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  • ANALYSE DE CAS

    Bibliothque publique de Ferndale (BPF)

    MAI 2011

    La Socit des comptables en management du Canada, 2011. Tous droits rservs. MD/MC Marques dposes/Marques de commerce, proprit de La Socit des comptables en management du Canada.

    Nulle partie du prsent document ne peut tre reproduite sous quelque forme que ce soit sans lautorisation du dtenteur des droits.

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    TABLE DES MATIRES

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    Page Question portant sur un cas : Document de base .............................................................................................. 1 Renseignements additionnels ........................................................................... 18 Commentaires gnraux sur les rsultats ................................................................... 28 Les tapes pour dfinir une stratgie d'activit ............................................................ 38 Guide dapprciation des correcteurs .......................................................................... 42 Notes pour la solution lintention des correcteurs ..................................................... 53 Exemple Rapport satisfaisant No 1 ........................................................................... 66 Exemple Rapport satisfaisant No 2 ........................................................................... 95 Exemple Rapport insatisfaisant ............................................................................... 119

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    Analyse de cas

    Document de base

    Les renseignements de base relatifs lAnalyse de cas (Document de base) sont fournis aux candidats avant la date de la tenue de lpreuve. Le Document de base donne des renseignements sur lentreprise fictive faisant lobjet du cas et sur le secteur dans lequel elle exerce ses activits. On sattend ce que les candidats se familiarisent avec ces renseignements afin de se prparer lanalyse quils seront appels effectuer dans le cadre de lAnalyse de cas. Les candidats sont pris de noter quil leur est interdit dapporter des documents, quels quils soient, au centre dexamen, y compris lexemplaire du Document de base qui leur aura t remis pralablement. Un nouvel exemplaire du Document de base ainsi que les Renseignements additionnels de lentreprise faisant lobjet du cas et un supplment renfermant des formules et des tables leur seront fournis au moment de la tenue de lpreuve. Seules les calculatrices suivantes pourront tre utilises au cours de lAnalyse de cas : 1. Texas Instruments TI BA II Plus (y compris le modle professionnel) 2. Hewlett Packard HP 10bII (ou HP 10Bii) 3. Sharp EL-738C (ou EL-738) On rappelle aux candidats quil nest pas ncessaire de rechercher auprs de sources externes des renseignements sur le secteur dactivit de lentreprise en question. Dailleurs, les rapports des candidats seront valus en fonction de linformation fournie dans le Document de base et dans le questionnaire dexamen (Renseignements additionnels).

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    Bibliothque publique de Ferndale (BPF) Document de base

    Aperu La Bibliothque publique de Ferndale (BPF) est un rseau de bibliothques publiques qui se compose dun tablissement principal et de 13 succursales dans une ville de taille moyenne du sud-ouest de lOntario. Dans toutes les collectivits, petites et grandes, les bibliothques publiques jouent un rle important en ce qui concerne lalphabtisation et lapprentissage, les valeurs communautaires, linnovation et la prosprit. La BPF sest donn pour mission de fournir de linformation, des programmes et des services, et de promouvoir lalphabtisation et le bien-tre individuel (voir lannexe 1). La collectivit de Ferndale Au dpart, Ferndale tait une collectivit axe sur lagriculture et le commerce. Au fil du temps, des meuneries, des usines de textile et des fonderies sy tablirent. la fin de la Seconde Guerre mondiale, on y fabriquait divers produits de consommation comme des automobiles, des tlviseurs et des chaussures. Au cours des trente dernires annes, lconomie en croissance de la ville sest intgre dans le systme conomique mondial. Par consquent, le secteur manufacturier a t durement touch durant les priodes de rcession; pour contrer cela, des entrepreneurs ont dvelopp deux importants secteurs : les logiciels et les services financiers. Aujourdhui, Ferndale est une collectivit multiculturelle florissante de prs de 600 000 habitants, qui attire chaque anne un grand nombre dimmigrants venus dautres rgions du Canada et dailleurs dans le monde. La ville compte plusieurs cinmas et salles de spectacles, ainsi que des installations sportives adquates, ce qui en fait un endroit agrable pour lever des enfants. Les donnes dmographiques en tmoignent : la population est plus jeune que la moyenne de celle des villes de taille semblable au Canada. Les quartiers de Ferndale sont diversifis. Dans la plupart dentre eux, on trouve plusieurs lieux de divertissement, comme des centres commerciaux dots de librairies et de boutiques multimdias, des cinmas, des bars et des restaurants. Les bibliothques publiques en Ontario La Loi sur les bibliothques publiques de lOntario dtermine la composition et les responsabilits du conseil dadministration dune bibliothque publique, les activits que la bibliothque peut et doit entreprendre, les frais exigibles et les rapports fournir ladministration provinciale. Comme les bibliothques publiques sont des organismes

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    sans but lucratif, les tats financiers sont prpars conformment aux normes comptables tablies par le Conseil sur la comptabilit dans le secteur public (CCSP). Les zones desservies par les bibliothques publiques sont dlimites par les frontires municipales et la plupart des citoyens de lOntario ont accs des services de bibliothque, bien que la qualit de ceux-ci puisse varier. La bibliothque urbaine moderne fournit divers produits et services tous les membres de la collectivit. Les articles pouvant tre prts ne se limitent pas aux documents traditionnels; il y a aussi des CD, des DVD, des CD-ROM, des livres numriques et du matriel informatique. Cet ventail plus large sexplique en partie par le dclin des prts de livres et de magazines. En Ontario, les collections spciales portant sur lhistoire locale, la sant et le bien-tre, le dmarrage dune petite entreprise et lenvironnement sont trs populaires. De plus, les documents et les programmes dALS (anglais, langue seconde) sont tellement populaires quils sont souvent non disponibles. Les services fournis par les bibliothques ont t largis et comprennent dsormais des cours dinformatique; des cours dalphabtisation et de langue; des groupes dtude priscolaire; des clubs damateurs de lecture, de musique et de cinma; et des programmes sur des sujets dintrt comme la sant, les finances, le vieillissement, lart dtre parent et les voyages. Au cours de la dernire dcennie, les bibliothques publiques sont devenues lun des rares endroits offrant laccs Internet gratuit un service prcieux pour ceux qui nont pas daccs Internet la maison, au travail ou lcole. Vu la forte demande, les bibliothques doivent limiter le temps allou chaque utilisateur; la priode daccs doit tre rserve ou lusager doit attendre quun poste soit disponible, ce qui prend parfois des heures. La gestion du contenu explicite constitue un dfi pour les bibliothques qui hsitent recourir des logiciels qui en limitent laccs. Lutilisation dInternet par les enfants pose dautres problmes de gestion de contenu, et bon nombre de bibliothques exigent dsormais que les enfants naviguent sur Internet seulement en prsence dun parent ou dun tuteur. La BPF La premire bibliothque de Ferndale a t construite en 1923, grce un don de 12 000 $ de la Fondation Carnegie. Cre en 1901 par Andrew Carnegie de New York, la fondation vise donner un accs gratuit et universel la connaissance et lducation aux populations du monde entier. Selon Andrew Carnegie : Aucun berceau de dmocratie nest plus fertile que la bibliothque publique gratuite, cette rpublique des lettres, o ni le rang, ni la fonction, ni la fortune ne font lobjet de la moindre considration1. De son vivant, M. Carnegie a donn 56 millions de dollars pour la construction de 2 509 bibliothques partout dans le monde. Des 125 bibliothques Carnegie au Canada, 111 ont t construites en Ontario.

