TRAITER LE COURRIER DE SON ARRIVÉE À SON

DÉPART

1 TRAITER LE COURRIER À SA RÉCEPTION.......................................................................................3

1.1 IDENTIFIER LA COMMUNICATION ÉCRITE AU SEIN DE L'ENTREPRISE...........................................................................3

1.2 COURRIER-ARRIVÉE......................................................................................................................................................................91.2.1 Ouverture..........................................................................................................................................91.2.2 Examen du courrier........................................................................................................................131.2.3 Enregistrement du courrier.............................................................................................................141.2.4 Tri et distribution du courrier.........................................................................................................16

2 TRAITER LE COURRIER À L'ENVOI..................................................................................................18

2.1 SIGNATURE....................................................................................................................................................................................18

2.2 TRI....................................................................................................................................................................................................19

2.3 PLIAGE............................................................................................................................................................................................20

2.4 MISE SOUS ENVELOPPE.............................................................................................................................................................22

2.5 FERMETURE DES ENVELOPPES................................................................................................................................................25

2.6 AFFRANCHISSEMENT DU COURRIER.....................................................................................................................................262.6.1 Taux d'affranchissement..................................................................................................................262.6.2 Exercices.........................................................................................................................................34

TRAITER LE COURRIER DE SON ARRIVÉE

À SON DÉPART OBJECTIFS

L'élève doit être capable:Atteint Pas atteint

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de déterminer, à partir d'une situation de communication donnée, s'il s'agit d'une communication INTERNE ou EXTERNE

de citer les interlocuteurs principaux de l'entreprise dans le cas d'une communication externe

de procéder à un premier tri pour écarter les lettres non destinées à l'entreprise et les lettres personnelles qui ne pourront pas être ouvertes

de procéder à l'ouverture du courrier

de vérifier la présence des pièces jointes

de déterminer quand il faut ou non conserver l'enveloppe

d'enregistrer le courrier dans le registre des entrées

de trier et répartir le courrier aux intéressés (sur base d'un organigramme)

de citer les différents moyens utilisés pour remettre le courrier à son destinataire (au sein de l'entreprise)

d'expliquer la présentation à la signature du courrier

de plier des lettres suivant le format de l'enveloppe et de déterminer le nom du pli utilisé

de mettre sous enveloppe

d'expliquer les différents modes de fermeture des enveloppes

de citer les critères qui déterminent le taux d'affranchissement

d'affranchir le courrier

Découvrons l'entreprise dans laquelle tu travailles.

℡ (060) 41 18 40(060) 41 22 58

TVA BE123 456 789RC CHARLEROI 450 347BBL 370-5892614-02

ADRESSE: allée de la Sueur 126464 BOURLERS

ACTIVITÉ: grossiste en matériel sportifexemples: sports d'équipe (football, basket-ball, …), natation, GRS-

gymnastique, chronométrage, entraînement, musculation, escalade, psycho-motricité, installations sportives, athlé- tisme, sports de combat, mobilier et jeux extérieurs, …

Devise: offrir du matériel de première qualité est indispensable pour permettre la pratique du sport en toute sécurité

Je m'appellesa Musclor et voici

quelques renseignements qui

me concerne.

1 TRAITER LE COURRIER À SA RÉCEPTION

1.1 IDENTIFIER LA COMMUNICATION ÉCRITE AU SEIN DE L'ENTREPRISE

Cas n° 1

Observe les documents ci-dessous.

Doc. 1 Doc.2

℡ (060) 41 18 40 (060) 41 22 58

Bourlers ☐☐☐☐-05-06

sprl LAVUErue des Etoiles 52 5000 NAMUR

n/réf. AP/fg/56

notre commande n° 84

Messieurs,

Veuillez nous faire parvenir:

300 lunettes de natation rose 724 C, réf. LNR245 au prix unitaire de 0,87 €;

300 lunettes de natation noire 714 AF, réf. LNN246 au prix de 1,36 €;

300 lunettes de natation bleue 725 BC, réf. LNB247 au prix de 1,86 €.

Ces articles devront être livrés dans le délai habituel soit dans les 15 jours de la commande.

Conformément à vos conditions de paiement, le règlement se fera dès réception des marchandises.

Veuillez agréer, Messieurs, nos sincères salutations.

Amanda Payer chef des achats

reçu par: Akim Feimal

Le 06/05/ à 10 heures

Pour M Jim Nastic

Pendant votre absence,

M GUIBOL, rue des Moulins 65 à 5100 JAMBES

Tél.

a téléphoné est passé vous voir

demande de le rappeler

vous rappellera

désire un rendez-vous

a laissé ce message Commande d'une chaise d'ar- bitr e réglementa i r e – H : 2 m , réf . 2 6 45 0

Document 2:

Emetteur:

Récepteur:

Message:

Il s'agit donc de COMMUNICATIONS EXTERNES.

