Véronique JOUIS, Chef de Projet- Responsable … · DIU CP /IRC TEC- Cours du 29/01/16 20 Évaluation de la faisabilité l’essai clinique (moyens): - peut être réalisée au moyen

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Unité de Recherche Clinique

St Louis - Lariboisière – Fernand Widal

Le 29 janvier 2016

Véronique JOUIS, Chef de Projet- Responsable Logistique

Visite de pré-sélection

Visite de Mise en place

DIU CP /IRC TEC- Cours du 29/01/16 2

Le monitoring

Visite de sélection

Visite de Mise en Place

Visite de Monitoring

Clôture


Définition


Définition Contrôle qualité qui garantit que la conduite de la

recherche, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément :

- au protocole

- aux Procédures Opératoires Standard du promoteur

- aux bonnes pratiques cliniques et

- aux obligations réglementaires en vigueur

Surveillance de l’avancement de l’essai clinique


Objectifs Vérifier que l’essai est fait dans le respect des bonnes

pratiques cliniques, en accord avec le protocole et ses amendements et réponds aux exigences réglementaires

Vérifier que les droits et le bien être des participants sont protégés

Vérifier que les données reportées dans le CRF sont complètes, exactes et vérifiables dans le dossier source

DIU CP - Cours du 29/01/16 6

Objectifs

le monitoring a également pour but : d’assurer le soutien

d’assurer la motivation des équipes de recherches de garantir la bonne coordination.


Quels sont les acteurs du monitoring ?

PROMOTEUR:

Chef de projet / ARC

SITE

INVESTIGATEUR (S)

TEC/ARC local / IRC

Pharmacien

Autres intervenants…


Rappels : Responsabilité du Chef de projet • Il doit assurer la formation de l’Attaché de Recherche Clinique


Rappels : Responsabilité de l’Attaché de Recherche Clinique (ARC) ou moniteur L’Attaché de Recherche Clinique est l’interlocuteur privilégié entre le promoteur et l’investigateur. L’ARC Intervient dès la phase de sélection du centre : questionnaire ou viste

effectue la visite de mise en place


Rappels :

Le contrôle de qualité : Il doit être effectué à chaque étape de transcription des données, Il permet d’assurer que les données sont fiables Il permet de justifier l’adéquation des données entre le dossier patient et les données recueillies


Visite de sélection


Visite de suivi*

Visite de clôture de l’essai et des centres

*la fréquence du monitoring est définit par le promoteur en

fonction :


Visite de sélection*


Visite de suivi*

Visite de clôture de l’essai et des centres*


Visite de sélection*

*la modalité est définit par le promoteur en fonction :

• de type de la recherche,

• de la phase de la recherche,

• de la complexité de l’étude de la recherche ,

Questionnaire ou Visite sur SITE


Visite de suivi*

*la fréquence du monitoring est définit par le promoteur en fonction :

• de type de la recherche,

• de la phase de la recherche,

• de la complexité de l’étude de la recherche ,

• du taux de recrutement de la recherche,


Visite de clôture de l’essai et des centres*

*la modalité est définit par le promoteur

Administrative ou Visite sur SITE



◦ Spécialisation dans la pathologie étudiée

◦ Connaissance des produits/techniques à l’essai

◦ Plateau technique

◦ Liste déjà connue du coordonnateur de l’essai, investigateurs ayant déjà travaillé dans des essais précédents

◦ Sollicitation par les délégués médicaux

◦ Leader d’opinion

◦ Evaluation de la faisabilité de l’essai dans le centre

Présélection des centres :



Objectif

Évaluer la faisabilité de l’essai dans le centre qualifier le centre


Évaluation de la faisabilité l’essai clinique (moyens):

- peut être réalisée au moyen d’un questionnaire

- peut être réalisée au moyen d’une visite sur site si nécessité d’un plateau technique ou circuit complexe

dont les réponses / résultats permettront

à l’investigateur / chercheur qualifié d’évaluer l’adéquation de son site au protocole

au promoteur de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de l’essai sur le site

Procédures (1/6)


Items de l’évaluation :

Le centre possède-t-il le potentiel de recrutement ? C’est estimer le potentiel patient pour une étude qui soit le plus en rapport avec la réalité

Le centre a-t-il la population cible pour ce protocole selon les critères d’inclusion (CI) et critères de non inclusion (CNI) ?

Outils :

◦ Les bases de données «patient» internes, institutionnelles

◦ Dossier médical commun informatisé (DMC)

◦ Programme de Médicalisation des Systèmes d’information (PMSI)

Le centre participe-t-il à des essais concurrents ?