    1 http://www.mtc.gov.on.ca/fr/libraries/carnegie_bio.shtml (consult le 22 fvrier 2011)

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    mesure que Ferndale a pris de lexpansion, des banlieues sont apparues au sud et louest, et les industries se sont tablies principalement au nord. Par consquent, la ville est plutt dcentralise et de nombreuses succursales ont t bties pour desservir une population en pleine croissance. En 1952, la famille Kent a fait don dun terrain en plein centre-ville pour la construction dune bibliothque principale. On nomma cet tablissement Bibliothque Kent, et une nouvelle aile a t construite en 1985. La BPF se compose de la Bibliothque Kent, de cinq succursales autonomes et de huit succursales intgres dautres tablissements municipaux, comme lindique la figure 1. Figure 1 Succursales de la BPF Succursale Type Succursale Type Kent Principale Minas Intgre un centre sportif Carnegie Autonome Stowe Intgre un centre sportif Nicola Autonome Vasoya Intgre un centre pour

    personnes ges Alappat Autonome Baier Intgre une piscine Janik Autonome Lotus Intgre un centre

    communautaire Lemuel Autonome Franco Intgre un centre

    communautaire Bouchard Intgre une

    caserne de pompiers Tetlichi Intgre un centre

    communautaire Les immeubles dans lesquels la BPF exerce ses activits sont la proprit de la Ville de Ferndale. La BPF participe des programmes municipaux chaque fois que cest possible, et elle travaille en troite collaboration avec le service des loisirs. Concurrence Les rseaux de bibliothques publiques ont des concurrents directs, comme les bibliothques des universits locales, et des concurrents indirects, comme les librairies qui ont amnag de confortables aires de lecture pour leurs clients. De plus, les cybercafs offrent laccs Internet et dautres commodits qui plaisent aux ventuels usagers de la bibliothque. Conseil dadministration Le conseil dadministration de la BPF compte neuf membres choisis par le conseil municipal : trois conseillers municipaux, un reprsentant de chacun des trois conseils scolaires de la ville, et trois membres de la collectivit. Une fois nommes, ces personnes forment une entit indpendante afin de limiter lingrence politique dans les activits de la bibliothque. Chaque membre est nomm pour trois ans et peut siger au conseil pour un maximum de trois mandats.

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    Betty Shepherd, prsidente du conseil, achve son premier mandat de trois ans. Retraite depuis peu, elle tait professeure danglais et doyenne de la facult des arts luniversit locale. Le conseil dadministration se runit chaque mois, sauf en juillet et en aot, pour recevoir et passer en revue linformation concernant les finances, le nombre de prts et lutilisation des installations (voir lannexe 2 pour les donnes les plus rcentes). Chaque anne, le conseil examine les budgets de fonctionnement et dinvestissement tablis par le personnel et les prsente au conseil municipal aux fins dapprobation, car cest la Ville de Ferndale qui fournit la majorit des fonds de la BPF. Le conseil dadministration fixe galement des cibles oprationnelles relatives aux prts, aux collections, la participation aux programmes et ainsi de suite, et value chaque anne le rendement de la bibliothcaire en chef par rapport ces cibles. De plus, les directeurs des diverses bibliothques lui font annuellement rapport sur leurs activits. Toutes les runions du conseil sont ouvertes au public et, de temps autre, des groupes de la collectivit y prennent part. Dans le pass, des associations de quartier et autres organismes ont demand que les bibliothques qui les desservent soient rorganises ou agrandies. En outre, des reprsentants des conseils scolaires, des associations de sport amateur et des groupes de personnes ges ont sollicit la participation de la BPF diverses campagnes. Le conseil dfinit lorientation stratgique de la BPF et a labor un plan quinquennal. Chaque anne, le conseil et la direction de la bibliothque se runissent pendant une journe entire afin de passer le plan en revue. On trouve lanalyse FFPM de la dernire runion lannexe 1. Ressources humaines Direction La profession de bibliothcaire a chang considrablement au fil des ans. lheure actuelle, plusieurs universits canadiennes offrent un programme menant lobtention dune matrise en bibliothconomie (M. Bibl.). Les tudiants peuvent se spcialiser dans les domaines suivants : dveloppement des collections, gestion des activits, gestion de linformation lre informatique, et gestion de linformation bibliographique. La plupart des bibliothcaires en chef dtiennent un diplme de premier cycle, une matrise en bibliothconomie, et plusieurs annes dexprience comme cadres au sein dun rseau de bibliothques publiques. Cest le cas de la bibliothcaire en chef de la BPF, qui possde plus de 20 annes dexprience, dont sept la Bibliothque publique de Ferndale. Les directeurs de la BPF ont des diplmes quivalents, et ont suivi des formations dans leurs champs de comptence respectifs, comme les services lenfance, les systmes informatiques ou la recherche.

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    Les membres de la haute direction de la BPF collaborent bien la ralisation des objectifs stratgiques du conseil dadministration. Leurs responsabilits sont numres la figure 2. Figure 2 Haute direction de la BPF Nom Titre Responsabilits Geeta Grewal B.A. (tudes franaises), M. Bibl., M.B.A.

    Bibliothcaire en chef

    Responsable de tous les aspects du fonctionnement de la bibliothque.

    Rosie Filocca B. Sc. (informatique), M. Bibl.

    Directrice des systmes

    Responsable des systmes informatiques de la bibliothque, dont le systme de catalogage (ONREN), les services Internet publics, lintranet du personnel, etc.

    Sandy Smith B.A. (anglais), M. Bibl.

    Directrice des prts Responsable du personnel affect aux prts et du service la clientle.

    April Chen B.A. (histoire du Canada), M. Bibl.

    Directrice des services de rfrence

    Responsable des services de rfrence et du personnel qui y est affect.

    Sylvie Laflamme B.A. (archologie), M. Bibl.

    Directrice des collections

    Responsable du dveloppement, de lachat et du catalogage des collections.

    Sachin Kahn B.A. (marketing)

    Directeur de la programmation, de la publicit et des relations publiques

    Responsable de la programmation destine aux enfants et aux personnes ges, des brochures et dpliants, ainsi que des vnements publics.

    Linda Peysar B. Comm., CMA

    Directrice administrative

    Responsable des fonctions finances et administration au sein de la bibliothque, et de la liaison avec les employs municipaux.

    Laurence Rangata DEC en gnie civil

    Directrice des installations

    Responsable du personnel de nettoyage, dentretien et de scurit.

    Les cadres reprsentent environ 15 % du personnel de la BPF. Leur rmunration globale concorde avec celle de postes comparables au municipal. Les hausses de salaire refltent habituellement celles consenties au personnel syndiqu de la BPF. Personnel Le personnel affect aux prts, les assistants la rfrence et la majorit du personnel technique sont membres de la section locale du Syndicat des employs de la fonction publique. Par consquent, la ngociation de leur convention collective seffectue de concert avec celle des employs de la Ville de Ferndale. Dune dure de cinq ans, la convention actuelle en est sa deuxime anne. Elle fixe les conditions relatives aux

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    vacances et autres types de cong, aux heures de travail, aux salaires et aux avantages sociaux. En tant que membre de lAssociation canadienne des bibliothques et de lAssociation des bibliothques de lOntario, la BPF profite des nombreux services offerts par ces organisations, notamment les revues spcialises, les bulletins, les programmes de formation et les ressources de perfectionnement professionnel. Chaque anne, plusieurs membres du personnel et quelques membres du conseil dadministration assistent au congrs annuel pour accrotre leurs comptences, se tenir au courant des innovations dans le secteur et entretenir des liens avec dautres bibliothcaires professionnels. Bnvoles Plusieurs centaines de bnvoles dont lapport est prcieux consacrent des heures remettre les livres sur les rayons, enregistrer les retours et excuter diverses autres tches pour la BPF. Conformment la convention collective, les bnvoles sont limits ces tches; pour des raisons de scurit, ils ne doivent pas prter assistance aux usagers de la bibliothque, en particulier aux enfants. Fonctionnement La Bibliothque Kent et toutes les succursales sont ouvertes du lundi au samedi de 9 h 20 h, et le dimanche de midi 18 h, mais elles sont fermes les jours fris. Le personnel temps plein travaille 35 heures par semaine, soit habituellement trois quarts de jour (de 8 h 30 16 h 30) et deux quarts de soir (de 12 h 30 20 h 30). Le personnel temps partiel travaille 20 heures par semaine, soit quatre quarts de cinq heures. Les heures supplmentaires sont rarement ncessaires, mais souvent permises durant des vnements spciaux et pendant lt, quand bon nombre demploys prennent leurs vacances annuelles. chaque emplacement, le directeur de la succursale et le coordonnateur des prts sont responsables des prts et des retours, de la remise des documents sur les rayons, de lamnagement des horaires du personnel et de la gestion du service la clientle. Le nettoyage, lentretien, les rparations et la scurit relvent du service des installations. Installations La Bibliothque Kent La Bibliothque Kent est la bibliothque principale; cest aussi la plus grande, avec ses 30 000 pieds carrs rpartis sur trois tages. Au rez-de-chausse se trouvent la section Jeunesse, des salles de runion et dautres salles rserves aux programmes, laire dexpdition et de rception, ainsi que la salle o les livres et autres articles retourns sont enregistrs et tris pour tre remis sur les rayons. Au deuxime tage se trouvent la section Adultes et la section des ouvrages de rfrence. Enfin, les collections

