Word au service de la communication écrite · droit). La structure du contenu doit être renforcée par des techniques relevant de la typographie et de la mise en page. On parle

IUFM de Reims - J.Bresson - Le traitement de texte Word97 page 1/22

Le traitement de texteau service de la communication

Pourquoi utiliser un traitement de texte ?Le lecteur d’un document construit son information à partir des éléments dont il dispose en procédantpar une perception simultanément analytique et globale.

Pour communiquer efficacement, il faut bien entendu soigner le contenu du message, maiségalement travailler la typographie (art d’assembler les caractères pour être lu) et la mise en page(orientation page, marges, colonage, position des illustrations) pour que la présentation desinformations vienne par redondance renforcer le plan, les idées fortes du document.

Au delà d’une « simple » perception analytique du contenu (par déchiffrement des mots, desphrases, par interprétation des connecteurs logiques etc. rôle du cerveau gauche), le lecteurperçoit, inconsciemment le plus souvent, la structure du contenu de manière analogique (cerveaudroit). La structure du contenu doit être renforcée par des techniques relevant de la typographie et dela mise en page. On parle à ce sujet de typographie visible, (utilisation des différentes polices etgraisses de caractères, numérotation du plan, indentation des paragraphes, encadrés etc), à ladifférence de la typographie invisible du « roman de gare » qui ne présente le lus souvent aucunsigne distinctif sur le plan des caractères, des paragraphes de la première à la dernière page. Parailleurs la mise en page permet de dynamiser la présentation des contenus, d’en mettre en valeurcertaines parties par le jeu habile de la répartition des blancs (marges, espaces inter-paragraphes,images et graphiques places en « vedette » etc).

!!!! Bien que les logiciels disponibles actuellement permettent de nombreuses fantaisies(orientation des textes, des illustrations, nombreuses polices de caractères), on prendragarde à respecter certaines règles de lisibilité sous peine de nuire gravement à laperception du message ; à ce sujet, on pourra consulter utilement :

« Typographie et mise en page » J.Bresson IUFM de Reims


1 Démarrage du programme WordDepuis le bureau de Windows, exécuter le programme word :• Soit de puis le raccourci Word du bureau • Soit depuis le menu démarrer de Windows

Démarrer"Programme

"Word

2 L’écran de Microsoft Word

Barre de titre

Barre de menus

Point d’insertion

Règle

Barre d’outils

Barre d‘état

Barres de défilement

Modes d’affichage

Défilement despages


3 Définition du cadre de travail

En général, on travaille sur une page de formatA4 (210x297), elle peut être utilisée selon deuxdispositions :

Portrait ..ou Paysage

A la différence des magazines, on n'utilise pastoute la surface de la feuille (pour rendre lapage plus lisible mais aussi parce quel'imprimante ne sait pas imprimer au ras dubord de la feuille) ; on travaille donc àl'intérieur d'une surface d'empagementdélimitée par les marges de la page.

Marge du bas

Marge du haut

Marge de gauche

Marge de droite

Il est possible de saisir des informations dans les marges du haut et du bas de la page, on définit lepositionnement de ces informations grâce aux marges d'en-tête et de pied de page...

Marge d’en-tête

Début du texte d’en-tête(ex : Titre de chapitre)

Marge du haut

Début du corps du texte de la page

Marge de pied de page

Début du textede pied de page(ex : N° de page)

Marge du bas

Fin du corps du texte de la page

Toutes ces optionspeuvent êtresélectionnées depuis lacommande"Mise en page" dumenu FichierL'onglet "Marges"permet de choisir leurstailles, l'onglet "Taille",le format de papier etl'orientation de la page.


4 Caractères, mots, lignes de texte, phrases et paragraphes

4.1 La frappe au kilomètre• Lors de la saisie d'une phrase, le retour à la ligne s'effectue automatiquement dès lors que le

nombre de caractères déjà saisis est trop important pour tenir dans la ligne.• La fin d'une phrase se termine par un point. Un espace précède le premier caractère de la phrase

suivante.

4.2 Les "lignes vides"• Comme dans un texte écrit manuellement, il n'y a pas lieu de créer systématiquement un nouveau

paragraphe à la fin de chaque phrase, sauf si le contenu sémantique du texte l'exige.

• Dans ce dernier cas uniquement, on crée un nouveau paragraphe avec la touche !. Unesimple frappe sur cette touche provoque un retour à la ligne et la création d'un nouveauparagraphe. Une double frappe sur cette touche génère deux paragraphes le premier necontenant qu'une ligne vide.

4.3 Attributs de caractèresLes caractères ont une forme, pour un dessinde caractère on parle de "polices" (chaquepolice est désignée par un nom tel Arial ouTimes New Roman par exemple), ils peuventêtre graissés, mis en italique, voire soulignés(on évitera le soulignement qui était utilisé parmanque d'autres moyens de marquerl'importance d'un passage de texte ou d'un titreau temps des premiers modèles de machinesà écrire).Ils ont une taille exprimée en points (un point =0,351mm) ; on parle de corps, la hauteur d'uncaractère en corps 10 points, mesure en lettrecapitale environ 3mm).

