Embed Size (px)
Citation preview
SEQUENCE 11 : LE PUBLIPOSTAGESavoir faire : Réaliser un publipostage à l'aide de Word, Excel ou AccessPré-requis : Avoir effectué la séquence 1 à 8Support : Aucun. 20 minutes.
Le publipostage consiste à importer des informations d'un fichier de données dans une lettre type pour réaliser par fusion des lettres types personnalisées ou des planches d'étiquettes. Nous pouvons représenter l'opération de la façon suivante :
Le publipostage est un outil dans Word permettant d'automatiser un courrier, en vue de l'envoyer à un grand nombre de destinataires.
Par exemple, une convocation à envoyer à une centaine de personnes.
Le publipostage permet également de créer des étiquettes, avec des données différentes sur chacune d'entre-elles : étiquettes d'adresse, étiquettes pour des tarifs et des produits…
Cette fonctionnalité est regroupée dans le ruban Publipostage.
I. ETAPE 1 : CRÉER LA BASE DE DONNEES (ADRESSES) DANS EXCELPour réaliser le publipostage, vous aurez besoin d'une liste d'adresses de personnes à qui envoyer votre courrier.
Vous allez ouvrir le logiciel Microsoft Excel et tapez la liste suivante en respectant les consignes suivantes : mettre les champs (Titre, Nom, Prénom…) en gras et de ne pas mettre de lignes vierges entre les champs et le contenu des champs.
Titre Nom Prénom Adresse 1 Code postal Ville Numéro
Monsieur CARINI Guillaume 32 allée des platanes 77100 MEAUX 192P
Madame DUPONT Alice 12 rue des Lilas 77120 COULOMMIERS 210M
Monsieur CARNOT Philippe 67 rue des chênes 77500 CHELLES 445J
Mademoiselle PAROT Alice 78 rue des Peupliers 77500 CHELLES 778H
Mademoiselle MARIE Nicole 25 rue des Cordeliers 77120 COULOMMIERS 669L
Enregistrez votre liste dans votre dossier, sous le nom : Clients.
Fermez le logiciel Excel.
Page 1 Greta de Vendée
Base de données source Word, Excel ou Access
Lettre typeWord
Fusion
Lettres types personnalisées
II. ETAPE 2 : CRÉER LA LETTRE DANS WORDLa 2ème étape consiste à faire votre lettre dans Word, en vue de la fusionner avec la liste des personnes créées précédemment.
Ouvrez Microsoft Word et tapez le texte suivant : les ### seront remplacés plus tard par les champs de fusion.
Paris,
Le
#######
Souvenez-vous, nous vous avons remis, il y a quelques temps, lors de votre passage dans notre magasin, un bon de participation à notre grand jeu concours "un cadeau pour tous".
Votre n° ##### était un numéro gagnant et vous avez gagné un superbe cadeau !
Pour l'obtenir, il suffit de nous venir nous rendre visite et de nous remettre votre bon (et ceci, sans obligation d'achat).
A très bientôt, j'en suis certain.
Recevez, #####, mes sincères salutations.
Le directeur des ventes
Philippe TAMOURET
Les ##### remplacent les champs que nous insérerons ultérieurement.
III. ETAPE 3 : LANCER LE PUBLIPOSTAGE
Dans le ruban Publipostage, cliquez sur la commande Sélection des destinataires.
Cliquez sur la commande Utiliser la liste existante.
La boîte de dialogue Sélectionner la source de données s’ouvre :
Dans cette première étape, sélectionnez dans votre dossier le fichier Clients créé précédemment.
Cliquez sur Ouvrir.
Page 2 Greta de Vendée
Prévoyez l'emplacement pour les noms et adresse des clients
Page 3 Greta de Vendée
Choisissez la première ligne (celle par défaut), c'est à dire Feuil1$, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue suivante avec la liste des clients s'affiche :
Cliquez sur le bouton OK.
L'étape suivante consiste à insérer les champs de la base de données dans la lettre.