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    spciales (DVD, CD, ouvrages rares), les bureaux du personnel et la salle de repas sont au troisime. Chaque tage a son comptoir de renseignements, son comptoir de prt, des guichets de prt automatis et des toilettes. Il y a deux monte-charge pour dplacer livres et autres articles dun tage lautre, et un ascenseur pour le public. Durant les rnovations ralises en 1985, lentre principale et toutes les aires publiques ont t ramnages afin dtre accessibles en fauteuil roulant. Laccs Internet est disponible au public chaque tage. On compte 15 postes dans la section Jeunesse, 40 dans la section Adultes, et 15 dans la section des collections spciales. Pour pouvoir utiliser un des ordinateurs, lusager doit sinscrire au comptoir des renseignements. Laccs est limit une heure par jour par usager; cette dure peut tre prolonge si des ordinateurs sont libres, mais cest rarement le cas. Succursales Les plans damnagement des nouveaux lotissements doivent prvoir des terrains pour des btiments et des espaces publics comme des coles, des casernes de pompiers, des parcs et des bibliothques. la fin des annes 1960 et durant les annes 1970, la ville tait en pleine croissance, la demande tait vigoureuse, et lon a construit plusieurs succursales de la BPF. Ces dernires annes, comme les terrains se font plus rares en banlieue, le rythme dexpansion de la bibliothque a ralenti. Chaque succursale possde plusieurs ordinateurs offrant un accs public Internet et tente de faire en sorte que ses programmes et services rpondent aux besoins des usagers du voisinage. Par exemple, la succursale Vasoya se situe dans un quartier dont la population est vieillissante et qui compte deux grandes rsidences pour personnes ges. Aussi cette succursale offre-t-elle plus de livres gros caractres et plus de livres audio que les autres; on y retrouve galement un groupe trs actif de personnes ges, et des bnvoles vont mme porter des livres ceux et celles qui sont incapables de sortir de leur domicile. Quelques succursales prouvent des problmes de stationnement certains moments de la journe; dautres, lorsquun vnement majeur a lieu dans ltablissement avec lequel elles partagent les locaux (p. ex., centre sportif). Dautres succursales sont aux prises avec le problme des graffitis. Le personnel municipal soccupe de lentretien extrieur, comme lenlvement de la neige et la tonte de la pelouse, car les btiments qui abritent la bibliothque principale et les succursales sont la proprit de la Ville de Ferndale. Collections Les documents des collections de la BPF sont commands par les bibliothcaires responsables des collections, selon le champ de comptence de chacun. Ceux-ci se tiennent au courant en examinant les statistiques sur les prts, en consultant leurs collgues pour savoir quels documents les usagers demandent, et en lisant des revues spcialises et des fils de discussion de groupes choisis. Les documents sont

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    slectionns pour leur pertinence, leur popularit, leur exactitude, leur srieux et leur rapport qualit-prix. Par exemple, laccs en ligne aux bases de donnes contenant des ditions antrieures de quotidiens nord-amricains a remplac le visionnement de microfiches lesquelles ont dj constitu un lment cl des ressources documentaires. Au dbut de chaque exercice, une fois le budget approuv, les bibliothcaires responsables des collections rpartissent les sommes prvues selon les besoins et les nouveaux programmes des succursales. Bien que lon tente dutiliser le plus judicieusement possible le moindre dollar afin de rpondre au plus grand nombre possible de besoins, les fonds viennent souvent manquer. Les dons font lobjet dun suivi visant assurer que les fonds servent aux fins dtermines par le donateur. Les documents sont commands auprs dditeurs et de grossistes qui fournissent des catalogues annonant les prochaines parutions et rditions, ainsi que des listes darticles populaires publis prcdemment. Les techniciens de la Bibliothque Kent reoivent les nouveaux documents, vrifient si chacun correspond la commande originale, consignent les donnes bibliographiques (titre, auteur, date de publication, sujet, genre, cote, etc.), apposent sur chaque document ltiquette de cote, une bande de dtection, et le tampon indiquant Proprit du Service des bibliothques publiques de Ferndale . Si les documents ont t acquis dans le cadre dun programme spcial de dons ou de collections, une tiquette spciale de remerciement est aussi appose. Les documents sont ensuite achemins aux succursales ou envoys au bon tage de la Bibliothque Kent. Prts Le cycle prt-retour-remise en place des documents est au cur des activits de la bibliothque publique. Chaque anne, la BPF prte quelque six millions de documents (voir le tableau 3 de lannexe 2). Bien que certaines tapes puissent tre automatises, le traitement des documents de la bibliothque est une activit manuelle qui exige beaucoup de manipulation. Un document mal plac est pratiquement un document perdu; la minutie et lexactitude sont donc essentielles. La Bibliothque Kent compte trois comptoirs de prt et huit guichets de prt automatis. Chaque succursale a un comptoir de prt et deux guichets de prt automatis. Environ la moiti des usagers de la BPF ont recours aux guichets; les autres trouvent le processus frustrant et prfrent sadresser quelquun au comptoir de prt. tout moment, lusager peut emprunter jusqu dix livres, trois DVD et quatre CD. La dure du prt varie selon le type darticle emprunt et lusager peut renouveler son emprunt deux reprises, soit la bibliothque, soit en ligne. Aprs une semaine de retard, lusager reoit un rappel tlphonique; parfois, lun de ces messages ne peut tre transmis parce que le numro de tlphone indiqu dans le systme de la BPF nest pas le bon. Si aprs un mois, le document na toujours pas t retourn, un avis est envoy par la poste ladresse inscrite dans le dossier.

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    Lusager peut retourner ses documents dans nimporte quelle succursale. Dans chaque tablissement, les documents sont ramasss dans les bacs de retour, envoys la salle de tri, et le retour est enregistr par lecture optique du code barres. Les documents sont alors tris par type, genre et succursale dorigine, ou mis de ct sils ont t rservs. Les documents tris sont placs sur un chariot sils demeurent sur place, ou dans un bac sils doivent tre envoys dans une autre succursale. On dplace ce chariot dans les diverses sections de la succursale et chacun des documents est remis exactement sa place sur les rayons. Lobjectif est de remettre les documents en place dans les 24 heures ce qui est gnralement le cas, sauf au lendemain dun jour fri. Afin de maximiser le budget allou aux documents, les succursales ne possdent pas toutes un exemplaire de chaque livre, magazine, DVD, CD ou autre article. Lusager peut, dans une succursale, demander des documents qui se trouvent dans une autre succursale. Tous les matins, chaque succursale imprime la liste des documents retirer des rayons et envoyer dautres succursales aux fins de prt des usagers. Le personnel des prts trie les documents et les rpartit dans diffrents bacs selon leur destination, puis les prpare pour la messagerie interne. Ce service de messagerie assure le transport des livres et autres documents, des communications internes et des sommes reues entre les succursales et la Bibliothque Kent. Un messager se rend deux fois par jour dans chaque succursale. Sources des produits Les produits de la BPF proviennent des subventions de ltat, des dons, ainsi que des amendes, frais et cotisations. Gouvernements fdral et provincial De temps autre, les gouvernements tant fdral que provincial offrent du financement aux bibliothques pour leurs projets dinvestissement. Dans le pass, des subventions ont t accordes pour des projets comme de nouveaux btiments, des rnovations visant amliorer lefficacit nergtique ou des mises niveau technologiques. Par lentremise du ministre de la Culture, la Province dOntario verse chaque anne une subvention de fonctionnement aux bibliothques publiques. Bien quil sagisse dun montant modeste par rapport au budget global dune bibliothque, la subvention vient appuyer la relation qui lie la province aux bibliothques publiques et les services que celles-ci fournissent aux citoyens de la province. Administration municipale Le fonds de fonctionnement et le fonds dinvestissement de la BPF sont financs en grande partie par la Ville de Ferndale. Le conseil dadministration de la BPF ngocie chaque anne le montant de la subvention avec le conseil municipal. Comme cest le

