WORD 2007 Perfectionnement

Formation WORD perfectionnement www.absalon.frPar Lionel COSTE

PERFECTIONNEMENT WORD 2007

Par Lionel COSTEwww.absalon.fr

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I. PUBLIPOSTAGE..............................................6A. Qu’est-ce que le « PUBLIPOSTAGE » ?.......................................................................6B. Composition d’un publipostage......................................................................6

1. Document principal.........................................................................................62. Fichiers de données........................................................................................83. Ensemble de documents finalisés.............................................................8

C. Configurer vos fichiers de données et vous y connecter......................91. En savoir plus sur les fichiers de données............................................102. Provenance des fichiers de données......................................................113. Champs, définition.........................................................................................12

D. Champs qui insèrent des informations à partir d’un fichier de données.............................................................................................................................12

1. Autres champs.................................................................................................13E. Exécution d’un publipostage.............................................................................14

1. Choix du document principal.....................................................................152. Connexion à un fichier de données.........................................................163. Choix des enregistrements à utiliser......................................................174. Organisation du document principal.......................................................185. Aperçu................................................................................................................196. Fin de la fusion................................................................................................20

7. EXERCICE 1...................................................................................................22F. Exécution d’une fusion plus complexe..........................................................24

1. Description de la barre d’outils « Fusion et Publipostage »...........242. Commencer avec la barre d’outils...........................................................253. Connexion d’un fichier de données et choix des enregistrements

264. Ajout de champs au document principal...............................................275. Ajout d’autres champs.................................................................................286. Description du bouton « insérer un mot clé ».....................................307. Aperçu................................................................................................................32

a) Exécution de la fusion..............................................................................33

II. LES STYLES.................................................35A. RÔLE DES STYLES....................................................................................................35

1. I. Définition........................................................................................................352. II. Utilisation......................................................................................................35

B. CRÉATION D'UN STYLE..........................................................................................36C. MODIFICATION D'UN STYLE.................................................................................37

a) I. Valable uniquement dans le document.......................................................37b) II. Valable dans le modèle..............................................................................37

D. AFFECTATION DE TOUCHES.................................................................................38E. HIÉRARCHIE..............................................................................................................39

1. I. Définition et utilité..........................................................................................392. II. Mise en page..................................................................................................39

a) II.1 1ère méthode..............................................................................................39b) II.2 2ème méthode..........................................................................................39

3. III. Gestion du plan............................................................................................40F. ORGANISATION........................................................................................................41G. RÔLE DES CHAMPS..................................................................................................42

1. I. Définition........................................................................................................422. II. Utilisation......................................................................................................42

H. INSERTION D'UN CHAMP........................................................................................431. I. Assistée...........................................................................................................43

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2. II. Manuelle........................................................................................................43I. QUELQUES CHAMPS UTILES.................................................................................44

1. I. Quelques champs utiles..................................................................................442. II. Seq.................................................................................................................453. III. ListNum........................................................................................................454. IV. StyleRef........................................................................................................455. V. Ask................................................................................................................456. VI. Fillin.............................................................................................................46

J. INSERTION AUTOMATIQUE...................................................................................471. I. Utilisation........................................................................................................472. II. Création.........................................................................................................473. III. Impression....................................................................................................47

K. LES TABLES ET INDEX............................................................................................481. I. Index...............................................................................................................48

a) Pour marquer les index, vous pouvez également travailler ainsi :........................482. Mais ma méthode préférée (trouvée récemment) est la suivante :............................483. II. Tables des matières........................................................................................494. III. Table des illustrations..................................................................................49

L. MAÎTRISER L'EMPLACEMENT D'UNE IMAGE....................................................50M. HABILLAGE D'UNE IMAGE.................................................................................51N. LES NOTES..................................................................................................................53

1. I. Définition........................................................................................................532. II Insertion..........................................................................................................533. III Options..........................................................................................................544. Onglet Toutes les notes de bas de page....................................................................545. Onglet Toutes les notes de fin...................................................................................556. IV Modification – suppression...........................................................................557. Conversion d'une note de bas de page en note de fin (et inversement)....................558. Créer une nouvelle référence pour une note existant déjà........................................559. Supprimer..................................................................................................................5610. Modifier l'aspect de la ligne de séparation des notes............................................5611. V Impression..................................................................................................57

O. TABLEAUX ET GRAPHIQUES EXCEL...................................................................581. I. Insertion d'une feuille ou d'un graphique Excel existant................................582. I. Création d'une feuille d'un graphique Excel incorporé...................................59

P. LES SIGNETS ET RENVOIS......................................................................................601. I.Signets..............................................................................................................602. Ajouter......................................................................................................................603. Afficher.....................................................................................................................604. Atteindre...................................................................................................................605. Supprimer..................................................................................................................606. II.Renvois...........................................................................................................617. Ajouter......................................................................................................................618. Modifier – supprimer................................................................................................62

Q. LES MODÈLES............................................................................................................631. I Définition.........................................................................................................632. II. Création d'un modèle.....................................................................................633. III. Utilisation d'un modèle................................................................................634. IV. Modifier un modèle......................................................................................645. V. Conseils.........................................................................................................64

III.Raccourci (s) clavier Word...........................65

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Formation WORD perfectionnement Le publipostage www.absalon.frPar Lionel COSTE

I.PUBLIPOSTAGE

A. Qu’est-ce que le « PUBLIPOSTAGE » ?A l’origine, le publipostage a été mis au point pour faciliter le travail des secrétaires qui doivent taper et retaper continuellement la même lettre où seules quelques données étaient modifiées.Le publipostage permet également de créer AUTOMATIQUEMENT des séries d’enveloppes, par exemple, où seules les coordonnées du destinataire changent sur chaque enveloppe, les coordonnées de l’expéditeur étant constantes.

Le publipostage permet également la personnalisation du courrier en permettant, par exemple, de commencer une lettre par « Chère Madame Pipelette, … » et une seconde lettre ayant le même contenu par « Cher Monsieur Dupont, … » … et cela de manière ENTIÈREMENT AUTOMATIQUE, sans autre intervention de la secrétaire que celle pour taper la première fois la lettre et celle pour créer le publipostage proprement-dit

B.Composition d’un publipostageDans un publipostage, vous devez prendre en compte trois éléments différents

1. Document principalLe document principal contient :

Des informations communes à chaque copie, telles que le texte principal d’une lettre type. Vous n’avez à taper ces informations qu’une seule fois, quel que soit le nombre de lettres que vous envisagez d’imprimer.

Des espaces réservés aux informations uniques. Par exemple, dans une lettre type, l’adresse et le nom seront différents dans chaque copie.

Le document principal est votre document de départ. Vous devez le configurer de sorte qu’il corresponde à la taille et à la forme que vous souhaitez appliquer aux lettres, messages électroniques, enveloppes, étiquettes, coupons et autres documents.

Dans le document principal, vous devez ajouter toutes les informations qui seront communes à toutes les copies. Par exemple, pour une enveloppe, vous taperez certainement l’adresse de l’expéditeur. Ou pour une lettre

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type, vous voudrez peut-être insérer un logo et taper le message de la société qui s’adresse à tous les destinataires.

Vous devez également ajouter des espaces réservés au document principal. Les espaces réservés indiquent où apparaîtront les informations uniques, ainsi que la nature de ces informations. Par exemple, un espace réservé sera nécessaire pour l’adresse de l’expéditeur sur une enveloppe. Un espace réservé sera également nécessaire pour le prénom après Cher/Chère dans une lettre type.

Conseil Vous pouvez également utiliser le publipostage pour créer des répertoires, tels que des listes de clients, d’employés ou de produits. Contrairement aux étiquettes, enveloppes et autres documents que vous créez avec le publipostage, dans lesquels chaque information unique se trouve dans un document distinct, un répertoire crée une entrée pour chaque information unique au sein d’un seul document

Informations uniques

Dans un publipostage, les informations uniques sont les informations qui diffèrent d’une copie fusionnée à l’autre.

Par exemple, les informations uniques peuvent être :

← Des adresses sur des enveloppes ou des étiquettes. ← Des noms sur la ligne des salutations d’une lettre type. ← Des montants de salaire dans des messages électroniques que vous

envoyez à vos employés. ← Des notes personnelles relatives à des produits phares sur des

cartes postales que vous envoyez à vos meilleurs clients. ← Des numéros sur des coupons de remboursement.

Lorsque vous procédez à une fusion, un nouveau document est créé pour chaque information unique. Les informations uniques remplacent les espaces réservés que vous avez ajoutés au document principal.

2. Fichiers de données

Fichier de données est un terme général qui couvre l’intégralité d’une catégorie de fichiers avec lesquels vous travaillez continuellement. Par

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exemple, la liste de vos contacts Microsoft Office Outlook® est un fichier de données.

Un tableau que vous créez dans Microsoft Office Word, une feuille de calcul dans Excel, une base de données dans Microsoft Office Access ou même un fichier texte sont autant d’exemples de fichiers de données.

Les informations uniques, telles que les noms et les adresses, que vous souhaitez utiliser dans un publipostage doivent être stockées dans un fichier de données. La structure d’un fichier de données permet de faire correspondre certaines informations avec les espaces réservés du document principal.

Lorsque les informations uniques sont organisées dans un fichier de données, vous pouvez décider de l’emplacement spécifique de chacune de ces informations dans un document de publipostage

3. Ensemble de documents finalisés

Lorsque vous terminez une opération de publipostage, vous disposez des éléments suivants :

← L’ensemble de documents individuels que vous imprimez (par exemple, des lettres, des étiquettes, des enveloppes ou des coupons) ou que vous envoyez par courrier électronique (par exemple, des messages électroniques ou des télécopies que vous envoyez au cours du publipostage).

← Le document principal qui constitue votre document de départ. Dans la mesure où l’ensemble de documents finalisés n’est pas enregistré, vous devez enregistrer le document principal. Word se rappelle du fichier de données que vous avez connecté au document principal. Ainsi, lorsque vous rouvrez le document principal, vous pouvez rapidement procéder à une nouvelle fusion.

Remarque Si vous le souhaitez, lors de la création de lettres, d’enveloppes ou d’étiquettes, vous pouvez également générer un document complet qui contient tous les documents fusionnés dans un seul fichier.

L’ensemble de documents finalisés d’un publipostage se compose d’étiquettes,

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d’enveloppes, de lettres, de messages électroniques, de télécopies ou d’autres documents uniques que vous souhaitez imprimer ou envoyer par courrier électronique

C.Configurer vos fichiers de données et vous y connecter

Vous connaissez les éléments de base d’un publipostage. Nous allons voir maintenant comment préparer le document principal et le connecter à un fichier de données.

Les fichiers de données, ainsi que les champs, se situent au cœur du publipostage. Ils apportent des informations spécifiques et différentes dans chaque exemplaire fusionné. Une bonne compréhension de ces deux éléments majeurs et de leurs relations vous permettra de préparer et d’exécuter tous vos projets de publipostage, des plus simples aux plus complexes.

Les fichiers de données (tels que des feuilles de calcul Excel et des listes de contacts Outlook) et les champs (tels que « Nom » et « Adresse ») sont utilisés de concert pour procéder à une opération de publipostage.

1. En savoir plus sur les fichiers de données

Un fichier de données (parfois appelé source de données ou liste de données) peut être tout type de fichier qui organise les informations en colonnes et en lignes. Vous pouvez créer des fichiers de données à l’aide de nombreux programmes. Pour obtenir une liste de types de fichiers de données que Word peut utiliser au cours d’un publipostage, consultez l’Aide-mémoire à la fin de ce cours.

Les colonnes d’un fichier de données représentent les catégories. Par exemple, dans un fichier de données client, tel que celui qui se trouve sur la gauche, vous devriez avoir des colonnes pour les catégories Prénom, Nom et Adresse.

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Les lignes d’un fichier de données représentent un enregistrement complet. Dans le fichier de données client, par exemple, une ligne contient toutes les informations relatives à un client : son nom et son adresse.

Ces colonnes et ces lignes permettent d’obtenir des informations uniques dans les documents au cours d’un publipostage. Lorsque le document principal est ouvert :

← Vous vous connectez ou vous reliez au fichier de données qui contient les informations uniques.

← Vous ajoutez des espaces réservés, des champs appelés, au document principal pour chaque catégorie (colonne) d’informations uniques que vous souhaitez inclure.

