Préface.................................................................................................1. ACCES A L’APPLICATION ABSENTEISME............................................4

1.1 Définition des utilisateurs............................................................41.2 Le token “fonctionnaire”.............................................................41.3 Comment se loguer dans l’application Absentéisme.....................5

2. DONNEES RELATIVES AU PERSONNEL – ONGLET “AGENT”................102.1 Création d’un nouvel agent........................................................102.2 Modification des données du personnel dans l’application web...132.3 Visualisation des données du personnel dans l’application web...152.4 Association d’un agent..............................................................15

3. LES DONNEES CONCERNANT UNE ABSENCE – ONGLET « ABSENCE ». .163.1 Enregistrement d’une absence...................................................16 DURÉE DE L’ABSENCE:.............................................................17 ADRESSE DE CONTRÔLE:..........................................................17

UTILISATION DE L’APPLICATION ABSENTEISMEMANUEL POUR LES ADMINISTRATIONS

28 avril 2009Chers Utilisateurs, Chères Utilisatrices,

Vous trouverez dans les pages suivantes une nouvelle version du manuel d’utilisation de l’application Absentéisme.

Ce nouveau document est le fruit de l’expérience acquise par les utilisateurs de l’application Absentéisme, tant du côté des Administrations que du Team Absentéisme de Médex.

Nous avons essayé de le rendre clair, simple et compréhensible.

La partie explicative, quant à elle, commence avec les procédures d’obtention des droits d’accès et se termine par différents chapitres relatifs à la signalisation des problèmes qui pourraient surgir en cours d’utilisation de l’application, avec une nomenclature des codes d’erreurs, ainsi qu’une annexe consacrée à l’introduction des données du personnel.Enfin, nous avons inséré un maximum de copies d’écrans numérotées, afin que vous puissiez visualiser concrètement l’endroit de l’application concerné. N’oubliez pas, le cas échéant, de dérouler la page vers le bas.

En outre, nous l’avons voulu évolutif .

En effet, il sera mis régulièrement à jour pour intégrer les nouveaux développements informatiques qui interviendront dans le futur, et tiendra compte de vos remarques et suggestions.Et chaque version sera clairement identifiable, la dernière version servant seule de référence.

N’hésitez donc pas à rester en contact avec nous à travers nos différentes adresses :Boîte mail: absenteisme@medex.belgique.be

Adresse postale : Medex service AbsentéismePlace Victor Horta 40 bte 10 1060 BrusselTél. Contactcenter SPF SPSCAE: 02/ 524 97 97Bien à vous,

Le Team Absentéisme

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TYPE D’ABSENCE (Pour une explication détaillée sur chaque type, voir pag.22)....................................................................................17 PROLONGATION:.....................................................................17REMARQUES :..................................................................................20 Date de début et de fin de l’absence :......................................20 Durée de l’absence:.................................................................21 Prolongation...........................................................................21 Reprise du travail anticipée.....................................................22 Type d’absence:......................................................................22 Date et heure de l’enregistrement..........................................25 Champ « Adresse de contrôle »................................................253.2 Modification des données relatives à l’absence d’une personne...273.3 Visualisation des absences........................................................29

4. DEMANDE DE CONTRÔLE – ONGLET “CONTRÔLE».............................314.1 Demande de contrôle via l’application web.................................324.2 Annulation d’une demande de contrôle......................................364.3 Visualisation des dossiers de contrôle........................................384.4 Résultat de la demande de contrôle............................................404.5 L’agent ne se présente pas au cabinet du médecin, sans en indiquer la raison............................................................................414.6 L’agent ne se présente pas, mais indique une raison..................414.7 Le contrôle n’a pas été effectué.................................................424.8 Adresse erronée.......................................................................424.9 L’agent est d’accord ou ne l’est pas..........................................434.10 La procédure en appel.............................................................43

5. VISUALISATION DES CERTIFICATS MÉDICAUX – ONGLET “CERTIFICATS”.........................................................................................................446. BLOCAGE DES CONTRÔLES NON DÉSIRÉS........................................49

6. 1. par les médecins-contrôleurs...................................................496.2. par la Commission des pensions................................................496.3. par le Centre Médical................................................................49

7. AUTRES LIENS FIGURANT SUR L’ECRAN DE DEPART DE L’APPLICATION.........................................................................................................50

7.1 Gestion des utilisateurs:............................................................507.2 Consultation du manuel des utilisateurs:....................................507.3 Communication d’un problème – par l’administration:.................507.4 Communication d’un problème – par un médecin:.......................507.5 Les Rapports:............................................................................507.6 Documentation :........................................................................507.7 Problèmes de communication :...................................................507.8 REMARQUE IMPORTANTE:..........................................................51

8 ANNEXE 1: STATUT DE L’ABSENCE...................................................529 ANNEXE 2: Procédure à suivre en cas de changement d’ administration..........54

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Chaque fois que le mot “fonctionnaire” ou “agent” aura été utilisé, veuillez comprendre qu’il s’agit d’un fonctionnaire de sexe masculin ou de sexe féminin. De même, le terme “médecin-contrôleur” est utilisé tant pour un médecin de sexe féminin que de sexe masculin. Pour la facilité, nous avons utilisé la forme du masculin pour désigner l’un ou l’autre.

1. ACCES A L’APPLICATION ABSENTEISME L’application absentéisme est accessible via le site www.health.belgium.be/absenteisme.

1.1 Définition des utilisateurs

Chaque Administration aura déterminé quelles sont les personnes qui recevront les droits qui leur sont dévolus. Votre gestionnaire des utilisateurs vous donnera accès et déterminera vos rôles au sein du système (utilisateur, administrateur,…). Voir aussi, sur la page d’accueil, le « Manuel destiné aux gestionnaires des utilisateurs.N’oubliez pas également de prévoir un deuxième gestionnaire des utilisateurs, et ce cas de vacances, etc.Il est également conseillé d’indiquer plusieurs personnes pour chaque rôle (C’est important pour assurer la continuité de l’introduction des données)

1.2 Le token “fonctionnaire”

Le token est un petit document au format d’une carte bancaire, qui contient 24 codes personnels. Ce token doit faire l’objet d’une demande auprès du responsable de la Sécurité de votre administration et il vous sera transmis par courrier postal. Le token est utilisé pour renforcer votre authentification sur le portail, ainsi que pour vous permettre d’accéder aux services en ligne sécurisés que ce portail propose.Vous n’aurez accès au système que si vous disposez d’un token fonctionnaire.

Votre responsable de la sécurité vous remettra le formulaire de demande et vous aidera à vous enregistrer sur le site http://www.belgium.be. Sur ce site, il vous suffira de vous enregistrer en tant qu’utilisateur, un token citoyen n’étant pas nécessaire.Si néanmoins vous disposiez déjà d’un tel token, vous ne devrez pas vous faire enregistrer une nouvelle fois, puisque vous avez déjà votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.Si vous ne deviez pas connaître votre administrateur de la sécurité, vous pourrez consulter la liste suivante:

http://www.fedweb.belgium.be/fr/services_en_ligne/gestionnaires_de_securite/index.jspVeuillez donc vous adresser au Fedict dans la mesure où vous éprouveriez des difficultés à vous connecter avec votre token.Le numéro de téléphone du Helpdesk de Fedict est le 078/150312(FR) ou 078/150311 (NL).

1.3 Comment se loguer dans l’application AbsentéismeAllez sur http://www.health.belgium.be/absenteismeVous accéderez à la page suivante: ECRAN 1

3

Eventuellement, vous sélectionnerez dans le coin supérieur gauche la langue qui vous convient en cliquant sur FR.Cliquez sur le lien “Veuillez vous identifier d’abord ici” qui se situe au dessus de l’écran

ECRAN 2

Vous obtiendrez l’écran n° 3 ; ne tenez pas compte des avertissements qui vous sont proposés au niveau de la sécurité.

ECRAN 3

4

Cliquez ensuite sur « continue to this website »(not recommended)

ECRAN 4

A la question : do you want to display the nonsecure items ?Cliquez sur “no” ( Ceci n’apparaît que sur les PC les plus récents)

ECRAN 5

5

Au moyen d’un clic, sélectionnez “token fonctionnaire”Vous obtiendrez alors l’écran suivant:

ECRAN 6

Introduisez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe (qui correspondent à votre enregistrement sur www.belgium.be).

ECRAN 7

6

Ensuite, le système vous demandera d’introduire un code figurant sur le token.(voir page 4)Dans la mesure où vous auriez commis trois fois une erreur dans l’introduction du code du token, l’accès à l’application vous sera refusé pendant une heure, et ce pour des raisons de sécurité.Vous trouverez davantage de précisions via les liens qui figurent aux écrans 6 et 7 : « je ne me souviens pas de mon mot de passe » - « je n’ai pas d’identifiant/mot de passe » - « Questions fréquemment posées ».

ECRAN 8

Vous reviendrez à l’écran de départ.Utilisez le deuxième lien “Accéder à l’absentéisme”

Vous obtiendrez l’écran suivant

ECRAN 9

7

Sous   AGENT , vous gérerez les données du personnel, l’information sur le travail et visualiserez un blocage éventuel.

Sous   ABSENCE , ce sont les absences qui sont mises à jour, que ce soit manuellement ou de façon automatique.Sous l’onglet CONTRÔLE   vous pourrez demander un contrôle « ad hoc » pour une absence déterminée.

Sous l’onglet CERTIFICAT   vous pourrez retrouver les données relatives au certificat qui aura été introduit par le centre médical concerné.2. DONNEES RELATIVES AU PERSONNEL – ONGLET “AGENT”Ici, vous ne ferez pas qu’introduire les données de vos nouveaux agents; le cas échéant, vous procéderez à leur adaptation et indiquerez la date à laquelle une personne aura quitté le service.Ces données pourront être soit transférées via un fichier interne “PERSON” (cfr la “Upload PERSON procedure “ qui figure sur la page d’accueil de l’application : https://portal.health.fgov.be/images/absenteisme/Absenteisme-UploadPERSONprocedure-VN-v05.doc) vers Medex Absentéisme (lorsqu’il s’agit d’un grand nombre de personnes), soit introduites manuellement dans l’application elle-même (ceci est la manière de travailler qui vous est conseillée en cas de modifications urgentes ainsi que pour de petites administrations).