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    cas pour dautres services municipaux, les fonds proviennent des taxes foncires payes par les contribuables de Ferndale. Dans le pass, le conseil municipal sest montr dun grand soutien, considrant la BPF comme un des principaux attraits de la ville qui fait de Ferndale un endroit o il fait bon vivre et vantant la qualit suprieure de la bibliothque et le nombre de succursales aux visiteurs qui songent venir Ferndale ainsi quaux entreprises et aux rsidents qui pourraient vouloir sy tablir. Malheureusement, lorsque les gouvernements cherchent rduire les cots, ils ciblent souvent les bibliothques, parce que les usagers ne constituent pas un groupe organis susceptible de protester. Par consquent, les bibliothques publiques en gnral sont souvent aux prises avec des budgets fixes et des hausses de cots (documents, personnel, etc.), tout en tentant de satisfaire aux exigences de leurs usagers. Dons En tant quorganisme de bienfaisance enregistr, la BPF reoit des dons de nombreuses personnes pour diverses raisons et remet des reus officiels aux fins fiscales. La plupart des dons proviennent dusagers habituels et sont consacrs lachat de documents. Un certain nombre de rsidents de Ferndale de longue date apportent leur soutien lhistoire locale en donnant gnreusement pour lachat et la prservation de vieux journaux, cartes et brochures dintrt local. Parfois, la bibliothque reoit un legs important dune succession. Les dons sont reus de faon continue dans le cadre des programmes Jadopte un livre et Jadopte un DVD . En change dun don de 25 $ lappui de lachat dun livre ou dun film, une tiquette portant le nom du donateur est appose sur larticle en question. Ces programmes gnrent des produits denviron 10 000 $ par anne. Produits autognrs Les amendes pour retard constituent le gros des produits autognrs de la BPF, comme le montre la figure 3. Ces amendes vont de 50 cents par jour pour les livres jeunesse 5 $ par jour pour les CD et les DVD. Si un usager a son dossier des documents en retard ou pour plus de 20 $ damendes impayes, son droit demprunt est suspendu. Des frais sont perus pour les services de photocopie, la location de salles et la location de matriel comme des lecteurs DVD ou CD. Selon une entente avec la ville, des groupes de sport amateur peuvent utiliser sans frais des salles de runion des bibliothques. Comme le prvoit la Loi sur les bibliothques publiques, la BPF doit fournir sans frais une carte de la bibliothque aux rsidents de la municipalit, mais elle peut demander une cotisation ceux qui rsident lextrieur de Ferndale. Par consquent, quelque 1 500 personnes essentiellement des personnes qui habitent une municipalit environnante et qui viennent Ferndale pour travailler ou aller lcole paient une

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    cotisation annuelle de 30 $. Les usagers doivent faire la demande dune nouvelle carte chaque anne afin que soient mis jour leurs adresses et numros de tlphone dans leurs dossiers, et doivent fournir une preuve de rsidence pour viter de devoir payer la cotisation. Figure 3 Produits autognrs pour lexercice termin le 31 mars 2011 Amendes 864 813 $Frais des services et autres (photocopie, location de matriel, location de salles, etc.) 215 000 Cotisations des non-rsidents 45 000 Intrts du fonds de dotation 6 656 Total 1 131 469 $ Financement La BPF possde des comptes la banque locale, qui gre les flux de trsorerie quotidiens de la bibliothque, mais elle prfre ne pas contracter demprunt parce que cela fait grimper les cots. La BPF privilgie plutt le recours un fonds de dotation pour pourvoir aux besoins additionnels. Cela implique quil faut dterminer la taille du fonds requis pour couvrir les retraits futurs, solliciter des dons de temps autre auprs de socits et de particuliers, et investir les fonds auprs du partenaire financier privilgi de la BPF, la Fondation communautaire. Relations publiques Le Service des relations publiques a pour fonction de sassurer que la BPF est au premier plan des activits communautaires et est utilise au maximum par les membres de la collectivit. Cette responsabilit comprend la promotion des services de bibliothque et la gestion de la publicit de sorte que les collections, les installations et le matriel soient bien utiliss, et que les programmes attirent un bon nombre de participants. Technologies de linformation Les progrs en technologies de linformation (TI) ont transform le fonctionnement des bibliothques de fond en comble. Au fil des ans, la BPF sest fait un devoir de tenir ses systmes jour et en bon tat. La Bibliothque Kent et les succursales sont relies en rseau et les serveurs sont hbergs sur place. Un logiciel nomm ONREN est utilis pour le catalogage, les prts et lachat de documents. Les usagers peuvent visualiser en ligne leurs dossiers de prt et leurs comptes de bibliothque, renouveler un emprunt, rserver une nouveaut, lancer une recherche dans les bases de donnes, et dcouvrir dautres fonds documentaires de la bibliothque. Le systme ONREN comprend galement une fonction davis automatis par tlphone pour les documents en retard ainsi quun

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    module dachat de documents qui permet aux usagers de voir quels livres ont t commands et leur date darrive prvue. Le Service des TI est charg dentretenir le systme ONREN de mme que les terminaux ddis aux recherches du catalogue, les guichets de prt automatis, les imprimantes et les photocopieurs publics, le rseau dordinateurs et de priphriques utiliss par le personnel, et les terminaux pour laccs public Internet. Les postes Internet sont utiliss sans arrt dans toutes les succursales et il faut en assurer constamment la maintenance et la mise jour, en particulier en ce qui a trait la protection antivirus. Des logiciels ont t installs pour empcher les tlchargements excessifs, surtout depuis des sites de partage de fichiers. La BPF a une forte prsence sur la Toile. On visite rgulirement le site de la BPF pour sinformer sur les programmes, obtenir dautres renseignements dordre gnral et connatre les heures douverture et lemplacement des succursales. Le site contient des liens menant plusieurs sites de critique de livres et au site Web de la Ville de Ferndale. Comptabilit et tablissement des budgets Chaque anne, le budget de fonctionnement et le budget dinvestissement sont tablis par le personnel, examins par le conseil dadministration et approuvs en consultation avec le conseil municipal. Un douzime de laide financire annuelle de la ville est vir la BPF par voie lectronique le premier de chaque mois. Pour ce qui est des produits des succursales, le personnel transfre largent et les relevs de transaction par carte de crdit des comptoirs de prt au bureau du comptable la fin de chaque quart, o ils sont placs dans un coffre-fort. la fin de chaque jour, le chef caissier fait le sommaire de cette information et rapproche les donnes et les reus de caisse. Chaque jour, les succursales acheminent leurs produits la Bibliothque Kent par messagerie interne et le comptable dpose largent la banque. Le lundi, il peut sagir dune somme assez importante, car le dpt comprend les transactions du samedi et du dimanche, deux journes de grande affluence. La BPF utilise le systme intgr de gestion PeopleSoft pour tenir les registres de la paie et de la comptabilit. Des tats financiers mensuels sont prpars lintention du conseil dadministration et de la direction, et ces rapports sont audits chaque anne. De plus, de temps autre, lauditeur interne de la ville passe en revue les dpenses de fonctionnement et dinvestissement.

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    Annexe 1 VISION, MISSION ET ANALYSE FFPM DE LA BPF

    Vision : tre le principal promoteur de lapprentissage autodirig et de lducation permanente. Mission : La mission de la BPF consiste fournir et promouvoir un accs ouvert et gal aux ressources et aux services de la bibliothque afin de rpondre aux besoins de la collectivit de Ferndale en matire dinformation, dducation et de culture. La bibliothque cherche favoriser lducation permanente et amliorer la qualit de vie en encourageant la lecture et lutilisation des technologies actuelles, en piquant la curiosit et en fournissant des outils pour la dcouverte. Analyse FFPM :

    Forces Bonne utilisation des installations Collections facilement accessibles grce

    au systme de messagerie Soutien marqu de la Ville de Ferndale Personnel dvou, capable de traiter un

    gros volume de prts, bien inform et serviable

    Popularit du service Internet Grande diversit de services

    communautaires Prsence dans la plupart des quartiers Partage des ressources entre les

    succursales

    Faiblesses Vieillesse et dsutude des installations

    de certaines succursales, offrant un espace limit pour les rayons et peu de salles de runion

    Certains documents des collections ne sont plus jour

    Budget limit pour remplacer les documents prims et en acheter de nouveaux, particulirement des livres succs

    Nombre insuffisant de postes Internet pour rpondre la demande

    Diminution des dons Possibilits

    Croissance de Ferndale Hausse de la demande de services

    spciaux, comme des documents dALS, des collections portant sur lhistoire locale, des services de rfrence en ligne, etc.