Utilisation de la hiérarchie des corps decaractères (corps en points)��

��

678

notes,légendes

Textes à lire

9101112

textes,exercices,intertitres

13 et plusintertitres,sous-titres,titres

Textes à voir et à lire

Pour appliquer, un attribut de caractère à un ensemble de caractères, il convient de les sélectionner àl'aide du pointeur de la souris (balayage des caractères depuis le premier jusqu'au dernier avec lebouton gauche de la souris enfoncé) et de choisir les attributs souhaités dans la barre d'outils :

Choix de la police et du corps : (accès par listes déroulantes)

Choix du gras, de l'italique ou du soulignement : (boutons bascules, activés ou non)

La commande "Polices" dumenu Format permet d'ouvrirune boîte de dialogue qui offrela possibilité de jouer sur denombreux attributs decaractères…


4.4 Attributs de paragraphes• Les paragraphes ont des

propriétés qui leur sontpropres, tels les retraits etles espacements.

• Pour jouer sur lesdifférents attributs deparagraphe, il est inutilede sélectionner tous lescaractères du para-graphe, il suffit que lecurseur de la souris (pointd'insertion), soit déposésur une ligne duparagraphe à mettre enforme (si l'on souhaitemettre en forme plusieursparagraphes consécutifsavec la même disposition,on devra alors procéder àla sélection des différentsparagraphes concernés).

• Pour choisir les principaux alignements, il convient ensuite de jouer sur les icônes de la barre

d'outils (à gauche, centré, à droite, justifié)

• Pour définir les différents retraits, onutilisera la commande"Paragraphe…" du menu "Format"pour faire apparaître la boîte dedialogue suivante :

Remarque : les retraits peuvent êtregénérés directement depuis la règle :

Ici un retrait gauche de 1cm et un retraitde première ligne de 0,5cm.

!!!! Lorsque l’on souhaite faire des corrections dans un texte déjà saisi, il est agréable de voirtous les caractères qui contrôlent le texte : On utilisera l’icône ¶¶ de la barre d’outils# l’espace inter-mots est symbolisé par un point médian# la marque → indique la présence d’une tabulation## le symbole ¶¶ iinnddiiqquuee llaa pprréésseennccee dd’’uunnee mmaarrqquuee ddee ppaarraaggrraapphhee

# le symbole ↵ indique un saut de ligne obtenu avec MAJ Entrée# la ligne pointillée indique le saut de page# la double ligne pointillée symbolise le saut de page forcé manuellement

(<Ctrl>+<Entrée>) ou le saut de sectionLa commande Option (onglet affichage) du menu Outils permet le choix des caractères de contrôleà afficher.

Margegauchede lapage

Paragraphe aligné à gauche (par défaut)

Paragraphe centré

Paragraphe aligné à droite

Paragraphe justifié, toutes les lignes se terminentproprement avec leur dernier mot sur la marge dedroite, le logiciel joue sur les espaces intermots.

Ce paragraphe de plusieurs lignesprésente un retrait gauche, un retrait droit,il est par ailleurs justifié.

Ce paragraphe présente un retrait première ligne,mais les lignes suivantes ne sont pas en retrait parrapport à la marge de la page, il est par ailleursjustifié.

Margedroitede lapage


5 Les stylesIl est fréquent qu’on veuille réutiliser la même mise en forme de caractères et/ou de paragraphe àplusieurs endroits d’un même document pour en homogénéiser la présentation.Il est possible d’associer un nom à une mise en forme, on parle de style.Par défaut lorsque l’on saisit du texte sous Word, le texte possède le style « Normal ».

5.1 Application de styles pré définisAprès avoir déposé le point d’insertion dans le pararapheà formater, utiliser la liste déroulante des styles pourchoisir le style à appliquer.L’appui préalable sur la touche <Majuscule> permet devoir la liste complète des styles pré définis.

5.2 Création rapide d’un style personnaliséSélectionner un paragraphe qui servira de modèle pour la création de styleAppliquer les mises en forme souhaitéesSaisir le nom à donner à ce style sur la liste déroulante des stylesLe style est créé.

5.3 Appliquer le style personnaliséCliquer sur le paragraphe à formaterOuvrir la liste déroulante des styles et choisir le style souhaité, la mise en forme est alors réalisée.

5.4 Modifier le style1. Appliquer les mises en forme

souhaitées à un paragrapheayant ce style

2. Sélectionner le paragraphe3. Ouvrir la liste déroulante des styles et

choisir le style à modifier4. Accepter la modification de style

proposée dans la boîte de dialogue.