ECRAN 10

2.1 Création d’un nouvel agentLa création d’un agent est une phase essentielle  qui devra s’effectuer de la manière la plus ponctuelle, la plus exacte et la plus juste possible.

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Les champs relatifs aux données du personnel sont décrits plus avant au point 2.3 du document Upload PERSON procedure, que vous trouverez sur la page d’accueil de l’application.

Pour l’introduction des données du personnel au moyen de l’application web, cliquez sur « agent », puis sur « créer » .

Les champs comportant un * devront être remplis impérativement.

Il est également utile (mais pas indispensable) d’indiquer un numéro de contact et une adresse e-mail pour chaque membre du personnel concerné. Ceci facilitera les contacts ultérieurs nécessaires à éclaircir la situation des intéressé(e)s.

Le n° de registre national devra être introduit sans séparateur, c’est-à-dire sans espaces ni points, virgules, tirets, etc.ECRAN 11

Pour ajouter l’adresse de la « personne », cliquez sur « Créer une adresse ». Vous obtiendrez l’écran ci-dessous, Introduisez-y les données nécessaires.

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ECRAN 12

Cliquez sur « OK » si vous souhaitez poursuivre. Vous reviendrez l’écran « Création d’un agent ». Ci-dessous, vous verrez que les données relatives à l’adresse ont été ajoutées.ECRAN 13

Attention : veuillez faire une distinction claire entre les 3 types d’adresses possibles : domicile, lieu de résidence et adresse de contrôle.Le domicile est l’adresse où quelqu’un est domicilié (inscrit à la commune où à la ville).L’adresse de résidence est l’adresse où une personne réside réellement lorsqu’elle n’est pas à son domicile.L’adresse de contrôle est celle où une personne séjourne pendant sa maladie (par ex , dans la famille, afin d’être soignée) et où un contrôle éventuel pourra avoir lieu.

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Lorsque les données sont introduites de cette façon, le médecin sera dirigé vers l’adresse de contrôle, sinon il le sera vers l’adresse de résidence et, à défaut d’une adresse de contrôle et d’une adresse de résidence, vers l’adresse du domicile.Veuillez ne jamais indiquer l’adresse d’un hôpital en tant qu’adresse de contrôle ou adresse de résidenceIl n’est pas question que nos médecins-contrôleurs se présentent dans un hôpital. Il faut éviter les contrôles inutiles! ! Pour une personne résidant à l’étranger, il faudra introduire son adresse de résidence à l’étranger, faute de quoi un médecin-contrôleur pourra être envoyé inutilement à son domicile en Belgique. Pendant leur séjour à l’étranger, ces personnes ne pourront pas être contrôlées.

2.2 Modification des données du personnel dans l’application webPour modifier des données du personnel, faites-le également via l’onglet « AGENT ». Sous l’onglet « AGENT », vous choisirez dans le menu de gauche l’option « Modifier ». Vous rechercherez alors le membre du personnel concerné via l’écran « Recherche d’un agent ». La recherche se fera au mieux via le n° de registre national ou via le nom et le prénom. Lorsque vous n’êtes pas sûr de l’orthographe ou que vous supposez qu’il faudra utiliser un accent ou tout autre caractère spécial, il suffira d’introduire une partie du nom. Ici, on ne pourra pas utiliser de symboles (par ex. ‘*’) pour représenter le reste du nom. N’introduisez donc pas ‘Dieri’ si vous ne savez pas s’il s’agit de ‘Dierickx’ ou de ‘Dierix’.

Si plusieurs personnes correspondent à vos critères de recherche, vous verrez une liste apparaître, dans laquelle vous pourrez sélectionner la personne exacte au moyen d’un clic.(Eventuellement, vous pourrez effectuer la recherche sur la base de son adresse e-mail ou de son numéro de téléphone, mais ces données ne sont pas toujours connues dans le système. Il se pourrait donc que vous n’obteniez aucun résultat sur la base des critères de recherche précités).Cliquez sur « Lancer la recherche »

ECRAN 14

Vous obtiendrez alors l’écran suivant:

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ECRAN 15

Le résultat de votre requête apparaîtra dans le tableau « résultat de la recherche ». Soit vous verrez apparaître la personne exacte, soit vous verrez apparaître une liste reprenant plusieurs personnes qui correspondent à vos critères de recherche. Choisissez au moyen d’un clic la personne ad hoc et confirmez via « Sélectionner ». Si personne ne correspond à vos critères de recherche, vous obtiendrez le message d’erreur suivant “Erreur(s) constatée(s): l’agent recherché n’existe pas”.Vous aboutirez dans l’écran « Détail d’un agent ». Vous pourrez y effectuer les adaptations nécessaires et sauver le tout via « Sauvegarder » ; sinon, cliquez sur « Annuler ».ECRAN 16

ECRAN 16 suite

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REMARQUE IMPORTANTE:N’oubliez pas d’adapter les données des membres de votre personnel qui ne sont plus actifs (que ce soit temporairement ou non) au sein de votre administration: modifiez dans ce cas la date de fin du “contrat” et le statut (cfr. tableau en annexe 1).

2.3 Visualisation des données du personnel dans l’application webSi vous souhaitez visualiser les données d’un membre du personnel, vous pourrez toujours le faire via le menu « Visualiser » sous « AGENT ». Pour ce faire, vous devrez tout d’abord rechercher la personne concernée (cfr. 2.2) et vous pourrez ensuite consulter les données relatives à l’intéressé(e).

2.4 Association d’un agentL’association d’un agent intervient principalement quand il passe d’une administration à une autre. L’administration précédente devra indiquer dans l’application que la personne concernée n’est plus active chez eux par une modification du statut et l’introduction d’une date de fin de « contrat » ; la nouvelle administration associera l’agent concerné et introduira les nouvelles données professionnelles.Vous devrez également associer une personne qui travaille à mi-temps dans deux administrations.Vous trouverez la manière exacte de procéder dans la procédure détaillée reprise en annexe 2, qui a été élaborée par le service ICT.

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3. LES DONNEES CONCERNANT UNE ABSENCE – ONGLET «   ABSENCE   » Ces données pourront être soit transférées via un fichier interne “PERSON” (cfr la “Upload ABSENCE procedure “ qui figure sur la page d’accueil de l’application : https://portal.health.fgov.be/images/absenteisme/Absenteisme-UploadABSENCEprocedure-FR-v03.doc) vers Medex Absenteisme (lorsqu’il s’agit journellement d’un grand nombre de personnes), soit introduites manuellement dans l’application elle-même (ceci est la manière de travailler qui vous est conseillée pour de petites administrations). Dans les deux cas, les absences devront être en notre possession avant 9u30.L’application ne gère pas le capital de jours de maladie des agents statutaires, elle ne gère pas non plus les périodes pour lesquelles les contractuels au droit au salaire mensuel garanti.3.1 Enregistrement d’une absenceC’est en fonction des déclarations d’absence d’une personne que vous enregistrerez les absences.Il est très important que toutes les absences soient introduites de manière ponctuelle et correcte. Ce faisant, votre administration ne recevra pas seulement une image correcte de son absentéisme via les rapports disponibles, elle contribuera au calcul uniforme du facteur Bradford pour chacun de ses membres. (pour davantage d’explications sur le facteur Bradford, voir page 33)Chaque administration aura déterminé la manière selon laquelle son personnel devra communiquer ses absences : via un call-center, par une communication directe au chef de service, via un système d’introduction automatique par téléphone, un répondeur téléphonique…Certaines personnes handicapées ont l’autorisation d’utiliser d’autres moyens (par ex., utilisation d’un fax pour une personne handicapée de l’ouïe)

Il est FAUX de croire que, ce faisant, on signale son absence directement à Medex. De nombreuses personnes croient, à tort, qu’il en est ainsi.

Petite suggestion: établissez une liste reprenant les questions-types que vous devez poser à la personne concernée afin de compléter facilement l’écran d’enregistrement des absences :

1. Nom et prénom2. Numéro du Registre national3. Administration, département, service4. Date du début de l’absence5. Durée de l’absence : un seul jour ou plusieurs jours ?6. S’agit-il d’ une prolongation ou pas ?7. Les sorties sont-elles autorisées ?8. Type d’absence : maladie, accident du travail, hospitalisation……9. Quelles sont, le cas échéant, l’adresse ou les adresses de contrôle (Ici aussi, mentionnez

aussi chaque fois la période (date de début et de fin) lorsque l’absent y séjourne, il doit toujurs s’agir de jours entiers)! Vous ne pouvez pas poser de questions qui violeraient le secret médical. C’est ainsi que vous ne pouvez pas, par ex., demander dans quelle institution la personne a été admise où de quelle affection elle souffre.

REMARQUES IMPORTANTES: DURÉE DE L’ABSENCE:

Si le médecin traitant n’a pas encore pu se prononcer sur la durée de l’absence, on introduira provisoirement 1 jour d’absence; aussitôt que vous serez informé de la durée réelle, la maladie d’un jour (provisoire) pourra, le cas échéant, être modifiée en absence de plusieurs jours. N’introduisez-donc ici aucune seconde absence pour la période complémentaire.

ADRESSE DE CONTRÔLE: L’adresse de contrôle est le lieu où le médecin contrôleur sera envoyé lorsqu’un contrôle lui est attribué. Il peut s’agir d’un lieu de séjour temporaire qui n’est ni le domicile, ni l’adresse de séjour, (par ex., lorsque la personne loge chez des parents ou des amis afin d’y être soigné) : vous devrez alors introduire les données de l’adresse de contrôle Aucun hôpital ne peut figurer en tant qu’adresse de contrôle . La personne qui séjourne dans un hôpital recevra le type d’absence « hospitalisation », parce que l’on ne contrôle pas les hospitalisations.