← Vous procédez à la fusion pour créer un ensemble de documents uniques. Chaque document représente un enregistrement et contient les informations d’une ligne du fichier de données.

Conseil Pour obtenir les meilleurs résultats possibles, configurez votre fichier de données de sorte que chaque colonne représente une catégorie la plus petite possible. Par exemple, utilisez deux colonnes distinctes pour Prénom et Nom plutôt qu’une seule. Vous pouvez ainsi bénéficier d’une plus grande flexibilité lorsque vous organisez les champs dans le document principal. Vous pouvez par exemple appeler vos clients par leur prénom

Les colonnes d’un fichier de données représentent les catégories d’informations.

Chaque ligne représente un enregistrement complet.

2. Provenance des fichiers de données

Dans de nombreux cas, le fichier de données que vous souhaitez utiliser pour un publipostage existe déjà. Par exemple, vous devriez avoir accès à un fichier de données qui répertorie :

← Les noms et les adresses des clients et des contacts entre autres. ← Les produits ou services que votre société propose. ← Les informations sur vos employés.

Si le fichier de données existe, il vous suffit de vous y connecter au cours du publipostage

Toutefois, ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas encore de fichier de données. Comme indiqué à gauche, la procédure de publipostage inclut une étape au cours de laquelle vous pouvez créer un fichier de données de toutes pièces.

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Le nouveau fichier est enregistré au format .mdb dans le dossier Mes sources de données, lui-même situé dans le dossier Mes documents. Vous pouvez réutiliser le fichier pour d’autres publipostages. Vous pouvez également apporter des modifications au fichier en ouvrant la boîte de dialogue Destinataires du publipostage au cours d’une fusion ou en ouvrant le fichier dans Access.

Pour créer un fichier de données de toutes pièces au cours d’une opération de publipostage :

Dans le volet Office Publipostage, sélectionnez l’option Saisie d’une nouvelle liste et cliquez sur Créer.

La boîte de dialogue Créer une liste d’adresses s’ouvre et affiche une liste d’en-têtes de colonne.

Cliquez sur Personnaliser pour modifier les en-têtes de colonne.

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3. Champs, définition

Officiellement, un champ est un jeu de codes qui spécifie à Word d’insérer automatiquement des informations dans un document. Plus simplement, les champs sont comparables à des espaces réservés.

Au cours d’une opération de publipostage, vous utilisez principalement les champs comme des espaces réservés pour des informations qui proviennent directement d’un fichier de données. Par exemple, dans la lettre à gauche, des champs ont été ajoutés pour recevoir les informations stockées dans les colonnes Adresse et Nom d’un fichier de données client.

Vous pouvez aussi utiliser des champs pour insérer des informations qui proviennent du système d’exploitation de votre ordinateur ou de résultats d’une action ou d’un calcul

Lorsque vous ajoutez au document principal un champ qui représente des informations contenues dans un fichier de données, le champ est toujours entre guillemets (« »).

D.Champs qui insèrent des informations à partir d’un fichier de données

Les champs qui insèrent des informations à partir d’un fichier de données correspondent aux en-têtes des colonnes de votre fichier de données. En plaçant un champ dans un document, vous indiquez que vous souhaitez faire apparaître une certaine catégorie d’informations, par exemple un nom, une ville ou une note personnelle.

Les informations spécifiques qui s’impriment ou qui s’affichent dans un document fusionné individuel proviennent d’une ligne (ou enregistrement) du fichier de données.

Vous pouvez combiner plusieurs champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse, vous pouvez configurer des champs dans votre document comme suit :

«Nom» «Prénom»

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«Adresse»

«Code postal» «Ville»

Vous pouvez aussi contrôler la façon dont des informations uniques apparaissent dans des documents fusionnés en mettant en forme les champs. Par exemple, vous souhaitez afficher les noms en gras ou en rouge. Dans le document principal, sélectionnez le champ, y compris les guillemets (« »). Dans le menu Format, cliquez sur Police, sur Paragraphe ou sur toute autre commande, puis sélectionnez les options de mise en forme de votre choix

Dans une opération de publipostage, certains champs à votre disposition sont en fait composés d’autres champs. Par exemple, le champ Bloc d’adresse que vous pouvez ajouter à une lettre, à une enveloppe ou à une étiquette, regroupe plusieurs champs, y compris le prénom, le nom, la rue, la ville et le code postal.

1. Autres champs

Vous pouvez insérer dans Word de nombreux autres champs, appelés mots clés, pour :

← afficher des informations sur le document, telles que la date de création ou d’impression du document ou le nom de l’auteur ;

← effectuer des calculs ou des actions, par exemple pour compter et afficher le nombre de pages dans une section d’un document ou pour inviter l’utilisateur d’un document à entrer du texte.

Par exemple, vous pouvez utiliser :

← un champ Date pour ajouter automatiquement la date du jour à chaque copie fusionnée d’une lettre type ;

← un champ DATEIMPR combiné à un champ Nº enregistrement. de fusion pour ajouter un numéro unique à chaque copie d’une facture ;

← un champ Si...Alors...Sinon... pour imprimer dans une lettre soit une adresse de société si des informations se trouvent dans la colonne Société d’un fichier de données pour un enregistrement particulier, soit une adresse personnelle s’il n’y a pas d’informations sur la société.

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Conseil Vous pouvez accéder aux mots clés les plus fréquemment utilisés dans une opération de publipostage en cliquant sur le bouton Insérer le mot clé dans la barre d’outils Fusion et publipostage. Pour afficher la barre d’outils, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis cliquez sur Fusion et publipostage

Pour afficher une liste de mots clés, cliquez sur Champ dans le menu Insérer. Pour insérer un champ, sous Noms de champs, cliquez sur le champ à insérer, puis sur OK. Pour savoir comment utiliser un champ, ouvrez l’aide de Word et lancez une recherche sur le nom du champ.

Astuce ! Si vous importez des données depuis EXCEL, la date est en format anglosaxon avec MMM d YYY, ce qui donnerait 02/25/2010 ! Inconcevable pour nous, froggies ! la solution, clic droit sur le champs de fusion date en cause, Modifier le champ de fusion, Options et dans le paramètrage de champ taper : {MERGEFIELD "Date" \@ "d MMMM yyyy" }

E. Exécution d’un publipostage

Enveloppe avec adresse créée avec la fonction Fusion et publipostage.

Pour effectuer un publipostage, commencez par démarrer Word, puis ouvrez le volet Office Fusion et publipostage que vous trouverez dans le menu « Outils » « Fusion et Publipostage ». Ce volet vous guide dans les étapes à suivre pour mener à bien le publipostage.

Le volet Office s’ouvre sur une question. Il souhaite connaître le type de document dans lequel fusionner des informations. Dans l’exemple de gauche, le type Enveloppes est sélectionné.

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Pour passer d’une étape du publipostage à la suivante, cliquez sur le lien Suivante proposé en bas du volet Office. Pour revenir à une étape précédente, cliquez sur le lien Précédente.

Remarque Vous pouvez aussi effectuer un publipostage à partir de la barre d’outils Fusion et publipostage. Cependant, si vous ne connaissez pas encore très bien le processus, privilégiez le volet Office. Nous verrons la barre d’outils plus en détail plus loin dans ce cours.

Pour ouvrir le volet Office Fusion et publipostage, allez dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Fusion et publipostage. Remarque : Si votre ordinateur prend en charge les télécopies et que vous disposez d’un modem télécopieur, le type de document Télécopies apparaît dans la liste proposée dans le volet Office.

1. Choix du document principal

Dans l’étape précédente, vous avez choisi le type de document à créer (des enveloppes). La deuxième étape consiste à choisir le document principal, c’est-à-dire le document à utiliser comme point de départ pour préparer vos enveloppes. Les options affichées dans le volet Office dépendent du type de document que vous avez sélectionné lors de la première étape.

Les options disponibles pour les enveloppes sont affichées à gauche.

← Utiliser le document actuel : Le document actuel est celui qui est ouvert et affiché à l’écran. Si vous avez ouvert un document de type enveloppe puis ouvert le volet Office Fusion et publipostage, utilisez cette option. Mais si vous avez commencé par un document vide, qui n’est pas au format enveloppe, cette option n’est pas disponible.

← Modifier la disposition du document : Cette option a été sélectionnée si vous avez ouvert le volet Office Fusion et publipostage sur un document vide, ce qui doit être le cas. Pour transformer le document vide ouvert en document de type enveloppe, cliquez sur le lien Options d’enveloppe puis choisissez les options voulues, dont le format de l’enveloppe. Le document de type enveloppe remplace le document vide.

← Utiliser un document existant : Si vous souhaitez utiliser pour le publipostage une enveloppe déjà enregistrée alors que vous avez

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commencé par un document vide, sélectionnez cette option pour remplacer le document vide par le document de l’enveloppe.

Conseil Pour certains types de documents, tels que les lettres, les télécopies ou les annuaires, une option Utiliser un modèle est proposé dans le volet Office. Choisissez-la si vous souhaitez utiliser un des nombreux modèles déjà prêts de Word ou faire votre sélection dans les centaines de modèles mis à votre disposition par Microsoft Office Online.

Le volet Office se présente ainsi lorsque vous commencez un publipostage depuis un document vide ou tout autre document dans un format autre que celui des enveloppes. Pour choisir un format d’enveloppe, ainsi que les polices des adresses du destinataire et de l’expéditeur, cliquez sur le lien Options d’enveloppe.

2. Connexion à un fichier de données

Dans cette étape, vous vous connectez au fichier de données contenant les informations spécifiques à fusionner dans vos documents.

Vous avez trois options :

← Utilisation d’une liste existante : Si vous disposez déjà d’un fichier de données contenant les informations à fusionner, sélectionnez cette option. Puis, dans le volet Office, cliquez sur le lien Parcourir pour rechercher et ouvrir ce fichier.

← Sélection à partir des contacts Outlook : Pour utiliser votre liste de contacts Outlook comme fichier de données, sélectionnez cette option. Puis cliquez sur le lien Choisir le dossier Contacts pour rechercher et ouvrir le dossier contenant la liste de contacts à utiliser.

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La sélection des destinataires revient à choisir le fichier de données (appelé liste ici) auquel vous souhaitez vous connecter.

3. Choix des enregistrements à utiliser

Après vous être connecté à un fichier de données, choisissez dans son contenu les enregistrements (lignes) à vraiment utiliser dans la fusion.

Par exemple, il est possible de n’envoyer une lettre type qu’aux clients associés, dans votre fichier, à un code postal particulier, ou de créer une liste ne contenant qu’une gamme de produits.

Pour faire tous ces choix, ces tris et ces filtrages dans les enregistrements d’un fichier de données, vous utilisez la même boîte de dialogue, Fusion et Publipostage : Destinataires, qui s’ouvre automatiquement lorsque vous vous êtes connecté au fichier ou lorsque vous l’avez créé

Après avoir trouvé et ouvert (ou créé) le fichier de données à utiliser pour la fusion, vous obtenez l’ouverture de la boîte de dialogue Fusion et Publipostage : Destinataires. Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez :

trier la liste, par exemple, dans l’ordre alphabétique, selon la catégorie que vous choisissez en cliquant sur l’en-tête de sa colonne ;

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filtrer la liste en cliquant sur la flèche située à côté de l’en-tête, puis sur la valeur selon laquelle filtrer (par exemple, un code postal). Vous pouvez aussi cliquer sur (Vides) ou (Non vides) pour afficher tous les enregistrements qui, dans une catégorie, ne contiennent aucune information. Vous pourrez toujours réafficher les enregistrements en cliquant à nouveau sur la flèche puis sur (Tout) ;

désactiver une case à cocher en regard d’un enregistrement pour exclure ce dernier de la fusion ;

utiliser les boutons de sélection ou d’exclusion de tous les enregistrements ou de recherche d’enregistrements spécifiques.

4. Organisation du document principal

Organiser le document principal signifie y insérer un contenu. Ce contenu se compose :

← d’informations qui restent inchangées dans tous les exemplaires fusionnés ;

← de champs (espaces réservés) destinés à recevoir les informations spécifiques à chaque exemplaire fusionné.

Sur une enveloppe, les informations inchangées sont l’adresse de l’expéditeur, généralement tapée en haut à gauche du document principal. Les informations spécifiques sont l’adresse du destinataire, que vous centrez en général dans le document.