Cliquez dans votre lettre à l'emplacement prévu pour le bloc adresse du destinataire.
Cliquez sur l’outil Insérer un champ de fusion.
Sélectionnez le champ Titre. Procédez de la même façon pour le champ Nom puis pour tous les
champs concernant l'adresse du destinataire.
La zone adresse se présente ainsi :
Entre les champs, mettez les espaces nécessaires et renvoyez à la ligne les champs Adresse 1, Code postal et Ville (comme nous ferions dans la présentation d'une lettre).
Dans la lettre, insérez les champs correspondant aux ##### tapés précédemment (Titre, Numéro et Titre).
Page 4 Greta de Vendée
Votre lettre ressemble à celle ci-dessous :
Si vous souhaitez faire une requête pour la fusion, cliquez sur le lien Modifier la liste des destinataires.
La boîte de dialogue suivante s'affiche :
Si vous souhaitez par exemple sélectionnez seulement les destinataires de Chelles, cliquez sur la flèche au-dessus des villes et sélectionnez dans la liste Chelles.
Seulement deux noms apparaissent dans la liste.
Cliquez à nouveau sur la flèche et cliquez sur (Tout).
Cliquez sur le bouton OK.
Nous traiterons les requêtes dans un autre point.
Nous allons continuer la fusion.
Cliquez sur l’outil Aperçu des résultats pour voir le premier nom de la liste s’afficher.
A l’aide des flèches, vous pouvez parcourir toutes les lettres les unes après les autres.
Page 5 Greta de Vendée
Cliquez sur l’outil Terminer et fusionner pour voir l'aperçu de toutes vos lettres et sur Modifier les documents individuels.
La boîte de dialogue suivante s'affiche :
Gardez les options proposées.
Cliquez sur le bouton OK.
Un nouveau fichier s'ouvre avec autant de lettres que de noms dans le fichier Clients.
Vous pouvez remarquer le nombre de page, dans la barre d'état en bas du fichier Word :
IV. FAIRE DES REQUETES LORS DE LA FUSIONComme nous l'avons vu précédemment, nous pouvons faire des requêtes avant la fusion.
Les requêtes servent, par exemple, à ne sélectionnez lors de la fusion que les habitants d'une ville, d'un département, les hommes, les femmes…
Fermez le résultat de la fusion précédente sans enregistrer.
Cliquez sur l’outil Modifier la liste des destinataires :
La boîte de dialogue ci-contre s'affiche :
Nous allons par exemple sélectionner les "Monsieur".
Cliquez sur la flèche dans le champ Titre et sélectionnez "Monsieur".
Seulement deux lignes s'affichent.
Cliquez à nouveau sur la flèche du champ Titre et sur (Tout).
Page 6 Greta de Vendée
Nous allons maintenant faire une sélection multicritères :
Sélectionnez les hommes habitant la ville de Chelles.
Voici le résultat de la requête :
Affichez tout.
Nous allons maintenant faire une sélection multicritères sur le champ Code postal, compris entre 77400 et 77500 :
Cliquez sur la flèche du champ Code postal.
Sélectionnez (Avancées…).
La boîte de dialogue ci-contre s'ouvre :
Remplissez les données comme cet exemple.
Validez par OK.
Voici le résultat de la requête :
Validez par OK.
Effectuez la fusion finale.
Vous n'avez seulement que deux lettres.
Page 7 Greta de Vendée
V. LE MOT CLE SI ALORS SINONQuelque fois dans vos courriers, vous souhaitez personnaliser ou accorder les verbes selon que l'on ait à faire à un homme ou une femme.
Dans la lettre, vous allez modifier la ligne suivante : "Pour l'obtenir, il suffit de nous venir nous rendre visite et de nous remettre votre bon (et ceci, sans obligation d'achat)" par la ligne suivante "Pour l'obtenir, vous êtes invité à venir nous rendre visite et de nous remettre votre bon (et ceci, sans obligation d'achat)".
Sélectionnez le mot invité que nous allons accorder selon le sexe de la personne.