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TYPE D’ABSENCE (Pour une explication détaillée sur chaque type, voir pag.22)Lors de l’attribution ou non d’une mission de contrôle, c’est le type d’absence qui joue un rôle important:En tant qu’administration, vous pourrez introduire l’un des types d’absences suivant: Absence à charge de la mutuelle: pas contrôlable Accident du travail: pas contrôlable Maladie professionnelle: pas contrôlable Erreur d’encodage(°):pas contrôlable Hospitalisation: pas contrôlable Eloignement du lieu de travail: pas contrôlable Maladie: contrôlable Maladie due à la grossesse: contrôlable Congé de maternité: pas contrôlable(°) vu qu’il est impossible par après de retirer de l’application toute absence qui y aura été

introduite, les absences introduites à tort ne pourront être modifiée qu’en “erreur d’encodage”

PROLONGATION: La prolongation d’une maladie n’est pas contrôlée non plus une nouvelle fois dans le cas de la prolongation de la même maladie, dans la mesure où, pendant la première période de l’absence, un contrôle a déjà eu lieu, à moins que le médecin contrôleur n’en décide autrement lors de sa première visite, de sorte qu’un contrôle peut encore avoir lieu en cas de prolongation.

Comment introduit-on une absence manuellement ? Choisissez l’onglet “absence” et cliquez à gauche sur “créer”.ECRAN 17

ECRAN 18

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La première étape consiste à rechercher dans ‘l’application le membre du personnel concerné. Ceci se fera à l’aide de l’écran “Recherche d’un agent” (pour plus de détails, voir aussi le point 2.2).

La recherche se fera de préférence sur le numéro national, le nom et le prénom ou une combinaison des deux. Lorsque vous n’êtes pas sûr de l’orthographe ou que vous supposez qu’il faudra utiliser un accent ou tout autre caractère spécial, il suffira d’introduire une partie du nom. Ici, on ne pourra pas utiliser de symboles (par ex. ‘*’) pour représenter le reste du nom.

Cliquez sur « Lancer la recherche ».Vous obtiendrez alors l’écran suivant :

ECRAN 19

Les résultats de vos recherches apparaîtront dans le tableau « Résultat de la Recherche». Si plusieurs personnes correspondent à vos critères de sélection, vous obtiendrez alors une liste aves diverses possibilitésPour sélectionner la personne concernée, cochez-la puis cliquez sur “Sélectionner”;Suggestion: le nom et le n° de registre national apparaissent toujours en haut à droite, de sorte que vous saurez toujours dans quelle partie du dossier vous êtes en train de travailler.ECRAN 20

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Les champs qui comportent un * doivent être complétés impérativement.C’est au point 2.3. du document “Upload ABSENCE procedure” qui se trouve sur la page d’accueil de l’application (https://portal.health.fgov.be/images/absenteisme/Absenteisme-UploadABSENCEprocedure-FR-v03.doc) que vous trouverez une description de ces champs.C’est donc sur la base de la signification de l’absence par téléphone que vous compléterez les champs demandés.Ces données sont indispensables pour garantir une exécution efficace des contrôles.Attention: ce n’est que si vous enregistrez les déclarations d’absence avant 9h30 que le contrôle pourra encore générer des contrôles at random ou Bradford. Les demandes pour un contrôle ad hoc relatif à une absence d’un jour pourra néanmoins encore avoir lieu jusqu’à13h30 (voir plus avant page…).REMARQUES : !: Lors de l’établissement des missions de contrôle, il faudra tenir compte de ce qu’aussitôt

qu’un certificat couvrant la période d’absence correpondante aura été introduit par le centre médical, certaines données du certificat (durée de l’absence, type d’absence, prolongation) primeront sur celles des déclarations d’absence

Ex: sous l’onglet “absence, une personne est enregistrée avec un type d’absence “maladie”, mais, par erreur, le centre médical introduira par erreur (due à une faute d’attention lors du déroulement du menu) le type d’absence “congé de maternité” : étant donné que ce sont les données du certificat qui l’emportent, aucun contrôle ne sera généré suite à cette erreur.L’inverse peut également se produire. On aura introduit “hospitalisation” en tant que type d’absence dans l’onglet “absence”, mais, sur le certificat, aucune mention n’en a été faite, de sorte que le centre médical introduira “maladie” comme type d’absence. Dans ce cas, l’application générera quand même un contrôlepuisque les données du certificat sont déterminantes. C’est ainsi que le médecin-contrôleur sera dirigé par erreur vers quelqu’un qui est hospitalisé ou qui vient de rentrer de l’hôpital. Ceci n’est apprécié ni de l’intéressé, ni du médecin-contrôleur. Dans le contexte d’une service de nuit, qui commence avant minuit et se

termine après minuit, on pourra introduire l’absence le lendemain dans l’application. Ex: l’absence d’une personne dont le jour de travail commence à 20h pourra être introduite le lendemain jusqu’à 9h30. Cette personne pourra être contrôlée jusqu’à 20h. En tout cas, un contrôle ne pourra avoir lieu qu’entre 8h et 20h, tandis que les demandes de contrôle ne pourront être générées qu’à partir de 9h30.

Date de début et de fin de l’absence :sous la forme JJ/MM/AAAA comme par ex. 28/02/2008 L’utilisation des icônes représentant un calendrier facilite davantage le travail.

Il y a deux possibilités:Si vous introduisez à la fois tant la date de début que celle de fin d’absence, la «  durée de l’absence » sera ajoutée automatiquement après que vous aurez cliqué sur « sauvegarder »Si vous introduisez la date de début et la durée de l’absence, la « date de fin » sera ajoutée automatiquement après que vous aurez cliqué sur « sauvegarder » ;

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Si l’on indique à la fois la date de commencement et la date de fin conjointement avec la durée, et que la durée n’est pas correcte, le message d’erreur suivant apparaîtra: “Erreur(s) détectée(s) : la durée de l’absence n’est pas égale à la différence entre la date de début et la date de fin de l’absence – veuillez corriger ! »Attention : pour un jour, on compte en fait 24h, et non la durée d’une journée de travail.

Si la personne concernée n’a pas encore consulté son médecin traitant, et n’est pas encore en mesure de communiquer combien de temps son absence durera, vous n’indiquerez que la date de début et n’introduirez qu’un seul jour dans « durée ».Après que la personne concernée aura consulté son médecin traitant, elle devra à nouveau vous en avertir, et vous pourrez modifier l’absence d’un jour pour l’adapter en fonction du nombre de jours correct et modifier ainsi la date de fin (dans ce cas, on n’introduira pas de période supplémentaire en tant que prolongation)Ex: une personne se déclare absente pour un jour le vendredi matin le 12 décembre 2008. Vous introduisez alors un jour de maladie. L’après-midi, cette personne vous rappelle, après qu’elle ait été consulter son médecin traitant, en signalant qu’elle sera encore malade jusqu’au mercredi suivant inclus. Dans l’application, vous modifierez le premier jour en 6 jours jusqu’au mercredi 17 décembre, pour couvrir le vendredi, le lundi, le mardi et le mercredi.Vous ne pourrez pas créer de nouvelle absence de 3 jours comme prolongation de ce premier jour! Dans la mesure où vous ne cocheriez pas qu’il s’agit d’une prolongation, on ne pourra pas exclure que l’intéressé soit contrôlé deux fois.

Suggestion : pour un jour, on sous-entend 24h. Durée de l’absence:sera exprimée en jours calendrier! ‘Et PAS en jours ouvrables).

Veuillez respecter la durée totale de l’absence; il vous est interdit de la découper ou de la réduire.Ex. 1: avant et après un long week-end, il vous est interdit de saucissonner l’absence, donc, on n’aura pas: du 17 au 21 mars avec une prolongation du 25 au28 mars (le week-end pascal de 2008 étant tombé entre ces dates); on aura bien: en une seule fois du17 jusqu’au 28 mars 2008 inclus.Ex. 2 Une absence qui s’étend sur deux années calendrier ne pourra pas non plus être saucissonnée:on n’aura donc pas du 29 au 31 décembre avec prolongation du 1er janvier au 5 janvier, mais bien en une fois du 29 décembre au 5 janvier. Ex. 3: en cas de travail à temps partiel, c’est la période entière qui devra être introduite intégralement et sans saucissonnage: pour une personne qui ne travaille pas le mercredi en raison d’un 4/5 et est malade du lundi jusqu’au vendredi y compris, on devra introduire une période d’absence de 5 jours (soit du lundi au vendredi y compris). De toute façon, on peut toujours être contrôlé pendant des périodes entières de maladie, et pas seulement les jours où l’on doit aller travailler. Dans les rapports, les absences de ceux qui, en raison de leur régime de travail, n’ont pas de prestations entières, ne sont comptabilisées qu’au pro-rata. Dans l’exemple ci-dessus, on aura 5 jours x 0.8 = 4 jours d’absence.

Prolongation Dans l’application, on part du principe qu’il n’est pas question de prolongation; s’il s’agit bien de la prolongation d’une absence précédente, il vous faudra cocher la case “prolongation”. Dans le cas d’une prolongation, il s’agira d’un même type d’absence (avec le même diagnostic et la même raison).Attention: en raison du secret médical, vous ne pourrez pas demander à l’intéressé de vous communiquer le diagnostic. Dans le doute, vous pourrez toujours vous adresser à Medex, et, dans la mesure où les certificats y ont déjà été reçus, on pourra vous confirmer qu’il s’agit ou non du même diagnostic, sans entrer dans les détails.Si quelqu’un est victime d’une rechute dans les dix jours, pour le même diagnostic, ceci pourra aussi être considéré comme étant une prolongation.

Reprise du travail anticipéeLorsque le membre du personnel absent qui, à son initiative ou sur l’indication du médecin-contrôleur, reprend le travail de manière anticipée, il vous incombera de l’indiquer dans l’application : introduisez la date de la reprise anticipée du travail ainsi que la raison (volontairement, parce que l’intéressé se sent suffisamment guéri, ou de manière obligatoire après un contrôle).

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Vous ne pourrez donc pas modifier la date originale de fin d’absence, de sorte que Medex pourra calculer la différence avec la date de reprise anticipée. Ce n’est que lorsque quelqu’un tombe à nouveau malade pendant la période de reprise que l’on pourra réduire la première période de maladie, et créer une nouvelle période pour la seconde.Ex : quelqu’un est absent du 1er au 21 avril inclus. Si cette personne reprend anticipativement le 14 avril, vous enregistrerez cette date à laquelle le travail a été repris. Si l’intéressé(e) se déclare à nouveau malade le 17 avril, vous modifierez la date de fin de son absence précédente (vous changerez le 21/04 en 16/04 et vous enregistrerez une nouvelle période d’absence qui commencera le 17/04.

