Web viewMa£®triser Word . Ma£®triser Word . Ma£®triser Word . 1. 1. 1. Author: Pierre-Michel Simonin

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Maîtriser Word

Utiliser Word Concevoir vos projets, mémoires et rapports

PM Simonin Version du samedi 2 septembre 2017

Nous remarquons de plus en plus la désolante utilisation de Word. Un ordinateur n’est pas une machine à écrire. Word offre des fonctions tout à fait suffisantes pour concevoir un document lisible dont la présentation soit de qualité.

Voici quelques conseils. A vous le les suivre.

Table des matières 1 Principes généraux 1 2 Présentation Générale 1 3 La fonction style 3 3.1 Ce qu’est un style 3 3.2 ce qu’est une feuille de style 3 3.3 Créer un style 4 3.4 Créer un style avec un cadre 6 3.5 Modifier un style 7 3.6 Importer une feuille de style 7 4 Le cas particulier des styles Titres 8 4.1 Numérotation de vos titres 8 5 Le mode Plan 9 5.1 Les différents modes d’affichage 9 6 Insérer une table des matières 12 7 Insérer un index 13 7.1 Les deux fenêtres d’index 13 7.2 Le marquage automatique (2e solution) 14 7.3 2e étape : la confection de l’index 15 7.4 3e étape : l’insertion de l’index 15 7.5 Mise à jour de l’index 16 7.5.1 Suppression des entrées d’index 16 8 En-Tête et pied de page 16 9 Outils divers 18 9.1 Correction automatique 18 9.2 Outil Image 18 9.3 Rechercher/ Remplacer 18 9.4 Lien Hypertexte 19 9.4.1 Deux étapes 19 9.5 Insertion d’un objet 20 9.6 Insertion d’un tableau 21 9.7 L’onglet Disposition 21 9.8 Les tabulations 21 9.9 Les sauts de page 22 9.10 Les saurs de section 23 9.11 La ponctuation 25

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Principes généraux 

Une impérieuse nécessité 

Durant votre formation, vous serez amenés à plusieurs reprises à rendre des travaux imprimés et non pas manuscrits. Au moins – pour ne parler que de ceux-ci : 

En première année : mémoire ; revue de presse ; rapport de stage

En seconde année : projet tutoré ; rapport de stage. 

Ne parlons pas des divers travaux que vos enseignants pourront vous demander et notamment les enseignants en communication (Fiche de synthèse ; fiche de lecture …)

La maîtrise de Word est un prérequis. 

Vous êtes de la génération, désormais, qui fut biberonnée à l’ordinateur. Il n’est pas excusable que, par négligence ou paresse, vous n’utilisiez pas toutes les fonctions qu’offre ce logiciel pourtant simple.  Votre repère est simple : si vous ignorez ce qu’est un style, le mode plan, ou si vous ignorez comment générer automatiquement une table des matières, c’est que vous ne maîtrisez pas Word. 

Vous avez un mois pour le faire ! 

Respecter les destinataires de votre travail 

Cela signifie deux choses : 

Présenter un travail propre

S’assurer que votre enseignant puisse y accéder. Ce n’est pas à nous de nous soumettre aux logiciels que vous utilisez. A Paris Descartes, nous sommes sous Microsoft Office : libre à vous d’utiliser des logiciels libres, mais assurez-vous avant de rendre vos travaux de les avoir transformés en Office ou, au moins, en fichier pdf. 

Respecter les membres de votre équipe 

Mémoire, revues de presse, projets tutorés sont des travaux de groupe ce qui suppose que vous vous soyez partagé les tâches et, notamment, réparti les parties à rédiger et taper. Rien que pour cette raison et pour harmoniser la mise en page de votre document vous aurez besoin de savoir maîtriser les styles c’est-à-dire la mise en forme des paragraphes (police et taille de caractère ; retrait, marge etc)

Présentation Générale 

Vous devez vous familiariser avec les menus et les onglets parce que vous y trouverez tout ce dont vous aurez besoin. Certains onglets font appel à des fonctions que vous n’utiliserez pas tout de suite, voire jamais, Mais n’hésitez pas à les parcourir pour retrouver plus facilement ce que vous cherchez, d’autant qu’avec cette dernière version la présentation a changé. 

La fonction style Ce qu’est un style 

Il s’agit de la mise en forme automatique d’un paragraphe et concerne aussi bien la police, le retrait, l’interligne, l’éventuelle numérotation …). C’est donc un outil particulièrement utile puisqu’il vous permet de définir la forme de vos paragraphes une fois pour toute plutôt que de le répéter successivement pour chacun d’entre eux. 

Selon ce que vous écrivez, vous souhaiterez peut-être que la mise en forme des paragraphes soit différente : corps de texte, citation etc. Dans le cas le plus simple, on peut imaginer en tout cas que vous désiriez que vos paragraphes comportent un alinéa, c’est-à-dire un retrait de première ligne. Évidemment vous pouvez l’obtenir en posant une tabulation, mais ce serait fastidieux. 

