Word 2007 Pour Les Filles

Copyright © 2008 Micro Application20-22, rue des Petits-Hôtels75010 PARIS

1re Edition - Mai 2008

Auteur Marina MATHIAS

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ISBN : 978-2-300-013614

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Couverture réalisée par Émilie GreenbergIllustrations Pénélope Bagieu

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1361

1 Toute toute première fois . . . . . 15Le Ruban, oui mais pas pour les cheveux ! . . . . . . . . . 16Jusqu’au bout des onglets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Visitez les galeries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Lancez une boîte de dialogue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17Pour les accros du clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

La barre Accès dare-dare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Les services du bouton Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Quelques exemples de personnalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Une barre parallèle inconnue : la barre d’état . . . . . . . 20

Grossir, oui mais à bon escient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Comment s’afficher ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Créez un nouveau document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Ton texte, c’est du toc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Conservez vos souvenirs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Ouvrez une œuvre existante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Modifiez le nombre maximum de documents affichés . . . . . . . . . . . . . 25Sélectionnez les documents à afficher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

C’est moi qui choisis les dossiers à afficher ! . . . . . . . 26

C’est moi qui l’ai fait ou les propriétés du document . 27

Faites bonne impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Aperçu avant impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Help ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Utilisez l’aide de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Personnalisez l’aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30Demandez de l’aide à d’autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2 La saisie, trop facile ! . . . . . . . . . . 33Le droit à l’erreur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

À vos marques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Sélection et déplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35DGV ou Déplacement Grande Vitesse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36Clic, double clic et sélection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Automatique en quelques clics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Section bricolage : je coupe, je copie, je colle . . . . . . 41Exploitez les formats de collage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42Le Presse-papiers Office . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

La cuisine OLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Liez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43Incorporez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Entretenez des liens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Les symboles et caractères spéciaux . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Addiction aux blocs de construction, ou lesQuickParts, c’est de la tarte ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Un bloc pour ma bicoque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Créez un bloc de construction pour une galerie spécifique . . . . . . . . 50Insérez un bloc de construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Modifiez un bloc de construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51Supprimez un bloc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

Initiez-vous au plaisir des champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Insérez un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52Affichez les champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Modifiez un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3 Mettez vos œuvres en page . . . . 55Machin, Machine, papier Machine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Ne restez pas en marge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Française ou Italienne ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Alignement vertical . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

La tête et les pieds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Réglez les options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59Choisissez parmi les en-têtes et pieds de page prédéfinis . . . . . . . . . 60Insérez une pagination prédéfinie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62Créez manuellement des en-têtes et/ou pieds de page . . . . . . . . . . . 62Ajoutez votre en-tête ou pied de page dans une des galeries . . . . . . 64

Les pages de garde : ne laissez pas la page blanche ! . 65

Choisissez un arrière-plan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Insérez un filigrane imprimé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66Insérez une bordure de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Tournez la page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Insérez un saut de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70Insérez un saut de section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Impression en colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Osez les zones de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

4 Embellissez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75Ayez bon caractère . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Modifiez la police et la taille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77La police s’enrichit ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77Échelle et espacement entre les caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Paramètres de paragraphe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Alignement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81Interligne et espacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82Retrait . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83Tabulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85Toutes solidaires, les veuves et les orphelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Listes à puces et numérotées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87Bordures et trames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88Lettrine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Oh la copieuse ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5 Jouez le grand jeuet choisissez votre style . . . . . . . . 91

Dis-moi ce que tu saisis, je te dirai quel est ton style . 92

Pour les pressées : les jeux de styles rapides . . . . . . . . 92

Tous les styles sont dans la nature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Horreur, malheur, touche pas à mon style ! . . . . . . . . . 96

Modifiez un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Créez vos propres styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Raccourcis clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Les styles, les couleurs, les polices Jouez le jeu ! . . . 105Les jeux de styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105Les jeux de couleurs et de polices, les thèmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106Homogénéité des couleurs et des polices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107Pour un style inimitable, faites vos jeux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

6 Les (top) modèles . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111Définissez les valeurs par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Prochain défilé : créez votre propre modèle . . . . . . . . . 114

Les modèles et les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Mettez votre style personnel dans un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Suivez le modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117Supprimez un style d’un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Modifiez un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120Abandonnez le Normal et changez de look ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

L’heure du rangement ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

7 Les tableaux,c’est du gâteau ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

Insérez un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Sélectionnez un nombre de colonnes et de lignes . . . . . . . . . . . . . . . . 124Indiquez le nombre de colonnes et de lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125Dessinez un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126Insérez un tableau rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Saisissez dans un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Effacez vos mauvaises actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Sélectionnez comme vous voulez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Insérez et supprimez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Insérez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Supprimez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Questions de mensurations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Redimensionnez le tableau entier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129Modifiez les dimensions des lignes et des colonnes . . . . . . . . . . . . . . 130

Le plus beau de tous les tableaux du monde . . . . . . . . 133Alignez et orientez le texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Alignez les nombres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133Une galerie de tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134Je fractionne et je fusionne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138Vous pouvez répéter ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

Placez le tableau dans une page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Non, j’suis pas nulle en maths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Pour les maniaques : le tri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Convertissez un texte en tableau et inversement . . . . 143

8 Le coin des artistes . . . . . . . . . . . . . . .145Outils de dessin pour carnet de croquis . . . . . . . . . . . . . . 146Mettez les formes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146Modifiez les formes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148Mise en forme du dessin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Exprimez-vous dans une zone de texte . . . . . . . . . . . . . . 150Les zones de texte prédéfinies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Les zones de texte simples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Ajoutez du texte dans une forme automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151Mise en forme d’une zone de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Liez les zones de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152Supprimez une zone de texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Enjolivez : cliparts et photos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153À partir de la bibliothèque . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154À partir de fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154Améliorez votre image . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155Découpez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Chic, les WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Choc, les SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Relookez le SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

Organiser les objets graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Les zones de dessin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Habillage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163Positionnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Alignez et répartissez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Rotation et retournement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Groupez et dissociez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Ordre d’empilement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

9 Bla-bla-bla, mémoireset gros docs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169

La noblesse de Word : ses titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

Comptes et légendes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

Dressez la table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173La table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173Les tables à rallonge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Les tables toujours au goût du jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175Les tables et galerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

Recto verso, pair et impair Jouez le jeu . . . . . . . . . . . . . 176

Du style dans les champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

Les signets et les renvois, des valeurs sûres . . . . . . . . . 180Créez un signet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180Créez un renvoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181Actualisez les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182Repérez les signets et les champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Les notes de bas de page et de fin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183Insérez des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184Modifiez les notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

Créez une bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Choisissez une norme bibliographique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Insérez des citations et créez des sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187Insérez la bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190Actualisez la bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190Gérez les sources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Majeur ? Non, index ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Marquez le texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Insérez l’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

Suivez à la trace les modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

10 Fusion, mariageet publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197

Choisissez la source de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Démarrez le publipostage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Choisissez le type de document principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199Sélectionnez la source de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200Créez une source à partir de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Préparez le document principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202Créez une lettre ou un message électronique type . . . . . . . . . . . . . . . 202Respectez l’étiquette . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207Créez un répertoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Admirez le résultat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Opérez la fusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

Convertissez un document de fusion en undocument normal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

Faites-vous assister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

11 L’inventaire du sac à main . .217Pas de perles, on utilise un dictionnaire ! . . . . . . . . . . . . 217Vérification de l’orthographe et de la grammaire . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Trouvez des synonymes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Multilingue ? Of course yes ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222

Touche pas à mes fichiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224Restreignez la mise en forme et les modifications . . . . . . . . . . . . . . . . 224Protégez l’accès au document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Conseillez ou imposez la lecture seule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226

Recherche et remplace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227Remplacez des éléments particuliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Utilisez les caractères génériques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Blog me tender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Créez un billet à partir de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

Modèle, contrôles et formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232Les contrôles de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Les contrôles de formulaire hérités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237Choisissez les bons contrôles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Protégez votre formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Remplissez un formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239Supprimez un contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239

Enregistrer une macro ? Même pas peur ! . . . . . . . . . . . 240Prudence ! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

Les principaux raccourcis clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Commandes relatives aux fenêtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Commandes de déplacement et de sélection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Commandes de mise en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Travail dans le document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Commandes relatives aux champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Commandes Ouvrir et Enregistrer sous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255Dictionnaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256VBA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

1

Toute toute

première fois

Allô ? Pétronille ? C’est Maude !

Pétronille : "Comment vas-tu, toi ? Je te croyais déjà partie avecChéri en week-end ?"

Maude : "Changement de programme ! Chéri est parti tout seul, et d’ailleurs àpartir d’aujourd’hui je me passerai de lui ! Moi je passe le week-end avec Boss…Dossier Sanqueur à terminer pour dimanche soir ! Et figure-toi que je suis danstous mes états : j’ai récupéré un portable neuf aujourd’hui, magnifique ! Saufqu’ils y ont mis Word 2007 dedans… Comme si j’avais le temps de me penchersur la chose ? Demain, je passe pour une quiche auprès de Boss !"Pétronille : "Du calme, ma toute belle ! Je suis seule ce soir, tu passes, on sefait une soirée microcooning, je te montre mon traitement de texte préféré,demain tu épates Boss et lundi tu sabres le champagne avec Sanqueur quisigne ton contrat !"

1

Word 2007 est le logiciel de traitement de texte inclus dans la toutedernière suite de Microsoft, Office 2007. Découvrez ses particularités.

Lancez Word en cliquant sur l’icône Word qui se trouve sur la barrede lancement rapide de Windows ou bien, dans le menu Démarrer,pointez sur Tous les programmes/Microsoft Office et enfin choisis-sez Microsoft Office Word 2007. Un document vierge s’affiche.

Le Ruban, oui mais paspour les cheveux !Le Ruban remplace menus et barres d’outils, l’environnement clas-sique de la majorité des logiciels. Le Ruban est le cœur de la nouvelleinterface de Word. No panic ! Tout est à portée de clic !

Jusqu’au bout des ongletsLe Ruban est divisé en huit onglets fixes principaux. Chacun des huitonglets regroupe les principales fonctionnalités utiles à Word. Ilexiste d’autres onglets dits "contextuels" et qui s’afficheront automa-tiquement selon l’objet sélectionné.

Les onglets sont eux-mêmes divisés en groupes, qui contiennent desboutons de commande, des galeries, et pour certains des lanceurs deboîte de dialogue.

Le truc de PétronilleLes propriétaires de petits écrans apprécieront le fait de pouvoir

masquer le Ruban rapidement : un double clic sur un onglet suffit à le fairedisparaître, un simple clic, à le faire réapparaître. Au clavier, utilisez lacombinaison de touches [Ctrl]+[F1].

Visitez les galeriesUne galerie contient des éléments de toutes sortes, en relation avecl’onglet et le groupe. On s’y promène via une liste déroulante

Toute toute première fois

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accessible grâce un bouton ; le choix se fait par un simple clic desouris. À titre d’exemple, vous trouverez des galeries de filigranes,des galeries de paginations, et bien entendu des galeries de tableaux !Vous pourrez ajouter vos œuvres perso à chacune de ces galeries, etpourquoi pas, pour les artistes reconnues, créer votre propre galerie !

Lancez une boîte de dialogueTout est à portée de clic, mais les boîtes dedialogue vous réservent d’autres secrets quivous transformeront en vrai pro du mot. Pourvisualiser ces boîtes, double-cliquez sur leslanceurs de boîte de dialogue. Ceux-ci sontreprésentés par un petit carré et sont situés enbas à droite de certains groupes.

Pour les accros du clavierSi vous pensez que la manipulation du mulot est une perte de temps,si vous n’aimez pas décoller les doigts du clavier, les touches d’accèsrapide sont faites pour vous !

Appuyez sur les touches [Alt] ou [F10] : toutes les lettres permettantd’accéder aux différents onglets s’affichent dans des badges. Tapezsur la lettre correspondant à l’onglet pour l’afficher. Ce sont ensuitedes lettres et/ou des chiffres relapcxs aux différentes commandes quiapparaissent ; tapez sur la ou les touches correspondantes. Vouspouvez également utiliser la touche [˜] et/ou les flèches du clavierpour vous déplacer de commande en commande.

Le Ruban, oui mais pas pour les cheveux !

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1

La barre Accès dare-dareIl existe une seule barre d’outils incluse dans Word ! Ce n’est pasn’importe quelle barre, c’est celle qui vous rendra plus rapide qu’unléopard, la bien nommée barre d’outils Accès rapide. Encore faut-ilqu’elle soit configurée à votre goût. Elle est située à gauche au-dessus duRuban, mais personne ne vous empêche de la placer plus bas, non, mais !

Par défaut, cette barre contient trois boutons : l’un permet d’enregis-trer, les deux autres permettent d’annuler la ou les dernières actions,et inversement, de rétablir ces mêmes dernières actions.

À l’extrémité droite de la barre, il y a un bouton déroulant qui proposede personnaliser votre barre :

Vous pouvez positionner la barre en dessous du Ruban.

Vous pouvez ajouter un certain nombre de commandes courantes etprésélectionnées, telles que Nouveau, Ouvrir ou Impression rapide.

Vous pouvez ajouter toutes les commandes de votre choix encliquant sur Autres commandes. Ce faisant, vous ouvrez la boîtede dialogue Personnaliser la barre d’outils Accès rapide et lesraccourcis clavier. Choisissez le type de commande à afficher viala liste déroulante située en haut de la boîte de dialogue (Toutes lescommandes vous permettra de tout visualiser). Dans la colonnegauche, sélectionnez la commande de votre choix, puis cliquez surle bouton Ajouter, et enfin sur le bouton OK.


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Les services du bouton OfficeLe bouton Office, situé en haut et à gauche de la fenêtre Word, ouvreune boîte de dialogue qui permet en particulier de créer un nouveaudocument, d’ouvrir un document existant, d’enregistrer et d’imprimerle document courant. Il permet aussi de personnaliser votre environ-nement :

1. Cliquez sur le bouton Office.

2. En bas de la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton OptionsWord.

3. Dans la partie gauche de votre écran, sélectionnez la commandepermettant d’accéder aux différents types d’options.

4. Dans la partie droite, cochez ou décochez les options en question.

Quelques exemples de personnalisationLe bleu ne convient pas à votre teint ? Qu’à cela ne tienne ! C’estici que vous pourrez choisir pour votre environnement la classed’un noir ou la douceur d’un argenté : dans la partie gauche del’écran, sélectionnez la commande Standard, puis dans la partiedroite, sous la rubrique Options courantes à utiliser avec Word,changez la couleur via la liste déroulante Jeu de couleurs.

Profitez-en pour indiquer à votre Word que vous en êtes la fièrepropriétaire afin que tous vos documents soient tagués avec votrenom : sous la rubrique Personnaliser votre copie de MicrosoftOffıce, entrez vos nom et initiales.

Si vous décidez de modifier votre langue d’édition princi-pale via le bouton Paramètres linguistiques, le modèle Normal-

.dotm sera détruit ! Donc, prenez soin de le sauvegarder aupara-vant.

Les services du bouton Office

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1

Vous prendrez bien entendu le temps de parcourir toutes les optionsd’affichage, de vérification, d’enregistrement ainsi que les autresoptions avancées. Vous aurez l’occasion d’y revenir.

Une barre parallèle inconnue :la barre d’étatRestez dans la personnalisation de Word un instant, juste le temps desauter en bas de page et de visualiser la barre d’état qui, elle aussi, estparamétrable. Elle permet d’afficher ou non certaines indications,comme le numéro de la page, le nombre de mots, la langue utilisée.Pour configurer cette barre, cliquez dessus du bouton droit et activezdans le menu contextuel les options de votre choix.

Grossir, oui mais à bon escientGrossir ? Quelle idée ! Je parle évidemment du texte sur lequel onpeut zoomer jusqu’à 500 % ! On ne va quand même pas s’arracher lesyeux sur l’écran sous prétexte qu’on est fatiguée et qu’il fautnéanmoins terminer le dossier Sanqueur !

Le zoom est accessible en bas à droite de la barre d’état. Vous pouvezsoit utiliser le curseur du zoom, soit les boutons Moins et Plus pourarriver à vos fins.

Par ailleurs, les boutons du groupe Zoom de l’onglet Affichageproposent un affichage rapide sur une ou deux pages, et sur toute lalargeur de l’écran, alors que le bouton Zoom ouvre une boîte dedialogue offrant des choix plus fins.


"On m’a refilé un Word au rabais ! Il manque plein de commandessur ce fichu Ruban !"


SUITE

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Pétronille : "On respire… Je ne crois pas une seconde que tonWord soit un Word au rabais, seulement tu as remarqué que j’ai un

écran 19’, ton ultra-portable ne peut pas afficher la même chose… LeRuban est optimisé pour une résolution d’écran de 1 024 × 786 pixels. Il estautomatiquement réduit en fonction de la taille et de la résolution de l’écran.Et dans ce cas, les groupes sont plus étroits et certaines commandes (lesmoins utilisées) sont affichées sous forme d’icône."

Maude : "Ouppsss ! T’es la plus forte ! Je crois que je suis vraiment fatiguée !"

Comment s’afficher ?Quitte à s’afficher, autant le faire en connaissance de cause !

Plusieurs modes d’affichage sont possibles selon votre travail. Un clicsur les icônes en bas à droite de la fenêtre Word ou sur l’un desboutons de commande du groupe Affıchages document de l’ongletAffichage modifie la présentation à l’écran.

Par défaut, l’affichage est en mode Page. C’est le mode utilisé pardéfaut car il permet d’avoir une vue générale du document, avec samise en page et ses objets insérés. Le mode Page affiche le documentpage par page et permet de visualiser la mise en page.

Le mode Lecture vous permet de relire plus facilement votredocument à l’écran. Pour quitter ce mode, cliquez sur le boutonFermer situé en haut à droite de la fenêtre. C’est le mode par défautlorsque l’on ouvre un fichier Word reçu par e-mail.

Le truc de PétronilleSi, comme moi, vous préférez ouvrir le document en mode Page par

défaut, cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word. Sous larubrique Options courantes à utiliser avec Word, décochez l’option Ouvrir lespièces jointes en mode Plein écran.

Comment s’afficher ?

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1

Le mode Web permet de travailler uniquement avec les optionscompatibles avec le format HTML.

Le mode Plan vous permet de travailler en organisant vos idées auxdépens de l’affichage de la mise en page.

Le mode Brouillon affiche le texte, les sauts de page et de section,mais pas les objets graphiques.

Créez un nouveau documentPour créer un nouveau document, cliquez sur le bouton Office puissur le bouton Nouveau situé tout en haut à gauche de la boîte dedialogue. Double-cliquez sur le bouton Document vierge ou sur lebouton Créer situé en bas à droite de la fenêtre.

Pour plus de rapidité, il est préférable d’installer la commandeNouveau sur la barre d’outils Accès rapide. Il vous suffira ensuite decliquer sur ce bouton pour créer un nouveau document vierge.

Vous pouvez également appuyer sur les touches de raccourci [Ctrl]+[N].

Ton texte, c’est du toc

Pétronille dit :

Je te parie que je peux taper au moins trente pages en troissecondes !


SUITE

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Lulu dit :

Portnawak !

Pétronille dit :

Voilà c’est fait ! Allez ma pov’lucette, je te donne mon secret wordien :

Tu tapes =rand(x,y) suivi immédiatement d’un retour paragraphe ou bien=lorem(x, y) suivi immédiatement d’un retour paragraphe.

Tu remplaces x et y par des nombres.

Lulu dit :

Waouhhhhhh ! Génial, génération automatique de texte… C’est un EasterEgg ?

Pétronille dit :

Meuh non ! C’est fait exprès pour tester des mises en page ou des polices decaractères !

Conservez vos souvenirsN’attendez pas le dernier moment pour sauvegarder votre fichier !Dès que vous créez un nouveau document, enregistrez-le puissauvegardez-le régulièrement sur votre disque dur, cela vous éviterade verser des larmes sur le dossier Sanqueur ou sur la recette dugâteau de Mado que vous venez de faire disparaître…

Pour enregistrer un document :

1. Appuyez sur la touche de fonction [F12].

2. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche, proposantd’enregistrer le document dans le répertoire par défaut Mesdocuments.

3. Dans la zone de texte Nom de fichier, saisissez un nom suffisam-ment éloquent de façon à retrouver facilement le document.

Votre premier document se trouve maintenant sur votre disque dur,dans votre dossier Mes documents.

Conservez vos souvenirs

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1

Le format d’enregistrement de Word 2007 est différent desformats des versions précédentes. Si vous devez échanger

vos documents avec des utilisateurs des versions précédentes,enregistrez votre fichier en choisissant le format Document Word 97-2003 (*.doc). Néanmoins, tout n’est pas perdu si vous avez oublié : cesutilisateurs pourront installer un utilitaire de compatibilité qu’ilstrouveront sur le site de Microsoft.

Pour sauvegarder ce même document au fur et à mesure de votre saisieet des modifications, cliquez sur le bouton Enregistrer situé sur la barred’outils Accès rapide, ou bien utilisez le raccourci clavier [Ctrl]+[S].

Lorsqu’un document est sauvegardé, vous pouvez le fermer, sanscrainte, en cliquant sur sa case de fermeture : il s’agit de la croixsituée dans le coin supérieur droit.

Le truc de PétronilleLorsque vous fermez un document via la croix de fermeture, Word

se ferme également si aucun autre document n’est ouvert. Pour garderWord ouvert, cliquez sur le bouton Office puis sur la commande Fermer (quevous pouvez ajouter sur la barre d’outils Accès rapide).

Ouvrez une œuvre existanteQuoi de plus merveilleux que d’ouvrir et d’admirer ses propresœuvres ? Et vous pouvez même changer d’avis et tout modifier ! Benoui, c’est quand même l’intérêt d’un traitement de texte !

1. Cliquez sur le bouton Office. Dans la colonne de droite, Wordaffiche les derniers documents créés.

2. Cliquez sur votre document.

Si votre document ne fait plus partie des derniers documents ouverts,cliquez sur la commande Ouvrir, sélectionnez votre document àl’endroit où vous l’avez rangé et cliquez sur le bouton Ouvrir.


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Le truc de PétronilleDans la boîte de dialogue Ouvrir, une flèche de liste déroulante

située à droite du bouton Ouvrir propose d’autres options d’ouverture pourvotre document : Ouvrir en lecture seule (sans possibilité d’écraser ledocument avec de nouvelles corrections), Ouvrir en copie, Ouvrir et réparer(en cas de document corrompu).

Pour ouvrir votre document, vouspouvez bien évidemment double-cliquer dessus dans l’ExplorateurWindows.

Modifiez le nombre maximumde documents affichésPar défaut, Word affiche au maximum neuf des derniers documentsouverts, mais ce nombre peut être modifié via les options, avec unmaximum de 50 :

1. Cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Word.

2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez à gauche sur lacommande Options avancées.

3. Utilisez l’ascenseur pour descendre, de façon à atteindre larubrique Affıcher.

4. Vous pouvez maintenant modifier le nombre des derniers docu-ments affichés.

5. Cliquez sur OK.

Ouvrez une œuvre existante

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1

Sélectionnez les documents à afficherPar défaut, les documents les plus récents resteront affichés, sauf si vousen décidez autrement. Dans la liste des derniers documents affichés,vous pouvez voir en regard de chaque document une icône en formed’épingle. Si vous cliquez sur cette épingle, elle s’enfonce et devientverte, ce qui indique que le document restera dans la liste des documentsaffichés, et ce même s’il en existe d’autres plus récents que lui.

C’est moi qui choisisles dossiers à afficher !Que ce soit dans la boîte de dialogue Enregistrer sous ou dans laboîte de dialogue Ouvrir, les principaux répertoires et dossiers devotre disque dur sont affichés dans la partie gauche. Ainsi, si vousavez besoin d’accéder au Bureau ou de revenir à Mes documents, unclic sur l’icône correspondante vous y emmène Cette barre se nommeMon environnement. Elle est paramétrable et vous pouvez y ajouterles dossiers auxquels vous avez besoin d’accéder souvent :

1. Sélectionnez le dossier de votre choix.

2. Cliquez du bouton droit sur la barre,et dans le menu contextuel, choisissezAjouter.

3. Pour modifier l’ordre, cliquez du bou-ton droit sur un dossier, puis choisis-sez Monter ou Descendre.


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4. Pour supprimer un dossier, cliquez sur Supprimer.

Le truc de PétronilleSi vous travaillez avec de nombreux dossiers auxquels vous

souhaitez accéder rapidement, sélectionnez Petites icônes dans le menucontextuel.

C’est moi qui l’ai fait oules propriétés du document…Un document peut se passer de main en main, ou plutôt d’e-mail ene-mail, et l’on finit par se demander d’où il vient ! Chaque documentpossède un certain nombre de propriétés, dont le nom de l’auteur pardéfaut. Vous pouvez afficher, compléter, et utiliser ces propriétés dansle document.

1. Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer,puis cliquez sur le bouton Propriétés.

2. Le panneau Informations sur le document s’affiche en haut dudocument. Vous pouvez le compléter. En haut du panneau figureune liste déroulante Propriétés du document proposant l’optionPropriétés avancées. Cette option ouvre une boîte de dialoguedonnant accès à d’autres propriétés.

3. Une fois le panneau complété, fermez-le en cliquant sur sa croixde fermeture située en haut à droite.

4. Pour insérer une propriété en n’importe quel endroit de votredocument, c’est très simple : cliquez dans le document à l’endroit

C’est moi qui l’ai fait ou les propriétés du document…

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1

où vous souhaitez insérer la propriété, puis sous l’onglet Inser-tion, via le groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart,cliquez ensuite sur la commande Propriétés du document, enenfin sur la propriété de votre choix.

Faites bonne impressionUn clic sur le bouton Impression rapide de la barre d’outils Accèsrapide lancera l’impression de votre document sur l’imprimantesélectionnée par défaut, avec les options par défaut.

Pour accéder à d’autres options d’impression, vous devez utiliser lacommande Imprimer accessible via le bouton Office.

Aperçu avant impressionAvant d’imprimer un document, il est toujours préférable de visualiserà l’écran ce que cela va donner sur le papier. Un aperçu avant impressionpermet souvent de faire des économies d’encre et de papier !

Attention, si vous n’avez déclaré aucune imprimante pardéfaut, vous ne pouvez pas faire d’aperçu avant impression.


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1. Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la flèche située enregard de la commande Imprimer, et cliquez sur Aperçu avantimpression.

2. Par défaut, Word affiche une page à la fois. Vous pouvez fairedéfiler les pages à l’aide de la barre de défilement. Pour afficherdeux pages à la fois, cliquez sur le bouton Deux pages du groupeZoom.

3. Afin d’avoir une vue générale du document, utilisez le boutonZoom qui affiche la boîte de dialogue Zoom, puis cochez l’optionPlusieurs pages, qui permet d’afficher le nombre de pagessouhaité selon le schéma que vous préférez.

Le truc de PétronilleVous pouvez faire des corrections depuis l’aperçu avant impression.

Pour cela, désactivez la Loupe, qui est active par défaut, en décochantl’option Loupe située dans le groupe Aperçu.

Si votre document déborde un peu sur une autre page, vous pouvezl’ajuster en cliquant sur le bouton Ajuster du groupe Aperçu.

Pour quitter le mode Aperçu avant impression, cliquez sur le boutonFermer l’Aperçu avant impression.

Faites bonne impression

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1

Help !Utilisez l’aide de WordSi votre meilleure copine est en en train de faire bronzette dans uneîle des Caraïbes, pas d’angoisse… L’aide de Word vous évitera unappel désespéré !

Pour afficher la page d’accueil de l’aide, appuyez sur la touche [F1], oucliquez sur le bouton en forme de point d’interrogation situé en hautà droite de la fenêtre Word.

Vous pouvez également obtenir de l’aide sur une commande :

Pointez sur un bouton de commande ou un lanceur de boîte dedialogue : une info-bulle s’affiche et explique le rôle de l’élémenten question. Si le message "Appuyez sur [F1] pour obtenir del’aide" s’affiche, appuyez sur [F1] pour obtenir davantage d’infor-mations sur l’utilisation de cette commande.

Depuis une boîte de dialogue : cliquez sur le bouton en forme depoint d’interrogation situé à droite de la barre de titre de laditeboîte, ou appuyez sur la touche [F1]. La rubrique d’aide sur la boîtede dialogue s’affiche.

Cliquez sur les éléments de la table des matières à gauche pourobtenir l’aide correspondante dans la partie droite de la fenêtre.

Vous pouvez également utiliser le moteur de recherche : saisissez unou quelques mots dans la zone de recherche puis cliquez sur le boutonRechercher. Remarquez que le bouton Rechercher est doté d’uneliste déroulante permettant de filtrer les recherches.

Personnalisez l’aideVous pouvez choisir entre l’aide en ligne ou hors connexion.

Si vous êtes connectée à Internet, l’affichage de la fenêtre d’aide estpar défaut en ligne. Cette aide est mise à jour régulièrement et doncplus complète. Mais si votre connexion internet est digne de la modevintage, il est plus raisonnable d’utiliser l’aide située sur votre disque


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dur. Pour passer d’une aide à l’autre, cliquez sur le menu État deconnexion situé en bas à droite de la fenêtre d’aide et choisissezl’option souhaitée.

Envie de modifier l’apparence de la fenêtre d’aide ? Celle-ci estconfigurée pour rester positionnée au premier plan. Cela permet detravailler dans le document et de garder la fenêtre d’aide affichée.Vous pouvez la redimensionner et la déplacer. Si cette fenêtre vousencombre, cliquez sur le bouton en forme d’épingle verte situé sur labarre d’outils. Vos modifications seront conservées pour les futuresutilisations.

Vous pouvez par ailleurs modifier la taille de la police d’affichage encliquant sur le bouton correspondant.

La modification de la taille de la police de la rubrique d’aidesera également répercutée dans votre navigateur Internet.

Vous pouvez imprimer l’aide affichée en cliquant sur le boutonImprimer de la fenêtre d’aide.

Demandez de l’aide à d’autresutilisateursSi vous êtes coincée, y’a pas que les copines ! Posez votre question surle newsgroup Word… En bas de la fenêtre d’aide, après que vous avezfait votre recherche, divers liens s’affichent au cas où le résultat n’auraitpas suffi, dont Obtenir des réponses d’autres utilisateurs Offıce.

Help !

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Attention, un Assistant s’affiche vous proposant de poser une question…Passez votre chemin qui ne mène à rien d’intéressant et cliquezdirectement sur le bouton Groupe de discussion. C’est derrière cebouton que se trouvent les pros qui répondent à (presque) tout contre unsourire et un merci ! Cliquez sur le groupe Word dans le volet gauche :vous pourrez consulter les questions et les réponses déjà fournies.

Pour poser vous-même votre question aux autres utilisateurs de Word,vous devez posséder un compte LiveTM ID et vous connecter encliquant sur le bouton Connexion. Si vous ne possédez pas de compteLiveTM ID, vous pouvez en créer un facilement et gratuitement ensuivant les indications à l’écran. Notez qu’un compte MSN ou uneadresse Hotmail sont des comptes LiveTM ID.

L’interface n’est pas très commode. Utilisez un vrai lecteur de news,comme Windows Mail ou MesNews (qui sont gratuits), qui nenécessitent aucun enregistrement.

Fégaf ! mé pa ta vré adress mel sur lé newsgroop, risk éleV 2 SPAM !

bonplanLa FAQ du forum Word est disponible sur le site http://faqword.free.fr,

sur lequel on trouve plein de réponses aux questions posées, mais aussides tutoriels plus détaillés.


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La saisie,

trop facile !

Bien entendu, nous sommes toutes des virtuoses du clavier, maisreconnaissons qu’il nous arrive (quelquefois) de faire des erreurs, etd’avoir besoin d’effacer le passé, ou tout au moins nos dernières actions.Nous cherchons toujours à aller au plus vite et à automatiser pour gagnerle droit à la paresse, à innover pour enjoliver ou épater, et nous aimerionsenfin dompter notre logiciel plutôt que de le subir ! Prenons un peu detemps afin de maîtriser d’abord et avant tout les outils d’édition.

Dans votre nouveau document tout vide, vous pouvez d’ores et déjàsaisir un texte. Le point d’insertion désigne la petite barre verticalequi clignote à l’écran et qui indique l’endroit où vous allez débuter lasaisie. Il se déplace au fur et à mesure que vous entrez des caractères.Pour déplacer le point d’insertion, cliquez à l’endroit souhaité.

En fin de ligne, le retour à la ligne est automatique. Pour débuter unnouveau paragraphe, appuyez sur la touche [Ä]. Si vous souhaitezchanger de ligne tout en restant dans le même paragraphe, appuyezsur les touches [Maj]+[Ä] : il s’agit d’un retour ligne.

2

Lorsque votre texte arrive en bas de page, un saut de page estautomatiquement généré.

Le droit à l’erreurVous pouffez lorsque vous observez votre voisin de bureau les yeuxrivés sur son clavier, ses deux index écrasant lourdement les touches,tandis que vos dix petits doigts à vous pianotent avec agilité ! Flûte !Une faute de frappe ! La touche [ˆ] efface le texte qui se trouve àgauche du point d’insertion. La touche [Suppr] efface, quant à elle, letexte qui se trouve à droite. Ces deux touches effacent le texte sicelui-ci est sélectionné.

Un clic sur les boutons Annuler et Rétablir de la barre d’outils Accèsrapide annule ou rétablit la dernière action.

Les flèches de liste déroulante situées àdroite de ces boutons permettent de lister lesdernières actions. Il suffit alors de les sélec-tionner pour les annuler ou les rétablir.

À vos marques…Oscour ! G D paj vid a la f1 2 mon doc, ça uz mon papié pr ri1

Affichez les marques de mise en forme et vous comprendrezimmédiatement d’où viennent ces pages vides !

2 La saisie, trop facile !

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Les marques de mise en forme sont des caractères non imprimablesqui représentent entre autres les marques de fin de paragraphe, lesespaces, etc. Elles sont masquées par défaut, et pourtant bien dessoucis seront évités si vous les affichez. En effet, elles permettent decomprendre où sont les erreurs de mise en forme, ce qui facilitel’ajout ou la suppression des retours paragraphe, des tabulations, etc.,et leur positionnement aux bons endroits.

Pour afficher ou masquer les marques de mise en forme, cliquez surle bouton Afficher tout du groupe Paragraphe, sous l’onglet Accueil.Vous pouvez décider de rendre certaines marques constammentvisibles, même si le bouton Afficher tout est désactivé. Pour choisirces marques :

1. Cliquez sur le bouton Office, puis sur Options Word.

2. À gauche, cliquez sur Affichage.

3. Sous la rubrique Toujours affıcher ces marques de mises en formeà l’écran, cochez celles qui devront toujours être visibles.

Sélection et déplacement

Pétronille dit :

Hello m’man, tu vas bien ?

Mado dit :

Super ! J’ai passé l’après-midi dans le jardin à biner, sarcler, désherber… Unpeu crevée, le jardin est grand !

Pétronille dit :

Ben oui p’tite maman, toutes ces allées et venues… Mébon, ça entretient taforme !

Mado dit :

Tiens, à propos d’aller et venir, je m’use le doigt sur la roulette de ma sourispour aller et venir dans mes docs Word. Y’a pas d’autres moyens, histoire devarier les plaisirs ?

Sélection et déplacement

SUITE

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Pétronille dit :

Ouiiii ! J’ai plein de trucs qui vont éviter l’usure du doigt… Tiens,essaie ça : approche délicatement ton pointeur du haut de la page jusqu’à

ce qu’il se transforme en double flèche, et paf ! tu double-cliques.

Mado dit :

Génial ! Tous les espaces blancs sont masqués et même les en-têtes et piedsde page ! Ça va plus vite pour faire défiler les pages !

Pétronille dit :

Eh oui, ma petite mère ! Comme en mode Brouillon, sauf que tu gardesl’affichage de la mise en page et des images… Pour annuler, tu fais pareil…

DGV ou Déplacement Grande VitessePas question de traîner : j’ai adopté le DGV ou Déplacement GrandeVitesse ! Mais attention, naviguer et déplacer le point d’insertion sontdeux choses différentes !

Vous êtes plutôt souris ou clavier ?

On peut, comme Mado, s’user le doigt sur la roulette de la souris pournaviguer dans un document, ou bien cliquer sur la barre de défilementverticale pour passer d’un écran à l’autre ; ces actions permettent denaviguer dans le document. Il faudra ensuite cliquer dans le texte sil’on veut repositionner le point d’insertion. L’utilisation des flèchesdu clavier associées à la touche [Ctrl] est une solution permettant dedéplacer directement le point d’insertion d’un mot vers la gauche, etd’un paragraphe vers le haut ou vers le bas.