Type d’absence:

Remarque : en tant qu’administration, vous disposerez, pour le type d’absence, d’un choix plus restreint que celui dont disposent les centres médicaux; en effet, ceux-ci peuvent, après une décision formelle, introduire dans l’onglet “certificat” les autres types d’absence (disponibilité, prophylaxie, prestations réduites, maladie grave et de longue durée).C’est pourquoi, lorsque vous visualisez un certificat, il est possible que vous trouviez un autre type d’absence que celui que vous avez-vous-même introduit en tant qu’administration

- Absence à charge de la mutualité: après une certaine période de maladie (la plupart du temps 14 jours pour un ouvrier et 30 jours pour un employé), les contractuel tombent à charge de la mutualité. Le contrôle ne sera donc, en principe, pas effectué par le médecin de Medex, à condition que ce type d’absence soit mentionné tel quel sur les certificats médicaux. - Accident du travail: lors de la déclaration, l’absence sera introduite en tant qu’”accident du travail”. Dès lors que l’accident ne serait pas reconnu en tant qu’accident du travail, vous devrez alors transformer l’absence en « maladie ». - Maladie professionnelle: si vous supposez une maladie professionnelle, celle-ci pourra être introduite dans l’onglet “absence” entant que “maladie professionnelle”. Le Centre médical, quant à lui, introduira les certificats y-relatifs en tant que maladie, jusqu’au moment où la reconnaissance de la maladie professionnelle aura eu lieu. Ce sont les médecins de Medex qui statuent sur la reconnaissance en tant que maladie professionnelle. Votre administration sera informée par écrit de cette décision. Si aucune reconnaissance ne devait suivre, vous devrez modifier le type d’absence en “maladie’.Quant à la décision en tant que telle, un contrôle pourra avoir lieu en fonction du type d’absence “maladie” du certificat. Actuellement, il n’y a pas encore d’autre solution. - Disponibilité: lorsque le capital de jours de maladie a été épuisé, la personne concernée est placée en disponibilité par la Commission des pensions; celle-ci veillera, via l’application, à ce que les contrôles soient bloqués à partir de la signification de la décision.´Dans l’application, ce type d’absence n’apparaît plus dans le menu déroulant destiné aux administrations ; la disponibilité ne peut être enregistrée que par la Commission des Pensions.

- Erreur d’encodage: si, après avoir sauvé les données, vous constatez que vous avez commis une erreur (par ex., vous n’avez pas déclarée absente la bonne personne), le système ne permettra pas d’éliminer cette introduction. Néanmoins, il existe la possibilité de transformer ce type d’absence en « erreur d’encodage » (ceci se trouve dans le menu déroulant ). Par après, vous devrez à nouveau introduire l’absence exacte.De même, si vous deviez avoir introduit une mauvaise date de début, le système ne vous autorisera pas d’apporter de correction; vous devrez modifier cette déclaration d’absence en erreur d’encodage, après quoi vous pourrez procéder à un encodage correct. Lors de l’attribution de contrôles, le système ne tiendra pas compte, pour le calcul du facteur Bradford, ou pour les statistiques, des absences où le type d’absence “erreur d’encodage” apparaît.Lorsque la faute se situe au niveau du type d’absence (par ex., vous introduisez par erreur “accident du travail” au lieu de maladie), le système vous permettra néanmoins de corriger immédiatement le type d’absence.

- Hospitalisation: une période d’absence pendant laquelle une personne est hospitalisée ou séjourne dans une institution pourra être considérée intégralement comme étant une hospitalisation, même si elle précédée d’une courte période de préparation et/ou suivie

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d’une période de revalidation. L’absence d’une personne qui est hospitalisée est la plupart du temps justifiée, un contrôle de celle-ci serait superflu.Lorsque cette absence est prolongée pour cause d’une autre revalidation à la maison, on devra néanmoins introduire cette nouvelle période comme étant une maladie. Ce faisant, on pourra vérifier si la période de revalidation est bien en rapport avec la gravité de l’intervention.

Ex.1: La personne qui, étant en maladie de longue durée, est hospitalisée inopinément pendant la même période, ne pourra pas rester dans l’application en tant que “malade”. Le médecin-contrôleur pourrait éventuellement passer en vain au domicile de cette personne tandis qu’elle séjourne à l’hôpital. Dans ce cas, vous devrez découper la période en maladie – hospitalisation-maladie. Ex. 2 Pour une hospitalisation qui ne dure pas aussi longtemps qu’une période d’absence relativement courte (par ex; 2 semaines d’absence dont une semaine d’hospitalisation), l’absence pourra être considérée comme une période complète d’hospitalisation.

! N’indiquez jamais l’adresse d’un hôpital en tant qu’adresse de contrôle.

- Maladie Grave et de longue durée: elle est décidée par la Commission des pensions qui veillera, via l’application, à ce que les contrôles soient bloqués à partir de la signification de la décision.´ Dans l’application, ce type d’absence n’apparaît plus dans le menu déroulant destiné aux administrations ; la disponibilité ne peut être enregistrée que par la Commission des Pensions.

- Prophylaxie: il s’agit d’une absence visant à éviter une contamination sur le lieu de travail. Si c’est l’agent lui-même qui est atteint d’une maladie contagieuse Grave, ceci pourra être introduit en tant que maladie, et un certificat suffira.Si un agent habite sous le même toit qu’une personne qui est atteint d’une maladie contagieuse Grave, l’agent pourra éventuellement obtenir un congé prophylactique afin d’éviter qu’il ne contamine ses collègues. Ceci varie de cas en cas. Le médecin traitant devra contacter Medex afin d’expliquer la situation. Les deux médecins décideront ensemble de ce qu’il faudra faire. (par ex., . administrer une médication ou octroyer une absence pour raisons de prophylaxie.

Dans ce dernier cas, c’est Medex qui introduira le certificat applicable.´Dans l’application, ce type d’absence n’apparaît plus dans le menu déroulant destiné aux administrations ; la prophylaxie ne peut être enregistrée que par le Centre Médical.- Prestations réduites: tout agent statutaire peut, après une période de maladie d’au moins trente jours, reprendre le travail à 50%, 60% of 80% moyennant l’approbation du centre médical compétant, sur la base d’un plan de réintégration établi par son médecin traitant. L’introduction des prestations réduites n’est pas du ressort de l’administration, car le travailleur est par ailleurs présent au travail. Lors de l’acceptation, c’est le Centre médical qui introduira un certificat ad hoc avec le type d’absence « prestations réduites »

- Pour une courte période de maladie, avec un diagnostic entièrement différent, et ce pendant la période de prestations réduites, les prestations réduites pourront continuer à courir. Dans ce cas, vous devrez néanmoins indiquer dans l’application la période de maladie de courte durée. Ex.1 une personne effectue des prestations réduites après une affection cardiaque, mais est absente quelques jours pour cause de grippe. Vous n’introduirez que l’absence pour cause de grippe.- Pour une longue période de maladie, ou pour une absence relevant du même diagnostic que celui qui a donné lieu à l’attribution des prestations réduites, on mettra fin aux prestations réduites.Ex.2: une personne effectue des prestations réduites après une affection gastrique, mais reste entièrement à la maison parce qu’elle ressent à nouveau une gêne importante à l’estomac (ce pourquoi la réintégration n’a pas réussi). Vous devrez désormais introduire l’absence en tant que « maladie »’. Lors de son retour, l’intéressé devra reprendre à temps plein

´ Dans l’application, ce type d’absence n’apparaît plus dans le menu déroulant destiné aux administrations  ; la prophylaxie ne peut être enregistrée que par le Centre Médical.

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- Eloignement du lieu de travail: lorsque le lieu de travail n’est pas sûr pour un individu, pour des raisons médicales; ceci principalement dans le cas d’une grossesse.- Maladie: c’est ce type d’absence qui est le plus souvent utilisé et qui vaut également pour un accident dans la sphère privée;- Maladie due à la grossesse: c’est une absence pendant la grossesse en raison de symptomes ou de complications qui y sont liés.

- Congé de maternité absence de 105 jours dans la période d’accouchement! En déroulant le menu, merci de toujours faire attention à bien sélectionner le type d’absence, de sorte que ce soit le type d’absence exact qui soit sauvegardé

Date et heure de l’enregistrement (normalement, le moment de l’enregistrement de l’absence est indiqué; il vous est cependant loisible d’introduire le moment du signalement de l’absence par téléphone. Par ex : 08:30 (4 chiffres avec toujours un double point comme séparateur, soit HH:MM)

Veillez à ce que, au sein de votre administration, on applique constamment et de manière uniforme la même façon de travailler.

! le système ne génère des contrôles que pour les absences qui sont introduites avant 9h30, et, l’après-midi, il ne génère que des contrôles pour des absences d’un jour à la demande de l’employeur (ad hoc) qui auront été introduites avant 13h30, indépendamment de l’heure d’enregistrement que l’administration a introduite

Champ « Adresse de contrôle »Par défaut, le contrôle éventuel sera effectué au domicile ou, le cas échéant, au lieu de séjour, à condition que cela ait été introduit dans “détail d’un agent”.Si quelqu’un ne séjourne pas à son domicile ni à son lieu de résidence pendant son absence, vous devrez ajouter dans « Adresse de contrôle » cette (ces) adresse(s) temporaire(s) où l’agent réside réellement (p.ex., l’adresse des parents, d’amis, d’une institution ou celle d’une seconde résidence,…)- Mentionnez également chaque fois la durée du séjour à l’adresse de contrôle

temporaire. Ex: pour une personne qui est absente du 17 jusqu’au 21 novembre inclus et qui,le 19 novembre séjournera à une autre adresse, vous devrez introduire cette autre adresse avec le 19 novembre comme date de commencement et le 20 novembre comme date de fin. L’application interprétera ces données comme si l’intéressé séjournait à l’adresse de contrôle du 19/11 00u01 jusqu’au 20/11 00u00 inclus.

Attention: - En aucune façon on ne pourra mentionner un hôpital comme étant une adresse de contrôle. Une personne hospitalisée ne doit en aucun cas recevoir la visite d’un médecin contrôleur ; dans ce cas, on introduira « hospitalisation » en tant que type d’absence ;- lors de l’introduction d’une adresse de contrôle après 9h30, la date passera à celle du jour. Une mission de contrôle éventuelle aura cependant déjà été attribuée à un médecin.

