AlbaSim
Project Management
Dominique Jaccarddominique.jaccard (a) heig-vd.ch
Publication: www.AlbaSim.com
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Table des matières
Chapitres Slides
Vue d’ensemble 6
Avant-projet 25
Planification 60
Réalisation et suivi 95
Terminaison 126
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Site web du cours
www.heig-vd.ch/gp
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Site web de la simulation
www.AlbaSim.com
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Bibliographie chronologique sélective
Ouvrages généraux• Cadle, Yeats; Project Management for Information Systems, Pearson, 2008• Gray, Larson; Management de projet, Dunod , 2007• Pinto; Project Management, achieving competitive advantage, Pearson, 2007• Nicholas; Project Management for Business and Engineering, Elsevier, 2004• Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, Wiley and Sons, 2000• Buttrick ; La gestion de projet en action, Les Echos, 2000• Meredith, Mantel ; Project management, a managerial approach, Wiley & Sons, 2000• Kliem, Ludin, Robertson; Project management methodology, Dekker Inc, 1997• AFITEP; Le Management de Projet, Principes et Pratique, Afnor Gestion, 1991• Project management Body of Knowledge; Project Management Institute; www.pmi.org
Ouvrages spécifiques• Perret, Louafa ; Créativité et innovation: L'intelligence collective au service du management de
projet; PPUR presses polytechniques, 2008• Des Mesnards ; Réussir l'analyse des besoins, Eyrolles, 2007• Asquin, Falcoz, Picq; Ce que manager par projet veut dire, Edition d’Organisation, 2005• D'Herbemont, César; La stratégie du projet latéral, Dunod, 2004• Garel, Giard, Midler; Faire de la recherche en management de projet; Vuibert, 2004• Williams; Modelling Complex Projects, Wiley and Sons, 2002• Destors, Le Bissonnais; Mettre en œuvre la qualité du management de projet, Afnor, 1999
En gras : ouvrages recommandés
6
Vue d’ensemble
« L’avenir est quelque chose qui se construit. On ne subit pas l’avenir, on le fait. »Georges Bernanos [1888-1948]
1
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Contenu
• Définitions
• Découpage en phase– avant-projet– planification– réalisation– terminaison
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Introduction
• Organisation / Management– coordination
– hiérarchie
– communication
– conflits
• Technique– Pert
– Gantt
– Gestion des risques, coûts et
délais
Facteurs humains
Outils et techniques
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Projets et activités traditionnelles
Projet Activités traditionnelles
Fournir un produit nouveau Fournir un produit connu
Début et fin définis Continu
Equipe temporaire Organisation stable
Unicité et complexité du projet Répétitif et biencompris
Date de fin et coûts totaux Temps et coût basés sur difficiles à prévoir l'expérience des
années antérieures
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Définitions : Le projet
• Une séquence d’activités uniques, complexes et connectées, avec pour but d’atteindre un objectif. Ceci devant être réalisé à l’intérieur d’un cadre temporel, d’un budget et en respect de spécifications.[Wysocki]
• Une entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique. [PMBoK]
• Projeter, c’est penser un inexistant possible, à réaliser[Jean-Pierre Boutinet]
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Le triangle O-C-D (Objectif -Coûts-Délais)
• Un système dynamique – à maintenir en équilibre– à arbitrer
PROJET
Objectifs
Coûts Délais
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Définitions : Management de projet
Gestion de projet
La gestion de projet consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, de façon à atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies.
Management de projet
Ensemble des actions engagées par une organisation afin de déterminer un projet, de le lancer et de le mener à bien.[Garel, Giard, Midler]
Application de connaissances, compétences, outils et techniques dans des activités de projet en vue d'atteindre ou de dépasser les attentes des parties impliquées dans le projet.[Project Management Institute (PMI)]
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Le découpage en phases
Maîtrise
Planification Terminaison
Réalisation
Avant-projet
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Terminologie
Avant-projet
Initiating
ISO 10’006 RéalisationPlanificationLancement
Maîtrise
TerminaisonRéalisationPlanification
Maîtrise
Clôture
PMI
Projet de réalisationProjet amont Conception
Controling
ClosingExecutingPlanning
Projet aval
Cours
Autres…
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Phase d’Avant-projet (conception)
- déterminer le but du projet
- estimer les ressources, coûts et délais
- définir le type d'organisation
- choisir le chef de projet
Projet avant le projet
- estimation des risques
- estimation de la rentabilité
Quel objectif ?Quel objectif ?
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Phase de Planification
– planification globale – détail des coûts et délais– engagement des hommes-clés– définition des responsabilités
Planifier la réalisation...Planifier la réalisation...
Mise en place de la structure du projet
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Phase de Réalisation
– mise en place de l'organisation– exécution du travail– pilotage coûts-délais-spécifications– résolution de problèmes
Réaliser la planification...Réaliser la planification...
Amener le projet à sa fin
Le découpage dépend du métier
Phase générant le plus de coûts
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Phase de Terminaison
Archivage de l'expérience
Engranger du savoir et savoir-faire
=> améliorer le déroulement des projets futurs
– analyse des écarts entre planifié et réalisé
– mémoire des opérations passées
– évaluation du projet
– réaffectation du personnel
– décharge au chef de projet
Préparer les futures planifications...
Préparer les futures planifications...
