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7050-8-2 (CS Ex) Octobre 2003 VÉRIFICATION DE LA SOLDE – SOLDE DE BASE

Vérification de la solde – Solde de base · Vérification de la solde – Solde de base Version finale – Octobre 2003 SYNOPSIS Ce document présente les résultats d’une vérification

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  • 7050-8-2 (CS Ex)

    Octobre 2003

    VRIFICATION DE LA SOLDE SOLDE DE BASE

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    SYNOPSIS Ce document prsente les rsultats dune vrification indpendante de la solde verse aux membres de la Force rgulire (F rg) et de la Rserve (F rs) en service de classe C pendant lanne civile 2001. Aprs avoir fait des tests de vrification, nous sommes parvenus la conclusion que, dans lensemble, la solde a t verse avec exactitude et promptitude. Ladoption du SCCS-Re a permis dautomatiser davantage ladministration de la solde et de rduire ainsi les risques derreur. Mme si la vrification a rvl que la situation tait gnralement satisfaisante, certaines anomalies mritent attention .. .. Nous avons constat que de nombreuses personnes charges de superviser ladministration de la solde navaient pas assez dexprience de la solde pour bien remplir leurs fonctions, ce qui accrot le risque que des irrgularits passent inaperues. Nous avons galement observ quil ny avait pas de politique claire sur le moment o la solde des militaires du rang (MR) qui obtiennent un reclassement volontaire un groupe de spcialit suprieur doit tre augmente. Cela soulve des questions au sujet de la raison dtre et de luniformit dapplication de pratiques de rmunration connexes.

    LAI art.16 (2)(c)

    Suite cette vrification, nous avons recommand quon envisage srieusement et sans tarder la possibilit de fusionner davantage les services dadministration de la solde pour en accrotre la productivit. Nous avons observ que dautres organisations ont tir profit de stratgies de mise en commun de services. Les principales recommandations de cette vrification visent amliorer le contrle et la productivit de ladministration de la solde. Elles snoncent comme suit :

    noncer une stratgie de formation coordonne lintention des personnes charges de superviser ladministration de la solde; LAI

    art. 16 (2)(c)

    ..

    instituer des mesures pour sassurer que les MR sont qualifis dans leur spcialit avant de toucher la solde qui sapplique leur nouvelle spcialit ou clarifier la politique et sassurer quelle est applique uniformment;

    donner aux commis de soutien la gestion des ressources (SGR) et aux cadres une formation sur lobtention et lutilisation des rapports du Systme de gestion et de distribution des rapports (SGDR);

    dfinir et contrler des indicateurs de rendement de ladministration de la solde; sefforcer daccrotre la productivit de ladministration de la solde et exploiter en particulier les nouvelles technologies et

    les possibilits de fusion de services. Les plans daction fournis par le SMA(Fin SM) et le SMA(RH-Mil) montrent que la direction a port une attention constructive la majorit des recommandations formules dans ce rapport. Nous encourageons par ailleurs la direction prendre un certain nombre de mesures plus tt que prvu. cet gard, le CS Ex va demander quon fixe des jalons provisoires ou des jalons plus prcis pour un certain nombre de plans daction. Les recommandations et les plans daction correspondants de la direction sont prsents sous forme de tableau lannexe F.

    Chef Service dexamen

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    TABLE DES MATIRES SOMMAIRE DES RSULTATS................................................................................................................................................................................... i

    Introduction ................................................................................................................................................................................................................ i Objectifs, critres et porte de la vrification............................................................................................................................................................. i Conclusion de lquipe de vrification...................................................................................................................................................................... ii Niveau dassurance.................................................................................................................................................................................................... ii Risques des pratiques de gestion de la solde ............................................................................................................................................................. ii Utilisation de renseignements dans la prise de dcisions et la gestion des risques .................................................................................................. iii Possibilits dconomies apprciables...................................................................................................................................................................... iii Principales recommandations ................................................................................................................................................................................... iv

    RENSEIGNEMENTS GNRAUX............................................................................................................................................................................. 1 Objectifs de la vrification ........................................................................................................................................................................................ 1 Porte de la vrification............................................................................................................................................................................................. 1 Mthodologie............................................................................................................................................................................................................. 1

    CONSTATATIONS DTAILLES ET RECOMMANDATIONS.............................................................................................................................. 3 Niveau dassurance.................................................................................................................................................................................................... 3 valuation des pratiques actuelles de gestion de la solde.......................................................................................................................................... 4 valuation de lutilisation des renseignements dans la prise de dcisions et la gestion des risques ....................................................................... 12 Possibilits dconomies apprciables..................................................................................................................................................................... 14 Surveillance continue .............................................................................................................................................................................................. 17

    ANNEXE A ............................................................................................................................................................................................................... A-1 Figure 1 Critres dvaluation : gestion des risques, gestion de la solde et donnes dcisionnelles.................................................................. A-1 Figure 2 Critres dvaluation de lchantillon alatoire de comptes de solde .................................................................................................. A-2

    ANNEXE B ............................................................................................................................................................................................................... B-1 Sommaire des recommandations et consquences ventuelles de leur non-application ....................................................................................... B-1

    ANNEXE C ............................................................................................................................................................................................................... C-1 Mthodologie de la vrification............................................................................................................................................................................. C-1

    ANNEXE D ............................................................................................................................................................................................................... D-1 Mthode dchantillonnage et rsultats ................................................................................................................................................................. D-1

    Chef Service dexamen 1/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE E................................................................................................................................................................................................................ E-1 Aperu des chantillonnages directs faits pour la solde de base (Tests supplmentaires) .....................................................................................E-1

    ANNEXE F.................................................................................................................................................................................................................F-1 Recommandations et plans daction de la direction ...............................................................................................................................................F-1

    Chef Service dexamen 2/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    SOMMAIRE DES RSULTATS

    INTRODUCTION Une bonne gestion de la paie signifie que les membres dune organisation sont rmunrs conformment leurs conditions demploi et que les renseignements relatifs la paie sont correctement enregistrs dans le systme de paie. Dans de nombreuses organisations, on considre que la paie est un domaine qui reprsente peu de risques vu que la majorit des transactions ont un caractre rptitif. Au ministre de la Dfense nationale (MDN), toutefois, la rmunration des membres de la Force rgulire (F rg) et des membres de la Rserve (F rs) en service de classe C slevait 3,2 milliards de dollars en 2001, ce qui reprsente environ 30 p. 100 des dpenses annuelles du MDN. Ce constat et la mise en place, en septembre 1999, dune nouvelle version du Systme central de calcul de la solde (le SCCS-Re) pour tablir la solde des membres de la F rg et de la F rs en service de classe C ont amen le Ministre faire une vrification de la solde des membres des Forces canadiennes (FC). OBJECTIFS, CRITRES ET PORTE DE LA VRIFICATION La vrification de la solde visait principalement :

    voir si la solde des membres de la F rg et de la F rs en service de classe C en 2001 avait t verse avec exactitudei et promptitudeii;

    valuer les pratiques de gestion de la solde et les stratgies de gestion des risques et lutilisation des renseignements dans la prise de dcisions;

    trouver des faons de rendre plus efficiente ladministration de la solde; noncer des procdures danalyse et de diagnostic technologiques qui permettent de dceler des anomalies ou des erreurs.

    Pour valuer ces objectifs, nous avons nonc des critres qui sappliquaient aux stratgies et aux pratiques de gestion des risques, aux pratiques de gestion de la solde et aux renseignements utiliss dans la prise de dcisions. Les critres dvaluation sont prsents en dtail lannexe A (figure 1). Nous avons en outre nonc des critres dvaluation en vue de faire des tests de vrification dtaills dun chantillon alatoire de comptes de solde pour voir si les paiements taient faits conformment aux conditions demploi et dans un dlai raisonnable. Les critres dvaluation de lchantillon alatoire de comptes de solde sont prsents lannexe A (figure 2).

    i Exactitude signifie que les militaires reoivent ce qui leur est d en rtribution de leurs services. ii Promptitude signifie que les guides de solde sont mis jour moins de 30 jours aprs la date o la rmunration ou les avantages ont t gagns.