Comment donc introduira-t-on une telle adresse temporaire?Pour ce faire, on cliquera sur “ajouter une adresse de contrôle” :

ECRAN 21

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Vous pourrez désormais créer une adresse supplémentaire. Il est très important d’y indiquer le « type d’adresse » exact.Introduisez les données et cliquez sur “OK”..

ECRAN 22

La date de début devra toujours être différente de la date de fin.Le jour d’absence représente en fait 24h, qui ne doivent pas être confondues avec les heures d’absence du lieu de travail.

ECRAN 23

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Cliquez en bas de l’écran sur “sauvegarder”.L’adresse de contrôle que nous venons d’ajouter vient d’être enregistrée dans l’écran de saisie. 3.2 Modification des données relatives à l’absence d’une personneDans l’onglet “Absence”, sélectionnez le menu “modification”.Recherchez en premier lieu la personne concernée via l’écran “Recherche d’une absence”La recherche la plus pratique s’effectuera au moyen du n° de registre national, vous pourrez également le faire au moyen des nom et prénoms (orthographiés correctement) (cfr. aussi 2.2).Pour affiner votre recherche, vous pourrez aussi introduire un ou plusieurs critères relatifs à l’absence.

ECRAN 24

Cliquez sur “Rechercher”, et les résultats de votre requête apparaîtront.ECRAN 25

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Si le résultat de votre recherche est d’une telle ampleur qu’il apparaît sur plusieurs écrans, vous pourrez naviguer à l’aide des numéros de page qui figurent en tête du tableau. Au besoin, sélectionnez la personne exacte et cliquez sur “modifier”.Vous recevrez alors une nouvelle fois l’écran qui vous permettra d’enregistrer l’absence.

ECRAN 26

Vous pourrez effectuer les corrections nécessaires et les sauvegarder.Il est impossible de modifier le champ « date de début d’une absence », à la différence des autres champs, que l’on peut modifier.Si l’erreur est imputable à une date de début erronée, vous ne pourrez l’indiquer qu’il s’agit d’une erreur d’encodage qu’au moyen du menu déroulant qui reprend les types d’absence. Cliquez ensuite sur « sauvegarder » et introduisez à nouveau l’absence correcte.3.3 Visualisation des absences

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Via le menu « Visualiser » sous l’onglet « Absence », vous pourrez consulter les absences d’un fonctionnaire.ECRAN 27

ECRAN 28

Pour obtenir davantage de détails, vous pourrez, au départ de la liste, sélectionner une absence, après avoir coché la case ronde en regard de l’absence concernée.Vous obtiendrez alors l’écran suivant :

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ECRAN 29

4. DEMANDE DE CONTRÔLE – ONGLET “CONTRÔLE»

Chaque jour, pour chaque administration, ce sont 20% des personnes  absentes pour plusieurs jours, et 30% des personnes qui sont absentes pour un seul jour qui font l’objet d’un contrôle.De ce nombre de demandes de contrôles

- 60% sont établies sur la base du facteur Bradford (pour plus d’explications, voir ci-dessous);

- il n’y a qu’un maximum de 10% qui le sont à la demande de l’employeur (contrôles ad hoc);

- le reste, soit 30%, sont choisi de manière purement arbitraire par l’application (contrôles at random).

Les demandes de contrôles peuvent être transmises à l’application de deux manières: soit au moyen d’un fichier journalier “control”, soit par une introduction manuelle dans l’application elle-même (cfr. 4.1).

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A quel moment effectuer l’introduction d’un contrôle ad hoc   ?

Les demandes de contrôles introduites avant 9h30 seront en principe encore présentées aux médecins contrôleurs et effectuées par eux le jour-même, et ce qu’il s’agisse d’absences d’un seul ou de plusieurs jours.Si vous effectuez une demande pour une absence d’un seul jour entre 9h30 et 13h30, le contrôle pourra également encore être proposé à 14h à un médecin-contrôleur. Dans ce cas, le service absentéisme avertira le médecin concerné, de sorte qu’il puisse encore prendre en charge le contrôle.Toutefois, ces contrôles seront déduits du nombre de contrôles que votre administration pourrait demander le lendemain. Toutefois, s’il s’agit d’une absence de plusieurs jours, et que le contrôle ad hoc n’a pas pu être attribué ou pris en charge, ce contrôle sera à nouveau proposé le lendemain.N’oubliez pas que vous ne disposez chaque jour que d’un nombre limité de contrôles que vous pouvez demander vous-mêmes (au max., 10%) (cfr. ci-dessous) et que les demandes de contrôles introduites après 9h30 la veille sont portées en déduction du quota du lendemain.Ex.: pour une journée déterminée, vous avez 80 agents qui sont absents pour plusieurs jours; 20% d’entre eux, soit 16, seront contrôlés; ce jour donc, vous ne pourrez au maximum demander que 2 contrôles (soit 10%de 16, arrondis).Si, la veille, vous aviez déjà demandé un contrôle entre 9h30 et 13h30,vous ne pourrez plus demander qu’un contrôle supplémentaire..Les Week-ends:Ces jours-là, seuls des contrôles ad hoc pourront être offerts, et ce pour les agents qui sont supposés travailler un jour de week-end. Aucun contrôle at random ou Bradford n’est généré pendant ces jours-là.Les jours fériésActuellement, les jours fériés qui tombent en semaine, ainsi que les jours de pont, sont considérés comme étant des jours ordinaires, de sorte que des contrôles Bradford et at random apparaissent pour ces jours ; ceci devrait être adapté dans une nouvelle version de l’application.

Service de soir et de nuitPour les agents qui sont supposés travailler le soir ou la nuit, vous pourrez demander un contrôle le lendemain jusqu’à 9h30.Ce faisant, le médecin-contrôleur pourra également, dans le contexte d’absences d’un jour, constater qu’une personne est apte à travailler ou non.

Explications sur le facteur BradfordLe facteur BRADFORD est un indice qui permet de mesurer le degré de perturbation généré par l’absentéisme ; il est égal à la fréquence ² x le nombre de jours d’absence, et ce pendant les 365 jours précédents.

Fréquence   : ce chiffre indique le nombre de fois qu’une personne a été malade ; (*)Nombre de jours d’absence : il est égal au nombre de jours maladie et non pas au nombre de jours ouvrables non prestés

(*): lorsqu’une absence, dans les dix jours calendrier, est suivie d’une nouvelle période, ces deux absences ne seront considérées que comme n’en formant qu’une seule;

Ce facteur donne une indication de la façon dont l’absentéisme pour maladie perturbe le bon fonctionnement au sein d’une organisation, étant donné que c’est la fréquence qui y est prépondérante.Par ailleurs, plus la fréquence des absences pour maladie d’une personne est importante, et moins facile il sera d’assurer un service normal suite au caractère imprévisible des absences.

Ex : pour les personnes totalisant 10 jours d’absence pendant les dernières 52 semaines, le facteur Bradford peut varier énormément, en fonction du nombre d’absences :Une personne a été une fois absente  10 jours: facteur Bradford de 1x1x10 = 10Une personne a été absente deux fois 5 jours : facteur Bradford de 2x2x10 = 40

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Une personne a été absente trois fois, pour 5, 2 et 3 jours : facteur Bradford de  3x3x10= 90La personne aura été absente dix fois unjour : le Facteur bradford sera de 10x10x10=1000

4.1. Demande de contrôle via l’application webPour des raisons de service Il subsistera donc la possibilité de demander un contrôle ad hoc ordinaire, mais de façon limitée. Lors de la demande d’un contrôle ad hoc, vous pourrez également vous laisser guider par le facteur Bradford de vos agents absents (cfr ; 4.1.2)4.1.1. Demande de contrôle ad hoc ordinaireAllez sur l’onglet “contrôle”, et cliquez ensuite sur l’onglet “créer”. Vous obtiendrez l’écran suivantECRAN 30

Tout d’abord, vous devrez rechercher la personne pour laquelle vous voulez créer un contrôle via l’écran “recherche de l’absence”. Le plus simple est d’effectuer la recherche soit au moyen du numéro de registre national, soit en fonction du nom et du prénom. Vous pourrez combiner la recherche avec les données qui concernent l’absence elle-même.Cliquez sur “nouvelle recherche” et vous obtiendrez une liste de résultats.Dans ce dernier cas, vous sélectionnerez la personne ou l’absence exacte pour laquelle vous désirez demander un contrôle.

Un champ (non obligatoire) est prévu où vous pourrez introduire la motivation de votre demande de contrôle, mais sans obligation de le faire. Attention: ceci n’est pas lisible au niveau des médecins contrôleurs. Veuillez donc ne pas y mentionner des remarques pratiques destinées aux médecins-contrôleurs. Cependant, vous avez la faculté de conserver des données qui permettront par après d’évaluer le résultat du contrôle dans son contexte.Cependant, ceci peut être utile pour les services décentralisés, de sorte que le chef de service puisse vérifier le motif de la demande de contrôle.Après avoir éventuellement introduit la motivation, cliquez sur “sauvegarder”D’autre part, vous pourrez également, au moyen de la fonction “annuler”, annuler directement cette demande de contrôle.

Remarque : seuls les types d’absences repris ci-après peuvent faire l’objet d’un contrôle :Maladie et maladie due à la grossesse.

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Un message d’erreur apparaîtra à l’écran au cas où vous demanderiez quand même un contrôle pour une personne ayant un autre type d’absence (ex : hospitalisation) ou pour un agent dont le contrôle est bloqué.4.1.2. Demande d’information sur le niveau du facteur Bradford du personnel absentVia l’onglet “Contrôle” vous pourrez atteindre le chapitre ‘Bradford’.ECRAN 31

Tout d’abord, vous verrez apparaître une liste reprenant les membres de votre personnel qui sont absents pour un jour déterminé; ils y sont classés par facteur Bradford décroissant.Attention : vous ne pourrez visualiser un tel tableau que si vous disposez des droits d’accès maximum. Au sein de chaque administration, c’est le gestionnaire des utilisateurs qui, en fonction des nécessités, pourra adapter ces droits au bénéfice de ses collègues,.