Le style vous permet précisément de mettre en forme automatiquement vos différents paragraphes. 

ce qu’est une feuille de style 

C’est l’ensemble des styles préformatés par Word : ce qui fait par exemple que vos styles titre soient en bleu. Vous n’êtes pas obligés de vous y conformer et pouvez - il vaut mieux d’ailleurs - lui substituer vos propres styles, en créer de nouveaux et formater vos titres avec numérotation automatique, par exemple. Par définition, Word crée un document à partir d’un modèle qui se nomme normal.dotx. Notez bien l’extension : les modèles ne sont pas au format docx mais bien dotx ! 

Deux choix s’offrent à vous sur votre ordinateur personnel puisque naturellement vous ne pourrez pas le faire à l’IUT n’accédant jamais au même ordinateur. 

· modifier les styles et en rajouter de nouveaux dans le fichier normal.dotx

· créer une nouvelle feuille de style que vous nommerez à votre guise et enregistrerez en tant que modèle - ne vous inquiétez pas Word le placera automatiquement dans le répertoire requis. 

La solution la plus simple est la première et d’enregistrer donc vos styles dans le modèle par défaut. 

Je vous suggère de réserver la création d’un  nouveau modèle à la conception d’un document pré-rempli. Imaginez par exemple une lettre-type à adresser à un étudiant ou client : en y insérant texte de la lettre mais aussi les coordonnées de l’émetteur, un logo, la date et imaginons même la signature scannée, un tel document enregistré comme modèle permettrait en l’ouvrant de n’avoir plus qu’à rajouter le nom du destinataire et de l’enregistrer sous son nom - quel gain de temps, non ? 

Un modèle s’enregistre en utilisant la fonction enregistrer sous et en choisissant l’option modèle. 

Vous accéderez à vos modèles mais aussi à d’autres proposés par Microsoft en allant dans le menu Fichier et en sélectionnant Nouveau à partir d’un modèle. 

Vous obtiendrez ainsi l’écran suivant qui vous permettra de choisir parmi les modèles celui qui vous intéresse. Attention si vous cliquez simplement sur Nouveau, Word ouvrira par défaut un document basé sur normal.dotx. 

Créer un style 

Commençons par un style de paragraphe simple : imaginons que nous voulions lui affecter la police Garamond 12, couleur bleu ; paragraphe justifié ; espace avant de 6 points ; retrait de première ligne de 0,3 et un interligne de 1,5 ligne. 

Il y a deux manières d’accéder à la fenêtre style : la présentation est différente mais les fonctions sont les mêmes. 

En cliquant sur Mise en forme\Style on obtient l’écran suivant où figurent tous les styles utilisés dans le document. Ils portent le nom que je leur ai donné dans ma propre feuille de style. L’écran central permet de visualiser les effets ; celui de droite en donne les caractéristiques. Notez que vous vouvez faire apparaître tous les styles ou les styles utilisateurs simplement. 

La première fois que vous l’ouvrirez, vous ne verrez évidemment que les styles par défaut définis par Word. 

Vous observez les deux onglets Nouveau et Modifier qui vous permettent comme leurs noms l’indiquent de modifier ce qu’il faudra faire pour les Titres ou créer pour tous vos styles paragraphes. 

En cliquant sur créer on obtient l’écran suivant.

Sous l’onglet Format on accède ainsi à la possibilité de définir tous les paramètres voulus jusque et y compris d’affecter une touche de raccourci - ce qui peut se révéler bien pratique. 

L’outil Cadre vous servira pour formater vos pages de garde et vos abstracts afin qu’ils figurent parfaitement au centre de la page. 

L’outil Langue ne sera utile que si vous composez un texte dans une langue autre que le français et permettra d’alléger la charge de la mémoire de votre ordinateur lors de la correction orthographique et grammaticale. 

On repérera surtout parmi les trois choix qui vous sont offerts, ces deux ci que vous utiliserez fréquemment : 

· ajouter au modèle vous permettra de le retrouver dans tout nouveau document que vous créerez ultérieurement - c’est cela une feuille de style. Si vous ne faites pas, ce style n’appartiendra qu’à ce document seul. 

· Ajouter à la liste des styles rapides vous permettra de le retrouver aisément dans la bannière de l’onglet Accueil. 

Vous observerez que le retrait de 1e ligne vous évite de placer une tabulation à chaque paragraphe pour créer un alinéa. Que l’espacement entre chaque paragraphe  vous évite de taper un paragraphe vide - ce qui pourrait s’avérer catastrophique à l’impression (problème des sauts de page intempestifs). 

Créer un style avec un cadre

Vous peinez souvent à créer votre page de garde où l’usage veut que le titre soit placé exactement au milieu de la page. Vous rencontrerez exactement le même