    Chef Service dexamen i/iv

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 CONCLUSION DE LQUIPE DE VRIFICATION Nous pouvons conclure avec certitude que, en 2001, les rmunrations ont t verses avec exactitude et promptitude. Cette conclusion sappuie sur les rsultats de tests de vrification dtaills dun chantillon reprsentatif de la population des transactions de solde. notre avis, ce rsultat tient principalement ce que la majorit des processus dadministration de la solde ont t automatiss depuis ladoption du SCCS-Re. La vrification nous a nanmoins permis de relever un certain nombre de domaines proccupants qui mritent attention. Des chantillons directs axs sur les risques nous ont permis de relever des cas o les paiements ntaient pas conformes aux conditions demploi. Ces cas concernaient plus prcisment des militaires en dtention, des militaires qui avaient obtenu un reclassement volontaire et des militaires qui recevaient une rmunration au rendement. NIVEAU DASSURANCE La solde des membres de la F rg et de la F rs en service de classe C pendant lanne civile 2001 a t verse avec exactitude et promptitude. Nous avons relev des anomalies qui mritent attention, mais qui ne sont pas statistiquement importantes par rapport des dpenses annuelles totales de 3,2 milliards de dollars. Depuis la mise en place du SCCS-Re en septembre 1999, la plupart des processus dadministration de la solde ont t automatiss et cela a rduit les interventions manuelles et les risques derreur. Comme nous avons vrifi un chantillon alatoire, mais reprsentatif, de toute la population des transactions de solde, les rsultats de nos tests de vrification nous permettent de tirer des conclusions qui valent pour lensemble des FC. RISQUES DES PRATIQUES DE GESTION DE LA SOLDE Mme si les rsultats de la vrification ont confirm que ladministration de la solde de base tait dans lensemble bien contrle, il reste que les pratiques et les procdures en usage pourraient tre amliores. Sil nest pas pris de mesures dans les domaines suivants, il pourrait arriver que des paiements incorrects soient faits et passent inaperus. Capacits des personnes responsables de ladministration de la solde Certaines personnes responsables de la supervision de

    ladministration de la solde les commis de soutien la gestion des ressources (commis SGR) qui ont des fonctions de supervision et les officiers de la comptabilit de la solde (OCS) nont pas assez dexprience de la solde pour bien remplir leurs fonctions. Pendant les six premiers mois, ils sont forms en cours demploi, souvent par leurs subalternes. Cette situation affaiblit le processus dapprobation, brouille la sparation des fonctions et augmente le risque que des erreurs passent inaperues.

    LAI art. 16 (2)(c)

    Manquements aux conditions daccs au systme Les contrles destins . .. . Comme un commis ne peut pas entrer et approuver une mme transaction avec un mme profil dutilisateur, les risques dabus Mme si nous navons pas relev

    Chef Service dexamen ii/iv

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    dirrgularits dans les guides de solde des commis la solde, .. dautant plus que, dans bien des cas, les commis nouvellement affects un rle de supervision manquent dexprience dans ladministration de la solde et comptent entirement sur leurs subalternes pendant les premiers mois pour sinitier au systme.

    LAI art. 16 (2)(c)

    Reclassements Selon les politiques de rmunration, la solde est tablie en fonction du grade, de la profession et de lchelon de rmunration. Toutefois, quand un militaire du rang (MR) obtient un reclassement volontaire un groupe de spcialit suprieur (de standard spcialiste, par exemple), les politiques nindiquent pas clairement quel moment le militaire devrait toucher le taux de rmunration du groupe de spcialit suprieur. Ainsi, en comparant la date laquelle des militaires ont commenc toucher une solde de spcialiste et la date laquelle ils ont commenc suivre leur instruction selon le SGRH, nous avons constat que les politiques ntaient pas appliques uniformment dans les FC. Nous avons plus particulirement observ que le taux de rmunration du groupe de spcialit suprieur entrait en vigueur divers moments du processus de reclassement : avant le reclassement, au dbut du reclassement ou pendant la priode dinstruction des militaires.

    Daprs ce que nous savons, la politique prvoit que les militaires doivent tre pays au taux suprieur aprs avoir satisfait aux exigences de linstruction. Dans la grande majorit des cas que nous avons examins, toutefois, le taux de rmunration suprieur a t appliqu ds le dbut de linstruction. Pour la priode allant davril 2002 novembre 2002, nous avons relev 152 cas de cette nature; ces militaires ont vu leur solde augmenter avant davoir obtenu leur qualification, cette augmentation allant de 16 $ 348 $ par mois. Certaines spcialits exigent une instruction dau moins deux ans. Comme il nexiste aucun moyen de connatre le nombre de militaires en train de suivre une instruction de qualification un moment donn, nous navons pas t en mesure de dterminer toutes les consquences financires de cette situation. Toutefois, il convient de noter que le Directeur gnral Rmunration et avantages sociaux (DGRAS) souscrit une modification de la politique afin dindiquer clairement que la solde de spcialiste sera verse une fois seulement que le militaire aura les comptences et les connaissances exiges. Plus prcisment, le DGRAS a indiqu que lon est en train de modifier la politique tant donn que lon a surmont les contraintes du systme dinformation qui autrefois empchaient de verser une solde de spcialit ds que le militaire dtenait les comptences et les connaissances exiges.

    UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS DANS LA PRISE DE DCISIONS ET LA GESTION DES RISQUES Rapports du SGDR De nombreux rapports peuvent tre tirs du Systme de gestion et de distribution des rapports (SGDR);

    grce sa souplesse, le SGDR permet aux cadres de reprer les cas inusits. Lquipe de vrification a constat que de nombreux commis SGR ntaient pas au courant des rapports disponibles ou ne savaient pas comment y avoir accs, ce qui rduisait la capacit des units dceler des erreurs et soccuper des domaines proccupants.

    POSSIBILITS DCONOMIES APPRCIABLES Selon un rapport de 1994 du CS Ex, ladministration des services de solde tait trop coteuse, cause du grand nombre de bureaux de solde dcentraliss du MDN. Notre vrification a confirm que, mme si des amliorations ont t faites, la situation demeure essentiellement inchange. La productivit de ladministration de la solde pourrait donc tre amliore encore. Lexprience dautres organisations comme les forces armes amricaines fournit de prcieuses indications cet gard.

    Chef Service dexamen iii/iv

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 PRINCIPALES RECOMMANDATIONS On trouvera lannexe B un rsum des recommandations qui ont t faites dans le cadre de cette vrification. Nos cinq principales recommandations sont les suivantes :

    1. noncer une stratgie de formation coordonne lintention des nouveaux OCS et commis SGR. SMA(Fin SM). LAI art. 16 (2)(c)

    2. SMA(Fin SM).

    3. Instituer des mesures pour sassurer que les MR sont qualifis dans leur spcialit avant de toucher la solde qui sapplique leur nouvelle spcialit ou clarifier la politique et sassurer quelle est applique uniformment. SMA(RH-Mil).

    4. Donner aux commis SGR et aux cadres une formation sur lobtention et loptimisation des rapports du SGDR. Le DTCSP pourrait donner au personnel de la solde des directives claires sur les rapports disponibles et leur utilisation dans les processus de contrle et dexamen. SMA(Fin SM).

    5. Dfinir des indicateurs et contrler le rendement de ladministration de la solde. SMA(Fin SM). 6. Poursuivre la fusion progressive des services de solde au niveau local, rgional ou au Quartier gnral. SMA(Fin SM).

    Chef Service dexamen iv/iv

  • Vrification de la solde Solde de base

    R

    OBJECTIFS DE LA VRIFICATION Les principaux objectifs de la vrification sont PORTE DE LA VRIFICATION La vrification a port sur les systmes et lessolde appliqus aux rmunrations de 3,2 maux 59 000 membres de la F rg et de la F rs001. 2

    MTHODOLOGIE

    our faire notre vrification, nous avons : P acquis une connaissance approfondie des

    de la solde :

    o en observant les activits quotidiennes

    en interro ogeant des personnes associe(le DPDS, par exemple);

    exa la solde pour

    sujet lannexe A

    min des processus lis

    nonc des critres et des procdures dtai);

    sentant les trois armes

    correctement faites et bien documents;

    an

    visit 11 sites repr

    constitu un chantillon alatoire reprsen

    procd des chantillonnages directs d

    Chef Service dexamen

    Version finale Octobre 2003

    ENSEIGNEMENTS GNRAUX

    Voir si la solde des membres de la F rg et de la F rs en service

    de classe C en 2001 avait t verse avec exactitude et

    promptitude.

    valuer les pratiques de gestion de la solde et les stratgies de

    gestion des risques et lutilisation des renseignements

    dans la prise de dcisions.

    Trouver des faons de rendre plus efficiente ladministration

    de la solde.

    noncer des procdures danalyse et de diagnostic

    technologiques qui permettent de dceler des anomalies ou des

    erreurs.

    Voir si la solde des membres de la F rg et de la F rs en service

    de classe C en 2001 avait t verse avec exactitude et

    promptitude.

    valuer les pratiques de gestion de la solde et les stratgies de

    gestion des risques et lutilisation des renseignements

    dans la prise de dcisions.