ECRAN 32

En cochant le nom d’un absent, vous obtiendrez ainsi, dans l’écran suivant, une liste détaillée de toutes ses absences pendant les 12 mois écoulés.

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ECRAN 33

En-dessous (cfr. aussi l’écran 32) vous trouverez les membres du personnel qui sont absents pour plusieurs jours, classés en fonction de l’importance de leur facteur Bradford individuel.

ECRAN 34

En cliquant sur une absence vous obtiendrez, à l’écran suivant, une liste détaillée des absences de cette personne.

ECRAN 35

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Suggestion: vous pouvez copier le n° de registre national (ctrl+C) pour l’utiliser ou le coller (ctrl=V) en tant que critère de recherche dans le chapitre “créer”

4.2 Annulation d’une demande de contrôleLe cas échéant, vous aurez la possibilité d’annuler une demande de contrôle, à condition que ce contrôle n’aura pas encore été pris en charge par le médecin contrôleur.Concrètement, cela signifie que vous pourrez annuler un contrôle ayant le statut demandé « nul », « en attente ou « attribué» dans le champ « Statut ». Vous pourrez aussi affiner votre recherche en vous limitant à l’un de ces statuts.ECRAN 36

ECRAN 37

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Vous obtiendrez une liste de contrôles qui correspondent à vos critères de recherche, puis sélectionnerez le contrôle que vous souhaitez éliminer, et cliquerez sur « annuler contrôle ».ECRAN 38

Le contrôle sélectionné apparaîtra et vous pourrez encore y ajouter un commentaire. Cliquez sur « Sauvegarder » si vous souhaitez effectivement annuler le contrôle. Cliquez sur « annuler » si vous ne souhaitez pas annuler le contrôle.4.3 Visualisation des dossiers de contrôleVous pouvez aussi suivre le déroulement de la demande dans le système, avec un choix parmi les statuts possibles (voir plus loin )Pour cela, choisissez d’abord l’onglet « Contrôle » et ensuite l’option « Visualiser ». Vous obtiendrez l’écran suivant:ECRAN 39

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Introduisez vos critères et cliquez sur « rechercher »Si vous ne souhaitez obtenir que la liste des contrôles exécutés, il vous faudra sélectionné le statut « exécuté ».

Les résultats de votre recherche apparaissent: vous voyez le statut des différentes missions de contrôlesi, dans votre recherche, vous ne vous êtes pas limité à un seul statut . Si le contrôle a été effectué, vous en verrez le résultat .Si vous apercevez “/ “ , c’est que le docteur n’a pas encore introduit sont résultat.

ECRAN 40

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Signification des différents statuts:

Statut «   Null   »: stade initial du contrôle (qui doit encore être traité par l’application ou qui ne peut l’être) Statut «   Null Null   »   : le contrôle a bien été présenté à plusieurs médecins, mais il n’a été pris en charge par aucun d’entre eux.Statut «   Attribué   » : le contrôle a été attribué à un ou plusieurs médecinsStatut ‘En attente”: pour une absence de plusieurs jours, il s’agit d’un contrôle qui n’a pas encore pu être attribué parce qu’aucun médecin disponible n’a pu encore être trouvé.Statut «   Rejeté   »   : plusieurs raisons sont possibles : le contrôle n’a pas pu être offert à un médecin (ce jour-là, pour l’ensemble de la période d’absence, il n’y avait pas de médecin disponible pour un code postal déterminé, ou le médecin disponible avait déjà reçu son quota de contrôles), ou alors, cette absence ne devait pas faire l’objet d’un contrôle, ou, enfin, le quota de votre administration était dépassé pour le jour en question.Statut Pris en charge: le médecin contrôleur a pris le contrôle pour traitementStatut «   En cours   » : le fonctionnaire à contrôler n’était pas chez lui et a été invité à se présenter au cabinet du médecin pour le contrôle (qui n’a pas encore été effectué).Statut “Exécuté”: il s’agit d’une mission de contrôle que le médecin a clôturée (soit avec un résultat, soit avec la mention comme quoi le contrôle n’a pas pu être mené à bien)Statut Annulé   : il s’agit d’un contrôle initialement demandé pour être ensuite annulé par l’administration ;Statut Non pris en charge   : le contrôle a été proposé, mais n’a pas été pris en charge par un médecin (p.ex, suite à un agenda trop chargé, ou si le contrôle ne convenait pas avec la tournée du médecin)

4.4 Résultat de la demande de contrôleLorsqu’il effectue réellement un contrôle, le médecin-contrôleur peut faire trois constatations:

1) L’absence est médicalement justifiée2) L’absence est médicalement injustifiée3) L’absence est médicalement justifiée pour une période plus courte.

De plus, le médecin-contrôleur peut aussi mentionner que le contrôle n’a pas pu être effectué (cfr. 4.8) Il mentionnera si ceci est du à un manque de collaboration de la part du fonctionnaire à contrôler où si ceci est dû à un cas de force majeur qu’il a lui-même rencontré.Vous pourrez consulter le résultat du contrôle en choisissant tout d’abord “contrôle”, puis “résultat”;ECRAN 41

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Comme critère de recherche, vous pourrez introduire une période et sélectionner le statut “exécuté”.ECRAN 42

Si vous n’avez pas introduit le nom d’un collaborateur en tant que critère de recherche, vous devrez encore sélectionner la personne exacte. Le résultat aparaîtra alors comme suit:ECRAN 43

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4.5 L’agent ne se présente pas au cabinet du médecin, sans en indiquer la raisonL’agent qui n’a pas pu être trouvé à son domicile sera invité au cabinet du médecin contrôleur au moyen d’une carte de convocation de couleur jaune déposée dans sa boîte aux lettre, au format 15,5 x 10,5cm. Si l’agent n’y donne pas suite, et qu’il n’avertit pas le médecin-contrôleur qu’il ne sera pas présent au rendez-vous, vous trouverez dans l’application: ne s’est pas présenté, sans indication d’un motif.4.6 L’agent ne se présente pas, mais indique une raisonSi l’agent ne peut donner suite à la convocation, et en informe le médecin, plusieurs motifs peuvent être invoqués : Raison médicale distance trop grande jusqu’au cabinet pas de transport pas de garderie lettre de convocation trouvée trop tard a déjà repris le travail sortie interdite autreEx: L’agent qui n’a pas reçu de son médecin traitant l’autorisation de quitter son domicile ne devra pas se présenter au cabinet du médecin-contrôleur. Il s’agit d’une raison médicale qui, en fonction du secret médical, ne peut être détaillée davantage.Le médecin introduira cette raison dans son résultat ; c’est à votre administration qu’il incombera d’apprécier le bien-fondé de cette excuse.S’il s’agit d’une raison « autre », nous attendons du médecin qu’ils donne davantage d’explications dans la ligne de commentaire. Au cas où rien n’y apparaîtrait, vous pourrez, si nécessaire, demander davantage d’explications via la boîte-mail absenteisme@medex.belgique.be .

4.7 Le contrôle n’a pas été effectuéParfois, le contrôle pris en charge ne pourra pas être exécuté pour une raison inhérente au docteur: l’agenda du docteur devient surchargé au fur et à mesure que la journée passe, le médecin a un malaise, pour des raisons familiales, il s’avère après examen que le patient fait partie de la clientèle privée du médecin… Il arrive parfois aussi qu’un agent rende lui-même le contrôle impossible, ou le refuse.

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“L’agent qui refuse ou rend impossible l’exécution de l’examen médical par le médecin-contrôleur est placé de plein droit en non-activité ». (art. 62.§1 in fine, de l’AR du 19.11.1998 relatif aux congés tel que modifié par l’AR du 17.01.2007)

4.8 Adresse erronéeEn raison d’une introduction irrégulière des données dans l’application, il arrive parfois qu’un médecin contrôleur soit envoyé à une mauvaise adresse. Entretemps, l’agent a déménagé, ou le n° de l’habitation n’est plus correct, aucun nom n’est mentionné à côté des sonnettes d’un appartement, une maison éloignée semble introuvable dans l’obscurité, il s’agit d’un hôpital, la rue n’existe pas dans la commune concernée,… Ceci est très ennuyeux et est une cause de frustrations et de perte de temps pour toutes les parties concernées. Le médecin-contrôleur se présente en vain à une mauvaise adresse, il n’est pas habilité à effectué des contrôles dans les hôpitaux, il perd son temps à rechercher un numéro de maison inexistant …Le médecin-contrôleur contacte le service Absentéisme, qui, ensuite, essaie, via l’administration du personnel de l’intéressé, de retrouvé aussi vite que possible l’adresse exacte. Dans la mesure où la réponse est fournie rapidement, l’adresse exacte sera communiquée au médecin-contrôleur, de sorte que le contrôle puisse quand même être effectué (à condition que la nouvelle adresse reste dans la zone de contrôle du médecin-contrôleur). L’agent à contrôler peut aussi être embarrassé par une mauvaise adresse, il peut être soupçonné de ne pas s’être présenté sans raison valable, tandis que la carte de convocation a abouti dans une mauvaise boîte aux lettres. Veuillez exhorter les membres de votre personnel à toujours placer leur nom de manière visible près de leur sonnette, de même, pour les personnes habitant en appartement, sur leur boîte aux lettres.Veuillez donc consacrer l’attention nécessaire à l’exactitude des adresses des membres de votre personnel. Par exemple, vous devriez, dans le champ contenant le nom de rue, indiquer en abrégé, et entre parenthèses, le nom du secteur de commune (ancienne commune), afin d’éviter une confusion avec un même nom de rue dans la commune principale. Vous pourrez toujours ajouter une adresse de contrôle si elle diffère du domicile existant (cfr. pages 22 et suivantes.) Toutefois, vous ne pourrez jamais mentionner un hôpital en tant qu’adresse de contrôle. 4.9 L’agent est d’accord ou ne l’est pasL’agent ayant fait l’objet d’un contrôle peut se déclarer d’accord ou non avec les conclusions du médecin-contrôleur.Remarque importante : la personne contrôlée signe le formulaire de contrôle « pour réception ». Une signature ne signifie donc pas que l’on soit d’accord avec la décision.S’il l’on n’est pas d’accord : ceci ne signifie pas automatiquement le lancement d’une procédure en appel ; pour ce faire, la partie la plus diligente doit désigner un médecin arbitre dans les deux jours ouvrable, il s’agit en l’occurrence du fonctionnaire concerné.Provisoirement, les données relatives à la procédure d’appel ne sont pas encore disponibles via l’application.C’est le service Absentéisme de Medex qui informera par écrit  l’administration concernée de la décision du médecin-arbitre.4.10 La procédure en appelDans la mesure où il existe effectivement une procédure en’appel (également appelée procédure d’arbitrage), ceci est visible (depuis peu) dans l’application, tout à fait en bas du “résultat” du contrôle en question.C’est là que l’on trouvera la date à laquelle la procédure d’appel a été enclenchée, avec que le nom du médecin-arbitre et son numéro INAMI, le résultat de l’appel: le médecin-contrôleur a eu raison ou pas, et la date de l’examen en appel.