La touche [Ö] permet de déplacer le point d’insertion directement audébut de la ligne en cours, la touche [Fin], à la fin de la ligne en cours.Associées à la touche [Ctrl], ces touches permettent de déplacer lepoint d’insertion en début ou en fin de document.


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Et pour déplacer le point d’insertion d’un écran à l’autre ? Utilisez lestouches [’] et [‘] ; si vous les associez à la touche [Ctrl], le pointd’insertion se déplacera d’une page Word à l’autre.

Cerise sur le gâteau : un clic sur le petit cerclequi se trouve en bas de la barre de défilementverticale fera apparaître un menu proposant defaire défiler le document en fonction de diffé-rents éléments (champ, note de fin, tableau…).Lorsque vous choisissez un élément dans cemenu, les doubles flèches de part et d’autre dupetit cercle deviennent bleues ; cliquez sur cesflèches et vous vous déplacerez d’élément en élément.

Clic, double clic et sélectionPour que vous puissiez procéder à des opérations sur du texte, cedernier doit d’abord être sélectionné. Vous pouvez faire glisser lecurseur pour sélectionner le texte souhaité, mais il existe desméthodes plus rapides :

sélection d’un mot : un double clic sur le mot ;

sélection d’une phrase : touche [Ctrl]+clic dans la phrase ;

sélection d’une ligne : un clic dans la marge ;

sélection d’un paragraphe : trois clics dans le paragraphe ou undouble clic dans la marge ;

sélection d’un texte de longueur indéterminée : un clic au début dutexte, puis [Maj]+clic à la fin du texte ;

multisélection : [Ctrl]+sélection ;

sélection de tout le document : [Ctrl]+[A].

Automatique en quelques clicsParesseuse ? Ça tombe bien ! Word dispose d’Assistants qui font,parfois, le travail à votre place ! Magique ? Non, automatique !

Automatique en quelques clics

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Cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Word.Sélectionnez à gauche la commande Vérifications puis cliquez àdroite sur le bouton Options de correction automatique. Toutes lescorrections automatiques sont listées ici et peuvent être désactivéesquand on veut, histoire de ne pas se laisser dominer par une machine,non… mais !

L’automatisme peut aussi être ponctuellement ou définitivementannulé grâce au menu de la balise active qui s’affiche au moment oùil se manifeste.

Et voici quelques exemple à tester d’urgence, vous ne pourrez plusvous en passer…

En début de ligne, saisissez la lettre A suivie d’un point, d’unetabulation et d’un mot quelconque, puis appuyez sur la touche [Ä]pour revenir à la ligne : un B. suivi d’une tabulation apparaît automa-tiquement à la ligne suivante. Il s’agit d’une liste automatique.

Saisissez −−− puis appuyez sur la touche [Ä] : une ligne apparaît.Entraînez-vous à la magie : à la place des trois tirets, entrez troisunderscores (_), ou bien trois astérisques (*), trois signes plus (+),trois dièses (#), trois tildes (~), suivis à chaque fois par un retourparagraphe. Pour frimer, y’a pas mieux !

Essayez de commencer une phrase en inversant volontairementmajuscules et minuscules : impossible, Word vous surveille etrétablit l’ordre des choses !

Le truc de PétronilleL’option Remplacer guillemets ‘ ‘ ou " " par " " ou “ ” sous l’onglet

Lors de la frappe dépend essentiellement de la langue utilisée. Lesguillemets anglais ne ressemblent pas aux français ! Cette option gère latypographique en fonction de la langue utilisée. Elle gère en particulierl’espace automatique que l’on met, en français, devant les doubles ponctua-tions, et que l’on ne met pas en anglais par exemple. C’est aussi grâce à cetteoption qu’en espagnol le point d’interrogation de début de phrase se mettratout seul à l’envers !


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Et pour les étourdies, Word propose une liste des correctionsautomatiques. Quésako ?

Allô ? Lulu ? C’est Pétronille !

"Lulu ! C’est toi qui m’as fait cette farce ?"

Lulu : "Moi ? Une farce ? Quelle farce ? Comment oserais-je ?"

Pétronille : "T’as bien touché à mon PC hier ? Et dorénavant, quand je tapemon prénom suivi d’un espace, Word m’écrit : Pétronille est une grossechenille qui mange de la glace à la vanille."

Certaines fautes de frappe sont automatiquement corrigées en coursde saisie. Essayez par exemple de saisir le mot suport avec un seul p.Lorsque vous insérez un espace ou un retour paragraphe, Word ajouteautomatiquement un deuxième p. Il s’agit d’un mot qui existe dans laliste des corrections automatiques.

Lorsque Word corrige une faute de cette façon, vous avez lapossibilité de refuser la correction via la liste déroulante de la baliseactive :

Soit vous annulez le remplacement du mot.

Soit vous arrêtez la correction automa-tique de ce mot : attention, ce mot serasupprimé de la liste.

Vous pouvez créer vous aussi vos proprescorrections automatiques :

1. Cliquez sur l’onglet Correction auto-matique de la boîte de dialogue dumême nom.

2. Dans la zone de saisie Remplacer, saisissez le mot à remplacer :Lulu.

3. Dans la zone de saisie Par, saisissez le mot de remplacement :Lulu est une farfelue qui mange des p’tits Lu.

Automatique en quelques clics

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4. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider.

5. Faites un test. Entrez le nom Lulu, suivi d’un espace : il estautomatiquement remplacé par le texte que vous avez entré.

Notez que c’est valable AUSSI pour des textes plus sérieux !

Si vous souhaitez qu’un mot soit remplacé par un autre mis en forme,saisissez le mot mis en forme dans votre document et sélectionnez-leavant d’afficher la boîte de dialogue Correction automatique. Vousverrez que la zone Par sera déjà remplie par votre mot, et vous aurezle choix entre les options Texte brut ou Texte mis en forme.

Pour modifier des entrées :

1. Sélectionnez l’entrée à corriger dans la liste : celle-ci s’affichedans les zones Remplacer et Par.

2. Corrigez l’une de ces deux options.

Pour supprimer des entrées :

1. Sélectionnez l’entrée à supprimer dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer.


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Section bricolage : je coupe, jecopie, je colleÀ l’heure avancée des technologies informatiques, plus personnen’ignore les bienfaits du copier-coller que l’on utilise sans vergogne !Si j’avais dix ans aujourd’hui, mes cent lignes de punition, je lesferais à coup de copier-coller, na !

Les commandes Copier, Couper et Coller fonctionnent de la mêmefaçon que dans Windows ou d’autres logiciels. Ces trois fonctionss’activent d’un clic sur les boutons du même nom situés sous l’ongletAccueil, dans le groupe Presse-papiers.

Le truc de PétronilleVous utiliserez facilement les raccourcis clavier [Ctrl]+[X] pour

couper, [Ctrl]+[C] pour copier, [Ctrl]+[V] pour coller.

1. Sélectionnez un paragraphe de votre document, puis cliquez surl’icône Copier de la barre d’outils Standard. Cet élément setrouve maintenant dans le Presse-papiers.

La commande Couper s’utilise de la même façon.

2. Pour coller cet élément, cliquez à un autre endroit du documentet cliquez sur l’icône Coller de la barre d’outils Standard.

Le truc de PétronillePour déplacer un élément, texte ou graphisme, sélectionnez-le et

faites-le glisser à l’aide de la souris à l’emplacement souhaité. Le pointeurdoit prendre l’apparence d’une flèche blanche orientée vers le haut à gauche.Si vous appuyez en même temps sur la touche [Ctrl], vous copierez l’élémentau lieu de le déplacer.

Section bricolage : je coupe, je copie, je colle

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Exploitez les formats de collageLorsque vous collez un élément, Word affiche le bouton de collage,qui propose plusieurs options de collage. Si le résultat du collage nevous satisfait pas, sélectionnez l’option de votre choix dans la listedéroulante du bouton en question.

Pour choisir un format de collage particulier, activez l’option Collagespécial, depuis le menu déroulant accessible d’un clic sur la flèche situéeen dessous du bouton Coller du groupe Presse-papiers de l’ongletAccueil. Une liste de formats est proposée en fonction de l’origine del’objet et de sa destination. S’il s’agit d’une image par exemple, vousavez le choix entre différents formats d’image, tels JPG, PNG, GIF, etc.

Le Presse-papiers OfficeSi vous devez copier-coller plusieurséléments à la suite, utilisez de préfé-rence le Presse-papiers Office. S’il nes’affiche pas automatiquement,ouvrez-le en cliquant sur le lanceur dela boîte de dialogue Presse-papiers.Faites vos différentes copies (vingt-quatre au maximum) et vous verrez lePresse-papiers se remplir au fur et àmesure. Il suffira ensuite de cliquersur chaque objet copié et visible dansle Presse-papiers pour le coller à unautre endroit de votre document. Sivous souhaitez coller toutes les en-


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trées d’un seul coup, cliquez sur le bouton Coller tout duPresse-papiers.

La cuisine OLE

Cléo dit :

Je m’accroche comme un pot d’glu pour obtenir la campagne "Girly",je leur ai mijoté une étude faite avec un doc Word aux p’tits oignons, reste

plus qu’à y ajouter mes très zolis tableaux Excel… Et… heu… je sais pasfaire ! L

Pétronille dit :

Question de cuisine OLE ! Liaison ou incorporation…

Cléo dit :

Attention, pas d’injures !

Cléo dit :

OLE : Object Linking and Embedding. Stop ! Pas question de te sauver paskeje te parle d’un plat au nom exotique ! D’ailleurs quand tu verras qu’on peutl’accommoder à toutes les sauces, tu feras ta cuisine toi-même !

LiezLa liaison est la recette qui permet de ne pas coller l’objet directementdans le document, mais de créer un lien vers ledit objet :

1. Copiez l’objet, le tableau Excel par exemple.

2. Dans la boîte de dialogue Collage spécial, cochez l’option Colleravec liaison.

3. Choisissez le format approprié.

La cuisine OLE

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Cette méthode permet :

d’une part, de gérer un document plus léger (pas de risqued’obésité !) ;

d’autre part, d’obtenir des mises à jour de cet objet à chaquemodification.

L’inconvénient est que le fichier lié devra être joint au document encas d’expédition par e-mail, ou de déplacement sur un serveur, parexemple.

IncorporezL’incorporation est la recette qui permet d’insérer un objet dans undocument. Cet objet fera totalement partie du fichier de destination,ce qui n’est pas le cas avec la liaison. Pour incorporer un document,il existe plusieurs méthodes :

Si l’objet n’existe pas encore, vous pouvez le créer : sous l’ongletInsertion, dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton Objet, puissur la commande Objet. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche,choisissez de créer un nouvel objet.


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Si l’objet existe, utilisez la méthode précédente, mais dans la boîtede dialogue Insérer un objet, cliquez sur l’onglet Créer à partird’un fichier et choisissez l’objet en question.

Vous pouvez également insérer un objet existant en collant leditobjet préalablement copié, via la boîte de dialogue Collagespécial : sélectionnez le type d’objet, par exemple Feuille decalcul Microsoft Excel. C’est à mon avis la solution la pluscommode.

Pour modifier un objet incorporé, double-cliquez dessus. Il s’ouvredans la fenêtre Word et vous pouvez le modifier à votre guise. Poursortir de l’objet, cliquez à l’extérieur de celui-ci sur votre page Word.

Si vous préférez modifier l’objet depuis son application d’origine,cliquez du bouton droit sur l’objet en question et, dans le menucontextuel, pointez sur la commande Objet, puis cliquez sur Ouvrir.

Une fois les modifications terminées, fermez la fenêtre de l’objet,sans enregistrer, pour revenir dans votre document Word.

L’incorporation, contrairement à la liaison, permet de transmettre unseul et même document, contenant les différents objets. L’inconvé-nient principal est que ce document risque l’embonpoint… Poids àsurveiller !

La cuisine OLE

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Si vous incorporez un tableau Excel, sachez que même sivous ne visualisez qu’un seul tableau dans Word, c’est bien

le classeur complet qui est incorporé.

Entretenez des liensLes liaisons contenues dans votre document se gèrent via la boîte dedialogue Liaisons. Pour l’afficher, cliquez sur le bouton Office,pointez sur la commande Préparer puis cliquez sur la commandeModifier les liens d’accès aux fichiers, située tout en bas de la listedéroulante. Cette commande est visible uniquement s’il existe desliens dans le document.

Cette boîte de dialogue, permet, entre autres et selon le type des liens,de les mettre à jour, d’ouvrir la source, de la modifier et de rompre laliaison.

Pétronille dit :

Oublié de te dire : si t’as choisi la recette Liaison, tu peux rompre viala boîte de dialogue Gérer les liens, avant d’envoyer ton fichier. Tes

tableaux ne seront plus mis à jour mais ils resteront bien dans ton doc.

Cléo dit :

Pour ce qui est de rompre… laisse tomber, c’est fait ! L L’a pas dû apprécierma cuisine ! ;-)

Les symboles et caractèresspéciauxLes caractères spéciaux et les symboles sont des caractères que vousn’avez pas directement au clavier.


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Pour insérer un symbole, positionnez le curseur à l’endroit où voussouhaitez l’ajouter, puis sous l’onglet Insertion, dans le groupeSymboles, cliquez sur le bouton Symbole puis sur le symbole de votrechoix. Si celui-ci ne figure pas dans la galerie par défaut, cliquez surla commande Autres symboles, puis :

1. Dans la liste déroulante Police, choisissez une police parmi cellesqui sont installées, telles que Webdings… et cherchez le symbolequi vous convient.

2. Cliquez sur le bouton Insérer ou double-cliquez sur le symbolequi viendra se placer dans votre document.

3. Fermez la fenêtre des caractères spéciaux.

Les caractères spéciaux s’obtiennent de la même façon que lessymboles, mais vous devez cliquer sur l’onglet Caractères spéciauxaprès avoir affiché la boîte de dialogue du même nom.

Essayez de retenir les raccourcis clavier des caractères spéciaux quevous utilisez le plus souvent et en particulier le[Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace], qui permet de créer un espace insécableentre deux mots pour éviter qu’ils ne soient séparés.

Addiction aux blocsde construction, oules QuickParts, c’est de la tarte !Mais non, je ne vais pas vous parler de briques ou de parpaings, et pasbesoin du beau Gaston pour faire le maçon ! Word aussi a ses blocs deconstruction ! Et une fois qu’on y a touché, on ne peut plus s’enpasser…

Mais qu’est-ce donc ? Les blocs de construction sont des élémentspréenregistrés, préformatés et réutilisables rapidement. Ils peuventêtre stockés à différents emplacements :

Addiction aux blocs de construction, ou les QuickParts, c’est de la tarte !

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Par défaut, dans le modèle Building blocks.dotx : ils sont alorsaccessibles depuis n’importe quel document.

Dans un modèle particulier : ils sont alors accessibles uniquementdans un document fondé sur ce modèle.

Vous trouverez les blocs de construction dans différentes galeriesselon la catégorie à laquelle ils appartiennent.

Un bloc pour ma bicoquePour créer un bloc de construction, commencez par créer et formaterle texte et/ou les illustrations qu’il contiendra. Sélectionnez ensuiteles éléments, puis sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte,cliquez sur le bouton QuickPart, puis sur la commande Enregistrerla sélection dans la galerie des composants QuickPart. Vouspouvez également utiliser le raccourci clavier [Alt]+[F3].

Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction,choisissez entre autres :

Un nom : le nom permettra de retrouver le bloc de constructiondans la liste et de l’insérer rapidement dans le document.

Une galerie : les galeries sont accessibles via des flèches dérou-lantes et contiennent un certain nombre d’éléments préformatés.Choisissez la galerie dans laquelle devra être ajouté votre bloc deconstruction, par exemple la galerie des en-têtes, celle des piedsde page, des pages de garde, des tables des matières, etc. Un textesimple pouvant être inséré à n’importe quel endroit intégrera lagalerie par défaut QuickPart.

En déroulant la liste des galeries, notez en particulier la présencedes galeries Insertion automatique et Personnalisées. Pour accé-der à ces galeries, vous devez les installer sur la barre d’outilsAccès rapide.

Une catégorie : la catégorie par défaut est Général, mais vouspouvez créer les vôtres. Une catégorie est une subdivision d’unegalerie.


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Un lieu de stockage : par défaut les blocs de constructions’enregistrent dans le modèle Building blocks.dotx, qui se trouvedans le profil de chaque utilisateur. Vous pouvez néanmoins opterpour le modèle Normal.dotm ou pour n’importe quel autre modèleà condition qu’il soit ouvert.

Le truc de PétronilleTroc de blocs ! Building blocks.dotx ou Normal.dotm ? Les blocs de

construction seront toujours accessibles qu’ils soient enregistrés dans l’unou l’autre de ces deux modèles. Building blocks.dotx contient uniquement lesblocs de construction alors que Normal.dotm contient votre personnalisationpar défaut (police par défaut, mise en page…). Le choix de l’une ou l’autresolution est intéressant si vous souhaitez partager vos blocs avec d’autrespersonnes. Cela permet également de ne pas mettre tous ses œufs dans lemême panier !

Les options, à savoir :

− Insérer du contenu dans sa propre page : l’élément sera placésur une nouvelle page.

− Insérer le contenu dans son paragraphe : l’élément sera placédans un nouveau paragraphe.

− Insérer uniquement le contenu : le bloc de construction pourraêtre inséré à n’importe quel endroit, y compris les en-têtes etles pieds de page.


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Le truc de PétronilleCréez rapidement un bloc de construction : après avoir saisi votre

texte et l’avoir sélectionné, appuyez sur la combinaison de touches[Alt]+[F3], quel que soit l’onglet du Ruban affiché.

Créez un bloc de constructionpour une galerie spécifiqueLorsque vous voudrez créer une table des matières personnalisée, unepage de garde personnalisée, un en-tête personnalisé, vous pourrezutiliser la méthode indiquée précédemment. Vous pourrez égalementsélectionner l’élément, puis au lieu de cliquer sur le bouton QuickPart,vous cliquerez directement sur le bouton correspondant à la galerie etvous choisirez la commande Enregistrer la sélection dans la galerie de.

Cette méthode évite simplement de modifier le nom de la galerie dansla boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construction.

Insérez un bloc de constructionPour insérer un bloc de construction, affichez la galerie correspon-dante, et cliquez sur l’élément souhaité.


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S’il s’agit d’insérer le bloc de construction à l’endroit où se trouve lecurseur, vous pouvez saisir les quatre premières lettres au minimumdu nom du bloc de construction, et appuyer sur la touche [F3].

Modifiez un bloc de constructionPour modifier le contenu :

1. Insérez le bloc dans un document.

2. Modifiez ce que vous souhaitez.

3. Sélectionnez le tout.

4. Appuyez sur les touches [Alt]+[F3].

5. Saisissez le même nom donné au départ pour ce composant etcliquez sur OK.

6. Word vous demande si vous souhaitez redéfinir l’entrée du blocde construction. Acceptez en cliquant sur OK : votre bloc deconstruction est modifié.

Pour modifier les propriétés :

1. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur lebouton QuickPart, puis sur la commande Organisateur deblocs de construction.

2. L’Organisateur de blocs de construction s’affiche : tous les blocssont listés ici, vous pouvez les classer comme bon vous semble encliquant sur l’en-tête de colonne de votre choix.

3. Sélectionnez votre bloc, cliquez sur le bouton Modifier lespropriétés et faites les modifications ad hoc.

Supprimez un blocSélectionnez le bloc à supprimer dans l’Organisateur de blocs deconstruction, cliquez sur le bouton Supprimer et répondez Oui àWord qui craint que vous ne débloquiez !


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Initiez-vous au plaisirdes champsPas question de s’étendre dans les champs ! Néanmoins il estimportant de savoir qu’ils existent et qu’on peut compter sur eux pournous simplifier la vie, et surtout pas pour la compliquer… Un champpermet d’insérer des informations concernant le document, d’effec-tuer des calculs, et de créer des liaisons et des références à d’autresdocuments ou éléments. Ils permettent également d’effectuer destâches particulières comme le publipostage.

Il existe deux principaux types de champs :

Les principaux sont les champs résultats. Le document stocke lesinstructions de champ, et non pas les informations réelles : Wordpourra alors actualiser les résultats du champ. Un numéro de pageou une table des matières en sont des exemples.

Les champs signets marquent simplement le texte comme unrepère qui sera utilisé soit directement par l’utilisateur, soit dansun autre champ de type résultat. Il peut s’agir par exemple deschamps qui marquent les entrées d’index.

Insérez un champIl existe plusieurs méthodes pour insérer un champ dans un docu-ment :

Soit manuellement à l’aide du raccourci clavier [Ctrl]+[F9], à utiliserlorsque vous connaissez le champ et sa syntaxe.

Soit via la boîte de dialogue Champs obtenue d’un clic sur lacommande Champ, via le bouton QuickPart sous l’ongletInsertion, dans le groupe Texte.

Dans cette boîte de dialogue, vous cliquerez sur le champ de votrechoix et vous visualiserez ainsi la description du champ, sespropriétés et ses options.


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La plupart du temps, un champ nécessite des instructions supplé-mentaires. Il vous suffira alors de donner ces renseignements dansla boîte de dialogue.

Chaque champ a sa syntaxe propre. Certains champs se contentent deleur nom, d’autres nécessitent des instructions supplémentaires :arguments, signets, expressions, commutateurs.

Mais rassurez-vous, dans votre travail courant, la plupart des champss’insèrent facilement grâce aux diverses commandes de Word. Vousallez donc insérer des champs tout comme monsieur Jourdain faisaitde la prose : sans le savoir ! Ce sera le cas lorsque vous saisirez parexemple une adresse e-mail ou une URL, lorsque vous créerez unepagination, insérerez une date, etc.

Affichez les champsVous pouvez basculer entre l’affichage du code de champ {NOM_DU-_CHAMP} et sa valeur :

Pour afficher ou masquer tous les codes de champ, appuyez sur lestouches [Alt]+[F9].

Initiez-vous au plaisir des champs

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Pour afficher le code d’un seul champ, positionnez le curseur surle champ et appuyez sur les touches [Maj]+[F9], ou bien cliquez dubouton droit sur le champ, et choisissez Basculer les codes dechamp.

Les codes de champ s’affichent entre accolades, mais attention, ce nesont pas des accolades à saisir au clavier : il s’agit de balises qui nepeuvent s’insérer au clavier qu’à l’aide du raccourci [Ctrl]+[F9].

Afin de visualiser rapidement les champs dans un document, vouspouvoir choisir de les tramer. Pour cela, cliquez sur le bouton Office,puis sur Options Word. Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquezsur la commande Options avancées, puis à droite, dans la rubriqueAffıcher le contenu du document, vous pouvez modifier l’affichage deschamps via la liste déroulante Champs avec trame. En choisissantl’option Toujours, vous pourrez repérer vos champs d’un coup d’œil.

Modifiez un champPour modifier un champ, vous pouvez soit afficher son code et fairela modification manuellement, soit cliquer dessus du bouton droit etsélectionner la commande Modification du champ qui ouvre la boîtede dialogue Champ.

La majorité des champs dans Word ne se mettent pas à jourautomatiquement. Après modification, il est donc indispen-

sable de les mettre à jour :

Soit tous à la fois en sélectionnant tout le texte ([Ctrl]+[A]), puis enappuyant sur [F9].

Soit individuellement en sélectionnant un seul champ, puis en appuyantsur [F9]. Vous pouvez également cliquer du bouton droit sur le champ etchoisir la commande Mettre à jour les champs.


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Mettez vos œuvres

en page

Mado dit :

Hello ma chérie ! Ça y est, on m’a livré mon imprimante. C’est unepetite jet d’encre, mais ça va bien me simplifier la vie !

Pétronille dit :

Ahhhhhhhhh… quand même !

Mado dit :

Voui, alors je l’ai branchée, j’ai installé le pilote, et j’ai tenté d’imprimer mongros rapport concernant le cybercafé, pour le maire… Eh ben… C’est pastop ! La qualité d’impression est OK, mais… mes marges sont trop grandes.De plus, j’ai fait un encadrement et la bordure du bas ne s’imprime pas !

Pétronille dit :

Ben oui, tellement t’es branchée Internet… t’en a oublié que le papier n’estpas un écran ! Le but d’un logiciel de traitement de texte est avant tout

3

SUITE

d’imprimer des pages correctement organisées. Il est doncimportant de savoir mettre en page son document !

Mado dit :OK ma belle, j’ai compris… Je suis en avance sur mon temps ! Vive l’écologieet le 0 papier ! Je vais regarder de plus près l’onglet Mise en page de monWord…

Pétronille dit :Et surtout, reste écolo : n’imprime jamais sans faire un aperçu auparavant…Tu éviteras de gâcher le papier !

La mise en page d’un document regroupe le format et l’orientation dupapier, les positions des marges, les en-têtes et les pieds de page, lapagination, les bordures de page, l’arrière-plan, la présentation encolonnes, etc.

Le truc de PétronilleLa mise en page d’un document n’est accessible que si une

imprimante a été installée. En effet, la mise en page d’un document peutdifférer en fonction du modèle d’imprimante.

Machin, Machine, papierMachineEh oui ! Le papier a un format qu’il faut respecter si l’on veut que soncourrier ou son rapport s’imprime élégamment sur le papier machine :

Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquezsur le bouton Taille afin de choisir un format dans la galerie destailles.Par défaut, le format du papier doit être A4, c’est-à-dire le format21 × 29,7 cm, qui correspond à la norme française. Vous pouvez

3 Mettez vos œuvres en page

56

choisir d’autres formats, comme le A5, qui est la moitié d’un A4,y compris des formats d’enveloppe utilisables si votre imprimanteest équipée d’un bac pour enveloppes.

Si le format que vous souhaitez employer n’est pas listé, vouspouvez le créer en sélectionnant l’option Autres tailles de papier.Il faudra ensuite choisir l’option Format personnalisé et entrer vosmesures.

Ne restez pas en margeCliquez sur le bouton Marges du groupe Mise en page pour choisirdes marges prédéfinies dans la galerie des marges.

Si les marges prédéfinies ne vous conviennent pas, cliquez surl’option Marges personnalisées afin d’afficher la boîte de dialogueMarges qui vous permettra de créer vos propres marges.

Dans cette boîte de dialogue, vous pourrez modifier non seulement lesmarges, mais également l’orientation de votre document et prévoir unespace supplémentaire pour une reliure.

Au fur et à mesure que vous apporterez des modifications dans cetteboîte de dialogue, vous visualiserez le résultat de vos choix dans lazone Aperçu.

Une autre solution rapide pour modifier les marges est de les faireglisser sur les règles à l’aide de la souris. Si les règles ne sont pasaffichées, cliquez sur le bouton Règle situé en haut de la barre dedéfilement verticale. Vous pouvez également afficher les règles encliquant sur le bouton Règle sous l’onglet Affichage, dans le groupeAffıcher/Masquer.

Cependant, s’il est facile de modi-fier les marges supérieure et infé-rieure de cette manière, il est moinssimple d’"attraper" les marges gau-che et droite, du fait des retraits.Lorsque vous modifiez les marges

Ne restez pas en marge

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à la souris, vérifiez que le pointeur prend l’aspect d’une doubleflèche.

Veillez à ne pas définir des marges trop petites. Votre imprimante, enparticulier s’il s’agit d’une jet d’encre, ne sera peut-être pas capabled’imprimer aussi près du bord. En général, respectez un minimum de1 cm.

Si vous avez le vertige de la page blanche, vous pouvez en afficher leslimites ! Pour cela, cliquez sur le bouton Office, sur Options Word,puis sur Options avancées dans la partie gauche de la fenêtre.Ensuite, dans la partie droite, sous la rubrique Affıcher le contenu dudocument, cochez l’option Affıcher les limites d’un texte.

Française ou Italienne ?Chacune a son charme ! Format Portrait ou "à la française", formatPaysage ou encore "à l’italienne"… Je ne parle ni de nationalité ni depeinture, mais simplement de l’orientation du papier !

Cliquez sur le bouton Orientation du groupe Mise en page pourchoisir le format Portrait ou Paysage.

Alignement verticalPar défaut, le texte de vos pages sera aligné en haut, mais vouspouvez, dans certaines présentations, choisir l’alignement bas, lecentrage ou la justification verticale.

Pour modifier l’alignement vertical, affichez la boîte de dialogueMise en page en cliquant sur le lanceur de boîte de dialogue situé enbas à droite du groupe Mise en page de l’onglet du même nom. Sousl’onglet Disposition, choisissez votre alignement dans la liste dérou-lante de la rubrique Page. Cela vous donne la possibilité, parexemple, de créer une page avec un titre de plusieurs lignes centréverticalement, sans avoir besoin d’autres calculs.


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La tête et les pieds…Les en-têtes et les pieds de page contiennent des informations qui seretrouvent sur chaque page.

Si votre document contient plusieurs pages, vous aurez sans doutebesoin d’y placer un en-tête ou un pied de page, voire les deux.

Word 2007 est fourni avec une série d’en-têtes et de pieds de pageprêts à l’emploi. Vous pouvez donc les utiliser ou en créer d’autres, envous basant éventuellement sur ceux fournis par Word.

Réglez les optionsAu préalable, posez-vous quelques questions :

Les en-têtes et pieds de page seront-ils identiques sur les pagespaires et impaires ?

La première page aura-t-elle un en-tête et un pied de pagedifférents de ceux des autres pages ?

À quelle distance du bord de la feuille positionnerez-vous lesen-têtes et pieds de page ?

Tous ces paramètres se règlent dans la boîte de dialogue Mise enpage, accessible par le lanceur de boîte de dialogue situé en bas àdroite du groupe Mise en page, de l’onglet Mise en page.

Le truc de PétronillePour accéder rapidement à la boîte de dialogue Mise en page,

double-cliquez dans la partie de l’écran située entre le Ruban et larègle.

Cliquez sur l’onglet Disposition, puis cochez éventuellement lesoptions Paires et impaires différentes, Première page différente, etmodifiez au besoin la distance entre les en-têtes et pieds de page et lebord de la feuille.

La tête et les pieds…

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Le truc de PétronilleSi votre document doit être imprimé en recto verso (pages en

vis-à-vis), optez de préférence pour une pagination centrée, sinon en-têteset pieds de page paires et impaires seront obligatoirement différents !

Choisissez parmi les en-têtes et piedsde page prédéfinisVous n’aurez que l’embarras du choix pour choisir un en-tête et/ou unpied de page !

Sous l’onglet Insertion, dans le groupe En-tête et pied de page,figurent trois boutons. Les boutons En-tête et Pied de page fonc-


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tionnent de la même manière : en cliquant sur l’un comme sur l’autre,vous accédez à la galerie des en-têtes ou des pieds de page et vouspouvez choisir un élément de la galerie.

1. Pointez sur les différents éléments de la galerie pour afficher ladescription de chaque élément dans une info-bulle. Vous saurezainsi ce que cet en-tête ou ce pied de page va insérer commeinformation : nom du document, auteur, etc.

2. Cliquez sur l’élément de votre choix dans la galerie En-tête ouPied de page. Il sera immédiatement inséré. En même temps,votre fichier sera en mode Affichage en-tête et pied de page, cequi vous permettra de compléter, voire de modifier cet en-tête ouce pied de page.

3. Selon l’élément choisi, vous aurez éventuellement à compléterdes zones de texte :

− Une date : cliquez sur la flèche déroulante pour afficher lecalendrier et cliquez sur la date de votre choix.

− Le nom du document : cliquez dans la zone de texte, etsaisissez le nom de votre document.

4. Le contenu d’un en-tête ou d’un pied de page est paramétrable.Vous pouvez reformater chaque information, modifier la position,la taille, etc. Vous pouvez ajouter ou supprimer des données.

5. Une fois votre en-tête et/ou votre pied de page complété oumodifié, cliquez sur le bouton Fermer l’en-tête et le pied depage à l’extrême droite du Ruban, afin de retourner dans le textede votre document.


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Pour supprimer un en-tête ou un pied de page, cliquez sur les boutonsde même nom dans le groupe En-tête et pied de page de l’ongletInsertion, et choisissez la commande Supprimer l’en-tête ou Sup-primer le pied de page.

Insérez une pagination prédéfinieLe troisième bouton du groupe En-tête et pied de page permetd’insérer une numérotation. Mais attention, la numérotation estquelquefois déjà incluse dans les en-têtes et pieds de page.

Le bouton Numéro de page propose trois galeries de paginations :Haut de page, Bas de page, et Marges de la page. Cliquez sur lebouton Numéro de page puis sur la galerie souhaitée, et enfin sur lapagination qui vous convient le mieux.

La galerie Position actuelle permet d’insérer le numéro à l’endroit oùse trouve le point d’insertion.

Pour supprimer la pagination, cliquez sur le bouton Numéro de pagepuis sur la commande Supprimer les numéros de page.

Pour modifier le format d’un numéro de page, cliquez sur le boutonNuméro et page puis sur Format numéro page. Complétez lesoptions dans la boîte de dialogue Format des numéros de page.

Créez manuellement des en-têtes et/oupieds de pageVous faites la difficile ? Le choix de la galerie d’en-têtes et de piedsde page ne vous suffit pas ? Qu’à cela ne tienne, passez en manuel etallez plus loin en ajoutant vos propres galeries !

1. Pour commencer, affichez les en-têtes ou pieds de page encliquant sur les boutons En-tête ou Pied de page, puis sélection-nez la commande Modifier l’en-tête ou Modifier le pied depage.


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Le truc de PétronillePour vous aider, il existe même, dans les galeries, deux en-têtes et

deux pieds de pages "vides" prêts à être personnalisés, dont l’un estcomposé de trois colonnes.

2. Une fois dans l’en-tête ou dans le pied de page, vous pouvezinsérer texte, tableaux, images, comme bon vous semble.

Vous pouvez en particulier insérer manuellement des champs, commeune pagination, le nom du fichier, une date (date de création dudocument, date de sauvegarde…), le nombre de mots, etc. Cesinformations sont accessibles dans le groupe Insérer, via le boutonQuickPart et la commande Champs.

Pour passer de l’affichage de l’en-tête à l’affichage du pied de page,et inversement, utilisez les boutons Atteindre l’en-tête et Atteindrele pied de page dans le groupe Navigation.

Une fois votre en-tête et/ou votre pied de page terminé, cliquez sur lebouton Fermer l’en-tête et le pied de page à l’extrême droite duRuban, afin de retourner dans le texte de votre document.

Le truc de PétronilleEn mode d’affichage Page, vous pouvez double-cliquer sur l’en-tête

ou le pied de page pour accéder directement aux en-têtes et pieds depage.


SUITE

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MSN

Maude dit :

J’ai fait un doc en insérant une date, comme tu m’as dit, avec les champs,et maintenant à chaque fois que j’ouvre mon fichier, la date change ! Ça neva pas du tout ! Et puis maintenant, je ne sais plus quelle était la vraie date !Ça m’énerve ! L L L

Pétronille dit :

Pourquoi tu te compliques la vie ? Pour insérer la date du jour, il fautsimplement cliquer sur le bouton Date et Heure du groupe Insérer, et choisirle format qui te convient. Tu peux même une fois pour toutes choisir le formatpar défaut, en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton Par défaut.Cette date n’est pas un champ et ne se met pas à jour, sauf si tu cochesl’option Mettre à jour automatiquement.

Maude dit :

Pfffuiitt ! Et je fais comment maintenant pour retrouver la date de création ?

Pétronille dit :

La réponse est dans ta question ! Retourne dans les champs, choisis lacatégorie Date et heure, puis le champ CreateDate.

Maude dit :

Les champs ! Je ne t’ai jamais dit que le vert me brouille le teint ? Je suis unecitadine, moi ! ;-)

Ajoutez votre en-tête ou pied de page dansune des galeriesSi vous êtes fière de votre œuvre, il faut l’afficher… dans la galerie.Elle sera conservée pour de prochaines utilisations.

1. Sélectionnez votre œuvre sa totalité, puis cliquez à nouveau sur lebouton En-tête (ou Pied de page) et choisissez cette fois l’optionEnregistrer la sélection dans la galerie d’en-têtes (ou pieds depage).


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2. Dans la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc de construc-tion, saisissez un nom pour ce nouvel en-tête (ou pied de page),créez éventuellement une catégorie si vous avez l’intention decréer une série d’en-têtes ou de pieds de page qui serait divisée ensous-catégories, ajoutez une description et cliquez sur OK.

3. Quittez l’en-tête ou le pied de page et vérifiez la galerie : votreœuvre doit s’y trouver, placée en premier.

4. Cet en-tête ou ce pied de page sera accessible depuis n’importequel document si vous l’avez enregistré dans le Building blocks-.dotx (par défaut) ou bien le Normal.dotm.