    Trouver des faons de rendre plus efficiente ladministration

    de la solde.

    noncer des procdures danalyse et de diagnostic

    technologiques qui permettent de dceler des anomalies ou des

    erreurs.

    rsums la figure 1.

    pratiques de gestion de la illiards de dollars verses en service de classe C en

    processus actuels de gestion

    des commis SGR relatives la so Figure 1 lde,

    s ladministration de la solde et des responsables des politiques relatives la solde

    en relever les risques;

    nformment aux lignes directrices du Conseil du Trsor (voir ce lls de vrification, co

    ;

    atif de 350 comptes de solde et procd des tests pour voir si les transactions taient

    s des domaines o la probabilit derreur tait selon nous assez leve.

    t

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  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 Lannexe C prsente de plus amples renseignements sur la mthodologie de la vrification. Pour les domaines risque lev, les transactions ont t choisies par chantillonnage direct. Lannexe E prsente un rsum des objectifs des chantillonnages directs qui ont t faits dans le cadre de cette vrification et des constatations qui sen dgagent.

    Chef Service dexamen 2/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    CONSTATATIONS DTAILLES ET RECOMMANDATIONS

    NIVEAU DASSURANCE

    La solde des membres de la F rg et de la F rs en service de classe C en 2001 a t verse avec promptitude et conformment aux conditions demploi et aux politiques en vigueur. Nous avons constitu un chantillon alatoire de 350 militaires qui tait reprsentatif des FC et nous avons fait une vrification du guide de solde pour lanne civile 2001 pour chacun de ces militaires. Notre technique

    dchantillonnage nous permet darriver des conclusions qui valent pour lensemble des FC. Les tests de vrification de lchantillon alatoire ne nous ont pas permis de relever de preuves qui nous amneraient croire que des paiements nauraient pas t faits conformment aux conditions demploi en vigueur ou avec promptitude. On trouvera lannexe D de plus amples renseignements sur la mthode dchantillonnage et les rsultats que nous avons obtenus. Promptitude et exactitude de ladministration de la solde Facteurs cls La majorit des processus utiliss dans le calcul des versements admissibles sont automatiss.

    Les transactions saisies dans le SCCS-Re font lobjet dune srie de contrles; toute transaction qui choue un contrle est rejete.

    Des contrles daccs logiques sappuyant sur lidentification des utilisateurs et sur des mots de passe sont en place.

    Le systme ne permet pas un utilisateur dentrer et dapprouver une mme transaction avec un mme identificateur dutilisateur.

    Des procdures sont appliques au niveau local et ladministration centrale pour reconnatre les comptes problmes et en faire le suivi.

    Domaines proccupants

    Nous avons soumis des tests de vrification de nombreux chantillons directs dans des domaines o les risques nous semblaient levs (voir lannexe E). Cela nous a permis de relever des cas o des paiements ntaient pas conformes aux conditions demploi. Ces cas concernaient plus prcisment des militaires en dtention, des militaires qui avaient obtenu un reclassement volontaire ou des militaires qui recevaient une rmunration au rendement; ils sont examins en dtail dans les sections suivantes.

    Chef Service dexamen 3/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 VALUATION DES PRATIQUES ACTUELLES DE GESTION DE LA SOLDE

    Mme si le versement de la solde pendant lanne civile 2001 sest fait avec exactitude et promptitude, de nombreuses personnes charges de superviser ladministration de la solde navaient pas les connaissances ou lexprience voulues pour remplir efficacement leurs fonctions. Cela a entran quelques incohrences, notamment quand des militaires taient en dtention ou lorsquil sagissait de savoir si un militaire tait admissible une rmunration au rendement. De plus, la structure du SCCS-Re ne facilite pas lapplication de la politique qui rgit les reclassements volontaires.

    1. Capacits du personnel responsable de ladministration de la solde Question en jeu De nombreuses personnes charges de superviser ladministration de la solde les commis SGR qui ont des fonctions de supervision et les OCS, par exemple nont pas les connaissances ou lexprience voulues pour remplir efficacement leurs fonctions. Ces personnes ont souvent indiqu que la formation relative la solde quelles avaient reue ne les avaient pas bien prpares leur travail. Essentiellement, la formation en cours demploi (FCE) est la seule formation quils reoivent. Causes et consquences Il arrive souvent que des commis SGR ayant une

    exprience limite de la solde se voient confier des fonctions de supervision. Pendant les six premiers mois, ces commis sont forms en cours demploi, souvent par leurs subalternes. Cette situation affaiblit le processus dapprobation, brouille la sparation des fonctions et augmente le risque que des erreurs passent inaperues.

    Faute de formation et dexprience, les OCS dau moins deux endroits et de nombreux commis SGR ne comprenaient pas leurs responsabilits, ni mme ce quils approuvaient, et ils navaient pas une ide claire des tches quon attendait deux pendant les six premiers mois de travail dans leur nouvel emploi.

    La FCE ne suffit pas bien prparer les superviseurs de la solde nouvellement nomms.

    RECOMMANDATIONS

    BPR MESURES SMA (Fin SM)

    Exiger une plus longue priode de transfert des responsabilits et noncer une stratgie de formation coordonne pour faire en sorte que les OCS et les superviseurs de la solde comprennent mieux leurs nouvelles responsabilits et limportance du processus dapprobation.

    SMA (Fin SM)

    Prparer des directives sur les procdures pour faire en sorte que les OCS et les superviseurs de la solde connaissent les pratiques acceptables et que la FCE ne contribue pas perptuer des pratiques inacceptables.

    Chef Service dexamen 4/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 2. Reclassement volontaire Question en jeu La politique qui rgit le reclassement volontaire (RV) des militaires du rang (MR) un groupe de spcialit suprieur nest pas claire et elle na pas t applique uniformment. Un examen de divers cas de RV nous a permis de constater que le taux de rmunration du groupe de spcialit suprieur entrait en vigueur divers moments du processus de reclassement : avant le reclassement, au dbut du reclassement ou pendant la priode dinstruction des militaires. Contrairement aux officiers (mdecins, dentistes, avocats, pilotes, p. ex.), qui doivent tre qualifis dans leur profession pour toucher une solde de spcialiste, limmense majorit des MR qui obtiennent un RV un groupe de spcialit suprieur commencent toucher une solde de spcialiste avant dtre qualifis dans leur spcialit. Causes et consquences Le SCCS-Re est structur de telle faon que le taux de rmunration est fonction du grade, du code de groupe professionnel

    militaire (CGPM) et de lchelon de rmunration. Quand un MR obtient un RV un groupe de spcialit suprieur, il doit reprendre le grade de caporal. Ds que le CGPM est chang dans le SCCS-Re, le militaire commence tre rmunr au nouveau taux, mme sil nest pas qualifi dans sa spcialit.

    Pour permettre aux gestionnaires de carrires (GC) de suivre les renseignements sur les ressources humaines (RH) relatifs aux gains/pertes dun GPM, le CGPM dun MR devient celui de la nouvelle spcialit ds que linstruction commence. Si lon exclut le cas de certains sergents, cela fait que des MR touchent une solde de spcialiste avant dtre qualifis dans leur spcialit. Dans certains cas, cette qualification peut demander deux ans.

    Avant avril 2002, les MR qui obtenaient un RV gardaient leur chelon de rmunration, ce qui donnait lieu des augmentations de solde apprciables. Depuis avril 2002, on a mis en place des mesures provisoires pour limiter ces augmentations. Les militaires ne peuvent plus garder leur chelon de rmunration. Leur solde est fixe au taux de rmunration qui est le plus proche de celui quils avaient, sans toutefois y tre infrieure.

    En comparant la date laquelle des militaires ont commenc toucher une solde de spcialiste et la date laquelle ils ont commenc suivre leur instruction selon le SGRH pour la priode de huit mois allant davril 2002 novembre 2002, nous avons relev 152 cas de MR qui avaient obtenu un RV un groupe de spcialit suprieur et nous avons constat que tous avaient reu une solde correspondant leur nouveau groupe de spcialit avant dtre qualifis. Il est important de noter quil nest pas possible dobtenir de renseignements sur le nombre de militaires qui sont en train de se qualifier dans une spcialit.

    Chef Service dexamen 5/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 Causes et consquences (suite)

    La vrification nous a permis de constater que 25 de ces 152 militaires avaient gard lchelon de rmunration de leur grade antrieur. Ces militaires ont eu des augmentations allant de 143 $ 348 $ par mois avant davoir obtenu leur qualification. Les 127 autres ont obtenu des augmentations allant de 16$ 283 $ par mois. Il est vident que le fait quun militaire garde son chelon de rmunration entrane une augmentation de solde apprciable. Comme nous lavons indiqu ci-dessus, un militaire ne peut plus garder son chelon de rmunration loccasion dun RV depuis avril 2002.