5.5 Création complète d’un style par la commande « Format / style »

1. Choisir la commande « style » du menu Format2. Activer le bouton Format de la boîte de dialogue3. Cliquer sur le bouton « Nouveau », renseigner les

rubriques et choisir les format (de caractères, deparagraphes etc)

4. Valider par OK et choisir « appliquer » pour que lestyle soit attaché au paragraphe sélectionné.

Saisir sur cettezone sansdérouler la liste


5.6 A propos des modèlesSauf stipulation contraire, tous les nouveaux documents sont basé sur un modèle appelé Normal.dot(noter l'extension différente, ce n'est pas un .doc).

Ainsi lors de la création d'un nouveau document, le modèle Normal.dot, contient un style Normal ettrois styles de titres (et bien d'autres styles prédéfinis, pour s'en convaincre il suffit de maintenir latouche <MAJ> enfoncée en cliquant sur la liste déroulante des styles de la barre d'outils).

Modification du style Normal pour l'adapter à sestravaux personnels :Si la police de caractères utilisée le plus fréquemmentest Arial en corps 10 pts et que le style Normal pardéfaut est Times New Roman, on doit modifier le styleNormal. Désormais pour le document en cours, lorsquel’on appliquera le style Normal, c'est Arial 10 pts quisera affecté au texte. Mais cette seule manipulation nesuffit pas à modifier le modèle Normal.dot qui contientles styles par défaut. Pour que lors d'une prochaineouverture de Word, le style Normal soit toujours enArial 10 pts, il convient de spécifier que l'on désireinscrire ces modifications dans le modèle de documentNormal.dot.

Pour cela, il convient d'activer la commande Style dumenu format et d'indiquer, dans la boîte de dialogue demodification du style Normal, que le style doit êtreajouté au modèle.

!!!! Il est possible de créer un modèle de document (Fichier Nouveau et choisir « Modèle »)contenant tous les styles de titres modifiés, et les styles personnels que l’on souhaite utiliser dansles documents les plus fréquemment utilisés. Tout nouveau document qui devra « s’appuyer » surces style sera créé à partir de ce modèle.

!!!! On pourra créer autant de modèles adaptés aux différents types de situations de communicationsrencontrées (courrier administratif, bordereau, rapport etc).


6 Les tableauxUn tableau est composé d’une collection de cellules dans lesquelles, on saisit du texte ou des valeurs.

On utilise l’outil de la barre d’outil pour insérer un tableau.

Savoir faire un résuméQualités requises Il faut lire avec la plus grande attention en se concentrant sur le sens du

texte et être capable de contracter le texte sans faire de contresens. Ilfaut rédiger avec soin, éviter les fautes d’orthographe et faire preuve derigueur dans l’analyse.

1ère étape : la lecture dudocument

Il faut lire une première fois en entier le document pour en apprécier lecontenu intégral, les idées directrices, le sens global du texte.

2ème étape : ledécoupage du document

Il faut déterminer des sous-parties qui traitent d’une idée commune oud’un groupe d’idées. Il faut découper le texte en morceaux homogènesque vous réduirez proportionnellement à leur longueur initiale.

3ème étape : la rédactiondu résumé

Elle sera rédigée au brouillon et soignée. Il faut éviter de recopier desphrases piochées de ci delà dans le texte. Il faut véritablementreconstruire des phrases qui résument la pensée globale de l’auteur.

Attention, deux commandes permettent de gérer les tableaux :

# Ce sont les commandes du menu Format qui permettent de définir les polices de caractères, lagraisse, les alignements et les bordures du tableau.

# Mais ce sont les commandes du menu tableau qui permettent de régler la taille des cellules, d’enfusionner plusieurs etc.

!!!! Comment sélectionner une colonne, une ligne ? : endéplaçant le pointeur de la souris juste au dessus d’unecolonne, ou juste à gauche d’une ligne, le pointeur prend laforme d’une flèche noire (respectivement $ ou %)

!!!! Comment insérer une colonne, une ligne ? : après avoirsélectionné la colonne ou la ligne un clic droit permet de choisirl’insertion dans le menu contextuel ouvert.

!!!! Comment fusionner des cellules ? : après sélection descellules à fusionner, un clic-droit permet d’atteindre le menucontextuel et d’activer la commande souhaitée.

!!!! Comment supprimer des cellules ? : idem ci-dessus (si l’onutilise la touche <Suppr>, seul le contenu des cellules esteffacé).

!!!! Comment modifier la taille des cellules ? : les cellules àmodifier étant sélectionner, on active la commande Taille dumenu Tableau et définir avec précision la hauteur ou la largeur.Il est également possible de « déplacerer » les marques decolonnes ou de lignes présentes dans les règles horizontaleset verticales.


7 Les illustrations

7.1 Les imagesIl est possible, (commande Image du menu Insertion), d’insérer une image présente sur le disque dur,un clipart depuis le cédérom d’Office 97 etc.

7.1.1 Image caractère ou image flottante ?

En fait l’image peut être insérée de deux manières différentes :• Soit en tant que caractère (l’image est alors placée comme un caractère sur la ligne de base où

sont disposés les autres caractères, elle est dite « en place »).