Les pages de garde : ne laissezpas la page blanche !Pour en jeter plein la vue avec une page de garde un peu sophistiquée,comptez sur Word pour vous faciliter la tâche !

1. Peu importe l’endroit où se trouve le point d’insertion, cliquez surle bouton Pages de garde sous l’onglet Insertion, dans le groupePages, et choisissez une page de garde dans la galerie.

2. Complétez, modifiez éventuellement votre page de garde.

Si vous souhaitez changer de page de garde, choisissez-en une autre,la nouvelle remplacera l’ancienne.

Pour supprimer une page de garde, cliquez sur le bouton Pages degarde puis sur la commande Supprimer la page de garde actuelle.

Le truc de PétronilleLorsque vous insérez une page de garde, les en-têtes et pieds de

page sont réglés pour être automatiquement différents sur la premièrepage.

Les pages de garde : ne laissez pas la page blanche !

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Vous êtes libre bien entendu de créer vos propres pages de garde et deles conserver dans la galerie. Le procédé ne varie pas :

1. Sélectionnez la totalité de l’œuvre, puis cliquez sur le boutonPages de garde et choisissez l’option Enregistrer la sélectiondans la galerie de pages de garde.

2. Complétez la boîte de dialogue Créer un nouveau bloc deconstruction. Vous remarquerez au passage l’option Insérer uncontenu dans sa propre page : en effet, même si la sélection portesur un élément qui ne remplit pas entièrement une page, cetélément devra rester seul sur la page puisqu’il s’agit d’une pagede garde. Cliquez sur OK.

Votre œuvre est ajoutée en première place de la galerie.

Choisissez un arrière-planInsérez un filigrane impriméVous pouvez insérer en arrière-plan un filigrane imprimé texte ouimage. Word fournit quelques textes prédéfinis en filigrane à insérerdirectement. Vous pouvez également insérer les vôtres.

Voyons pour commencer les filigranes prédéfinis.

Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Arrière-plan de page,cliquez sur le bouton Filigrane et cliquez dans la galerie sur celui quivous convient.

Si vous n’avez pas trouvé votre bonheur dans la galerie des filigranesprédéfinis, ou si vous souhaitez insérer une image (dessin, photo) enarrière-plan, cliquez sur le bouton Filigrane, puis sur Filigranepersonnalisé de façon à afficher la boîte de dialogue Filigraneimprimé.

Passons aux filigranes personnalisés.


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Pour insérer un filigrane imprimé texte :

1. Dans la boîte de dialogue Filigrane imprimé, cochez l’optionTexte en filigrane.

2. Choisissez la langue.

3. Sélectionnez l’un des textes prédéfinis dans la liste déroulanteTexte. Si vous ne trouvez pas ce qui vous convient, saisissez votretexte personnel.

4. Modifiez éventuellement la police, la taille et la couleur.

5. Optez pour une disposition horizontale ou diagonale.

6. Cliquez sur le bouton Appliquer pour avoir une vue immédiateet procédez éventuellement à des modifications si le résultat nevous satisfait pas.

7. Cliquez ensuite sur OK : votre filigrane est inséré.

Pour insérer un filigrane imprimé image :

1. Dans la boîte de dialogue Filigrane imprimé, cochez l’optionImage, puis cliquez sur le bouton Sélectionner Image.

Choisissez un arrière-plan

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2. Choisissez l’image puis cliquez sur le bouton Insérer.

3. Au besoin, modifiez l’échelle et décochez l’option Filigrane sivotre photo ou image est déjà très pâle.

4. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Appliquer, vousvoyez votre filigrane en arrière-plan. Si vous l’estimez trop grosou trop petit, modifiez l’échelle.

5. Quand tout est correct, cliquez sur le bouton OK.

Le truc de PétronilleVous avez coché l’option Filigrane et vous trouvez votre image trop

claire ? Vous pouvez la modifier manuellement. L’image est en fait inséréedans l’en-tête de votre document. Il suffit donc d’afficher l’en-tête et demodifier l’image comme bon vous semble.

Allô ? Pétronille ? C’est Maman !

"J’ai mis un arrière-plan jaune pétant sur mes invitations pour la sortie en merdu Club des Cirés jaunes pour le dimanche de Pâques, ça claque ! Eh bienbleo ! Mon papier reste aussi blanc que la couleur de ma peau au mois dejanvier !"

Pétronille : "Bleo ?"

Mado : "Euh… oui c’est du breton !"

Pétronille : "Ah oui, j’avais oublié tes cours de breton ! M’man, ne me dis pasque tu veux vider tes cartouches d’encre jaune, au prix où elles coûtent ? Jesuppose que tu as utilisé le bouton Couleur de page dans le groupeArrière-plan de page ?"

Mado : "Ben… euh… non, enfin oui…"

Pétronille : "Il est grand temps que tu lances tes invitations via Internet,tu pourras utiliser toutes les couleurs que tu veux ! Pour l’instant, achètedu papier jaune, ça te coûtera moins cher, ce sera plus rapide et plusjoli."

Même s’il est tentant de mettre un joli fond coloré dans vosdocuments, gardez cette option pour la lecture à l’écran. Le boutonCouleur de page n’est pas prévu pour l’impression. Si vous tenez


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absolument à dépenser vos économies dans les cartouches d’encre,il faut alors cocher l’option Imprimer les couleurs et imagesd’arrière-plan dans les options Word d’affichage, accessibles viale bouton Office. Notez néanmoins que la plupart des imprimantesne savent pas imprimer tout près du bord, ce qui vous vaudra unejolie bordure blanche, et pas forcément de la même largeurpartout !

Insérez une bordure de page1. Pour insérer une bordure de page à votre document, ouvrez la

boîte de dialogue Bordure et trame accessible d’un clic sur lebouton Bordure de page situé dans le groupe Arrière-plan depage de l’onglet Mise en page.

2. Sélectionnez le type de bordure, le style, la couleur, la largeur etéventuellement le motif. Pour une bordure personnalisée, sélec-tionnez le type Personnalisé, choisissez pour chaque côté l’élé-ment de formatage de la bordure, et cliquez sur le schéma del’aperçu de façon à ne formater qu’un côté à la fois.

3. Choisissez ensuite la partie du document à laquelle vous voulezappliquer cette bordure : uniquement à la première page ou àtoutes les pages sauf la première.

Bien souvent, les imprimantes ne peuvent pas imprimertrès près du bas de la page. Aussi, avant d’imprimer une

page encadrée, faites un aperçu avant impression. Si vous nevoyez pas la bordure du bas ou si elle est tronquée, agrandissezl’espace entre la bordure et le bord de la page en cliquant sur lebouton Options situé sous l’onglet Bordure de page (31 points aumaximum). Si cela ne suffit pas, optez pour la position de la bordureà partir du texte.

Choisissez un arrière-plan

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Tournez la pageLes sauts de page se font automatiquement à l’image des retours à laligne.

Pour différentes raisons, il est parfois nécessaire de changer volon-tairement de page, par exemple pour obtenir une page contenantuniquement une image ou bien un titre centré verticalement, ou bienpour modifier l’orientation du papier au sein du document.

Insérez un saut de pagePositionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez changerde page et cliquez sur le bouton Saut de page du groupe Pages sousl’onglet Insertion.

Si vous souhaitez ajouter une page vierge à un endroit quelconque devotre document, positionnez le point d’insertion à l’emplacement enquestion, et cliquez sur le bouton Page vierge du groupe Pages sousl’onglet Insertion.


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Lorsque vous cliquez sur l’un de ces deux boutons, Word insère dessauts de page. Ils sont représentés par une ligne en pointillés portantla mention "Saut de page".

Un saut de page peut également s’insérer depuis l’onglet Mise enpage : cliquez sur le bouton Sauts de page du groupe Mise en page,et sélectionnez l’élément Page dans la galerie.

Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier [Ctrl]+[Ä].

Insérez un saut de sectionLes sauts de section permettent de découper un document en plusieursparties, afin de définir des options de mise en page différentes, parexemple l’orientation des pages (Portrait ou Paysage), les marges,l’en-tête et le pied de page, l’alignement vertical, la pagination,l’arrière-plan, etc.

Un saut de section est obtenu via le bouton Sauts de page du groupeMise en page, sous l’onglet Mise en page. La galerie Sauts de pagepropose quatre types de sauts de section différents :

Page suivante : saut de section par défaut qui crée une nouvellepage.

Continu : saut de section sans saut de page.

Page paire : saut de section qui crée une nouvelle page paire.

Page impaire : saut de section qui crée une nouvelle page impaire.

Un saut de section est représenté par une double ligne en pointillésavec la mention du type du saut.

Tournez la page

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Attention, un saut de section contient toute la mise en pagede la section qui le précède. Si vous le supprimez, vous

effacez toute la mise en page afférente !

Impression en colonnesUn document, ou une partie seulement, peut aisément être disposé encolonnes à la façon d’un journal.

1. Si le texte est déjà saisi, voici tout d’abord ce qu’il fautsélectionner selon les différentes parties du document à mettre encolonnes :

− S’il s’agit d’un document entier ne contenant qu’une section,il est inutile de sélectionner quoi que ce soit. Si le documentcontient plusieurs sections, sélectionnez tout le document :[Ctrl]+[A].

− S’il s’agit juste d’un morceau de texte, sélectionnez ce texte.

− Pour une section, positionnez simplement le point d’insertiondans la section. Il est inutile de sélectionner quoi que ce soit.

− Pour passer plusieurs sections en colonnes, sélectionnez lessections en question.

Le truc de PétronilleSi, en cours de saisie, vous passez à une présentation en colonnes

ou changez le nombre de colonnes, commencez par insérer un saut desection. Un saut de section Continu permet de ne pas changer de page pourautant.

2. Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquezsur le bouton Colonnes et choisissez la disposition en colonnessouhaitée dans la galerie.


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3. Si vous avez au préalable sélectionné une partie de texte à mettreen colonnes, Word insère automatiquement un saut de sectionavant et un saut de section après. Ce sont bien entendu des sautsde section continus.

Si les dispositions par défaut ne vous conviennent pas, procédezcomme suit :

1. Cliquez sur Autres colonnes.

2. Dans la boîte de dialogue Colonnes, sélectionnez tout d’abord lenombre de colonnes, puis décochez l’option Largeurs de colonneidentiques.

3. Choisissez ensuite la largeur de chaque colonne et son espace-ment. Au fur et à mesure que vous complétez ces informations, lalargeur et l’espacement des autres colonnes s’ajustent en fonctionde la largeur de votre page.

4. Si vous souhaitez que chaque colonne soit séparée de la suivantepar une ligne, cochez l’option Ligne séparatrice.

Si vous n’avez pas au préalable sélectionné de texte, dans la listedéroulante Appliquer à, vous pouvez choisir parmi les options À cettesection (option par défaut), À partir de ce point (Word insérera unsaut de section continu avant), et À tout le document.

Impression en colonnes

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Pour commencer une colonne à un endroit précis de votre texte,positionnez le point d’insertion à cet endroit, et sous l’onglet Mise enpage, dans le groupe Mise en page, cliquez sur le bouton Sauts depage et choisissez la commande Colonne. Vous pouvez égalementutiliser le raccourci clavier [Ctrl]+[Maj]+[Entrée].

Le truc de PétronilleVous pouvez changer la largeur des colonnes en faisant glisser les

marges de chaque colonne sur la règle. Vous pouvez aussi déplacer lescolonnes en faisant glisser le repère.

Le truc de PétronillePour obtenir des colonnes alignées en haut et en bas, utilisez la

justification verticale dans la boîte de dialogue Mise en page.

Osez les zones de textePour insérer du texte à n’importe quel endroit sur votre page, osez leszones de texte !

1. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur lebouton Zone de texte. Ce bouton propose une galerie de zones detexte à l’aspect varié, positionnées à des endroits différents.

2. Cliquez sur l’élément de votre choix et complétez la zone de texte.

Une zone de texte se déplace à la souris et se traite comme un objetgraphique.


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Embellissez

Plus besoin de souffrir pour embellir ! La mise en forme d’un texte sefera en douceur ! Tout d’abord, moins on clique, mieux on se porte :pour avoir une vue immédiate du rendu dans le document Il suffit laplupart du temps de faire glisser la souris sur les diverses commandesde mise en forme situées sur le Ruban. Et si vous préférez la modemini, vous pouvez utiliser la mini-barre d’outils contextuels, mais quifait le maximum ! Cette dernière s’affiche tout près du pointeurlorsque vous sélectionnez du texte, ou bien lorsque vous cliquez dubouton droit.

4

La mise en forme met en valeur le texte afin qu’il soit plus agréableà lire. Elle se décline en deux types de formatages : la mise en formedes caractères et la mise en forme des paragraphes. Vous pouvez vousen préoccuper au fur et à mesure de la saisie ou bien une fois ledocument entièrement saisi. Personnellement, je préfère embellir aufur et à mesure…

Pour appliquer une mise en forme, utilisez l’une des deux méthodessuivantes :

Saisissez d’abord votre texte, sélectionnez-le et attribuez-lui unemise en forme. Cette méthode s’applique soit en cours de saisie,soit une fois la saisie terminée.

En cours de saisie, sélectionnez l’attribut de mise en forme, entrezle texte, puis annulez le choix de l’attribut.

Le truc de PétronilleEn cours de saisie, si vous avez attribué divers formats à un groupe

de caractères, appuyez sur [Ctrl]+[Barre}d'espace] pour annuler tous leschangements de format et revenir au format de votre paragraphe.

Une mise en forme se fait soit manuellement, soit par l’utilisation desstyles. Utilisez le plus possible les styles et gardez les mises en formemanuelles pour des formatages ponctuels.

À réserver aux petits documents ou juste pour fignoler un look, leformatage manuel sera surtout utile si vous souhaitez créer votrepropre style.

4 Embellissez

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Ayez bon caractèreLes principales options de formatage des caractères se trouvent sousl’onglet Accueil, dans le groupe Police.

Modifiez la police et la taille1. Cliquez dans le mot à formater ou bien sélectionnez le texte.

2. Faites glisser la souris sur les différentes polices de la listedéroulante Polices du Ruban : vous voyez immédiatement votretexte se mettre en forme. Cliquez sur la police lorsque vous avezfait votre choix. Si vous préférez utiliser la mini-barre d’outils,sélectionnez d’abord le texte, ce qui a pour effet de faireapparaître la mini-barre d’outils, et sélectionnez la police dans laliste déroulante.

3. Dans la liste déroulante Taille de police, sélectionnez le corps devotre choix. Si le corps souhaité n’y figure pas, cliquez dans lacase Taille de police, entrez la taille désirée, puis appuyez sur [Ä].Cette valeur doit être comprise entre 1 et 1 638 !

Le truc de PétronilleLa taille d’une police se mesure en points. 1 point = environ

0,35 mm.

Deux autres boutons vous permettent également de modifier la taille.Il s’agit des boutons d’agrandissement et de réduction des polices. Ilssont incrémentés de la même manière que dans la liste déroulante destailles. Au-delà, le pas d’incrément est de 10.

La police s’enrichit !La police choisie peut être enrichie par des attributs tels que lagraisse, l’italique, ou des effets spéciaux comme Ombré, Relief,

Ayez bon caractère

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Empreinte, Barré, Masqué, etc. Les enrichissements les plus courants(gras, italique, exposant, indice…) sont obtenus d’un clic sur lesoutils correspondants du groupe Police. Ce sont des boutons de type"bascule" : cliquez une seconde fois dessus et le format est annulé.

Les attributs moins courants (Barré, Ombré, Masqué…) sont acces-sibles par la boîte de dialogue Police :

1. Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé en bas à droitedu groupe Police pour ouvrir la boîte de dialogue Police.

2. Cochez les différentes options.

3. La zone Aperçu permet de voir l’effet produit. Vous noterez quecertains attributs sont incompatibles entre eux : par exemple, ilest impossible d’associer l’effet Relief à l’effet Empreinte.

4 Embellissez

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Vous pouvez en outre modifier la couleur de la police grâce à la listedéroulante Couleur de police du groupe Police. Attention, ne laconfondez avec le bouton de couleur de surbrillance qui permet, tel unsurligneur, de mettre du texte en évidence.

Le soulignement est obtenu via la liste déroulante du bouton Soulignédu groupe Police. D’autres styles de soulignement sont disponibles.Pour les appliquer, sélectionnez la commande Format/Police. Lacouleur de soulignement peut également être modifiée avec le boutonSouligné :

1. Sélectionnez le texte à souligner.

2. Cliquez sur le bouton Souligné et choisissez par exemple leDouble souligné.

3. Cliquez à nouveau sur le bouton Souligné, pointez sur lacommande Couleurs de soulignement et cliquez sur la couleurde votre choix.

La casse d’une police correspond aux majuscules et aux minuscules,autrefois appelées "haut de casse" et "bas de casse" d’après leurposition dans la casse, qui était la boîte où l’on rangeait les polices decaractères.

Pour modifier la casse, vous pouvez utiliser le bouton Casse dugroupe Police, mais il existe une solution plus simple et plus rapide,à savoir le raccourci clavier [Maj]+[F3] :

1. Sélectionnez le texte dont vous souhaitez modifier la casse.

2. Appuyez sur les touches [Maj]+[F3] à plusieurs reprises : vousconstatez que la casse du texte se modifie, passant des minusculesaux majuscules, aux initiales majuscules selon si le texte est unephrase entière ou non.

Vous pouvez utiliser ce raccourci en cours de frappe pour modifier lacasse du texte qui va être saisi.

Ayez bon caractère

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Échelle et espacement entre les caractèresLa modification de l’échelle va provoquer une déformation descaractères. Vous pouvez par exemple augmenter l’échelle des carac-tères d’un titre afin qu’il paraisse plus important. Au contraire, utilisezla réduction d’échelle pour gagner de la place. Il suffit quelquefois dediminuer l’échelle d’un mot ou deux pour que le paragraphe prenneune ligne de moins.

1. Sélectionnez le texte.

2. Dans la boîte de dialogue Police, sous l’onglet Espacement descaractères, modifiez l’échelle pour déformer les mots.

L’espacement entre les caractères, quant à lui, permet égalementd’obtenir un texte plus ou moins serré sans pour autant toucher auxlettres elles-mêmes.

4 Embellissez

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Paramètres de paragrapheLes principales options de formatage des paragraphes se trouventsous l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe.

AlignementQuatre types d’alignements sont possibles. Ils sont obtenus d’un clicsur les outils correspondants du groupe Paragraphe :

1. Cliquez dans le paragraphe dont vous souhaitez modifier l’ali-gnement.

2. Cliquez sur l’une des quatre icônes d’alignement : Gauche,Droite, Centré ou Justifié.

Cléo dit :

J’ai saisi un article sur 3 colonnes dans Word. Avec la justification,j’ai de grands blancs entre les mots, c’est laid !

Pétronille dit :Lorsqu’un texte est justifié, les lignes sont alignées à gauche comme à droite,l’espace entre les mots est donc réparti sur toute la ligne, ce qui peutengendrer des espaces très grands sur des lignes courtes. Allez, je te proposeune petite séance de coupe : sous l’onglet Mise en page, dans le groupe dumême nom, tu cliques sur le bouton Coupure de mots, et Word s’occupe detout dans ton doc entier ! Magique, non ?

Cléo dit :Magique, oui sauf que… je ne veux pas appliquer la coupure de mots à toutmon document !

Pétronille dit :M’étonne pas de toi ! Il te faut du sur mesure ! ;-) Sélectionne les paragraphespour lesquels tu ne veux pas de coupure, ouvre la boîte de dialogue Paragraphe,l’onglet Enchaînements, et coche l’option Ne pas couper les mots.

Cléo dit :

Ahhhh ! Parfait ! C’est plus pratique que la coupure manuelle que je viens detester ! L Surtout que le correcteur met en erreur les mots coupés manuelle-

Paramètres de paragraphe

SUITE

81

ment… Et puis lorsqu’ils sont recollés, le trait de coupure ne s’enva pas !

Pétronille dit :

Non, parce que tu affiches les caractères non imprimables : ça permet, le caséchéant, de supprimer une coupure… Sinon j’ai une autre idée : tente lajustification selon WordPerfect…

Cléo dit :

Tu me dirais "selon sainte Pétronille-des-Bois", ça me ferait le même effet !

Pétronille dit :

Bouton Office, Options Word, Options avancées. Tout en bas, clique surOptions de mise en page et coche l’option Justification complète comme dansWordPerfect 6.0.

Interligne et espacementNe confondez pas interligne et espacement ! L’interligne est l’espacequi se trouve entre les lignes à l’intérieur d’un paragraphe. L’espa-cement est l’espace entre les paragraphes.

Grâce au bouton Interligne du groupe Paragraphe, vous pouvezrapidement modifier la valeur de l’interligne, qui se mesure par défauten nombre de lignes, ainsi qu’agrandir ou diminuer l’espacement enchoisissant les options Ajouter (ou Supprimer) un espace avant (ouaprès) le paragraphe.

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Pour des mesures plus fines, utilisez la boîte de dialogue Paragrapheaccessible via le lanceur de boîte de dialogue :

1. Affichez la boîte de dialogue Paragraphe. Notez que, par défaut,Word règle l’interligne à 1,15 ligne et ajoute un espace de 10 ptaprès chaque paragraphe.

2. Vous pouvez modifier les valeurs des espacements Avant ouAprès, qui se mesurent en points, et doivent être au minimumégales à la taille de la police.

Le truc de PétronillePour aérer un texte, il est préférable d’agrandir l’espacement entre

les paragraphes de cette manière plutôt que d’ajouter plusieurs retoursparagraphe. Ce sera beaucoup facile par la suite de moduler si vous voulezaérer un peu plus ou un peu moins l’ensemble du document. Par ailleurs,évitez les cumuls d’espaces avant ET après, difficiles à gérer.

3. La liste déroulante Interligne est par défaut réglée sur Multiple. Sivous ne voulez pas de blanc supplémentaire entre les lignes,choisissez l’option Simple, Les options Au moins et Exactementimposent des valeurs en points.

RetraitUn retrait consiste à décaler un paragraphe par rapport aux marges degauche ou de droite. Un paragraphe peut également avoir un retrait depremière ligne, qui correspond à l’alinéa et évite de devoir placer unetabulation au début de chaque ligne.

Si le retrait de première ligne est un retrait négatif, la première ligneest alignée sur la marge de gauche, et le reste du paragraphe est enretrait. Ce type de retrait est couramment utilisé dans le cas d’unenumérotation à l’extérieur du paragraphe.

Les retraits peuvent être modifiés à l’aide des boutons du groupeParagraphe, de la règle ou via la boîte de dialogue Paragraphe.

Voici comment procéder avec les boutons…


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Vous réaliserez facilement des retraits simples en utilisant les deuxboutons du groupe Paragraphe : Diminuer le retrait et Augmenterle retrait.

Un clic sur le bouton Augmenter le retrait et le paragraphe sedéplace vers la droite ; un clic sur le bouton Diminuer le retrait et leparagraphe se déplace vers la gauche, reprenant sa place initiale.

La valeur des retraits obtenus par ces boutons est définie par laposition des taquets de tabulation.

Voici comment procéder en utilisant la règle…

Définissez manuellement les retraits en déplaçant sur la règle, à l’aidede la souris, les éléments indiqués sur la figure.

Faites glisser le carré inférieur positionné à gauche vers la droitepour modifier un retrait gauche.

Faites glisser l’un des deux triangles positionnés à gauche de larègle pour le dissocier du retrait de façon à obtenir un retrait depremière ligne. Si le triangle supérieur est positionné à droite dutriangle inférieur, le retrait sera positif, à l’inverse il sera négatif.

Faites glisser le triangle positionné à droite de la règle vers lagauche pour un retrait à droite.

Le truc de PétronilleIl n’est pas toujours facile de dissocier le triangle du retrait de

première ligne et le carré du retrait. Une méthode consiste à cliquer dansla zone de sélection située à l’extrême gauche de la règle autant de fois quenécessaire pour afficher l’élément, puis à cliquer sur l’emplacement souhaitésur la règle.

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SUITE

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Par ailleurs, si le pointeur prend l’aspect d’une double flèche,c’est la marge du document que vous bougez, pas les retraits…

Enfin, pour modifier les retraits d’une manière plus précise, vouspouvez utiliser la boîte de dialogue Paragraphe.

TabulationUn taquet de tabulation est un repère qui permet d’aligner le texte àun endroit précis. Une fois le taquet de tabulation posé, la touche [˜]permet de se positionner à l’endroit du taquet.

Vous pouvez poser et supprimer des taquets de tabulation à l’aide dela règle ou via la boîte de dialogue Tabulations.

Des taquets de tabulation sont positionnés par défaut tous les 1,25 cm.Cette mesure est modifiable via la boîte de dialogue Tabulations.Pour changer cette valeur par défaut :

1. Affichez la boîte de dialogue Paragraphe, puis cliquez sur lebouton Tabulations.

2. Saisissez une autre valeur par défaut dans la zone prévue à cet effet.

Comme pour les retraits, les taquets de tabulation se positionnent soitdirectement sur la règle à l’aide la souris, soit, pour des mesures plusprécises, via la boîte de dialogue Tabulations.

Il est souvent plus simple d’ajouter ou de supprimer des taquets detabulation sur la règle, quitte à les modifier via la boîte de dialogueTabulations. Sélectionnez le type de taquet à poser en cliquant,comme pour les retraits, dans la zone de sélection, puis cliquez sur larègle à l’endroit où vous souhaitez ajouter le taquet.

Il existe cinq types de taquets de tabulation. Lorsque vous pointez surla zone de sélection, une info-bulle vous informe :

Gauche : le texte s’aligne sur la gauche.

Centré : le texte est centré sur le taquet.

Droite : le texte s’aligne sur la droite du taquet.


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Décimal : la virgule des chiffres décimaux s’aligne sur le taquet.

Barre : une barre s’insère au niveau de la tabulation.

Pour supprimer un taquet de tabulation, faites-le glisser à l’extérieurde la règle.


"J’étais en train de me faire un petit tarif avec Word. J’ai posé untaquet de tabulation décimal, je tape l’item, j’appuie sur [˜], et hop :

déplacement sur le taquet décimal, mes chiffres s’alignent sur la virgule…Génial ! Mais…"

Pétronille : "Mais… ?"

Maude : "Euh… c’est trop demandé d’avoir des points de suite ?"

Pétronille : "Ahh t’as de la suite dans les idées ! Non, ce n’est pas trop demandé.Double-clique sur ton taquet : la boîte de dialogue Tabulations s’affiche et tontaquet est sélectionné ; il te reste à choisir un style de points de suite."

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Toutes solidaires, les veuveset les orphelinesToutes les options d’enchaînement de paragraphes se modifient via laboîte de dialogue Paragraphe, sous l’onglet Enchaînements :

En typographie, une veuve est la première ligne d’un paragraphelaissée seule en bas d’une page, et l’orpheline est la dernière ligned’un paragraphe laissée seule en haut d’une page. Par défaut,l’option Éviter veuves et orphelines est sélectionnée.

Pour qu’un paragraphe ne soit pas séparé du paragraphe qui le suitpar un saut de page automatique, sélectionnez l’option Paragra-phes solidaires.

Le truc de PétronillePour rendre un paragraphe solidaire du suivant, appliquez l’attribut

Paragraphes solidaires uniquement au premier paragraphe. Si vousappliquez l’attribut aux deux paragraphes, ils seront solidaires dutroisième !

Pour qu’un groupe de lignes d’un même paragraphe ne soit passéparé par un saut de page automatique, sélectionnez l’optionLignes solidaires.

Listes à puces et numérotéesPour obtenir facilement des listes à puces ou des listes numérotées,cliquez sur les boutons correspondants du groupe Paragraphe.


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Réservez cette fonction pour une énumération simple. Pour undocument plus long et plus élaboré, utilisez les styles à tout prix !

Le bouton Diminuer le retrait permet de créer des sous-listes et lebouton Augmenter le retrait permet de revenir au niveau supérieur.

Vous pouvez également, en début de ligne, appuyer sur la touche [˜]pour vous déplacer d’un niveau vers la droite, et les touches [Maj]+[˜]pour vous déplacer d’un niveau vers la gauche.

Si les puces ne vous conviennent pas, vous pouvez les modifier de lafaçon suivante :

1. Cliquez sur une puce devotre liste : toutes les pu-ces du même niveau de-viennent grisées.

2. Cliquez sur la flèche dé-roulante du bouton Puceset sélectionnez une autrepuce. Si ce choix n’est passuffisant, cliquez sur lebouton Définir une puce puis, dans la boîte de dialogue Définirune nouvelle puce, cliquez sur le bouton Symbole ou sur lebouton Image pour accéder à d’autres choix.

Bordures et tramesLes boutons Trame de fond et Bordures, situés dans le groupeParagraphe de l’onglet Accueil, permettent d’ajouter une bordure etune trame à des caractères, des mots ou des paragraphes entiers.

Pour attribuer une bordure ou une trame à un paragraphe, placezsimplement le point d’insertion à l’intérieur du paragraphe. Pourattribuer une bordure à un caractère ou à un mot, sélectionnez d’abordle caractère ou le groupe de caractères, puis :

1. Cliquez sur le bouton Trame de fond et sélectionnez la couleursouhaitée.

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2. Cliquez sur le bouton Bordures et sélectionnez la bordure devotre choix.

LettrineEncore un truc pour faire joli ! La lettrine est la première lettre d’unparagraphe qui occupe plusieurs lignes de texte.

1. Saisissez un paragraphe de texte de plusieurs lignes sans vouspréoccuper de la lettrine.

2. Positionnez le point d’insertion dans le paragraphe.

3. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur lebouton Lettrine puis sur la commande Dans le texte. Votrelettrine est insérée !

Bien évidemment, vous pouvez la modifier :

1. Cliquez à nouveau sur le bouton Lettrine puis sur la commandeOptions de lettrine.


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2. Choisissez une police différente de celle du texte courant.

3. Modifiez éventuellement le nombre de lignes de façon à obtenirune lettrine plus ou moins grosse. Tout dépend en fait de la tailledu paragraphe.

4. Modifiez éventuellement la distance au texte à 0,1 ou 0,2 cm defaçon que la lettrine ne soit pas collée au texte du paragraphe.

Pour supprimer une lettrine, cliquez à nouveau sur le bouton Lettrinepuis sur Aucun.

Oh la copieuse !Pour éviter de refaire une mise en forme existant déjà dans ledocument, vous pouvez la reproduire :

1. Cliquez sur une zone de texte déjà formatée (mot, paragraphe…).

2. Cliquez sur le bouton Reproduire la mise en forme, situé dansle groupe Presse-papiers de l’onglet Accueil.

Le curseur est accompagné d’un petit pinceau.

3. Cliquez sur la zone de texte à formater.

Notez que si cela avait été un groupe de mots, il aurait fallu lesélectionner au préalable.

Le truc de PétronilleCliquez deux fois sur le bouton Reproduire la mise en forme.

Sélectionnez ensuite chaque zone de texte à formater. Lorsque c’est fait,cliquez sur l’icône Reproduire la mise en forme ou appuyez sur [Echap].

Notez que cette méthode est valable uniquement pour un petitdocument. Pour des documents plus élaborés avec des titres, dessous-titres, etc., vous devez absolument utiliser les styles.

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Jouez le grand jeu

et choisissez votre

styleT’es rock le matin ? Bobo l’après-midi ? Skateuse le soir ? Goth lanuit ? À chacune son style… Mais il n’est pas interdit d’en changer !

Un style est un ensemble de mises en forme identifiées par un nom.Appliquer un même style à plusieurs paragraphes permet de leurattribuer exactement la même mise en forme. Une modification de cestyle se répercutera dans tous les paragraphes auxquels le style estaffecté.

Il existe par défaut onze jeux de styles prédéfinis contenant chacun uncertain nombre de styles, les styles rapides, prévus pour fonctionnerensemble.

Un jeu de styles permet d’obtenir un document toujours homogène etharmonieux, avec un minimum de manipulations. Imaginez unebaguette magique pour vous transformer d’un seul coup votre look entenue de bal digne de Cendrillon… Après avoir utilisé les styles

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rapides dans un document, vous pourrez, d’un seul clic, obtenir uneprésentation totalement différente en choisissant simplement un autrejeu de styles.

Vous pourrez par ailleurs jouer avec les jeux de couleurs et de polices,qui transformeront vos styles de base. Vous vous souvenez de la robede Cendrillon ? Rose, bleue, rose, bleue… C’est aussi simple !

Dis-moi ce que tu saisis, je tedirai quel est ton styleIl existe cinq types de styles selon l’élément auquel ils s’appliquent :

Les styles de paragraphe portent aussi bien sur la mise en formedu paragraphe que sur la mise en forme de la police.

Les styles de caractère s’appliquent à des caractères isolés, desmots ou des groupes de mots et portent uniquement sur la mise enforme de la police.

Les styles liés s’appliquent aussi bien aux paragraphes qu’auxcaractères isolés.

Les styles de liste s’appliquent aux listes.

Les styles de tableau s’appliquent aux tableaux.

Pour les pressées : les jeuxde styles rapidesSous l’onglet Accueil, vous trouverez le groupe Styles qui contient lagalerie des styles rapides.

Word est fourni avec un grand nombre de styles dont certains, les pluscouramment utilisés, se trouvent dans la galerie des styles rapides.

Pour appliquer un style, sélectionnez un texte, puis cliquez sur le stylechoisi dans la galerie. Le style Normal est le style appliqué par défaut.

5 Jouez le grand jeu et choisissez votre style

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Vous affecterez un autre style à tout texte devant être présenté d’unemanière particulière.

Le truc de PétronilleVous pouvez faire défiler les lignes de la galerie en cliquant sur les

flèches haut et bas situées à droite de la galerie ou sur la flèche déroulantesituée en bas à droite et qui permet de visualiser une plus grande partie ducontenu de ladite galerie. Vous pouvez visualiser un plus grand nombre destyles à la fois en affichant le volet Styles. Pour cela, cliquez sur le lanceurde boîte de dialogue.

Parmi les styles rapides, notez en particulier les styles de titre,destinés à créer des niveaux de titre de 1 à 9 ; ils doivent impérati-vement être utilisés car ce sont eux qui permettront de générerautomatiquement la table des matières.


"Une petite chose que je n’ai pas comprise : pour appliquer une miseen forme, et un style en particulier, je sélectionne ou pas ?"

Pétronille : "Ça dépend ! Une mise en forme de paragraphe s’applique à toutle paragraphe où se trouve le curseur, même si tu ne l’as pas sélectionné. Unemise en forme de caractères s’applique au mot où se trouve le curseur, mêmesi celui-ci n’est pas sélectionné."

Maude : "Ah OK, et si je veux appliquer d’un seul coup un format de caractèreà plusieurs mots, il faut que je sélectionne le groupe de mots ?"

Pour les pressées : les jeux de styles rapides

SUITE

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Pétronille : "T’as tout compris ! Idem pour formater plusieursparagraphes. N’hésite pas aussi à utiliser la touche [Ctrl] pour des

sélections multiples et non contiguës."

Maude : "Oui, mais, les styles liés… je les utilise comment ?"

Pétronille : "Bonne question ! Les styles liés souffrent d’un dédoublement dela personnalité ! Si tu ne sélectionnes rien, ils se comportent en style deparagraphe et s’appliquent au paragraphe où se trouve le curseur ; si tusélectionnes un morceau de texte, ils se comportent en style de caractère ets’appliquent au morceau de texte."

Maude : "Aaaaahhhh ! Mais c’est bien sûr… Je viens de comprendre à quoisert l’option Désactiver les styles liés !"

Pétronille : "Effectivement, si tu désactives les styles liés, ils deviendront depurs styles de paragraphe."

Tous les styles sont dansla naturePar défaut, seuls les styles rapides sont affichés dans le volet Styles,mais ce ne sont pas les seuls à être livrés avec Word. Il en existebeaucoup d’autres, que vous pouvez afficher de la manière suivante :

1. Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue situé en bas à gauchedu groupe Styles, pour afficher le volet Styles, qui peut quelque-fois apparaître sous le nom fenêtre Styles,

2. Dans le volet Styles, cliquez sur le bouton Options situé en basà gauche.

3. Dans la liste déroulante Sélectionnez les styles à affıcher, choi-sissez Tous les styles : tous les styles disponibles sont maintenantaffichés dans le volet Styles.

Vous aurez rarement besoin d’afficher tous les styles. Le mieux estdonc de garder l’option par défaut : Recommandé.


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Avant de quitter la boîte de dialogue Options du volet Styles, notezl’option cochée par défaut Affıcher le titre suivant lorsque le niveauprécédent est utilisé. Cela signifie que le style Titre 3 ne s’afficherapas tant que le style Titre 2 n’aura pas été utilisé, que le style Titre 4ne s’affichera pas tant que le style Titre 3 n’aura pas été utilisé, et ainside suite.