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Et en pratique ?
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Cycles de vie en cascade
• Principes– phases successives– une phase ne peut pas mettre en cause les précédentes– livrable(s) précis pour chaque phase– validation en fin de phase
• Exemple: Merise
• Avantages - Inconvénients ?
En pratique
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Cycle de vie itératif
• Principes– Projet découpé en N itérations successives– Affiner à chaque itération
• Exemple: RUP, Hermes
• Avantages - Inconvénients ?
En pratique
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Les phases ?
• Avant-projet
• Planification
• Réalisation
• Terminaison
En pratique
23AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
6 fonctions de base du management de projet
Qui, où, quand, quoi, comment ?(avant le début de la réalisation)
Orchestration des ressources par rapport au plan
Suivi et vérification de l’atteinte des objectifs fixés
Motivation de l’équipe
Définition
Organisation
Leadership
Contrôle
Planification
Terminaison
Fonctions Objectifs de la fonction
Archivage de l’expérience
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Exercice: Intensité des fonctions de management
• Représenter l’intensité des 6 fonctions de management au cours des 4 phases du projet
• Travailler par groupe de 4-5 personnes
• Temps à disposition: 15’
• Livrable: présentation et justification de la solution proposée
Avant-projet Planification Réalisation Terminaison
25
Avant-projet
« Une petite impatience ruine un grand projet. »Confucius [500 av. J-C]
2
« Il n’y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va »Sénèque [4 av. J-C - 62]
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Contenu
2.1 De l’idée au projet
2.2 Faisabilité et risques
2.3 Proposition de projet
Objectifs
DélaisCoûts
2.1 De l’idée au projet
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Définir l'idée initiale
• Définir l'idée en terme de résultats attendus et différence par rapport à la situation actuelle
– Quels changements attendus ?• Changements acceptables par les intéressés ?• Comment les rendre acceptables ?
– Quoi? plutôt que Comment?
Idée Enjeux Solution
Développement de l'idéeDéveloppement de l'idée
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Identifier les enjeux
• A quel problème correspond cette solution ?– i.e. quel est le but, quels sont les vrais besoins ?– quels sont les enjeux ?
• En quoi le projet présente un intérêt ?– apports économiques– apport commercial/marketing– apport en compétences– retombées sociales ou politiques
Développement de l'idéeDéveloppement de l'idée
Idée Enjeux Solution
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Définir les solutions
• (re)Définir les solutions par rapport aux enjeux– Expliciter le lien enjeux-solutions– Définir le résultat attendu– Expliquer en quoi les solutions sont les plus adaptées pour
répondre aux enjeux
Développement de l'idéeDéveloppement de l'idée
Idée Enjeux Solution
31
Faisabilité et risques
« Si vous voulez aller sur la mer, sans aucun risque de chavirer, alors, n'achetez pas un bateau : achetez une île. » Marcel Pagnol, extrait de « Fanny »
2.2
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Evaluer la faisabilité et les risques
Faisabilités Risques
Economique
Technique
Délai
33AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Analyses de faisabilité
Faisabilité : capacité à …
• Analyses de marché– potentiel, prix, concurrence
• Analyses techniques– possibilités, compétences
• Analyses financières– disponibilité des fonds– rentabilité
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Le risque
• Définition selon le Robert– Danger éventuel plus ou moins prévisible
– Eventualité d’un événement ne dépendant pas exclusivement de la volonté des parties et pouvant causer la perte d'un objet ou tout autre dommage
• => Deux concepts– probabilité (éventualité)
– impact négatif (perte d’un objet, dommage)
• => Risques en management de projet– événements incertains dont la réalisation aurait des conséquences
négatives sur le succès du projet
– f(unicité du projet, complexité, expérience de l’équipe)
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Processus de gestion des risques
1. Identification des risques
2. Evaluation des risques Classification des risques
3. Elaboration des stratégies de réponse aux risques
Plan de gestion des risques
Liste des risques
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1. L’identification des risques
• Chefs de projet expérimentés : plus prudents, plus d’aversion aux risques
• Par qui ?– Chef de projet– Chef de projet et équipe
• Brainstorming– toutes les idées sont acceptées
A quels risques pouvons-nous être confronté ?
37AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
1. L’identification des risques
• PBS, WBS– Identifier les risques associés à chaque livrable ou à chaque
tâche
• Chronologie du projet– recherches des risques associés aux différentes phases du projet
• conception, définition des objectifs, négociation des contrats, etc.
• Types de risques (profil de risque)– par fonctionnalités ou technologies
• méthodes de développement, base de données, tests, etc.
– spécifiques au domaine du projet
Méthodes:
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1. L’identification des risques
Résultat: liste des risques– Exemple: défaillance du système informatique
No Risque
1 renverser une tasse de café sur le clavier
2 panne du réseau électrique public
3 imprimante bloquée
4 crash disque dur
5 météorite sur le centre de calcul
6 vol d'un écran, clavier par un employé
7 vol d'un écran, clavier par un client
8 réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire
9 fibre optique coupée par accident
10 home page hackée
11 oublié son mot de passe
12 …
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2. Evaluation des risques
• Probabilité (Fréquence)– numérique ou qualitatif
• Impact (Gravité)– objectif, coûts, délais– numérique ou qualitatif
• Classification de risques
Quels sont les risques à traiter prioritairement ?
40AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
2. Evaluation des risques: Probabilité (fréquence)
• Appréciation de la possibilité d’apparition d’un événement– toujours utiliser la même grille pour un même projet
Appréciation globale Qualification Notation
Non
Impossible 1
Quasi-impossible 2
Très improbable 3
Peut-être
Improbable 4
Peu plausible 5
Plausible 6
Probable 7
Oui
Très probable 8
Quasi-certaine 9
Certaine 10
L’événement peut-il survenir ?
41AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
2. Evaluation des risques: Impact (gravité)
• Les effets en cas de réalisation du risque
Conséquence en cas de réalisation du risque ?
Appréciation globale
Qualification Notation
Mineures
Nulles 1
A peine sensibles 2
Très limitées 3
Moyennes
Limitées 4
Sensibles 5
Significatives 6
Très significatives 7
Majeures
Importantes 8
Désastreuses 9
Catastrophiques 10
42AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
2. Evaluation des risques
• Exemple d’affectation des probabilités et impacts
No Risque Probabilité Impact
1 renverser une tasse de café sur le clavier 7 2
2 panne du réseau électrique public 6 5
3 imprimante bloquée 8 4
4 crash disque dur 6 8
5 météorite sur le centre de calcul 1 10
6 vol d'un écran, clavier par un employé 4 4
7 vol d'un écran, clavier par un client 3 4
8 réseau sans fil perturbé par magnétisme temporaire 4 6
9 fibre optique coupée par accident 4 8
10 home page hackée 7 9
11 oublié son mot de passe 8 5
12 …
43AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
2. Evaluation des risques : classement
Impact
Pro
babi
lité
9 et 10
7 et 8tasse café sur clavier
imprimante bloquée
oublié mot de passe
home page
hackée
5 et 6 réseau sans fil perturbé
panne réseau él.
crash disque dur
3 et 4 vol écran,
clavier
fibre optique coupée
1 et 2 météorite sur centre
calcul
1 et 2 3 et 4 5 et 6 7 et 8 9 et 10
44AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
3. Réponse aux risques : proposition de mesures (I)
• Réduire la fréquence– contrôle, entretien, etc.– Incendie:
• Réduire l’impact (transférer le risque)– assurance, garantie, pénalité– Incendie:
• Améliorer la capacité à détecter le risque et réagir en cas de réalisation du risque– indicateurs, signaux– plan d’action en cas de réalisation du risque– Incendie:
45AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
3. Proposition de mesures (II)
• Eviter le risque– redéfinition du projet, redondance et procédures de sécurité– mais…
• Accepter le risque– ne rien faire
2.3 Proposition de projet
47AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Proposition de projet
Contenu:• Description du contexte et du problème• Enjeux (c.f. partie précédente)• Objectifs • Macro-planning (c.f. chapitre planification)• Coûts, recettes, indicateurs financiers• Contraintes de réalisation• Risques • Critères de succès
Spécifie quand et comment la requête sera satisfaite
48AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Description du contexte et du problème
Exemples:– Problème connu
• Appartient à la collection des problèmes connus de l’organisation
– Demande d’un client• Interne ou externe
– Initiative interne• Initiative d’un collaborateur ou d’un département
– Changement imposé • Législation
• Changement du marché
• Changement des attentes du client
Faits acceptés
49AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Objectifs: hiérarchie des objectifs
Objectifs globaux
Contribution du projet à une stratégie générale
Objectifs spécifiques
Avantages directs générés par le projet
Résultats
Produit / service réalisé par le projet
50AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Coûts et recettes
• Coûts– directs et indirects– humains, matériel
• Recettes– financiers, non financiers
• Synthèse– indicateurs financiers
Estimation des coûts et recettes
51AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Indicateurs financiers
• Valeur actuelle nette (VAN)– Somme de dépenses et recettes liées au projet, actualisées à la
date actuelle• c.f. slide suivant
• Taux de rendement interne (TRI)– Taux pour lequel la VAN est nulle
• Délai de récupération (Payback Ratio)– Temps nécessaire pour que l’investissement initial soit récupéré
grâce aux cash flow générés par le projet [en mois, années]
52AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Indicateurs financiers
• Avec– R(j) : recettes de l’année j (fin d’année)– C(j) : coûts de l’année j (fin d’année)
• La VAN se calcul avec la formule suivante – c.f. support de cours « comparaisons économiques »
jn
jj
jn
jj iCiRVAN
)1(*()1(*(0
)(0
)(
53AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Délai de récupération
• Délai de récupération (Payback Ratio)– Temps nécessaire pour que l’investissement initial soit récupéré
grâce aux cash flow générés par le projet [en mois, années]– sans tenir compte des intérêts ni de l’inflation
[temps]
[.-]
54AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Contraintes de réalisation
• Limites à la liberté du chef de projet et de l’équipe pour l’atteinte de l’objectif– pas liées à des fonctionnalités du produit / service– conséquence de l’environnement du projet
• Exemples:– Le projet devra respecter la législation espagnole en matière de
protection des données personnelles.
55AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Risques
Facteurs pouvant limiter l’atteinte du résultat
• Techniques– Compétences et maîtrise des technologies utilisées– Gestion du changement technologique
• Environnementaux– Ce qui est au dehors du projet– Politique, stratégie de l’entreprise, législation, évolution du
marché, etc.