Dans le ruban Publipostage, cliquez sur la commande Règles puis sur Si…Alors…Sinon.
La boîte de dialogue suivante s'ouvre, tapez dans les différentes zones les options proposées :
Le verbe s'accorde en fonction du sexe de la personne, vérifiez celui-ci en lançant la fusion par l'aperçu de toutes vos lettres.
Vous pouvez utiliser cette possibilité pour personnaliser des courriers : accord de verbes, message destinés à des personnes habitant telle commune, personnes possédant ou non un véhicule…
Page 8 Greta de Vendée
VI. IMPRIMER LA LETTRE TYPEVous pouvez imprimer la lettre type avec les codes de champs.
Fermez les documents fusionnés et gardez à l'écran la lettre type, c'est à dire celle qui contient les champs.
Appuyez sur les touches [Alt] + [F9] de votre clavier.
Votre courrier se présente comme ci-dessous :
Ces codes de champs peuvent s'imprimer :
Cliquez sur l’outil Imprimer. Dans la boîte de dialogue qui
s’affiche, cliquez sur le bouton Options.
Page 9 Greta de Vendée
Codes de champ du mot clé Si…alors…
Sinon
Codes de champ de fusion avec la base de
données Excel
Dans cette boîte de dialogue, cliquez sur Options avancées :
Faites défiler à droite les options jusqu’à celles de l’impression.
Cochez la case Imprimer les codes de champ plutôt que leurs valeurs.
Validez.
Imprimez votre courrier.
Pensez ensuite à désactiver cette option lors de vos prochaines impressions.
Désactivez également l'affichage des codes de champ de votre courrier en pressant à nouveau les touches [Alt] et [F9] du clavier.
VII. FAIRE DES ETIQUETTESNous allons faire des étiquettes avec la liste des Clients créée dans l'étape précédente.
Ouvrez un nouveau document Word.
Dans le ruban Publipostage, cliquez sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage.
Puis, cliquez sur la commande Etiquettes.
La boîte de dialogue suivante s'affiche sur l’écran :
. Dans cette boîte de dialogue, sélectionnez la référence de vos étiquettes (qui est en général inscrite sur la boîte) et valider par OK.
Choisissez par exemple comme fournisseur Avery A4/A5 puis la référence J8162.
Page 10 Greta de Vendée
Validez par OK.
Si celle-ci n'existe pas sur la boîte, vous pouvez créer votre propre type d'étiquettes en cliquant sur le bouton Nouvelle étiquette.
La boîte de dialogue ci-contre s'ouvre et vous pouvez modifier les paramètres.
Fermez cette boîte de dialogue sans la valider.
Cliquez sur l’outil Sélection des destinataires puis sur Utiliser la liste existante.
La boîte de dialogue suivante s'ouvre, sélectionnez sur votre ordinateur la liste des clients :
Cliquez sur Ouvrir.
Page 11 Greta de Vendée
La boîte de dialogue Sélectionner le tableau s'affiche :
Gardez cette option Feuil1$ et validez par OK.
L'étape suivante consiste à insérer les champs de la base de données dans les étiquettes.
Cliquez dans votre 1ère étiquette à l'emplacement prévu pour le bloc adresse du destinataire.
Cliquez sur l’outil Insérer un champ de fusion.
Sélectionnez le champ Titre. Procédez de la même façon pour le champ Nom puis pour tous les
champs concernant l'adresse du destinataire.
Votre 1ère étiquette se présente comme suit :
Cliquez sur l’outil Mettre à jour les étiquettes.
Toutes les étiquettes de votre document Word sont mises à jour :
Page 12 Greta de Vendée
Cliquez sur l’outil Terminer et fusionner puis sur Modifier les documents individuels.
La boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document s'ouvre :
Validez par OK en gardant l'option par défaut : Tous.
Vos étiquettes s'affichent dans un nouveau document non enregistré : Etiquettes 1
Votre document Word se présente comme ci-dessous :
Page 13 Greta de Vendée