Je sens à présent une question qui vous brûle les lèvres : Recom-mandé, oui mais par qui ? Allons, on ne fait pas sa rebelle…Recommandé par… vous bien entendu !

Par défaut, les styles recommandés sont ceux de la galerie des stylesrapides, mais rien ne vous empêche d’en modifier la liste :

1. Cliquez sur le bouton Gérer les styles situé tout en bas à droitedu volet Styles.

2. Affichez l’onglet Recommander. Sous cet onglet, sont listés pardéfaut tous les styles. Les styles non recommandés sont grisés etnotés comme étant "Masqués jusqu’à utilisation".

3. Sélectionnez le style grisé à ajouter aux styles recommandés, puiscliquez sur le bouton Afficher, sous la rubrique Indiquez si lestyle s’affıche en même temps que les styles recommandés.

Tous les styles sont dans la nature

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4. Remarquez que chaque style est doté d’un numéro d’ordred’affichage. Une fois le style marqué comme "Affiché", vouspouvez modifier son numéro d’ordre d’affichage en utilisant lesboutons situés sous la rubrique Définissez la priorité à utiliserlors du tri dans l’ordre recommandé.

Horreur, malheur, touche pasà mon style !En règle générale, ne modifiez pas manuellement le formatage desparagraphes basé sur des styles. Néanmoins, si quelqu’un a osémodifier manuellement votre mise en forme concoctée avec amour,n’ayez aucun état d’âme à effacer ces formatages sauvages afin derécupérer votre document nickel :

La mise en forme manuelle des caractères s’annule par leraccourci clavier [Ctrl]+[Barre}d'espace].

La mise en forme manuelle des paragraphes s’annule par leraccourci clavier [Ctrl]+[Q].

Par ailleurs, l’Inspecteur de style est votre ami ! Ce dernier inspecteraun texte suspect quant à la conformité des styles. Cet ami ne vous veutque du bien, surtout lorsqu’il s’agit de documents qui ont étémanipulés par plusieurs personnes. Oui, je sais, la confiance se perd !

1. Affichez la boîte de dialogue Inspecteur de style, en cliquant surle bouton Inspecteur de style situé en bas du volet Styles. Laboîte de dialogue Inspecteur de style est divisée en deux parties :la zone supérieure est dédiée au formatage des paragraphes, lazone inférieure au formatage du texte.

2. Positionnez le point d’insertion sur le texte à vérifier.

3. Immédiatement, la boîte de dialogue Inspecteur de style donnele nom du style et éventuellement les différences de style


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concernant la mise en forme des paragraphes et du textelui-même.

4. Pour supprimer les écarts de style trouvé par l’Inspecteur, cliquezsur les deux boutons Effacer la mise en forme des paragrapheset Effacer la mise en forme des caractères.

Modifiez un styleLes styles fournis sont entièrement paramétrables. Il est donc souventinutile d’en créer de nouveaux. Par conséquent, avant tout, apprenezà modifier un style existant.

Voici comment procéder à partir de la boîte de dialogue Modifier lestyle :

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquez du boutondroit sur le style à modifier, puis sur la commande Modifier. Sivous avez affiché la fenêtre Styles, vous pouvez cliquer sur laflèche déroulante située à droite du style puis sur la commandeModifier.

Modifiez un style

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2. La boîte de dialogue Modifier le style étant affichée, procédezaux modifications. Notez que les options courantes de format sontaccessibles directement dans la boîte de dialogue. Pour des choixplus complets, sélectionnez les options dans la liste déroulante,accessible par le bouton Format. Vous y retrouverez tous leschoix de formatage.

Notez également que, dans cette boîte de dialogue, une optionvous permet de choisir si le style en question doit faire partie ounon de la liste des styles rapides.

3. Validez en cliquant sur OK : le style est modifié.

Le truc de PétronilleSi vous décidez que chaque paragraphe du style Titre 1 par exemple

doit commencer sur une nouvelle page, cochez, dans le style Titre 1,l’option Saut de page avant sous l’onglet Enchaînement de la boîte dedialogue Paragraphe.


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Voyons à présent comment appliquer, à un style existant, unemodification de mise en forme déjà faite dans le texte. Il fautcommencer par attribuer à un paragraphe un style existant de façon àpouvoir le modifier ensuite :

1. Cliquez par exemple sur le style Titre de la galerie des stylesrapides de l’onglet Accueil.

2. Saisissez un texte : le style Titre sera affecté à ce paragraphe.

3. Modifiez-en la mise en forme : par exemple, agrandissez lapolice, insérez une bordure inférieure, etc.

4. Pour affecter ces nouveaux attributs au style, cliquez du boutondroit sur le style Titre des styles rapides, puis cliquez sur lacommande Mettre à jour Titre pour correspondre à la sélec-tion.

Créez vos propres stylesAdeptes du pergamano ou du scrapbooking, créatrices de tout poil, jevous le dis, la création de vos propres styles wordiens est beaucoupplus élémentaire et vous demandera beaucoup moins de patience quela home déco !

Voici une méthode simplissime qui permet de créer (par défaut) unstyle lié :

1. Saisissez un texte que vous mettrez en forme à votre guise.

Créez vos propres styles

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2. Cliquez du bouton droit sur le texte mis en forme, pointez sur lacommande Style puis cliquez sur Enregistrer la sélection entant que nouveau style rapide. Vous trouverez aussi cettecommande dans la galerie des styles rapides, ainsi que dans laliste déroulante des styles de la mini-barre d’outils.

3. Donnez un nom à votre création.

4. Vous pouvez si nécessaire peaufiner votre style en cliquant sur lebouton Modifier : choisissez par exemple le style du paragraphesuivant ; il est souvent intéressant de revenir automatiquement austyle Normal après un retour paragraphe.

5. Cliquez sur OK : votre style est créé et ajouté en tête de la listedes styles rapides ; il n’attend plus qu’à être utilisé.

Si vous préférez utiliser une boîte de dialogue pour créer un style detoutes pièces, cliquez sur le bouton Nouveau Style situé en bas àgauche dans le volet Styles. Dans ce cas, vous pourrez choisir entreun style de caractère ou de paragraphe. Vous pourrez égalementsélectionner un style sur lequel baser votre création, ce qui engendrerades modifications en cascade en cas de mise à jour du style "père".

Voyons ce qu’il en est du côté des styles de liste à plusieurs niveaux.


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Il existe deux types de listes à plusieurs niveaux :

Les listes conservées dans une bibliothèque de listes. Certainessont affectées aux styles de titre. Donc, dans un documentcomportant déjà des styles de titre, il suffira d’appliquer la liste àun titre quelconque pour qu’ils soient tous numérotées à l’imagede la liste. Vous pouvez en créer de nouvelles et en supprimer.

Les styles de liste. C’est à vous de les créer. Ils peuvent êtreenregistrés dans un document ou dans un modèle.

Ceux-ci sont beaucoup plus souples. Et si vous souhaitez pouvoir lesmodifier facilement, en cours de document, je ne le répéterai jamaisassez : créez vos propres styles !

Si vous êtes tentée de retourner à la pâte fimo, je ne vous en voudraispas parce que, je le reconnais, ce n’est pas ce qui est le plus simpledans l’utilisation de Word… Et pourtant, vous me remercierez quandvous saurez enfin créer un style de liste hiérarchique. Voici donc uncas concret d’un style de liste affecté aux styles de titre, de façon àobtenir une numérotation de type :

Chapitre I

I.1.

I.1.a)

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur lebouton Liste à plusieurs niveaux, puis sur la commande Définirun nouveau style de liste.

2. Dans la zone Nom, saisissez le nom que vous souhaitez donner àvotre liste.

3. Cochez l’option Nouveaux documents basés sur ce modèle sivous souhaitez enregistrer le style de liste dans le Normal.dotmou dans le modèle en cours.

4. Cliquez sur le bouton Format en bas à gauche puis sur lacommande Numérotation.

5. Cliquez sur le bouton Plus en bas à gauche de la boîte de dialogueModifier la liste à plusieurs niveaux.


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6. Sélectionnez le premier niveau, puis :

− Dans la zone de saisie Mise en forme de la numérotation,effacez tout puis saisissez le texte Chapitre suivi d’un espace.

− Dans la liste déroulante Style de numérotation pour ce niveau,sélectionnez les chiffres romains I, II, III.

− Dans la liste déroulante Style à appliquer à ce niveau,choisissez Titre 1.

7. Sélectionnez le deuxième niveau, puis :

− Dans la liste déroulante Inclure le niveau à partir de, sélec-tionnez Niveau 1.

− Dans la liste déroulante Style de numérotation pour ce niveau,choisissez 1, 2, 3.

− Dans la zone de saisie Mise en forme de la numérotation oùs’est affiché "I1)", supprimez la parenthèse et saisissez lespoints de séparation de façon à obtenir : "I.1.".



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8. Sélectionnez le troisième niveau, puis dans la liste déroulanteInclure le niveau à partir de, sélectionnez Niveau 1, puis sélec-tionnez Niveau 2.

Lorsque vous incluez les niveaux précédents dans lanumérotation, faites-le dans l’ordre en partant du niveau le

plus lointain.

− Dans la liste déroulante Style de numérotation pour ce niveau,choisissez 1, 2, 3.

− Dans la zone de saisie Mise en forme de la numérotation oùs’est affiché "I1a", saisissez les points de séparation de façonà obtenir "I.1.a.".


Le truc de PétronilleSi, à un moment ou un autre, dans l’élaboration de votre liste

hiérarchique, la zone Mise en forme de la numérotation est incorrecte,effacez-la entièrement et organisez-la à nouveau en incluant les numéros desniveaux précédents et en optant pour un style de numérotation.

9. Afin d’éliminer l’effet escalier et pour ne pas vous compliquer lavie, je vous conseille d’aligner tous les numéros à gauche :

− Cliquez sur le bouton Définir tous les niveaux situé dans larubrique Position en bas de la boîte de dialogue.

− Entrez les valeurs 0 pour la première option, 3 pour la secondeet 0 pour la troisième. Cliquez sur OK.

10. La boîte de dialogue est maintenant correctement complétée.Vous pouvez valider en cliquant sur OK.


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11. Cliquez également sur le bouton OK de la boîte de dialogueDéfinir un nouveau style de liste : votre style de liste est créé.

Votre style de liste numérotée est disponible. Vous pouvez en créerautant que vous le souhaitez. Vous pouvez également créer des stylesde liste numérotée ou de liste à puces qui pourront être, non pasaffectés aux styles de titre, mais aux styles de liste à numéros ou àpuces.

Saisissez maintenant votre titre de style Titre 1 : il sera automatique-ment numéroté, ainsi que les suivants.

Si vous changez de jeu de styles, vous perdrez la numé-rotation. Aussi, pour conserver définitivement ces styles de

titre numérotés, enregistrez-les en tant que jeux de styles.

Vous pouvez décider à n’importe quel moment de modifier l’aspect devos énumérations basées sur un style de liste. Pour cela, cliquez dubouton droit sur le style de liste dans la galerie des listes à plusieursniveaux, et cliquez sur la commande Modifier.

Entrez les modifications souhaitées et cliquez sur OK lorsque vousavez terminé : toutes les énumérations de votre document qui sontbasées sur ce style sont automatiquement modifiées.

Raccourcis clavierAttribuez un raccourci clavier aux styles fréquemment utilisés, vousgagnerez énormément de temps.

Dans les boîtes de dialogue Créer un style ou Modifier un style,cliquez sur le bouton Format et sélectionnez la commande Touchede raccourci. Indiquez le raccourci choisi (il s’agit d’une combinai-son avec les touches [Ctrl] ou [Alt], ou les deux), puis cliquez sur lebouton Attribuer.


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Les styles, les couleurs,les polices… Jouez le jeu !Les jeux de stylesÀ n’importe quel moment, une fois votre document terminé ou encours de saisie, vous pouvez modifier l’aspect de celui-ci en utilisantd’autres jeux de styles.

Cliquez sur le bouton Modifier les styles du groupe Styles sousl’onglet Accueil, puis pointez sur la liste déroulante Jeu de styles etchoisissez un jeu de styles parmi ceux qui sont prédéfinis. Si vosstyles ont été correctement utilisés, vous verrez votre documentchanger d’aspect tant au niveau des couleurs que des polices, desretraits, des espacements, des trames et bordures, etc.

Vous avez créé et/ou personnalisé des styles rapides deWord. Mais attention : si vous choisissez un autre jeu de

styles dans la liste déroulante Modifier les styles, vos personnalisa-tions seront perdues !

Il faut donc enregistrer vos styles personnalisés en tant que jeu destyles personnel :

1. Cliquez sur le bouton Modifier les styles sous l’onglet Accueil,dans le groupe Styles, pointez sur la commande Jeu de styles,puis cliquez sur Enregistrer en tant que jeu de styles rapides.

2. Donnez un nom à votre jeu de styles rapides et enregistrez-le.

Vous pouvez maintenant retrouver votre jeu de styles dans la liste,quel que soit le document sur lequel vous travaillez.

Les styles, les couleurs, les polices… Jouez le jeu !

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Le truc de PétronilleAprès avoir concocté avec amour un style de liste hiérarchique

affecté à chacun de vos styles de titre mitonnés avec le même amour,enregistrez le tout en un jeu de styles, afin que cette numérotation soitdéfinitivement conservée et associée à ces styles de titre.

Les jeux de couleurs et de polices,les thèmesToujours par un clic sur le bouton Modifier les styles, vous pourrezchanger les couleurs en utilisant la liste déroulante Couleurs ou le jeude polices en utilisant la liste déroulante Polices.

Les jeux de couleurs : chaque jeu de couleurs contient douzecouleurs prédéfinies. Ces douze couleurs se déclinent par ailleursen un camaïeu de cinq teintes.

Les jeux de polices : vous remarquerez, dans la liste déroulantePolices, que chaque jeu est composé de deux polices. Il s’agit pourla première de la police qui sera appliquée aux titres, et pour laseconde de la police qui sera appliquée au corps du texte.


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Les thèmes : un thème est le regroupement d’un jeu de polices,d’un jeu de couleurs et d’un type d’effets graphiques. Une fois quevous avez sélectionné le jeu de styles, vous pouvez le faire varieren choisissant différents thèmes. Pour choisir un thème, cliquezsur l’un d’entre eux sous l’onglet Mise en page, dans le groupeThèmes.

Homogénéité des couleurs et des policesLorsque vous créez ou modifiez un style, ne modifiez ni la police decaractères ni les couleurs. Vous avez constaté que les jeux de couleurset de polices permettent de modifier l’ensemble de l’aspect d’undocument afin que tout soit homogène. Que se passera-t-il si vouscréez un style en imposant une police et une couleur ? À chaquemodification du jeu de styles, de couleurs, de polices ou du thème,votre style personnel restera tel que vous l’aurez créé, sans harmonieavec le reste du document. Voici donc comment procéder pour quevotre style soit toujours homogène avec le reste des styles :

1. Lors du choix de la police quand vous créez un style, cliquez surle bouton Format situé en bas de la boîte de dialogue Créer unstyle, puis sur la commande Police.

2. Dans la liste des noms, sélectionnez +Corps ou +Titre (selonqu’il s’agit d’un style de corps ou de titre), et non pas un nom depolice. Cette option autorisera à changer de police lors duchangement de thème ou de jeu de polices.

3. Pour les couleurs, que ce soit la couleur de la police, desbordures, des motifs, etc., sélectionnez une des teintes du ca-maïeu de couleurs, soit dans les couleurs Arrière-plan/Texte, soitdans les Accentuations.

Les Arrière-plan/Texte 2 et 4 sont prévus pour des textes sansarrière-plan ou avec des arrière-plans clairs, alors que les Arrière-plan/Texte 1 et 3 sont prévus pour des textes avec des arrière-plansfoncés.


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Les Accentuations sont prévues pour des textes colorés. Parexemple, un titre est en général soit en accentuation 1, soit enaccentuation d’arrière-plan avec un arrière-plan en accentuation 1.

Pour un style inimitable, faites vos jeux…Pour créer un jeu de couleurs :

1. Cliquez sur le bouton Modifier les styles, pointez sur la com-mande Couleurs, puis cliquez sur Nouvelles couleurs de thème.

2. Choisissez vos propres couleurs.

3. Donnez un nom à votre jeu de couleurs et sauvegardez-le encliquant sur le bouton Enregistrer.

Votre jeu de couleurs est maintenant disponible dans la liste des jeuxde couleurs.


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Pour créer un jeu de polices :

1. Cliquez sur le bouton Modifier les styles, pointez sur la com-mande Polices, puis cliquez sur Nouvelles polices de thème.

2. Choisissez votre propre jeu de polices : une police pour les titres,une autre pour le corps du texte.

3. Donnez-lui un nom et sauvegardez-le en cliquant sur le boutonEnregistrer.

Votre jeu de polices est à présent disponible dans la liste déroulantedes jeux de polices.

Vous pouvez, de plus, créer un thème à partir de vos propres jeux decouleurs et de polices ou à partir des jeux prédéfinis :

1. Sélectionnez vos deux jeux personnalisés, puis sous l’ongletMise en page, dans le groupe Thèmes, cliquez sur le boutonThèmes puis sur la commande Enregistrer le thème actif.


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2. Donnez un nom à votre thème et cliquez sur le bouton Enregis-trer. Votre thème est maintenant disponible dans la galerie desthèmes.


110

Les (top) modèles

De la même façon que tout texte repose sur un style, tout documentWord repose sur un modèle. On utilise un modèle pour créer undocument qui reprendra les particularités de mise en page et de miseen forme du modèle en question.

Un modèle peut contenir toutes sortes de textes et de graphismes,mais il implique en particulier une mise en page (marges, arrière-plan,format du papier…).

Il peut inclure également une personnalisation des styles, de la barred’outils Accès rapide, des blocs de construction, des macros.

Un modèle a pour extension .dotx ou .dotm. Seuls les modèles .dotmpeuvent contenir des macros.

6

Définissez les valeurspar défautTout nouveau document est par défaut fondé sur le modèle Normal-.dotm. Il est donc très important de bien configurer son Normal.dotmpuisqu’il sera la base par défaut de tout nouveau document, mais ausside tout nouveau modèle.

Inutile au départ de chercher le modèle Normal.dotm : il n’existe pas !Il n’existera que lorsque vous aurez l’aurez modifié… Et commentamener des modifications à quelque chose qui n’existe pas, medirez-vous ? Bien vu ! Bien que rien ne vous empêche de créer detoutes pièces un fichier Normal.dotm, vous pouvez simplementamener des modifications dites "par défaut" concernant la mise enpage ou les styles par exemple :

1. Créez un nouveau document vierge sans l’enregistrer.

2. Affichez le volet Styles en cliquant sur le lanceur de boîte dedialogue situé en bas à droite du groupe Styles, sous l’ongletAccueil, puis cliquez sur le bouton Gérer les styles situé en basdu volet à gauche.

3. Affichez l’onglet Définir valeurs par défaut de la boîte dedialogue Gérer les styles.

4. Faites toutes les modifications de mise en forme que voussouhaitez par l’intermédiaire de cet onglet : elles concerneronttoutes le style Normal.

5. Cochez l’option Nouveaux documents basés sur ce modèle.

6. Cliquez sur le bouton OK.

De la même façon, si vous cochez l’option Nouveaux documents baséssur ce modèle dans les boîtes de dialogue de création et de modificationde style, ou bien encore si vous cochez l’option Par défaut que voustrouverez dans différentes boîtes de dialogue, telles Police, Paragraphe,Mise en page, toutes ces actions permettront, à la fermeture Word, degénérer automatiquement un modèle Normal.dotm.

6 Les (top) modèles

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Si le modèle est déjà créé, ces personnalisations entraîneront samodification. Vous préférez rester maîtresse de la situation ? Cochezla bonne option :

1. Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options Word.

2. Cliquez à gauche sur la commande Options avancées.

3. À droite, sous la rubrique Enregistrement, cochez l’option De-mander avant d’enregistrer le modèle Normal.

Le truc de PétronilleUn Normal.dotm corrompu peut être la source de bien des misères !

Si c’est le cas, modifiez le nom du modèle Normal.dotm : Word en recréeraun tout neuf à la première occasion. Et surtout, n’écoutez pas les mauvais

Définissez les valeurs par défaut

SUITE

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conseils de ceux qui vous disent de le supprimer : il est trèssouvent possible de récupérer ses personnalisations.

Prochain défilé : créezvotre propre modèle

Cléo dit :

Je rêve d’avoir mon petit modèle à moi, rien qu’à moi ! Du surmesure…

Pétronille dit :

Si ce n’est que ça… Je peux t’aider à le créer ton petit modèle dedemi-saison… ;-)

Cléo dit :

Remarque bien, si le modèle pouvait me faire toute l’année, et du matin ausoir… genre modèle passe-partout, ça m’arrangerait bien ! :-D J’ai besoin d’unpapier à en-tête à mon nom.

Pétronille dit :

OK. Alors faisons dans le classique…

Cléo dit :

Soit, mais… avec une petite pointe d’originalité ! ;-))

Un nouveau modèle se crée comme un nouveau document. Ce n’estque l’enregistrement qui diffère. Par contre, il faut penser à toutes leséventualités. Est-ce un modèle de gros document ? Dans ce cas, il fauten particulier penser à soigner les styles de titre, la numérotation.Est-ce un modèle de lettre ? Si oui, prévoyez l’insertion de la date, del’adresse du destinataire, etc.


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Voici, par exemple, la marche à suivre pour créer un modèle de papierà en-tête :

1. Créez un nouveau modèle vierge, qui sera donc par défaut fondésur le modèle Normal.dotm.

2. Réglez la mise en page comme bon vous semble (marges,filigrane, bordures…).

3. S’agissant d’un modèle de papier à en-tête, la première page seradifférente des suivantes. Créez donc tout de suite une secondepage en cliquant sur le bouton Page vierge sous l’ongletInsertion, dans le groupe Pages.

4. Positionnez le curseur sur la première page, et rendez-vous dansl’en-tête : onglet Insertion, groupe En-tête et pied de page,bouton En-tête, commande Modifier l’en-tête.

5. Une fois le curseur positionné dans l’en-tête de la première page,cochez l’option Première page différente du groupe Options, sousl’onglet Outils des en-têtes et pieds de page.

6. Créez votre en-tête : mettez vos nom et adresse, éventuellementvotre logo, etc. Vous pouvez bien entendu utiliser les en-têtes dela galerie d’en-têtes, quitte à les personnaliser.

7. Déplacez-vous sur la seconde page, via le bouton Sectionsuivante du groupe Navigation, et insérez un numéro de page enbas de page, choisi dans la galerie des numéros de page.

8. Fermez les en-têtes et pieds de page et revenez sur la premièrepage du document. Vous pouvez supprimer le saut de page qui n’apas lieu d’exister dans le modèle.

9. Personnalisez la première page à votre goût, en ajoutantpar exemple le texte devant revenir sur chaque nouveau docu-ment. Si vous souhaitez ajouter une date, insérez un champ{CREATEDATE}, et non pas un champ DATE, qui se mettra à jourdès que vous ouvrirez une lettre déjà saisie et envoyée !

10. Modifiez éventuellement les styles, les jeux de couleurs et de polices.

Prochain défilé : créez votre propre modèle

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11. Cliquez sur le bouton Office puis pointez sur la commandeEnregistrer sous, et enfin cliquez sur la commande ModèleWord.

12. Dans la boîte de dialogue Enregistrer, la rubrique Type de fichieraffiche par défaut Modèle Word *.dotx. Dans la barre d’empla-cement à gauche, cliquez sur le dossier Modèles approuvés afind’ouvrir le dossier Templates si celui-ci n’est pas sélectionné.

14.Saisissez le nom de votre modèle.

Vous venez de créer votre premier modèle.

Allô ? Pétronille ? C’est Cléo !

"Mes modèles sont top !"

Pétronille : "TES modèles ?"

Cléo : "Ben oui, que crois-tu ? Que j’allais m’arrêter à un pauvre petit modèlepasse-partout qui allait s’ennuyer tout seul ? J’en ai fabriqué une douzaine, dequoi remplir une armoire, tous plus beaux les uns que les autres !"

Pétronille : "Super, j’aurai le droit au défilé ?"

Cléo : "Oui, sauf qu’il y a une chose qui n’est pas top, c’est cette $£!#¿$ barred’outils Accès rapide que je voudrais différente selon les modèles ! Dès quej’y touche, elle se change pour tous les modèles et tous les documents !"

Pétronille : "Tu me rassures ! C’est pas un problème, ça… Quand tu es dansla fenêtre de personnalisation de la barre d’outils Accès rapide, il faut que tusélectionnes le modèle pour lequel tu veux faire la personnalisation, sinon lapersonnalisation est faite par défaut, donc pour n’importe quel document oumodèle. Utilise la liste déroulante en haut à droite."

Cléo : "Ahhhh ! Merci ma Pétronille, tu me sauves de l’enfer ! Ça fait trois joursque je m’énerve avec ça !"

Pétronille : "À titre indicatif, la barre d’outils Accès rapide par défaut ne fait paspartie du modèle. Elle fait l’objet d’un fichier à part nommé word.qat. Si tu veuxtout reprendre, commence par cliquer sur le bouton Réinitialiser de la boîtede dialogue Personnaliser la barre d’outils Accès rapide. Fais ensuite tespersonnalisations par défaut, puis tes personnalisations spécifiques dechaque modèle.


SUITE

116

Par la même occasion, n’oublie pas de regarder un peu partoutdans les options Word. Il y a plusieurs endroits où la personnalisa-

tion peut différer selon chaque modèle ; surveille les listes déroulantes."

Les modèles et les stylesMettez votre style personnel dansun modèleSi les styles fournis avec Word ne vous suffisent pas, créez-en denouveaux, mais rappelez-vous avant tout qu’un style personnel peut :

soit faire partie d’un jeu de styles rapides et donc être accessibledepuis n’importe quel document ;

soit être enregistré dans un seul document ;

soit être associé à un modèle et donc accessible uniquement dansles documents basés sur ce modèle.

Dans les boîtes de dialogue Créer un style à partir de la mise enforme ou Modifier le style, vérifiez que l’option Uniquement dans cedocument est bien cochée.

Au cas où vous souhaiteriez modifier le style d’un modèle depuis undocument basé sur ce modèle, cochez l’option Nouveaux documentsbasés sur ce modèle.

Suivez le modèleParce que vous êtes altruiste, vous avez créé un modèle à partageravec d’autres utilisateurs. Partageuse, certes, mais il n’est pasquestion pour autant que l’on anéantisse la mise en forme de votreœuvre qui vous a pris du temps et dont vous êtes très fière !

Je vous conseille donc de protéger ce modèle de la façon suivante :

Les modèles et les styles

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1. Sous l’onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur lebouton Protéger le document, puis sur la commande Restrein-dre la mise en forme et la modification.

2. Dans le volet Restreindre la mise en forme et la modification,sous la rubrique Restrictions de mise en forme, cochez l’optionLimiter la mise en forme à une sélection de styles.

3. Cliquez sur le lien Paramètres.

4. Dans la boîte de dialogue Restrictions de mise en forme, l’optionLimiter la mise en forme à une sélection de style est cochée pardéfaut. Cochez uniquement les styles que vous autorisez. Le boutonMinimum recommandé permet de ne pas vous tromper et de nepas trop bloquer vos utilisateurs. Mais le choix final vous appartient.N’oubliez pas d’ailleurs que le minimum recommandé dépend devous et se règle dans la gestion des styles.

5. Si vous ne souhaitez aucune dérive, cochez les options Bloquer lechangement de thème ou de jeu et Bloquer le changement de jeude styles rapides. La première option bloque l’utilisation desthèmes via l’onglet Mise en page ainsi que le changement dejeux de couleurs et de polices via l’onglet Accueil. La secondebloque l’utilisation des jeux de styles via l’onglet Accueil.


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6. Une fois les options complétées, cliquez sur le bouton OK, puissur le bouton Activer la protection. Entrez un mot de passe etcliquez à nouveau sur OK.

Vous pouvez dormir tranquille, vous avez imposé vos choix, on devrales suivre !

Supprimez un style d’un modèlePas question de faire place nette et de tout éliminer ! Vous ne pouvezsupprimer que vos propres styles, et non les styles fournis par Word.

1. Ouvrez le modèle qui contient le style à supprimer.

2. Affichez le volet Styles.

3. Pointez sur le style, cliquez sur la flèche déroulante qui apparaîtà droite du style et cliquez sur la commande Supprimer.

De Maude à PétronilleObjet : Destruction massive de styles

Modèle obèse cherche à perdre du poids… Fille pressée avec stylesinnombrables à détruire en urgence ! Aide-moi… s’il te plaît !

De Pétronille à MaudeObjet : re : Destruction massive de styles

Ouvre le modèle qui contient les styles, affiche le volet Office, clique sur lebouton Gérer les styles (en bas), clique sur Importer/Exporter. Sélectionnetous les styles à supprimer en utilisant les touches [Ctrl] et/ou [Maj], puis cliquesur le bouton Supprimer… Tu te sens mieux ? ;-)

De Maude à PétronilleObjet : re : re : Destruction massive de styles

Euh oui merci… Tout vient à point à qui sait se plaindre ! ;-)))


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C’est d’ailleurs par cette même boîte de dialogue que vous pourrezcopier les styles d’un modèle vers un autre, et en particulier récupérerles styles d’un modèle corrompu.

Modifiez un modèleUn modèle, y compris le modèle Normal.dotm, peut être modifiécomme un document ordinaire. Vous pouvez l’ouvrir depuis Wordcomme un document ordinaire. Pour le trouver rapidement, cliquezsur le dossier Modèles approuvés depuis la boîte de dialogue Ouvrir.

Le truc de PétronilleSi vous double-cliquez sur l’icône d’un modèle depuis l’Explorateur

de Windows, par défaut vous créerez un nouveau document. Pour ouvrirle modèle, cliquez dessus du bouton droit et sélectionnez la commandeOuvrir.

Abandonnez le Normal et changez de look !Vous allez créer un nouveau document fondé sur un modèle prédéfini,et non plus sur Normal.dotm :

1. Cliquez sur le bouton Office puis sur la commande Nouveau.


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2. Dans la fenêtre Nouveau document,

− Cliquez sur Mes modèles pour accéder à vos modèles person-nels. Dans la boîte de dialogue Nouveau, sélectionnez votremodèle et cliquez sur OK.

Le truc de MaudePour avoir un aperçu de vos modèles dans la boîte de dialogue

Nouveau, cochez l’option Enregistrer l’image de l’aperçu dans lespropriétés avancées, sous l’onglet Résumé.

ou

− Cliquez sur Modèles installés pour accéder aux modèles livrésavec Word. Sélectionnez le modèle dont l’aperçu s’affiche dansla partie droite de la fenêtre, puis cliquez sur le bouton Créer.

ou

− Cliquez sur Microsoft Office Online pour accéder aux modèlesdu site de Microsoft Online. Attention, le téléchargement demodèles sur le site de Microsoft Office Online est réservé auxutilisateurs possédant une version authentique d’Office. Unevérification est faite au moment du téléchargement. Si votreversion n’est pas authentique, vous ne pourrez pas télécharger.Choisissez votre modèle parmi les dizaines qui s’affichent dansdes sous-dossiers, puis cliquez sur le bouton Télécharger.

3. Un nouveau document apparaît, fondé sur le modèle choisi.

Le truc de PétronilleSi vous vous servez régulièrement des mêmes modèles, vous y

accéderez rapidement et par défaut par la rubrique Modèles récemmentutilisés située au centre de la fenêtre Nouveau document. Pour réafficherces modèles, cliquez sur Vierge et récent.


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L’heure du rangement !Les modèles sont conservés dans le dossier Template par défaut.L’emplacement diffère selon votre version de Windows, et pardéfaut :

pour Vista : C:\Users\[Utilisateur]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates ;

pour Windows XP : C:\Documents and Settings\[Utilisateur]\Application Data\Microsoft\Templates.

Pour connaître et éventuellement modifier l’emplacement de cedossier, cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton OptionsWord. Dans la partie gauche de la fenêtre, sélectionnez la commandeOptions avancées, puis à droite, tout en bas, cliquez sur le boutonEmplacement des fichiers.

Si vous devez produire un certain nombre de modèles, il serapeut-être nécessaire de les stocker dans des sous-dossiers que vouscréerez et que vous ajouterez vous-même dans le dossier Templates.Ces sous-dossiers s’afficheront sous forme d’onglets dans la fenêtreNouveau.


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Les tableaux,

c’est du gâteau !

Allô ? Pétronille ? C’est Framboise !

"Alors, figure-toi que j’ai décidé de gérer le temps de ma meute !Depuis ce mercredi noir où j’ai oublié ma Rébecca à la patinoire et que je

l’ai retrouvée transformée en p’tit cube glacé, depuis que Léo m’a reproché delui avoir fait rater son cours de guitare du jeudi soir, je me suis dit qu’il fallaitvraiment que j’affiche mes plannings, bien visibles… Voilà, je voudraisexposer mes très zolis tableaux, et surtout qu’ils ne déparent pas, hein… Fautque ça se marie avec le look cycladique de ma cuisine !"

Pétronille : "Et… n’aurais-tu pas besoin de Super-Pétronille ?"

Framboise : "J’ai un super-gâteau au chocolat qui sort du four, du super-théà la…"

Pétronille : "Stop ! Je monte dans ma super-voiture et j’arrive !"

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Les tableaux sont prévus pour aligner des données en colonnes. Ilssont "également" utiles pour faciliter la création de formulaires oupour positionner des éléments par rapport à d’autres.

Insérez un tableauVous pouvez insérer un tableau de plusieurs manières. Sous l’ongletInsertion, cliquez sur le bouton Tableau du groupe Tableau. Choi-sissez ensuite la façon d’insérer votre tableau.

Dès que le tableau sera en cours de création, un onglet contextuelOutils de tableau apparaîtra. Cet onglet est composé de deuxsous-onglets : Création et Disposition.

Sélectionnez un nombre de colonneset de lignesCliquez et, tout en maintenant enfoncé le bouton de la souris, faites-laglisser pour obtenir le nombre de lignes et de colonnes souhaité.

7 Les tableaux, c’est du gâteau !

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Le truc de PétronilleSi vous ne connaissez pas le nombre de lignes de votre tableau,

cela n’a pas d’importance, les lignes s’ajoutent automatiquement en fin detableau.

Par défaut, le tableau ainsi créé s’ajuste à la longueur de la page, avecdes colonnes de largeur identique.

Indiquez le nombre de colonneset de lignes1. Cliquez sur la commande Insérer un tableau.

2. Sous la rubrique Taille du tableau, précisez le nombre decolonnes et le nombre de lignes si vous les connaissez.

3. Sous la rubrique Comportement de l’ajustement automatique,vous avez le choix entre trois options :

− Largeur de colonne fixe : chaque colonne aura la largeur quevous aurez spécifiée.

− Ajuster au contenu : chaque colonne aura une largeur mini-male et s’ajustera en fonction du contenu.

− Ajuster à la fenêtre (choix par défaut) : le tableau s’étalera surtoute la largeur entre les marges du document, avec descolonnes de taille identique.

Le truc de PétronilleSi vous cochez l’option Mémoriser les dimensions pour les nouveaux

tableaux, chaque nouveau tableau sera créé par défaut à la taille dutableau courant.

Insérez un tableau

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4. Cliquez sur le bouton OK : le tableau est inséré.

Dessinez un tableauCette méthode est plus intuitive puisque vous allez dessiner votretableau comme vous le feriez sur une feuille de papier. Elle estégalement idéale si vous souhaitez tracer des tableaux sophistiqués.Elle peut être complémentaire des autres méthodes.

1. Cliquez sur la commande Dessiner un tableau : le pointeurprend la forme d’un crayon.

2. Déplacez le crayon en maintenant enfoncé le bouton gauche pourtracer des cellules, des lignes verticales et horizontales, et mêmedes lignes diagonales de séparation de cellule.

3. Pour effacer, utilisez l’outil Gomme qui se trouve sous le nouvelonglet Outils de tableau/Création, dans le groupe Traçage desbordures : sélectionnez-le et cliquez sur les traits à supprimer.Vous pouvez également appuyer sur la touche [Maj] et la garderenfoncée le temps d’effacer.

4. Pour reposer les outils Crayon ou Gomme, appuyez sur latouche [Echap] ou cliquez à nouveau sur le bouton correspondant.

Insérez un tableau rapideVous pouvez insérer quelques modèles de tableaux prêts à l’emploique vous pourrez modifier ensuite. Parmi ces tableaux figurentplusieurs types de calendriers :

1. Sous l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Tableau du groupeTableau.

2. Pointez sur la commande Tableaux rapides afin d’afficher lagalerie correspondante et cliquez sur le tableau souhaité afin del’insérer dans votre document.


