution

d’une bourse d’aide à la mobilité».

Les bénéficiaires devront au préalable être enregistrés comme agents dans la base tiers.

Vérifier si les étudiants récipiendaires des bourses sont créés en tant

qu’agents, si non faire une demande de création d’agent en remplissant le formulaire

"Création d’agent ou création d’un fournisseur français/étranger" (FO-02-3 ou FO-02-1/

FO-02-2) et en l’envoyant à la cellule Tiers via la plateforme SIFAC de l’ENT.

Faire une demande de bon de commande via l'ENT pour procéder aux paiements

des bourses, ou lorsque l’agent n’a pas encore ses accès à la DAF AMIDEX via l’ENT,

faire parvenir aux gestionnaires qualifiés de la DAF AMIDEX (aymeric.durrat@univ-

amu.fr ; melissa.safourcade@univ-amu.fr) le formulaire de demande de bon de

commande complété (FO- 03-04)

Le paiement sera effectué individuellement avec à l’appui les documents

suivants:

MOBILITE ENTRANTE (établissement étranger -> AMU)

Un document signé de l'ordonnateur habilité faisant référence à la délibération

du CA du 22/07/2014 et mentionnant l'identité des étudiants bénéficiaires de

cette bourse d'aide à la mobilité entrante + le montant attribué + montant déjà

versé par exemple sous forme d'un tableau (à joindre dans SIFAC en pièce jointe au

bon de commande)

- > Document modèle « Information bénéficiaires bourses »

Une demande de paiement par versement et par étudiant (donc émission d'1 bon

de commande/étudiant) à chaque versement. A transmettre en format "papier"

Une attestation d'assiduité, signée de l'ordonnateur pour chacun des étudiants (à

joindre dans SIFAC en pièce jointe au service fait)

- > Document modèle « attestation d’assiduité bourses »

Pour le dernier versement, une attestation, signée de l'ordonnateur, certifiant

que le rapport de fin d'études a été remis pour chacun des étudiants pour le

dernier paiement (pièce qui devrait être produite à l'ordonnateur pas nécessairement

au comptable. Pourrait être jointe au service fait dans SIFAC)

MOBILITE SORTANTE (AMU -> établissement étranger)

Un document signé de l'ordonnateur habilité faisant référence à la délibération

du CA du 22/07/2014, mentionnant l'identité de l'étudiant + le montant attribué +

les dates de la mobilité + le contexte + le lieu. (à joindre dans SIFAC en pièce jointe au

bon de commande)

- > Document modèle « Information bénéficiaires bourses »

9

IV - Gratification stage

Il s’agit d’un flux de dépenses classique avec un groupe de marchandises P6-08 et une

dérivation sur le compte budgétaire 6571. Le montant forfaitaire est fixé par la Direction des

ressources humaines.

Etablir une demande de bon de commande au Nom du stagiaire et l’envoyer via l’ENT avec les

pièces justificatives obligatoires.

Pièces obligatoires :

Convention de stage validée par l’ensemble des parties qui prévoit la rémunération

(demande de bon de commande via l’ENT)

Attestation de présence mensuelle signée par l’ordonnateur (demande de service fait

mensuel via l’ENT)

Demande de paiement au service Facturier de l’Agence comptable

V - REPORTING DPCG

La Direction du Pilotage et du Contrôle de Gestion (DPCG) met en place au travers de

Business Object des reportings financiers basés sur les données SIFAC à J-1.

Ces reportings peuvent porter sur différents niveaux et permettent un suivi de l’exécution

budgétaire et des dépenses.

Avant de voir dans les grandes lignes la méthode de lecture des différents reportings, il est

nécessaire de définir quelques termes :

Structure budgétaire :

Centre financier : Principale unité de la structuration budgétaire correspondant aux

unités budgétaires (dans le cadre d’A*MIDEX : grandes thématiques de projets (HIT,

Académie d’Excellence, International…) et LABEX) et à leurs divisions (équipes dans les

LABEX par exemple). Le centre financier porte le budget.

Centre de coût : Le centre de coût porte les dépenses au sein des centres

financiers et en permet une lecture plus analytique sans nécessiter une affectation au

détail du budget.

Structure projet :

Programme de financement (PFI) : enveloppe budgétaire pour conventions

/opérations.

éOTP : élément d’OTP (Organigramme Technique de Projet). Il est associé à un PFI au

niveau budget et porte les dépenses et recettes.

Eléments financiers :

Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en

comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.

Budget : Il s’agit des crédits ouverts sur un centre financier, un programme de

financement (PFI).

Engagé : il s’agit du montant valorisé lors d’une commande d’achat, d’un ordre de

mission.

Réalisé : une dépense est dite réalisée lorsque le service fait est constaté (commande),

la mission liquidée ou dans le cas des investissements, la facture reçue.

10

Reporting mis en place :

Unités budgétaires : LABEX, axes A*MIDEX : mise en ligne sur PACBO, actualisation

quotidienne.

Projets : envoi mail hebdomadaire automatisé aux gestionnaires et responsables.