    Au total, le fait de verser une solde de spcialiste ces 152 militaires avant quils soient qualifis cote prs de 20 000 $ par mois. Cela quivaut une augmentation moyenne de solde de 131 $ par mois (le chiffre de 152 militaires pendant une priode de huit mois donne une moyenne de 19 militaires par mois). Si lon tient pour acquis que ce taux est constant, il est raisonnable de supposer que 228 militaires en moyenne obtiennent un RV une spcialit tous les ans. Compte tenu de sa spcialit, un militaire doit compter de six mois trois ans pour se qualifier. Si lon postule quil faut en moyenne un an pour se qualifier, il serait raisonnable de conclure quil y a toujours, en moyenne, 228 militaires en train de se qualifier dans une spcialit. Si ces 228 militaires obtiennent en moyenne une augmentation de solde de 131 $ par mois pendant un an avant de se qualifier, on peut en conclure que cette situation entrane une augmentation des dpenses annuelles du Ministre de 360 000 $.

    Pour corriger cette situation, lquipe du PARA est en train de dfinir des mesures qui permettront aux gestionnaires de carrires de suivre les renseignements utiles sur les RH et de sassurer que les taux de rmunration sappliquent seulement une fois que les militaires sont qualifis dans leur spcialit.

    RECOMMANDATION

    BPR MESURE SMA(RH-Mil) Instituer des mesures pour sassurer que les MR sont qualifis dans leur spcialit avant de toucher la solde qui

    sapplique leur nouvelle spcialit ou prendre des mesures pour clarifier la politique et sassurer quelle est applique uniformment.

    Chef Service dexamen 6/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 3. Dtention

    Chef Service dexamen 7/17

    Question en jeu Selon la politique en vigueur, tout MR dun grade

    suprieur celui de soldat quun tribunal militaire condamne une peine de dtention se voit imposer une suppression de solde pendant la priode de dtention. La suppression doit tre gale la diffrence entre la solde dun soldat, chelon de rmunration 3, et la solde laquelle le militaire aurait autrement droit.

    Quarante-huit cas de dtention ont t relevs pendant les annes civiles 2001 et 2002. Des 32 que nous avons analyss, 11 concernaient des militaires dun grade suprieur celui de soldat. Nous avons constat que cinq de ces 11 militaires ne staient pas vu imposer de suppression de solde. Si cela avait t le cas, ces cinq militaires auraient t privs de 1 300 $ au total.

    Causes et consquences Plusieurs commis SGR ont indiqu quils connaissaient

    mal les modalits dadministration dune dtention que prvoyait la politique. Il sen est suivi que cinq militaires ont t trop pays pendant leur priode de dtention.

    Les risques financiers en jeu ici sont peu levs parce quil y a peu de cas de dtention de militaires dun grade suprieur celui de soldat. Pour prserver lintgrit et la crdibilit du systme de discipline, toutefois, il est important que les peines prvues soient imposes.

    RECOMMANDATION

    BPR MESURE

    DIRHG Comme les cas de dtention sont rares, mettre une note lectronique dans la fiche de conduite du militaire dans le SGRH pour rappeler aux commis SGR quils doivent imposer une suppression de solde.

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 4. Rmunration au rendement Question en jeu Selon les Instructions du Conseil du Trsor pour

    ladministration des traitements Programme de gestion du rendement du Groupe de la direction, les cadres ne sont pas habilits toucher un paiement forfaitaire au titre de la rmunration au risque (rmunration au rendement) pendant quils sont en cong dtudes ou de formation linguistiquei.

    Les Instructions prvoient cependant que, quand une partie seulement dun cycle de rendement est consacre des tudes ou une formation linguistique, un cadre peut toucher une rmunration au rendement sil doit travailler pendant une priode suffisante du cycle de rendement.

    Pour le cycle de rendement 2001-2002, nous avons observ que deux militaires en cong dtudes/de formation linguistique pendant toute la dure du cycle et 11 militaires en cong pendant plus de six mois avaient touch une rmunration au rendement.

    Causes et consquences Le Directeur Nominations suprieures (DNS), qui est

    responsable de ladministration de la politique du Conseil du Trsor, ne tient pas compte des congs dtudes/de formation linguistique des militaires parce quaucune autorisation de cong nest produite. Le DNS estime donc que ces militaires sont admissibles une rmunration au rendement.

    Certains craignent que, si lon applique trop rigidement la politique du Conseil du Trsor, des militaires soient peu disposs suivre une formation linguistique, ntant plus admissibles la rmunration au rendement.

    Les politiques manquant de clart, il serait raisonnable den dduire que certains militaires ne soient pas admissibles un paiement forfaitaire au titre de la rmunration au risque.

    i Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada, Instructions pour ladministration des traitements Programme de gestion du rendement du Groupe de la direction, 1er avril 2001.

    RECOMMANDATION

    BPR MESURE SMA (RH-Mil)

    Donner des claircissements sur la politique du Conseil du Trsor et noncer des directives sur ce qui constitue une priode suffisante .

    Chef Service dexamen 8/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    Limprcision de la sparation des fonctions compromet le processus dapprobation de la fonction solde, ce qui augmente le risque que des paiements errons passent inaperus. Par exemple, toutes les transactions entres directement dans le SCCS-Re doivent tre soumises un processus dapprobation; ..

    Chef Service dexamen 9/17

    1. .. Question en jeu Toutes les transactions entres directement dans le SCCS-Re doivent tre soumises un processus dapprobation par lequel on sassure quune transaction ne peut tre entirement traite par une seule personne. ... ... ... Causes et consquences Comme beaucoup de transactions ayant une incidence sur la solde viennent ... ... ... ...

    RECOMMANDATION

    LAI art. 16 (2)(c)

    BPR MESURE DIRHG .

    . qui ont un effet direct sur la solde .. .

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 2. Manquements aux conditions daccs au systme Question en jeu

    ..

    Selon le Manuel dadministration financire (MAF), les OCS doivent signaler les comptes de solde sensibles de leur personnel et faire un examen de ces comptes au moins une fois par trimestre. Lquipe de vrification a toutefois constat que les comptes de solde sensibles navaient pas t signals dans au moins deux endroits, ce qui empchait les OCS den faire lexamen.

    Dans les petites units, il peut arriver que le traitement de la solde soit confi trois personnes seulement. Quand une ou deux de ces personnes doivent sabsenter, certains commis SGR donnent leur identificateur dutilisateur et leur mot de passe pour faire en sorte que les transactions soient traites promptement.

    Causes et consquences La conjugaison de trois phnomnes le fait que des

    comptes de solde de commis SGR ne soient pas signals en vue dun examen de lOCS, le fait que des commis SGR manquant dexprience dans la fonction solde se voient confier des responsabilits de supervision . . Comme un profil dutilisateur ne peut pas servir entrer et approuver une mme transaction, les risque dabus sont dans une certaine mesure limits.

    .

    LAI art. 16 (2)(c)

    Chef Service dexamen 10/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    RECOMMANDATION

    LAI art. 16 (2)(c)

    BPR MESURES SMA (Fin SM)

    pour tous les commis SGR qui ont accs au SCCS-Re.

    ..

    Chef Service dexamen 11/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 VALUATION DE LUTILISATION DES RENSEIGNEMENTS DANS LA PRISE DE DCISIONS ET LA GESTION DES RISQUES

    Les renseignements du systme de solde ne sont pas utiliss dans la prise de dcisions et lvaluation des risques lis la solde. Il ny a pas de mesures officielles du rendement. Mme si le systme de solde peut produire des rapports utiles la prise de dcisions et la gestion des risques, de nombreux commis SGR ne sont pas au courant des rapports disponibles ou ne savent pas comment y avoir accs.

    Manque de mesures et de rapports de rendement Question en jeu La fonction solde ne comporte pas dobjectifs ni

    dindicateurs de rendement officiels qui permettraient de mesurer lexploitabilit, la pertinence et lefficacit des processus lis la solde. Il sensuit que le rendement du SCCS-Re ne peut pas tre contrl efficacement.

    Le SGDR est un systme souple de constatation dcarts qui permet aux utilisateurs de reprer des cas inusits et de soccuper des domaines proccupants. Lquipe de vrification a constat que la direction et de nombreux commis SGR ntaient pas au courant des rapports disponibles dans le SGDR ou ne savaient pas comment y avoir accs.

    Causes et consquences Les rapports du SGDS fournissent la direction des

    renseignements qui lui permettent de sassurer que les ressources sont bien utilises et que la productivit du traitement de la solde est optimise. Ces rapports permettent par exemple la direction de suivre la productivit dun ou de plusieurs commis la solde diffrents endroits. Les pratiques dans les endroits o la productivit est bonne peuvent tre appliques l o elle est moins bonne.