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Saisissez dans un tableauCliquez dans une cellule de votre tableau et saisissez votre texte. Pourpasser d’une cellule à l’autre, appuyez sur la touche [˜]. Lorsque vousarrivez sur la dernière cellule du tableau, une pression sur la touche[˜] crée une nouvelle ligne.

La combinaison de touches [Maj]+[˜] permet d’activer la marchearrière et de revenir dans la cellule précédente.

Le truc de PétronillePour créer des tabulations à l’intérieur d’une cellule de tableau,

utilisez la combinaison de touches [Ctrl]+[˜].

Effacez vos mauvaises actionsPour effacer le contenu des cellules, sélectionnez la ou les cellules, leslignes ou les colonnes entières, voire tout le tableau, et cliquez sur latouche [Suppr].

La touche [ˆ] supprime non seulement le contenu de lacellule, mais aussi toute la cellule.

Sélectionnez comme vous voulezPour modifier un tableau et le mettre en forme, vous devez connaîtreles modes de sélection. Pour sélectionner les différents éléments d’untableau, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante du boutonSélectionner situé dans le groupe Tableau de l’onglet Outils detableau/Disposition, soit utiliser la souris :

Saisissez dans un tableau

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Une cellule : clic sur le bord gauche de la cellule ou trois clicsdans la cellule.

Une ligne : clic dans la marge à gauche de la ligne.

Une colonne : cliquez sur la bordure supérieure de la colonne ou[Maj]+clic du bouton droit dans une cellule de la colonne.

Plusieurs cellules, lignes ou colonnes : faites glisser le pointeursur les cellules, lignes ou colonnes pour des sélections adjacentesou utilisez la multisélection avec la touche [Ctrl] pour des sélec-tions non adjacentes.

Tout le tableau : approchez le curseur de l’angle supérieur gauchedu tableau pour visualiser la poignée de déplacement du tableau etcliquez dessus.

Insérez et supprimezInsérezPour insérer des colonnes, sélectionnez une ou plusieurs colonnes,puis cliquez sur le bouton Insérer à gauche ou Insérer à droite del’onglet Outils de tableau/Disposition, dans le groupe Lignes etcolonnes.


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Pour insérer des lignes, sélectionnez une ou plusieurs lignes, puiscliquez sur le bouton Insérer au-dessus ou Insérer en dessous del’onglet Outils de tableau/Disposition, dans le groupe Lignes etcolonnes.

Le nombre de colonnes/lignes insérées est fonction du nombre decolonnes/lignes sélectionnées.

SupprimezPour supprimer des cellules, des colonnes, des lignes ou le tableauentier, sélectionnez les éléments à supprimer et appuyez sur la touche[ˆ].

Vous pouvez également utiliser le bouton Suppression de l’ongletOutils de tableau/Disposition, dans le groupe Lignes et colonnes.

Questions de mensurationsRedimensionnez le tableau entierPour réduire ou agrandir un tableau entier, inutile de le sélectionner :

1. Cliquez sur l’angle inférieur droit du tableau.

2. Faites glisser le pointeur en diagonale pour agrandir ou pourrétrécir le tableau.

Questions de mensurations

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Modifiez les dimensions des ligneset des colonnes


Pétronille : "Hello ! Et comment vont tes super-tableaux ?"

Framboise : "Ces colonnes m’empoisonnent ! Je démissionne ! je suis unehousewife désespérée incapable de comprendre comment ça se dimensionne !"

La largeur des colonnes peut se modifier à l’aide des boutons situésdans le groupe Taille de la cellule, sous l’onglet Outils de tableau/Disposition, ou bien à la souris. Voici le secret de ces manipulations :

Pour ajuster automatiquement toutes les colonnes du tableau à leurlargeur minimale, double-cliquez sur la bordure gauche du tableauou sur le bouton Ajustement automatique, puis sur la commandeAjustement automatique du contenu.

Pour ajuster automatiquement toutes les colonnes de façon que letableau s’étale sur toute la largeur de la page, cliquez sur le boutonAjustement automatique, puis sur la commande Ajustementautomatique de la fenêtre. La largeur de toutes les colonnes seraproportionnellement modifiée.

Pour appliquer une largeur identique à toutes les colonnes sanspour autant modifier la largeur du tableau, cliquez sur le boutonDistribuer les colonnes.


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Pour ajuster automatiquement une colonne en fonction de soncontenu, double-cliquez sur sa bordure droite.

Pour modifier la largeur d’une colonne à la souris, faites glisser sabordure droite. La modification sera faite au détriment de la colonnesituée à droite. Si vous souhaitez que toutes les colonnes situées àdroite réagissent à la modification, faites glisser la souris avec latouche [Ctrl] enfoncée. Enfin, pour ne pas toucher à la largeur desautres colonnes, faites glisser la souris avec la touche [Maj] enfoncée :la taille du tableau se modifiera en conséquence. Une autre solutionconsiste à faire glisser le repère de la bordure droite sur la règle.

Le truc de PétronilleFaire glisser la souris en maintenant la touche [Alt] enfoncée permet

de voir les dimensions sur la règle. Et rien ne vous empêche d’appuyer surdeux touches à la fois !

La hauteur des lignes d’un tableau s’ajuste automatiquement enfonction du contenu, mais vous pouvez la modifier si nécessaire :

Manuellement : placez le curseur sur la bordure inférieure d’unecellule (le curseur prend l’aspect d’une flèche double) et faites-leglisser vers le haut ou vers le bas.

Automatiquement : le bouton Distribuer les lignes du groupeTaille de la cellule permet de donner à toutes les lignes d’untableau une hauteur identique.

Si vous souhaitez imposer des mesures, saisissez-les directement dansles deux zones de saisie du groupe Taille de la cellule :

1. Placez le point d’insertion dans la colonne ou la ligne à modifier.

Questions de mensurations

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2. Cliquez éventuellement sur l’onglet Outils de tableau/Disposi-tion s’il n’est pas affiché.

3. Entrez la largeur et/ou la hauteur souhaitées en centimètres ouutilisez les flèches pour augmenter ou diminuer la valeur par pas de1 mm.

Le truc de PétronilleSi vous souhaitez imposer la même largeur à plusieurs colonnes ou

plusieurs lignes, sélectionnez toutes les colonnes ou toutes les lignes àmodifier avant d’appliquer cette méthode.

Enfin, vous pouvez régler toutes les mesures d’un tableau via la boîtede dialogue Propriétés du tableau, à laquelle vous accéderez par lebouton Propriétés situé sous l’onglet Outils de tableau/Disposition,dans le groupe Tableau.

Sachez qu’une cellule se redimensionne automatiquement en fonctionde la longueur du texte ou de la taille d’une image insérée. Pour évitercela, cliquez sur le bouton Options de la boîte de dialogue Proprié-tés, puis décochez l’option Redimensionner automatiquement pourajuster au contenu.


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Si, via la boîte de dialogue Propriétés, vous entrez manuel-lement la largeur de chaque cellule, vérifiez, sous l’onglet

Tableau, que vous n’avez pas déjà indiqué une largeur totale,différente de la somme des largeurs de chaque cellule. Ce serait eneffet la largeur du tableau qui prédominerait.

Le plus beau de tousles tableaux du mondeAlignez et orientez le texteVous pouvez choisir un alignement pour chaque cellule en cliquantsur l’un des neuf boutons correspondants du groupe Alignement, sousl’onglet Outils de tableau/Disposition. Chacun des boutons regroupeun alignement horizontal et un alignement vertical.

Par ailleurs, vous pouvez modifier l’orientation du texte dans unecellule simplement en cliquant sur l’icône correspondante du groupeAlignement, sous l’onglet Outils de tableau/Disposition.

Remarque : lorsque le point d’insertion se trouve positionné dans unecellule dont le texte est orienté à 90°, toutes les icônes d’alignement,de retrait, de liste des groupes Paragraphe (onglet Accueil) etDisposition (onglet Outils de tableau/Disposition) se trouvent éga-lement orientées à 90°.

Alignez les nombresPour aligner des nombres décimaux dans une colonne, vous devezposer un taquet de tabulation décimal dans la cellule, à l’endroit oùdoivent être positionnées les virgules :

1. Sélectionnez la colonne.

Le plus beau de tous les tableaux du monde

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2. Sélectionnez le taquet de tabulation décimal dans la zone desélection située à gauche de la règle.

3. Cliquez sur la règle à l’emplacement souhaité pour la virgule afinde poser le taquet de tabulation.

4. Le nombre saisi dans la colonne s’alignera automatiquement surla virgule, sans que vous ayez à appuyer sur la touche [˜].

Une galerie de tableauxLe moyen le plus rapide de mettre en forme un tableau est d’utiliserles styles prédéfinis de la galerie. Il en existe une grande quantité, quevous pourrez bien entendu modifier. Pour appliquer un style à untableau :

1. Placez le point d’insertion dans le tableau.

2. Cliquez éventuellement sur l’onglet Outils de tableau/Créations’il n’est pas affiché.

3. Cliquez sur le style de votre choix dans le groupe Styles detableau.

Le truc de PétronilleVous pouvez faire défiler les lignes de la galerie en cliquant sur les

flèches haut et bas situées à droite de la galerie ou sur la flèche déroulantesituée en bas à droite et qui permet de visualiser un plus grand nombre destyles.


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Les premières lignes sont mises en forme différemment du reste dutableau. Si vous ne souhaitez pas intégrer cette spécificité, décochezl’option Ligne d’en-tête. La galerie ne vous proposera plus depremière ligne différente.

Par contre, si vous cochez l’option Ligne Total, la galerie proposerades styles dont la dernière ligne sera différente. Par exemple, unedouble bordure séparera la dernière ligne du reste du tableau.

Le truc de PétronilleLa Ligne Total, comme son nom ne le dit pas, n’insérera pas

automatiquement un total de vos colonnes. Il s’agit ici uniquement d’unequestion de formatage.

Certains styles comprennent une première colonne différente et/ouune dernière colonne différente. Pour les obtenir, il faut que cesoptions soient également cochées.

Les nombreux styles de tableau proposent par défaut des tableauxdont les lignes et/ou les colonnes paires et impaires sont mises enforme différemment, pour une meilleure lisibilité. Selon ce que vouspréférez, cochez les options Ligne à bandes ou Colonnes à bandes. Lagalerie des styles sera modifiée en conséquence.

Une fois le style choisi, rien ne vous empêche de l’enjoliver. Vouspouvez par exemple appliquer manuellement différents formats debordure et de trame.


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Sélectionnez le tableau ou les cellules à modifier et vérifiez quel’onglet Outils de tableau/Création est affiché.

Pour appliquer des formats de bordure : dans le groupe Styles detableau, cliquez sur la flèche déroulante du bouton Bordures puissur la bordure de votre choix.

Pour appliquer des formats de trame : dans le groupe Styles detableau, cliquez sur la flèche déroulante du bouton Trame defond puis sur la couleur de votre choix.

Ajoutez un encadrement sur mesure à un tableau, par exemple, etvotre œuvre est tout de suite sublimée !

1. Positionnez le point d’insertion dans le tableau.

2. Sous l’onglet Outils de tableau/Création, dans le groupe Stylesde tableau, cliquez sur le bouton Bordures.

3. Dans la boîte de dialogue Bordure et trame, sous l’ongletBordures, sélectionnez un type : Encadré, Ombre ou 3D.

4. Optez pour un style, une couleur et une largeur dans les listesrespectives : vous voyez au fur et à mesure l’aperçu de vos choix.

Au cas où vous ne souhaiteriez pas que vos bordures soient toutesidentiques, sélectionnez le type Personnalisé, puis pour chaquecôté, choisissez vos options. Dans l’aperçu, cliquez sur le côté quidevra être formaté avec les options choisies.

Framboise dit :

Tablo redimensionné, sublimé, encadré. Je nage dans le bonheur !

Pétronille dit :

Reste quand même là où tu as pied !

Maintenant, si le virus de la création vous démange, allez-y, créez,peaufinez mais… posez-vous la question : est-ce bien raisonnable ?La galerie est très complète, et n’oubliez pas qu’en ce qui concerne


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les couleurs, il suffit de choisir, voire de créer, tout bêtement, un autrejeu de couleurs. Sachez de plus que tout n’est pas réalisable dans lestyle ; vous ne pourrez pas, par exemple, définir une taille dans unstyle de tableau, pas plus pour les largeurs de colonne que pour leshauteurs de ligne.

Et si, malgré cela, vous tenez à créer votre propre style de tableau,vous pouvez accéder à la boîte de dialogue de deux façons :

Si le point d’insertion est dans un tableau : sous l’onglet Outils detableau/Création, dans le groupe Styles de tableau, cliquez sur laflèche déroulante de la galerie des styles de tableau, et choisissezla commande Nouveau style de tableau.

Si le point d’insertion n’est pas dans un tableau : depuis l’ongletAccueil, affichez le volet Style, puis cliquez sur le boutonNouveau style. Dans la liste déroulante Type de style, choisissezTableau.

Il vous reste à compléter cette boîte de dialogue. Mais un tableaucontient beaucoup d’éléments qui peuvent être mis en forme, aussibien dans le texte que dans la structure même du tableau, ce qui nerend pas la tâche si aisée. Voici donc quelques conseils :

Ce sera beaucoup plus simple de partir d’un modèle existant :choisissez-le dans la liste déroulante Style basé sur.

Commencez toujours par appliquer la mise en forme générale àtout le tableau, puis peaufinez au fur et à mesure en choisissant deséléments de plus en plus petits via la liste déroulante Appliquer lamise en forme à. Par exemple, si vous appliquez une mise enforme à tout le tableau différente de celle de la ligne de titre,elle-même différente de celle de la première cellule gauchesupérieure, commencez par affectez la mise en forme à tout letableau, puis sélectionnez la première ligne à laquelle vousaffecterez une autre mise en forme, et pour terminer, traitez lapremière cellule gauche. Ne faites surtout pas l’inverse.

Concernant les bandes de couleur, vous pouvez choisir le nombrede lignes par bande horizontale, et le nombre de colonnes parbande horizontale, via le bouton Format et la commande Bandes.


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Je fractionne et je fusionneIl est facile de transformer plusieurs cellules en une seule ou, aucontraire, de fractionner une cellule en plusieurs.

Pour fractionner :

1. Sélectionnez la cellule, la colonne ou la ligne à fractionner.

2. Cliquez sur le bouton Fractionner les cellules du groupeFusionner, sous l’onglet Outils de tableau/Disposition.

3. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, saisissez le nombre decellules, colonnes et/ou de lignes.

Si la cellule à fractionner contient déjà du texte, celui-ci restera dansla première cellule.

Pour fusionner :

1. Sélectionnez les cellules, les colonnes ou les lignes à fusionner.


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2. Cliquez sur le bouton Fusionner les cellules du groupe Fusion-ner, sous l’onglet Outils de tableau/Disposition.

Après la fusion, le texte de toutes les cellules sera séparé par un retourparagraphe.

Le truc de PétronilleVous pouvez utiliser l’outil Crayon pour tracer des traits afin

d’ajouter des lignes et des colonnes à l’intérieur d’un tableau, ou aucontraire, gommer des traits avec l’outil Gomme afin de fusionner descellules.

Lisez à ce sujet la section Dessinez un tableau, dans ce chapitre.

Vous pouvez répéter ?Si votre tableau se prolonge sur plusieurs pages, ne vous privez pasde répéter l’en-tête des colonnes sur chaque page :

1. Placez le point d’insertion dans votre ligne d’en-tête de colonnesou sélectionnez les lignes s’il y en a plusieurs.

2. Cliquez sur le bouton Répéter les lignes d’en-tête du groupeDonnées, sous l’onglet Outils de tableau/Disposition.


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Placez le tableau dans une pageSi la largeur de votre tableau est plus petite que la largeur de votrefeuille, le tableau sera par défaut aligné sur la gauche.

Pour modifier l’alignement du tableau :

1. Cliquez sur le bouton Propriétés du groupe Tableau, sousl’onglet Outils de tableau/Disposition.

2. Dans la boîte de dialogue Propriétés du tableau, sélectionnezl’alignement approprié.

Vous pouvez également appliquer un habillage à votre tableau. Pourcela, cochez l’option Autour dans la rubrique Habillage du texte de laboîte de dialogue Propriétés du tableau. Plus rapidement, il suffit desélectionner votre tableau à l’aide de la poignée de sélection et de lefaire glisser avec la souris où bon vous semble.

Pour des mesures précises, cliquez sur le bouton Position de la boîtede dialogue Propriétés du tableau.

Non, j’suis pas nulle en mathsWord n’est pas un tableur, mais il permet de faire des calculs simples.Pour des calculs plus sophistiqués, utilisez plutôt Excel.


140

1. Cliquez dans la cellule qui doit contenir le calcul, par exemple letotal de la colonne.

Le truc de PétronilleLe séparateur des milliers, une espace en France, doit impérative-

ment être un espace insécable ([Ctrl]+[Maj]+[Barre}d'espace]) pour que lesnombres ne soient pas coupés en fin de ligne. Dans un tableau contenant descalculs, ces derniers seront erronés si vous mettez un espace normal.

2. Cliquez sur le bouton Formule du groupe Données, sous l’ongletOutils de tableau/Disposition.

3. Par défaut, =SUM(ABOVE) s’affiche dans la zone de formule pourle total des cellules situées au-dessus, et =SUM(ABOVE) pour letotal des cellules situées à gauche.

4. Vous pouvez choisir un format particulier dans la liste déroulanteFormat, par exemple celui qui inclut le symbole Q.

5. Cliquez sur le bouton OK : le total est inséré.

Ces formules de calcul sont des champs. Un champ ne semet pas à jour automatiquement. Si vous modifiez les

données de votre tableau, vous devez sélectionner les cellules derésultat et appuyer sur la touche de fonction [F9] pour les mettre àjour.

Pour les maniaques : le tri1. Placez le point d’insertion dans le tableau et cliquez sur le bouton

Trier du groupe Données, sous l’onglet Outils du tableau/Disposition.

Pour les maniaques : le tri

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2. Dans la boîte de dialogue Trier, choisissez au maximum troisclés de tri, que vous pouvez sélectionner dans les listes dérou-lantes et qui sont les en-têtes de colonne.

3. Vérifiez que l’option Ligne d’en-tête est bien cochée, afin que laligne des titres ne soit pas triée.

4. Cliquez sur le bouton OK.

Mado dit :

Hello ma chérie ! Je deviens la reine des tableaux !

Pétronille dit :

Super m’man

Mado dit :

Oui, sauf que j’ai fait un tableau avec les adhérents du club des Cirés Jaunes.Et dans une colonne, j’ai le prénom suivi du nom… Je crois que je suiscoincée pour faire un tri sur le nom !

Pétronille dit :

T’as pas réfléchi m’man ! Mais bon, tu sais que je suis une source inépuisablede trucs ! Je suppose que tous tes prénoms et noms sont séparés par desespaces…

Mado dit :

Eh oui ! Comment t’as deviné ?…

Pétronille dit :

Alors tu commences par corriger si nécessaire l’en-tête de ta colonne ensaisissant bien les deux mots comme ça : Prénom Nom.

Ensuite, tu affiches la boîte de dialogue Trier, et tu cliques sur le boutonOptions. Sous la rubrique Séparateurs de champs, tu coches Autres et tumets un espace.

Mado dit :

Et je clique sur OK…

Pétronille dit :

Yes ! Et maintenant, dans la liste déroulante Utilisant : de la première clé, tudois y trouver Prénom et Nom…


SUITE

142

Mado dit !

Ahhh mais c’est de la pure magie ! Je t’ai jamais dit que ton papas’appelait Merlin ?…

Convertissez un texte en tableauet inversementVous avez fait un tableau, et finalement, le contenu serait mieux entexte ? Ou alors le texte que vous avez saisi, vous venez de vous enapercevoir, serait tellement plus facile à gérer en tant que tableau ?

Eh bien oui, on a le droit de changer d’avis !

Pour convertir un tableau en texte :

1. Sélectionnez le tableau.

2. Sous l’onglet Outils de tableau/Disposition, dans le groupeDonnées, cliquez sur le bouton Convertir en texte.

Convertissez un texte en tableau et inversement

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3. Une boîte de dialogue demande comment doit être séparé letexte : le texte de chaque colonne sera séparé par une tabulation,et un retour paragraphe sera ajouté à la fin de chaque ligne.

4. Cliquez sur OK.

Pour convertir un texte en tableau :

1. Sélectionnez le texte.

2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Tableau, cliquez sur lebouton Tableau, et sélectionnez la commande Convertir le texteen tableau.

3. Une boîte de dialogue vous demande un certain nombre dechoses, en particulier le nombre de colonnes et la marque deséparation. En général, Word est capable de détecter ce qui estbon pour vous, je vous conseille néanmoins de vérifier.

4. Cliquez sur OK et miracle, le tableau est fait ! Reste à lui donnerun look digne de lui.


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Le coin

des artistes


"Bon, moi je suis pas une artiste, j’ai pas le temps de penser auxfioritures et de faire du joli, et pourtant… faudrait quand même que je

glamourise un peu mes rapports, histoire d’impressionner mon client améri-cain. Je ne voudrais pas qu’il s’endorme sur ma prose…"

Pétronille : "Ah quand même ! Adieu les fichiers tristounets ! Avec Word 2007tu verras, c’est trop facile ! Petits plats dans les grands, la working girl vadéclencher des remous outre-Atlantique, Johnny Deep n’a qu’à bien se tenir !"

Maude : "Euh… mon client américain ne ressemble que de loin, euh… de trèsloin, hein… au beau Johnny !"

Les dessins, les images, les diagrammes, les zones de texte, leséquations, les objets WordArt ne sont pas l’apanage exclusif de Word,

8

puisqu’ils sont disponibles pour toute la suite Office. La plupart de cesobjets graphiques s’insèrent via l’onglet Insertion et vous les gérerezvia des onglets contextuels.

Outils de dessin pour carnetde croquisUn clic sur le bouton Formes situé sous l’onglet Insertion, dans legroupe Illustrations, ouvre la galerie des formes automatiques : desformes de base, telles que des traits, des rectangles, des ellipses, maisaussi des formes plus élaborées, comme des étoiles, des éclairs, descœurs, etc.

1. Cliquez sur la forme choisie.

2. Cliquez dans votre document : la forme est insérée. Vous pouvezla redimensionner si nécessaire.

Vous pouvez également tracer directement la forme à la taille devotre choix en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souriset en la faisant glisser.

Le truc de PétronillePour tracer un trait parfaitement droit, un cercle ou un carré parfait,

cliquez dans le document immédiatement après avoir sélectionné la formeou bien faites glisser la souris, la touche [Maj] enfoncée.

Pour tracer une forme en prenant son centre comme point de départ, faitesglisser la souris, la touche [Ctrl] enfoncée.

Mettez les formesEn plus des outils classiques Trait et Flèche, Word propose d’autresstyles de ligne dans la catégorie Lignes de la liste déroulante Formesautomatiques.

Les outils Courbe, Forme libre et Dessin à main levée s’utilisentd’une manière particulière :

8 Le coin des artistes

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Courbe : tracez la forme en faisant glisser la souris mais sansappuyer sur le bouton. Chaque clic de souris créera un angle arrondi.

Forme libre : tracez la forme sans appuyer sur le bouton de lasouris. Un clic créera un angle. Si vous maintenez le boutonenfoncé pour tracer la forme, le pointeur prendra l’aspect d’uncrayon et s’utilisera comme l’outil Dessin à main levée.

Dessin à main levée : maintenez le bouton de la souris enfoncé.Le pointeur prend l’aspect d’un crayon. Tracez votre dessincomme sur une feuille de papier.

Lorsque vous avez fini de tracer la forme, faites un double clic. Pour créerune forme fermée, cliquez une seule fois tout près du début du dessin.

Pour modifier une forme tracée avec l’un de ces trois outils, cliquez dubouton droit sur la forme et choisissez la commande Modifier les points.

Outils de dessin pour carnet de croquis

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Pour déplacer un point, sélectionnez-le puis faites-le glisser avecla souris.

Pour ajouter ou supprimer un point, cliquez du bouton droit àl’endroit souhaité sur la ligne et choisissez la commande corres-pondante.

Le truc de PétronilleN’ayez pas peur de zoomer pour travailler sur les points !

Modifiez les formesPour modifier une forme automatique, cliquez dessus pour la sélec-tionner. Vous verrez apparaître :

Huit points bleus tout autour : ce sont les poignées de dimension-nement. Pour redimensionner, faites glisser l’une des poignéesavec le bouton de la souris enfoncé. Pour redimensionner la formeen conservant son échelle, attrapez une poignée d’angle etfaites-la glisser avec la touche [Maj] enfoncée.

Éventuellement un losange jaune : c’est une poignée d’ajuste-ment. Faites-le glisser pour modifier la taille ou la position deséléments de certaines formes.


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Une poignée de rotation verte permettant de faire pivoter la formeen la faisant glisser.

Mise en forme du dessinLes boutons de l’onglet Outils de dessin/Format permettent de mettreen forme le dessin : styles de forme, effets d’ombre et effets 3D.

Pointez sur les différents formatages pour en voir un aperçu, puiscliquez sur la mise en forme souhaitée.

Le bouton Effets 3D comprend des options qui permettent de réglerla profondeur, l’orientation, l’éclairage et la surface.

Outils de dessin pour carnet de croquis

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Le truc de PétronilleSi vous avez formaté votre forme automatique, avec tous les outils

mis à votre disposition et que vous souhaitiez changer de forme, vous nerisquez pas de perdre votre formatage : sélectionnez la forme, puis dans legroupe Styles de forme, cliquez sur le bouton Modifier la forme, et choisissezune autre forme.

Exprimez-vous dans une zonede texteUne zone de texte est un objet flottant dans lequel vous pouvez saisirdu texte indépendamment du reste du document. Vous pouvez créerdes zones de texte dans n’importe quelle application Office, maisWord propose en plus des zones de texte prédéfinies et préformatées.

Les zones de texte prédéfiniesCréez un nouveau document d’une ou deux pages de texte.

1. Positionnez le point d’insertion sur la première page.

2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur lebouton Zone de texte afin d’en afficher la galerie.

3. Cliquez sur la zone de texte de votre choix : elle s’insère dansvotre page.

4. Les zones de texte peuvent contenir des zones de saisie prêtes àêtre remplies. Il n’y a plus qu’à y entrer le texte de son choix.

Ces zones de texte prédéfinies ont un formatage et un emplacementparticuliers. Vous pouvez, vous aussi, créer vos propres zones de textepréformatées.


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Les zones de texte simplesUne zone de texte simple se crée à la manière d’une formeautomatique :

1. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Texte, cliquez sur lebouton Zone de texte puis sur la commande Dessiner une zonede texte.

2. Dessinez votre zone de texte, puis saisissez le texte à l’intérieur.

Une zone de texte peut être redimensionnée grâce aux poignées deredimensionnement de la même façon qu’une forme automatique.

Ajoutez du texte dans une formeautomatiqueLorsque vous ajoutez du texte à une forme automatique, celle-ci setransforme en zone de texte et peut être utilisée de la même façonqu’une zone de texte standard.

Pour ajouter du texte à une forme automatique :

1. Sélectionnez la forme.

2. Cliquez du bouton droit et sélectionnez la commande Ajouter dutexte.

3. Saisissez votre texte.

Le truc de PétronilleSi vous faites pivoter une forme automatique, elle pivotera sans le

texte ! Créez votre forme automatique dans PowerPoint, faites-la pivoter,et hop ! copiez-collez dans Word !

Exprimez-vous dans une zone de texte

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Mise en forme d’une zone de texteLorsque le curseur se trouve dans une zone de texte, l’onglet Outilsde zone de texte/Format s’affiche. Cet onglet est semblable àl’onglet Outils de dessin/Format. En effet, une zone de texte, qu’ellesoit standard ou préformatée, se met en forme comme une formeautomatique.

Quant au texte à l’intérieur de la zone, il peut s’afficher de différentesfaçons :

1. Cliquez du bouton droit sur le pourtour de la zone de texte etsélectionnez la commande Format de la zone de texte afind’afficher la boîte de dialogue Format de la zone de texte.

2. Cliquez sur l’onglet Zone de texte.

3. Vous pouvez :

− modifier les marges intérieures ;

− renvoyer automatiquement le texte à la ligne dans la forme(option par défaut) ;

− ajuster la forme par rapport au texte : la forme s’ajuste enfonction de la taille de votre texte ;

− choisir un centrage vertical.

Vous pouvez également modifier l’orientation de votre texte encliquant sur le bouton Orientation du texte de l’onglet Outils dezone de texte/Format, dans le groupe Texte.

Liez les zones de texteVous pouvez lier plusieurs zones de texte de façon que le texte qui setrouve dans une zone trop petite soit automatiquement reporté dansune autre :

1. Créez au moins deux zones de texte, peu importe leur emplace-ment.

2. Sélectionnez la première zone de texte.


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3. Cliquez sur le bouton Créer un lien du groupe Texte, sousl’onglet Outils de zone de texte/Format. Le curseur prendl’aspect d’un pichet.

4. Cliquez sur la zone de texte à lier : le curseur prend l’aspect d’unpichet penché.

5. Répétez la manipulation pour les zones de texte suivantes.

6. Saisissez le texte dans la première zone. Au fur et à mesure, letexte suivra dans les autres zones.

Pour annuler la liaison d’une zone de texte à la suivante, sélectionnezla première zone de texte puis cliquez sur le bouton Rompre laliaison du groupe Texte, sous l’onglet Outils de zone de texte/Format. Le texte disparaît de la seconde zone de texte mais n’est pasperdu : vous pouvez le récupérer dans la première zone de texte.

Supprimez une zone de textePour supprimer une zone de texte, cliquez sur le cadre de la zone detexte, puis appuyez sur la touche [Suppr] ou la touche [ˆ]. La zone detexte est effacée avec son contenu.

Enjolivez : cliparts et photosWord accepte toutes sortes de formats d’image.

Enjolivez : cliparts et photos

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À partir de la bibliothèque1. Sous l’onglet Insertion, cliquez sur le bouton Images clipart du

groupe Illustrations.

2. Le volet Office Images de la bibliothèque s’affiche.

3. Dans la zone Rechercher, saisissez un mot se rapportant à l’imagevoulue et cliquez sur le bouton OK.

4. Les images correspondant à votre recherche s’affichent dans uneliste déroulante du volet Office.

5. Pour ajouter une des images à votre document, cliquez simple-ment dessus.

Le truc de PétronillePar défaut, si vous êtes connectée à Internet, Word recherche

automatiquement dans les Collections Web. Les cliparts trouvés sur le Net(site de Microsoft) sont reconnaissables à l’icône en forme de mappemondesituée en bas à gauche de l’image. Ce sont les plus nombreux. Vous pouvezconserver ces images en local en cliquant sur la flèche déroulante située àdroite de l’image et sur l’option Rendre disponible hors connexion.

À partir de fichiers1. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Illustrations, cliquez sur

le bouton Image.

2. Sélectionnez l’emplacement de votre disque dur où se trouventles images (dossier Mes images, par défaut).

3. Choisissez éventuellement un mode d’affichage vous permettantde visualiser l’image (Miniatures, Mosaïques, Aperçu).

4. Sélectionnez le fichier et cliquez sur OK.


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Améliorez votre imageLorsque vous sélectionnez une image, vous verrez apparaître :

Huit points blancs tout autour : ce sont les poignées de dimen-sionnement. Pour redimensionner, faites glisser l’une des poi-gnées avec le bouton de la souris enfoncé.

Une poignée de rotation permettant de faire pivoter la forme en lafaisant glisser.

Lorsque vous sélectionnez une image, l’onglet Outils Image/Formatdevient accessible.

Les boutons de l’onglet Outils Image/Format permettent de mettreen forme l’image : styles rapides et mise en forme manuelle, choix dela luminosité, du contraste, etc.

Pointez sur les différents formatages pour en voir un aperçu, puiscliquez sur la mise en forme souhaitée.

Notez que vous pouvez combiner plusieurs types de mises en forme :commencez par exemple par cliquer sur un style d’image dans lagalerie, puis dans la liste déroulante Effets des images, vous pouvezchoisir d’ajouter des effets de lumière, d’ombre, de réflexion, etc.

Beaucoup de cliparts, selon leur format, sont composés de plusieursmorceaux. Pour modifier des morceaux, cliquez du bouton droit sur

Enjolivez : cliparts et photos

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l’image et sélectionnez la première option Modifier l’image. L’imageest alors dissociée et devient un dessin. Vous pouvez procéder auxmodifications en suivant les indications propres aux formes automa-tiques. Attention, cette opération ne peut se faire que sur des objetssans habillage ou bien sur des objets inclus dans une zone de dessin.

DécoupezVous avez besoin de découper une photo ? Utilisez l’outil derognage :

1. Sélectionnez la photo.

2. Sous l’onglet Outils Image/Format, dans le groupe Taille,cliquez sur l’outil Rogner.

3. Le curseur change de forme et huit poignées de rognageencadrent l’image.

4. Faites glisser l’une de ces poignées vers l’intérieur de l’image.

5. Vous pouvez ensuite la mettre en forme comme n’importe quelleimage.


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Chic, les WordArtWordArt permet d’ajouter dans votre document des effets de textespéciaux. Il s’agit en réalité d’un dessin. Pour ajouter un objetWordArt :

1. Cliquez sur le bouton WordArt de l’onglet Insertion, dans legroupe Texte.

2. La galerie WordArt s’ouvre. Cliquez sur l’effet le plus proche dece que vous souhaitez obtenir.

3. Dans la fenêtre de saisie, entrez votre texte, modifiez éventuel-lement la police, sa taille et son style, et cliquez sur OK : l’objetWordArt apparaît.

Pour modifier un objet WordArt :

1. Sélectionnez l’objet. L’onglet Outils WordArt/Formats’affiche.

2. Cliquez sur les différents boutons afin de modifier l’objet et lamise en forme spécifique d’un objet WordArt. Vous pouvez entreautres changer le texte, choisir un autre style de mise en forme,modifier la forme, la couleur, les effets d’ombre et 3D.

Choc, les SmartArt

Lulu dit :

Je cherche un boulot pour les vacances ! J’ai refait mon CV ; t’auraispas une idée pour le rendre un peu plus… smart ? J’ai listé mes

nombreuses expériences professionnelles ;-) mais comment les présenterpour que mon futur patron se rende immédiatement compte de la chance queje lui donne de pouvoir m’embaucher ? J

Choc, les SmartArt

SUITE

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Pétronille dit :

Plus smart ? Un SmartArt à la lulu…

Lulu dit :

Euh… c’est quoi ton truc ?

Pétronille dit :

Tu vas sous l’onglet Insertion, et dans le groupe Illustrations, tu cliques surSmartArt…

Lulu dit :

Houlà ! Mais y’a plein de trucs là-dedans !

Pétronille dit :

Tu as besoin d’une liste ? Clique sur Liste ! La zone de liste verticale devraitte convenir…

Lulu dit :

Euh ? C’est pas un peu… flashy ?

Pétronille dit :

Personne ne t’oblige à faire dans le flashy, trouve ton style !

Un diagramme SmartArt est un type de dessin particulier qui permetd’illustrer des informations. Il existe diverses sortes de diagrammes,comme des engrenages, des pyramides, des organigrammes hiérar-chiques. Attention, il ne s’agit pas d’un graphique basé sur deschiffres.

Pour ajouter un diagramme à un document :

1. Cliquez sur le bouton SmartArt de l’onglet Insertion, dans legroupe Illustrations.

2. Dans la boîte de dialogue Choisissez un graphique SmartArt,sélectionnez à gauche le type de graphique souhaité. Vous pouvezensuite choisir un modèle parmi ceux qui sont proposés. Sélec-tionnez un modèle et lisez les indications le concernant afin de


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trouver exactement ce dont vous avez besoin. Quand votre choixest fait, cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant entrer le texte :

Soit directement dans une forme du graphique.

Soit dans le volet Texte : cliquez sur [Texte], puis saisissez votretexte.

Si vous préférez travailler sans le volet Texte, vous pouvez le fermeren cliquant sur sa croix de fermeture. Pour le faire réapparaître,cliquez sur les flèches situées à gauche du graphique SmartArtlorsqu’il est sélectionné. Vous pouvez également cliquer sur le boutonVolet Texte du groupe Créer un graphique, sous l’onglet OutilsSmartArt/Création.

Pour ajouter une forme à un SmartArt, sélectionnez la forme situéejuste avant l’endroit où vous souhaitez en insérer une nouvelle, puissous l’onglet Outils SmartArt/Création, cliquez sur le boutonAjouter une forme du groupe Créer un graphique. Enfin, cliquez surune option disponible dans la liste déroulante. Vous pouvez égalementutiliser le menu contextuel en cliquant du bouton droit dans la forme.