    Les coles encouragent le bnvolat Plusieurs subventions provinciales et

    fdrales disponibles pour les programmes dapprentissage des jeunes enfants et les infrastructures

    Les progrs technologiques permettent de fournir les services de multiples faons

    Menaces Compressions budgtaires de ltat Concurrence des librairies et des

    cybercafs Pertinence remise en question par laccs

    Internet et la possibilit de visionner des films domicile

    Baisse du nombre de jeunes lisant des livres traditionnels

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    Annexe 2

    INFORMATION POUR LA RUNION DU CONSEIL DADMINISTRATION DE LA BPF

    Tableau 1 tat consolid de la situation financire

    aux 31 mars

    2011 2010 2009 Actif Trsorerie 98 434 $ 165 947 $ 160 597 $ Intrts recevoir 6 656 6 339 6 038 Placements (la Fondation communautaire) 133 127 126 788 120 750 Immobilisations corporelles (note 1) 554 279 554 279 554 279

    792 496 $ 853 353 $ 841 664 $ Passif et soldes des fonds Crditeurs et charges payer 691 907 $ 675 941 $ 660 455 $ Soldes des fonds 100 589 177 412 181 209

    792 496 $ 853 353 $ 841 664 $ Note 1. Selon les normes actuelles, aucun amortissement na t inscrit du fait que la valeur

    des actifs est reste la mme.

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    Tableau 2 tat des rsultats de la BPF

    pour les exercices termins les 31 mars (avec comparaison aux rseaux de bibliothques comparables)

    Moyenne des rseaux de

    bibliothques comparables BPF

    2011 2011 2010 2009 Produits

    Subvention provinciale 800 528 $ 784 000 $ 768 627 $ 753 556 $ Subvention municipale 17 724 752 16 196 078 15 878 508 15 567 165 Produits autognrs (note 2) 1 464 636 1 131 469 1 095 408 1 070 234 Dons 367 913 315 301 331 066 347 620

    Total des produits de fonctionnement 20 357 829 18 426 848 18 073 609 17 738 575

    Charges

    Salaires et avantages sociaux 14 425 603 13 461 133 13 132 813 12 812 500 Livres, priodiques et autres mdias 2 505 059 2 119 088 2 078 465 2 039 936 Installations 2 399 373 2 035 314 1 995 406 1 956 280 Ressources lectroniques et maintenance 608 522 481 074 471 641 462 394 Autres (note 3) 434 881 407 062 399 081 391 256 Total des charges 20 373 438 18 503 671 18 077 406 17 662 366

    Transfert aux soldes des fonds (15 609)$ (76 823)$ (3 797)$ 76 209 $

    Notes 2. On trouvera une ventilation des produits autognrs de 2011 la figure 3

    (page 11). 3. Comprend toutes les autres charges, comme les assurances, les rparations,

    lentretien, les services publics, les fournitures, les cots des programmes, etc.

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    Tableau 3 Information relative au fonctionnement de la BPF

    pour les exercices termins les 31 mars (avec comparaison aux rseaux de bibliothques comparables)

    Moyenne des rseaux de

    bibliothques comparables BPF

    2011 2011 2010 2009 Information relative aux bibliothques Nombre dtablissements 10 14 14 14 Bibliothcaires professionnels 57 56 57 57 Autre personnel 196 168 165 160 Bnvoles 1 012 769 754 745 Abonns 207 000 245 600 238 558 231 401 Nombre de postes Internet 289 270 270 260 Postes Internet par abonn 0,0014 Information relative aux prts Nombre de rsidents 500 746 594 055 582 407 576 583 Pourcentage dabonns 41,34 % Nombre de prts 5 383 020 6 177 236 5 921 921 5 744 263 Nombre de prts par rsident 10,75 Amendes par document prt 0,16 $ 0,14 $ 0,13 $ 0,14 $ Information relative aux visites Nombre de programmes offerts 5 156 4 121 4 006 4 003 Nombre de participants aux

    programmes 103 800 83 010 79 588 79 232 Participation aux programmes

    par abonn 0,50 Nombre de sessions aux postes

    Internet 520 460 585 780 520 460 496 368

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    Mai 2011

    Analyse de cas

    Renseignements additionnels

    (Dure : 4 heures) Notes : i) Les candidats NE DOIVENT PAS rvler leur identit en rdigeant leur rapport. ii) Le rapport doit tre prsent sur les feuilles de rponse rglementaires ou dans

    les fichiers lectroniques officiels. Le travail fait sur le document Renseignements additionnels ou sur le Document de base NE SERA PAS not.

    iii) Lenveloppe de lAnalyse de cas contient un supplment comprenant des formules et des tables. Il sagit dun supplment standard qui peut tre utile pour rpondre la question de la prsente preuve.

    iv) Aucun document dexamen NE DOIT TRE SORTI du centre dexamen, sauf la feuille Consignes aux candidats qui prsentent leur rapport en version lectronique, le cas chant. Il faut remettre au responsable, avant de quitter la salle, lenveloppe de lAnalyse de cas cachete renfermant toutes les feuilles de rponse et toutes les feuilles de brouillon, utilises ou non, le Document de base, les Renseignements additionnels, le supplment et, le cas chant, une cl USB contenant les fichiers lectroniques. Les candidats qui rdigent leur rapport en version lectronique doivent conserver la feuille Consignes aux candidats qui prsentent leur rapport en version lectronique, qui leur indique la marche suivre pour tlcharger leur rapport aprs lpreuve.

    v) Seules les calculatrices suivantes pourront tre utilises au cours de lAnalyse de cas : 1. Texas Instruments TI BA II Plus (y compris le modle professionnel) 2. Hewlett Packard HP 10bII (ou HP 10Bii) 3. Sharp EL-738C (ou EL-738)

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    Bibliothque publique de Ferndale (BPF) Renseignements additionnels

    Le point sur la BPF En janvier 2011, des discussions ont eu lieu sur les budgets de fonctionnement et dinvestissement de la BPF pour les exercices de 2012 2015. Betty Shepherd, prsidente du conseil dadministration, et Geeta Grewal, bibliothcaire en chef, ont rencontr le maire de Ferndale le 5 janvier. Voici le compte rendu de la rencontre : Betty Shepherd : Comme vous le savez, les rsidents de Ferndale travaillent fort et nont pas beaucoup de temps pour la famille et les loisirs, surtout depuis le dbut de la rcession. De nombreux usagers nous ont affirm quil leur tait dsormais difficile de trouver du temps pour aller la bibliothque. Nous ajoutons constamment de nouveaux programmes et ceux qui sadressent aux ans et aux nouveaux immigrants remportent un vif succs. Nos collections sont considres comme dactualit et dexcellente qualit. Le conseil dadministration et le personnel ont cur de btir le meilleur rseau de bibliothques de la province pour une ville de taille moyenne, et nous avons beaucoup rflchi la meilleure faon de desservir la collectivit lavenir. Le dfi que nous devons relever consiste adapter le rle de la bibliothque aux nouvelles tendances. Tant de choses ont chang en si peu de temps! Prenons par exemple la section des vidos. Plus personne nen emprunte de nos jours; les gens tlchargent les films sur Internet. Geeta Grewal : La ville a prvu 7 millions de dollars au budget pour les immobilisations afin de permettre la BPF dlargir ses services au cours des trois prochains exercices. Dans le plan original, on avait dabord prvu construire trois nouvelles succursales. Cependant, tant donn les progrs technologiques et les changements dmographiques dans la rgion, certains membres du conseil et moi-mme estimons que cette somme profiterait davantage aux usagers si elle servait agrandir la Bibliothque Kent. Bien quil sagisse dun magnifique btiment, il a t construit il y a une cinquantaine dannes et est trs dsuet. En outre, il ny a plus de place pour y ajouter des postes Internet ou dautres services demands par les usagers. Un terrain vague se trouve juste ct de la bibliothque, o lon pourrait btir une annexe. De plus, ce projet contribuerait revitaliser le cur du centre-ville, o sinstallent la plupart des nouveaux rsidents. Le maire : Noubliez pas que la ville prvoit augmenter la subvention de fonctionnement de la BPF de 1,1 million de dollars pour chacun des exercices se terminant les 31 mars 2013, 2014 et 2015, compte tenu des projets dj approuvs pour les nouvelles succursales. Nous sommes prts verser les mmes sommes si vous agrandissez la Bibliothque Kent, mais vous devrez vous accommoder de ce niveau daide financire jusqu la fin de la priode de cinq ans en 2017. Vous ntes pas sans savoir que nous faisons nous-mmes face des pressions budgtaires intenses et il nous est absolument impossible de vous offrir davantage.