Par exemple :

• Soit sur la couche dessin du document, elle peut alors être déplacée àvolonté elle est dite « flottante ». C’est l’option « Dissocier du texte » quipermet d’obtenir cette deuxième solution. Cette option peut être activéedepuis la boîte de dialogue « insertion Image » « A partir d’un fichier ».

Par défaut, Word insère les images importées sous la forme d'images flottantes, c'est-à-dire d'imagesplacées sur une couche de dessin, ce qui permet de les positionner avec précision sur la page ou deles placer au-dessus ou en dessous du texte ou des autres dessins.Dès lors qu’une image est déjà dans le document, pour remplacer une image flottante par une image« en place », à savoir une image placée directement dans le texte à l'emplacement du pointd'insertion, sélectionnez l'image, puis cliquez dans le menu Format sur Objet. Sous l'onglet Position,désactivez la case à cocher Dissocier du texte.

!!!! Une cellule de tableau peut recevoir une illustration. Mais il n’est possible de déplacer uneimage dans une cellule que si elle est considérée comme une image texte (« en place »), ilfaudra donc décocher l’option « dissocier du texte » pour pouvoir l’insérer.

7.1.2 Habillage de l’image par du texte

L’image dissociée du texte (image flottante),peut être mise en vedette (texte au dessus eten dessous mais pas sur les côtés) ouhabillée par du texte.Un clic avec le bouton droit sur l’imagepermet de modifier les propriétés de l’image.


7.1.3 Positionnement de l’image

Lorsqu l’on déplace une image, (à condition qu’elle soit flottante), une ancre figure en marge gauchedu document, elle témoigne que l’image « dépend » d’un paragraphe.

Les options de déplacement

Déplacer avec le texteDéplace l'objet sélectionné vers le haut ou le bas de la page si l’on déplace le paragraphe auquell'objet est ancré.

AncrerConserve l'objet sélectionné sur la même page que le texte auquel il est ancré. L'objet peut êtredéplacé avec son ancre, mais il reste toujours sur la même page que l'ancre.

7.1.4 Redimensionnement et rognage d’une image

Dès lors qu’elle est sélectionnée, une image peut toujours être redimensionnée en déplaçant sespoignées ou par l’intermédiaire de la commande Format Image -> taille( ou menu contextuel par clic-droit)

Si une partie de l’image doit être supprimée, l’outil permet de “découper” l’image.

!!!! En fait l’image n’est pas découpée (et continue à peser autant en terme d’encombrementsur le disque), c’est simplement la fenêtre de visualisation de l’image qui est réduite.

!!!! Si au contraire on agrandit avec le même outil la fenêtre de visualisation de l’image, onaugmente son “encombrement” sans modifier la taille de la zone informative de l’image.

La barre d’outils Image, visible dès lors qu’une image est sélectionnée (on peut en demanderl’affichage par la commande « Barre d’outils Image » du menu « Affichage ») permet également demodifier la luminosité, le contraste etc.

!!!! Il est possible de visualiser les différents outils disponibles en « stationnant » quelquesinstants sur un outil avec le pointeur de la souris.


7.2 Les dessins

La barre d’outils dessin permet de générer des dessins à partir d’un jeu de nombreuses formesautomatiques. Les commandes habituelles propres aux outils de dessin s’appliquent (notamment lefait de maintenir le bouton <Maj> enfoncé pendant le traçage d’un rectangle ou d’un ellipse permet degénérer des carrés ou des cercles).

!!!! Sauf s’il s’agit d’annoter le texte d’un document, il sera préférable de dessiner sur unnouveau document Word (page « blanche »), puis de sélectionner l’ensemble des objetsconstituant le dessin (en gardant le touche majuscule enfoncée ou en faisant un rectanglede sélection autour des objets) et d’en demander le groupement par l’intermédiaire du

bouton . (ou par la commande grouper du menu contextuel). L’ensemble seraensuite copié puis collé dans le document d’accueil.

!!!! Pour positionner facilement les objets les uns par rapport aux autres, il faut régler le pasde la grille, ou désactiver celle-ci si elle devient trop contraignante pour déposer un objet àun endroit précis (commande Grille du bouton dessin de la barre d’outils dessin).

Outre la commande « Grouper » qui permet d’éviter les déplacements relatifsdes objets entre eux, il convient d’utiliser habilement les option de couleur deremplissage et d’ordre des objets.

Prenons l’exemple du dessin schématique d’uneampoule sur un fil conducteur :

Les éléments sont sélectionnés successivement et par un clic droit on peutjouer sur leurs propriétés (format de la forme, groupe, ordre)Le cercle (obtenu par l’outil ellipse en maintenant la touche <Maj> enfoncéepour obtenir un cercle) aura une propriété de couleur de remplissage« aucun », le carré aura une couleur de remplissage opaque « blanc » etsera placé au premier plan.