Une autre méthode, si vous utilisez le volet Texte, consiste à placer lepoint d’insertion à la fin du texte où vous souhaitez ajouter une formeet à cliquer sur [Ä].

Pour supprimer une forme, sélectionnez-la et appuyez sur la touche[Suppr].

Choc, les SmartArt

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Relookez le SmartArtPour appliquer rapidement une mise en forme à votre SmartArt,cliquez simplement sur un style de la galerie des styles SmartArtsituée sous l’onglet Outils SmartArt/Création.

Vous modifierez les couleurs à l’aide du bouton Modifier lescouleurs. Vous remarquerez alors que la galerie des styles rapidesapplique également le changement. Bien entendu, le choix de cescouleurs est fonction du jeu de couleurs choisi pour le document.

L’onglet Création permet de modifier le graphique dans son ensem-ble alors que l’onglet Format permet de mettre en forme les élémentsindividuellement.

Organiser les objets graphiques


"Les images, c’est bien joli, mais impossible de les mettre au milieudu texte ! Et puis, j’ai tenté les schémas, c’est récalcitrant ces choses-là…

Mon fichier ressemble à un champ de bataille !"

Pétronille : " Positionner, aligner, répartir, grouper, empiler…Je sens que tun’es pas une adepte des jeux de construction !"

Maude : "Euh…je viens juste de me faire la manucure…"

Pétronille : J’ai peut être un truc qui va mieux te convenir… Habillage… C’estmieux ?

Maude : Ahhh !!! oui, c’est plus dans mes cordes !"

Les zones de dessinUne zone de dessin se présente sous la forme d’un cadre qui établitune limite entre votre dessin et le reste du document. Elle permet defaire un regroupement d’images et/ou de dessins pour pouvoir lesgérer plus facilement.


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La zone de dessin est très utile quand vous composez un dessinregroupant plusieurs formes ou images. Elle permet de tout redimen-sionner à la fois, de tout déplacer à la fois, elle est indispensable àl’utilisation des connecteurs et elle peut être également nécessairepour répartir ou grouper des formes.

Pour insérer une zone de dessin, cliquez sur la commande Nouvellezone de dessin de la galerie des formes, sous l’onglet Insertion : lazone présente uniquement ses délimitations. En effet, elle ne com-porte par défaut ni bordure ni arrière-plan, mais vous pouvez luiappliquer une mise en forme comme pour n’importe quel autre dessin.

Vous pouvez maintenant dessiner dans cette zone et/ou insérerpresque tous les types d’objets graphiques.

Pour redimensionner la zone de dessin, déplacez le pointeur surune des limites de la zone de dessin et faites glisser la souris dansla direction souhaitée.

Pour ajuster la zone de dessin à son contenu, cliquez dedans dubouton droit, puis cliquez sur la commande Ajuster.

Le truc de PétronillePour que vous puissiez ajuster la zone de dessin, il doit y avoir au

minimum deux dessins dans la zone.

Pour agrandir la zone de dessin par étape et d’une manièreuniforme à partir du centre, cliquez du bouton droit dans la zone,puis cliquez sur la commande Agrandir autant de fois quenécessaire.

Pour réduire ou agrandir l’ensemble des objets contenus dans lazone de dessin, cliquez du bouton droit dans la zone de dessin,puis cliquez sur la commande Mettre le dessin à l’échelle. Huitpoignées de redimensionnement bleues apparaissent autour de lazone. Faites glisser l’une d’elles dans la direction de votre choix.

Une zone de dessin peut également être habillée et ses pointsd’habillage sont modifiables.


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Les connecteurs ne s’utilisent que dans les zones de dessin.

Tous les outils de trait situés dans la rubrique Lignes de la galerie desformes automatiques sont des connecteurs en puissance ! Un connec-teur est un trait dynamique qui relie les formes entre elles. Si vousdéplacez la ou les formes, les connecteurs s’adaptent au déplacementet gardent le lien entre les formes.

Pour utiliser un connecteur :

1. Tracez deux formes.

2. Dans la galerie des formes automatiques, cliquez sur le connec-teur qui vous convient.

3. Approchez le pointeur de la première forme : des points bleusmagnétiques apparaissent à des endroits spécifiques de la forme.

4. Cliquez sur l’un des points bleus et faites glisser la souris jusqu’àla deuxième forme, où des points bleus apparaissent également.

5. Cliquez sur l’un des points bleus de la deuxième forme : les deuxformes sont reliées par un connecteur.

6. Déplacez l’une des formes : les deux formes restent reliées. Si lechemin du connecteur est devenu trop tortueux, cliquez sur lebouton Modifier la forme, sous l’onglet Outils de dessin/Format, dans le groupe Insérer des formes, et choisissez lacommande Rediriger les connecteurs.


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HabillageComme une robe habille vos jolies formes, l’habillage dans Worddéfinit la manière dont le texte sera réparti autour de l’objet.

Pour appliquer un habillage à une image ou à un dessin, double-cliquez sur l’objet de façon à afficher l’onglet du format de l’image,du dessin ou du graphique, puis cliquez sur le bouton Habillage dutexte du groupe Organiser.

Toutes les options d’habillage s’affichent dans la galerie. Il vous suffitde cliquer sur l’option de votre choix.

Notez que vous pouvez également utiliser le menu contextuel pouraffecter un habillage à un objet : cliquez du bouton droit sur l’objet,pointez sur la commande Habillage de texte, puis cliquez surl’habillage de votre choix.

Le truc de PétronilleVous pouvez décider dans les options de Word si les objets seront

insérés par défaut avec un habillage.

Lorsqu’un objet graphique possède une propriété d’habillage, ildevient "flottant" et vous pouvez le déplacer n’importe où à l’aide dela souris.


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En cliquant sur l’option Mise en page avancée, vous accédez àd’autres options :

L’onglet Habillage du texte propose d’autres types d’habillagesainsi que des options de renvoi à la ligne automatique et dedistance du texte.

L’onglet Positionnement de l’image permet de placer précisé-ment l’objet sur la page.

Lorsque vous avez sélectionné vos options d’habillage et cliquésur OK pour valider, l’image se trouve à l’endroit souhaité. Vouspouvez la déplacer en la faisant glisser à l’aide de la souris.

Si vous choisissez un habillage de type Encadré, le texte se mettraautour de l’image selon un format carré, contrairement aux habillagesde type Rapproché ou Au travers pour lesquels le texte se place autourde l’image selon les points d’habillage qui sont par défaut invisibles.C’est la différence qui existe entre le vieux pull confortable cache-forme et le cache-cœur bien moulant que l’on met lorsqu’on a perdules 3 kilos superflus !

Si vous affectez un habillage de type Au travers à l’objet, le textes’ajuste le mieux possible, mais la différence avec l’habillageRapproché n’est pas évidente, selon les images.

Vous pouvez visualiser les points de l’habillage afin de les modifier,de façon à jouer sur la position du texte par rapport à l’objet. Pourvisualiser ces points, il faut commencer par donner à l’objet unhabillage Rapproché ou Au travers. Cliquez ensuite sur le bouton


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Habillage du texte, puis sur la commande Modifier les points del’habillage. Les poignées de redimensionnent disparaissent et laissentla place aux points de l’habillage, représentés par des points noirsréunis par une ligne rouge. Il suffit de déplacer ces points avec lasouris dans la direction votre choix. Vous pouvez également ajouterdes points d’habillage simplement en cliquant sur la ligne rouge et enfaisant glisser la souris.

PositionnementLe bouton Position du groupe Organiser, sous l’onglet Format, desoutils de dessin, d’image ou de graphique, vous offre neuf positionsd’image sur une page de document. L’image étant sélectionnée,cliquez sur le bouton Position puis, dans la galerie, cliquez sur laposition qui vous convient le mieux. Vous remarquerez que, pardéfaut, toutes ces positions sont en habillage rapproché. Si vouspréférez un autre habillage, choisissez d’abord la position puisl’habillage.

Alignez et répartissezIl est très simple d’aligner et/ou de répartir plusieurs objets sur unepage. Avant tout, ces objets doivent être flottants, et donc habillés.

1. Dessinez ou insérez plusieurs objets.


165

2. Sélectionnez tous les objets à l’aide de la touche [Ctrl].

3. Dans le groupe Organiser de l’onglet Format (Outils Image ouOutils de dessin), cliquez sur le bouton Aligner puis sur la

commande de votre choix.

Si vous souhaitez par exemple aligner et répartir un groupe de dessinssur une ligne, sélectionnez d’abord la commande Aligner en bas puisla commande Distribuer horizontalement.

Le truc de PétronilleLes images et les photos, à l’inverse des formes automatiques,

doivent obligatoirement se trouver dans une zone de dessin pour pouvoirêtre réparties automatiquement à l’aide des commandes Distribuer horizon-talement et Distribuer verticalement.

Rotation et retournementLa poignée de rotation permet de faire pivoter un objet manuellement.

Pour des mesures précises de rotation, utilisez le bouton Rotation dugroupe Organiser, sous l’onglet Format.

Pour effectuer des retournements, sélection-nez également le bouton Rotation et cli-quez sur l’une des commandes ad hoc.

Groupez et dissociezIl est parfois utile de grouper plusieurs objets pour faciliter desmanipulations, comme le déplacement de l’ensemble des objets, lamodification proportionnelle de leur taille, l’attribution d’un mêmeformatage, etc.


166

Une fois que les objets sont groupés, ils peuvent néanmoins êtremodifiés individuellement.

Pour grouper les objets :

1. Sélectionnez tous les objets à grouper en maintenant la touche[Ctrl}]ou [Maj] enfoncée.

2. Dans le groupe Organiser de l’onglet Format (Outils desimages ou des dessins), cliquez sur le bouton Grouper puis surla commande Grouper.

Pour dissocier les objets :

1. Sélectionnez le groupe d’objets.

2. Dans le groupe Organiser de l’onglet Format (Outils desimages ou des dessins), cliquez sur le bouton Grouper puis surla commande Dissocier.

Le truc de PétronilleC’est très souvent un excellent moyen de modifier des cliparts :

cliquez du bouton droit sur l’objet et choisissez Modifier l’image. L’imagesera dissociée.

Pour modifier ou déplacer un groupe d’objets dans son ensemble :

1. Cliquez sur le groupe d’objets pour le sélectionner.

2. Vous pouvez agir sur ce groupe comme s’il s’agissait d’un seulobjet.

Pour modifier un seul objet du groupe :

1. Cliquez sur le groupe d’objets pour le sélectionner.

2. Cliquez sur l’objet à modifier.

3. Vous visualisez la double sélection : l’objet à modifier est entouréde poignées grises.


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4. Vous pouvez faire des modifications de mise en forme uniquement.

Pour déplacer ou redimensionner un seul objet du groupe, vous devezau préalable dissocier le groupe. Pour le regrouper, cliquez sur lacommande Regrouper du menu Dessiner.

Le truc de PétronilleHormis les formes automatiques, la plupart des objets ne pourront

être groupés qu’à l’intérieur d’une zone de dessin. Rien n’empêche ensuitede déplacer les objets groupés hors de la zone de dessin.

Ordre d’empilementDans le cas de plusieurs objets empilés, il peut être nécessaire demodifier l’ordre d’empilement, sachant que le dernier objet inséré estau premier plan.

1. Sélectionnez l’objet.

2. Dans le groupe Organiser, cliquez sur les boutons Mettre aupremier plan ou Mettre en arrière-plan, ou via le menucontextuel, cliquez sur la commande Ordre et faites votre choixparmi les options proposées.

Les options Avancer et Reculer permettent de rapprocher ou d’éloi-gner l’objet d’un cran.


168

Bla-bla-bla,

mémoires

et gros docs

Lulu dit :

Kikou Pétro !

Pétronille dit :

Hello ma Lulu J Comment tu vas ?

Lulu dit :

Stressée à mort ! L Mon mémoire à rédiger… J’suis pas du genre lâche, jem’bats jusqu’au bout.

9

SUITE

Pétronille dit :

Et tu sais pas quoi y mettre ?

Lulu dit :

Ah si, c’est pas le problème ! Y’a trop de choses que j’sais po faire avec leWord ! Les notes de bas de page, les tables de matières… Et pis, tiens, labiblio ! Comment je fabrique une biblio, moi ? Hein tu peux me le dire ?

Pétronille dit :

Mais oui ! Je peux te le dire ! Et bien plus que ça, encore ! ;-)

Lulu dit :

Ah ? Et l’index aussi ?

Pétronille dit :

Suffit de demander…

Lulu dit :

Yeesss ! J’entre dans la quatrième dimension !

La noblesse de Word : ses titresVous ne l’ignorez plus : tout est dans le style ! Et particulièrementdans un document important, il est indispensable d’utiliser les stylesde titre : votre table des matières en dépend ! Et si les titres doiventêtre numérotés, prévoyez impérativement une numérotation hiérar-chique à plusieurs niveaux. Créez votre propre style de liste, ou bienutilisez une liste existante comme ci-après :

1. Saisissez le premier titre, et affectez-lui le style Titre 1.

2. Choisissez éventuellement un jeu de styles.

3. Appliquez par-dessus un type de liste numérotée, celle qui estaffectée aux titres.

9 Bla-bla-bla, mémoires et gros docs

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Comptes et légendesVous prévoyez d’ajouter une table pour les illustrations, les tableaux,les graphiques ? Pas de problèmes… Vous devez simplement légen-der ces éléments :

1. Sélectionnez votre tableau, votre illustration ou n’importe quelautre objet devant être listé dans une table particulière.

2. Sous l’onglet Références, cliquez sur le bouton Insérer unelégende du groupe Légendes. La boîte de dialogue Légendes’affiche.

3. Dans la liste déroulante Étiquette, choisissez une étiquette parmicelles existantes : Équation, Figure, Tableau. Si ces étiquettes nevous conviennent pas, cliquez sur le bouton Nouvelle étiquette,et saisissez un nouveau nom d’étiquette.

Comptes et légendes

171

4. Choisissez la position de l’étiquette, Sous la sélection ou Au-dessus de la sélection, dans la liste déroulante Position.

5. Si la numérotation par défaut ne vous convient pas, cliquez sur lebouton Numérotation pour choisir un autre format de numéro-tation. Vous pouvez inclure dans la numérotation le titre duchapitre en cours : dans ce cas, sélectionnez le style du titre àajouter.

6. Saisissez la légende et cliquez sur OK.

Le truc de PétronilleLa numérotation d’une légende est un champ {SEQ}. Vous pouvez

le modifier manuellement en affichant le code du champ à l’aide destouches [Alt]+[F9].

Vous pouvez décider de légender systématiquement certains élé-ments. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Légende automatique dela boîte de dialogue Légende. Sélectionnez tour à tour chaqueélément à légender automatiquement et choisissez pour cet élémentou ce groupe d’éléments l’étiquette et la numérotation. Cliquezensuite sur OK.

Lorsque vous insérerez un élément de ce type, la légende seraautomatiquement insérée. Il suffira de la compléter.


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Dressez la tableSi mes conseils concernant l’utilisation des styles de titre et deslégendes ont bien été suivis, vos différentes tables des matièress’inséreront avec une simplicité enfantine.

La table des matièresUne fois le document saisi, positionnez le curseur là où doit êtreinsérée la table des matières.

Sous l’onglet Références, dans le groupe Table des matières, cliquezsur le bouton Tables des matières, puis sur un format de table desmatières de la galerie. C’est tout ! On peut trouver plus compliqué !

Si cela vous démange, vous pouvez aussi arranger la table à votregoût :

1. Cliquez sur le bouton Tables des matières, puis sur la commandeInsérer une table des matières, située tout en bas de la galerie.

2. Dans la rubrique Général :

− Sélectionnez un format dans la liste déroulante Formats.

− Dans la liste déroulante Affıcher les niveaux, sélectionnez lenombre de niveaux que vous souhaitez voir figurer dans latable des matières.

Dressez la table

173

3. Vous pouvez afficher ou non les numéros de page en cochant lacase d’option correspondante, les afficher à droite, choisir uncaractère de suite.

4. Cliquez sur OK : la table des matières est insérée.

Les tables à rallongeLes différentes légendes que vous avez insérées pour les illustrations,les graphiques, etc., vont vous permettre d’ajouter autant de tablesque de types de légendes :


174

1. Cliquez à l’endroit du document où vous souhaitez ajouter unetable.

2. Sous l’onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquez sur lebouton Insérer une table des illustrations.

3. Complétez la boîte de dialogue comme lors de l’insertion d’unetable des matières, en prenant soin, sous la rubrique Général, dechoisir la catégorie de légende.

4. Cliquez sur OK : la table est insérée dans votre document.

Les tables toujours au goût du jourVotre document peut évoluer. Vous allez ajouter de nouvelles pagesou de nouveaux titres ou procéder à des suppressions ; les tablesdevront être mises à jour. Word ne le fera pas automatiquement.

1. Toujours sous l’onglet Références, cliquez sur le bouton Mettreà jour la table dans chacun des groupes Table des matières etLégendes.

2. Une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez mettre àjour les numéros de page uniquement ou mettre à jour toute latable. S’il y a eu des ajouts ou suppressions de titre, optez pourla deuxième solution.

3. Cliquez sur OK : la table est mise à jour.

Si vous avez opté pour une table des matières de la galerie, un boutonMettre à jour la table est accessible en haut de la table des matièresdans le document.

Dressez la table

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Si vous souhaitez modifier la table des matières pour changer sonstyle ou le nombre de niveaux à afficher, retournez dans la boîte dedialogue d’insertion de la table des matières.

Les tables et galerieVous avez créé votre table des matières bien à vous et vous souhaitezla conserver pour la réutiliser régulièrement. Comme je vous com-prends ! Faites-en un bloc de construction ! Ajoutez-la à votre galerievia la commande Enregistrer la sélection dans la galerie Table desmatières accessible par le bouton Table des matières.

Recto verso, pair et impair…Jouez le jeuVotre document contient peut-être plusieurs sections ayant chacunedes en-têtes et pieds de page différents.

Lulu dit :

Économie de papier ! Le prof demande un recto verso… Je fais quoiavec mes en-têtes et mes pieds de page ?

Pétronille dit :

Si tu tiens absolument à ta pagination du côté extérieur et ton nom du côtéintérieur, coche dans toutes tes sections l’option Pages paires et impairesdifférentes. Ensuite, pour chaque section, crée ton en-tête et ton pied de pagepairs, ton en-tête et ton pied de page impairs. C’est un terrain glissant… maissi tu y tiens, tu sauras t’en sortir…

Lulu dit :

Euh… tout compte fait, je n’y tiens pas tant que ça…

Pétronille dit :

Mdr ! Alors, je n’ai que deux mots à te dire : centre tout ! Les histoires de pairset d’impairs sont propices aux maux de tête !


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S vous ne tenez pas à être aussi sage que Lulu, et si vous n’êtes passujette aux migraines, voici comment obtenir, dans un document rectoverso, un pied de page personnalisé composé d’une pagination àl’extérieur et d’un autre élément à l’intérieur:

1. Placez le point d’insertion dans la première page de la premièresection de votre document (donc une page impaire), puis rendez-vous dans le pied de page du document : sous l’onglet Insertion,dans le groupe En-tête et pied de page, cliquez sur le bouton Piedde page, puis sur la commande Modifier le pied de page.

2. Sous l’onglet Outils des en-têtes et pieds de page/Création,dans le groupe Options, cochez l’option Pages paires et impairesdifférentes.

3. Toujours sous le même onglet, et cette fois dans le groupe En-têteet pied de page situé à l’extrême gauche, insérez une paginationde la catégorie Bas de page, à droite, puisqu’il s’agit d’une pageimpaire.

4. Complétez votre pied de page intérieur en vous positionnant dansla partie gauche.

Le truc de PétronilleN’oubliez pas qu’il existe quelques pieds de page déclinés en pair et

impair. Ils peuvent servir de base et être personnalisés.

5. Cliquez sur le bouton Section suivante de l’onglet Outils desen-têtes et pieds de page/Création, dans le groupe Navigation,de façon à atteindre, non pas la seconde section, mais la premièrepage paire de la section en cours.

6. Appliquez un format paragraphe d’alignement à droite et saisis-sez le texte qui doit se trouver à l’extérieur du livret.

Recto verso, pair et impair… Jouez le jeu

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7. Recommencez l’étape 3 en insé-rant la même pagination, maiscette fois à gauche, puisqu’ils’agit d’une page paire.

8. Si votre document contientd’autres sections dont le pied depage doit différer, cliquez sur le bouton Section suivante del’onglet Outils des en-têtes et pieds de page/Création, dans legroupe Navigation, de façon à atteindre cette fois la premièrepage de la section suivante.

9. Pour que ce pied de page soit différent du précédent, il estimportant de désélectionner l’option Lier au précédent. Si vousmodifiez le pied de page sans désélectionner cette option,l’en-tête de la section précédente changera également !

10. Modifiez ce qui doit l’être puis passez à la page paire (étape 5)sans oublier de désélectionner à nouveau l’option Lier auprécédent.

11. Continuez ainsi s’il y a d’autres sections dans votre document.

Si vous avez choisi pour une ou plusieurs sections unepremière page différente, ce n’est pas deux en-têtes ni deux

pieds de page par section que vous gérerez, mais trois !

12. Une fois tous les pieds de page créés et si vous n’êtes pas encoreau bord de la crise de nerfs, procédez de même pour lesen-têtes… si nécessaire !

Vérifiez ensuite le résultat par un aperçu avant impression : cliquezsur le bouton Office, pointez sur la commande Imprimer, puiscliquez sur Aperçu avant impression.


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Du style dans les champsIl s’agit d’un champ totalement magique qui va insérer à l’endroit devotre choix, mais principalement en en-tête ou en pied de page, lenom du chapitre en cours. Si vos sauts de section n’étaient justifiésque dans le but d’obtenir le titre courant en en-tête ou pied de page,vous pouvez respirer… Ils sont inutiles !

1. Dans l’en-tête ou le pied de page, affichez l’onglet Insertion.Dans le groupe Texte, cliquez sur le bouton QuickPart, puis surla commande Champ.

2. Dans la liste des champs, sélectionnez le champ Réfstyle, puisdans la liste des styles, choisissez le texte du style en cours àafficher, par exemple le style Titre 1.

3. Cliquez sur OK : le titre courant s’affiche et sera automatique-ment mis à jour dès que vous en changerez.

Le truc de PétronilleSi vous avez besoin d’insérer également le numéro du titre, faites

deux insertions du champ, la première en cochant l’option Insérer lenuméro du paragraphe.

Du style dans les champs

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Les signets et les renvois,des valeurs sûres

Lulu dit :Pétronille Oscour !

Pétronille dit :Hello ma Lulu ! Alors t’avances ?Lulu dit :En plein nervous breakdown ! Je t’essspliqueu : j’ai besoin de faire référenceà du texte ou à des illustrations situés à l’intérieur de mon mémoire. Imagineque je tape "voir page 10"… Je fais des modifs, j’ajoute du texte, et vlan !La page 10 devient la page 15, et là je me dis que j’ai dû être serial killer dansune autre vie pour qu’on m’inflige un truc pareil !Pétronille dit :Ma réponse : signets et renvois ! Des valeurs sûres !

Les renvois ont besoin d’être dynamiques afin d’être mis à jour en casde modification du document : ajout ou suppression de pages,modification de la numérotation, etc.

Le principe de base est donc de créer un signet sur l’élément auquelvous faites référence, puis un renvoi à ce signet. L’insertion d’unsignet sur un élément numéroté (éléments légendés, pages, notes debas de page…) ainsi que sur un titre, même s’il n’est pas numéroté,est inutile : des signets invisibles sont insérés par défaut.

Créez un signetVous avez saisi dans votre document une phrase à laquelle voussouhaitez faire référence à un autre endroit :

1. Sélectionnez la phrase.

2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens, cliquez sur lebouton Signet.


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3. Dans la boîte de dialogue Signet, saisissez le nom de votre signetpuis cliquez sur le bouton Ajouter.

Créez un renvoiVous allez maintenant faire référence à un titre, une page, ou un signetcréé par vos soins :

1. À l’endroit où vous souhaitez insérer cette référence, cliquez surle bouton Renvoi sous l’onglet Insertion, dans le groupe Liens,de façon à afficher la boîte de dialogue Renvoi.

2. Sélectionnez dans la liste déroulante Catégorie le type d’élémentauquel vous souhaitez faire référence.

3. Choisissez, dans la liste déroulante Insérer un renvoi à, l’infor-mation que vous souhaitez insérer : le titre lui-même, ou bien sonnuméro, le numéro de la page, etc.

4. Cochez ou décochez l’option Insérer comme lien hypertexte selonque vous souhaitez ou non intégrer un lien hypertexte.

5. Cochez l’option Inclure Ci-dessus/Ci-dessous si vous souhaitezinclure ce type d’information dans votre référence.

6. Choisissez enfin l’élément auquel vous voulez faire référencedans la zone Pour, et cliquez sur le bouton Insérer.

Les signets et les renvois, des valeurs sûres

181

Actualisez les renvoisLes informations insérées par les renvois doivent être mises à jour encas de modification de votre document : correction du texte des titres,renumérotation de titres suite à l’insertion de nouveaux titres ou à lasuppression de titres existants, ajout ou suppression de texte quimodifie la pagination, etc.

Le truc de PétronilleSi vous avez omis de mettre à jour vos champs, pas de panique !

Ils se mettront automatiquement à jour à l’impression, et même lors del’aperçu avant impression si toutefois l’option Mettre à jour les champs avantimpression est cochée. Pour l’activer, cliquez sur le bouton Office, puis sur lebouton Options Word. Dans la partie gauche, choisissez Affichage, puisdans la partie droite, cochez ladite option dans la rubrique Optionsd’impression.

Repérez les signets et les champsPar défaut les signets sont invisibles, ce qui n’est pas vraimentpratique pour les localiser et éventuellement les modifier.


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Pour visualiser les signets, vous devez modifier les options :

1. Cliquez sur le bouton Office, puis sur le bouton Options Word.

2. Dans la partie gauche, choisissez Options avancées.

3. Dans la partie droite, descendez dans la rubrique Affıcher lecontenu du document, cochez l’option Affıcher les signets.

4. Sélectionnez l’option Toujours ou Lors de la sélection dans laliste déroulante Champs avec trame.

5. Cliquez sur OK.

Dans votre document, les signets sont entourés de crochets et leschamps sont tramés si vous avez opté pour Toujours ou deviennenttramés lorsque vous les sélectionnez si vous avez opté pour Lors dela sélection. Bien entendu, ces repères ne s’impriment pas.

Les notes de bas de pageet de finDans un long document, vous aurez probablement recours auxrenvois de bas de page ou de fin de document. Word va vous faciliterla tâche.

Les notes de bas de page et de fin

183

Insérez des notesPositionnez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer un appelde note puis cliquez sur l’un des deux boutons Insérer une note debas de page ou Insérer une note de fin qui se trouvent sous l’ongletRéférences, dans le groupe Notes de bas de page.

Si vous avez opté pour une note de bas de page, le point d’insertionse trouve en bas de la page. Si vous avez opté pour une note de fin,le point d’insertion se trouve en fin de document. Il vous reste à saisirla note. Vous pouvez appuyer sur les touches [Maj]+[F5] pour continuerla saisie de votre texte là où vous vous étiez arrêté.

Lorsque vous pointez sur un appel de note, une info-bulle s’affichevous informant du contenu de la note.

Les notes de bas de page ou de fin sont numérotées par défaut. Si vousen insérez une entre deux notes existantes, les numéros se mettentautomatiquement à jour.

Modifiez les notesLe texte des notes se modifie comme n’importe quel autre texte.Cliquez dans la note et faites les modifications nécessaires.

Pour accéder à une note, vous pouvez double-cliquer sur l’appel denote.

Vous pouvez modifier le format par défaut des notes. Pour cela,affichez la boîte de dialogue Note de bas de page et de fin dedocument accessible via le lanceur de boîte de dialogue situé en basà droite du groupe Notes de bas de page de l’onglet Références.


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Emplacement des notes : les notes de bas de page peuvent êtrepositionnées en fin de texte ; les notes de fin peuvent êtrepositionnées en fin de section. Par ailleurs, vous pouvez convertirles notes de bas de page en notes de fin, et inversement, encliquant sur le bouton Convertir.

Marques de renvoi : ce sont par défaut des numéros. Vous pouvezchoisir autre chose, un astérisque par exemple (si vos notes sontpeu nombreuses).

Si vous avez, dans un même document, utilisé les deux types denotes, celles-ci seront par défaut numérotées différemment.

Le séparateur de notes se modifie en mode Brouillon :

1. Activez le mode Brouillon en cliquant sur l’icône Brouillonsituée en bas à droite de la fenêtre Word.

2. Cliquez sur le bouton Afficher les notes situé dans le groupeNotes de bas de page de l’onglet Références ou bien double-cliquez sur un appel de note : le volet des notes s’ouvre.

3. Dans la liste déroulante, sélectionnez le séparateur de note.

Les notes de bas de page et de fin

185

Une note trop longue peut se poursuivre sur la page suivante. Leséparateur entre les deux parties est appelé "séparateur de conti-nuation de note". Vous pouvez également le modifier.

4. Sélectionnez le séparateur et modifiez-le en saisissant du texte ouen insérant une ligne de type clipart. Pour le supprimer, appuyezsur la touche [Suppr] ou sur la touche [ˆ].

Pour rétablir le séparateur par défaut, cliquez sur le bouton Réinitia-liser.

Pour refermer le volet des notes, double-cliquez sur la barre deredimensionnement ou cliquez à nouveau sur le bouton Afficher lesnotes.

Pour supprimer une note, supprimez tout simplement l’appel de note.

Créez une bibliographieUne bibliographie répertorie, habituellement en fin de document, lessources utilisées à l’intérieur du document.

La création d’une bibliographie n’est pas simple et répond à desnormes précises mais, pas de panique, tout est automatique !

Pour créer une bibliographie, vous devez commencer par créer lessources auxquelles vous faites référence. Vous pouvez les créer au furet à mesure de la saisie. Chaque source créée sera enregistrée etpourra ensuite être utilisée en tant que citation autant de fois que vousle souhaiterez. Les citations seront ensuite récupérées, généralementen fin de document, afin que soit générée la bibliographie elle-même.

Choisissez une norme bibliographiqueSachez avant tout que Word gère tous les types de documents, que cesoit des ouvrages papier ou non : livres, articles de journal, comptesrendus de conférence, sites web, documents de sites web, films,enregistrements audio, etc.


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Sélectionnez tout d’abord une norme bibliographique via la listedéroulante Style du groupe Citations et bibliographie, sous l’ongletRéférences. Le style de norme bibliographique gère la manière dontseront insérées les citations ainsi que la bibliographie elle-même Sivous hésitez et si vous connaissez mal les normes bibliographiques,choisissez la norme ISO 690.

Vous remarquerez qu’il existedeux styles ISO 690, l’un, Nu-méro et date, qui insérera unecitation de type "(Dupont, 2005p. 5)", et l’autre, Référence Nu-mérique, qui insérera une cita-tion plus discrète de type"(1 p. 5)" prévue notammentpour être utilisée dans des notesde bas de page.

Le bon planVous pouvez vous référer à l’excellent site www.revue-texto.net/

Reperes/Themes/Kyheng_References.html, qui vous éclairera sur lesnormes bibliographiques.

Insérez des citations et créez des sourcesPositionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez ajouterune citation puis, sous l’onglet Références, dans le groupe Citationset bibliographie, cliquez sur le bouton Insérer une citation. Audépart, aucune source n’est disponible, vous allez donc créer votrepremière source. Dans la liste déroulante, cliquez sur la commandeAjouter une nouvelle source.

Dans la boîte de dialogue Créer une source, choisissez le type desource dans la liste déroulante Type de source, puis complétez chaquezone (un exemple s’affiche au fur et à mesure en bas de la boîte de

Créez une bibliographie

187

dialogue). Vous remarquerez également que la zone de saisie Nom dela balise située en bas à gauche de la boîte de dialogue se complèteautomatiquement avec, par défaut, les premières lettres du nom àréférencer, suivies des deux derniers chiffres de l’année. Cetteréférence sera utilisée pour faire des tris.

Pour afficher plus de champs, cochez l’option Affıcher tous leschamps bibliographiques. Dans ce cas, les champs recommandés sontprécédés d’un astérisque rouge.

Remplissez la boîte de dialogue le mieux possible. En haut à droite dela boîte de dialogue, vous pouvez choisir une langue via la listedéroulante Langue. Ce choix déterminera les éléments à insérer dansla bibliographie selon la langue utilisée.

Une fois la boîte de dialogue remplie,cliquez sur OK : la source est ajoutée àvotre base de données Sources biblio-graphiques et la référence est ajoutéedans votre texte, sous forme decontrôle de contenu, et dans la galeriedes citations. Si vous souhaitez réuti-


188

liser cette référence dans votre document, vous la sélectionnerez dansla galerie.

Vous pouvez modifier l’affichage de la citation dans le texte : cliquezsur la flèche déroulante située à droite du bloc de construction de lacitation et choisissez Modifier la citation. Pour ajouter le ou lesnuméros de page qui contiennent la citation, complétez la zone desaisie Pages. Vous pouvez en effet faire par exemple référenceplusieurs fois au même livre, en citant des passages différents.

Notez bien que, lorsque vous modifiez la citation, vous ne modifiezpas pour autant la source.

Même si vous ne possédez pas encore les éléments pour créer lasource, vous pouvez prévoir d’insérer des citations dans votredocument, que vous compléterez par la suite.

Pour cela, positionnez le point d’insertion à l’endroit où voussouhaitez insérer cette citation, puis dans le groupe Citations etbibliographie, cliquez sur le bouton Insérer une citation, puis sur lacommande Insérer un nouvel espace réservé.

Saisissez le nom de l’espace réservé, sans espace, et cliquez sur lebouton OK : une balise de citation est insérée avec le nom indiqué.Pour l’instant, elle ne fait référence à aucune source, mais vouspouvez la réutiliser dans votre document comme bon vous semble.Vous la trouverez listée au même titre que les autres dans la galerie.

Lorsque vous aurez les renseignements pour compléter cette balise,vous modifierez la source et tous les espaces réservés de citation dumême nom se mettront automatiquement à jour.


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Insérez la bibliographieUne fois vos références bibliographiques insérées dans votre docu-ment, positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitezinsérer la bibliographie, cliquez sur le bouton Bibliographie dugroupe Citations et bibliographie, puis sur un modèle de bibliogra-phie de la galerie.

La bibliographie s’insère dans un bloc de construction.

Actualisez la bibliographieSi vous ajoutez ou supprimez des citations dans votre document, ousi vous modifiez les sources, vous devez mettre à jour votrebibliographie.

Pour cela, vous disposez de plusieurs solutions :

Depuis une citation quelconque dans votre document : cliquez surla flèche déroulante du contrôle de la citation, puis sur lacommande Mettre à jour les citations et la bibliographie.

Depuis la bibliographie elle-même : cliquez dans la bibliographiepour faire apparaître les éléments du contrôle, puis cliquez sur lacommande Mettre à jour les citations et la bibliographie situéeen haut du contrôle.

Si vous avez indiqué des langues spécifiques dans vos citations, vouspouvez choisir de n’afficher dans la bibliographie que les citationscorrespondant à une seule langue. Pour cela, cliquez sur le boutonBibliographie situé en haut à gauche du contrôle Bibliographie, puistout en bas de la liste déroulante, pointez sur la commande Filtrer leslangues. Ensuite, cochez l’option correspondant à la langue de votrechoix. Votre bibliographie se mettra à jour automatiquement.


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Via ce même bouton, vous remarquez que vous pouvez égalementchoisir un autre modèle de bibliographie dans la galerie, et transfor-mer votre bibliographie en texte statique. Dans ce cas, elle ne pourraplus être mise à jour, mais vous pourrez par exemple la transmettre àd’autres personnes sans problème puisqu’elle ne sera plus liée ni auxcitations du document, ni aux sources de votre fichier XLM.

Gérez les sourcesToutes les références bibliographiques que vous créez via le boutonInsérer une citation sont conservées dans un fichier XML. Vouspouvez les modifier et les supprimer via la boîte de dialogueaccessible d’un clic sur le bouton Gérer les sources du groupeCitations et bibliographie.

La boîte de dialogue Gestionnaire de source est divisée en deuxcolonnes : à gauche, dans la liste principale, figurent toutes lessources que vous avez accumulées dans votre fichier XML et qui sontdonc accessibles depuis n’importe quel document, et à droite, dans laliste active, celles de votre document en cours.