    Le SCCS-Re rejette un grand nombre de transactions du SGRH. Les transactions ainsi rejetes peuvent tre compiles dans un rapport du SGDR, mais les commis SGR lignorent. lheure actuelle, les commis SGR se sentent obligs dexaminer les transactions rejetes de chaque compte du SGRH, ce qui demande beaucoup de temps. En faisant mieux connatre les rapports du SGDR et en en augmentant lutilisation, on pourrait raliser des gains defficience et parvenir un meilleur contrle des transactions rejetes.

    O quils soient, les commis SGR peuvent demander la DTCSP de produire des rapports susceptibles de les aider soccuper des domaines proccupants. Ces rapports peuvent les aider mettre en vidence des cas inusits et intervenir promptement.

    Chef Service dexamen 12/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    RECOMMANDATION

    BPR MESURES SMA (Fin SM)

    Prvoir des objectifs et des indicateurs de rendement officiels (des niveaux de tolrance et des taux derreurs, par exemple) pour aider la direction valuer lefficacit et lefficience de ladministration de la solde et soccuper des domaines proccupants.

    SMA (Fin SM)

    Donner aux commis SGR et aux cadres une formation sur lobtention et loptimisation des rapports du SGDR.

    Chef Service dexamen 13/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 POSSIBILITS DCONOMIES APPRCIABLES

    Selon un rapport de 1994 du CS Ex, ladministration des services de solde tait trop coteuse, cause du grand nombre de bureaux de solde dcentraliss du MDN. Mme si des amliorations ont t faites, la situation demeure essentiellement inchange. La productivit de ladministration de la solde na donc pas t maximise.

    Contexte Mme si cette vrification a confirm que ladministration de la solde se faisait avec exactitude et promptitude, nous avons galement not quon pourrait encore faire des conomies apprciables et amliorer la sparation des fonctions. Selon un rapport de 1994 du CS Ex, ladministration des services de solde tait trop coteuse, cause du grand nombre de bureaux de solde dcentraliss du MDN. Selon le rapport, ladministration de la solde cotait 31 $ par compte de solde (755 $ par an), ce qui ne correspondait pas un bon rapport cot-efficacit. Une comparaison du MDN et de diverses organisations comparables la Socit Radio-Canada, le service de police de la ville de New York et Postes Canada, par exemple a rvl que le cot par compte de solde du Ministre tait presque deux fois plus lev que le cot moyen dans le secteur priv et prs de 15 fois plus lev que celui des organisations dont les services de paie sont jugs efficaces (c.--d. de calibre international). En 1998, la demande du DG Fin, le CS Ex a aid la DTCSP tablir le cot total rvis des services de solde. Lexamen comprenait notamment une comparaison du cot total de la solde de lpoque celui de 1994. Il a rvl que le cot par compte de solde tait pass de 31 $ 21 $ (505 $ par an). Cette diminution a t impute une rduction de 50 p. 100 du personnel affect ladministration de la solde et aux modifications apportes au serveur dentreprise de la Dfense. Situation actuelle Mme si le cot par compte de solde a sensiblement diminu (de 31 $ 21 $), nous croyons que dautres conomies pourraient tre ralises. Bien que nous nayons pas calcul le cot dadministration des services de solde dans le cadre de cette vrification, nous avons pu constater que le MDN dispose encore dun grand nombre de bureaux de solde dcentraliss plus de 70 numros de bureau de solde (NBS). Suite de nombreuses discussions avec du personnel SGR, des OCS et des cmdt dunit, et suite un examen des meilleures pratiques dorganisations comparables, nous avons pu tablir quune fusion des services de solde prsenterait les avantages et les inconvnients suivants.

    Chef Service dexamen 14/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    Service la clientle

    Comptences du personnel

    Milieu de travail et planification de la relve

    AV

    AN

    TA

    GE

    S Pool central dexpertise Accroissement des

    comptences du personnel de la solde = meilleur service la clientle

    Milieu dapprentissage continu efficace

    Abaissement du cot de la formation mesure que la FCE devient une solution viable

    Meilleure sparation des fonctions = diminution des risques derreur Intgrit accrue des contrles daccs au systme de solde Amlioration de la diffusion de messages cls sur la solde Plus duniformit dans lapplication de la politique aux transactions

    complexes Planification de la relve plus facile Meilleur contrle du perfectionnement professionnel des commis

    SGR

    INC

    ON

    V

    NIE

    NT

    S Service la clientle

    moins personnalis Services de solde moins

    accessibles et moins proches

    Diminution de lautonomie des units dployables, celles-ci devant

    compter sur dautres pour leur fournir un commis la solde Perte de cohsion au sein des units, les militaires responsables des

    questions de solde nappartenant plus lunit

    Comparaison Les organisations du secteur priv et du secteur public ont eu tendance rcemment fusionner des services. Une enqute faite auprs dimportantes entreprises amricaines a men la conclusion que 93 p. 100 dentre elles confiaient ladministration de leur paie des services communs. De plus, selon un rapport du CS Ex dat de fvrier 2000 et consacr aux concepts de soutien, les entreprises qui mettent des services en commun peuvent raliser des conomies de lordre de 30 50 p. 100 et faire des gains defficience de 15 45 p. 100. Le rapport indiquait aussi que la .a appliqu une stratgie de services communs la gestion de ses ressources humaines (RH). La Banque est passe dun systme dadministration qui comprenait plusieurs centaines demploys affects aux RH un centre dappel comprenant 75 spcialistes qui forment ensemble un centre dexcellence offrant la direction des conseils de premire main sur les RH. Cette transformation de la structure organisationnelle a permis la Banque dobtenir une fonction RH beaucoup moins coteuse et plus spcialise.

    LAI art. 20 (1)(c)

    Pour raliser des conomies dchelle, les forces armes des tats-Unis ont fait passer de 338 26, en six ans, le nombre des bureaux qui soccupent de la rmunration des militaires et des civils (5,4 millions de personnes), des services comptables et du paiement des fournisseurs. Cette rduction a permis de standardiser les systmes et les procdures. Pour rationaliser ladministration des services de rmunration, on a cr un systme Web grce auquel les membres du personnel peuvent voir leur compte de paie et y apporter certaines modifications. Les forces armes amricaines ont aussi cr quatre services dassistance qui soccupent des demandes de renseignements sur la rmunration et 16 bureaux du personnel qui soccupent du traitement des transactions. Les clients nont donc

    Chef Service dexamen 15/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 plus rencontrer en personne des commis la rmunration et ils se sont apparemment habitus faire eux-mmes certaines transactions ou appeler un spcialiste de la rmunration. Les clients apprcient galement le fait de savoir avec qui au juste ils doivent communiquer si un problme survient. En 2001, une analyse du cot dadministration de la paie des civils lemploi de ladministration amricaine a permis de mesurer les cots de fonctionnement annuels des services de paie. Le tableau ci-dessous en prsente les rsultats pour les ministres dont la taille se compare plus ou moins celle du MDN.

    Fournisseur de services Salaris Cot annuel moyen par salari (CAD) (US)

    Department of Transportation (DOT) 60 000 225 $ 145 $ General Service Administration (GSA) 25 000 183 $ 118 $ Health and Human Services (HHS) 125 000 149 $ 96 $

    En 1997, le cot total rvis par compte de solde par an tait de 544 $ (505 $ de 1997 actualiss en dollars de 2001). Cela quivaut au triple du GSA et du HHS et plus du double du DOT. Recommandation Le SMA(Fin SM) devrait sefforcer daccrotre la productivit de ladministration de la solde particulirement en fusionnant progressivement les services de solde, en exploitant de nouvelles technologies et en tirant profit des leons retenues et des meilleures pratiques dautres organisations.

    Chef Service dexamen 16/17

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 SURVEILLANCE CONTINUE

    Chef Service dexamen 17/17

    ta b lir u n ra p p o rt p o u rv rifie r s i le s m ilita ire s q u io n t t re c la ss s u ng ro u p e d e sp c ia lit su p rie u ro b tie n n e n t le ta u x d e so ld evo u lu . P ro d u ire u n a u trera p p o rt p o u r s 'a ssu re r q u e leta u x d e so ld e d u g ro u p e d esp c ia lit su p rie u r e s ta p p liq u u n iq u e m e n t q u a n dle m ilita ire se q u a lifie d a n s sasp c ia lit .