LES DONNÉES DE LA PROCÉDURE EN APPEL DANS L’ÉCRAN “RESULTATECRAN 44

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Le service Absentéisme de Medex enverra une copie du rapport d’arbitrage à l’administration concernée dans la mesure où celui-ci ne contient aucune information à caractère médical. Si le rapport d’arbitrage devait comporter des informations à caractère médical, le service Absentéisme de Medex enverra alors un e-mail à l’administration concernée, avec le résultat de l’arbitrage.Pour information : en 2008, il n’y a eu que 24 procédures en appel.

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5. VISUALISATION DES CERTIFICATS MÉDICAUX – ONGLET “CERTIFICATS”Tout fonctionnaire doit avoir (chez lui) un exemplaire papier du “certificat médical Medex”, qui est un modèle de certificat médical rédigé par Medex.Toute administration devrait, au mieux, préimprimer les “données de l’employeur”, afin d’éviter des erreurs.Le fonctionnaire malade complétera le volet supérieur du certificat avec ses données personnelles et demandera à son médecin traitant de compléter le second volet et d’y apposer son cachet.Après avoir consulté son médecin traitant, le fonctionnaire enverra ce certificat par courrier ordinaire au centre médical compétent. (Le certificat ne doit pas être envoyé au service Absentéisme !)Dit hoeft niet voor twee afwezigheden van één dag per jaar, elke ambtenaar heeft recht op twee maal één dag afwezigheid zonder attest.Ceci n’est pas nécessaire pour deux absences d’un jour par année camlendrier, chaque fonctionnaire ayant droit à deux fois un jour d’absence pour maladie sans certificat.Vous trouverez le certificat sur le site de Medex, en procédant comme suit: connectez-vous sur le site du SPF SPSCAE (www.health.fgov.be), choisissez l’onglet “Soins de santé” et cliquez en-dessous, à gauche, sur “Expertise médicale”, puis à droite sur “formulaire”. C’est là que vous trouverez le “certificat médical Medex”. Voici le lien vers ce certificat:.ttps://portal.health.fgov.be/pls/portal/docs/PAGE/INTERNET_PG/HOMEPAGE_MENU/GENEESMIDDELEN1_MENU/OVERHEIDSPERSONEEL1_MENU/ZIEKTECONTROLES1_MENU/ZIEKTECONTROLES1_DOCS/MEDISCH%20ATTEST%20MEDEX%20-%20F%20-%20CS%2020081218_2.PDFCERTIFICAT

Le centre médical de Medex introduira le certificat dans le système Absentéisme le jour même de sa réception, en fonction des données déjà existantes dans l’Application. Le centre médical de Medex ne peut toutefois pas introduire ou modifier lui-même des données du personnel.En cas d’imprécisions sur le certificat, le centre médical prendra contact avec le responsable du personnel. Ex : Le certificat d’un nouveau membre du personnel, dont les données n’ont pas encore été enregistrées dans l’application Absentéisme, ne pourra pas non plus être enregistré.

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Si un certificat est illisible ou n’a pas été complété entièrement, le centre médical compétent le renverra à l’intéressé(e) en lui demandant de lui retourner le plus vite possible un certificat clairement lisible et entièrement complété.Vous pourrez visualiser les certificats médicaux de votre votre administration, mais, en raison du secret médical, sans aucune accès aux données médicales.

Choisissez l’onglet “certificat”, puis “visualiser”

ECRAN 45

Ensuite, vous pourrez rechercher un agent dans l’écran de recherche ci-dessous sur la base de ses données personnelles ou des critères du certificat (Données d’introduction du certificat, période d’absence, type d’absence).ECRAN 46

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Cliquez sur “rechercher”Un conseil : si vos cochez « non » à côté du critère « certificat valable », vous pourrez également visualiser des certificats non valables.Ex.: un certificat est considéré comme non valable si le cachet du médecin traitant, une date ou le certificat ne sont pas lisibles. C’est le Centre Médical qui demandera davantage de précisions au fonctionnaire ou au médecin traitant.La liste des certificats non valables doit être demandée séparément..ECRAN 47

Choisissez alors la personne et/ou le certificat exact, et cliquez à nouveau sur “rechercher”.Il est également possible d’imprimer la liste obtenue via le bouton “imprimer liste”

Vous obtiendrez l’écran ci-dessous avec l’information détaillée.

ECRAN 48

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Les missions de contrôle sont créées sur la base des déclarations d’absence. Ce n’est que lorsque le certificat mentionne une autre période ou un autre type d’absence que le certificat jouera un rôle dans la mission de contrôle, car, dans ce cas, c’est l’information qui figure sur le certificat qui devient prioritaire (dans la mesure où le certificat aura pu être relié à une absence). Ex.: d’après la déclaration, l’absence serait due à une hospitalisation, et n’est donc pas contrôlable; cependant, ceci ne ressortant pas du certificat, le Centre Médical introduira le type d’absence “maladie”: des le moment où le certificat est introduit, l’absence devient contrôlable, d’où l’intérêt d’un certificat médical rédigé de manière claire; Suggestion : si l’on doit visualiser une longue liste de certificats, on pourra cliquer sur le titre de la colonne afin d’obtenir un classement croissant ou décroissant.Sortes d’absences que seul un centre médical a la possibilité d’introduire

- Prophylaxie: absence qui permet d’éviter une contagion sur le lieu de travail. Si c’est le fonctionnaire lui-même qui est atteint d’une maladie grave et contagieuse, ceci pourra être introduit en tant que maladie, et un certificat suffira.Si un fonctionnaire habite sous le même qu’une personne qui est atteinte d’une maladie grave et contagieuse, le fonctionnaire pourra éventuellement obtenir un congé prophylactique, pour éviter la contagion au sein de ses collègues. Ceci varie de cas en cas. Le médecin traitant devra contacter Medex afin d’expliquer la situation. Les deux médecins devront décider de commun accord de ce qui devra avoir lieu (par ex, administrer une médication ou autoriser une absence pour cause de prophylaxie).Dans ce dernier cas, c’est Medex qui introduira le certificat ad hoc.

- Prestations réduites: tout fonctionnaire peut, après une période de maladie d’au moins trente jours, reprendre le travail 50%, 60% of 80% après avoir reçu l’aurorisation du centre médical compétent, sur la base d’un plan de réintégration rédigé par son médecin traitant. Il n’appartient pas à l’administration d’introduire ces prestations réduites, le fonctionnaire étant de toute façon partiellement présent au travail. Lorsque les prestations réduites auront été acceptées, c’est le centre médical qui introduira un certificat ad hoc avec comme type d’absence “prestations réduites”. Het medisch centrum zal bij aanvaarding een toepasselijk attest ingeven met als afwezigheidstype ‘verminderde prestaties’.

- Dans le contexte d’une courte période de maladie, avec un diagnotic tout à fait différent, pendant la période de prestations réduites, les prestations réduites pourront continuer à courir. Ici, vous devrez mentionner dans l’application la courte période de maladie.

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Ex..1 une personne effectue des prestations réduites après une affection cardiaque, mais elle est absente quelques jours pour cause de grippe. Vous n’introduirez que cette absence pour cause de grippe.- Dans le cas d’une période de maladie de longue durée, ou d’une absence en raison d’un diagnostic identique à celui pour lequel courent les prestations réduites, on mettra fin aux prestations réduites.

Ex.2: une personne effectue des prestations réduites après une affection stomacale, mais reste totalement chez elle en raison en raison de nouveaux problèmes stomacauxt (ce qui indique que le plan de réintégration n’a pas réussi).

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6. BLOCAGE DES CONTRÔLES NON DÉSIRÉSTant les médecins-contrôleurs que la Commission des pensions et les Centres médicaux peuvent, dans certains cas, décider qu’un contrôle (supplémentaire) n’est pas souhaitable. Ils peuvent aussi, pour une personne déterminée, bloquer des missions de contrôle ultérieures

6. 1. par les médecins-contrôleursA l’occasion d’un contrôle, un médecin-contrôleur pourra indiquer dans son résultat que l’agent contrôlé, en raison de la gravité de son affection, ne devra plus être contrôlé pendant une période déterminée. 6.2. par la Commission des pensionsAussitôt que la Commission des pensions aura signifié une décision, elle introduira dans l’application un blocage par rapport à de futurs contrôles. Les décisions du type A signifient que le fonctionnaire concerné ne sera pas mis à la retraite anticipativement. 4 catégories sont possibles: A1: le fonctionnaire examiné est apte pour un service normal et régulier:

AUCUN blocage; A2: l’intéressé est déclaré temporairement inapte à travailler, sans qu’il soit

mis à la retraite : blocage pour la durée de l’incapacité ; A3: la personne examinée est déclarée temporairement apte pour un

travail adapté: blocage pendant un mois afin de permettre à l’intéressé ainsi qu’à son employeur de trouver un travail temporairement adapté

A4: l’intéressé est déclaré définitivement inapte pour l’exercice de ses activités habituelles, mais néanmoins apte pour l’exercice de fonctions spécifiques déterminées par MEDEX: blocage pendant un mois afin de permettre à l’intéressé ainsi qu’à son employeur de trouver un travail définitivement adapté ;

Les décisions de type B signifient que la personne examinée est admise à la retraite anticipée provisoire ( pour un maximum de18 mois): blocage pour la durée de la retraite anticipée provisoire.Pour une décision de type C: l’intéressé est admis à la pension anticipée définitive dans le cas d’une incapacité médicale définitive: bloqué jusqu’au 31/12/20996.3. par le Centre MédicalMedex a élaboré une liste de pathologies graves sur laquelle figure chaque fois la durée pour laquelle on doit bloquer les contrôles. Etant donné que le blocage ne peut prendre cours au plus tôt que le jour de réception du certificat reprenant le diagnostic, il peut arriver que des personnes souffrant d’une affection grave reçoivent la visite d’un médecin-contrôleur au début de leur absence.