Pour ajouter des champs d’adresse, le plus rapide est de cliquer sur le lien Bloc d’adresse dans le volet Office Fusion et publipostage. Un clic sur ce lien ajoute à l’enveloppe un champ prédéfini « Bloc Adresse ».

Ce champ est une compilation d’autres champs, tels que Prénom, Nom, Adresse, Ville, État et Code postal. Vous aurez peut-être à établir une correspondance entre des colonnes de votre fichier de données et ces champs (vous aurez l’occasion de vous y entraîner dans la session d’exercices qui suit).

Conseil Vous pouvez aussi préparer votre propre bloc d’adresse. Cliquez sur le lien Autres éléments dans le volet Office Fusion et publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, où, si vous avez sélectionné l’option Champs de base de données, vous voyez une liste des en-têtes de colonnes de votre fichier de données. Vous pouvez insérer un ou plusieurs de ces champs dans votre document principal

Cliquez sur le lien Bloc d’adresse dans le volet Office Fusion et publipostage pour ajouter un champ « Bloc Adresse » composite à votre

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document.

La boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse s’ouvre. Vous pouvez y préciser des éléments de l’adresse et le format à donner au nom du destinataire.

Si vous envoyez certains courriers à l’étranger, laissez activée la case à cocher Format de l’adresse selon la région/le pays de destination pour vous assurer que l’adresse aura un format correct.

Pour éviter des erreurs dans le bloc d’adresse, cliquez sur Faire correspondre les champs pour établir manuellement une correspondance entre les colonnes de votre fichiers de données et des éléments d’adresse du champ « Bloc Adresse ».

5. Aperçu

Après avoir ajouté au document principal son contenu et ses champs, vous pouvez demander un aperçu des documents une fois fusionnés. Si vous cliquez sur le lien Suivante en bas du volet Office pour passer à l’étape Aperçu du processus de fusion, vous voyez apparaître automatiquement le premier document. Selon ce premier résultat obtenu, vous avez plusieurs choix possibles :

← Si vous constatez des erreurs, cliquez sur le lien Précédente situé en bas du volet Office. Cela vous permettra d’ajouter, de supprimer ou de faire correspondre des champs, ou de faire d’autres corrections permettant d’obtenir un affichage correct des informations.

Conseil Lors d’un aperçu, si votre document affiche des champs au lieu d’en afficher les valeurs, il est possible que vous ayez à changer un paramètre. Dans le menu Outils, cliquez sur Options. Sous l’onglet Impression, assurez-vous que l’option Codes de champ, sous Inclure dans le document, est désactivée.

← Si tout vous semble correct, cliquez sur la double flèche vers la

droite proposée en haut du volet Office pour afficher quelques-uns des autres documents fusionnés.

← Pour voir le résultat de la fusion d’un enregistrement particulier (une ligne de votre fichier de données), cliquez sur le lien Rechercher un destinataire pour rechercher cet enregistrement.

← Lorsque vous feuilletez ainsi les documents, vous pouvez exclure un enregistrement de la fusion. Pour cela, cliquez sur Exclure ce destinataire.

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Remarque Vous excluez ainsi un destinataire des résultats finaux de la fusion mais vous ne supprimez rien du fichier de données.

← Si vous réalisez que la fusion inclut certains enregistrements alors que vous ne le souhaitez pas, cliquez sur le lien Modifier la liste de destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue Fusion et Publipostage : Destinataires. Comme nous l’avons déjà décrit, vous pouvez utiliser cette boîte de dialogue pour réduire la liste d’enregistrements.

Avant de terminer la fusion, vous pouvez demander un aperçu des résultats qu’elle donnerait. À ce stade, vous pouvez encore ajouter ou retirer des champs et limiter le nombre d’enregistrements (lignes) à inclure dans la fusion à partir du fichier de données.

6. Fin de la fusion

Quand l’aperçu des documents fusionnés vous convient, vous pouvez imprimer le résultat final.

Si vous ne souhaitez pas imprimer sans autre possibilité de vérifier les résultats ou si vous voulez personnaliser certains documents, cliquez sur le lien Modifier les enveloppes individuelles dans le volet Office.

Un document complet séparé est ainsi créé ; il réunit tous les exemplaires fusionnés, un par page ou section, dans un nouveau document Word. Après avoir vérifié ou modifié les enveloppes dans ce document, vous pouvez les imprimer ou enregistrer le document et demander l’impression ultérieurement.

Attention Si vous créez des messages électroniques fusionnés, vérifiez-les avec soin dans l’aperçu avant de procéder à la fusion. Vous n’avez pas la possibilité de créer un document complet réunissant tous les messages. Une fois que vous avez cliqué sur le lien Messagerie électronique dans le volet Office et identifié la colonne du fichier de données contenant les adresses des destinataires, les messages sont envoyés.

Si vous prévoyez d’effectuer une fusion semblable ultérieurement, enregistrez le document principal. Enregistrer le document principal enregistre aussi la connexion avec le fichier de données. À l’ouverture suivante du document principal, les informations du premier enregistrement du fichier de

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données y sont fusionnées. Vous pouvez terminer rapidement la fusion ou vous connecter à un autre fichier.

Cliquer sur Imprimer ouvre la boîte de dialogue Fusionner vers l’imprimante. Vous pouvez choisir d’imprimer tous les documents créés, un seul document ou une plage spécifique de documents.

Cliquer sur Modifier les enveloppes individuelles ouvre la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document dans laquelle vous choisissez les enregistrements à fusionner vers un nouveau document complet réunissant tous les documents fusionnés.

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7. EXERCICE 1Voici un exemple : celui d’un organisateur de courses de voitures qui contacte les personnes inscrites pour vérifier leur inscription.

Etape 1, créer le fichier de données Ouvrez Excel et encodez le tableau suivant :

Nom pilote

Prénom pilote

Adresse CP LocalitéDate d’inscription

Type véhicule

Marque véhicule

Cylindrée

N° licenceDate naissance pilote

Nom co-pilote

Prénom co-pilote

Date naissance co- pilote

Durand Louisrue des Hauts Sarts, 12

4100 Seraing 1/01/2007 4x4 Azur Volvo 3000 cc

11.12.45.05

12/10/1987

Lacarte Jules

23/08/1985

RouffosStéphanie rue des Etoiles, 125

4000 Liège 1/12/2006

4x4 Maverick Ford 2700 cc

11,12,45,09 1/04/1985 Martin Charles

15/07/1984

Santiago Maria rue de la Licorne, 12

1000

Bruxelles 2/02/2005

4x4 Santana Suzuki 2500 cc

11,12,52,10 5/05/1985

Ledoux

Christine

14/02/1985

Dumont Gregory bld Léopold, 125

1140 Evere

24/02/2005 4x4 Azur Volvo 3000 cc

11,12,46,12

15/04/1981 Marto Luc

25/06/1982

Enregistrez-le dans « Mes Documents\Mes Sources de Données » sous le nom « Liste ex1 » Etape 2, créer la lettre

Ouvrez Word et Encodez Ce qui n’est pas surligné (c’est-à-dire les éléments de la lettre qui ne varient pas en fonction du destinataire)

Ouvrez le volet Office Fusion et publipostage que vous trouverez dans le menu « Outils » « Fusion et Publipostage »

Suivez les différentes étapes et insérez les champs de fusion Lorsque votre document principal est terminé, Fusionnez Vérifiez les différentes lettres créées et cherché l’erreur ! Enregistrez le document principal dans votre dossier sous le nom « Lettre ex1 »

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Liège, le 15/02/2007

Concerne : Teuf Teuf TacotDupont Jean-Marc Monsieur Pleingaz JulesRue du Papillon, n° 12345, Rue de la Côte, 999,À 4000 LIEGE. 2355 ROULEZ

Objet : Vérification de votre inscription.Cher Monsieur Dupont,Le présent document vous est remis pour vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous donniez lors de votre inscription le (date de l’inscription).Je vous saurai gré, cher monsieur Dupont, de m’informer, par retour de courrier, ou par téléphone, des inexactitudes.

Véhicule :

Type (Type du véhicule)Marque (Marque du véhicule)Cylindrée (xxx cm3)Vous-même :

N° de licence (12.12345.2005)Date de naissance du pilote jj-mmmm-aaaaCopilote (si existe)

Nom du co-pilote TournagauchePrénom du co-pilote JujuDate naissance co-pilote jj-mmmm-aaaa

…bla bla bla d’autres informations bla bla bla …

Veuillez agréer, Cher Monsieur Dupont, l’expression de nos salutations respectueuses.

Pour le Comité organisateurLe secrétaire : M. Belleplume

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F. Exécution d’une fusion plus complexe

Le publipostage ne se résume pas au simple ajout d’une adresse. Vous devez quelquefois faire quelque chose de plus complexe, par exemple, utiliser divers noms sur une ligne de salutation, ajouter des numéros séquentiels à une série de coupons ou insérer une remarque personnelle à la fin d’une lettre.

Lorsque vous vous sentez à l’aise dans le volet Office Fusion et publipostage, ou si vous souhaitez réaliser une fusion complexe, utilisez la barre d’outils Fusion et publipostage, qui propose des options absentes du volet Office.

Pour ouvrir la barre d’outils Fusion et publipostage, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis cliquez sur Fusion et publipostage.

1. Description de la barre d’outils « Fusion et Publipostage »

1. Préparation du document principal:Ce bouton permet de choisir le type de document pour le publipostage (Lettre, Message électronique, Enveloppe ...)

2. Ouvrir la source de données: permet de choisir une base de données.3. Fusion et publipostage: Destinataires.

Permet d’afficher la boîte de dialogue pour trier et filtrer les destinataires.

4. Insérer un bloc d’adresse.5. Insérer une ligne de salutations.6. Insérer les champs de fusion:

La boîte de dialogue liste tous les champs de la base de données. Sélectionnez un nom dans la liste et cliquez sur le bouton « Insérez ». Le champ est positionné à l’emplacement du curseur.

7. Insérer un mot clé:Les options du bouton sont décrites en détail dans le chapitre VII.

8. Mode publipostage:Cliquez sur ce bouton pour visualiser le nom du champ dans la lettre type. Recliquez sur le bouton pour afficher la valeur de l’enregistrement.

9. Mettre les champs de fusion en surbrillance.10. Faire correspondre les champs. 22



11. Propager les étiquettes.12. Faire défiler les enregistrements dans le document principal.13. Rechercher une entrée:

Cette option permet de rechercher un enregistrement à partir d’un mot clé. Il est possible de filtrer la recherche sur un champ spécifique.

Si une entrée est trouvée, l’enregistrement s’affiche dans le document principal.

Vous pouvez ensuite recliquer sur le bouton »Suivant » afin de contrôler s’il existe un autre enregistrement répondant à la requète.

14. Vérifier la fusion:Cette option permet de simuler ou d’effectuer la fusion et de récupérer un compte rendu des erreurs.

15. Fusionner vers un autre document.16. Fusionner vers l’imprimante.

Cette option permet d’imprimer tous les enregistrements, l’enregistrement actif ou une sélection filtrée par numéro d’index.

17. Fusionner avec un message electronique: Consultez l’étape 6 du chapitre VIII.

18. Fusionner avec une télécopie:Consultez le chapitre XII (Les ressources Microsoft) pour plus de détails.

2. Commencer avec la barre d’outils

Après avoir ouvert la barre d’outils Fusion et publipostage, vous pouvez dérouler les étapes du publipostage à l’aide des boutons qu’elle propose. Il est conseillé de les utiliser dans l’ordre où ils sont proposés, de gauche à droite.

La première étape consiste à choisir le type du document dans lequel les informations seront fusionnées. Pour cela, cliquez sur le bouton Préparation du document principal à gauche de la barre d’outils pour ouvrir la boîte de dialogue Type de document principal.

Dans cette boîte de dialogue, si vous choisissez :

← Lettres, Télécopies ou Répertoire, vous pouvez commencer soit par un document vierge soit par un modèle. Pour ouvrir un modèle, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau. Dans le volet Office Nouveau document, sous Modèles, cliquez sur un lien pour choisir un modèle sur Microsoft Office Online ou sur votre ordinateur.

← Enveloppes ou Étiquettes, la boîte de dialogue Options pour les enveloppes ou Options pour les étiquettes s’ouvre pour que vous puissiez préparer le document principal.

← Messages électroniques, un document principal correctement mis en forme s’ouvre automatiquement.