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    Quoi que vous fassiez, noubliez pas que les conseillers municipaux recherchent le plus haut niveau de service au cot le plus faible. Nous savons que les ratios habituellement utiliss par les entreprises comme le ratio de rentabilit et le ratio emprunts/capitaux propres ne sappliquent pas aux rseaux de bibliothques, mais nous aimerions dpasser la moyenne provinciale en ce qui a trait aux statistiques cls. Ensuite, le conseil dadministration a rencontr Geeta Grewal et le reste de lquipe de direction afin de discuter de lissue de la rencontre avec le maire. Voici un rsum des discussions lors de la runion de la direction et du conseil. Runion de la direction et du conseil Betty Shepherd : Je tiens vous indiquer trs clairement que notre objectif consiste offrir nos usagers le plus de services possible au cot le plus faible. Atteindre cet objectif tout en respectant le budget nest pas une tche facile. tant donn que la subvention provinciale ne devrait pas augmenter au cours des prochains exercices et quil ne faut pas sattendre une nouvelle aide fdrale pour le moment, nous devrons trouver une faon de disposer des sommes ncessaires pour pouvoir exercer nos activits. Une hausse du nombre de prts, rsultant de lajout de nouvelles succursales ou de la rnovation de la Bibliothque Kent, devrait accrotre les produits provenant des amendes pour retard (voir lannexe 1). Y a-t-il dautres moyens pour nous de gnrer des fonds? Sachin Kahn : Je me disais que nous pourrions peut-tre augmenter les dons afin daccrotre le fonds de dotation. Quel que soit le mode de croissance adopt, le budget de fonctionnement sera dficitaire pour les cinq prochains exercices, jusqu ce que nous atteignions le seuil de rentabilit. Il est trop coteux demprunter les sommes additionnelles la banque, mais si nous augmentons le fonds de dotation en faisant appel la gnrosit publique jusqu la fin de lexercice 2012, nous pourrons alors utiliser ce fonds pendant ces cinq exercices afin de soutenir la croissance du rseau. Nous pourrions investir les sommes recueillies en les plaant auprs de la Fondation communautaire et obtenir des intrts de 5 % par anne. Ce dont nous avons besoin, cest dune initiative ponctuelle nous permettant de recueillir assez de fonds pour couvrir les dficits prvus et dobtenir le soutien de la collectivit soit pour la construction des succursales, soit pour lagrandissement de la Bibliothque Kent. Si nous dcidons de construire les succursales, je suis persuad que nous obtiendrions un soutien massif des collectivits locales. Pour lagrandissement de la Bibliothque Kent, il serait peut-tre un peu plus difficile de recueillir des fonds auprs de la collectivit locale, mais en revanche, nous bnficierions probablement dune aide des entreprises du centre-ville. Dans un cas comme dans lautre, nous pourrions augmenter les dons reus en crant un programme Achetez une brique. Les commanditaires particuliers et socits pourraient acheter une brique en guise de

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    don afin de contribuer la construction. titre de remerciement, une plaque au nom de chaque donateur serait appose sur un mur de la bibliothque. Betty Shepherd : Le programme Achetez une brique est une excellente ide. Toutefois, nous devons dabord dterminer combien dargent il faut recueillir pour mettre en uvre la stratgie recommande, respecter le budget et nous assurer datteindre les moyennes provinciales pour les prts par personne (10,75 prts par rsident) et le service Internet (0,0014 poste Internet par abonn). Agrandissement de la Bibliothque Kent Geeta Grewal : Lagrandissement de la Bibliothque Kent ajouterait 20 000 pieds carrs, soit plus que trois succursales de 5 000 pieds carrs chacune. Les cots dagrandissement notamment pour tous les meubles, les amnagements, le cblage, llectronique, le matriel informatique et ainsi de suite slveraient 7 millions de dollars. Ouvrant ses portes le 1er avril 2013, cette nouvelle annexe permettrait dinstaller 50 postes Internet de plus et de faire augmenter de 220 000 le nombre de prts au cours du premier exercice. Iona Noble, membre du conseil dadministration : Les succursales sont dune poque rvolue et Ferndale en a dj beaucoup plus que la plupart des rseaux de bibliothques des villes de taille semblable. Les gens naiment pas se rendre dans les succursales cause des collections limites : la plupart du temps, il faut faire venir de la Bibliothque Kent les documents que les usagers veulent et ceux-ci doivent repasser le lendemain ou le surlendemain pour les prendre. Cela ne fait quaugmenter nos cots et engendrer de la frustration chez nos usagers. Louis Marchand, membre du conseil dadministration : Je suis conseiller municipal dans lun des quartiers o lon prvoit construire une nouvelle succursale. Je crois que les bibliothques de quartier sont essentielles au dveloppement de collectivits dynamiques. Les gens veulent une succursale situe proche de chez eux, o ils peuvent rencontrer leurs voisins et nouer une relation avec le personnel; ils ne veulent pas se rendre en voiture au centre-ville, o il est difficile de stationner. Voil pourquoi je ne donnerai pas mon appui au projet dagrandissement de la Bibliothque Kent. Trois nouvelles succursales Geeta Grewal : Chaque succursale de 5 000 pieds carrs serait construite en mme temps quun centre communautaire au cot de 2,3 millions de dollars, ce qui comprend tous les meubles, les amnagements, le cblage, llectronique, le matriel informatique et ainsi de suite. Le calendrier de construction prvoit louverture de ces succursales au cours des exercices se terminant les 31 mars 2013, 2014 et 2015 respectivement. Selon les plans damnagement proposs, chacune devrait compter 25 postes Internet et pouvoir traiter un nombre annuel de 150 000 prts.

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    Iona Noble : Deux des trois succursales proposes seraient situes dans des quartiers neufs et bien nantis, o les gens ont gnralement accs Internet chez eux; la troisime serait construite dans un quartier moins bien nanti. Ceux qui habitent dans le secteur desservi par la Bibliothque Kent sont moins fortuns et ont davantage besoin daller la bibliothque pour utiliser Internet. Nous nous attendons ce que la demande daccs Internet continue daugmenter, car les gouvernements fdral et provincial recommandent toujours au public daccder leurs services en ligne. Succursale Carnegie Geeta Grewal : Depuis des annes, la Socit dhistoire souhaite utiliser les locaux occups par la succursale Carnegie. De plus, ce btiment est vieux, son entretien cote cher et la rampe pour fauteuils roulants qui a t installe prs de la porte arrire ne donne pas accs au deuxime tage. Betty Shepherd : Nous avons song plusieurs fois fermer la succursale Carnegie. Cest un superbe btiment, mais qui convient mal une bibliothque moderne; en outre, le nombre de prts, le nombre de sessions aux postes Internet et le nombre de participants aux programmes sont les plus faibles du rseau (voir lannexe 2). De faon gnrale, le nombre de visites est en baisse depuis quelques annes, car de plus en plus de gens font leurs recherches sur Internet au lieu daller la bibliothque. De plus, la succursale Carnegie est assez proche de la Bibliothque Kent. Toutefois, les gens aiment encore sy rendre pour lire, car il y rgne une ambiance calme quon ne retrouve pas la Bibliothque Kent ni dans aucune autre succursale. De toute vidence, on ne devrait fermer la succursale Carnegie quen cas de ncessit absolue. Scurit Laurence Rangata : Il y a des usagers indisciplins dans de nombreuses succursales de la BPF. Dans certains quartiers dfavoriss, les membres du personnel sont de plus en plus proccups et gardent leur cellulaire porte de main au cas o ils devraient appeler la police. On a galement signal un certain nombre dincidents comme des vols et des tentatives de vol de matriel informatique ainsi que de CD et de DVD. Nous avons dj investi des sommes considrables dans des camras, des dispositifs de verrouillage et des botiers de scurit pour le matriel qui cote cher. Je ne vois pas ce que nous pourrions faire de plus. On exige beaucoup du personnel et celui-ci nest pas en mesure de surveiller les sorties constamment. Par consquent, certains individus russissent voler des articles. Dons de documents imprims Geeta Grewal : Pour compliquer les choses un peu plus, lpouse du regrett M. Atleo, professeur dhistoire du Canada, est venue me voir dernirement. Comme vous le savez, il sagissait dun membre trs respect de la collectivit qui, au fil des ans, a