De même, lorsqu’une personne reçoit de Medex l’autorisation de séjourner à l’étranger pendant son absence pour maladie, aucune mission de contrôle ne pourra être établie.

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7. AUTRES LIENS FIGURANT SUR L’ECRAN DE DEPART DE L’APPLICATION7.1 Gestion des utilisateurs:C’est celui qu’utilise votre gestionnaire des utilisateurs afin de leur donner accès à l’application et de déterminer différents rôles ;7.2 Consultation du manuel des utilisateurs:C’est via ce lien que vous aurez un accès en ligne à ce manuel ;7.3 Communication d’un problème – par l’administration:C’est via ce lien vers la boîte-mail absentéisme que vous pourrez nous signaler vos problèmes ou nous poser Au moyen de ce lien vers la boîte mail « absenteisme » vous pourrez demander des informations sur le contenu ou l’utilisation de l’application.Vous avez des questions sur le contenu ou l’utilisation de l’application ?.Utilisez le lien “administration” que vous trouverez au début de lApplication, vos questions aboutiront dans la boîte mail absenteisme@medex.belgique.be et votre question fera l’objet d’une réponse dans les meilleurs délais, par mail ou par téléphone, par les collaborateurs du service Absentéisme de Medex.7.4 Communication d’un problème – par un médecin:C’est via ce lien ver la boîte mail absentéisme que les médecins-contrôleurs peuvent signaler des problèmes ou demander des compléments d’information sur les contrôles ou sur leurs états d’honoraires7.5 Les Rapports:

7.5.1 Rapports Absentéisme : Grâce à ce lien, vous pourrez tirer, au départ de l’application, des rapports sur vos chiffres relatifs aux absences pour maladie. Le manuel y-relatif est en cours de rédaction.

7.6 Documentation :7.6.1 Upload PERSON procedure :Sous ce lien, vous trouverez des informations sur le chargement des données du personnel.7.6.2 Upload ABSENCE procedure :Sous ce lien, vous trouverez des informations sur le chargement des données des absences.

7.7 Problèmes de communication :Sous ce lien, vous trouverez un document récapitulatif en anglais, rédigé par le service ICT du SPF SPSCAE, qui reprend les messages d’erreur les plus fréquents par rapport aux problèmes de connexion, ainsi que leur résolution.On pourra y voir chaque fois une copie de l’écran où apparaît le message d’erreur, ainsi que le remède a apporter. https://portal.health.fgov.be/images/absenteisme/ MaintenanceAbsenteismeBadConnections_v08.doc

Auriez-vous plutôt des questions relatives à des problèmes informatiques ?Dans ce cas, utilisez la boîte mail absent_IT_support@health.fgov.be ou pascal.cabo@health.fgov.be

Dans le cas où vous seriez confronté à un problème, il est souvent utile de faire une copié d’écran pour la transmettre à une autre personne. Une image en dira toujours plus qu’un long discours !Allez vers l’écran que vous souhaitez imprimer ou copier. Utilisez pour ce faire la touche “Prt Scr” qui se trouve à côté de la touche de fonctions F12. Cette touche effectuera une copie (invisible) de l’écran.

Au moyen d’un clic droit de la souris, vous obtiendrez un menu rapide et choisirez “copy background”. Vous obtiendrez ainsi une copie invisible de l’écran, que vous pourrez copier dans un document Word ou dans un mail, toujours via un clic droit de la souris.

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7.8 REMARQUE IMPORTANTE:Dans le cas où n’auriez temporairement pas accès à l’application, merci de ne pas transmettre d’absences à l’une des deux boîtes mail.L’introduction d’absences est par ailleurs une affaire interne, chaque administration gérant ses propres absences. Medex ne dispose pas non plus de droits d’accès qui permettraient d’introduire et/ou de modifier dans l’Application des données et/ou des absences du personnel.

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8 ANNEXE 1: STATUT DE L’ABSENCE

Type d’absence Statut

Dispense de service 3Congé annuel de vacances 3Congé candidature aux élections 1Congé pour stage 1Congé participation jury d’assises 3Congé Protection Civile 3Congé pour force majeure 3Congé accompagnement de handicapés 3Congé pour le don d’organes et de moelle osseuse 3Congé de maternité pour statutaires 3Congé de maternité pour contractuelles 3Congé d’adoption 3Congé parental 1Interruption de carrière à temps plein pour congé parental 1Interruption de carrière à temps partielpour congé parental 3Congé d’accueil 3Congé pour motifs impérieux 3Congé de maladie statutaires 3Congé de maladie contractuels 3Prestations réduites pour maladie 3Disponibilité pour maladie (Statutaires) 3Congé de formation 3Dispense de service pour formation 3Congé pour mission 1Congé pour mission (agent désigné en qualité d’expert national en vertu de la décision de la Commission européenne du 7 janvier 1998)

1

Congé pour mission auprès du Fonds des Rentes pour la Gestion de la dette de l'Etat fédéral;

1

Congé pour mission dans le cadre du programme européen "Institution Building" institué par le Règlement n° 622/9

1

Congé pour mission (art 99, 2e par, 3° de l’AR du 19 novembre 1998 relatif aux congés)

1

Congé pour mission (cabinet ministériel fédéral) 1Congé pour mission d’intérêt général 1Absence de longue durée pour raisons personnelles 1Interruption de carrière à temps plein (régime général) 1Interruption de carrière à temps partiel 3Interruption de carrière à temps plein pour soins palliatifs 1Interruption de carrière à temps partiel pour soins palliatifs 3Congé à temps plein pour assistance médicale 1Congé à temps partiel pour assistance médicale 3Prestations réduites pour convenance personnelle 3

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Congé pour mise à la disposition du Roi, d’un Prince ou d’une Princesse 1Congé pour exercer une activité auprès d'un groupe politique reconnu d'une assemblée législative fédérale

1

Congé politique d’office (temps plein) 1Congé politique d’office (temps partiel) 3Congé politique facultatif 3Grève 1Absence injustifiée 1Semaine volontaire de 4 jours 3Départ anticipé à mi-temps 3Congé préalable à la pension (protection civile et institutions pénitentiaires)

1

Accident du travail 3Congé de circonstances 3Suspension dans l’intérêt du service 1Suspension disciplinaire 1Mobilité 0Décès 0Démission 0Congé syndical 3Pension 29 Annexe 2: Maintenance Team Absenteisme - Procédure à suivre en cas de changement d’ administration

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13/03/2008 CONTE Andrea 0.1 First Draft

Explications

Deux institutions sont impliquées dans cette procédure : la première institution d’où l’agent vient et la seconde institution vers où l’agent se dirige ou bien pour laquelle l’agent va également travailler à temps partiel (donc il travaillera pour les deux institutions). Où bien, cas exceptionnel, la première et la seconde institution sont toutes les deux des institutions où la personne va commencer à travailler quasi en même temps (temps partiel) et n’a jamais travaillé auparavant pour une autre institution.

Procédures à suivre:

1.1.1 Procédure pour la première administration

1.1.2 Pour un agent qui quitte la première administration

Lorsqu’une personne termine son contrat dans une institution pour aller dans une autre, la première institution doit faire en sorte de clôturer le contrat de cette personne dans l’application en modifiant sa date de fin de contrat et son statut.

Problème rencontré : un problème peut se rencontrer concernant le statut. Il faudra tout d’abord modifier le statut avant que la date de fin de contrat ne tombe à échéance ; sinon, une fois

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l’échéance atteinte, l’application ne donnera plus accès à cette personne et on ne pourra plus modifier le statut.

1.1.3 Pour un agent qui travaille en même temps pour deux administrations

A priori aucun changement ne sera à faire, si ce n’est que lorsque son contrat se terminera, il faudra suivre la procédure décrite précédemment.

1.1.4 Procédure pour la deuxième administration

1.1.5 Pour un agent qui commence dans la deuxième administration

Conditions préalables

Normalement, vous n’avez pas à vous souciez de son contrat dans la première institution car celle-ci doit faire le nécessaire pour clôturer celui-ci.

Si cette personne a travaillé dans une institution qui utilise l’application et que vous ne savez pas si cette personne a déjà travaillé pour une autre institution, l’application vous interdira la création en vous disant que la personne existe déjà. Vous devrez donc associer cette personne à votre institution pour pouvoir avoir accès à ses informations.

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Association d’un agent

Pour associer une personne, vous devez disposer du nom de la dernière institution pour laquelle la personne a travaillé car vous avez besoin de cette information pour rechercher la personne dans l’application. Une fois cette information à disposition, cliquez dans le sous-menu intitulé « associer » (nd : verbinden). Un écran de recherche vous demandera 3 informations obligatoires à savoir : le registre national, le nom de famille (en majuscules ou en minuscules) et l’institution où la personne a travaillé précédemment. Si vous ne trouvez pas la personne à l’aide de ces informations, contactez le helpdesk absentéisme à l’adresse mail suivante : absent_it_support@health.fgov.be

Dès que l’agent est trouvé, un écran de modification des information concernant la personne sera affiché. Les champs concernant les informations personnelles seront déjà complétés, il vous suffira de remplir les autres informations concernant votre institution (modalités de travail, etc..).

1.1.6 Pour un agent qui travaillera en même temps dans deux administrations, et qui est déjà employé dans la première

Même procédure que pour « associer » une personne, comme décrit  au point précédent.

1.1.7 Exception: un agent qui travaillera en même temps dans deux administrations mais qui auparavant n’était actif dans aucune administration

C’est l’institution qui créera en première la personne dans l’application qui sera considérée, dans ce document, comme étant la première institution. par conséquent l’autre institution sera la seconde institution et devra suivre la procédure d’association.

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