· Web viewÉvolution du scénario dans le cas où on peut avoir recours à une ellipse. L’accent est mis sur les discussions traitant des mécanismes spécifiques de coordination

TTX13 Modèle de description de l’exercice

Diapositive numéro Titre Informations contenues dans la diapositive Résultat escompté pour

chaque diapositive Notes /minutage

1 Titre, pays, date Indiquez le titre, à adapter à chaque pays. Adaptation du titre en fonction du pays.

Il convient de définir les participants dans la note de synthèse.

Le lieu devrait être le centre des opérations d’urgence, une salle de conférence, une salle de réunion ou tout autre lieu de rendez-vous approprié. Un lieu hors site peut se révéler plus indiqué si l’on prévoit que les participants risquent d’être facilement distraits.

2 Programme de l'atelier

Prévoyez le programme de la journée

• 0900 Accueil (Haut représentant et Ministère de la Santé)

• 0905 Présentations et mise en situation (facilitateur de l’OMS)

• 0910 Tour d’horizon du plan d’intervention d’urgence (Ministère de la Santé)

• 0925 Préparation de l’exercice sur table (TTX -facilitateur de l’OMS)

• 0930 Séance 1 du TTX (activation)• 1015 Pause-café (15 min)• 1030 Séance 2 du TTX (gestion de

l’intervention)• 1115 Séance 3 du TTX (coordination

des partenaires)• 1200 Analyse des lacunes (facilitateur

de l’OMS)• 1300 Voie à suivre (facilitateur de

Clarté du déroulement de la journée

2 minutes

Il est déconseillé de réaliser un exercice un lundi ou un vendredi ou le jour précédent ou suivant un jour férié. Dans l’idéal, cet exercice devrait se dérouler le matin, lorsque tout le monde est encore frais et dispos.

Il est recommandé de servir un déjeuner afin de s’assurer de la présence continue des participants jusqu’au terme de l’exercice. Prévoyez un laps de temps pour les prises de contact informelles au terme de l’exercice. Il est crucial d’établir des relations si l’on veut qu’un plan, quel qu’il soit, soit couronné de succès. En fonction du public concerné, des exercices visant à briser la glace ou à


l’OMS)• 1315 ENDEX/Repas

favoriser un esprit d’équipe peuvent être proposés.

3 Accueil officielImage d’accueil.

Doter l’activité d’un soutien de haut niveau.

10 min

Discours de bienvenue du Haut Représentant ou de la plus haute autorité de l’État.

Présentez le contexte encadrant le TTX.

Cette étape peut comporter une prière, en fonction de la spécificité culturelle du contexte.

4 Présentations Image

On présente chaque intervenant en mentionnant son nom et son rôle.

Je m’appelle… mon rôle est de… Je suis chargé de…

5 minutes

1. Présentation de l’équipe de facilitation

2. Présentation des participants –Chaque personne présente dans la salle se présente et définit quel est son rôle et ses fonctions dans ce contexte.

Proposez l’utilisation de badges nominatifs, indiquant les fonctions et la table pour les places correspondantes.

5À quoi servent des exercices de simulation ?

À quoi servent des exercices de simulation ? Susciter l’intérêt des

personnes présentes pour l’exercice.

Soulignez les avantages que peut apporter une mise à l’épreuve des plans. Mettez l’accent sur le fait qu’il s’agit d’un cadre d’apprentissage sûr.

6 Survol des types de simulation ou définition du TTX

Définition des différents types d’exercices, expliquant en quoi ils consistent et à quoi s’attendre au cours de la journée.

Gestion des attentes concernant le TTX.

Donne une définition claire d’un TTX.

« On entend par TTX la facilitation d’une


discussion de groupe autour d’une intervention d’urgence dans un cadre informel et peu stressant. Les exercices sur table visent à instaurer une discussion constructive entre les participants ; à identifier et surmonter les obstacles ; et à peaufiner des plans et procédures opérationnels existants. » OMS 2009.

7But et objectifs spécifiques d’un TTX

But Objectifs spécifiques

Chacun a une idée claire du but et des objectifs spécifiques de l’exercice.

2 minutes

Présentez le but et les objectifs spécifiques de façon claire. Parlez de l’objectif à atteindre d’ici à la fin de la journée.