Procédures (2/6)


Le centre possède-t-il les locaux / infrastructures adaptés ? Le centre possède-t-il l’équipement nécessaire au bon

déroulement de l’essai ou a t-il besoin d’être équipé ? ex : téléphone pour IVRS, informatique / accès internet pour e-CRF, lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé, moyens réfrigérés…?

Adéquation au protocole: Le circuit patient correspond-il à celui du protocole ?

DIU CP - Session 2014/2015 Cours du 30/01/15 23

Le centre possède-t-il les ressources humaines suffisantes au sein de l’équipe de recherche ? ◦ en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC

(médecin d’étude clinique)… ◦ En nombre suffisant…

Expérience en recherche clinique

- Expérience du centre = nombre d’essais réalisés sur la pathologie dans le centre

- Expérience « technique » ou des produits à l’essai de l’investigateur (ex: essais sur techniques chirurgicales...)

une formation technique spécifique peut être dispensée avec un

test/examen de validité


Les intervenants du centre ont-ils suffisamment de disponibilités ?

temps de consultations nombre d’études en cours,, remplissage des CRF, visites de monitoring…

Tout cela conformément aux BPC, au protocole et pour la durée prévue de l’essai.


Quizz de l’investigateur (évaluation des connaissances de la réglementation)

Respecter le protocole de l’étude sans déviations

Respecter la réglementation (BPC et GCP)

Information des patients et recueil du consentement

Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par le protocole

Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs, auditeurs…

Accepter la fréquence des visites de l’ARC

Accepter Le principe des audits et des inspections

Procédures (6/6)


Accord de confidentialité

CV de l’investigateur principal daté et signé

Certains CPP demandent une autorisation des Chefs de Service / chefs d’établissement de mener une recherche (comité interne d’établissement)

Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation BPC…

Conditions de rémunération (CNOM et CDOM)


Accord de confidentialité

CV de l’investigateur principal daté et signé

Certains CPP demandent une autorisation des Chefs de Service / chefs d’établissement de mener une recherche (comité interne d’établissement)

Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation BPC…

Conditions de rémunération (CNOM et CDOM)

Sélection du centre pour préparer la Mise en Place

Le déroulement de l’étude dans le centre



L’investigateur principal du centre et son équipe doivent

avoir toutes les informations utiles pour inclure et suivre les patients

Tout doit être prêt pour le déroulement de l’essai dans chaque centre (CRFs disponibles, matériel de l’étude, traitements, …)

Logistique en adéquation (laboratoire ou centre d’imagerie centralisé, pharmacie, transport patient…)

1ère Inclusion à T0 + 1 minute


Elle peut se faire au cours :

- d’une visite sur site

- d’une réunion investigateurs (Phases IV) + post AMM

- d’une réunion téléphonique (Phases IV) + post AMM


La MEP est réalisée obligatoirement après obtention de tous les accords réglementaires:

Etapes précédent les visites de mise en place (1/2)


La MEP est réalisée obligatoirement après obtention de tous les accords réglementaires:

1- Déclaration EUDRACT

2 - Souscription du promoteur à une police d’assurance

3 - Avis favorable du CPP ou CEERB

4 - Autorisation de l’Autorité Compétente

(ANSM: Agence Nationale de Sécurité du Médicament

5 - Eventuellement du CTTIRS et de la CNIL selon le type de recherche

6 – Déclaration « Clinical trial » (impérativement avant inclusion du premier patient),

Etapes précédent les visites de mise en place (1/2)


Et aussi après :

Information du directeur de l’Hôpital par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche

Information du Pharmacien Chef et l’ensemble des participants au projet par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche (si applicable)

Envoi et Retour des conventions financières signées

◦ Avis de démarrage du promoteur

Envoi des unités de traitement / DM, autre matériel pour la date de MEP


A partir du protocole :

- Présentation de l’étude sous format PWT

- Préparation des plaquettes résumé de l’étude

- Documents relatifs au circuit des patients (transfert dans d’autres services,…)

- Documents relatifs circuit médicaments, prélèvements, autres …

Préparation de la mise en place - Documents (1/2)


- Documents / logiciel prévus (fax d’inclusion, ordonnance, levée d’insu, randomisation…)

- Mode de recueil des données : papier, e-CRF…

- Classeurs sites (investigateur / pharmacie / autre service si nécessaire)


- Contacter les plateaux techniques

- Identifier avec l’investigateur principal les collaborateurs pour les convier à la visite de mise en place

- S’assurer que la faisabilité dans le centre est toujours d’actualité (nombre de recherches menées, études concurrentielles au sein du centre, potentiel patient…)

- Identifier les personnes référentes de la recherche dans les centres (interlocuteur privilégié)

- prévoir l’organisation logistique pour l’installation des logiciels (droits administrateurs, poste d’installation, version compatible, CD-Rom,…..)