• Relationnel– Importance des bonnes relations de l’équipe de projet– Ces relations sont-elles existantes?
56AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Critères de succès
Que doit-on atteindre pour que leprojet soit considéré comme réussi?
• Etablir les critères de succès sous une forme quantitative et mesurable
• Eviter les critères subjectifs
57AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Un tableau de synthèse: adaptation du Logical Frame
Objectifs Critères de succès Hypothèses
(Hors contrôle du projet)
Objectifs globaux
contribution du projet à un programme, une stratégie
Mesure de la contribution aux objectifs globaux
-
Objectifs spécifiques
Avantages directs générés par le projet
Mesure de l’atteinte des objectifs spécifiques
Hypothèses: pour contribuer aux objectifs globaux si les objectifs spécifiques sont atteints
Résultats (livrables)
Produit / service réalisé par le projet
Mesure de l’atteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais)
Hypothèses: pour obtenir les objectifs spécifiques si les résultats sont atteints
Activités
Tâches à effectuer pour obtenir les résultats
Eventuellement: mesure de l’atteinte des résultats (quantité, qualité, coûts, délais)
Hypothèses: pour obtenir les résultat si les activités sont atteintes
58
Sim
ula
tion
- A
van
t-pr
ojet
• Objectif– faire accepter votre projet par le Comité de sélection des
projets
• Livrable– présentation du projet au Comité de sélection des projets
• Temps à disposition:
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portai l de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portai l
Planification
60
Ne pas prévoir c’est déjà gémirLéonard de Vinci [1452-1519]
3
61AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Contenu
• WBS (Work Breakdown Structure)
• Estimation de la durée des tâches
• Ordonnancement des tâches
• Diagramme de Gantt
• Tableau des ressources
• Optimisation de la planification
62AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Problème:Ressources et délais limités
Problème:Ressources et délais limités
Déroulement des projets
• La plupart des projets se terminent hors délais
• Une grande partie des projets dépassent les budgets prévus
=> Rechercher une méthode de prévision de délais réalistes et de coûts réalistes
63AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Work Breakdown Structure (WBS)
Objectifs:
S'assurer que toutes les tâchessont identifiées
WBS
• Décomposition arborescente du projet
• Critères de décomposition
• Résultats et utilité de la WBS
PBS / WBSPBS / WBS
64AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Décomposition arborescente du projet
PROJET X
Sous-projet X1
Sous-projet X2
Sous-projet X3
Phase X1-1
Phase X1-2
Phase X1-3
Phase X3-1
Activité X1-1-1 Activité X1-1-2 Activité X1-1-3
Exemple de logiciels: WBS Chart Pro (www.criticaltools.com) MindManager / Freemind
PBS / WBSPBS / WBS
PBS
WBS
65AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Analyser le projet en actions
• Projet– Un seul début et une seule fin– Début et fin identifiés en tant qu'événements (décision,
revue, etc.)
• Sous-projet– Projet contenu dans le projet principal– Lié à un objet ou un livrable partiel du projet
• Phase (étape, lot de travaux)– Ensemble d'actions qui marque un avancement significatif– Lié à un type de compétences et à un degré dans la
progression du projet
• Activité (ou Tâche)– Maille la plus fine de la planification– Action exécutable par une seule ressource (ou un seul
ensemble de ressources)
PBS / WBSPBS / WBS
66AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Résultats et utilisation
• Tableau des tâches– "codifier" le projet (suivi et archivage)
• Base de la suite de la planification– estimation des coûts– estimation des durées– ordonnancement des tâches– affectation des ressources
PBS / WBSPBS / WBS
67AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimation de la durée des tâches
• Détermination de:– durée totale du projet– date de terminaison– besoins en ressources humaines et
matérielles
EstimationEstimation
Objectifs:
Estimer le temps nécessaire à l'accomplissement de chaque tâche identifiée par la WBS.
68AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimation de la durée des tâches
• Nécessaire…– Base nécessaire pour la détermination de:
• Durée du projet
• Engagement des ressources humaines et matérielles
• Mais difficile– Difficulté augmente si les activités ne sont pas familières
• => Besoin de méthodes [Wisocki]– Activités similaires– Données historiques– Technique Delphi– Méthode des 3 points– Wide Brand Delphi Technique
EstimationEstimation
69AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Activités similaires
• Activité du projet P1 similaire à des activités réalisées dans des projets Pi
• => durée de l’activité de P1 identique ou extrapolée des activités similaires des Pi
Basé sur la mémoire ou des discussions
EstimationEstimation
70AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Données historiques
• Enregistrement systématique, durant et à la fin des projets, des informations relatives à la durée des tâches
• Pour chaque (la plupart des) tâche(s), on possède les informations– Description– Estimation de la durée– Durée réelle
Basé sur des enregistrements systématiques
(project note-book, BD)
EstimationEstimation
71AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Données historiques : extension
• Pour chaque activité, on enregistre:– Durée estimée– Durée réelle– Niveau de compétence et formation des personnes– Commentaires
Données sur l’activité
Modèles decalcul
BD
Résultat:Estimation de la durée
EstimationEstimation
72AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Avis d’experts
• Lorsque:– Nouvelle technologie (encore inconnue)– Technologie inconnue de l’entreprise
i.e. pas d’expérience en interne
• => Appel à des experts externes
EstimationEstimation
73AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Méthode Delphi
• Utilisée pour améliorer la qualité de l’estimation en l’absence d’experts
• Méthode de groupe
1. Information au groupe sur l’activité
2. Estimations individuelles
3. Histogramme des résultats présentés au groupe
4. Les participants des quantiles extérieurs expliquent leur vision
En général, 3 itérations sont suffisantes
0
1
2
3
4
5
6
1j 2j 3j 4j 5j
EstimationEstimation
74AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Méthode « Des Trois Points"
• TM: temps moyen estimé (travail dans des conditions normales)• TO: temps optimiste (conditions idéales, pas d'obstacles, temps
minimum pour accomplir la tâche)• TP: temps pessimiste (temps maximum pour accomplir la tâche
dans les pires conditions)
Temps espéré =TO + 4 TM + TP
6
• La durée est considérée comme une variable aléatoire– distribution– on ne connaît pas la durée, mais la probabilité des différentes
durées
EstimationEstimation
75AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Wide Brand Delphi Technique
• Combinaison de la méthode des trois points et de la technique Delphi
1. Information au groupe sur l’activité
2. Estimations individuelles de O-M-P
3. Compilation des résultats
4. Elimination des extrêmes
5. Moyenne => O-M-P
6. E = 1/6 (O+4*M+P)
Pessimiste
Moyen
Optimiste
EstimationEstimation
76AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Diagramme de Gantt (des tâches)
Représentation graphique du déroulement du projet GanttGantt
77AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Jalons et tâches récapitulatives
• Jalon– Point de référence marquant un événement important dans
l’avancement du projet. – Utilisé pour contrôler l’avancement du projet– Un jalon correspond à une tâche, en général de durée nulle
• Tâche récapitulative– Tâche récapitulant un ensemble de tâches subordonnées
78AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Ordonnancement des actions
• Dépendances chronologiques• Réseau d’activités
– principes– topologie
OrdonnancementOrdonnancement
Objectifs:
– Identifier les tâches pouvant être exécutées en parallèle
– Identifier les tâches et le chemin critique
79AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Dépendances chronologiques
• Comment décrire les dépendances chronologiques ?
Se réveiller Déjeuner Prendre le train
Prendre une douche
S'habiller
OrdonnancementOrdonnancement
Liens obligatoires ou choix personnels ?
=> ne représenter que les liens obligatoires
80AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Réseau d’activités
• Réseau à nœuds– tâches: nœuds
– liaisons: flèches
durée des tâches => chemin critique
tâches permettant de diminuer la durée du projet
OrdonnancementOrdonnancement
81AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Types de liens
• Fin à début (FD)– la fin d'une action précède immédiatement le début de la suivante– lien par défaut
• Début à début (DD)– une tâche peut débuter dès que l'autre a débuté
• Fin à fin (FF)– la fin d'une tâche autorise la fin de l'autre
• Début à fin (DF)– le début d’une tâche autorise la fin de l’autre
Avances : FD - 2 joursRetards : FD + 3 semaines(absolu ou relatif)
OrdonnancementOrdonnancement
82AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Topologie du réseau d’activités
• Toutes les tâches ont-elles au moins un prédécesseur et un successeur ? (sauf Début et Fin)
TâcheA
TâcheF
TâcheE
TâcheD
TâcheC
TâcheB
Début
Fin
A quoi sert B ?
A partir de quand peut débuter F ?
OrdonnancementOrdonnancement
83AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Topologie du réseau d’activités
• Tous les liens sont-ils représentatifs ?(Y a-t-il des doubles emplois ?)
A
C
XB
A
C
XB
A
C
XB
1.
Identification des liens de X
2.
Identification des liens de B
3.
Suppression du lien A-X
OrdonnancementOrdonnancement
84AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Topologie du réseau d’activités
• Le réseau peut-il être simplifié ?
A
C
NB
X
Z
Y
A
C
B
X
Z
Y
A, B et C permettent l'exécution de X, Y et Z
A, B et C permettent l'événement N qui, à son tour permet X, Y et Z
OrdonnancementOrdonnancement
85AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Marge totale
Marge totale d’une tâche = LF – EF (ou LS - ES)
LF (Late Finish) : fin possible au plus tardEF (Early Finish) : fin possible au plus tôt
LS (Late Start) : début possible au plus tardES (Early Start) : début possible au plus tôt
Chemin critique : tâches sans marge (LF=EF ou LS=ES)
• Intuitivement:– Délai possible sur la fin de l’activité sans retarder la date de fin
du projet
OrdonnancementOrdonnancement
86AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Marge libre
Marge libre = ES du premier successeur - EF de la tâche
ES (Early Start) : début possible au plus tôt
EF (Early Finish) : fin possible au plus tôt
• Intuitivement:– Délai possible sur la fin de l’activité sans diminuer la marge d’une
autre activité
OrdonnancementOrdonnancement
87AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Affectation des ressources
• Elaboration du tableau des ressources– humaines– matérielles
• Affectation des ressources– Qui pilote quoi ?– Qui réalise quoi ?– matrice des responsabilités
• Estimation des ressources nécessaires– utilisation de l'une des 6 méthodes d'estimation
RessourcesRessources
88AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Gantt des ressources
89AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Utilisation des ressources
• Représentation graphique de l'utilisation des ressources
RessourcesRessources
90AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Durées
• Durée estimée – durée réalisée– à distinguer...