    L e s co m m is S G R d e vra ie n ta vo ir fa c ile m e n t a cc s ce sra p p o rts . L a p ro d u c tio n d e sra p p o rts d e v ra it d e ve n ir u n ep ra tiq u e a d m in is tra tive co u ra n te .

    a n n u e lle m e n t s i le ta u xe s m ilita ire s e s t ta b li e n g ra d e , d u G P M e t

    e r m u n ra tio n , co m m e p o litiq u e d u M D N .

    ca s d e s m ilita ire s d o n t laso ld e e s t g r e p a r la D N S , v rifie rto u s le s a n s s i le ta u x d e so ld e ses itu e d a n s l' ch e lle d e so ld e p r vu e.

    V o ir ce q u e le s ra p p o rtsd u S G D R so ie n t b ie n u tilis s ,e n su rve illa n t n o ta m m e n t lafr q u e n ce e t le s fo rm e sd 'u tilisa tio n d e s ra p p o rts .R e ce n se r le s n o n -u tilisa te u rse t co m m u n iq u e r a ve c e u x p o u rle u r fa ire va lo ir le s a va n ta g e sd e s ra p p o rts .

    C o m p a re r r g u li re m e n t le N B Sd 'a cc s d e to u s le s u tilisa te u rs d usys t m e e t le u r u n it /N B S d 'e m p lo ia c tu e l e t p re n d re d e s m e su re s d a n sle s ca s d e n o n -co n co rd a n ce .

    lle

    V rifie rd e so ld e dfo n c tio n d ud e l ch e lo n dle p r vo it la

    D a n s le

    La surveillance continue fait appel des procdures danalyse et de diagnostic technologiques. Il permet la direction de dceler des anomalies et des erreurs imputables des faiblesses des mcanismes de contrle. Nous recommandons la direction dutiliser les rapports ci-dessous pour surveiller en permanence lexactitude des renseignements.

    T a u x d es o ld e

    A c c s a us y s t m e

    R e c la s s e m e n tsv o lo n ta ire s

    U tilis a tio nd e s ra p p o rts

    d u S G D R

    e

    S ys t m e

    R a p p o rts

    S cu rit

    P o litiq u eC o n tr le

    p e rm a n e n t

    P ro d u ire u n ra p p o rt su r le s tra n sa c tio n s q u i o n t t fa ite s o u a p p ro u v e s p a r le s co m m isS G R d a n s le u r p ro p re co m p te d e so ld e . S o u m e ttre ce s tra n sa c tio n s , e t la fr q u e n ce la q u ee lle s se p ro d u ise n t, u n e xa m e n , p o u r d ce le r d ' ve n tu e lle s a n o m a lie s.

    .

    A c c s d e s c o m m is la s o ld e le u r p ro p r

    c o m p te d e s o ld e

    ..

    LAI art. 16 (2)(c)

    LAI art. 16 (2)(c)

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE A

    FIGURE 1 CRITRES DVALUATION : GESTION DES RISQUES, GESTION DE LA SOLDE ET DONNES DCISIONNELLES

    CRITRES D'VALUATION

    Pratiques et stratgies de gestion des risques Cadre de contrle de gestion Donnes dcisionnelles

    Risques identifisProbabilit et consquences des

    risques values

    Politiques et procduresdfinissant clairement les mesures

    prendre l'gard des risques

    Risque rsiduel et niveau detolrance dfinis et communiqus

    Mcanismes permettant uneadaptation prompte et exacte aux

    modifications apportes auxpolitiques, aux systmes et la

    structure de la solde

    Cadres stratgiques et directivessur les processus lis la solde

    Responsabilits et pouvoirs relatifs la gestion de la fonction solde

    tablis et communiqus

    Programme structur de formationdes commis SGR

    Transactions de solde dmentdocumentes et piste devrification suffisante

    Sparation adquate des fonctionsdu personnel responsable

    de la solde

    Contrles appropris d'accs ausystme de solde

    Donnes sur la solde gardes dansun secteur protg

    Contrle permanent permettant devoir si les objectifs oprationnels

    sont atteints et si les contrlesfonctionnent comme prvu

    Indicateurs de rendement pourvaluer la fonction solde et

    permettre une bonne utilisationdes ressources

    Systme souple de constatationsystmatique des carts permettant

    la direction de reconnatreles cas inusits

    Procdures uniformes de solution deproblmes et mcanismes de

    production de rapports

    Mcanismes divers d'optimisation descommunications et d'accs aux

    donnes sur la solde

    Utilisation des donnes dans la prisede dcisions relatives des questions

    de solde plus gnrales

    Chef Service dexamen A-1/3

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE A FIGURE 2 CRITRES DVALUATION DE LCHANTILLON ALATOIRE DE COMPTES DE SOLDE

    ATTRIBUTS (solde de base) CRITRES (exactitude et promptitude)

    Grad

    e

    Grou

    pe

    profession

    nel

    ch

    elon d

    e rm

    un

    ration

    Statut

    En

    rlemen

    t d

    ans lan

    ne

    Prom

    otion

    dan

    s lann

    e

    Lib

    ration

    dan

    s lann

    e

    Rap

    proch

    emen

    t : Som

    maire T

    4

    Pen

    sion

    (PR

    FC

    /R

    PC

    )

    Imp

    t sur le

    revenu

    Rm

    un

    ration au

    ren

    dem

    ent

    Dlgation

    d

    e solde

    1 Sassurer que le militaire est rmunr au grade voulu E 2 Sassurer que le militaire a droit une solde de spcialiste

    (sil y a lieu) E

    3 Sassurer que la solde augmente avant le mois suivant si le militaire est devenu admissible une solde de spcialiste pendant lanne

    P

    4 Vrifier la vraisemblance de lchelon de rmunration E 5 Si lchelon de rmunration change pendant lanne,

    sassurer que la solde augmente avant le mois suivant P

    6 Sassurer que le militaire ne touche pas de solde quand il nest pas en service actif

    E

    7 Sassurer quil nest plus vers de solde un militaire ds que celui-ci nest plus en service actif

    P

    8 Sassurer que le militaire nest pas rmunr avant sa date denrlement

    E

    9 Sassurer que la solde est calcule compter de la date denrlement

    P

    10 Sassurer que le militaire nest pas rmunr un nouveau grade avant la date deffet de la promotion

    E

    11 Sassurer que le nouveau taux de solde entre en vigueur dans le mois qui suit la date deffet de la promotion

    P

    12 Sassurer que le montant de lindemnit de dpart est vrifi par le DAGRCM, conformment la politique

    E

    13 Sassurer que la solde de base cesse dtre verse aprs la libration

    P

    14 Vrifier la vraisemblance gnrale de la solde de base E 15 Sassurer que la cotisation au rgime de retraite des FC

    est conforme la politique E

    Hors vrification

    Chef Service dexamen A-2/3

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE A

    ATTRIBUTS (solde de base) CRITRES (exactitude et promptitude)

    Grad

    e

    Grou

    pe

    profession

    nel

    ch

    elon d

    e rm

    un

    ration

    Statut

    En

    rlemen

    t d

    ans lan

    ne

    Prom

    otion

    dan

    s lann

    e

    Lib

    ration

    dan

    s lann

    e

    Rap

    proch

    emen

    t : Som

    maire T

    4

    Pen

    sion

    (PR

    FC

    /R

    PC

    )

    Imp

    t sur le

    revenu

    Rm

    un

    ration au

    ren

    dem

    ent

    Dlgation

    d

    e solde

    16 Sassurer que les cotisations de retraite sont payes tous les mois

    P

    17 Sassurer que la retenue dimpt sur le revenu est faite chaque mois

    P

    18 Sassurer que le montant reu au titre de la rmunration au rendement/du Programme de gestion du rendement est conforme la politique

    E

    E = Exactitude Signifie que les militaires reoivent ce qui leur est d en rtribution de leurs services. P = Promptitude Signifie que les guides de solde des militaires sont mis jour moins de 30 jours aprs la date o la rmunration ou les avantages ont t gagns.

    Chef Service dexamen A-3/3

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE B

    SOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS ET CONSQUENCES VENTUELLES DE LEUR NON-APPLICATION

    En cas de non-application Domaines proccupants BPR Recommandation Risque Consquences ventuelles

    Exiger une plus longue priode de transfert des responsabilits et noncer une stratgie de formation coordonne pour faire en sorte que les OCS et les superviseurs de la solde comprennent mieux leurs nouvelles responsabilits et limportance de ne pas compromettre le processus dapprobation.

    Comptences du personnel responsable de ladministration de la solde

    SMA (Fin SM)

    Prparer des directives sur les procdures lintention des OCS et des commis SGR.

    Ressources humaines Les personnes charges de grer et de contrler les processus lis la

    solde nont pas les connaissances, les

    comptences et lexprience voulues.

    Le processus dapprobation est compromis, ce qui

    augmente les risques derreur.