Évoquer, réviser et mettre en œuvre les plans ; trouver les lacunes et s’assurer d’être prêt à faire face à la prochaine situation d’urgence.

8 Survol du système d’intervention(Le cas échéant)

Exemple : Ministère de la Santé (si nécessaire)

S’assurer que chacun connaisse le système et le plan d’intervention.

Permettre aux participants de se familiariser avec leurs rôles et leurs responsabilités dans le cas d’une intervention d’urgence.

10 minutes

Le gouvernement présente le système et le plan d’intervention dans les grandes lignes. Présentation du Ministère de la Santé.

Point centraux devant être abordés : Protocoles d’activation Organisation de la coordination

(système de gestion des incidents)

Appui de la part des partenaires


Calendrier des étapes clés des divers plans/mesures prévus.

Outils et ressources disponibles.

9

Survol du système d’intervention(Le cas échéant)

Exemple : OMS (si nécessaire)

S’assurer que chacun connaisse le système et le plan d’intervention.

Permettre aux participants de se familiariser avec leurs rôles et leurs responsabilités dans le cas d’une intervention d’urgence.

10 minutes

L’OMS présente le système et le plan d’intervention dans les grandes lignes.

Point centraux devant être abordés : Protocoles d’activation Organisation de la coordination

(système de gestion des incidents)

Appui de la part des partenaires Calendrier des étapes clés des

divers plans/mesures prévus. Outils et ressources disponibles.

RécitQuestions de débatRecomandations et améliorations


10 Processus d’un TTX

S’assurer que chacun a intégré le processus sous-tendant un TTX

« Un exercice sur table s’apparente à une séance de réflexion ou de résolution de problèmes, au cours de laquelle les problèmes sont traités l’un après l’autre, sans tensions. »

4 minutes

Décrivez le processus du TTX : « …les facilitateurs guideront l’équipe afin qu’elle puisse aborder des points clés au travers de sa discussion sur table.

Sous l’égide d’un facilitateur, vous (les participants) serez confrontés à des situations d’urgence simulées (scénarios), reposant sur des inserts prédéfinis, dans le but d’étudier et d’évaluer vos plans, vos procédures et vos interventions spécifiques à des évènements donnés.

En règle générale, le but des exercices sur table est de résoudre des problèmes ou de travailler en groupe. Cela implique de rechercher de vraies solutions plutôt que de se contenter de rester en surface.

Les lacunes, obstacles et recommandations identifiés seront consignés. Ces points seront abordés et traités aux cours des séances de compte-rendu. »

11 Architecture du TTX

Les participants

L’équipe chargée de l’exercice

Contribution de la part des participants.

5 minutes

Expliquez comment l’exercice a été mis

RécitQuestions de débatRecomandations et améliorations


• Les facilitateurs

• Les conseillers techniques

• Le personnel d’appui

Récit et problématiques

• 3 séances portant sur une question de débat

• Acceptez de vous laisser guider par le scénario, sans « lutter ».

Séance de compte-rendu

au point.Présentez les éléments ayant été exprès adaptés aux participants.

Principales hypothèses de la planification :

Xx Xx

La simulation cherchera à examiner xx éléments clés de (ajoutez les informations spécifiques au contexte) :

(Exemples)

I. Système d’alerte précoceII. Activation

III. Réaction

12 Comment jouer ? Règles• Utilisez vos plans, vos lignes

directrices et vos régulations pour orienter vos réponses

• Jouez votre propre rôle• Travaillez en équipe• Concentrez-vous sur les solutions

Souvenez-vousLe but de cet exercice sur table est que vous ayez une meilleure compréhension du système d’intervention en cas de situation d’urgence. L’exercice ne vise en aucun cas à tester ou évaluer des participants en

Chacun comprend comment participer.

Les participants comprennent à quel point leurs contributions et leurs réflexions sont essentielles dans le cadre de ce processus.

Expliquez comment participer à l’exercice. Expliquez les règles du jeu, ainsi que le fonctionnement des séances.