Contenus reporting :

De manière générale, les reporting servent à suivre l’exécution budgétaire, c’est-à-dire la

consommation de l’enveloppe allouée, par masses (fonctionnement, investissement et

personnel) et chapitres (regroupement de comptes budgétaires). S’ajoutent à cela un suivi des

commandes et des missions (saisies durant l’exercice en cours). Peuvent selon les objets du

reporting s’ajouter un suivi des recettes, le journal des pièces (état des services faits et

comptabilisés).

Processus habilitation :

Les demandes d’habilitations doivent être adressées par mail au référent DPCG avec le

responsable administratif de la structure concernée en copie.

VI – FACTURATION INTERNE

La prestation inter-société s'applique aux refacturations entre A*MIDEX et AMU (et

vice versa) qui peuvent correspondre à un échange de biens ou de services, ou à la

reventilation de charges supportées par une autre composante (ex : la DDEL refacture à

A*MIDEX sa quote-part des dépenses centralisées comme l'affranchissement, les parkings, la

téléphonie,...)

En conséquence, c'est la nature de la dépense refacturée à A*MIDEX qui sert de justificatif.

Le Pool de gestion financière effectue le suivi de ces prestations et vérifie qu'elles sont

bien prises en charge par le service facturier et le bureau des recettes de l'Agence comptable.

11

VII - VERSEMENTS EXTERNES (PAR LE BIAIS DE CONVENTION / NOTIFICATION)

A – Traitement des conventions

Il s’agit d’un flux de dépenses classique avec un groupe de marchandises XC.21 et une

dérivation sur le compte budgétaire 6575.

Il convient d’utiliser les modèles-types pour respecter le formalisme des contrats dans le cadre

de la convention A*MIDEX, ANR-11-IDEX-0001-02, et de transmettre le projet de convention à

la Direction d'A*MIDEX.

La Direction d'A*MIDEX analyse, modifie et valide le projet en concertation avec les services

concernés (DAF, DAJI et le cas échéant DRH). Une fois la convention définitivement validée, elle est communiquée au Labex qui peut la porter à la signature des parties.

Convention de reversement : voir le modèle en annexe

LABEX : Voir le cas particulier d’un reversement à un établissement partenaire de l’Annexe

2, il n’y aura pas de demande via l’ENT mais une fiche de liaison à compléter.

Convention de co-financement : voir le modèle en annexe.

Concernant les transferts de crédits – alimentant une UMR AMU

La demande de transfert motivée doit être faite auprès du Pool financier DAF avant

que les dépenses ne soient engagées par l'unité de recherche bénéficiaire et non a

postériori. Celle-ci sera visée par la Direction d’A*MIDEX.

Pour les transferts sortants d’un éOTP d’A*MIDEX et alimentant une autre Unité de

recherche, nous vous prions de bien vouloir noter que la convention entre les

parties ou le courrier de notification doit être argumenté sur la nécessité de ce

transfert et indiquer les paramètres financiers complets du bénéficiaire soit : le Centre

financier, le Programme de financement, l’Elément d’OTP (à indiquer si l’éOTP est connu

au moment de la décision d'attribution) et reprendre systématiquement la phrase ci-

dessous :

"A l'issue de l'action objet du présent transfert de crédits, l'unité de recherche XXX

(recevant le crédit) produira un bilan financier global et reversera à l’Université d’Aix-

Marseille (FU A*MIDEX/ Projet YYY) les fonds non utilisés pour quelque motif que ce

soit."

Tous ces reversements doivent rester exceptionnels et doivent être justifiés car ils

contreviennent à l’organisation centralisée décrite dans la convention A*MIDEX et

qui permet une traçabilité et une justification facilitée des dépenses réalisées dans le

cadre d’A*MIDEX.

La Direction d'A*MIDEX valide ou non la demande de transfert, à partir de

l'argumentaire fourni par le Labex.

12

B – LABEX, cas particulier : la convention de reversement aux établissements

partenaires d’A*MIDEX

L’établissement porteur (l’université d’Aix-Marseille) gère en compte de tiers les

sommes à reverser qu’il reçoit pour le compte des établissements partenaires prévus

à la convention A*MIDEX. Il y a reversement lorsque la charge ou la responsabilité de

l’objet de la dépense incombe à l’établissement partenaire. Exemples : l’établissement

partenaire est le propriétaire final de l’équipement, l’employeur du salarié.

Une fiche de liaison est à compléter seulement dans le cas des conventions de reversement

avec les établissements partenaires d’A*MIDEX. Elle permet un traitement fluide et rapide par

les services de l’université des dépenses liées à ces reversements aux partenaires

conventionnels d’A*MIDEX. Le circuit pour le traitement des factures relatives à des

conventions de reversement diffère du circuit du flux de dépenses classique.

En résumé :

1. Réception de la facture au service facturier

2. Transmission de la facture par mail au Pool de gestion financière. Envoi par le Pool de la

fiche de liaison dûment complétée et signée et des pièces justificatives afférentes à

savoir la copie de la convention de reversement

3. Le service facturier opère le visa, puis transmet l’originale de la facture + l’originale de

la fiche de liaison à la comptabilité générale pour paiement par ordre de paiement

4. Le Pool transmet au gestionnaire polyvalent la date de paiement donnée par la

comptabilité générale à l’établissement partenaire.