7.3 Les graphiquesTrois démarches possibles :• Un tableau contenant les données a été créé sous Word, il suffit de le sélectionner et d’activer la

commande Insertion -> objet -> graphique Microsoft Graph 97.• La commande Insertion -> objet permet d’insérer un graphique Microsoft Graph 97. Un graphique

est automatiquement généré, on modifie ensuite les données de la feuille de données associée.• Un graphique a été réalisé depuis Excel, il est importé par la commande Insérer ->Objet

->Graphique Excel.

8 La gestion d’un long document

8.1 Gestion des sauts de pagesCompte tenu de la taille du papier utilisé, des marges choisies, Word pagine le document et provoquedes sauts de pages automatiques.

8.1.1 Les veuves et les orphelines

Une ligne veuve correspond à la dernière ligne d'un paragrapheimprimé tout seul en haut d'une page. Une ligne orphelinecorrespond à la première ligne d'un paragraphe imprimé tout seulen bas d'une page. Par défaut, Word évite la création de lignesveuves et orphelines dans un document (voir la commande Format/ paragraphe / onglet enchaînements).


8.1.2 Les sauts de pages forcés

Après avoir demandé un aperçu avant impression, on peut souhaiter provoquer des sauts de pagesponctuellement pour permettre à un chapitre de commencer sur une nouvelle page. On utiliseraindifféremment la combinaison de touches <Ctrl>+<Entrée> ou la commande Saut de page du menuInsérer.

8.2 Les en-têtes et pieds de pagesUn en-tête (ou un pied) de page est un texte ou un graphisme (numéro de page, date ou logo d'unesociété, par exemple) généralement imprimé dans la partie supérieure (ou inférieure) de chacune despages d'un document. L'en-tête est imprimé dans la marge du haut et le pied de page, dans la margedu bas.

En mode page (Affichage -> mode page), il est possible d’éditer l’en-tête ou pied de page par undouble-clic dans les marges du haut ou du bas. On utilisera sinon la commande en-tête et pieds depage du menu Afficher.

On complète le plus souvent le pied de page avec le rappel du titre du document, la numération de lapage etc.

8.3 Les notes de bas de pageUne note de bas de page ou une note de fin est constituée de deux parties liées, à savoir la marqued'appel de note et le texte de la note correspondante. Il est possible de numéroter automatiquementdes marques ou créer des marques personnalisées. Quand on ajoute, supprime ou déplace des notesnumérotées automatiquement, Word renumérote automatiquement les marques d'appel enconséquence.

Il est possible de choisir la position (en bas de page, enfin de document) et les options de numérotationnotamment.

N° Page Nb Pages


8.4 Le mode plan, la numérotation des titres et la table des matières

Intérêt :• Utilisation des styles de titres• Numérotation du plan (Format Numérotation des titres)• Déplacements aisés des chapitres à l'intérieur d'un plan• Génération automatique de la table des matières.

8.4.1 Affichage en Mode Plan

Le menu affichage permet d'accéder au mode plan, mais il est également possible de cliquer surl'icône appropriée de la barre de défilement horizontale

8.4.2 Gestion du plan

Affichage des titres pour visualiser la structure d'un document

Si les titres ont été mis en forme à l'aide des styles de titre prédéfinis, on peut vérifier la structure d'undocument en mode Plan en réduisant le texte subordonné qui apparaît sous les titres.

Pour réduire• Le texte associé à un niveau de titre particulier :

Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur le bouton correspondant au niveau de titre le plus bas

que l’on souhaite afficher. Par exemple, cliquer sur pour afficher les niveaux de titre 1 à 3.• Tous les sous-titres et le corps de texte associés à un titre :

cliquer deux fois à côté du titre.• Le texte associé à un titre, niveau par niveau :

cliquer sur le texte du titre, puis sur dans la barre d'outils Mode Plan.• Tout le corps de texte :

Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur

Pour afficher• Tous les titres et le corps de texte :

Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur • Tous les sous-titres réduits et le corps de texte associés à un titre :

Cliquer deux fois sur à côté du titre.• Seulement la première ligne de corps de texte :

Dans la barre d'outils Mode Plan, cliquer sur . L'affichage de points de suspension (...) après lapremière ligne indique que d'autres lignes de texte sont réduites.

• Le texte réduit associé à un titre, niveau par niveau :

Cliquer sur le texte du titre, puis sur dans la barre d'outils Mode Plan.

Remarque : Si l’on sélectionne un titre dont le texte subordonné a été réduit ou si l’on sélectionne un

titre en cliquant sur son symbole , le texte subordonné est également sélectionné. Toutemodification effectuée, telle qu'un déplacement, une copie ou une suppression, affecte aussi le textesubordonné.

8.4.3 Numérotation d'un plan

Elle peut être générée à tout moment dès lors que des styles de titres sont présents dans ledocument.Sélectionner l’ensemble du document

"""" Format"""" Puces et numéros

Choisir l’onglet Hiérarchisation puis le type de numérotation. Il est ensuite possible de personnaliser laprésentation de la numérotation.