1. Les facilitateurs Le facilitateur principal Des experts techniques pour le

plan d’intervention et les risques Une personne chargée de

consigner les commentaires et de contribuer à la séance de compte-rendu.


particulier. 2. Les participants

Le rôle des facilitateurs

En plus de s’assurer que la simulation et la séance de compte-rendu se déroulent de façon fluide, les facilitateurs ont pour tâche d’aider les participants à atteindre les objectifs définis pour la simulation. À cette fin, le facilitateur ne fournira pas de réponse directe à des questions posées ou identifiées par les participants. Il/elle cherchera au contraire à favoriser des débats vigoureux entre tous les participants, tout en veillant à ce que la simulation soit globalement fluide.

Rôle des participants

On attend de chaque participant qu’il joue son propre rôle, en prenant directement appui sur les fonctions qui lui incombent au sein de son organisation. Les participants doivent réagir comme ils le feraient dans le cas de n’importe quelle urgence.

Chaque participant a un rôle déterminant à jouer afin de détecter les failles et les points forts au sein du système, notamment dans la mesure où ces derniers ont un rapport avec ses


propres rôles et domaines opérationnels. Il est donc nécessaire que les participants se sentent en sécurité et soient encouragés à cerner les atouts, les insuffisances et les possibilités et à formuler des recommandations afin d’améliorer le système.

Le TTX représente un cadre d’apprentissage sûr, imaginé comme un forum au sein duquel de potentielles interventions futures peuvent être évoquées et les plans, les structures et les systèmes actuels peuvent être améliorés.

13 Séance 1- récit 1

Scénarios en plusieurs points

Exemple : des détails au sujet du danger sélectionné et de la situation initiale, en fonction du contexte national.

Planter le décor. Donner des informations sur le point de départ de la situation d’urgence.

2 minutes

Choisissez le point de départ de votre urgence de santé publique. Plantez tout d’abord le décor à l’aide du premier récit.

Veillez à inclure la date, l’heure et les informations clés nécessaires pour la question de débat, afin d’obtenir les résultats escomptés pour la discussion.

14 TâchesExemples de questions de débat/problématiques.

1. Quelle est la situation actuelle ?

Exemples de résultats escomptés

Les participants savent quels sont leurs rôles et

45 minutes

Brisez la glace en commençant par une question générale destinée à un ou deux hauts fonctionnaires ou à l’ensemble du


2. Le plan d’intervention doit-il être activé ? Pourquoi ? Quels sont les déclencheurs ? Qui est informé et à quel moment ?

3. Qui est le responsable en cas d’incident (chef) ?

4. De quelles ressources disposez-vous ? (Actuellement)

5. Quelles mesures allez-vous prendre dans l’immédiat ?

leurs responsabilités dans le cas d’une intervention d’urgence.

Les participants sont capables d’analyser la situation et de prendre une décision en disposant d’informations limitées

Les seuils de déclenchement pour l’activation sont clairs

Le système d’alerte précoce est en place et opérationnel

Activation du système d’intervention ou du plan d’urgence

Examen des structures d’intervention dans les situations d’urgence (système de gestion des incidents, centre des opérations d’urgence etc.), y compris les voies de communication et la responsabilisation

Le plan et les outils sont utilisés pour appuyer la réponse.

groupe. D’autres énoncés ou messages peuvent ensuite être adressés à d’autres personnes ou d’autres organisations.

- Le plan est-il utilisé ? Quels sont les outils encadrant le processus ?

15 Pause-café Image Aucun 10 minutes

Faites une pause pour respirer un peu d’air frais et pour permettre aux


participants de consulter leur bureau.

16 Séance 2 - récit 2

Exemple : des informations plus spécifiques au sujet duCas. Des détails au sujet du risque et de l’évolution de la situation, propres au type de risque et au contexte national.

Évolution du premier scénario

Ellipse ? Un brusque changement

de situation appelant un changement de stratégie.

2 minutes

Un brusque changement de situation appelant un changement de stratégie.

Faut-il spécifier quels marqueurs de scénario vont être utilisés... par exemple des mouvements transfrontaliers, un milieu rural ou urbain, un grand nombre de cas, une communication de crise, un centre opérationnel pour les urgences de santé publique ?