• Durée critique– durée minimale du projet (sans tenir compte des ressources)
• Durée du projet– temps entre le début et la fin du projet (en tenant compte des
ressources à disposition)
Durée critique ≤ durée du projet
Intervalle de temps entre le début et la fin d’une action
91AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Charges
• Charge (aussi appelée Durée effort)– Σ (Durée tâche i * taux de mobilisation tâche i )
• Taux de mobilisation– Nombre d’unités de ressources mobilisées en même temps
• Nombre d’unités (1, 2, 3 personnes) ou
• Part de temps (20%, 100%)
Charge = Durée * Taux de mobilisation
Nombre d’unités nécessaires pour réaliser une action
92AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Optimisation de la planification
• Contrainte de délais
• Contrainte de coût
Outil informatique => possibilités de simulation
Objectifs:
Trouver le meilleur scénario de réalisation
f (coûts, délais, objectifs, réseau d’activités, ressources disponibles)
93
Sim
ula
tion
- P
lan
ific
atio
n
• Objectif– faire valider la planification globale de votre projet
• Livrable– une présentation de la planification
• PBS, WBS, PERT, Gantt des tâches, Gantt des ressources, détail des coûts
• max. 7’
• Temps à disposition:
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portai l de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portai l
Réalisation et maîtrise
95
« Le chemin est long du projet à la chose. » Molière [1622-1673]
4
« Nous avons développé ces écrans spéciaux lorsque nous avons découvert le risque de dépassement des délais »
96AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Situation en fin de mois 2 : Qu’en pensez-vous ?
Activités Début prévu [début mois]
Durée prévue[mois]
Budgété[KF]
Coût réel[KF]
% réalisé
A 1 1 1000 1500 100
B 1 2 2000 2200 100
C 2 1 1500 800 50
D 2 2 2000 - Pas commencé
E 3 2 1000 - Pas commencé
97AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Le problème
• Art du chef de projet pendant la réalisation– Décisions et mesures => atteinte objectif (malgré imprévus)– Nouvelle planification (planning, budget, ressources, cahier
des charges)
Planification(image de la réalité future)
Réalité de la réalisation
98AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Définitions
• Suivi (monitoring) : « où en est le projet? »– niveau d’aide à la décision– collecter, enregistrer, traiter les données relatives à tous les aspects du
projet intéressant le chef de projet ou l'organisation
• Contrôle « comment corriger? »– niveau de décision– utiliser les données fournies par le suivi– comparer la performance réalisée avec la performance planifiée– ramener la performance réalisée vers la performance planifiée
• Evaluation – Audit– jugement sur la qualité et l’efficacité– recommandations pour les projets futurs ou pour le futur du projet
99AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Planification
Réalisation
Réalisé
feed-back- calendrier- budget- objectif (qualité - spéc.)
Le contrôle
• Objectifs du contrôle– Rediriger le projet réel vers le projet planifié
• Moyens– Actions correctives sur la base des mesures du suivi
100AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
La démarche
Suivi du projetConstat de la situation
Mise en oeuvre
InformationCommunication aux partenaires
Décisionsrespect des engagements
Replanification Mise à jour
ProjectionConséquences futuresObjectif :
Maîtriser le projet pendant la réalisation
101AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
• Diagramme de Gantt avec "réalisé"
Les outils graphiques de suivi
AvancementAvancement
102AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
• Planning des Jalons (milestones trend chart)– Mise en évidence de l’avancement prévus pour les
différents jalons
retard
temps réelt1 t2 t3 t4
2
2
1
1
Les outils graphiques de suivi
à temps
avance
DélaisDélais
t0
103AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
• Planning des Jalons– Extension à l’ensemble des jalons
Les outils graphiques de suivi
DélaisDélais
temps planifié
temps réelt0 t1 t2 t3 t4t0
Jalon 3
t1
t2
t3avance
retard
Jalon 2 jalon franchi
Jalon 1 jalon franchi
104AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - historique
• EVM: Earned Value Management
• Développé par le US DoD– fin des années 60– anciennement: C/SCSC (Cost/Schedule Control System Criteria)
• Actuellement– norme ANSI 748
105AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Principes
• Objectif: mesurer la performance générale du projet– par un/deux indicateur(s) de performance agrégé(s)
• Principes– comparaison budgétaire impossible sans prendre en compte
l'avancement du travail
• Valeur acquise pour une tâche = % accompli * coût planifié• résultat: montant qui aurait dû être dépensé
• à comparer avec le montant réellement dépensé
106AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Estimations avancement
• Valeur acquise du projet– tâches pas / partiellement / entièrement réalisées
• Valeur acquise d'une tâche partiellement réalisée– Estimation « manuelle » du % d'avancement
• libre
• par « tranches »– 0-25-50-75-100
– 0-50-100
– 0-100
– Estimation « automatique » : proportionnalité• jours travail effectués / jours planifiés totaux
• coûts réalisés / coûts totaux
107AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Bases
• PV: Planned Value (valeur planifiée) – anciennement BCWS: Budgeted Cost of Work Schedule (C/SCSC)
• BAC: Budgeted At Completion
.-
temps
PV(t)Valeur planifiée des travaux réalisés
PV = Σ (BAC * % avancement planifié)
BAC
108AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Bases
• AC: Actual Cost (coûts réels) – anciennement ACWP: Actual Cost of Work Performed (C/SCSC)
.-
temps
PV(t)
AC(t)Coûts réels totaux
AC = Σ (Coût réel)
Variance possible due à l’avancement