La partie supérieure de la fiche de liaison est à compléter par le gestionnaire polyvalent LABEX,

visée par le Responsable scientifique du LABEX, puis transmise à la Direction d’A*MIDEX. Elle

sera alors prise en charge par les services d’A*MIDEX comme indiqué ci-dessus, jusqu’à son

règlement financier en application des engagements de la convention de reversement.

FICHE DE LIAISON – CONVENTION DE REVERSEMENT– N°xxxxxxxxx*

Identification du LABEX à l’origine de la convention : LABEX

Objet de la convention :

Durée :

Partenaire de la convention : (préciser si partenaire du Consortium / ou partenaire des Labex suivant annexe2)

Définition du bénéficiaire final/charge finale : (préciser par ex. si acquisition d’un bien déterminant qui en sera le propriétaire)

Montant de la convention : -Poste et montant du budget support de la convention : € (Annexe financière – fiche A2 Labex) -Montant du prélèvement de frais de gestion : -Echéancier des versements prévus, le cas échéant : -Date de remise du relevé des dépenses au Pool financier AMIDEX : (Préciser une date en fonction de la remise du bilan financier consolidé à l’ANR)

Date et visa RS du Labex :

13

Cette procédure complémentaire s’applique spécifiquement aux conventions signées avec les

25 Etablissements partenaires d’A*MIDEX (Annexe 2 de l’Accord de Consortium) cf. la liste ci-

dessous :

ETABLISSEMENT PARTENAIRE

CNRS

Inserm

CEA

IRD

APHM

Ecole Centrale de Marseille

IEP d'Aix-en-Provence

INRA

IRSTEA

Université Joseph Fourier

Université Paris Est Créteil

Université Montpellier 2

Université Paul Sabatier

Université d'Avignon et des Pays de Vaucluse

Université de Paris 1

Université du sud de Toulon Var

ENSAM Aix-en-Provence

EHESS

INERIS

NOVANCIA

ARKEMA

ALLIOS

SC Synchrotron SOLEIL

Société Mathématique de France

Collège de France

14

VIII - Organigramme du Pool de gestion financière A*MIDEX

http://daf.univ-amu.fr/sites/daf.univ-amu.fr/files/organigramme_2013-2014.pdf

Référent DAF A*MIDEX Laetitia RIDELLER

Laetitia.rideller@univ-amu.fr 04 13 55 05 59

Pool de gestion financière A*MIDEX Philippe BONNEVALLE Responsable

philippe.bonnevalle@univ-amu.fr 04 86 13 61 82

Nathalie LLORCA Adjointe responsable

nathalie.llorca@univ-amu.fr 04 86 13 61 73

Aymeric DURRAT Gestionnaire financier

aymeric.durrat@univ-amu.fr 04 91 39 66 06

Mélissa SAFOURCADE Gestionnaire financier

melissa.safourcade@univ-amu.fr 04 86 09 08 44

IX – ANNEXES

Le nouveau site partagé dédié aux procédures AMU est maintenant accessible à partir

de l’adresse suivante : http://procedures.univ-amu.fr/

Au fur et à mesure de l’avancement des nouvelles procédures, ces dernières sont ôtées de ce

site DAF et diffusées sur le nouveau site des procédures AMU.

Sur le site de la Direction des affaires Financières :

http://daf.univ-amu.fr/private_content/guide-des-procédures-financières

Modèle de demande de création/ liquidation d’un OM

Modèle de création d’un tiers : agent / fournisseur

Modèle de commande d’achat

Modèle d’annexe 4 – MAPA

Procédures et règlementations financières de l’université

PPT de la formation « référentiels » SIFAC

Sur le site de la direction de la Commande Publique :

http://dag.univ-amu.fr/ddcp

Politiques d’achat de l’Université

Référentiel d’achat INTER EPST (groupe de marchandise dans SIFAC)

Annexe 4 Fournitures et services, Conditions générales d’achat AMU 2013

Seuils et procédures, Application du code des marchés Publics et Application de

l’Ordonnance Recherche

15

Sur demande auprès de la Fondation A*MIDEX / Pool de gestion financière :

Modèle de convention de reversement / de co-financement A*MIDEX

Modèle de Fiche de liaison des conventions de reversement aux Partenaires Amidex et

des Labex (PIA_Fiche_Convention)

Modèle de prestation inter société (UNIV/SOCA)

Modèle d’attestation d’assiduité pour les bourses d’aide à la mobilité

Modèle lettre identité_bénéficiaires_bourses

Délibération CA 2013.02.26-06 – Politique d’aide à la mobilité étudiante-attribution d’une

bourse

Délibération CA 2014.07.22-03 – Délibération – Politique d’aide à la mobilité

Règlement financier ANR des PIA : IDEX (version du 15/04/2013)