17 Tâches Exemple

Consignes - Vous constituez l’équipe de gestion des incidents du Bureau de Pays

Questions (s’adressant à l’équipe)

1. Quelle est la situation actuelle ?2. De quelles informations

supplémentaires avez-vous besoin ?3. Définissez les priorités, les objectifs

spécifiques et la stratégie d’intervention (plan d’intervention stratégique)

En plus

4. Comment communique-t-on et coordonne-t-on les décisions ?


Les participants savent quels sont leurs rôles et leurs responsabilités dans le cas d’une intervention d’urgence.


Les besoins humanitaires et les mesures d’intervention sont identifiés

Travail d’équipe, participation totale

40 minutes

Les mesures à prendre devraient être directement liées à la stratégie d’intervention (les objectifs spécifiques)”


5. Quels sont les outils encadrant le processus ?

L’équipe adapte son plan à la situation émergente

Les corrélations existant entre les fonctions clés, les ressources et les partenaires sont identifiées


18 Séance 3- récit 3

Exemple : Insérez un nouvel exemple de cas en fonction de votre scénario.

Détails au sujet du risque et de l’évolution de la situation. Propres au type de risque et au contexte national.

Évolution du scénario tel que requis.

2 minutes

Évolution du scénario dans le cas où on peut avoir recours à une ellipse. L’accent est mis sur les discussions traitant des mécanismes spécifiques de coordination entre partenaires et sur l’examen des dépendances.

19 Tâches Exemple :

Consignes - Vous constituez l’équipe de gestion des incidents du Bureau de pays

Questions

1. Quelle est la situation actuelle ?2. Quelles ressources vos partenaires

pourraient-ils vous fournir ?3. Quels sont les mécanismes de

coordination prévus pour les partenaires ?

En plus


Les participants savent quels sont leurs rôles et leurs responsabilités dans le cas d’une intervention d’urgence.


La façon dont les partenaires (et les

40 minutes

En fonction de la dynamique de groupe, il est possible que vous demandiez à l’équipe de recréer la réunion de coordination sous la forme d’un jeu de rôle. Comment la salle serait-elle organisée, qui présiderait la réunion ?


4. À ce stade, quelle décision devez-vous prendre ?

ressources) doivent être coordonnés et gérés à travers les différents niveaux et structures est clairement définie.

Identification des corrélations existant entre les fonctions clés, les ressources et les partenaires


20 Pause-café Image Aucun

10 à 15 minutes

Faites une pause pour respirer un peu d’air frais et consulter le bureau.

L’équipe de facilitation étudie les notes relatives aux lacunes et aux recommandations.

21 Séance 4 –Séance de compte-rendu

Insérez les éléments tels que nécessaires Rétroaction à chaud Résumé des obstacles et des points de

discussion principaux Identification des recommandations et

des principales lacunes Planification des mesures

Résultats escomptés

Examinez les résultats identifiés pour la séance

Plan d’action

Établissez ou encouragez un plan d’action spécifique visant à combler les lacunes ou à instaurer les changements nécessaires.

40 minutes – x heures

1. Passez en revue les processus de la journée

2. Résumez les défis et les recommandations identifiés par les participants

3. Recommandations (mesures claires).

Précisez certains points si nécessaires et


mettez-vous d’accord sur des recommandations, des solutions ou des voies à suivre concrètes.

22

Voie à suivre+ rétroinformation au sujet du TTX

Identifiez les prochaines étapes en vue (voies à suivre) et recueillez les avis des participants

Voies à suivre Avis au sujet du TTX

recueillis.

Le succès d’un exercice sur table dépend de la rétroinformation fournie par les participants et de l’impact de ce retour sur l’évaluation et la révision des politiques, des plans et des procédures.

5 minutes

Distribuez un questionnaire d’une page

OUI/NON :

1. Les objectifs du TTX ont-ils été atteints ?

2. Ce TTX vous a-t-il aidé dans votre rôle?

3. Cette activité a-t-elle été à la hauteur de vos attentes ?

Questions ouvertes

4. Quels éléments (activité de formation, équipement ou autre) vous permettraient d’être mieux préparé à intervenir face à des situations d’urgence ?

5. Quelle séance du TTX vous a été la plus utile ? Pourquoi ?

6. Comment pouvons-nous améliorer cet exercice ?

23 ENDEXRemarques de conclusion du Haut Représentant et de la plus haute autorité de l’État.

Soutien de haut niveau apporté au TTX et aux activités de préparation futures.

10 minutes


Documents

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