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    amass un grand nombre de cartes, brochures, publicits et journaux qui remontent une certaine poque, ainsi que dautres documents originaux ayant trait aux Premires nations de la province. De plus, il possdait une petite mais exceptionnelle collection de livres rares, que bien des universitaires de ma connaissance adoreraient tenir entre leurs mains. Mme Atleo veut en faire don la BPF, mais elle sait que la conservation de ces documents et les soins leur apporter constitueraient tout un dfi pour nous. Elle serait donc prte nous donner une somme gale au cot de construction dune aile spciale pour abriter ces documents. La collection ne pourrait tre consulte qu titre de rfrence, ce qui signifie que nous nen tirerions aucun produit; il faudrait en outre prvoir des cots annuels modestes de 50 000 $ pour leur entretien. Mme Atleo a demand que laile soit rattache la succursale qui serait construite en 2013 deux rues de chez elle, et que laile soit nomme en lhonneur de M. Atleo. Si nous ne construisons pas la succursale, elle sera trs due et la collection serait probablement donne luniversit locale. Caf-restaurant April Chen : Lajout dun caf-restaurant a t couronn de succs dans certaines bibliothques. Les usagers aiment bien prendre un caf avant ou aprs leur visite, et ltablissement situ en face de la Bibliothque Kent est souvent bond. Nous pourrions certainement en ajouter un nous aussi, condition que le commerce fasse ses frais. De plus, le personnel aimerait avoir la possibilit de boire un bon caf et de casser la crote sur place. Est-ce ralisable? combien devraient se chiffrer les ventes du caf-restaurant pour que celui-ci atteigne le seuil de rentabilit? Le montant ne devrait pas tre exorbitant, il me semble. Pour valuer la faisabilit du projet, jai recueilli de linformation (voir lannexe 1). Livres numriques Sandy Smith : Bien que nous commandions jusqu 100 exemplaires de nouveaux succs de librairie, comme le dernier roman de John Grisham, les usagers doivent souvent attendre plusieurs semaines avant de pouvoir en emprunter un. Cela nous place dans une situation difficile, car la popularit de ces titres est relativement phmre et le nombre de prts chute aprs environ huit mois. En gnral, nous rduisons alors le nombre dexemplaires en circulation 32 et vendons le reste la vente annuelle de livres. Cet vnement est populaire auprs des usagers, parce que les livres doccasion sont vendus un prix moyen de 2,50 $ chacun. Cependant, le personnel doit grer les stocks et trouver de lespace pour entreposer les livres jusquau jour de la vente, ce qui pose tout un dfi. Sylvie Laflamme, directrice des collections : Jai appris un congrs de lAssociation des bibliothques de lOntario (ABO) que certaines bibliothques commenaient

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    prter des livres numriques. Lusager emprunte le livre en ligne et le tlcharge sur un ordinateur ou un lecteur lectronique; il a accs au fichier pendant deux semaines, aprs quoi un logiciel de dsactivation en bloque laccs. Voil qui pourrait tre une excellente solution au problme des succs de librairie. Un livre lectronique peut tre prt jusqu 50 personnes la fois et ne prend aucun espace sur les rayons de la bibliothque; de plus, nous naurions plus le problme des exemplaires en trop, une fois passe la vague de popularit du titre. Bien entendu, nous ne tirerions aucun produit des amendes pour retard non plus. Les livres numriques avec accs limit 50 usagers se vendent 85 $, alors que le prix dun livre reli stablit en moyenne environ 20 $. Il faudrait installer un logiciel spcial sur notre site Web et le connecter au systme ONREN, ce qui coterait 225 000 $ et aurait une dure de vie utile de cinq ans. Il faudrait aussi prvoir des frais de maintenance annuels de 10 000 $. On estime que 125 nouveaux titres seraient publis sous cette forme chaque anne, et que chaque nouveau titre serait tlcharg au moins 50 fois. Les bibliothques ayant recours ce systme ont constat que la demande tait de lordre de pratiquement 100 %, bien que la technologie utilise par certaines soit dj dpasse. Club Shakespeare Sylvie Laflamme : Si je comprends bien, lors de la dernire runion du conseil dadministration, une dlgation du Club Shakespeare local a demand que lon consacre 20 000 $ de plus par anne lachat de livres et de films relis luvre de Shakespeare. Cest une bonne ide, mais le budget actuel des collections ne nous permet pas denvisager une dpense pour quelque chose daussi spcialis. Aprs avoir examin les fonds qui nous ont t donns, jai dcouvert quil restait 60 000 $ dun legs qui tait destin lachat de documents en langue sudoise. Puisque la demande pour ce genre de documents est trs faible la BPF, on pourrait peut-tre utiliser ce don dautres fins. Travail faire : Nous sommes maintenant le 15 avril 2011. Dans le rle de Linda Peysar, directrice administrative, examinez la situation actuelle de la Bibliothque publique de Ferndale, mettez jour lanalyse de lenvironnement, analysez les diffrents enjeux et options auxquels fait face la BPF et prparez un rapport lintention du conseil dadministration visant le conseiller propos des stratgies dactivit et des stratgies fonctionnelles mettre en uvre. De plus, votre rapport doit traiter de tout autre enjeu ou proccupation de lorganisation qui requiert lattention du conseil. Il doit comprendre les dtails de vos analyses, des recommandations bien tayes, un plan daction en vue de la mise en uvre de ces recommandations ainsi que des projections financires. Pour mener bien cette tche, vous devrez tenir compte de ce que vous savez dj de lorganisation et de son secteur dactivit, ainsi que des renseignements additionnels que lon vient de vous fournir.

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    Annexe 1

    NOTES SUR LA RUNION DE LA DIRECTION ET DU CONSEIL DADMINISTRATION Linda Peysar

    Renseignements gnraux 1. Le montant des amendes perues varie en fonction du nombre de prts. Selon des

    donnes rcentes, les produits tirs des amendes se chiffrent 0,14 $ par document prt.

    2. Le nombre dabonns et de rsidents naugmentera pas au cours des prochaines annes.

    Agrandissement de la Bibliothque Kent 1. Lagrandissement de la Bibliothque Kent entranerait les cots additionnels

    suivants : a) 975 000 $ par exercice pour les documents, les installations, le matriel

    informatique et les services connexes, ainsi que les autres charges de fonctionnement;

    b) 800 000 $ pour les salaires et avantages sociaux au cours de lexercice 2013, 1 125 000 $ au cours de lexercice 2014, et 1 800 000 $ au cours de lexercice 2015, et hausse annuelle de 2 % au cours des exercices suivants.

    2. La BPF pourrait ajouter 50 postes Internet.

    3. Le nombre de prts augmenterait de 220 000 au cours du premier exercice. Construction de succursales 1. Une nouvelle succursale ouvrirait ses portes au dbut de chacun des

    exercices 2013, 2014 et 2015. Les cots de fonctionnement de chacune des succursales commenceraient tre engags au dbut de lexercice correspondant.

    2. Les cots de fonctionnement annuels de chaque succursale se chiffreraient :

    a) 330 000 $ par exercice pour les documents, les installations, le matriel informatique et les services connexes, ainsi que les autres charges de fonctionnement;

    b) 987 700 $ pour les salaires et avantages sociaux au cours de lexercice 2013, et hausse annuelle de 2 % au cours des exercices suivants.

    3. La BPF pourrait ajouter 25 postes Internet par succursale (total de 75). 4. Le nombre de prts augmenterait de 150 000 par succursale (450 000 sur trois

    exercices).