    Reclassement SMA(RH-Mil)

    Instituer des mesures pour sassurer que les MR sont qualifis dans leur spcialit avant de toucher la solde du groupe de spcialit suprieur.

    Dtention SMA(RH-Mil) SMA (Fin SM)

    Mettre une note lectronique dans la fiche de conduite du militaire dans le SGRH pour rappeler aux commis quils doivent imposer une suppression de solde quand un militaire est en dtention.

    Rmunration au rendement

    SMA (RH-Mil)

    Donner des claircissements sur la politique du Conseil du Trsor et noncer des directives sur ce qui constitue une priode suffisante .

    DIRHG .... qui ont un effet direct sur la solde .

    Conformit Les transactions ne sont pas dment approuves ni conformes lesprit

    de la politique.

    Non-respect des politiques relatives la

    solde.

    ..

    LAI art. 16 (2)(c)

    Chef Service dexamen B-1/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE B

    En cas de non-application Domaines proccupants BPR Recommandation Risque Consquences ventuelles

    .

    Prvoir des objectifs et des indicateurs de rendement officiels pour permettre la direction dvaluer lefficacit et lefficience de ladministration de la solde et de soccuper des domaines proccupants.

    Manque de mesures et de rapports de rendement

    SMA (Fin SM)

    Donner aux commis SGR et aux cadres une formation sur lobtention et loptimisation des rapports du SGDR.

    Communications Communications

    verticales ou horizontales inefficaces

    dans les services de solde et lorganisation.

    La haute direction nest pas mise au courant des problmes de solde et

    des pratiques non efficientes.

    Possibilits dconomies apprciables

    SMA (Fin SM)

    Envisager dautres faons dadministrer les services de solde en mettant profit les meilleures pratiques dautres organisations et en accordant une attention particulire la fusion des ressources et lexploitation de nouvelles technologies

    Efficience Les ressources affectes ladministration de la

    solde ne sont pas rduites au minimum.

    Le nombre excessif de personnes affectes ladministration de la solde en accrot les

    cots. Vrification continue

    SMA (RH-Mil) SMA (Fin SM) CS Ex

    Crer des rapports informatiss qui permettront la direction de contrler en permanence lexactitude des renseignements. Tous les risques associs aux consquences ventuelles dcrites dans cette annexe.

    LAI art. 16 (2)(c)

    Chef Service dexamen B-2/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE C

    METHODOLOGIE DE LA VRIFICATION

    Mthodologie de la vrification de la solde de base

    Rapp

    ort

    Ex

    cutio

    nPo

    rte

    Obj

    ectif

    s

    tape 7valuation des risques pour

    relever d'ventuels problmespar divers moyens : examen du

    processus, entrevues etdiscussions.

    tape 10Extrapolation :rsultats pour

    l'ensemble de lapopulation.

    tape 11Rapport :

    constatations etrecommandations.

    tape 4Dtermination des utilisateursdu rapport et de leurs besoins :

    1) SMA(Fin SM);2) SMA(RH-Mil); 3) DTCSP;

    4) DPDS; 5) CEMD/SM.

    tape 2Reprsentation schmatique de

    l'administration de la solde : rles etresponsabilits, circulation des donnes,systmes de solde, utilisateurs et clients,

    politiques de solde et activits cls.

    tape 8Dfinition de critres de vrification pourchaque groupe homogne et pour le CCG,

    et, pour chaque critre, d'une procdurepar tapes pour valuer chaque lmentet dterminer ce qui devrait constituer

    une erreur.

    tape 5Confirmation des

    objectifs de lavrification.

    tape 1Dfinition des objectifs de

    la vrification : valuerl'exactitude, la promptitude

    et le CCG de la solde.

    tape 6Application de techniques

    d'chantillonnage statistiqueet discrtionnaire

    approuves par unstatisticien professionnel.

    tape 3Acquisition de

    connaissances sur lapopulation et dfinition detrois groupes homognesen fonction des processus

    de solde.

    tape 9Onze endroits visits :

    1) obtention d'lments probantssuffisants pour appuyer nos constatations;

    2) valuation du CCG.

    Chef Service dexamen C-1/1

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE D

    MTHODE DCHANTILLONNAGE ET RSULTATS

    POPULATION CHANTILLON ERREUR

    Taille (nombre de mil)

    $ Taille

    (nombre de mil)

    $ Type

    dchantillon

    Intervalle de

    confiance Nombre $ Extra-

    polation Taux

    derreur

    F rg et classe Ci 71 600 3,2 G$ 300 13 M$ Statistique

    95 % ( 1 %) 1

    ii 2 590 $ 2,5 M$ 0,09 %

    Col et grades sup (DNS) 512 30 Discrtionnaire

    iii S. O. 0 0 $

    CDRiv 265 20 Discrtionnaireiii S. O. 0 0 $ TOTAL 72 237 3,2 G$ 350 13 M$ 1 2 590 $ 2,5 M$ 0,09 %

    i OFFICIERS/MR (OSG et tous les pilotes/navigateurs et mdecins/dentistes dun grade infrieur celui de lcol/captf). La population comprend tous les militaires qui ont reu un paiement en 2001. En 2001, les militaires ont reu un rappel de solde avec effet rtroactif 1999. La population comprend tous les militaires qui ont reu une solde rtroactive, mme si beaucoup avaient t librs depuis. En dcembre 2001, il y avait 58 905 militaires actifs dans la F rg et dans la F rs en service de classe C. ii Lquipe de vrification a not que le guide de solde de trois autres militaires avait t modifi en 2001 aprs que ceux-ci eurent fourni des renseignements additionnels. Selon nous, cela ne constitue pas une erreur. iii Ces chantillons ont t constitus avec laide dun statisticien professionnel. son avis, ils sont reprsentatifs de leur population respective. Les lments chantillonns ont t choisis de faon alatoire. iv Militaires commissionns du rang (CDR) pendant lanne civile 2001.

    Chef Service dexamen D-1/1

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE E

    APERU DES CHANTILLONNAGES DIRECTS FAITS POUR LA SOLDE DE BASE (TESTS SUPPLMENTAIRES)

    Liste des chantillonnages directs faits pour la solde de base - Vrification de la solde, 2001 Domaines Objectifs Constatations Priode vise

    Prsence dintrus Sassurer que, en dcembre 2001, seuls des membres de la Force rgulire et de la Rserve en service de classe C en activit de service sont rmunrs par le SCCS.

    Selon le SGRH, tous les militaires rmunrs par le SCCS en dcembre 2001 taient des membres de la Force rgulire et de la F rs en service de classe C en activit de service.

    Dcembre 2001

    Soldes dbiteurs Sassurer que les militaires ayant un solde dbiteur de plus de 1 000 $ sont suivis par le DTCSP 5.

    Les soldes dbiteurs des guides de solde tiennent pour la plupart des avances, des frais mdicaux/juridiques, des frais de dplacement ou des recouvrements dindemnits. Nous sommes convaincus que les mcanismes voulus pour contrler les guides de solde des militaires en question sont en place.

    Examin rapports sur les soldes dbiteurs de dcembre 2002 et janvier 2003

    Rmunration au rendement pendant un cong dtudes/ de formation linguistique

    Pour le cycle de rendement 2001-2002, vrifier si les officiers suprieurs qui ont t en cong dtudes/de formation linguistique pendant une assez longue priode ont reu une rmunration au risque (rmunration au rendement).

    Deux officiers suprieurs qui taient aux tudes/en formation linguistique pendant tout le cycle de rendement et 11 officiers suprieurs qui ont t en formation pendant plus de six mois ont reu une rmunration au rendement.

    Cycle de rendement 2001-2002

    Guide de solde des commis SGR

    Reprer les transactions ou les montants inhabituels dans les guides de solde des commis SGR, de novembre 2002 fvrier 2003. Vrifier la vraisemblance de toute indemnit autre que lindemnit dentretien de lhabillement et lindemnit de vie chre.

    Nous avons examin le guide de solde de 30 commis SGR. Nous navons pas relev de transactions, dindemnits ou de montants inhabituels.

    Novembre 2002 fvrier 2003 (4 mois)

    Identificateurs dutilisateur multiples

    Sassurer que les commis SGR ayant accs au SCCS nont quun seul identificateur dutilisateur.

    Aucun commis navait plus dun identificateur dutilisateur.

    16 janvier 2003

    Chef Service dexamen E-1/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE E

    Liste des chantillonnages directs faits pour la solde de base - Vrification de la solde, 2001 Domaines Objectifs Constatations Priode vise

    Transactions approuves

    Sassurer quune piste de vrification est prvue dans le SCCS lgard des transactions et des personnes qui approuvent les transactions, et sassurer quun mme identificateur dutilisateur ne peut pas servir faire et approuver une transaction.