BAC
109AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Bases
• EV: Earned Value (valeur acquise) – anciennement BCWP: Budgeted Cost of Work Performed (C/SCSC)
.-
temps
PV(t)
AC(t)
Valeur des travaux actuellement réalisés
EV = Σ (BAC * % avancement réalisé)EV(t)
BAC
110AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Variance des délais
• SV: Schedule Variance (variance des délais) – absolu: négatif => retard
• SPI: Schedule Performance Index– relatif: <1 => retard
.-
temps
SV=EV-PV (absolu)
SPI=EV/PV (relatif)SVAC(t)
EV(t)
BACPV(t)
111AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Variance des coûts
• CV: Cost Variance (variance des coûts) – absolu: négatif => surcoûts
• CPI: Cost Perforance Index– relatif: <1 => surcoûts
.-
temps
CV=EV-AC (absolu)
CPI=EV/AC (relatif)CV
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
Remarque:
Wysocki : CV = AC - EV
FAUX
112AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
EVM - Indice de performance global
• CSI : Cost-Schedule Index (aussi appelé CR: Critical Ratio) – CSI = CPI * SPI – …
113AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimated At Completion (EAC) - 1ère méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
RTC: Remain To Completion
RTCACEAC
AC
RTC
114AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimated At Completion (EAC) - 2ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
EVBACACEAC
EVBAC
AC
115AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimated At Completion (EAC) - 3ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
CPI
EVBACAC
CPI
BACEAC
CPI
EVBAC
AC
116AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Estimated At Completion (EAC) - 4ème méthode
.-
temps
AC(t)
EV(t)
PV(t)BAC
EAC(t)
SPICPI
EVBACACEAC
**
SPICPI
EVBAC
*
AC
117AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Activités Début prévu [début mois]
Durée prévue[mois]
BAC Coût réel % réalisé
A 1 1 1000 1500 100
B 1 2 2000 2200 100
C 2 1 1500 800 50
D 2 2 2000 - Pas commencé
E 3 2 1000 - Pas commencé
EVM - Situation en fin de mois 2
• Calculer les indices de performance des coûts et délais du projet ci-dessous, en fin de mois 2
118AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Et encore…
• Orienter livrables
• Responsabiliser les collaborateurs– Chaque livrable à un responsable– Mise à jour régulière de l’indicateur
(vert / orange / rouge)
119AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
• Difficile – voire impossible – de définir complètement toutes les fonctionnalités du livrable final
Oh, il faudrait juste ajouter… Le changement fait partie de la
vie du projet!
=> Mieux vaut s’y préparer…
La gestion des changements
120AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Les Conditions de Satisfaction
• Processus itératif en 4 phases:– Requête: une requête est effectuée par le client– Clarification: le chef de projet et le client s’assurent d’avoir la
même vision de la requête– Réponse: le chef de projet propose ce qu’il peut fournir– Accord: le client s’assure d’avoir compris la réponse, donne son
accord ou formule une nouvelle requête
Accord
Réponse Clarification
Requête
121AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
2 parties du « change management »
• La requête de changement– Un principe: il n’y a pas de petits changements– Documenter chaque changement
• même simplement…
– Comprendre la demande• => nouveau cycle de Conditions de satisfaction
• L’évaluation de l’impact dû au changement– Réponse à la requête de changement
• Identifie les alternatives
• Analyse les alternatives (avantages et inconvénients)
– Le demandeur (client) choisit la meilleure alternative
122AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Procédure de changement
Requête de changement
Etude d’impact
Analyse et choix
Changement approuvé
Changement refusé
123AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Formulaire de requête de changement
Nom du projet:__________
Demandeur: __________ Date: ______
Description de la demande et justification:
Conséquences sur la réalisation:
- coûts
- délais
- risques
Visa du maître d’œuvre:
Décision du maître de l’ouvrage: Accepté / refusé
Visa du maître de l’ouvrage:
124
Sim
ula
tion
- P
lan
ific
atio
n
• Objectif– mener votre projet à terme
• Livrable– projet réalisé– présentations au CoPil
Avant Projet Planification Tem inaisonRéalisation
Tests
Validation Validation Evaluation finaleValidation
Proposit ion de projet
D ossier de planif icat ion
R apport de term inaison
Portai l de sélection des
projets
Portai l de validation de la
planification
Portai l de m ise en oeuvre
Portai l de d’évaluation
finale
Portai ls d’avancem ents interm édiaires
Etats d’avancem ent
Légende
Docum ents
Portai l
Terminaison
126
« Si j’ai pu voir si loin, c’est que j’étais hissé sur des épaules de géants. »Isaac Newton [1642-1727]
5
127AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Contenu
• Types de terminaison
• Processus de terminaison
• Le rapport de fin de projet
Sources:J. Meredith, S. Mantel; Project management, a managerial approach, John Wiley & Sons, New York, 2000Wisocki, Beck, Clane; Effective Project Management, 2nd Edition, Wiley and Sons, New York, 2000
128AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Impact de la Terminaison
Qualité de la (gestion de la)
phase de terminaison
Qualité de la vie après le projet
Peu d’implications sur le succès/échec technique du projet
Beaucoup d’implications sur l’attitude face au projet (arrière goût)
Beaucoup d’implications sur l’apprentissage(KSF/KFF)
129AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Processus de terminaison
• Processus difficile– séparation de l’équipe– résistance au changement– anxiété sur la suite
• => Comment diminuer les troubles dus à la terminaison?