Identifie les deux documents de la page précédente.

Par quel canal de communication, la transmission des informations s'est-elle faite?

- Pour le document 1: - Pour le document 2:

Compare ces deux formes de communication.

La lettre permet Communication téléphonique© d'argumenter, de donner des précisions© de conserver une trace écrite© d'éviter les erreurs, les oublis

La transmission dans le temps est:© instantanée différée

Le contact avec le client se fait:© directement indirectement

Le coût de la communication est: fixe © établi en fonction de la durée

Qui est concerné par cet échange d'informations?

- Document 1: - Document 2:

L'échange d'informations provient-il d'une même société? Justifie ta réponse.

Le but de toute entreprise est d'acheter et de vendre.

Quand l'entreprise vend des articles, elle est un client © fournisseur

Quand l'entreprise achète des articles, elle est un © client fournisseur

Document 1:

Emetteur:

Récepteur:

Message:

ETAT

ADMINISTRATION POSTE

Les principaux partenaires d'une entreprise sont donc ses fournisseurs et ses clients. Mais ils ne sont pas les seuls. En effet, l'entreprise a d'autres partenaires. Retrouve-les.

L'ENTREPRISE… PARTENAIRE

ne garde pas dans son coffre-fort les paiements de ses clients. Cet argent est versé à ...........................................................................

ne dispose pas toujours de l'argent nécessaire à son fonctionne- ment. Elle doit emprunter auprès ...................................................

paie des taxes, des cotisations auprès de ........................................

paie des impôts auprès de ..............................................................

assure ses bâtiments, son personnel

fait parfois appel à un organisme pour calculer les salaires et payer les cotisations sociales, …

doit respecter des règlements au point de vue de l'environnement, du permis de bâtir, …

dépose son courrier et reçoit son courrier

Banque

Banque

Etat

Etat

Assurances

Secrétariat social

Commune, province, …

Poste, société privée de service courrier

Complète le schéma.

SECRÉTARIAT

SOCIAL

ASSURANCES

POSTE

SOCIÉTÉ DE SERVICES

CLIENTS

FOURNISSEURSBANQUE

Indique en face de chaque sujet de lettre à qui doit être adressée la lettre.

SUJETS DESTINATAIRES

Déclaration d'accident Compagnie d'assurances

Expédition d'une commande Fournisseur

Envoi d'un bon de livraison Client

Demande d'une nouvelle ligne téléphonique

Belgacom ou un autre opérateur téléphonique

Demande d'un crédit Banque

Demande d'une prolongation de délai pour les cotisations sociales

Administration

Demande de nettoyage de fossés bordant l'entreprise

Commune

Cas n° 2

Observe les deux dessins ci-dessus. Les personnes qui dialoguent se trouvent à quel endroit par rapport à l'entreprise Musclor?

Les personnes qui dialoguent sont à l'intérieur d'une même entreprise.

Tu as lu la nouvelle note du chef?

Il s'agit donc de COMMUNICATIONS INTERNES.

Quel est le nom de ce document? Note de service

Qui est l'émetteur de ce document? Service du personnel

Qui est (sont) le(s) destinataire(s)? A tout le personnel

Le(s) destinataire(s) se trouve(nt)-il(s): - à l'intérieur de l'entreprise ©- à l'extérieur de l'entreprise

Dans une entreprise, les messages écrits (mais aussi oraux) sont adressés:

soit à l'extérieur c'est-à-dire aux partenaires de l'entreprise (banques, assurances, administrations, fournisseurs, clients, …

soit à l'intérieur aux différents membres du personnel (la note est un message écrit, interne à l'entreprise, qui transmet une information, une instruction concernant la vie de l'entreprise ou le travail).

Note n° 10DESTINATAIRE: l'ensemble du personnel

SERVICE DU PERSONNEL

Bourlers, le 10 mai ☐☐☐☐

Objet: congé

Toutes les demandes de congé doivent parvenir au bureau de Monsieur Amédé Pan, au plus tard, deux semaines avant la date du congé.

Amédé Panchef du personnel

COMMUNICATION INTERNE COMMUNICATION EXTERNE

Les messages sont échangés entre les personnes des différents services de l'entreprise.

Les messages vont de l'entreprise vers l'extérieur ou arrivent de l'extérieur.

Les partenaires principaux sont:

les clients (commande, règlement, ...)

les fournisseurs (appel d'offres, com- mandes, factures, ...)

les administrations,

les banques,

les assurances,

le public (publicité, promotion, de produits, ...)

Indique pour chacun des messages suivants, s'il s'agit d'un message destiné à l'extérieur ou à l'intérieur de l'entreprise.