8.4.4 Les tables des matières

8.4.4.1 Insertion d'une table des matières

Positionner le point d'insertion à l'endroit souhaité puis :"""" Insertion

"""" Tables et Index"""" Choix de l'onglet TDM

"""" et renseignez l'écran

La table des matières est en général constituée à partir des styles de titres.

Attention, il ne faut pas confondre les styles de titres propre au document et les styles TM qui sontdes styles de niveaux d'entrées dans la table des matières.Les styles TM 1... TM 9 seront modifiés comme n'importe quel autre style.

8.4.4.2 Mise à jour de la table des matières après modifications dans le corps du document

La table des matière n'étant rien d'autre qu'un champ (on pourra s'en apercevoir en cochant l'optioncodes de champ de l'onglet affichage des options du menu outils), la mise à jour s'opère en cliquantsur cette table et en appuyant sur <F9> ou encore en faisant un clic-droit sur la table et en choisissantla commande Mettre à jour du menu contextuel.Cette opération doit être faite avant impression afin d'avoir une TDM à jour. Attention, si des mises enforme, (autres que par la modification de styles), ont été faites, choisir l'option "Mettre à jour lesnuméros de page uniquement" (et cela sauf si de nouveaux chapitres ont été introduits depuis ladernière modification).

8.5 Sélections rapides dans le traitement de texte avec la touche <F8> :une fois : le mode sélection est activédeux fois : sélection du mottrois fois : sélection de la phraseQuatre fois : sélection du paragrapheCinq fois : sélection du document entier(équivalent à la commande "Sélectionner le document entier" du menu Sélection)

Remarque : Avec la souris, un clic dans la marge provoque la sélection de la ligne adjacente. Lacombinaison de la touche <Ctrl>+clic ou encore <Ctrl>+A), provoque la sélection de tout le document.


8.6 Les sections

Par défaut, un document est homogène du point de vue :• des dimensions de ses marges• de l’orientation « Portrait » ou « Paysage »• du nombre de colonnes contenues dans les pages• des en-têtes et pieds de pages.

8.6.1 Pourquoi créer plusieurs sections dans un même document ?

• Pour dynamiser la présentation d’un document monocolonne, on peut désirer disposer lesinformations sur trois colonnes à partir d’un certain point, puis revenir ensuite en monocolonne.

• Pour permettre l’insertion d’un tableau relativement encombrant en largeur, on peut souhaiter uneorientation « Paysage » pour une partie donnée d’un document qui serait orienté en « Portrait »par ailleurs.

8.6.2 Comment créer plusieurs sections

S’il s’agit de choisir une orientation différente depapier, un en-tête et pied de page différents pourune partie du document, on procèdera àl’insertion des sauts de section par le menuInsertion, on définira les propriétés de la sectiondans un second temps.

S’il s’agit de créer différents types de colonages, il suffit de sélectionner le texte à mettre en colonneset de choisir le nombre de colonnes via l’icône « colonnes ». Un saut de section (saut de sectioncontinu) est automatiquement créé, il précède la partie mise en colonnes.

Remarque : si il reste du texte en monocolonne après la partie composée sur deux colonnes, unautre saut est inséré automatiquement à la fin de la section composée en deux colonnes. La section« centrale » ainsi délimitée se distingue des autres par ses propriétés de colonnes, elle contientl’intégralité du texte précédemment sélectionné.

Insertion saut desection « pagesuivante ».

Insertion saut desection « pagesuivante ».

Insertion saut desection « continu»

monocolonne

puis

deux colonnes

formatportrait

puis

paysage pourmise en paged’un tableau.


9 Le publipostage

9.1 Principe

On dispose de deux documents : un document contenant les données (tableau) qui contient desinformations relatives aux destinataires (appelé source des données, une ligne = un destinataire, unparent d’élève par exemple, une colonne = une caractéristique du destinataire) et un documentprincipal de fusion (en général une lettre contenant des mentions variables –champs- faisantréférence aux intitulés de colonnes du tableau).

Lors de la fusion1, il y a autant de documents de créés que de destinataires (lignes dans le tableau)et chaque document contient des informations spécifiques à chaque destinataire (Nom, adresse…)

Traditionnellement on trouvera deux cas de figure :

1. Tout se passe sous Word (Données et document principal)

2. Les données correspondent au contenu d'une table ou à une feuille de réponse dynamique sousAccess, voire à un tableau d’Excel.

1 Attention, dans Word 97, le menu Outils comporte une commande de fusion de documents Word (pour associer deux fichiersWord) et une commande Publipostage distincte (cette dernière s’appelait « fusion et publipostage » dans Word 6).

Source de données (parents)

Nom Adr VilleDupuis 16 av du ChâlonsMarquet 3 rue de ChâlonsZoé 2 bd Foc Châlons

Document principal

Ecole primaireDutilleul

àMme M.<<Nom>><<Adr>><<Ville>>


9.2 Cas d'une réalisation complète sous Word

9.2.1 Création d’un document principal et d’un document contenant les données

9.2.1.1 Le document principal

Il contient le corps du texteà adresser auxdestinataires.