Conseils

← L’option Document Word normal est utile pour ouvrir un document déjà utilisé dans un publipostage. Pour enregistrer le

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contenu du document sans conserver sa connexion au fichier de données, cliquez sur le bouton Préparation du document principal, puis choisissez cette option.

← Si vous avez déjà préparé un document dans lequel vous voulez fusionner des informations, ouvrez-le. Vous n’avez pas dans ce cas à utiliser le bouton Préparation du document principal

Dans la barre d’outils Fusion et publipostage, cliquez sur le bouton Préparation du document principal pour ouvrir le document principal et le préparer. L’option Télécopies est indisponible sauf si votre ordinateur prend en charge des télécopies et si un modem adapté est installé.

3. Connexion d’un fichier de données et choix des enregistrements

Utilisez les boutons Ouvrir la source de données et Fusion et publipostage : Destinataires de la barre d’outils pour :

← vous connecter à un fichier de données contenant les informations à fusionner.

Remarque Si vous voulez utiliser votre liste de contacts Outlook comme fichier de données, effectuez la connexion via le volet Office Fusion et publipostage. Ouvrez le volet Office, allez à l’étape Sélection des destinataires, puis cliquez sur Sélection à partir des contacts Outlook.

← choisir les enregistrements à utiliser dans le fichier.

Conseil Pour créer un fichier de données, ouvrez le volet Office Fusion et publipostage, allez à l’étape Sélection des destinataires, puis cliquez sur Saisie d’une nouvelle liste

Pour localiser et ouvrir votre fichier de données, cliquez sur le bouton Ouvrir la source de données.

Pour filtrer et trier les enregistrements à inclure dans la fusion, cliquez sur le bouton

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Fusion et publipostage : Destinataires.

4. Ajout de champs au document principal

Maintenant, vous pouvez organiser votre document principal en :

← tapant le contenu fixe, qui restera le même dans tous les exemplaires fusionnés, par exemple l’adresse de l’expéditeur ou le corps d’une lettre type ou d’un message électronique ;

← ajoutant les champs qui accueilleront les informations particulières à chaque exemplaire.

Pour votre confort, les boutons de la barre d’outils ont été différenciés selon qu’ils donnent accès à des champs Bloc d’adresse ou Ligne de salutation. Un clic sur le bouton Insérer les champs de fusion ajoute dans votre document principal et sous forme de champ tout en-tête de colonne de votre fichier de données.

Par exemple, vous créez une lettre type destinée à vos employés pour les informer de leur salaire actuel. Dans votre fichier de données, les salaires des employés se trouvent dans une liste, dans une colonne intitulée Salaire actuel. Si vous insérez un champ « Salaire_actuel » dans le document principal, dans l’exemplaire adressé à chaque employé apparaîtra le montant de son salaire.

Souvenez-vous que les champs qui sont des espaces réservés à des informations à extraire de votre fichier de données apparaissent toujours dans le document principal entourés de chevrons (« »).

Dans le document principal, placez le pointeur à l’endroit où insérer une adresse, puis cliquez sur le bouton Insérer le bloc d’adresse pour ajouter un champ « Bloc Adresse » et en choisir le format.

Dans le document principal, placez le pointeur à l’endroit où insérer une ligne de salutation, puis cliquez sur le bouton Insérer la ligne de salutations pour ajouter le champ correspondant.

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Dans le document principal, placez le pointeur à l’endroit où insérer un champ correspondant à une colonne du fichier de données, puis cliquez sur le bouton Insérer les champs de fusion.

Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion qui s’ouvre, sélectionnez Champs de base de données. Vous affichez ainsi les en-têtes des colonnes de votre fichier de données. Choisissez l’en-tête de colonne à insérer en tant que champ, puis cliquez sur Insérer.

5. Ajout d’autres champs

Outre des champs tels que le nom, la ville ou le salaire actuel, qui sont des emplacements réservés aux informations en provenance de votre fichier de données, il est quelquefois utile d’ajouter des champs affichant des informations relatives au document lui-même ou d’exécuter un calcul ou toute autre action. Cliquez simplement sur le bouton Insérer un mot clé de la barre d’outils.

Par exemple, le champ Nº enregistrement. De fusion imprime un numéro d’enregistrement séquentiel dans chaque document fusionné. Vous pouvez ainsi numéroter des coupons, par exemple.

Ou le champ Si...Alors...Sinon... ajoute des informations conditionnelles. Par exemple, votre fichier de données contient une colonne Genre et vous imprimez les contrats de travail des employés. Vous pouvez prévoir un champ Si...Alors...Sinon... posant comme condition que si la colonne Genre a la valeur Masculin, le mot à insérer est « il » ; sinon, le mot à insérer est « elle ».

Vous pouvez insérer n’importe quel mot clé en cliquant sur Champ dans le menu Insertion, mais vous pouvez aussi utiliser un bouton pratique, Insérer un mot clé, proposé dans la barre d’outils Fusion et publipostage, qui donne accès à une liste de mots clé très utiles dans le publipostage. Quatre de ces champs sont définis ici. Pour en savoir plus sur un champ proposé par la commande Champ ou par le bouton Insérer un mot clé, consultez l’aide Word sur le nom du champ.

Demander Vous invite à entrer vos informations chaque fois que Word

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fusionne un nouveau document et associe un signet avec la réponse, lorsque vous avez placé un champ Réf à l’emplacement où la réponse doit s’insérer. À utiliser lorsque vous souhaitez insérer la réponse à plusieurs emplacements.

Remplir Vous invite à entrer vos informations chaque fois que Word fusionne un nouveau document. Le texte que vous tapez remplace le champ dans le document. À utiliser lorsque vous souhaitez insérer la réponse à un seul emplacement.

Si...Alors...Sinon... Exécute l’une ou l’autre des actions prévues, selon la condition remplie.

Nº enregistrement. de fusion Imprime le numéro de l’enregistrement dans chaque document obtenu par la fusion. Ce numéro respecte l’ordre séquentiel des enregistrements de données que vous avez demandés à fusionner.

6. Description du bouton « insérer un mot clé »

(1) L’option Demander:Permet de paramétrer une boîte de dialogue qui va s’afficher au moment de la fusion. Vous pourrez ainsi ajouter une information complémentaire dans chaque lettre, à l’emplacement d’un signet que vous aurez préalablement créé. « Invite » correspond à la description de la boite de

dialogue. Le texte par défaut est facultatif.

Si vous ne cochez pas l’option « Demander une seule fois », la boîte de dialogue devra être validée autant de fois qu’il y a d’enregistrements dans la fusion.

(2) L’option Remplir:Le principe est identique à l’option « Demander », mais l’information est ajoutée à l’emplacement du champ « Remplir » (FILLIN).

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(3) L’option Si ...Alors ...Sinon...:Permet d’insérer un texte conditionnel en fonction de la donnée contenue dans un autre champ.

Par exemple, si vous basculez en mode de champ, vous obtenez:

{IF 18 < 0 « A créditer » « A facturer »}18 est la valeur de l’enregistrement actif.

(4) L’option Numéro enregistrement de fusion:

Insère un champ pour afficher le numéro d’enregistrment dans le document (Equivalent du champ MERGEREC). Le numéro d’enregistrement correspond à l’ordre dans la base de données. Le numéro peut donc ne pas être chronologique si vous avez trié ou filtré les enregistrements dans la fusion.

(5) L’option Numéro séquence de fusion:Contrairement à l’option précédente, les numéros sont attribués par ordre chronologique de fusion.

(6) L’option Suivant:Permet de fusionner l’enregistrement suivant sur la meme feuille (Par défaut il y a toujours un saut de page entre chaque enregistrement).

(7) L’option Suivant Si:Il s’agit de la même chose que l’option précédente, mais de façon conditionnelle.

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Si vous basculez ensuite en mode de champ vous obtenez :{NEXTIF 1 = 5} 1 est la valeur de l’enregistrement actif. = 5 est la condition définie.

(8) L’option Définir Signet:Permet d’insérer un signet à l’emplacement du curseur.

(9) L’option Sauter l’enregistrement Si:Permet d’enlever des enregistrements en appliquant un filtre.Par exemple, ne pas afficher les enregistrements si le champ « leNom »

est égal à « mimi ».

7. AperçuSi vous préparez un publipostage complexe ou mettant en jeu un grand nombre de documents fusionnés, l’aperçu est une étape essentielle.

Comme vous pouvez le voir à gauche, plusieurs boutons de la barre d’outils Fusion et publipostage sont utiles pour obtenir un aperçu.

Vous pouvez par exemple :

← Cliquer sur le bouton Mode publipostage pour jeter un rapide coup d’œil au premier document fusionné.

← Si des informations en sont absentes, cliquer sur le bouton Faire

correspondre les champs pour comparer les colonnes de votre fichier de données aux champs du document principal.

← Lorsque tout semble correct dans le premier document, utiliser le

bouton Suivant pour parcourir quelques autres documents fusionnés.

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← Si vous avez fusionné un grand nombre de documents, taper les numéros de ceux dont vous souhaitez obtenir un aperçu dans la

zone Atteindre l’enregistrement puis appuyer sur ENTRÉE pour vérifier aléatoirement d’autres documents fusionnés.

Lorsque vous êtes satisfait du résultat obtenu en aperçu, vous êtes prêt à terminer la fusion

Plusieurs boutons de la barre d’outils Fusion et publipostage vous sont très utiles lorsque vous souhaitez obtenir un aperçu de la fusion.

Mode publipostage Cliquez une fois pour afficher les résultats de la fusion. Cliquez à nouveau pour afficher les champs.

Mettre les champs de fusion en surbrillance Cliquez sur ce bouton pour mettre en surbrillance les champs d’un document. Cliquez à nouveau pour désactiver la surbrillance. Les champs que vous ajoutez à l’aide du bouton Insérer un mot clé ou de la boîte de dialogue Insérer un champ ne se mettent pas en surbrillance.

Faire correspondre les champs Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Correspondance des champs. Si Word ne trouve pas dans le fichier de données une colonne correspondant à un champ du document principal, vous pouvez y remédier ici en établissant la correspondance manuellement.

Premier, Précédent, Atteindre l’enregistrement, Suivant, Dernier Cliquez sur l’un de ces boutons ou tapez directement le numéro du document fusionné à atteindre.

Rechercher une entrée Cliquez sur ce bouton pour ouvrir la boîte de dialogue Rechercher une entrée. Elle permet de chercher des documents fusionnés contenant des informations spécifiques.

a)Exécution de la fusion

Pour terminer la fusion, cliquez sur l’un des boutons suivants de la barre d’outils Fusion et publipostage :

← Fusionner vers un nouveau document : Crée un document complet contenant tous les documents fusionnés que vous venez de créer, un par page ou section.

← Fusionner vers l’imprimante : Imprime les documents fusionnés.

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← Fusionner avec un message électronique : Envoie les messages électroniques fusionnés. Votre fichier de données doit contenir une colonne qui répertorie les adresses électroniques des destinataires.

← Fusionner avec une télécopie Fusionne et envoie des télécopies. Ce bouton n’est actif que si votre ordinateur est équipé d’un logiciel et d’un modem de télécopie. Votre fichier de données doit contenir une colonne qui répertorie les numéros de télécopie des destinataires

Si vous cliquez sur un des boutons de fusion, vous obtenez une boîte de dialogue similaire à celle-ci. (Si vous créez des messages électroniques ou des télécopies, la boîte de dialogue vous demande d’indiquer le champ qui, dans votre fichier de données, contient les adresses électroniques ou les numéros de télécopie des destinataires). C’est la dernière opportunité que vous avez de limiter les enregistrements à inclure dans la fusion finale. Choisir Enregistrement en cours permet de ne produire qu’un document pour en voir l’aspect avant de produire le lot entier.

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II. LES STYLES

A. RÔLE DES STYLES

1. I. DéfinitionLes styles permettent en une seule opération d'appliquer un ensemble de mises en forme. Ensuite il vous suffit de changer les formats du style, pour modifier l'ensemble des formats de tous les textes utilisant ce style. Les styles facilitent et accélèrent la mise en forme des documents. En outre, ils servent de base pour la création des plans et des tables des matières.Pour utiliser les styles, il est donc important de maîtriser les différents formats.Pour imprimer la liste de tous les styles (que vous pouvez voir si vous choisissez Format/Styles et que vous sélectionnez Styles utilisés), lancer l'impression par Fichier/Imprimer ou Ctrl+p. Dans la boîte de dialogue , sélectionnez Affectations des touches dans la liste Imprimer (en bas à droite).Dès que vous appliquez le même format a différentes parties de votre document, utilisez les styles. Ils vous garantiront un aspect clair et cohérent et seront beaucoup plus pratiques à modifier. Utilisez les styles pour mettre en forme vos titres et pour les formats spéciaux et répétés de votre texte, (texte en aparté, nom de la société, etc.).Il existe deux catégories de styles : les styles de paragraphes et les styles de caractères . Les styles de paragraphes contiennent toutes les mises en forme de paragraphes ainsi que les mises en forme de caractères, les puces et numéros, les bordures et trames, les tabulations. Les styles de caractères ne contiennent que les mises en forme de caractères.