    Un examen de 20 transactions nous a permis de constater que des mcanismes permettent de suivre lidentificateur dutilisateur avec lequel chaque transaction est faite et approuve. Dans toutes les transactions examines, un identificateur dutilisateur diffrent avait servi entrer et approuver la transaction.

    15 janvier 2003 pour la solde de base et 2001 pour les indemnits

    Reclassement Voir si les changements de taux de solde conscutifs un reclassement volontaire du groupe standard celui de spcialiste sont appliqus uniformment.

    La politique nest pas applique uniformment; des militaires commencent toucher leur solde de spcialiste avant linstruction, et dautres, pendant linstruction ou une fois quelle est termine.

    Avril 2002 novembre 2002

    Emprisonnement ou dtention

    Voir si le guide de solde des militaires qui purgent une peine demprisonnement ou de dtention est rajust en conformit avec la politique.

    La politique a t respecte dans le cas des militaires emprisonns. Pour ce qui est des militaires qui purgeaient une peine de dtention, nous avons constat quune suppression de solde navait pas t impose dans 5 des 11 cas qui ont t examins.

    Annes civiles 2002 et 2002

    Chef Service dexamen E-2/2

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003

    ANNEXE F

    RECOMMANDATIONS ET PLANS DACTION DE LA DIRECTION

    No Recommandation du CS Ex BPR Rponse de la direction 1 noncer une stratgie de formation

    coordonne lintention des nouveaux officiers de la comptabilit de la solde (OCS) et commis de soutien la gestion des ressources (SGR).

    SMA(Fin SM) Le Groupe des finances sentendra avec lcole dadministration et de logistique des FC et les Chefs dtat-major des armes pour voir ce qui peut tre fait.

    2 Prparer des directives sur les procdures lintention des OCS et des commis SGR.

    Activits prvues pour aider le personnel : Confrences annuelles sur la solde ( compter de lhiver 2004) lintention des OCS et des MR sup sur les politiques et les procdures relatives la solde pour combler lcart entre linstruction rgulire et la formation en cours demploi. Site Web de la DPDS lintention des OCS et des commis SGR sur le Systme central de calcul de la solde (SCCS) : guide de rfrence, FAQ et listes de contacts. Le site permettra dtendre les connaissances, damliorer la formation la solde et daccrotre les capacits du personnel. Vrification mensuelle des soldes dbiteurs; renforcement des communications du rseau technique. Le DPDS a rcemment fait une srie de visites daide dtat-major; ces visites deviendront cycliques.

    3 Instituer des mesures pour sassurer que les MR sont qualifis dans leur spcialit avant de toucher la solde qui sapplique leur nouvelle spcialit ou dfinir une politique claire et sassurer quelle est ensuite applique.

    SMA(RH-Mil) Cette anne, diverses directions du Groupe du SMA(RH-Mil) ont cherch ensemble trouver une solution aux problmes de mise en uvre de la politique. On a dailleurs demand au gouvernement dapprouver une modification de la politique de rmunration. Selon la nouvelle politique, la solde de spcialiste sera verse une fois seulement que le militaire aura les.

    Chef Service dexamen F-1/4

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE F

    No Recommandation du CS Ex BPR Rponse de la direction comptences et les connaissances exiges dans la

    description de son GPM. La nouvelle politique devrait entrer en vigueur en septembre 2004

    4 Mettre une note lectronique dans la fiche de conduite du militaire dans le Systme de gestion des ressources humaines (SGRH) pour rappeler aux commis SGR quils doivent imposer une suppression de solde tout militaire en dtention.

    SMA(RH-Mil) Le systme dassistance en direct du SGRH (le COACH) contient maintenant des instructions sur la faon dobtenir la rduction de solde dun militaire en dtention et dajouter des commentaires la fiche de conduite du militaire. Les instructions ne sont pas aussi claires quelles pourraient ltre et elles seront clarifies dans la prochaine mise jour du COACH.

    5 Donner des claircissements sur la politique du Conseil du Trsor et noncer des directives sur ce qui constitue une priode suffisante pour avoir droit une rmunration au risque.

    SMA(RH-Mil) En collaboration avec le DCM et le DNS, selon le cas, le Directeur - Politique et dveloppement (Solde) fera un examen de la politique de solde pour voir sil y aurait lieu de la rendre plus claire ou duniformiser les mesures lgard des officiers suprieurs en cong prolong de formation.

    6 ..... qui ont un effet direct sur la .. ..

    SMA(RH-Mil) et DIRHG

    Le DIRHG .. . Un plan de mise en uvre sera propos quand toutes les options viables auront t envisages.

    7 .... .. ..

    ... . ....

    LAI art. 16 (2)(c)

    Chef Service dexamen F-2/4

  • Vrification de la solde Solde de base

    No Recommandation du CS Ex BPR R.

    ... .

    . .

    ...

    ..

    LAI art. 16(2)(c)

    Chef Service dexamen

    Version finale Octobre 2003

    ANNEXE F

    ponse de la direction .....

    .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

    F-3/4

  • Vrification de la solde Solde de base Version finale Octobre 2003 ANNEXE F

    No Recommandation du CS Ex BPR Rponse de la direction Des amliorations seront apportes la page daccueil du SCCS de faon donner des rponses plus actuelles/pertinentes aux questions frquemment poses. Nous allons signaler aux OCS et aux commis SGR suprieurs ( loccasion de la prochaine confrence sur la solde et dans notre site Web) les rapports qui sont les plus informatifs; nous leur donnerons galement des renseignements sur la faon de bien en interprter les donnes ( compter de novembre 2003).

    11 Donner aux commis SGR et aux cadres une formation sur lobtention et loptimisation des rapports du SGDR.

    SMA(Fin SM)

    Nous avons rdig la version provisoire dun guide lintention des superviseurs des bureaux de solde. Le guide pourra tre consult par lintermdiaire du Web; les OCS y trouveront des renseignements prcis sur loptimisation des rapports disponibles. Le guide sera disponible dans le courant de lAF 2004-2005.

    12 Le SMA(Fin SM) devrait sefforcer daccrotre la productivit de ladministration de la solde et exploiter en particulier les nouvelles technologies et les possibilits de fusion progressive de services de solde au niveau local, rgional ou au Quartier gnral.

    SMA(Fin SM) Un examen du concept des oprations actuel est prvu dans le cadre de la phase danalyse des options du projet de systme de solde des Forces canadiennes. Ce travail ne sera pas termin avant lAF 2005-2006. Pour le moment, on envisage de consulter le Comit suprieur de rvision ce sujet durant le premier trimestre de lAF 2004-2005.

    Chef Service dexamen F-4/4

    SYNOPSISTABLE DES MATIRESSOMMAIRE DES RSULTATSINTRODUCTIONOBJECTIFS, CRITRES ET PORTE DE LA VRIFICATIOCONCLUSION DE LQUIPE DE VRIFICATIONNIVEAU DASSURANCERISQUES DES PRATIQUES DE GESTION DE LA SOLDEUTILISATION DE RENSEIGNEMENTS DANS LA PRISE DE DPOSSIBILITS DCONOMIES APPRCIABLESPRINCIPALES RECOMMANDATIONS

    RENSEIGNEMENTS GNRAUXOBJECTIFS DE LA VRIFICATIONPORTE DE LA VRIFICATIONMTHODOLOGIE

    CONSTATATIONS DTAILLES ET RECOMMANDATIONSNIVEAU DASSURANCEPromptitude et exactitude de ladministration de Domaines proccupants

    VALUATION DES PRATIQUES ACTUELLES DE GESTION DERECOMMANDATIONSMesures

    RECOMMANDATIONMesure

    RECOMMANDATIONRECOMMANDATIONRECOMMANDATIONRECOMMANDATION

    VALUATION DE LUTILISATION DES RENSEIGNEMENTS DManque de mesures et de rapports de rendementRECOMMANDATION

    POSSIBILITS DCONOMIES APPRCIABLESContexteService la clientle

    SURVEILLANCE CONTINUE

    ANNEXE AFIGURE 1 CRITRES DVALUATION: GESTION DES FIGURE 2 CRITRES DVALUATION DE LCHANTILL

    ANNEXE BSOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS ET CONSQUENCES VE

    ANNEXE CMETHODOLOGIE DE LA VRIFICATION

    ANNEXE DMTHODE DCHANTILLONNAGE ET RSULTATSType dchantillon

    TOTAL

    ANNEXE EAPERU DES CHANTILLONNAGES DIRECTS FAITS POUR LListe des chantillonnages directs faits pour laDomainesListe des chantillonnages directs faits pour laDomaines

    ANNEXE FRECOMMANDATIONS ET PLANS DACTION DE LA DIRECTION