Préparation de la mise en place - Prise de RDV (1/2)


Le promoteur (l’ARC) envoie un courrier /mail de

confirmation de mise en place qui doit comporter :

◦ le lieu, la date et l’heure de la mise en place

◦ l’ordre du jour de la visite

◦ le nom des personnes devant être présentes

Préparation de la mise en place - Prise de RDV (2/2)


Au cours de la visite l’ARC doit s’assurer :

de la présence de l’investigateur principal lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en place

de la présence de toute personne du centre

impliquée dans l’essai clinique :

- IRC / TEC

- pharmacien ou responsable de la matériovigilance (si essai impliquant un médicament ou DM )

Visite de Mise en Place – Déroulement (1/13)


Au cours de la MEP sont présentés :

Le protocole de la recherche

Les critères d'éligibilité

Les objectifs de l’étude

Les critères d’évaluation

Le déroulement de l‘étude



Procédure d’obtention et de recueil du consentement avec présentation du formulaire d’information et de

consentement à l’appui pour mode de remplissage La procédure de randomisation et outils (test en direct)

Les traitements / DM du protocole / techniques

chirurgicales évalués et leur administration/utilisation dans le cadre du protocole

Autre matériel de l’étude (ex: kits de prélèvements, avec matériel d’envoi et procédures)

Les examens spécifiques de la recherche


Les documents spécifiques de l’étude :

Fax d’inclusion

Les documents en rapports avec le circuit pharmaceutique

(ex : fiches de reconstitution - ordonnances – registre de comptabilité – dotations - destruction… = tous les documents de traçabilité)

Les documents relatif aux autres circuits nécessaires au déroulement de la recherche (ex : prélèvements, …)



La gestion des EIG (délais, formulaires de déclaration…)

La gestion des arrêts de traitement, de levée d’insu, de

de sorties d’étude

le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de recueil et de correction des données

Inscription des patients sur le fichier national des personnes (si applicable)

Responsabilités des investigateurs et peines encourues en cas de manquement



Au cours de la MEP faire signer les documents réglementaires et issus des POS :

1- Engagement de responsabilité

2- Page de signature du protocole

3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT)

3’- Rassembler les CV datés et signés de l’ensemble des collaborateurs

4 – Registre de Monitoring

5 – Liste d’émargement



4.1.5. L’investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les

fonctions respectives des différents membresde l’équipe à qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur compétence.

Chaque collaborateur de l’investigateur établit un curriculum vitae daté et signé et le tient à jour.

1.9. Collaborateur de l’investigateur : Toute personne désignée par écrit par l’investigateur dans un lieu de

recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette recherche.

Cette personne peut être un médecin ou non.




DIU CP /IRC TEC- Cours du 29/01/16

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Présentation du classeur investigateur : 1/ documents initiaux

Protocole, Brochure investigateur, note d'information et

de consentement patient

Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente)

Convention financière

Circuit pharmaceutique (ordonnance…)

Procédure de levée d’aveugle

Procédure de déclaration des EIG

Courrier au directeur d’Hôpital / Pharmacie



2/documents évolutifs:

Certificat d’accréditation des laboratoires et Normes biologiques pour tous les examens pratiqués

CV

Liste de screening

Liste d’identification des patients inclus

Registre des éligibles non inclus

Correspondance avec le promoteur

Registre de Monitoring



Il s’agit également lors de cette visite :

Informer des règles d’archivage des documents en fin

d’étude

d’expliquer aux investigateurs le déroulement des

visites de monitoring qui suivront

confirmer l’adhésion du centre au protocole

de sensibiliser le centre aux possibilités d’audit et d’inspection



Présenter le circuit

Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée d’aveugle…)

Faire signer un registre de monitoring

Remise d’un classeur site pharmacie


Pharmacie


Après la mise en place, l’ARC :

Rédige son rapport de MEP qui sera relu et signé par le

chef de projet, coordinateur en fonction des POS du promoteur,

Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est archivée dans le classeur investigateur, après signature de l’investigateur principal)

Répond aux questions posées lors de la MEP

Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de l’étude

Visite de Mise en Place – Actions post-visite


Cette visite est une visite essentielle qui

doit être minutieusement préparée par tous

afin de permettre :

la déclaration officielle de l’ouverture du centre

le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s)

T0 + 1


Elabore

◦ Des procédures, le plan de monitoring

◦ Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs

Etablit ◦ Des plannings et calendrier d’avancement ◦ Des tableaux de reporting ◦ Des formulaires : rapports, check list ◦ Lit, corrige et valide les rapports ◦ Prépare des newsletter, mailing ◦ Coordonne l’activité des ARCs

◦ Participe aux visites de MEP