2. II. UtilisationLa liste entière des styles proposés par Word se trouve dans la liste à gauche du nom de police de la barre d'outils Mise en forme, ou dans la boîte de dialogue Format/Styles.Lorsque vous utilisez la liste déroulante Style de la barre d'outils Mise en forme, vous constatez que seuls quelques styles vous sont proposés. Pour visualiser dans cette liste tous les styles proposés, appuyez sur la touche Maj avant de cliquer sur le petit triangle qui vous permet de dérouler la liste.Pour appliquer un style à un paragraphe, positionnez le point insertion dans ce paragraphe. Pour l'appliquer à plusieurs paragraphes, sélectionnez ces paragraphes. Pour l'appliquer à une portion de texte, sélectionner ce texte.La liste déroulante Style visualise directement le format du style. Il vous suffit de sélectionner le style désiré dans la liste.La boîte de dialogue Format/Styles décrit le style, vous avez également un aperçu des paragraphes et un aperçu des caractères. Il suffit donc de sélectionner le style dans la liste, puis de cliquer sur le bouton Appliquer.

http://www.cathyastuce.com/word/#Debut


Formation WORD perfectionnement Les Styles www.absalon.frPar Lionel COSTE

B.CRÉATION D'UN STYLE

Les styles contenus dans Word ne vous satisfont peut-être pas, créez vos propres styles :1ère méthode :

Commencez par mettre en forme un paragraphe.

Cliquez dans la liste Styles puis attribuer un nom à ce style . Appuyez sur la touche entrée de votre clavier.

2ème méthode : Format/Styles. Cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez un nom pour votre style dans la zone Nom. Choisissez le Type de style. Dans la liste Basé sur, sélectionnez le style à partir duquel votre nouveau style sera

fondé. Admettons que vous ayez basé votre style sur Normal, lorsque vous transformerez le style Normal avec par exemple : alignement justifié et caractères de couleur bleue, votre style sera également modifié et prendra en compte cet alignement justifié et cette couleur de caractère.

Sélectionnez le Style du paragraphe suivant. Ainsi lorsque vous appuyez sur la touche Entrée le nouveau paragraphe prendra le style indiqué dans cette liste.

L'option Ajouter au modèle vous permet de retrouver le style dans tous les documents conçus à partir de ce modèle. Attention ! lorsque vous travaillez dans le modèle global (normal.dot), vous ajoutez ce style aux 100 styles existant déjà. N'ajouter au modèle global qu'un nombre restreint de styles. Dans le cas où vous désirez un nombre de styles plus important, créez un ou plusieurs autres modèles.

Ne cochez jamais l'option Mettre à jour automatiquement. Elle est source de problèmes et d'erreur.

Cliquez sur le bouton Format , la liste des différents formats disponibles est affichée. En sélectionnant une de ses mises en forme, vous vous retrouvez dans la boîte de dialogue correspondant à celle-ci.

Le bouton Touches de raccourci vous permet d'attribuer un raccourci clavier à votre style, cf. les Affectations de touches.

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C. MODIFICATION D'UN STYLE

a) I. Valable uniquement dans le document 1ère méthode :

o Positionnez le point d'insertion dans le paragraphe avec le style à modifier. o Modifier le format de ce paragraphe. o Dans la liste Styles de la barre d'outils mise en forme, sélectionnez de nouveau

le style. Cela vous paraît aberrant de sélectionner le style qui est déjà appliqué au paragraphe, mais c'est exactement ce que nous devons faire.

o Une boîte de dialogue apparaît : sélectionnez l'option Mettre à jour le style afin de refléter les récentes modifications ?, puis cliquer sur OK.

2ème méthode : o Aménagez une barre d'outils en choisissant dans la liste Catégories : 'Toutes

les commandes' et dans la liste Commandes : 'RedéfinirStyle'. Donner ensuite une image à ce bouton.

Vous avez appliqué un style à un paragraphe, puis vous modifiez le format de ce paragraphe, mais finalement vous voulez annuler ces modifications. Sélectionnez de nouveau, dans la liste styles, le Style du paragraphe, comme précédemment, mais maintenant sélectionnez l'option Ignorer les modifications et appliquer le style telle qu'elle ? dans cette boîte de dialogue.Ne cochez jamais À partir de maintenant, mettre à jour le style automatiquement. C'est un choix source de problèmes et d'erreur.

b) II. Valable dans le modèle Positionnez le point d'insertion dans le paragraphe avec le style à modifier. Format/Styles. Cliquez sur le bouton Modifier. Une boîte de dialogue semblable à celle de nouveau style apparaît. Elle fonctionne de

façon identique. Cochez la case Ajouter au modèle. Cliquez sur OK. Cliquez sur Appliquer.

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http://www.cathyastuce.com/word/barre_outils.htm#image





D. AFFECTATION DE TOUCHES

Vous pouvez affecter une touche de raccourci à une commande, une macro, une police, une insertion automatique, un style ou un symbole fréquemment utilisé.Affichage/Barre d'outils/Personnaliser ou double-cliquez sur une zone vide de vos barres d'outils. La boîte de dialogue personnalisation des barres d'outils s'affiche, cliquez sur le bouton Clavier en bas de cette boîte. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît :

Commencez toujours par sélectionner le modèle qui contiendra ce raccourci clavier, dans la liste Enregistrer dans, situé en bas à droite.

Sélectionnez la Catégorie. Sélectionnez la Commande. Positionnez votre curseur dans la zone de texte Nouvelle touches de raccourci,

appuyez sur une combinaison de touches de votre clavier, par exemple Alt+1 pour le style titre 1. Vous serez averti si la combinaison existe déjà pour une autre commande. Afin d'affecter cette combinaison à la commande sélectionnez, cliquez sur le bouton Attribuer.

Le bouton Rétablir tout va supprimer toutes vos affectations personnelles. Le bouton Supprimer va supprimer l'affectation que vous aurez sélectionnée dans

touche actuelle.

Pour imprimer la liste des raccourcis personnalisés du document actif, du modèle du document et du modèle global (Normal.dot), lancer l'impression par Fichier/Imprimer ou Ctrl+p. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Affectations des touches dans la liste Imprimer (en bas à gauche).

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E. HIÉRARCHIE

1. I. Définition et utilitéLorsque vous avez un document long, de type rapport ou mémoire par exemple, vous avez besoin de donner une structure, un plan, à ce document. Ce plan va contenir différents chapitres, sous-chapitres, ayant chacun un titre.Dans Word, en utilisant les styles et la hiérarchisation vous allez structurez votre document, et l'affichage Mode Plan vous permettra de visualiser directement votre plan, puis de le

modifier. L'explorateur de document , vous permettra également de vous déplacer dans votre texte de manière aisée et rapide.Word vous permet de donner 9 niveaux de hiérarchie à votre document.

2. II. Mise en pageVous pouvez commencer par établir votre plan, ou le structurer tout en tapant votre texte.Pour établir un plan, vous avez 2 méthodes, je vous conseille la 1ère car elle est plus rapide et plus simple à utiliser et comprendre. Quand vous aurez bien saisi la structure de cette méthode et la manière dont Word établit un plan, vous pourrez vous essayer à la 2ème méthode.

a) II.1 1ère méthode Utilisez les styles Titre 1 à Titre 9 pour vos titres de chapitres, le Titre 1 ayant le

niveau 1 et le Titre 9 le niveau 9. Modifiez le format de ces styles Titre 1 à Titre 9 comme vous le voulez, cf.

Modification d'un style.

b) II.2 2ème méthode Utilisez vos propres styles pour vos titres de chapitres. Ouvrez Format/Styles . Sélectionnez un style personnel de titre. Cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton Format. Sélectionnez Paragraphe. Indiquez le niveau de votre style dans la liste déroulante Niveau hiérarchique. Cliquez sur Ok. Cochez la case Ajouter au modèle si vous voulez garder ce niveau pour votre style

dans votre modèle.

Recommencez les 5 dernières étapes, pour chacun de vos styles de titre.Passer en affichage Plan en cliquant sur le bouton , à gauche de la barre de défilement horizontale, ou menu Affichage/Plan. Le texte se présente comme sur la figure suivante.

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http://www.cathyastuce.com/word/styles.htm






3. III. Gestion du plan

Le mode plan permet

de structurer un long document par la construction d'une arborescence sur plusieurs niveaux ( 9 au total)

avec comme gains secondaires

de modifier très facilement la position de paragraphes les uns par rapport aux autres par simple déplacement.

d’utiliser une numérotation automatique de créer une table des matière et surtout d'ordonner ses idées

1/ Accèder au mode Plan

ou alors en bas d'une fenêtre word

Ce qui donne accès aux outils du Mode Plan

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2/ Mode d'emploi

a/ Le but est de créer des arborescences

Chaque arborescence a son style prédéfini, ce qui permet de donner de la cohérence au document

b/ créer les arborescences

- Sélectionner une ligne ou un paragraphe et cliquer sur la flèche , ce la va faire glisser cette ligne d'un cran sur la droite et donc la faire descendre dans l'arborescence et changer de style ( passe de style "Titre 1" au style "Titre 2" )

- La flèche , faisant exactement le contraire en remontant d'un cran dans l'arborescence et le style

3/ Quelques Avantages pratiques du mode Plan

a/ Déplacer tout un chapitre en quelques clicssi je sélectionne les 2 items du 2eme paragraphe de notre exemple

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et que je clique sur la flèche de déplacement vers le haut, cela donne

quelle efficacité ( dans être parasité par tout le texte contenus dans les sous-menus)

b/ créer des tables de matières Le principe d'une table des matières est d'associer un niveau à chaque style . En général les styles Titre1, Titre2, Titre3, etc. sont associés aux niveaux 1, 2, 3, etc. >>> voir le topo dédié

c/ La numérotation automatique Il suffit de définir pour chaque niveau un style de puce numérotée, comme apr ex

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http://www.medsyn.fr/perso/g.perrin/cyberdoc/office2007/word2007/table-matiere.htm


F. ORGANISATIONComme expliqué au chapitre consacré aux modèles, ceux-ci contiennent les styles, les insertions automatiques, les barres d'outils et les macros. Il est bien pratique de copier ces objets d'un modèle à l'autre, pour cela utilisez le bouton Organiser de la boîte de dialogue Style . Vous ouvrez alors la boîte de dialogue de la figure ci-dessous :

Choisissez l'onglet selon ce que vous voulez organiser. Nous allons copier par exemple le style Titre 1 du document "Word.doc" dans le modèle "Normal.dot".

Dans la partie gauche, sélectionner le document ou le modèle contenant le style à copier, dans la liste Afficher les Styles de. Si vous ne trouvez pas votre document ou modèle dans la liste, cliquez sur le bouton Fermer le fichier, celui-ci se transforme en Ouvrant le fichier. Cliquez sur ce bouton et cherchez votre fichier.

Dans la partie droite, vous sélectionnez le document ou le modèle de destination dans la liste Afficher les Styles de. Si vous ne trouvez pas votre document dans cette liste, procédez comme précédemment.

Sélectionnez dans la liste Source le style à copier. Cliquez sur le bouton Copier. Le style se retrouve maintenant dans la liste de

Destination. Avec le bouton Supprimer, vous pouvez supprimer le style que vous avez sélectionné. Avec le bouton Renommer, vous pouvez renommer le style que vous avez sélectionné.

Le processus est le même pour les Insertions automatiques, les barres d'outils et les macros.