A ce stade aucuneinformation concernant lesdestinataires n’est inséréedans ce document.

Exemple le documentGldf.doc

9.2.1.2 Le document source de données

Il peut être un document Word présenté sous forme de texte avec le séparateur <Tab> ou encore êtreconstitué d'un tableau.

Chaque colonnecorrespond à unchamp, chaque lignecorrespond à un"enregistrement" ausens des fichiers debase de données. Lapremière lignecontient les noms deschamps.

Exemple le documentClient.doc


9.2.2 Paramétrage de l’opération de fusion pour le publipostage

Le document Gldf.doc est ouvert et sa fenêtre est au premier plan.La commande commande « Publipostage » du menu Outils proposeune boîte de dialogue.

Il convient de cliquer surle bouton « fenêtreactive » puisque c’est ledocument principal dupublipostage qui est aupremier plan.

On demande ensuite à ouvrir ledocument source des données(même s’il est en fait déjà ouvert dansune autre fenêtre de Word). Il s’agitde Client.doc dans lequel on puiserales données.

Le document source des donnéespeut être créé s'il n’a pas encore étéconstitué préalablement.

A ce stade, Wordsignale qu’aucunchamp relatif audocument dedonnées n’existedans le documentprincipal et proposed’en insérer dans cedernier. Il convientd’accepter.

Dans le même temps Word a fait apparaître une nouvelle barred’outils « publipostage ».Après avoir déposé le point d’insertion dans le document principal àl’endroit souhaité pour déposer le champ correspondant au nom duclient par exemple, il suffit d’aller cliquer sur le bouton « insérer unchamp » pour le choisir dans les champs proposés par la listedéroulante.


Les champs de fusion sont insérés alors successivement dans le document principal.

On obtient le document principal modifié par les insertions de champs,ceux-ci étant précédés et suivis de guillemets (attention, il ne faut pastaper les guillemets à la main -sauf à utiliser la combinaison de touches<Ctrl>+<F9>)

9.2.3 Exécution du publipostage

Le publipostage est réalisé sous un nouveau document (lettres types 1), ou directement à l'impression

avec les boutons : . Le publipostage terminé, il n’est pas utile d’enregistrer les lettres type(elles n’ont été éventuellement générées que pour s’assurer d’une mise en page correcte, del’absence de sauts de pages intempestifs etc.) ; par contre il est utile d’enregistrer le documentprincipal de fusion ainsi modifié qui contient des noms de champs et peut servir de nouveau endemandant seulement l’exécution du publipostage (son paramétrage complet étant sauvegardé).

9.2.4 Mise en place de conditions pour ne pas retenir l’ensemble des destinataires dutableau de données

La boîte de dialogue « publipostage » du

menu « Outils » (ou icône ) permet degénérer des conditions sur les propriétés deslignes du tableau de données.

Ces options de requêtepermettent de trier et filtrerles enregistrements

9.3 Cas d'une réalisation à partir d'un fichier d'Access ou ExcelSi l’utilisateur est sous Word, il renseigne la boîte de dialogue du publipostage en choisissant unfichier Access (*.mdb) ou Excel (*.xls), l’assistant de Word ouvre la base de donnée ou le tableau etpropose à l’utilisateur de choisir une requête ou une table dans laquelle chercher les données.

9.4 Cas particulier lorsque l’utilisateur est sous AccessLe publipostage peut êtreégalement lancé depuis leSystème de Gestion de Bases deDonnées Relationnel Access, parexemple depuis une requêteportant sur une table, en cliquantsur l'icône publipostage Word 97de la barre d'outil propre à Access.

L'assistant fusion de Word est alors activé et il ne reste plus qu'à procéder à un publipostagetraditionnel, avec insertion des champs dans le document principal qui est alors ouvert ou créé sousWord.


10 Les insertions automatiques

PrincipeAssocier un nom à un paragraphe, un logo fréquemment utilisé pour pouvoir l’insérer rapidement.

Création d’une nouvelle insertion : Marche à suivre

Sélectionner le texte ou image qui doit donner lieuà une insertion automatique.

Activer la commande insertion automatique dumenu Insertion.

Saisir alors le raccourci (au moins 4 caractères),associé au texte de l’insertion, puis bouton« Ajouter »

Ou bien, demander l’affichage de la barre d’outild’insertion automatique.Dans ce cas on dispose de la barre suivante :

Si le bouton « Nouveau » n’est pas activé, c’estque l’on n’a pas sélectionné le texte de l’insertion.

Le texte étant sélectionné, la barre se présenteainsi :

Cliquer sur « Nouveau » pour pouvoir saisir leraccourci associé à cette insertion.


Saisir alors le raccourci (au moins 4 caractères),associé au texte de l’insertion, puis « OK ».

Pour réutiliser l’insertion dans un nouveau document…Le point d’insertion (curseur texte), étant positionné à l’endroit souhaité, trois possibilités sontoffertes :

Appeler la boîte de dialogue d’insertion

automatique avec le bouton .