MESSAGESDOCUMENT

INTERNE EXTERNE

Instructions concernant le port de gants dans certains ateliers X

Réclamation au sujet d'un retard de paiement

Accusé de réception de commande

X

X

Le journal de l'entreprise X

Demande de subsides X

Remise du règlement au nouveau travailleur

Message précisant les heures d'ouverture de la cafetaria

X

X

Demande de raccordement à un réseau téléphonique X

Note sur l'organisation des congés

Message concernant des cours gratuits d'informatique

X

X

Demande de documentation concernant un nouveau photocopieur X

Tout échange suppose non seulement échange de biens, mais aussi échange d'informations.

Le travail s'organise autour de trois fonctions:

émettre une information: . créer un message (oral ou écrit);. éditer un message (imprimer, reproduire);

transmettre une information: . diffuser un message écrit ou parlé;

recevoir et consulter une information: . stocker les messages reçus ou émis;. consulter un document.

1.2 COURRIER-ARRIVÉE

Lors de son arrivée, le courrier est traité différemment en fonction de la taille de l'entreprise:

dans une petite entreprise, le travail est assuré par une seule personne (qui peut être diffé- rente d'un jour à l'autre). Ce travail n'est pour elle qu'une tâche parmi d'autres.

dans les entreprises plus importantes, le même travail peut nécessiter la participation d'une ou plusieurs personnes à temps plein.

Dans ce cas, nous pouvons dire qu'il existe un service courrier comme il existe un service ventes, achats, ...

1.2.1 OUVERTURE

Avant de procéder à l'ouverture des enveloppes, il faut vérifier si elles sont bien toutes desti- nées à l'entreprise où l'on travaille.

Exercice 1Tu travailles dans l'entreprise "sa Musclor" et tu es chargé(e) de réceptionner le courrier. Tu reçois tes consignes par l'intermédiaire de mémos.

Trie le courrier du jour et vérifie si tout le courrier

reçu nous est bien destiné!

Que constates-tu?

La majorité des enveloppes sont destinées à sa Musclor mais 5 enveloppes reçues ne sont pas pour cette société.

Indique les coordonnées des enveloppes qui ne sont pas destinées à notre société.

sa Losmus Madame Lucie Barber asbl Moulinsa Leblanc sa Levrou

Quelle(s) solution(s) peut(vent) être envisagée(s) dans ce cas?

Retour à l'expéditeur

Après avoir écarté les enveloppes non destinées à l'entreprise, peux-tu ouvrir toutes les enveloppes reçues? Justifie ta réponse.

Non, certaines enveloppes ne peuvent être ouvertes car elles portent les mentions "Personnel", "Confidentiel".

Si ta réponse à la question précédente est non, que vas-tu faire dans ce cas?

Remettre les enveloppes directement à leurs destinataires.

Quel(s) moyen(s) peux-tu utiliser pour ouvrir les enveloppes?

Un coupe-papier, une machine à ouvrir le courrier, un petit ouvre-lettre électronique

MACHINE À OUVRIR LE COURRIERLes couteaux auto-affûtants en acier de très grande résistance sont protégés par un carter. En cas d'ouverture du carter, arrêt instantané de la machine.

Commande du réglage de coupe. Le réglage peut s'effectuer pendant le fonctionnement de la machine.

Les enveloppes et les chutes sont récupérées séparément.

Caractéristiques: cet appareil ouvre les lettres et les plis, à plat etsur toute la longueur, à une cadence très élevée. Il traite les grands formats comme les plis épais (jusqu'à 10 mm compressibles) et dispose d'une table d'alimentation automatique. Un bac de ré- ception de grande dimension permet de récupé- rer séparément les enveloppes et les chutes. L'ouverture du courrier est sans risque pour le contenu du courrier.

La table d'alimentation, de grande dimension, permet l'ouver- ture des plus grands formats d'enveloppes.

Lors de l'arrivée du courrier dans l'entreprise, à quelle vérification dois-tu procéder?

Vérifier que toutes les enveloppes sont bien destinées à l'entreprise.

A partir des enveloppes reçues, détermine:

le nom du directeur de la sa Musclor: Eve Engil

les différents services de cette même société et, pour chacun d'eux, indique également le nom du responsable.

Achats: Amanda Apayer Financier: Luc Ratif

Ventes: Jim Nastic Comptable: Dino Zore

Personnel: Amédé Pan

Établis l'organigramme (structure hiérarchique) de la société dans laquelle tu travailles.

Direction Eve Engil

Ventes Jim Nastic

Achats Amanda Apayer

Personnel Amédé Pan

Financier Luc Ratif

Comptable Dino Zore

Pour chaque activité proposée ci-dessous, donne l'élément de l'organigramme qui lui correspond.