• Comment prendre la décision de terminaison?– modèles d’aide à la décision– nécessité de posséder des moyens d’évaluation, indicateurs de
succès/échec
130AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Quand se termine le projet?
Un projet se termine lorsque:
• Le travail sur la substance du projet s’est arrêté
• Le projet ou sa fin est indéfiniment reporté
• Les ressources ont été affectées à d’autres projets
• Le chef de projet n’a plus le soutien de la direction
=> la « résurrection » semble peu probable
131AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Différentes façon de terminer…
4 Modes fondamentaux de terminaison des projets
1. Terminaison par Extinction
2. Terminaison par Addition
3. Terminaison par Intégration
4. Terminaison par Famine
132AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Terminaison par Extinction
• Le projet est arrêté car:– réussite et atteinte des objectifs– échec ou dépassé– assassiné
• Effets:– Toutes les activités relatives au « cœur » du projet cessent– Activités « administratives » continuent
• réaffectation des membres, équipements
• rapport de fin de projet
133AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Terminaison par Addition
• Projet interne (réalisé par et pour l’organisation)
• Succès du projet => ajouter à l’organisation parente
• Effets:– Le projet cesse d’exister– Personnel et équipements sont transférés à la nouvelle division– Le projet devient soumis aux règles de l’organisation
(administratives, budget, rentabilité)– Diminution de liberté
134AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Terminaison par Intégration
• Façon la plus courante (et la plus difficile) de terminer les projets réussis– RH et équipements sont redistribués dans l’organisation– Le résultat du projet devient un standard du système
opérationnel
• Effets:– passage d’un mode « protégé » au monde « réel »– mêmes difficultés que la terminaison par addition
135AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Terminaison par Famine
• Politiquement dangereux de déclarer l’échec– diminution des budgets afin de faire arrêter le projet
• Effets:– obligation de réaffecter les membres (plus de quoi les payer)– le projet est terminé
• mais continue d’exister comme entité
136AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Processus de terminaison
Décision de terminer
Mise en œuvre de la terminaison
oui
non
• Processus en 2 parties
137AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Quand terminer un projet?
• Difficile de prendre la décision d’arrêter avant la fin
• Set de question à se poser (non exhaustif)– objectifs toujours cohérents avec les objectifs de l’organisation ?– utilité du résultat ?– le projet a-t-il le support des départements nécessaire à son
implantation (finances, production, marketing, etc.) ?– l’équipe est-elle toujours motivée ?– L’équipe est-elle toujours innovative ?– Une personne clé est-elle partie ?– Pourrait-on acquérir le résultat à l’extérieur ?– Est-il vraisemblable d’atteindre l’objectif? rentabilité? délais?– Un changement de l’environnement rend-il le projet obsolète?
138AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Rapport de fin de projet
• Mémoire du système de Management de projet
• Pas une nouvelle évaluation du projet– plutôt une histoire du projet
• Contenu– qu’est-ce qui a bien fonctionné ?– qu’est-ce qui a mal fonctionné ?– comment a été obtenu le résultat ?– comment le projet a été géré ?
• Forme du rapport– moins importante que le fond…
139AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Contenu du rapport final
• Résultats– comparaison du « prévu » (proposition de projet) avec le
« réalisé »– explication des différences– recommandations
• Administration du projet– analyse des pratiques administratives– recommandations
• Structure organisationnelle– analyse des impacts (positifs ou négatifs) de la structure
organisationnelle choisie– recommandations
140AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Contenu du rapport final (II)
• Equipe de projet– partie confidentielle à l’attention de la direction– recommandation sur les personnes particulièrement aptes
(inaptes) à travailler en mode projet
• Techniques de management de projet– analyse des techniques de prévisions, planification, affectation
des ressources, etc.– recommandations
• Divers (partie importante!)– commentaires sur des aspects qui ont particulièrement bien
fonctionnés– méthode spécifiques développées par l’équipe de projet
• pourront être testées, puis intégrées aux techniques de management de projet de l’organisation parente
141AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Lessons Learned Information System (LLIS)
• Lesson Learned (LL) - Lesson apprise– connaissance spécifique à l’organisation
• acquise suite à une expérience réussie ou échouée
• validée
• applicable à un travail ou processus de l’organisation
• générant un impact positif si réutilisée
• Lesson Learned Process (LLP)– acquérir, vérifier, stocker, diffuser, réutiliser
• Lesson Learned Information System (LLIS)– système supportant le processus des leçons apprises
[Weber, Breslow, Sandhu]
142AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Exemple LLIS : Nasa
• Informations lesson– Numéro, date, soumis par
• Sujet
• Résumé
• Description de l’événement source
• Lesson apprise
• Recommandations
• […]
• Approuvé par
http://llis.nasa.gov
143AlbaSim ::: | Project Management Game | :::
Merci pour votre attention !