Se déplacer dans la liste jusquà l’insertiondésirée, (ou aisir les premiers caractères del’insertion pour un accès plus rapide), et cliquersur le bouton « Insérer ».Le texte est inséré dans la page.

Mais il existe une autre possibilité bien plusagérabe qui consiste à saisir dans le document encours le texte du raccourci (ici « into1 ») et detaper sur la touche de fonction « F3 ».

Texte saisi

Bulle généréeIl existe enfin une troisième possibilité,…Il faut cliquer sur Insertion automatique du menuInsertion, puis activer la case à cocher « Afficherle conseil de saisie semi-auto pour les insertionsautomatiques et les dates », ensuite cliquer sur« OK ». Dans le document, il suffit de taper lespremiers caractères du nom de l'insertionautomatique pour que Word propose la totalité del'insertion automatique dans une bulle. On appuiesur « OK » pour l’accepter, sinon on continue lasaisie.

Puis-je associer du texte et une image dans une insertion automatique ?C’est tout à fait possible et bien utile pour un logo avec en-tête de courrier (le tout dans un tableau parexemple). Mais dans cet exemple, il peut être préférable d’utiliser un modèle de courrier !

Pourquoi l’insertion automatique est-elle préférable à l’utilisation de la commande decorrection automatique ?Bien que voisine de la première, la correction automatique est activée ou non (suivant les optionsretenues) et ne laisse pas le choix à l’utilisateur en cours de saisie (il s’agit bien d’une correction etnon pas d’une suggestion).

Comment imprimer une liste des insertions automatiques ?

La commande « Imprimer » du menu « Fichier »permet de préciser que l’on souhaite imprimer lesinsertions automatiques.


Table des matièresDémarrage du programme Word.......................................................................................................... 2

2 L’écran de Microsoft Word ............................................................................................................ 2

3 Définition du cadre de travail ........................................................................................................ 3

4 Caractères, mots, lignes de texte, phrases et paragraphes ...................................................... 4

4.1 La frappe au kilomètre............................................................................................................... 44.2 Les "lignes vides" ...................................................................................................................... 44.3 Attributs de caractères .............................................................................................................. 44.4 Attributs de paragraphes ........................................................................................................... 5

5 Les styles ........................................................................................................................................ 6

5.1 Application de styles pré définis ................................................................................................ 65.2 Création rapide d’un style personnalisé .................................................................................... 65.3 Appliquer le style personnalisé.................................................................................................. 65.4 Modifier le style.......................................................................................................................... 65.5 Création complète d’un style par la commande « Format / style » ........................................... 65.6 A propos des modèles............................................................................................................... 7

6 Les tableaux .................................................................................................................................... 8

7 Les illustrations .............................................................................................................................. 9

7.1 Les images ................................................................................................................................ 97.1.1 Image caractère ou image flottante ?................................................................................. 97.1.2 Habillage de l’image par du texte....................................................................................... 97.1.3 Positionnement de l’image............................................................................................... 107.1.4 Redimensionnement et rognage d’une image ................................................................. 10

7.2 Les dessins.............................................................................................................................. 117.3 Les graphiques ........................................................................................................................ 11

8 La gestion d’un long document .................................................................................................. 11

8.1 Gestion des sauts de pages.................................................................................................... 118.1.1 Les veuves et les orphelines............................................................................................ 118.1.2 Les sauts de pages forcés ............................................................................................... 12

8.2 Les en-têtes et pieds de pages ............................................................................................... 128.3 Les notes de bas de page ....................................................................................................... 128.4 Le mode plan, la numérotation des titres et la table des matières.......................................... 13

8.4.1 Affichage en Mode Plan ................................................................................................... 138.4.2 Gestion du plan ................................................................................................................ 138.4.3 Numérotation d'un plan ....................................................................................................138.4.4 Les tables des matières ...................................................................................................14

8.5 Sélections rapides dans le traitement de texte avec la touche <F8> :.................................... 148.6 Les sections............................................................................................................................. 15

8.6.1 Pourquoi créer plusieurs sections dans un même document ? ....................................... 158.6.2 Comment créer plusieurs sections................................................................................... 15

9 Le publipostage ............................................................................................................................ 16

9.1 Principe.................................................................................................................................... 169.2 Cas d'une réalisation complète sous Word............................................................................. 17

9.2.1 Création d’un document principal et d’un document contenant les données .................. 179.2.2 Paramétrage de l’opération de fusion pour le publipostage ............................................ 189.2.3 Exécution du publipostage............................................................................................... 199.2.4 Mise en place de conditions............................................................................................. 19

9.3 Cas d'une réalisation à partir d'un fichier d'Access ou Excel .................................................. 199.4 Cas particulier lorsque l’utilisateur est sous Access ............................................................... 19

10 Les insertions automatiques....................................................................................................... 20

Documents

Word au service de la communication écrite · droit). La structure du contenu doit être renforcée par des techniques relevant de la typographie et de la mise en page. On parle