Pour copier une source d’une colonne à l’autre, sélectionnez-lapuis cliquez sur le bouton Copier.

Pour supprimer une source, uniquement si elle n’est pas utilisée,sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Supprimer. Seules lessources utilisées sont cochées.


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Pour modifier une source, sélectionnez-la puis cliquez sur lebouton Modifier et apportez les modifications souhaitées.

Vous pouvez également créer une nouvelle source en cliquant surle bouton Nouveau.

Au bout d’un certain temps, vos sources peuvent être très nombreu-ses. Vous disposez alors, depuis le gestionnaire de source, d’une zonede recherche (en haut à gauche), et de la possibilité de faire des trispar année, par auteur, par balise et par titre via la liste déroulantesituée en haut à droite.

Par ailleurs, la zone située en bas de la boîte de dialogue affiche unaperçu de la source, qui sera bien utile dans certains cas.

Le truc de PétronilleSi vous souhaitez modifier la source d’une citation insérée dans

votre document, vous pouvez lancer la modification depuis cette citationau lieu d’ouvrir le gestionnaire de source : cliquez sur la flèche du contrôle dela citation puis sur la commande Modifier la source (à ne pas confondre avecla commande Modifier la citation).

Majeur ? Non, index !Pour créer un index, il faut marquer chaque terme à répertorier par uncode (appelé "entrée d’index") pour ensuite générer l’index lui-même.Vous pouvez "marquer" votre texte en cours de frappe ou en fin desaisie.

Marquez le texte1. Sélectionnez le mot ou groupe de mots à indexer.


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2. Appuyez sur les touches [Alt]+[Maj]+[X] ou cliquez sur le boutonMarquer l’entrée du groupe Index, sous l’onglet Références. Laboîte de dialogue Marquer les entrées d’index s’affiche.

3. Modifiez éventuellement le libellé de l’entrée : c’est ce libellé quiapparaîtra dans l’index.

4. Cliquez sur le bouton Marquer : le texte est marqué. Si voussouhaitez indexer toutes les occurrences de ce terme, cliquez surle bouton Marquer tout.

5. Recommencez pour chaque mot ou groupe de mots. La boîte dedialogue Marquer les entrées d’index reste ouverte. Vouspourrez la fermer lorsque vous aurez terminé.

Le truc de PétronillePour appliquer une mise en forme particulière au texte de l’index,

cliquez dans la zone Entrée du bouton droit, sélectionnez Police etmodifiez la mise en forme comme vous le souhaitez.

Majeur ? Non, index !

193

Insérez l’indexLorsque toutes vos entrées sont marquées, vous pouvez insérerl’index :

1. Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitezajouter l’index.

2. Cliquez sur le bouton Insérer l’index, dans le groupe Index, sousl’onglet Références.

3. Sélectionnez toutes les options souhaitées. Dans notre exemple,nous avons choisi le modèle d’index Moderne dans la listedéroulante Formats, opté pour l’alignement des numéros de pageà droite, pour une entrée par ligne, sur 2 colonnes.

4. Cliquez sur OK.

Si vous supprimez ou ajoutez d’autres entrées d’index, vous devezmettre votre index à jour. Cliquez n’importe où dans votre index etappuyez sur la touche [F9], ou bien cliquez sur le bouton Mettre àjour l’index.

Suivez à la traceles modificationsLorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il estnécessaire de pouvoir visualiser aisément les modifications quechacune a intégrées dans ledit document.

Pour cela, vous devez travailler en mode Révision : cliquez surl’onglet Révision, dans le groupe Suivi, et cliquez sur le bouton Suivides modifications. Ainsi toutes vos modifications (ajout, suppression,déplacement) seront "marquées".

Vous pouvez également insérer des commentaires : placez le pointd’insertion à l’endroit souhaité et cliquez sur le bouton Nouveaucommentaire de l’onglet Révision, dans le groupe Commentaires.


194

Le type de marquage se règle dans les options proposées dans la boîtede dialogue Options de suivi des modifications, accessible d’un clicsur la flèche située sur le bouton Suivi des modifications. Vouspouvez également choisir d’afficher les révisions dans des bulles oudans un volet, via les options situées dans le groupe Suivi. Le volet estnécessaire en affichage Brouillon, car les bulles ne sont pas visibles.

Le bouton Afficher les révisions du groupe Suivi permet d’afficher ledocument en mode Original ou Final avec ou sans les marques.

Ces options ne jouent que sur l’affichage. Si vous désacti-vez l’affichage des marques et que vous envoyiez votre

document, votre correspondant les visualisera !

Pour supprimer définitivement les marques, il faut accepter, définiti-vement, ou bien refuser, les modifications :

1. Visualisez chaque modification en cliquant sur les boutonsSuivant ou Précédent du groupe Modifications, sous l’ongletRévision.

2. Cliquez sur le bouton Accepter ou Refuser du groupe Modifi-cations. Vous pouvez accepter ou refuser toutes les modificationsà la fois en sélectionnant les options correspondantes de la listedéroulante liée à ces deux boutons. Au fur et à mesure que lescorrections sont acceptées ou refusées, le marquage est effacé.

Suivez à la trace les modifications

195

Fusion, mariage

et publipostage


"Je fais un break ! Organisation d’anniversaires, décoratrice, coutu-rière, maquilleuse, pâtissière, DJ, secrétaire… Qui dit mieux ? Je suis une

multifonction, moi !"

Pétronille : "Aahhh les ménagères de moins de 50 ans, toujours en action !C’est les 10 ans de Roxane ?"

Framboise : "Oui, et on enchaîne ensuite sur les 16 ans de Léo ! Bon, pourLéo, je passe en mode bi-fonction ! Cuisine et néanmoins secrétariat car lepauvre chéri, débordé par ses devoirs et, je te rappelle, son amour naissantpour ta Lola, m’octroie la tâche ingrate, mais combien valorisante, desinvitations… Et plus ça grandit, plus ça invite ! 25 pour Roxane, 40 pour Léo !C’est à la mesure de ma cave !"

Pétronille : "Pour tes invitations, tu dis à Léo qu’il tape les adresses dansExcel, et hop, un publipostage en bonne et due forme !"

10

SUITE

Framboise : "Naaannn ! Je veux pas être une aventurière !"

Pétronille : "Ne me dis pas que tu comptais faire tout ça à la main ?"

Framboise : "Euh… J’ai une très jolie écriture…"

La fonction Fusion et publipostage de Word permet de créer toutessortes de documents personnalisés qui seront issus d’une fusion entreun document principal et une source de données.

Le document principal contient tout ce qui sera commun à tous lesdocuments fusionnés, par exemple, pour une invitation, l’adressede l’expéditeur, une illustration, un coupon-réponse, etc.

La source de données est le fichier qui contient les variables,c’est-à-dire des informations uniques, par exemple la liste desnoms et adresses des destinataires.

Toutes les fonctions de publipostage sont regroupées sous l’ongletPublipostage.

Choisissez la source de donnéesLa source de données peut être un tableau Excel ou Word, une baseAccess, ou encore une base de données provenant d’autres logicielscompatibles avec Word. Il peut s’agir également de vos contactsOutlook, ou d’un simple fichier texte (.txt).

La création d’une base est également possible au cours des étapes dupublipostage. Cette base sera par défaut un fichier au format .mdb,c’est-à-dire exploitable avec le logiciel Access. Elle pourra néan-moins être exploitée via l’interface de Word. L’utilisation d’Excel estun bon choix.

Voici quelques conseils pour créer votre liste afin d’éviter lesproblèmes pouvant survenir par la suite :

10 Fusion, mariage et publipostage

198

La première ligne de votre base de données contiendra les nomsdes champs (étiquettes de colonne).

Ne fusionnez jamais de cellules.

Veillez à ne laisser dans votre liste aucune ligne ou colonnecomplètement vide.

Chaque champ devra contenir une seule information.

Exemple : dans une liste d’adresses, prévoyez pour l’adresseelle-même autant de champs que la plus longue adresse contientde lignes. Si certains champs ne sont pas remplis, Word n’entiendra pas compte. Séparez le nom du prénom, le code postal dela ville, etc.

Démarrez le publipostageChoisissez le type de document principalLe document principal peut être de type divers :

Lettres : il peut s’agir bien entendu d’un courrier envoyé à ungroupe de personnes, mais cela peut aussi être utilisé pour desfiches individualisées, des factures, etc.

Messages électroniques : permet d’envoyer le même messageélectronique à un groupe de personnes avec, éventuellement, despersonnalisations dans le corps du message. Les destinataires nevisualiseront pas la liste des personnes qui recevront le courrier, etdonc discrétion assurée.

Enveloppes : vous pourrez créer et imprimer des enveloppes avecchaque adresse de votre liste à condition, bien évidemment, quevotre imprimante accepte les enveloppes.

Étiquettes : ce choix permet de créer des planches d’étiquettespersonnalisées.

Répertoire : il s’agit de créer un document unique contenant uneliste de vos données organisées selon votre propre schéma.

Démarrez le publipostage

199

Pour démarrer la fusion, cliquez sur le bouton Démarrer la fusion etle publipostage du groupe de même nom, puis sur le documentprincipal de votre choix.

Sélectionnez la source de donnéesToujours dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage,cliquez sur le bouton Sélection des destinataires. Ensuite activez :

Soit la commande Utiliser la liste existante si votre source dedonnées est déjà créée. Sélectionnez ensuite votre base sur votredisque dur.

Soit la commande Sélectionner à partir des contacts Outlookpour utiliser vos contacts enregistrés dans votre Carnet d’adressesOutlook. (et non Outlook Express). Dans la boîte de dialogue quis’affiche, sélectionnez le dossier de contacts Outlook souhaité etcliquez sur OK.

Soit la commande Entrer une nouvelle liste si vous souhaitezcréer votre liste maintenant.

Le truc de PétronilleSi vous utilisez des listes Excel avec des nombres, vous risquez

d’obtenir des formats numériques incorrects. Aussi je conseille de modifierl’option de conversion à l’ouverture. Cliquez sur le bouton Office puis sur lebouton Options Word. À gauche, cliquez sur la commande Options avan-cées, puis à droite dans la rubrique Général, cochez l’option Confirmer laconversion du format de fichier lors de l’ouverture. Lorsque vous choisirez labase de données, Word vous proposera divers protocoles. Vous choisirezFeuille de calcul MS Excel via un DDE.

Créez une source à partir de WordSi votre source de données n’existe pas, vous avez donc opté pour lacommande Entrer une nouvelle liste.


200

Dans la boîte de dialogue Créer une liste d’adresses, vous allezentrer champ par champ les informations souhaitées. Utilisez latouche [˜] pour passer d’un champ à l’autre.

Une ligne correspond à un enregistrement. Pour passer d’un enregis-trement à l’autre, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Nouvelleentrée, soit, si vous êtes arrivée en fin de ligne, utiliser la touche [˜].

Pour supprimer une entrée, cliquez sur le bouton Supprimer l’entrée.Une entrée représente un enregistrement, c’est-à-dire une ligne, et pardéfaut une adresse.

Vous pouvez modifier les champs si ceux par défaut ne vousconviennent pas. Pour cela, cliquez sur le bouton Personnalisercolonnes :

Pour ajouter un champ, sélectionnez le champ qui devra se situeravant le nouveau champ, cliquez sur le bouton Ajouter etsaisissez le nom du champ.

Pour supprimer ou renommer un champ, sélectionnez-le puiscliquez sur le bouton Supprimer ou Renommer.

Démarrez le publipostage

201

Pour modifier la position d’un champ, sélectionnez-le dans la listeet utilisez les boutons Monter et/ou Descendre.

Une fois votre liste créée, cliquez sur le bouton OK. La boîte dedialogue Enregistrer une liste d’adresses s’ouvre : donnez-lui unnom et enregistrez-la.

Par défaut, la source de données s’enregistre dans le dossier Messources de données. Vous pouvez bien entendu choisir le dossier devotre choix.

Vous pouvez amener un certain nombre de modifications dans la listede vos destinataires via le bouton Modifier la liste des destinatairesdu groupe Démarrer la fusion et le publipostage.

Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires,sélectionnez la source de données affichée en bas à gauche, puiscliquez sur le bouton Modifier. Cependant selon le format de votrebase de données, toutes les modifications ne sont pas possibles ici.

Vous pouvez également affiner votre liste en utilisant les boutonsTrier, Filtrer, Rechercher les doublons, Rechercher un destina-taire. Par exemple, il peut être intéressant de faire un tri sur les payss’il s’agit d’une lettre type, afin de faciliter le routage. La fonction defiltre permet par exemple de ne fusionner la lettre qu’avec desdestinataires correspondant à certains critères, par exemple unique-ment les femmes ou uniquement les personnes habitant Lyon.

Préparez le document principalCréez une lettre ou un messageélectronique typeSaisissez votre document normalement, mais à l’endroit où vousdevez insérer des variables, vous allez utiliser les champs de fusion.Une fois la fusion terminée, ces champs de fusion seront remplacéspar vos variables.


202

Notez que la différence entre une lettre type et un message électro-nique se situe uniquement sur le plan du format. La première sera auformat Word, le message électronique sera au format HTML. Si vousoptez pour ce type de document, Word basculera automatiquement enmode d’affichage Web.

Vous allez apprendre dans ce qui suit à insérer un bloc d’adresse, uneligne de salutation et d’autres champs si besoin.

Le bloc d’adresse permet d’obtenir, en un seul champ, l’adressecomplète, composée des nom et prénom, rue, code postal, ville, etc.Ne vous compliquez pas la vie : utilisez le bloc d’adresse au lieu deconstruire vous-même l’adresse à l’aide de champs indépendants. Deplus, le bloc d’adresse gère le format de l’adresse en fonction du pays.

Pour insérer un bloc d’adresse :

1. Positionnez le point d’insertion à l’endroit souhaité, puis cliquezsur le bouton Bloc d’adresse du groupe Champs d’écriture etd’insertion.

2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, sélec-tionnez le format du destinataire. Si vos adresses sont composéesd’un nom de destinataire et d’un nom de société, vous pouvezutiliser uniquement le nom de la société en décochant l’optionInsérer le nom du destinataire sous le format. Si au contraire,vous ne souhaitez pas insérer le nom de la société, décochezl’option Insérer le nom de la société.

3. Pour ce qui est de l’adresse, vous pouvez choisir entre troisoptions concernant le pays. L’option par défaut est sans doute lameilleure puisqu’elle permet de n’afficher le pays que si celui-ciest différent du pays d’envoi. Laissez cochée l’option Format del’adresse selon la région/le pays de destination. En effet, si vousécrivez au Canada par exemple, le code postal doit se trouveraprès la ville alors qu’en France, il se trouve avant.

4. Word gère ce bloc d’adresse en fonction de noms de champclassiques. Il est possible que les noms de vos propres champs nesoient pas reconnus par Word. Dans ce cas, cliquez sur le boutonFaire correspondre les champs et, dans la boîte de dialogue qui

Préparez le document principal

203

s’affiche, sélectionnez pour chaque élément nécessaire du blocd’adresse, le champ correspond issu de votre base de données.

5. Cochez l’option Mémoriser cette correspondance pour ce jeu desources de données sur cet ordinateur si vous utilisez régulière-ment ces noms de champ.

6. De retour dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse,vous pouvez utiliser les flèches dirigées vers la gauche ou vers ladroite pour afficher un aperçu de vos adresses.

7. Lorsque vous avez correctement complété cette boîte de dialo-gue, cliquez sur le bouton OK : le champ Bloc d’adresse estinséré dans votre document.

Pour modifier ce champ, cliquez dessus du bouton droit et choisissezla commande Modification du bloc d’adresse afin d’ouvrir la boîtede dialogue correspondante et de procéder aux modifications.

La ligne de salutation contient le libellé de la salutation, le format denom et la virgule qui suit. Une lettre classique démarre avec cetteligne de salutation, que l’on retrouve également dans la formule depolitesse en fin de lettre.


204

Pour insérer une ligne de salutation :

1. Cliquez sur le bouton Ligne de salutation situé dans le groupeChamps d’écriture et d’insertion. Choisissez le format de votreligne de salutation, ainsi que la ligne de salutation pour lesdestinataires non valides, par exemple les adresses composées dunom de la société sans le nom de destinataire. Si les choixproposés ne vous conviennent pas, vous pouvez saisir votre texte.

Word gère le genre des personnes en fonction de leur état civil.Word reconnaît les termes "Madame" et "Mademoiselle" commeétant féminins ; il considère tout le reste comme masculin.

2. Comme pour le bloc d’adresse, si vos champs ont des noms quine correspondent pas aux noms par défaut, cliquez sur le boutonFaire correspondre les champs et procédez aux modifications.

3. Cliquez ensuite sur OK : votre ligne de salutation est insérée.Pour la modifier, cliquez dessus du bouton droit et choisissez lacommande Modification de la ligne de salutation.

Bien entendu, votre base de données peut gérer bien d’autres champsque des adresses. Saisissez votre lettre, et aux endroits où vous devezinsérer une variable, cliquez sur le bouton Insérer un champ defusion du groupe Champs d’écriture et d’insertion et sélectionnezvotre champ dans la liste déroulante.


205

Vous souhaitez peut être insérer certains textes en fonction de critèresparticuliers. Par exemple, vous voulez que soit insérée une phraseparticulière pour les destinataires ne résidant pas à Paris. Ou bienvous souhaitez utiliser une formule différente selon le sexe dudestinataire.

1. Cliquez sur le bouton Règles du groupe Champs d’écriture etd’insertion, puis sur la commande Si… Alors… Sinon… Laboîte de dialogue Insérer le mot-clé : Si s’ouvre.

2. Choisissez le nom du champ sur lequel va porter la conditiondans la liste déroulante Nom du champ, par exemple le champVille pour insérer une phrase particulière si les destinataires nerésident pas à Paris.

3. Sélectionnez l’élément de comparaison dans la liste déroulante demême nom. Dans cet exemple, il s’agit de Est différent de.

4. Dans la zone de saisie Comparer avec, saisissez le mot Paris.

5. Dans la zone Insérer le texte suivant, saisissez le texte pour lespersonnes ne résidant pas à Paris.

6. Dans la zone Sinon, celui-ci, saisissez éventuellement un autretexte pour les personnes résidant à Paris.

7. Cliquez sur OK : le champ Si est inséré dans votre document.

Si vous appuyez sur les touches [Alt]+[F9] pour visualiser les champs,vous verrez en clair le code du champ Si.


206

Respectez l’étiquette

Pétronille dit :

Salut Superwoman ! Alors où en es-tu ?

Framboise dit :

Invitations terminées ! Passé avec succès le bizutage du publipostage !

Pétronille dit :

Déjà ? Bravo ! Tu as donc osé l’aventure ? ;-)

Framboise dit :

La grenouille dans un puits ne sait rien de la haute mer ! Proverbe nippon ;-))Nos enfants peuvent passer au mariage, je m’occupe du publipostage !

Pétronille dit :

Pas si vite ma grenouille ! :-D J’ai pas l’âge d’être grand-mère ! Au fait, t’as faitdes étiquettes ou des enveloppes ?

Framboise dit :

Oupsss ! Oubli total… Bon, je te laisse, j’y retourne !

Avant de commencer, relevez la marque, le format et la référence devos étiquettes sur la boîte.

1. Sélectionnez la commande Étiquettes via le bouton Démarrer lafusion et le publipostage. Word ouvre une boîte de dialogueOptions pour les étiquettes afin que vous puissiez définir leurformat.

2. Dans la liste déroulante Tailles internationales, sélectionnez lamarque de vos étiquettes, puis le numéro de référence.


207

3. Si, au pire des cas, vous possédez des étiquettes exotiques qui nefigurent pas dans la liste de Word, vous pouvez créer le format, encliquant sur le bouton Nouvelle étiquette.

4. Une fois votre étiquette sélectionnée, cliquez sur OK : un tableaud’étiquettes est créé.

5. Dans la première étiquette du tableau, entrez les champs relatifsà l’adresse, et tout ce qui doit se trouver sur chaque étiquette (uneimage par exemple).

6. Vous pouvez cliquer sur le bouton Aperçu des résultats, situédans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, pour visualisercette première étiquette.

7. N’hésitez pas, si nécessaire, à mettre en forme votre tableau ;vous pouvez en particulier jouer sur les retraits via la boîte dedialogue Paragraphe, afin que les adresses ne soient pas colléesaux bords des étiquettes. Notez qu’il est inutile de modifier lesmarges des cellules, ce qui a pour seul effet l’agrandissement descellules du tableau.

8. Lorsque l’étiquette vous convient, cliquez sur le bouton Mettre àjour les étiquettes, situé dans le même groupe, afin de copier laprésentation de la première étiquette sur toutes les étiquettes de laplanche.


208

De : Mado à PétronilleObjet : association et étiquettes

Coucou ma chérie ! Mon association des Cirés Jaunes marche dutonnerre ! Et moi je passe mon temps à envoyer du courrier à mes gentilsmembres, t’aurais pas un truc pour faire des planches d’étiquettes identi-ques ?

De : Pétronille à MadoObjet : re : association et étiquettes

Hello ma p’tite m’man ! ;-) C’est tout bête !

Quand tu prépares ton publipostage étiquette, tu remarques que chaqueétiquette, sauf la première, possède l’instruction "Enregistrement suivant". Ils’agit en fait du champ {NEXT}, qui permet de passer à l’adresse suivante desorte que chaque étiquette soit différente. Il suffit donc que tu supprimes tousces champs {NEXT}. Par contre, l’étiquette changera bien à chaque nouvellepage.

De : Mado à PétronilleObjet : re : re : association et étiquettes

Ahhh ! Que je suis fière d’être ta mère ! ;-))) Et… comment tu fais poursupprimer d’un seul coup tous les champs {NEXT}?

Pour supprimer tous les champs {NEXT}d’un seul coup :

1. Visualisez les codes en appuyant sur les touches [Alt]+[F9].

2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le bouton Remplacer dugroupe Rechercher, situé à l’extrême droite du Ruban.

3. Le curseur étant situé dans la zone Rechercher, saisissez lescaractères ^d. Ajoutez un espace et le mot next.


209

4. Laissez la zone Remplacer par vide.

5. Cliquez sur le bouton Remplacer tout : Word vous indique lenombre de remplacements effectués. Cliquez sur OK puis sur lebouton Fermer pour fermer la boîte de dialogue Rechercher etremplacer.

6. Les champs {NEXT} ont disparu. Vous pouvez sortir du modeVisualisation des champs en appuyant à nouveau sur les touches[Alt]+[F9].

Créez un répertoireLa fonction de création d’un répertoire permet d’insérer dans un seuldocument Word une liste issue d’une base de données. Il suffitd’insérer les champs de fusion que vous souhaitez selon une dispo-sition tabulaire.

Si vous souhaitez insérer du texte avant ou après le tableau, vousdevez le faire une fois la fusion effectuée.

Admirez le résultatUne fois votre document principal terminé, et avant de fusionner,affichez l’aperçu pour vérifier que tout est correct.

1. Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats. Vous pouvez ensuitefaire défiler les résultats à l’aide des flèches situées dans le groupeAperçu des résultats.

2. Pour afficher un destinataire en particulier, cliquez sur le boutonRechercher un destinataire et remplissez la boîte de dialogueRechercher une entrée. Le nom du bouton Rechercher undestinataire est réducteur : en fait, vous pouvez faire unerecherche sur n’importe quel champ.


210

Opérez la fusionIl existe trois options pour fusionner, accessibles par le boutonTerminer et fusionner du groupe Terminer.

Modifier des documents individuels : je conseille cette option carelle permet d’être vraiment certaine du résultat. Eh oui, parfois,l’aperçu n’est pas tout à fait conforme au résultat réel. Cetteoption fusionnera vers un nouveau document. S’il s’agit d’unefusion de lettre type, vous obtiendrez un document composéd’autant de sections que de destinataires. Vous pourrez éventuel-lement faire des retouches avant d’imprimer.

Le truc de PétronilleHalte au gâchis ! Avant d’imprimer vos étiquettes, imprimez une

page sur une feuille de papier, puis, par transparence avec une planched’étiquettes, vérifiez que les adresses sont bien positionnées. Si ce n’est pasle cas, faites des retouches !

Imprimer les documents : S’il s’agit d’une petite base de données,cette solution est acceptable, mais je la déconseille pour des basesde données plus importantes car vous travaillez sans filet ! Parailleurs, en cas de bourrage papier de l’imprimante, on ne saitjamais où recommencer !

Envoyer des messages électroniques : cette option est prévue pourl’envoi d’e-mails via un logiciel de messagerie tel que MicrosoftOutlook.

− Dans la zone À, sélectionnez le champ qui correspond àl’adresse électronique.

− Dans la zone Objet, saisissez l’objet à utiliser pour tous lesmessages.

Opérez la fusion

211

− Dans la zone Format des messages, sélectionnez le format decourrier que vous souhaitez utiliser. Si vous choisissez Piècejointe, le document Word sera joint à l’e-mail, mais le corps ducourrier sera vide.

Le bon planSi vous optez pour le format Texte brut, Word affichera un message

de sécurité, et ce pour chaque destinataire. Vous devrez cliquer sur OKautant de fois qu’il y a de destinataires. De petits programmes commeExpress Clickyes résolvent ce problème. Vous pouvez le télécharger àl’adresse www.contextmagic.com/express-clickyes/.

Convertissez un documentde fusion en un documentnormalUn document préparé pour la fusion contient des liens vers la sourcede données. À chaque ouverture de ce document, Word cherchera lelien. Vous pouvez transformer ce document de fusion en un document


212

normal, sans lien. Pour cela, cliquez sur le bouton Démarrer lafusion et le publipostage, puis sur la commande Document WordNormal.

Faites-vous assisterPour celles d’entre vous qui aiment être guidées pas à pas, l’Assistantde publipostage leur ira à ravir !

Pour accéder à cet Assistant, sous l’onglet Publipostage, dans legroupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur le boutonDémarrer la fusion et le publipostage, et choisissez la commandeAssistant Fusion et publipostage pas à pas.

Le volet Fusion et Publipostage s’affiche à droite de votre écran.Vous devez suivre six étapes. Quelle que soit l’étape où vous voustrouvez, vous pouvez toujours revenir à l’étape précédente et repartirà l’étape suivante, en cliquant sur les boutons ad hoc situés en bas duvolet.

Faites-vous assister

213

1. À la première étape, sélectionnez le type de document.

2. À la deuxième étape, sélectionnez le document de base. L’Assis-tant vous demande comment vous souhaitez composer vos lettres.Trois solutions s’offrent à vous :

− Utiliser le document actuel.

− Utiliser un modèle : si vous optez pour cette solution, Wordvous demande de sélectionner le modèle. Vous pouvez bien sûrutiliser n’importe quel modèle de document disponible, maisl’Assistant vous propose également des modèles de lettres déjàconçus pour le publipostage.

− Utiliser un document existant : Word vous demande de choisirun document existant. Il peut s’agir d’un document de publi-postage à modifier ou d’un document normal.

Les fichiers les plus récents sont listés par l’Assistant. Sélectionnezle fichier souhaité, puis cliquez sur le bouton Ouvrir. Si votredocument ne figure pas dans cette liste, sélectionnez (Autresfichiers…), cliquez sur le bouton Ouvrir et sélectionnez le fichier àouvrir.


214

Si vous optez pour l’une ou l’autre de ces solutions, ledocument en cours sera effacé et il ne sera pas possible de

revenir en arrière, sauf en fermant le fichier sans l’enregistrer !Partez donc d’un document vierge.

3. À la troisième étape, sélectionnez la source de données.

4. À la quatrième étape, créez votre document principal.

Notez que l’option Affranchissement électronique est un champqui nécessite l’installation préalable d’un logiciel d’affranchisse-ment électronique et qui n’est pas disponible en France.

5. La cinquième étape permet d’afficher l’aperçu de votre documentfinal.

Vous pouvez exclure rapidement un destinataire lorsque celui-ciest affiché à l’écran, en cliquant sur le bouton Exclure cedestinataire.

Faites-vous assister

215

L’inventaire

du sac à main

J’ai renversé mon sac à main au-dessus d’une table, et j’ai récupéréplein de choses qui avaient été oubliées au fond, et pourtant, ôcombien utiles !

Pas de perles, on utiliseun dictionnaire !Word est équipé de dictionnaires de vérification orthographique etgrammaticale, mais aussi de synonymes et de traduction, ainsi qued’une bibliothèque de recherche.

11

Vérification de l’orthographeet de la grammairePar défaut, le vérificateur d’orthographe et de grammaire est confi-guré pour vérifier les fautes en cours de saisie. Pas de pitié pour lesfautes qui seront soulignées d’un trait ondulé : rouge pour les fautesd’orthographe, vert pour les fautes de grammaire.

Pour corriger la faute, pointez sur le mot erroné et cliquez du boutondroit. Word propose une correction.

Vous pouvez soit accepter la correction proposée par Word, soitl’ignorer, soit, pour la correction orthographique, ajouter le mot dansvotre dictionnaire personnel.

Si ces corrections en cours de saisie vous dérangent, décochez lesoptions de vérification en cours de frappe. Pour faire les vérificationau moment qui vous convient, appuyez sur la touche de fonction [F7]ou bien cliquez sur le bouton Grammaire et Orthographe du groupeVérification, sous l’onglet Révision.

11 L’inventaire du sac à main

218

Les optionsPour modifier les options du vérificateur d’orthographe et de gram-maire, cliquez sur le bouton Office puis sur le bouton Options Word.Cliquez ensuite à gauche sur le bouton Vérification.

Si vous préférez passer le correcteur une fois votre documentsaisi, décochez les options Vérifier l’orthographe au cours de lafrappe et/ou Vérifier la grammaire au cours de la frappe.

Pour ce qui est de la langue française, Word a intégré lesmodifications concernant la nouvelle orthographe et reconnaît pardéfaut les deux variantes orthographiques : la traditionnelle et larectifiée. Vous pouvez modifier cette option en choisissant uni-quement l’une ou l’autre variante.

La liste déroulante Règle de style propose de vérifier uniquementla grammaire, ou la grammaire et le style. Les fautes de styleregroupent, en plus de la grammaire, les erreurs de ponctuation,d’expression, ou des phrases trop longues. Le bouton Paramètresvous permet de choisir les types de fautes à corriger. Il donneégalement la possibilité de demander à Word de vérifier le nombred’espaces à mettre entre les phrases.

Pas de perles, on utilise un dictionnaire !

219

Dictionnaires persoLorsque Word vérifie l’orthographe de votre document, il proposed’ajouter des mots à votre dictionnaire personnel que vous pouvezcompléter avec les mots que Word ne connaît pas.

Ce dictionnaire par défaut se nomme PERSO.DIC et contiendra tousles mots que vous ajouterez, quelle que soit la langue utilisée, par lebiais de l’option Ajouter au dictionnaire proposée lorsque Word neconnaît pas un mot.

Lorsque le mot sera dans votre dictionnaire personnel, Word lereconnaîtra et pourra même s’en servir pour faire des suggestions, àcondition que l’option Suggérer à partir du dictionnaire principaluniquement ne soit pas cochée.

En plus du dictionnaire par défaut, vous pouvez créer d’autresdictionnaires via le bouton Dictionnaires personnels.

Vous pouvez ajouter ou supprimer manuellement des mots dans vosdictionnaires personnels :

1. Cliquez sur le bouton Dictionnaires personnels.


220

2. Sélectionnez le dictionnaire à modifier, puis cliquez sur le boutonModifier la liste des mots.

3. Une boîte de dialogue s’ouvre, vous permettant d’ajouter ou desupprimer des mots. Utilisez les boutons Ajouter et Supprimer.

Trouvez des synonymes

Cléo dit :

Pétronille ! C’est cool que tu sois là ! Ahhh ! Je déteste les hommes !

Pétronille dit :

Keskitarrive ?

Cléo dit :

Je suis trop en colère après ce type que j’ai rencontré il y a une semaine…Je t’en avais parlé… Quel… quel… sauvage ! Je ne trouve pas de mots pourle qualifier !

Pétronille dit :

Ahhh ma belle, pour certains hommes… On pourrait dire bien des choses ensomme… Fruste ? Grossier ? Lourdaud ? Rude, primitif, primaire ou bestial ?Ou encore rustre, trivial ? Est-ce un barbare, un gougnafier, un goujat, unmalotru ?

Cléo dit :

T’es tombée dans un dictionnaire ?

Pétronille dit :

Tu ne crois pas si bien dire ! Le dictionnaire des synonymes de Word !

Pour trouver un synonyme :

1. Saisissez un mot, par exemple grossier.

2. Cliquez du bouton droit sur le mot et placez le pointeur surSynonymes.


221

3. Word propose des synonymes. Vous pouvez en choisir un encliquant dessus : il remplacera immédiatement le mot sélec-tionné.

Si les mots proposés avec cette méthode ne vous suffisent pas, cliquezsur la commande Dictionnaire des synonymes du menu contextuel :un choix plus complet s’affiche dans le volet Office. Sélectionnez lemot qui convient et, à l’aide de sa flèche déroulante, choisissez parmiles options :

Copier : copie le mot dans le Presse-papiers.

Insérer : insère le mot à la place de celui qui est sélectionné dansvotre texte.

Si vous cliquez sur un mot,Word recherche les synonymesde ce nouveau mot.

Le raccourci clavier [Maj]+[F7], oule bouton Dictionnaire des syno-nymes du groupe Vérification,sous l’onglet Révision, affichentdirectement le volet Office dessynonymes.

Multilingue ? Of course yes !Word est équipé de dictionnaires multilingues pour vous aider dansles traductions. Les dictionnaires intégrés sont capables de traduire unmot à la fois. Pour traduire des phrases ou des documents entiers,Word fera appel à des services de traduction sur Internet.


222

Traduction d’un motPour obtenir directement la traduction des mots d’un texte, le plussimple est d’activer les info-bulles de traduction :

1. Dans le groupe Vérification de l’onglet Révision, cliquez sur lebouton Info-bulle de traduction et cochez la langue qui vousintéresse.

2. Pointez sur le mot à traduire. La traduction s’affiche dans uneinfo-bulle.


223

Traduire des phrases ou un document entierPour traduire des phrases, vous devez être connectée à Internet :

1. Sélectionnez le texte à traduire.

2. Cliquez sur le bouton Traduction du groupe Vérification, sousl’onglet Révision, ou appuyez sur les touches [Alt]+[Maj]+[F7].

3. La phrase entière est traduite dans le volet Office.

Vous souhaitez maintenant voir ce que cela donne en chinois ? Il suffitde modifier la langue dans la zone Vers.

La traduction assistée par ordinateur n’est qu’un outil d’aideet n’apporte en aucun cas une traduction complète et fidèle.

Si vous ne connaissez pas du tout la langue, inutile de frimer…Fuyez cet outil !

Touche pas à mes fichiersParce que vous ne serez jamais trop prudente, il est impératif deconserver vos fichiers importants sur un support autre que votre disquedur, dans lequel vous ne devez surtout pas avoir une confiance aveugle !

Par ailleurs, si vous ne souhaitez pas que vos fichiers soient modifiésou encore si vous ne voulez pas voir votre vie privée devenir viepublique, n’hésitez pas à protéger vos fichiers… Word proposeplusieurs niveaux de protection.

Restreignez la mise en formeet les modificationsSous l’onglet Révision, dans le groupe Protéger, cliquez sur lebouton Protéger un document qui affiche le volet Office Restrein-dre la mise en forme et la modification.


224

1. Pour imposer des restrictions de mise en forme :

− Cochez l’option Limiter la mise en forme à une sélection destyles.

− Cliquez sur le lien Paramètres.− Cochez l’option Limiter la mise en forme à une sélection de

styles, puis cochez uniquement les styles qui sont autorisés àêtre utilisés dans ce document.

Via cette boîte de dialogue, vous pouvez également bloquer leschangements de thème, de jeux ou de styles rapides en cochant lesoptions correspondantes.

2. Pour imposer des restrictions de modifications :

− Cochez l’option Autoriser uniquement ce type de modificationdans le document.

− Cochez, dans la liste déroulante, les actions autorisées.

Vous pouvez par ailleurs limiter les modifications à certaines partiesdu document :

1. Sélectionnez les parties du document sur lesquelles vous autori-sez des modifications. Vous pouvez utiliser la touche [Ctrl] pourfaire des sélections de texte non adjacentes.

2. Dans la liste déroulante des actions autorisées, choisissez Com-mentaires ou Aucune modification.

3. Dans la zone Groupe, cochez la case d’option Tout le monde afind’autoriser tout le monde à modifier les parties sélectionnées.

Cliquez enfin sur le bouton Activer la protection et entrez un mot depasse. Si vous avez opté pour des zones modifiables, elles sont misespar défaut en surbrillance.

Pour accéder aux zones modifiables, l’utilisateur pourra cliquer surles boutons Trouver la zone modifiable suivante et/ou Affichertoutes les zones modifiables.