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http://www.cathyastuce.com/word/modeles.htm


LES INSERTIONS

G. RÔLE DES CHAMPS

1. I. DéfinitionC'est un texte basé sur des informations propres au document (son nom par exemple) ou à l'ordinateur (la date par exemple) qui se modifie sans votre intervention. Ce champ est une suite de codes que Word sait interpréter et transformer en texte.Il se met à jour automatiquement lorsque vous imprimez votre document si l'option Mettre à jour les champs, dans Outils/Options, onglet Impression, est cochée. Pour mettre à jour un champ manuellement, cliquez sur celui-ci ou sur ses valeurs et appuyez sur F9 ; pour tous les champs du document, appuyer sur les touches Ctrl+a (pour tout sélectionner) puis appuyez sur la touche F9.Word vous propose plus de 70 champs, vous ne les utiliserez pas tous, mais il est bon d'en connaître quelques-uns qui sont très utiles. Si vous comprenez l'utilisation de ces champs, vous pourrez en découvrir d'autres.Pour apprendre le fonctionnement des champs, affichez les codes des champs en lieu et place du résultat. Cliquez sur un champ puis appuyez sur Maj+F9. Effectuez de nouveau cette commande pour retrouver le résultat.

2. II. UtilisationPour bien visualiser les champs dans votre document, je vous conseille de choisir Toujours dans la liste Champs avec trame de l'onglet Affichage de Outils/Options. Ils seront ainsi grisés.Pour afficher ou masquer les codes de champ vous cliquez à droite sur le champ et sélectionnez Basculer les codes de champs, vous pouvez également afficher tous les champs en utilisant le raccourci Alt+F9 ou Outils/Options/Affichage, cochez Codes de champ.

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http://www.cathyastuce.com/word/options.htm#Affichage

http://www.cathyastuce.com/word/options.htm#Impression





H. INSERTION D'UN CHAMP

1. I. AssistéeWord vous assiste dans l'insertion de champs pour les numéros de page, date et heure, légende, renvoi et Table et index. Utilisez le menu Insertion.

Numéros de page : insère des numéros de page, dans l'en-tête ou le pied de page, automatiquement mis à jour au fur et à mesure que vous ajoutez ou que vous supprimez des pages.

Date et heure : ajoute la date et l'heure au document, vous pouvez choisir son format. Si vous cochez l'option Mettre à jour automatiquement, la date s'adaptera à la date de l'ordinateur à chaque impression. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Alt+Maj+d. Mais il est préférable d'utiliser le champ CreateDate.

Légende: insère des légendes pour les tableaux, les figures, les équations et autres éléments.

Renvoi : insère un renvoi à un élément dans un document. Tables et index : crée un index, une table des matières, une table des illustrations et

autres tables de ce type.

2. II. Manuelle Insertion/Champ, une boîte de dialogue apparaît. Choisissez une Catégorie, puis le Champ, Cliquez sur le bouton Option, vous ouvrez alors une boîte de dialogue Options pour

les champs qui sera légèrement différente selon les champs. sélectionnez un commutateur puis cliquez sur Ajouter au champ et ainsi de suite. La partie Description vous explique le commutateur sélectionné.

Cliquez sur Ok. Cliquez sur Ok.

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I. QUELQUES CHAMPS UTILES

1. I. Quelques champs utiles

Catégorie Champ Insertion

Date et heure

Date De la date actuelle

Time De l'heure actuelle

CreateDate De la date et heure de création du fichier

PrintDate De la date et heure d'impression du fichier

SaveDate De la date et heure d'enregistrement du fichier

Numérotation

SeqD'un numéro séquentiel automatique. Vous créez ainsi une série de nombre indépendant du numéro de paragraphe.

ListNum D'une liste numérotées personnalisées.

Page Du Numéro de la page

Résumé

NbPages Du Nombre de pages dans le document

NomFichier Du nom et emplacement du document

Auteur Du nom de l'auteur du document

Liaisons et renvois

RenvDu texte marqué par un signet.Vous pouvez également utiliser Insertion/renvoi.

RenvoiPageDu numéro de la page marquée par un signet. Vous pouvez également utiliser Insertion/renvoi.

StyleRef

Du premier texte auquel a été appliquée un certain style, selon le commutateur, vous pouvez également insérer le dernier texte. Ce champ s'utilise essentiellement dans l'en-tête ou le pied de page pour créer par exemple un rappel du 1er et du dernier mot d'une page, comme un dictionnaire.

Utilisateur

AdresseUtilDe l'adresse de l'utilisateur, inscrit dans Outils/Options/Utilisateur

InitialesUtilLes initiales de l'utilisateur, inscrit dans Outils/Options/Utilisateur

NomUtilLe nom de l'utilisateur, inscrit dans Outils/Options/Utilisateur

Publipostage

AskD'une invitation à entrer des données, le résultat est stocké dans un signet.

FillinD'une invitation à entrer des données, le résultat est affiché dans le champ.

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http://www.cathyastuce.com/word/#Fillin

http://www.cathyastuce.com/word/#Ask

http://www.cathyastuce.com/word/#StyleRef

http://www.cathyastuce.com/word/puces_numeros.htm#personnalis%C3%A9es

http://www.cathyastuce.com/word/puces_numeros.htm#personnalis%C3%A9es



Catégorie Champ Insertion

Résumé

Author

Le nom de l'auteur du document, indiqué dans l'onglet Résumé des propriétés du document, Fichier/Propriétés. Si vous indiquez une valeur (ex : { Author "Cathy"}, celle-ci est attribuer à la propriété Auteur du document.

Title

Le titre du document, indiqué dans l'onglet Résumé des propriétés du document, Fichier/Propriétés. Si vous indiquez une valeur (ex : { Title "Cathy"}, celle-ci est attribuer à la propriété Titre du document.

2. II. SeqCe champ est expliqué dans le chapitre liste numérotée

3. III. ListNumCe champ est expliqué dans le chapitre liste numérotée

4. IV. StyleRefUtilisez ce champ pour rappeler le 1er et le dernier nom d'une liste dans l'en-tête d'une page :

Appliquez un style propre à chacun des noms de la liste. Insérer dans l'en-tête {STYLEREF style} à {STYLEREF style \l}. Le

commutateur \l permet à Word de commencer la recherche du style par le bas de la page.

Dans l'exemple suivant :GEO L'Espace Mondial Programme 1998 Knafou BELINMATHS 1° STT avec modules BOUVIER / CHAVENAS / JONCOUR BELINSES Sciences Économiques et Sociales 2e Édition 96 Collection A. GELEDAN BELINBIOLOGIE 1° L et ES Édition 1996 TAVERNIER BORDASAprès avoir appliqué un style, nommé 'Matière', à chaque matière scolaire, vous insérez dans l'en-tête les champs {STYLEREF Matière} à {STYLEREF Matière\l}, il sera donc affiché : GEO à BIOLOGIE

5. V. AskCe champ affiche une boîte de dialogue, lors de sa mise à jour, pour{Ask Nom "Indiquez votre nom"} la boîte suivante s'affiche :

Lorsque vous cliquez sur Ok, le résultat (Cathy) est stocké dans le signet 'Nom'. Pour l'utiliser dans le document, il suffit d'insérer un renvoi :

Insertion/Renvoi, Choisissez dans la liste Catégorie 'Signet',

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http://www.cathyastuce.com/word/liste_numerote.htm

http://www.cathyastuce.com/word/liste_numerote.htm#ListNum

http://www.cathyastuce.com/word/liste_numerote.htm

http://www.cathyastuce.com/word/liste_numerote.htm#Seq






Dans la liste Insérer un renvoi à 'Signet', Puis dans la liste Pour le signet, le signet 'Nom', Et enfin cliquez sur Insérer.

6. VI. FillinTout comme Ask, ce champ invite l'utilisateur à entrer des données, ainsi{Fillin "Indiquez votre nom"} propose la même boîte de dialogue que ci-dessus.Mais lorsque vous cliquez sur Ok, le résultat (Cathy) est affiché dans le champ.Ce champ est utile pour forcer un utilisateur à entrer des données dans les propriétés du document. En effet, vous pouvez insérer un champ {Author} dans un champ {Fillin} :

Insérez le champ Author, Insertion/Champs/Résumé. Ok. Sélectionnez le champ, appuyez sur Maj+F9. Placez votre point d'insertion après l'espace qui suit AUTHOR Insérez le champ Fillin, Insertion/Champs/Publipostage/Fill-in. Ajoutez dans la zone de texte "Indiquez votre nom". Word vous demande un nom, donnez-lui. Sélectionnez le champ, appuyez sur F9.

Le nom indiqué est maintenant dans le document, mais également dans la propriété Auteur. Au cas où vous ne désirez pas voir le nom dans le document, attribuez lui le format Texte masqué, Format/Police, à la condition que dans les onglets Outils/Options/Affichage et Impression, l'option Texte masqué soit décochée.Important:Pour que ces champs fonctionnent correctement, laissez l'option Mettre à jour les champs cochée dans Outils/Options/Impression.

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J. INSERTION AUTOMATIQUE

1. I. UtilisationCes insertions vous permettent d'ajouter rapidement, parfois automatiquement, du texte à votre document.

Cliquez dans votre texte à l'emplacement où vous souhaitez ajouter l'insertion automatique .

Menu Insertion/ Insertion automatique ou affichez la barre d'outils Insertion Automatique, puis cliquez sur le bouton Toutes les entrées.

Un sous-menu répertorie les catégories des insertions. Cliquez sur le nom de l'insertion automatique souhaitée.

2. II. Création Tapez le texte de votre insertion, vous pouvez également y ajouter du graphisme. Donnez lui la mise en forme désirée. Pour ranger votre insertion dans une catégorie, il faut lui attribuer un style de

paragraphe, car les noms des catégories sont liés au style de paragraphe dans lequel l'insertion a été créé. Sélectionnez donc votre insertion, Format/Styles.

Cliquez sur Nouveau. Dans la zone Nom, indiquez le nom de votre catégorie. Dans la liste Style du paragraphe suivant, sélectionnez Normal. Cliquez sur Ok. Insertion/Insertion Automatique/Nouveau, ou bouton Nouveau de la barre d'outils

Insertion automatique ou Alt+F3. Attribuez lui maintenant un nom de plus de 4 lettres. Ce nom est utilisé comme

raccourci clavier, lorsque vous tapez ce nom, après les 4 premières lettres, Word affiche une info-bulle pour vous signaler l'insertion, pour l'afficher appuyer sur la touche Entrée, Tabulation ou F3.

Votre insertion existe maintenant dans la catégorie correspondant au nom du style que vous avez créé. Si vous voulez ajouter des insertions à cette catégorie, reprenez les 3 premières étapes, appliquez à votre insertion le style correspondant à la catégorie, puis reprenez les 2 dernières étapes.

3. III. ImpressionPour imprimer la liste de toutes les insertions automatiques disponibles dans le document (celles du modèle du document et celles du modèle Normal.dot) lancer l'impression par Fichier/Imprimer ou Ctrl+p. Dans la boîte de dialogue choisissez Insertions Automatiques dans la liste Imprimer (en bas à gauche).

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K. LES TABLES ET INDEX

1. I. Index

Un index est un inventaire des mots importants du document avec indication des numéros de page.Insertion/Tables et index : soyez méthodique pour créer votre index :

Marquez vos entrées d'index, en utilisant le bouton Marquer entrée, les unes après les autres.

Positionnez votre point d'insertion à l'endroit où vous voulez positionner votre index. Créez votre index avec Insertion/Tables et index/Index. Utilisez l'aperçu pour

visualiser vos différents choix dans cette boîte de dialogue.

a) Pour marquer les index, vous pouvez également travailler ainsi :

Insertion/Tables et index/Index, cliquez sur le bouton Marquer entrée pour insérer votre 1er index, cliquez sur le bouton Marquer.

Dans votre document un champ du style { XE "texte" }, où 'texte' est l'entrée d'index que vous retrouverez dans l'index. Vous pouvez également indiquer une sous-entrée d'index ainsi : { XE "entrée:sous-entrée" }. Dans l'index, cette sous-entrée se présentera ainsi : entrée...............................................................................5 sous-entrée..........................................................7 sous-entrée2.......................................................10

Sélectionnez le champ et copiez-le. Collez-le, derrière chaque mot que vous désirez indexer, et modifiez l'intitulé de

l'entrée d'index. Outils/Options/Affichage, décochez l'option Texte masqué lorsque vous avez fini.

Il faut quand même vous accrocher et vous ne réussirez pas de suite à créer votre index. Les erreurs viennent, pour la plupart, des entrées d'index. Celles-ci peuvent avoir une lettre en plus ou en moins, un accent différent, un format différent, et cela vous crée alors une nouvelle ligne d'index, au lieu d'ajouter un numéro de page à un index.