Service financier

donne à l'entreprise les moyens financiers nécessaires à son bon fonctionnement.

s'occupe de les gérer prévoit le budget réalise les opérations financières

Service du personnel s'occupe des ressources humaines (recrutements, formations, salaires, licenciements, relations sociales)

Direction

choisit les orientations de la société définit le rôle et les responsabilités de chaque travailleur contrôle le travail dirige les hommes

Service des achats s'occupe des approvisionnements (passe les commandes auprès

des fournisseurs) gère les stocks

Service des ventes s'occupe de la publicité et de la vente des articles réalise des études de marché pour connaître les besoins et les

désirs des consommateurs

Service comptable vérifie l'exactitude des montants et refait les calculs arithmétiques enregistre les opérations dans les comptes afin de dégager un

résultat.

Exercice 2

Demande à ton professeur les

enveloppes pour cet exercice!

Ouvre chaque enveloppe et retire son contenu. Quel est-il?

Enveloppe 1 expédiée par:

Minolta une lettre et une offre de prix

Enveloppe 2 expédiée par: Konica une lettre

Enveloppe 3 expédiée par: Club Agas une lettre

Enveloppe 4 expédiée par: Anne Onime une lettre et un CV

Il existe 2 méthodes pour vérifier que l'enveloppe ne contient plus de document(s):

ouvrir l'enveloppe sur 2 ou 3 côtés,

placer l'enveloppe devant une forte source lumineuse.

Vérifie que tu n'as rien oublié dans chacune des enveloppes.

As-tu oublié quelque chose? Si oui, quoi? ..............................................................................

..................................................................................................................................................

1.2.2 EXAMEN DU COURRIER

La personne chargée de l'ouverture du courrier doit vérifier que les pièces annoncées comme étant jointes le sont réellement. Si ce n'est pas le cas, il doit indiquer sur la lettre que ces piè- ces sont manquantes.

Les pièces jointes sont agrafées à la lettre.

Reprends les documents de l'exercice 2. Lis chaque lettre. As-tu constaté des anomalies? Justifie ta réponse.

Pour les lettres expédiées par:

"Club Agis" et Anne Onime: aucune anomalie,

Minolta: aucune anomalie (la pièce jointe c'est-à-dire l'offre de prix – 2 pages – accompagne bien la lettre),

Konica: il manque la pièce jointe concernant les conditions commerciales.

1.2.3 ENREGISTREMENT DU COURRIER

Certaines entreprises désirent conserver une trace du courrier reçu. Celui-ci est donc enregis- tré dans un tableau appelé REGISTRE.

Exemple

DATE N°EXPÉDITEUR

OBJET SERVICE DESTINATAIRE

PIÈCE(S)JOINTE(S)NOM ADRESSE

Expliquons chaque titre de colonne.

Date: il s'agit de la date d'arrivée de la lettre dans l'entreprise.Cette date ne correspond pas avec la date indiquée sur la lettre sauf s'il s'agit d'un document faxé le jour de sa rédaction.

Numéro: lors de l'enregistrement, chaque lettre reçoit un numéro d'ordre. Cette numéro- tation débute à 1 soit journellement, mensuellement ou annuellement, ... selon les entreprises.

Cette date et ce numéro sont apposés sur la lett re concernée (de préférence tou- jours au même endroit afin de retrouver ces informations le plus rapidement pos- sible). Cette opération peut se faire à la main ou à l'aide d'un cachet.

Expéditeur: coordonnées de la société qui écrit. Cette mention, souvent préimprimée, se trouve en premier lieu sur la lettre.

L'objet: résumé du corps de la lettre. Il se situe en principe avant les mentions: Madame, Monsieur, Messieurs, , ...

Service destinataire: service concerné par la lettre(voir l'organigramme de l'entreprise Musclor)

Pièces jointes: indication du nombre ou nom de la (ou des) pièce(s) jointe(s) avec men- tion manquante si celle-ci ne s'y trouve pas.

Si la lett re compor te la mention "vos ré férences" ou "v/réf." ou "référence du des- tinataire", on dispose d'une indication supplémentaire pour déterminer le service destinataire lors de l'enregistrement.

Exemple: v/réf. LR/op/50

initiales de Luc Ratif (service financier)

Remarque

Remarque

TRAITEMENT DU COURRIER DE SON ARRIVÉE À SON DÉPART 15

Exercice 3

DATE N°EXPÉDITEUR

OBJET SERVICEDESTINATAIRE

PIÈCE(S) JOINTE(S)NOM ADRESSE

16/03

16/3

16/03

16/03

Minolta

Club Agas

Konica

Anne Onime

Excelsiorlaan 101930 ZAVENTEM

rue des Combattants 71 5530 DORINNE

chaussée de Zellik 65 1082 BRUXELLES

rue des Inconnus 60 6000 CHARLEROI

Offre de prix

S/commande n° 541

N/demande de renseignements

Candidature

Direction

Ventes

Direction

Personnel

Offre de prix

Absence des conditions

commerciales

CV

Enregistre le courrier reçu lors de

l'exercice n°2