Pour désactiver la protection d’un document, il suffit de cliquer sur lebouton Désactiver la protection du volet Protéger le document. Sile document est protégé par un mot de passe, celui-ci vous serademandé.

Touche pas à mes fichiers

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Protégez l’accès au documentVous pouvez attribuer un mot de passe de façon que le document nepuisse être ouvert que par les utilisateurs possédant ce mot de passe.

1. Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Préparer,puis cliquez sur la commande Chiffrer le document.

2. Saisissez un mot de passe et cliquez sur OK.

Vous pouvez également donner un mot de passe qui sera nécessairepour modifier le document et l’enregistrer sous le même nom.

Ces deux mots de passe peuvent être cumulés.

1. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur le boutonOutils situé en bas à gauche puis sur la commande Optionsgénérales.

2. Complétez la boîte de dialogue en indiquant les mots de passeselon la protection souhaitée.

3. Cliquez sur le bouton OK : Word vous demande de confirmer leou les mots de passe.

4. Enregistrez votre document.

Si vous avez protégé votre document uniquement en lecture, le mot depasse sera demandé à l’ouverture du document.

Si vous avez choisi les deux protections, les deux mots de passeseront exigés à l’ouverture du document. La protection contre lalecture concerne également l’aperçu dans la boîte de dialogueOuvrir.

Notez que donner un mot de passe via la boîte de dialogue Chiffrerun document revient à donner un mot de passe pour la lecture dansles options générales d’enregistrement.

Conseillez ou imposez la lecture seuleIl ne s’agit pas d’assurer la confidentialité d’un document, mais plutôtde se protéger contre des erreurs de manipulation.


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Pour conseiller la lecture seule :

1. Comme vous l’avez fait précédemment, dans la boîte de dialogueEnregistrer sous, cliquez sur le bouton Outils situé en bas àgauche, puis sur la commande Options générales.

2. Cochez ensuite simplement l’option Lecture seule recommandéeet enregistrez votre document.

Lors de l’ouverture du document, Word mentionnera que lalecture seule est recommandée, mais vous aurez le loisir de refuserafin d’apporter des modifications au document.

Si vous avez accepté, vous pourrez apporter des modifications,mais vous ne pourrez pas enregistrer le document. Par contre,vous pourrez l’enregistrer sous un autre nom.

Pour imposer la lecture seule :

1. Lorsque votre document est terminé, cliquez sur le bouton Office,pointez sur la commande Préparer, puis cliquez sur la com-mande Marquer comme Final.

Cette action verrouille et enregistre le document que vous pouvezfermer.

Si vous ouvrez ce document, vous ne pourrez y apporter aucunemodification. Vous ne pourrez pas l’enregistrer, mais vous pourreznéanmoins le faire sous un autre nom.

2. Pour désactiver ce verrouillage, cliquez sur le bouton Office,pointez sur la commande Terminer, puis cliquez à nouveau surla commande Marquer comme Final.

Recherche et remplace

Cléo dit :

Recherche "être grossier", remplace par "Prince charmant" ! Ah sitout pouvait être aussi simple qu’avec Word !


SUITE

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Maude dit :

C’est simple avec Word ?

Cléo dit :

Basiquement… Oui ! J’avoue que j’ignore ce que sont les caractèresgénériques…

Maude dit :

Le caractère générique, je connais ! C’est celui qui convient à tout un genre…Par exemple, pour le genre masculin, ce peut être "mauvaise foi","égoïsme"…

La fonction Rechercher et Remplacer permet de rechercher àl’intérieur d’un document du texte et/ou des éléments comme desmarques de paragraphe, des tabulations, etc., et de les remplacer pard’autres.

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Modifications, cliquez surle bouton Remplacer.

2. Dans la zone Rechercher, saisissez le texte que vous souhaiterremplacer.

3. Dans la zone Remplacer, saisissez le texte de remplacement.

4. Cliquez sur le bouton Remplacer tout.

5. Word remplace toutes les occurrences de la suite de caractèressitués dans la zone Rechercher par les caractères situés dans lazone Remplacer, et vous indique le nombre d’occurrences trou-vées.

Le truc de CléoSi vous êtes certain de vouloir remplacer TOUTES les occurrences

trouvées, cliquez sur le bouton Remplacer tout, sinon cliquez surRemplacer puis sur Suivant pour faire les remplacements au fur et à mesure


SUITE

228

que Word trouve une occurrence. Lorsque vous ne souhaitezpas remplacer le mot, cliquez simplement sur Suivant pour

passer à l’occurrence suivante.

Remplacez des éléments particuliers1. Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer, cliquez sur

le bouton Plus pour accéder aux options.

2. Cliquez sur le bouton Spécial qui affiche une liste déroulantedans laquelle vous pouvez sélectionner des éléments particulierstels que Marque de paragraphe, Tabulation, etc. Tous ces élé-ments peuvent être recherchés et remplacés comme du texte.

Par ailleurs, le bouton Format affiche une liste déroulante danslaquelle vous pouvez sélectionner le type de format à rechercher et àremplacer. Vous pouvez par exemple remplacer un style par un autre,ou bien une couleur de caractère par une autre, sans pour autantspécifier du texte à remplacer.

Utilisez les caractères génériquesL’utilisation de caractères génériques permet de rechercher, enparticulier à l’aide de codes, des occurrences que l’on ne pourraittrouver autrement. Après avoir coché l’option Utiliser les caractèresgénériques, vous pouvez soit utiliser la liste déroulante Spécial, soitsaisir tous les caractères à la main.

Voici quelques exemples :

pour rechercher tous les mots qui commencent par c et qui setermine par r : <c*r> ;

pour rechercher tous les caractères majuscules : [A−Z] ;

pour rechercher des occurrences de quatre ou cinq caractèresmajuscules : [A−Z]{4;5}.


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Le bon planVoici une page Internet qui vous dit tout et ne vous cache rien sur

cette partie un peu mystérieuse de la fonction Recherche et Remplacer :http://faqword.free.fr/articles.php?lng=fr&pg=1322.

Blog me tenderLa mode est aux blogs. Word suit la mode !

Vous ne possédez pas encore votre blog ? Faut vite combler cettelacune ! Choisissez Spaces Live (anciennement MSN) ou Blogger,qui sont compatibles avec Word. Leur interface est en français etils sont gratuits. Rendez-vous sur les sites http://spaces.live.com/ ethttp://blogger.com.

Dès que votre blog sera créé, vous pourrez le mettre à jour, sansquitter Word !

Voici comment enregistrer un compte Spaces Live :

1. Cliquez sur le bouton Office, pointez sur la commande Publier,puis cliquez sur Blog. L’onglet Billet de blog s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton Gérer les comptes puis sur le boutonNouveau.

3. Dans la liste déroulante, choisissez votre provider, puis cliquezsur le bouton Suivant.


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4. Dans la boîte de dialogue Nouveau compte d’espaces WindowsLive, saisissez le nom de votre blog ainsi que votre mot de passe.

5. Validez en cliquant sur OK.

6. Si vous n’avez pas fait d’erreur dans le nom ou le mot de passe,un message vous informe que l’enregistrement de votre compte aréussi. Cliquez sur OK.

7. Votre compte est maintenant affiché dans la fenêtre Comptes deblog.

8. Si vous avez plusieurs blogs, recommencez l’opération. Dans cecas, vous pouvez en sélectionner un qui deviendra le compte pardéfaut, en cliquant sur le bouton Définir par défaut.

9. Cliquez sur le bouton Fermer.

Le truc de PétronilleLa création, la modification ou la suppression d’un compte de blog

se font par le bouton Gérer les comptes de l’onglet Blog.

Blog me tender

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Créez un billet à partir de WordDans votre document sont affichés maintenant le champ du titre dublog et une liste déroulante contenant le ou les comptes.

1. Sélectionnez le compte de blog à mettre à jour.

2. Donnez un titre à votre billet.

3. Saisissez votre billet.

4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une catégorie à votrebillet en cliquant sur le bouton Insérer une catégorie.

5. Une fois le billet terminé, cliquez sur le bouton Publier.

Un message vous informe que le billet est édité.

Modèle, contrôles et formulaire

Allô ? Pétronille ? C’est Cléo !

"Tu te souviens de ma belle collection de modèles ? Eh bien, je m’enlasse…"

Pétronille : "Que veux-tu ma jolie, on se lasse de tout… Il faut innover… Tiens,c’est comme une robe que tu as assez portée, tu l’accessoirises, et hop ! c’est


SUITE

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reparti !"

Cléo : "Euh… j’accessoirise un modèle Word ? Ceinture ? Fou-lard ? Bijou ? J’hésite…"

Pétronille : "Oui ! Bijou ! Tu ne connais pas les formulaires ? Les contrôlessont de vrais petits bijoux ?"

Cléo : "Formulaire, contrôles ? Tes mots me font frémir… D’ailleurs, j’ai jamaisrien vu de semblable dans Word… Non, non, ça ne m’intéresse pas… Je neveux pas faire de formulaire, je veux juste améliorer mes modèles… Y’auraitpas moyen d’automatiser un certain nombre de choses, pour éviter d’usermes jolis ongles ?"

Pétronille : "Arrête de te sauver quand j’emploie des mots qui te déplaisent !Commence par afficher l’onglet Développeur : clique sur le bouton Office,puis, à droite, coche l’option Afficher l’onglet Développeur dans le Ruban."

Créer des formulaires avec Word ? C’es possible bien entendu, maiscela reste limité vu que Word n’est pas un outil de traitement dedonnées. Par contre, en utilisant ces fameux contrôles, vous pourrezlargement améliorer des modèles en y insérant des zones à remplir,accompagnées d’instructions adressées à l’utilisateur.

Trois types de contrôles sont utilisables avec Word : les contrôles decontenu, les outils hérités, et les contrôles ActiveX, dont je ne parleraipas car ils s’adressent à celles qui veulent aller plus loin et s’adonnerà la programmation en VBA.

Tous ces contrôles sont accessibles via l’onglet Développeur, dans legroupe Contrôles.

Les contrôles de contenuPour entrer un contrôle de contenu, positionnez le point d’insertion àl’endroit souhaité, puis cliquez sur le contrôle de contenu à insérer.Sept contrôles de contenu sont disponibles :

Tout d’abord, il existe deux contrôles de texte : Texte enrichi etTexte brut. La différence entre les deux tient uniquement au fait


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que, pour le premier, l’utilisateur pourra insérer plusieurs para-graphes avec plusieurs mises en forme alors que le second, mêmes’il permet des retours ligne, ne supportera qu’une mise en formeunique.

Il existe également deux types de contrôles de zone de listedéroulante, l’un modifiable par l’utilisateur et l’autre non.

Le contrôle de contenu d’image permet d’insérer un élémentgraphique.

Le contrôle de sélecteur de date permet d’insérer une date, à l’aided’un contrôle Calendrier.

Enfin, la galerie de blocs de construction permet d’afficher unegalerie de son choix, et en particulier une galerie personnalisée.

Pour modifier le texte d’instruc-tion destiné à l’utilisateur, acti-vez le mode Création en cliquantsur le bouton Mode Création.Une fois le texte saisi, désacti-vez le mode Création en ap-puyant à nouveau sur le bouton.

Pour personnaliser un contrôlede contenu, sélectionnez lecontenu, puis cliquez sur le bou-ton Propriétés, afin d’accéder à la boîte de dialogue Propriétés.Cette boîte de dialogue est différente selon le type de contrôle. Engénéral, elle se décline en trois rubriques : Général, Verrouillage,Propriétés, propres au contrôle sélectionné.

GénéralLa rubrique Général contient trois options : Titre, Balise et, hormispour le contrôle de contenu d’image, Style de texte :

Titre : lors d’un clic dans le contrôle, ce titre s’affichera justeau-dessus. Il n’est pas imprimable.

Balise : si vous laissez cette zone vide, la balise prendra par défautle texte du titre. Les balises sont les marques qui se trouvent de


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part et d’autre de l’espace réservé. Elles sont visibles en modeCréation, et permettent d’avoir des repères car, en effet, tant quele point d’insertion n’est pas dans le contrôle, les titres sontinvisibles.

Style de texte : il s’agit de la mise en forme du texte final saisi parl’utilisateur. Ce style est indépendant du style du texte d’information.

Cochez l’option Utiliser un style de texte différent dans cettecommande, puis choisissez un style dans la liste déroulante. Vouspouvez également créer un nouveau style en cliquant sur le boutonNouveau style.

VerrouillageL’usage veut que le concepteur du formulaire indique un texted’information (exemple : "Saisissez votre prénom"), et que l’utilisa-teur remplace ce texte par le sien (exemple : "Cléo"). Le contrôle decontenu reste présent et modifiable à souhait, et l’utilisateur peut lesupprimer. Toutefois, deux options de verrouillage sont disponibles.Par défaut, aucune des deux n’est cochée :

La première option, Ne pas supprimer le contrôle du contenu,permettra à l’utilisateur de modifier le contrôle, mais pas de lesupprimer.

La seconde option, Ne pas modifier le contenu, permettra àl’utilisateur de supprimer le contrôle, mais pas de le modifier.


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Cette option est éventuellement utile pour donner une informationqui peut être supprimée.

Les deux options peuvent être cochées. Dans ce cas, l’utilisateur nepourra ni modifier, ni supprimer le texte inséré ! Si c’est le but, utilisezsimplement la fonction Grouper située dans le groupe Contrôles.

Propriétés spécifiques de chaque contrôle de contenuDans la boîte de dialogue Propriétés, la dernière rubrique estspécifique à chaque contrôle. Par exemple :

Pour les contrôles de contenu de texte, l’option Supprimer lecontrôle du contenu lorsque les contenus sont modifiés supprimerale contrôle dès que l’utilisateur entrera ses propres données.

L’option Autoriser les retours chariot (plusieurs paragraphes)dans le contrôle de texte brut permet en réalité des retours ligne àl’intérieur d’un même paragraphe ; ces retours ligne se feront viala touche [Ä].

Les propriétés propres au contenu des listes déroulantes permet-tent d’insérer les items de ces listes déroulantes, et de les organiserselon l’ordre souhaité.


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Vous pourrez choisir le format de la date, en fonction desparamètres régionaux et du type de calendrier dans un contrôleDate.

Le contrôle de contenu Galerie de blocs de construction permet,quant à lui, d’offrir à l’utilisateur une galerie personnaliséedirectement dans le texte. Dans les propriétés spécifiques de cecontrôle, choisissez la galerie à afficher et éventuellement lacatégorie. Il suffira à l’utilisateur de cliquer pour choisir ce dont ila besoin.

Les contrôles de formulaire héritésLes contrôles de formulaire hérités sont issusdes versions précédentes de Word, d’où leurnom. Ce sont en fait des champs. Pour entrer unchamp de formulaire, positionnez le point d’in-sertion à l’endroit souhaité, puis cliquez sur lebouton Outils hérités du groupe Contrôles,puis sur l’un des boutons des formulaires hérités. Il en existe trois :

le champ Zone d’édition, qui est un champ texte ;

le champ Case à cocher ;

le champ Zone de liste déroulante.

Pour personnaliser un champ de formulaire, double-cliquez dessus.La boîte de dialogue Options de champ s’ouvre :


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Dans les options du champ Texte, vous pouvez insérer un texte pardéfaut, choisir une mise en forme, le type du texte et sa longueurmaximale.

Dans les options du champ Case à cocher, vous pouvez définir lataille de la case, et choisir de l’activer ou non par défaut.

Dans les options du champ Liste déroulante, vous devez insérerles éléments de la liste.

Quel que soit le champ, Word affecte un signet qui, comme n’importequel signet, sera utilisable dans le document.

Choisissez les bons contrôles

S’il est possible de mélanger les deux types de contrôlesdans un même document, ce n’est pas vraiment recom-

mandé quand le formulaire est un peu complexe. Par exemple, àla sortie des contrôles de formulaire hérités, si vous devez utiliser lecalcul automatique ou un déclenchement de macro, ces deuxactions fonctionneront uniquement si vous sortez du contrôle pourentrer dans un autre contrôle de même type.

Les deux différences principales résident entre la possibilité de faireou non référence à ces contrôles, et de déclencher une macro en entréeou en sortie. En effet, les contrôles de formulaire hérités sontautomatiquement dotés d’un signet. Vous pouvez néanmoins affecterun signet si vous le souhaitez aux contrôles de contenu qui, s’ils sontplus souples d’utilisation, ne sont pas déclencheurs de macro.

Protégez votre formulaireLes contrôles de contenu fonctionnent même si aucune protectionn’est activée, contrairement aux champs de formulaire hérités qui nefonctionnent que si le fichier est protégé.


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Lorsqu’il s’agit d’un formulaire à distribuer, il est néanmoinsconseillé de le verrouiller, quels que soient les contrôles utilisés :

1. Assurez-vous que le mode Création est désactivé, puis cliquez surle bouton Protéger un document du groupe Protéger, toujourssous l’onglet Développeur.

2. Le volet Protéger le document s’affiche. Cochez l’optionAutoriser uniquement ce type de modifications dans le documentet choisissez Remplissage de formulaires dans la liste déroulante.

3. Cliquez ensuite sur le bouton Activer la protection et donnez unmot de passe. Si vous ne donnez pas de mot de passe, n’importequi pourra modifier facilement votre formulaire.

Remplissez un formulaireLa touche [˜] permet de passer d’un champ de formulaire à l’autre.Concernant les contrôles de contenu, vous utiliserez soit la souris, soitles touches de déplacement [ÿ] et [Ÿ].

Concernant le contrôle de contenu d’image, l’utilisateur cliquera surle contrôle, la boîte de dialogue Insérer une image s’affichera etl’utilisateur devra sélectionner son image.

Supprimez un contrôlePour supprimer un contrôle, vous avez deux possibilités :


239

Soit vous sélectionnez le contrôle en cliquant dans la zone de titre,puis vous appuyez sur les touches [Suppr] ou [ˆ].

Soit vous cliquez du bouton droit dans le contrôle, et choisissezSupprimer le contrôle de contenu. Dans ce cas, si le contrôleétait déjà rempli, il sera supprimé, mais il restera le texte deremplissage.

Enregistrer une macro ? Mêmepas peur !

Lulu dit :

Dis donc, Pétronille, la chenille, t’as touché à mon PC hier si je mesouviens bien ?

Pétronille dit :

Euh… non, moi je ne me souviens pas !

Lulu dit :

Et la marmotte ?... C’est quand même bizarre que maintenant, dans monWord, lorsque j’appuie sur les touches [Ctrl]+[G], il y a un drôle de truc qui sepasse au lieu de mettre mes caractères en gras… Et je ne pense pas que cesoit la voisine !

Pétronille dit :

Ah… Pas au courant… Et ça fait quoi ?

Lulu dit :

Alors… Quand j’appuie sur les touches [Ctrl]+[G], ça me crée un nouveaudocument, et ça écrit partout « le gras ne passera pas par moi ! » dans toutesles polices et toutes les couleurs, et pis ça insère des images de moi enmaillot de bain !

Pétronille dit :

Mdr de mdr !!!


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Une macro est un programme simple écrit en langage VBA (VisualBasic pour Applications). Les macros sont utiles pour exécuter defaçon répétitive les mêmes suites d’opérations. Grâce à l’enregistreurde macro, il n’est pas nécessaire de savoir programmer pour créer desmacros simples dans Word.

Super les macros pour faire des farces !!! Avouez qu’il fallait ypenser ! Voici comment je m’y suis prise pour faire cette petite farceà Lulu :

1. Lancez l’enregistreur de macro soit en cliquant sur le boutonsituée en bas sur la barre d’état, ou bien, sous l’onglet Déve-loppeur, groupe Code.

Enregistrer une macro ? Même pas peur !

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2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro, remplacez lenom par défaut Macro1 par un nom plus explicite, Lulu parexemple. Par défaut, la macro sera enregistrée dans le modèleNormal.dotm et sera donc toujours accessible.

3. Deux boutons permettent d’affecter la macro à un bouton et/ou àun raccourci clavier :

Si vous cliquez sur l’option Bouton, la fenêtre des OptionsWord s’ouvrira vous permettant d’ajouter cette macro sousforme de bouton à la barre d’outils Accès rapide.

Si vous cliquez sur l’option Clavier, c’est la boîte de dialoguePersonnaliser le clavier qui s’affiche vous proposant d’affec-ter une combinaison de touches de raccourci à cette macro…J’ai choisi [Ctrl]+G ! Bien que Word m’ait averti que cettecombinaison était déjà affectée à la commande Gras, je l’aiquand même attribuée à la macro.

4. Toujours dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro,pensez à mettre une description en clair de façon à vous souvenirde ce que fait cette macro.

5. Cliquez ensuite sur OK.

6. Une icône de disquette accompagne maintenant le curseur indi-quant que les opérations sont enregistrées comme sur un magné-tophone. Vous pouvez donc saisir tout ce que vous voulez, enrichirle texte comme vous l’entendez, naviguez dans le documentcomme bon vous semble, tout est enregistré. La seule chose que


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vous ne pouvez pas faire avec la souris est la sélection de texte, etsi vous pouvez utiliser néanmoins la touche [F8] et les touchesfléchées, ce n’est pas recommandé dans un enregistrement.

Vous pouvez également créer ou ouvrir un document, sauvegarder,fermer, etc.

Le truc de PétronilleVous pouvez avoir besoin de faire une action que vous ne souhaitez

pas enregistrer dans la macro. Dans ce cas, cliquez sur le boutonSuspendre l’enregistrement situé dans le groupe Code, sous l’ongletDéveloppeur. Vous reprendrez l’enregistrement en cliquant sur le mêmebouton.

7. Lorsque votre enregistrement est terminé, arrêtez-le en cliquantsur le bouton bleu situé sur la barre d’état.

Votre macro est créée et est opérationnelle pour n’importe queldocument.

Fermez le document sans l’enregistrer, puis, si créez un nouveaudocument vierge. Testez la macro en utilisant les touches de raccourcique vous avez indiquées ou bien en cliquant sur le bouton de la barred’outils Accès rapide si vous avez choisi cette option.

Pour lancer la macro, vous pouvez également cliquer, sous l’ongletDéveloppeur, groupe Code, sur le bouton Macros, sélectionner votremacro et cliquez sur Exécuter. La boîte de dialogue Macros s’afficheégalement à l’aide des touches de raccourci [Alt]+[F8].

Pour visualisez le code de la macro, sélectionnez votre macro dans laboîte de dialogue Macros et cliquez sur Modifier. Vous accéderez


243

également à l’éditeur Visual Basic (VBE) via le raccourci clavier[Alt]+[F11].

Ce code n’est pas optimisé, et une formation plus approfondie estnécessaire pour pouvoir le peaufiner si on ne connaît rien à laprogrammation. Vous constatez néanmoins qu’il n’y a nul besoind’être développeur pour faire des farces, ou créer des petites macrosqui vont éviter les travaux répétitifs. Imaginez par exemple une macroqui insérerait votre signature scannée à la fin d’un document, ouencore une macro qui ferait une recherche sur les mots Pétronille etLulu dans le document et mettraient ces mots en gras et vert ! Tout està portée d’imagination !

Lulu dit :

Bon, je fais comment maintenant pour récupérer mon gras ?

Pétronille dit :

Si tu ne veux plus de cette macro, sélectionne-la dans la boîte de dialogueMacros et clique sur Supprimer. Par contre, il faut que tu réaffectesmanuellement ton raccourci clavier à la commande Gras !


SUITE

244

Lulu dit :

Ma vengeance sera macrocosmique !...

Prudence !Certains virus informatiques sont des macrovirus qui se propagenttrès vite par Internet, dans les pièces jointes des e-mails notamment.Soyez donc vigilante : tout code VBA dont vous ignorez l’origine estsuspect.

Les documents pouvant contenir des macros ont des extensions .docmou .dotm ("m" comme "macro"). Donc si vous recevez des documentsavec l’extension .docx ou .dotm, pas de risque !

Les moyens de vous protéger se trouvent dans le Centre de la gestionde la confidentialité, accessible d’un clic sur le bouton Sécurité desmacros, sous l’onglet Développeur, dans le groupe Code.

Paramètres des macrosSous l’onglet Développeur, dans le groupe Code, cliquez sur lebouton Sécurité des macros. Dans la partie gauche de la boîte dedialogue, la commande Paramètres des macros est activée. Dans lapartie droite, dans la rubrique Paramètres des macros, cochez l’optionde votre choix :

− Désactiver toutes les macros sans notification : cette optionpermet de désactiver toutes les macros, sans recevoir aucunealerte. Il y a toutefois une réserve : si le document contient unemacro stockée dans un emplacement approuvé (voir plus loin),elle sera bien active.

− Désactiver toutes les macros avec notification : c’est le choix pardéfaut. Word affiche une alerte vous prévenant que le documentcontient une macro. Vous pourrez ainsi choisir d’activer ou non lesmacros à l’ouverture de chaque document.


245

Si vous choisissez d’activer la macro, un deuxième message vouspréviendra du risque encouru. Vous devrez encore confirmer si vousl’activez ou non.

− Désactiver toutes les macros à l’exception des macros signéesnumériquement : cette option permet de désactiver automatique-ment les macros non signées numériquement. Si la macro estsignée par un éditeur approuvé, elle sera automatiquement acti-vée ; sinon, vous recevrez une alerte vous proposant soit d’activerla macro, soit d’approuver l’éditeur.

− Activer toutes les macros (non recommandé ; risque de codepotentiellement dangereux) : cette option autorise automatique-ment l’activation de toutes les macros. Elle est, comme indiqué,non recommandée.

Signature numériqueUne signature numérique est en quelque sorte un label chiffré etélectronique qui authentifie la provenance d’une macro (ou d’undocument) et qui confirme que cette macro (ou ce document) n’a pasété modifiée par une personne autre que le signataire.

Signer numériquement des macrosVous pouvez obtenir votre propre signature numérique via desorganismes appelés AC (Autorité de Certification). Beaucoup desociétés délivrent également leur propre signature numérique. Maispour une utilisation personnelle, vous pouvez créer vous-même votrepropre signature :

1. Cliquez sur le bouton Démarrer, pointez sur Tous les program-mes, sur Microsoft Office, sur Outils Microsoft Office, puiscliquez sur Cerpcxicat numérique pour les projets VBA.

2. Dans la boîte de dialogue Créer un certificat numérique, entrezun nom dans la zone de saisie Le nom de votre certificat, puiscliquez sur OK. Un message vous avertit que le certificat est biencréé.


246

Vous pouvez maintenant signer vos macros :

1. Ouvrez VBE en cliquant sur le bouton Visual Basic de l’ongletDéveloppeur, dans le groupe Code, ou en appuyant sur lestouches [Alt]+[F11].

2. Sélectionnez la macro à signer.

3. Dans le menu Outils, cliquez sur la commande Signaturenumérique.

4. Cliquez sur le bouton Choisir.

5. Sélectionnez le certificat, puis cliquez deux fois sur OK.

Éditeurs approuvésUn éditeur approuvé possède une signature numérique valide.

Lorsqu’une alerte de sécurité vous avertit que le document contientune macro et que la macro est signée, vous avez le choix d’activertout le code publié par l’éditeur dont le nom et le certificat sontclairement affichés.

Une fois l’éditeur ajouté à la liste des éditeurs approuvés, vouspouvez le visualiser dans le Centre de la gestion de la confidentialité.Toutes les macros provenant de cet éditeur seront automatiquementactivées, sauf si vous avez coché l’option Désactiver toutes lesmacros sans notification.


247

Emplacements approuvésUn emplacement approuvé est un emplacement déclaré comme étantsécurisé. En conséquence, tout document contenant des macros etsitué dans un emplacement approuvé pourra être ouvert même si vousavez coché l’option Désactiver toutes les macros sans notification.

Pour ajouter un nouvel emplacement :

1. Cliquez sur le bouton Sécurité des macros, sous l’ongletDéveloppeur, dans le groupe Code. Dans la partie gauche del’écran, cliquez sur Emplacements approuvés.

Dans la partie droite de la boîte de dialogue, certains emplace-ments sont déjà approuvés. Il s’agit des emplacements contenantles modèles.

2. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel emplacement, puis surle bouton Parcourir et sélectionnez le dossier à approuver.

3. Cochez éventuellement l’option Les sous-dossiers de cet empla-cement sont également approuvés.

4. Saisissez éventuellement une description.

5. Cliquez sur OK.


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Les principaux raccourcisclavierRevenons aux raccourcis clavier ! Lulu connaît par cœur le raccourcipour faire du gras… Je vais lister dans cette dernière partie tous lesprincipaux raccourcis clavier.

Commandes relatives aux fenêtresCommandes relatives aux fenêtres

Fermer la fenêtre active sans quitter Word [Ctrl]+[W] ou [Ctrl]+[F4]

Fermer ou quitter [Alt]+[F4]

Basculer vers la fenêtre suivante lorsque plu-sieurs fenêtres sont ouvertes

[Ctrl]+[F6]

Basculer vers la fenêtre précédente [Ctrl]+[Maj]+[F6]

Fractionner la fenêtre et en ôter le fractionnement [Alt]+[Ctrl]+[S]

Commandes de déplacementet de sélectionCommandes de déplacement

Atteindre [Ctrl]+[B] ou [F5]

Se déplacer d’un mot vers la droite [Ctrl]+[î]

Se déplacer d’un mot vers la gauche [Ctrl]+[ï]

Début de document [Ctrl]+[Ö]

Les principaux raccourcis clavier

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Commandes de déplacement

Atteindre [Ctrl]+[B] ou [F5]

Fin de document [Ctrl]+[Fin]

Début de la ligne [Ö]

Fin de la ligne [Fin]

Début du paragraphe [Ctrl]+[ÿ]

Fin du paragraphe [Ctrl]+[Ÿ]

Revenir aux quatre derniers emplacements [Maj]+[F5]

Début ligne tableau [Alt]+[Ö]

Fin ligne tableau [Alt]+[Fin]

Début colonne tableau [Alt]+[‘]

Fin colonne tableau [Alt]+[’]

Cellule Suivante [˜]

Cellule Précédente [Maj]+[˜]

Commandes de sélection

Sélectionner un caractère vers la droite [Maj]+[î]

Sélectionner un caractère vers la gauche [Maj]+[ï]

Sélectionner un mot vers la droite [Ctrl]+[Maj]+[î]

Sélectionner un mot vers la gauche [Ctrl]+[Maj]+[ï]

Sélectionner depuis le point d’insertion jusqu’audébut du document

[Ctrl]+[Maj]+[Ö]

Sélection depuis le point d’insertion jusqu’à la findu document

[Ctrl]+[Maj]+[Fin]


250

Commandes de sélection

Sélectionner un caractère vers la droite [Maj]+[î]

Sélectionner depuis le point d’insertion jusqu’audébut du paragraphe

[Ctrl]+[Maj]+[ÿ]

Sélectionner depuis le point d’insertion jusqu’à lafin du paragraphe

[Ctrl]+[Maj]+[Ÿ]

Sélectionner tout le document [Ctrl]+[A]

Étendre la sélection [F8]

Réduire la sélection [Maj]+[F8]

Sélectionner un tableau [Alt]+[5]

Sélectionner une colonne [Ctrl]+[Maj]+[F8]

Commandes de mise en formeMise en forme police

Boîte de dialogue Police [Ctrl]+[D]

Italique [Ctrl]+[I]

Gras [Ctrl]+[G]

Souligné [Ctrl]+[U]

Souligné double [Alt]+[Ctrl]+[U]

Police masquée [Ctrl]+[Maj]+[H]

Petites majuscules [Ctrl]+[Maj]+[K]

Police Symbol (pour un caractère) [Ctrl]+[Maj]+[Q]

Exposant [Ctrl]+[+]


251

Mise en forme police

Boîte de dialogue Police [Ctrl]+[D]

Indice [Ctrl]+[=]

Changer La Casse [Maj]+[F3]

Agrandir la taille de la police [Ctrrl]+[>]

Diminuer la taille de la police [Ctrl]+[<]

Agrandir la police d’un point [Alt]+[Ctrl]+[>]

Diminuer la police d’un point [Alt]+[Ctrl]+[<]

Effacer les modifications manuelles du style de lapolice en cours

[Ctrl]+ [Espace]

Mise en forme paragraphe

Appliquer le style Titre 1 [Alt]+[Ctrl]+[1]



Appliquer le style normal [Ctrl]+[N]

Effacer les modifications manuelles du style para-graphe

[Ctrl]+[Q]

Paragraphe Centré [Ctrl]+[E]

Alignement Paragraphe Droite [Ctrl]+[Maj]+[D]

Alignement Paragraphe Gauche [Ctrl]+[Maj]+[G]

Paragraphe Justifié [Ctrl]+[J]

Espacement avant paragraphe [Ctrl]+[Maj]+[0]

Copier la mise en forme [Ctrl]+[Maj]+[C]

Coller la mise en forme [Ctrl]+[Maj]+[V]


252

Mise en forme paragraphe


Révéler la mise en forme [Maj]+[F1]

Rétablir format paragraphe en cours [Ctrl]+[Q]

Insertion séparateur styles [Alt]+[Ctrl]+[Ä]

Appliquer le style [Ctrl]+[Maj]+[S]

Afficher Fenêtre des styles [Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[S]

Insertion caractères spéciaux

Saut de ligne [Maj]+[Ä}]

Saut de page [Ctrl]+[Ä}]

Saut de colonne [Ctrl]+[Maj]+[Ä}]

Espace insécable [Ctrl]+[Maj]+[espace]

Tiret demi-cadratin (–) [Ctrl]+[-] (clavier numérique)

Tiret cadratin (—) [Alt]+[Ctrl]+[-] (clavier numérique)

Trait d’union insécable [Ctrl]+[8]

Tabulation dans une cellule de tableau [Ctrl]+[˜]

Points de suspension (…) [Alt]+[Ctrl]+[Maj]+[.]

R [Alt]+[Ctrl]+[C] ou taper (C)

T [Alt]+[Ctrl]+[R] ou taper (R)

Y [Alt]+[Ctrl]+[T]

¼ [Alt]+[0188] (clavier numérique)

½ [Alt]+[0189}](clavier numérique)

¾ [Alt]+[0190] (clavier numérique)


253

Travail dans le documentTravail dans le document

Annule une action [Ctrl]+[Z]

Refaire ou Répéter [Ctrl]+[Y] ou [Alt]+[Ä]

Copier [Ctrl]+[C]

Couper [Ctrl]+[X]

Coller [Ctrl]+[V]

Insérer un commentaire [Alt]+[Ctrl]+[M]

Marquer les entrées d’Index [Alt]+[Maj]+[X]

Insérer Signet [Ctrl]+[Maj]+[F5]

Note Bas de page [Alt]+[Ctrl]+[B]

Note de Fin [Alt]+[Ctrl]+[F]

Créer un bloc de construction [Alt]+[F3]

Insérer un bloc de construction Premières lettres du bloc +[F3]

Insérer un lien hypertexte [Ctrl]+[K]

Rechercher [Ctrl]+[F]

Remplacer [Ctrl]+[H]

Relancer la recherche (une fois la boîtede dialogue fermée)

[Alt]+[Ctrl]+[Y]

Basculer entre le document et l’aperçuavant impression

[Ctrl]+[F2]

Imprimer [Ctrl]+[P]


254

Commandes relatives aux champsCommandes relatives aux champs

Insertion d’un champ [Ctrl]+[F9]

Affichage du code de tous les champs [Alt]+[F9]

Affichage du code du champ sélectionné [Maj]+[F9]

Mise à jour des champs (sélectionnés) [F9]

Verrouiller un champ [Ctrl]+[F11]

Déverrouiller un champ [Ctrl]+[Maj]+[F11]

Remplacer un champ par sa valeur [Ctrl]+[Maj]+[F9]

Champ suivant [F11]

Champ précédent [Maj]+[F11]

Insérer un champ Date [Alt]+[Maj]+[D]

Insérer un champ Page [Alt]+[Maj]+[P]

Commandes Ouvrir et Enregistrer sousOuvrir et enregistrer

Nouveau fichier basé sur le normal.dotm [Ctrl]+[N]

Boîte de dialogue Ouvrir [Ctrl]+[F12] ou [Ctrl]+[O]

Boîte de dialogue Enregistrer sous. [F12]

Enregistrer [Ctrl]+[S] ou [Maj]+[F12]


255

DictionnairesDictionnaires

Vérification orthographique [F7]

Prochaine Faute Orthographe [Alt]+[F7]

Synonymes [Maj]+[F7]

Traduction [Alt]+[Maj]+[F7]

VBAVBA

Afficher code [Alt]+[F11]

Afficher boîte de dialogue macro [Alt]+[F8]

Composé en France par Jouve11, bd de Sébastopol - 75001 Paris