2. Mais ma méthode préférée (trouvée récemment) est la suivante :

Cette méthode utilise un fichier de concordance : Ouvrez un document vierge Insérez un tableau de 2 colonnes et plusieurs lignes Dans la colonne de gauche, insérez les mots ou groupes de mots à indexer :

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o Copiez-les depuis votre document à indexer, sans ajouter d'espace avant ou après

o Collez-les dans la colonne de gauche Dans la colonne de droite, tapez l'intitulé que vous voulez voir dans l'index Lorsque vous avez fini ce fichier, enregistrez-le et fermez-le. Dans le document devant contenir l'index :

o Insertion/Tables et index... o cliquez sur le bouton Marquage auto... o sélectionnez votre fichier de concordance. o Ouvrir, maintenant vos index sont marqués.

Placez-vous à l'endroit où vous voulez insérez la table d'index Insertion/Tables et index... Sélectionnez l'onglet Index Cliquez sur OK.

3. II. Tables des matièresL'insertion d'une table des matières est bien plus aisée qu'un index.

Il vous faut au préalable avoir construit votre document à l'aide de styles pour les titres de paragraphes, cf. Hiérarchie d'un document.

Positionnez votre point d'insertion à l'endroit où vous voulez positionner votre table. Créez votre table des matières avec Insertion/Tables et index/Table des matières.

Utilisez l'aperçu pour visualiser vos différents choix dans cette boîte de dialogue.

4. III. Table des illustrationsElle fonctionne comme la table des matières :

Il vous faut au préalable avoir ajouté une légende à vos graphismes, cf. Insertion assistée.

Positionnez votre point d'insertion à l'endroit où vous voulez positionner votre table. Créez votre table avec Insertion/Tables et index/Table des illustrations. Utilisez

l'aperçu pour visualiser vos différents choix dans cette boîte de dialogue.

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http://www.cathyastuce.com/word/champ_insertion.htm#Insertion%20assist%C3%A9e

http://www.cathyastuce.com/word/champ_insertion.htm#Insertion%20assist%C3%A9e

http://www.cathyastuce.com/word/hierarchie.htm




L. MAÎTRISER L'EMPLACEMENT D'UNE IMAGEVous avez inséré plusieurs images dans votre document, mais elles se déplacent selon leur propre volonté et non selon la votre. Voici une méthode qui vous permettra de maîtriser au mieux l'emplacement de vos images.

1. Toute image insérée est rattachée à un paragraphe, pour comprendre comment elle se

place et se déplace, il vous faut cliquer sur le bouton Afficher/Masquer . Ainsi lorsque vous sélectionnez une image, vous visualisez une petite ancre dans le coin supérieur gauche du paragraphe. Si vous ne la voyez pas, vérifier que l'option Ancrage d'objets de Outils/Options/ onglet Affichage soit bien cochée.L'image étant attachée au paragraphe, si vous déplacez celui-ci, l'image le suit.

2. Mais malheureusement, vous n'arrivez pas à maîtriser ces déplacements, il vous faut donc maintenir l'image dans la même position par rapport à ce paragraphe. Pour cela une seule solution, ancrez-la :

o Clic-droit sur l'image, puis Format de l'image ou cliquez sur le bouton Format de l'image de la barre d'outils Image.

o Version 2000 : onglet Habillage, cliquez sur le bouton Avancé, puis, dans l'onglet Positionnement de l'image, cochez l'option Ancré.Autres versions : onglet Position, cochez l'option Ancré.

3. Maintenant l'ancre de votre image se présente avec un verrou et vous maîtriserez mieux l'emplacement des images.

Astuce :Si vous utilisez souvent les images, créez une petite macro qui les ancrera rapidement en cliquant sur un bouton de la barre d'outils Image. Dans un module attaché au projet Normal, écrivez la macro suivante :

Sub AncrageObjet() ' modifie l'ancrage Selection.ShapeRange.LockAnchor = Not Selection.ShapeRange.LockAnchorEnd Sub

Puis Outils/Personnaliser, onglet Commandes, sélectionnez la catégorie Macros, puis glissez la macro AncrageObjet sur la barre d'outils Images et donnez lui une image telle que .

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http://www.cathyastuce.com/word/image_gestion.htm#Debut%23Debut


M.HABILLAGE D'UNE IMAGEUtilisez le bouton de la barre d'outils Image ou clic-droit/Format de l'image, onglet Habillage .

Version antérieure Version 2000

← Encadré ou Carré : répartit le texte autour de tous les côtés de l'encadrement carré qui délimite l'objet sélectionné.

← Rapproché : répartit, au plus près, le texte autour des bords de l'image proprement dite (au lieu de procéder à la répartition autour de l'encadrement qui délimite l'objet).Vous pouvez ensuite modifier le périmètre de répartition en sélectionnant l'objet,

en cliquant sur le bouton , puis sur Modifier les points de l'habillage. Faites glisser le trait en pointillé ou les poignées de redimensionnement pour redimensionner le périmètre de répartition.

← Au travers : similaire à l'option Rapproché, à ceci près qu'elle répartit le texte à l'intérieur des parties ouvertes de l'objet. vous pouvez modifier le périmètre de répartition comme indiqué pour Rapproché. Vous trouverez très peu d'images qui permettent de profiter de cette option d'habillage.

← En haut et bas : répartit le texte en haut et en bas de l'objet, mais par sur les côtés. Le texte s'arrête en haut de l'objet et reprend au niveau de la ligne située sous l'objet.

← Aucun : annule la répartition du texte de l'objet sélectionné. L'objet s'affiche devant ou derrière le texte en fonction de la couche sur laquelle se trouve l'image (devant ou derrière le texte). Pour déplacer l'image par rapport au texte, sélectionnez la, cliquez sur le menu Dessin, de la barre d'outils Dessin, puis Ordre/ Texte en dessous ou

← Derrière le texte : annule la répartition du texte de l'objet sélectionné. L'objet s'affiche derrière le texte.

← Devant le texte : annule la répartition du texte de l'objet sélectionné. L'objet s'affiche devant le texte.

← Aligné sur le texte : annule la

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Texte au-dessus. répartition du texte et aligne l'objet sur la ligne de base comme un caractère.

Attention : lorsque le texte est au-dessus, vous risquez de ne plus atteindre l'image pour la sélectionner. Pensez donc à la placer auparavant de telle façon qu'elle puisse toujours être sélectionnée sur un des angles ou côtés.

← Comme un caractère : place l'image sur la ligne du texte, elle se comportera comme du texte ordinaire. Pour cet habillage :

Version antérieure Version 2000

Clic-droit sur l'image puis Format de l'image, onglet Position, décochez l'option Dissocier du texte. Si l'image est une image insérée à partir d'un fichier, lors de l'insertion, décochez l'option Dissocier du texte.

Clic-droit sur l'image puis Format de l'image, onglet Habillage, sélectionnez Aligné sur le texte.

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N. LES NOTES

1. I. DéfinitionIl existe 2 types de notes, les notes de bas de page (situées soit en bas de page, soit sous le texte) ou notes de fin (situées soit en fin de section, soit en fin de document). Elles sont constituées de 2 parties liées :

l'appel de note représenté par un nombre, un caractère ou une combinaison des 2 situé à droite du mot annoté. Ex : mot annoté1 ou annotéa le texte de la note. Vous pouvez mettre en forme le texte de cette note comme le texte du document lui-même.

2. II Insertion

Positionnez votre curseur où vous désirez insérer l'annotation (en général à la fin du mot)

Insertion/Notes de bas de page Sélectionnez le type de notes (Note de bas de page ou Note de fin). Sélectionnez le type de numérotation (Automatique ou Personnalisée). Pour une numérotation personnalisée, vous pouvez soit tapez ce que vous désirez dans la zone de texte, soit utiliser le bouton Symboles…, pour choisir un symbole dans la liste des caractères disponibles. Tapez le texte de votre note.

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http://www.cathyastuce.com/word/notes.htm#Debut%23Debut



3. III OptionsDans la fenêtre d'insertion des notes, le bouton Options… permet quelques possibilités supplémentaires :

4. Onglet Toutes les notes de bas de pagePosition permet d'indiquer l'emplacement de la note : Bas de page ou Sous le texte Symboles, choisissez-le dans la liste. À partir de : indiquer le n° ou caractère commençant la liste des notes Numérotation indique la manière dont Word numérote les notes :

Continue : la numérotation s'incrémente d'une page à l'autre Recommencer à chaque section, la numérotation s'incrémente d'une page à l'autre dans la section et recommence à ce qui est précisé dans À partir de au début de la section Recommencer à chaque page, la numérotation s'incrémente sur chaque page et recommence à ce qui est précisé dans À partir de pour toute nouvelle page.

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5. Onglet Toutes les notes de fin

Position : le texte de la note se place en Fin de section ou en Fin de document. À partir de : indiquer le n° ou caractère commençant la liste des notes Numérotation indique la manière dont Word numérote les notes : Continue : la numérotation s'incrémente tout au long du document Recommencer à chaque section : la numérotation s'incrémente dans chaque section et recommence à ce qui est précisé dans À partir de au début de la section suivante.

6. IV Modification – suppression

7. Conversion d'une note de bas de page en note de fin (et inversement)

Effectuez un clic-droit sur le texte de la note et sélectionnez Convertir en note de fin (pour une note de bas de page) ou Convertir en note de bas de page (pour une note de fin). Pour faire cette conversion sur toutes les notes, sélectionnez-les toutes au préalable.

8. Créer une nouvelle référence pour une note existant déjà

Cliquez sur le texte à l'endroit où vous désirez ajouter cette référence Insertion/Renvoi. Dans la liste Catégorie, sélectionnez Note de bas de page

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Dans la liste Insérer un renvoi à, sélectionnez Numéro de note de bas de page (formaté) Décochez les 2 options Sélectionnez la note qui vous intéresse. Cliquez sur Insérer puis sur Fermer.

9. Supprimer← Sélectionnez la marque d'appel dans le texte de votre document ← Supprimez-le.

10. Modifier l'aspect de la ligne de séparation des notes← Affichage/Normal ← Affichage/Notes de bas de page ← Choisissez le type de notes sur lequel vous désirez travailler ( si vous avez les 2 type

de notes dans votre document). ← Dans le bas de la fenêtre, un volet s'affiche :

← Dans la liste Notes de …. Sélectionnez le séparateur que vous voulez supprimer ou modifier.

← Sélectionnez-le et supprimez-le, remplacez-le éventuellement par un autre symbole ou une bordure de ligne. Le bouton Réinitialiser permet de remettre le séparateur par défaut.

← Cliquez sur Fermer

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11. V ImpressionL'impression se fait comme vous voyez votre texte en mode page (Affichage/page) mais si vous désirez que vos notes de fin se situe sur une ou des pages distinctes :

← Placez le curseur en fin de document ou de section ← Insertion/Saut, sélectionnez Saut de page. ← Ok.

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O. TABLEAUX ET GRAPHIQUES EXCELWord vous permet d'insérer des données Microsoft Excel dans un document Word de plusieurs façons :

← Copier et coller une feuille de calcul ou un graphique . ← Ou insérer la feuille de calcul ou le graphique sous la forme d'un objet lié ou d'un objet

incorporé. Feuilles de calcul liée : une feuille de calcul ou un graphique lié s'affiche dans votre document, mais les informations qu'il contient sont stockées dans le classeur Excel d'origine. Lorsque vous modifiez les données dans Excel, Word peut automatiquement mettre à jour la feuille de calcul ou le graphique dans votre document. La liaison vous permet de réduire la taille du fichier de votre document Word.Feuilles de calcul incorporée : une feuille de calcul ou un graphique incorporé stocke les informations directement dans votre document Word. Pour modifier l'objet incorporé, double-cliquez dessus pour exécuter Excel, apportez les modifications souhaitées, puis retournez dans Word. Vous pouvez incorporer une feuille de calcul ou un graphique existant ou créez de toutes pièces une nouvelle feuille de calcul ou un nouveau graphique vierge que vous incorporez.

1. I. Insertion d'une feuille ou d'un graphique Excel existant

1ère méthode :

← Ouvrez le document Word ainsi que le classeur Microsoft Excel qui contient les données que vous souhaitez insérer.

← Passez dans Microsoft Excel, puis sélectionnez la totalité de la feuille de calcul, une plage de cellules ou le graphique souhaité.

← Cliquez sur Copier. ← Passez dans le document Word, puis cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer

l'objet lié. ← Édition/Collage spécial . ← Sélectionnez Coller pour incorporer la feuille, et Coller avec liaison pour que le

tableau, dans Word, reste lié à l'original. ← Dans la zone En tant que, choisissez "Feuille de calcul Microsoft Excel objet" pour

une feuille et "Graphique" pour un graphique. Conseil : si vous liez une page de cellules et si vous souhaitez ajouter ultérieurement des lignes ou des colonnes de données supplémentaires, commencez par affecter un nom à la plage dans Microsoft Excel. Copiez-la ensuite, puis collez la liaison dans Word. Si vous ajoutez des données supplémentaires à la plage dans Microsoft Excel, Word ajoute automatiquement les nouvelles données lors de la prochaine mise à jour de la liaison, si elles sont insérées dans la plage nommée.

2ème méthode :

Vous ne pouvez incorporer que la totalité d'une feuille de calcul.← Insertion/Objet/Créer d'après le fichier. ← Indiquez le fichier dans la zone Nom du fichier, utilisez le bouton Parcourir afin de

sélectionner un fichier. ← Cochez éventuellement l'option Lier au fichier

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http://www.cathyastuce.com/word/tableau_graph_excel.htm#Debut%23Debut


2. I. Création d'une feuille d'un graphique Excel incorporéDans le document Word, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer la feuille de calcul ou le graphique.

1ère méthode :

← Cliquez sur le bouton . ← Sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes. ← Créez votre feuille de calcul ou graphique.

2ème méthode :

← Insertion/Objet/Nouvel objet. ← Dans la zone Type d'objet, sélectionnez "Feuille de calcul Microsoft Excel" ou

"Graphique Microsoft Excel". ← Cliquez sur OK. ← Créez votre feuille de calcul ou graphique.

Remarque : lorsque vous créez un objet Microsoft Excel incorporé, la totalité d'un classeur est insérée dans votre document, même si vous ne pouvez afficher qu'une seule feuille de calcul à la fois. Pour afficher une autre feuille de calcul, double-cliquez sur l'objet incorporé, puis cliquez sur la feuille de calcul souhaitée.

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http://www.cathyastuce.com/word/tableau_graph_excel.htm#Debut%23Debut


P. LES SIGNETS ET RENVOIS

1. I.Signets

Un signet est un emplacement vide ou contenant du texte auquel on attribue un nom. On peut ensuite faire référence à ce signet pour son emplacement ou son contenu.

2. AjouterSélectionnez ce que vous voulez référencer (un texte, un élément ou un emplacement) Insertion/Signet… Dans la fenêtre qui s'affiche, tapez le nom du signet et cliquez sur Ajouter.

3. AfficherNormalement les signets ne se voient pas mais vous pouvez les visualiser avec :

Outils/Options Onglet Affichage Dans la partie Afficher, cochez Signets. Un crochet gris s'affiche alors de chaque côté du signet, par exemple .

4. AtteindreInsertion/Signet…Sélectionnez le signet à atteindre, cliquez sur Atteindre.Cliquez sur Fermer.

5. SupprimerInsertion/Signet…Sélectionnez le signet à atteindre, cliquez sur Supprimer.Cliquez sur Fermer.

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http://www.cathyastuce.com/word/signets.htm#Debut%23Debut


6. II.Renvois

Un renvoi est une référence à un élément de votre document. Vous pouvez insérer un renvoi vers :

← Un élément numéroté ← Un titre ← Un signet ← Une note de bas de page ou une note de fin ← Une équation ← Une figure ← Un tableau

Ce renvoi permet d'afficher selon le type de renvoi :← Le contenu de l'élément ← Le numéro de la page où se situe l'élément ← Le numéro du titre ← Le numéro du paragraphe ← Le numéro de note ← La légende.

7. AjouterCliquez dans le texte là ou vous voulez insérer votre curseur.

← Insertion/Renvoi ← Sélectionnez la catégorie de l'élément à renvoyer ← Sélectionnez le type de renvoi ← Sélectionnez l'élément ← Cochez Insérer comme lien hypertexte pour permettre l'affichage d'un lien entre le

renvoi et l'élément renvoyé (en cliquant sur le renvoi, le document se déplace et affiche l'élément correspondant).

← Cochez Inclure Ci-dessus/Ci-dessous pour ajouter les mots « au-dessus » ou « au-dessous » ou en page , en fonction de la position relative de l'élément renvoyé.

← Cliquez sur Insérer. ← Cliquez sur Fermer.

8. Modifier – supprimerSélectionnez le renvoi existant et supprimez-le puis éventuellement ajoutez-en un autre.

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http://www.cathyastuce.com/word/signets.htm#Debut%23Debut


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Q. LES MODÈLES

1. I DéfinitionUn modèle ressemble à un document, mais il contient, en plus du texte et des graphismes :

← Les styles. ← Les insertions automatiques. ← Les macros , ce sont des procédures ou fonctions écrites en langage Visual Basic pour

Application (VBA) qui automatisent certaines tâches. ← Les affectations de touches. ← La configuration des barres de menus , lorsque vous modifiez les menus, ces derniers

sont enregistrés dans le modèle actif afin de retrouver plus tard vos modifications. ← La configuration des barres d'outils , tout comme pour les menus.

Un modèle est enregistré par Word avec une extension différente : ".dot".Pour comprendre le concept de modèle, pensez à votre papier à lettre. Si vous êtes un professionnel, celui-ci contient votre logo, vos noms, adresses et autres ; si vous êtes un particulier, il peut ne contenir qu'un petit dessin (éventuellement en filigrane). Pour écrire votre courrier, vous utilisez ce papier à lettre. Eh bien ! dans Word, votre papier à lettre, c'est votre modèle et vous allez créer votre lettre en utilisant ce modèle. Bien entendu, comme indiqué ci-dessus, il ne contient pas que du texte ou des dessins.

Lorsque vous ouvrez Word ou que vous cliquez sur le bouton , vous utilisez le modèle global Normal.dot (sans le savoir, comme M. Jourdain).

2. II. Création d'un modèle← 1ère méthode : Fichier/Nouveau , choisissez votre modèle de base (le modèle normal

s'appelle "document vide"), puis en bas à droite de la boîte de dialogue sélectionner l'option Modèle au lieu de Document. Puis enregistrer ce modèle.

← 2ème méthode : créer un document comme d'habitude. Au moment de l'enregistrement, dans la boîte de dialogue, sélectionner Modèle de document (*.dot) dans la liste Type de fichier au bas de la boîte.

Dès que vous avez sélectionné modèle comme type de fichier, la boîte de dialogue d'Enregistrement se place automatiquement dans le dossier qui contient tous les modèles. Ce dossier peut et doit être organisé en sous-dossiers. Ne mettez pas vos modèles en vrac dans ce dossier, mais créez des sous-dossiers qui classeront vos modèles. Ainsi lorsque vous ouvrirez la boîte de dialogue Nouveau elle se présentera avec de nouveaux onglets, chaque sous-dossier correspond à un onglet.

3. III. Utilisation d'un modèleMaintenant que vous avez créé un modèle, par exemple un modèle de papier à En-tête, il vous faut l'utiliser pour créer une lettre.

← Fichier/Nouveau. ← Sélectionner l'onglet qui contient votre modèle. ← Sélectionner votre modèle. ← Double-cliquez dessus ou cliquez sur le bouton Ok. ← Enregistrer votre nouveau document.

Vous pouvez maintenant travailler dans votre document comme pour n'importe quel autre.

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http://www.cathyastuce.com/word/modeles.htm#Debut%23Debut




4. IV. Modifier un modèleComme n'importe quel document, vous aurez un jour ou l'autre à modifier un modèle. Il suffit de l'ouvrir, puis de le modifier et enfin d'enregistrer les modifications.

← Pour l'ouvrir, utilisez Fichier/Ouvrir ou cliquez sur le bouton , ← Sélectionner Modèle de document (*.dot) dans la liste Type de fichier au bas de la

boîte de dialogue. ← Malheureusement, la boîte ne va pas se positionner automatiquement dans le dossier

des modèles. Il vous faut donc connaître l'emplacement de ce dossier, dans Word 97 il se trouve dans C:\Program Files\Microsoft Office\Office\Modèles, dans Word 2000 il se trouve dans C:\Windows\Application Data\Microsoft\Modèle, si vous ne le trouvez pas, ouvrez la boîte d'option (Outils/Options) sur l'onglet Dossier par défaut, vous lisez les indications de Modèle utilisateur (si l'adresse est illisible, cliquez sur le bouton Changer, vous visualisez dans la boîte de dialogue l'adresse de vos modèles. Maintenant que vous connaissez son adresse, vous vous épargnerez du travail en créant un raccourci du dossier Modèle dans votre dossier Mes Documents. Pour ouvrir ce dossier vous n'aurez plus qu'à cliquer sur ce raccourci.

5. V. ConseilsPersonnalisez votre modèle global (Normal .dot) en modifiant les styles, les barres d'outils et éventuellement les menus contextuels. Mais attention à ne pas trop en faire.Vous avez tellement accumulé de modifications dans votre modèle "Normal.dot" que c'est devenu un désordre incroyable, tel qu'une mère n'y retrouverait pas ses petits. Fermez Word, utilisez l'explorateur et supprimez "Normal.dot" du dossier 'Modèle'. Ne vous inquiétez pas, Word va créer un nouveau "Normal.dot" tout beau et tout vierge.

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III. Raccourci (s) clavier Word

Raccourcis clavier : Touche CTRL + ... - Créer un nouveau document CTRL + N- Ouvrir un document CTRL + O- Enregistrer CTRL + S- Imprimer CTRL + P- Rechercher un mot ou plusieurs CTRL + F- Remplacer par... CTRL + H- Aller au début du mot CTRL + ←- Aller à la fin du mot CTRL + →- Aller en début du paragraphe CTRL + ↑- Aller à la fin du paragraphe CTRL + ↓- Aller au début du document CTRL + - Aller à la fin du document CTRL + Fin- Agrandir / réduire la fenêtre CTRL + F10- Passer au document suivant CTRL + F6- Afficher / masquer les caractères et éléments invisibles CTRL + *- Mettre le texte en majuscules CTRL + MAJ + A- Mettre en gras CTRL + G- Mettre en italique CTRL + I- Souligner CTRL + U- Mettre en indice CTRL + =- Mettre en exposant CTRL + MAJ + +- Passer à une taille de caratère inférieure CTRL + MAJ + <- Augmenter la taille d'un point CTRL + ALT + >- Diminuer la taille d'un point CTRL + ALT + <- Sélectionner une taille de police CTRL + MAJ + E- Insérer un espace insécable CTRL + MAJ + ESPACE- Insérer un tiret insécable CTRL + TIRET- Aligner le texte à gauche CTRL + MAJ + G- Aligner le texte à droite CTRL + MAJ + D- Centrer le texte CTRL + E- Justifier le texte CTRL + J- Appliquer un interligne de 1/2 CTRL + 5- Faire un retrait négatif CTRL + T- Mot par mot vers la droite CTRL + MAJ + →- Mot par mot vers la gauche CTRL + MAJ + ←- Sélectionner tout le texte CTRL + A

Raccourcis clavier : Touche ALT + ... - Quitter Word ALT + F4- Affichage mode page ALT + CTRL + P

Formation WORD perfectionnement Les Raccourcis clavier www.absalon.frPar Lionel COSTE

- Affichage mode normal ALT + CTRL + O- Souligner les mots, pas les espaces ALT + MAJ + U- Appliquer un double soulignement ALT + CTRL + U

Raccourcis clavier : Touche MAJ + ... - Trouver un synonyme MAJ + F7- Passer de minuscules à majuscules et inversement MAJ + F3- Sélectionner le texte caractère par caractère vers la droite MAJ + →- Sélectionner le texte caractère par caractère vers la gauche MAJ + ←- Sélectionner le texte jusqu'à la fin de ligne MAJ + Fin- Sélectionner le texte jusqu'au début de ligne MAJ + - Sélectionner le texte ligne par ligne vers le bas MAJ + ↓- Sélectionner le texte ligne par ligne vers le haut MAJ + ↑

Raccourcis clavier : Touches diverses - Vérifier l'orthographe F7- Aller en début de ligne- Aller en fin de ligne Fin- Faire un retrait à gauche TAB

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