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    Renseignements sur le caf-restaurant fournis par April Chen Les renseignements financiers relatifs au caf-restaurant stablissent comme suit :

    a) Deux employs au taux horaire de 14 $ (y compris les charges sociales et les avantages sociaux). Les heures douverture sont de 10 h 20 h, soit 10 heures par jour, six jours par semaine (lhoraire tant divis galement entre les deux employs de faon quun seul employ travaille la fois);

    b) Marge bnficiaire brute de 60 % sur le caf, les sandwiches et les ptisseries (y compris la nourriture avarie);

    c) Autres cots fixes denviron 5 000 $ par mois.

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    Annexe 2

    DONNES COMPARATIVES SUR LES SUCCURSALES DE LA BPF

    Tableau 1 Renseignements financiers pour lexercice termin le 31 mars 2011

    Moyenne de lensemble des

    succursales de la BPF Bibliothque Kent Succursale Carnegie

    % du total

    des charges % du total

    des charges % du total

    des charges Produits

    autognrs 80 819 $ 361 426 $ 54 750 $

    Charges de fonctionnement Salaires et

    avantages sociaux 961 510 $ 72,7 % 4 793 940 $ 68,6 % 990 000 $ 72,5 % Livres, priodiques

    et autres mdias 151 363 11,5 % 994 645 14,2 % 125 000 9,2 % Installations 145 380 11,0 % 605 891 8,7 % 160 000 11,7 % Ressources

    lectroniques et maintenance 34 362 2,6 % 325 216 4,7 % 47 000 3,4 %

    Autres (note 1) 29 076 2,2 % 264 790 3,8 % 44 000 3,2 % Total des charges de fonctionnement 1 321 691 $ 6 984 482 $ 1 366 000 $

    Note : 1. Comprend toutes les autres charges, comme les assurances, les rparations,

    lentretien, les services publics, les fournitures, les cots des programmes, etc. Tableau 2 Statistiques cls au 31 mars 2011

    Moyenne du secteur dactivit

    pour chaque succursale

    Bibliothque Kent

    Succursale Carnegie

    Bibliothcaires professionnels 6 20 3 Autre personnel 20 88 14 Bnvoles 101 284 27 Nombre de prts 538 302 2 414 470 268 212 Nombre de sessions aux postes Internet 52 046 290 272 14 237 Nombre de programmes offerts 516 1 216 175 Nombre de participants aux programmes 10 380 31 253 2 502

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    Analyse de cas Mai 2011 Bibliothque publique de Ferndale (BPF) Commentaires gnraux sur les rsultats

    Contexte et travail faire

    LAnalyse de cas de mai 2011 porte sur la Bibliothque publique de Ferndale (BPF), un rseau de bibliothques publiques qui est tabli dans une ville ontarienne de taille moyenne. Il sagit dun organisme sans but lucratif qui joue un rle important en ce qui concerne lalphabtisation et lapprentissage dans la collectivit.

    En janvier 2011, la direction a commenc tudier des moyens de prendre de lexpansion. Dans le cadre de la nouvelle stratgie, la haute direction a tabli les options suivantes :

    1. Agrandissement de la Bibliothque Kent (succursale principale). 2. Construction de trois nouvelles succursales intgres un centre

    communautaire dans le quartier. 3. Fermeture de la succursale Carnegie.

    Le travail faire dans le cadre de lAnalyse de cas est le suivant :

    Dans le rle de Linda Peysar, directrice administrative, prparez un rapport lintention du conseil dadministration visant le conseiller propos des stratgies dactivit et des stratgies fonctionnelles mettre en uvre. De plus, votre rapport doit traiter de tout autre enjeu ou proccupation de lorganisation qui requiert lattention du conseil. Il doit comprendre les dtails de vos analyses, des recommandations bien tayes, un plan daction en vue de la mise en uvre de ces recommandations ainsi que des projections financires. Pour mener bien cette tche, vous devrez tenir compte de ce que vous savez dj de lorganisation et de son secteur dactivit, ainsi que des renseignements additionnels que lon vous a fournis.

    Le rapport doit aussi se pencher sur le manque de fonds pour le fonctionnement de la BPF et sur les sommes mobiliser pour mettre en uvre la stratgie recommande.

    Mthode de travail des candidats et attentes

    Tout au long de la premire anne du programme, les candidats ont appris mettre en application les tapes du document Les tapes pour dfinir une stratgie dactivit. Ils sen sont inspirs pour effectuer plusieurs exercices danalyse de cas, ont reu des commentaires crits sur leur performance et employ la mthode maintes reprises au cours des sessions interactives. Par consquent, les attentes quant la mthode de travail et la performance des candidats sont leves.

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    Mthode recommande

    Pour analyser les options et rsoudre les enjeux prsents dans le cas, lauteur du rapport doit utiliser une approche systmatique. En ce qui concerne le cas ltude, il doit mettre en application les tapes suivantes :

    1. Examiner la situation actuelle, compte tenu des changements survenus dans lenvironnement et mentionns dans le document Renseignements additionnels (p. ex., mettre jour lanalyse FFPM, cerner les objectifs, les contraintes et les prfrences, et prparer une valuation financire). Cet examen permet lauteur du rapport dobtenir une bonne comprhension des faits importants et de cerner les enjeux et les options analyser.

    2. Analyser les options possibles pour rsoudre les enjeux. Les analyses doivent porter sur chacune des options. Elles doivent tre de type qualitatif et faire ressortir les avantages et les inconvnients des options ainsi que de type quantitatif et en faire valoir la faisabilit. Ces analyses doivent tre bien quilibres et dune profondeur approprie. Les renseignements financiers et non financiers pertinents prsents dans lanalyse de la situation doivent tre interprts et pris en compte. En outre, des outils et concepts fonctionnels appropris doivent tre appliqus correctement.

    3. Formuler des recommandations tayes et fournir la preuve que la stratgie recommande est logique et ralisable, et quelle rpond aux directives de Betty Shepherd. La preuve devrait dmontrer que la BPF peut trouver des fonds suffisants pour mettre en uvre la stratgie recommande, respecter le budget et atteindre les moyennes provinciales pour les prts par personne (10,75 prts par rsident) et le service Internet (0,0014 poste Internet par abonn).

    4. Analyser les enjeux secondaires pertinents qui demandent une attention particulire et laborer un plan de mise en uvre. Lanalyse des enjeux secondaires et des enjeux de mise en uvre doit tre incorpore de faon approprie dans les diverses parties du rapport. Le plan de mise en uvre doit inclure les mesures prendre pour tayer les principales recommandations, rsoudre les enjeux oprationnels importants et corriger les faiblesses actuelles, particulirement les enjeux et les faiblesses portant sur les mesures recommandes.

    5. Rdiger un rapport en bonne et due forme lintention du conseil dadministration de la BPF. Le rapport doit en conseiller les membres propos des recommandations proposes et du plan de mise en uvre.

    Rapports suprieurs aux attentes

    En gnral, les auteurs des meilleurs rapports montrent une bonne comprhension des renseignements fournis dans le cas ainsi que la capacit den tirer parti afin deffectuer une analyse pertinente et utile. Ils tmoignent dun bon jugement et de la capacit dappliquer une mthode approprie pour rsoudre les problmes dune entreprise. Ils

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    rglent les questions importantes en recommandant une stratgie ralisable. Ces rapports refltent les dmarches suivantes :

    1. Ils recueillent de faon systmatique les donnes pertinentes se rapportant tant lenvironnement interne quexterne (analyse de la situation) et dterminent les changements pertinents et les plus importants entre lanalyse FFPM prsente dans le Document de base et la situation actuelle dcrite dans les Renseignements additionnels.

    2. Ils utilisent ces donnes pour analyser toutes les options principales et bon nombre des enjeux secondaires.

    3. Pour les options analyses et pour lensemble des recommandations, ils fournissent des solutions convaincantes chacune des questions suivantes :

    a) Quels sont les effets de chaque option sur le nombre de prts par rsident et le service Internet de la BPF par rapport aux moyennes provinciales? (Utilisation des outils dcisionnels et des outils de suivi de la performance)

    b) Quels sont les effets sur le budget de fonctionnement de la BPF? (Utilisation des outils dcisionnels et de lanalyse produits/cots)

    c) Quel est le financement dont la BPF a besoin pour mettre en uvre la stratgie recommande? (Comparaison du manque de fonds avec les fonds disponibles)

    Bien que le cas porte sur un organisme sans but lucratif, ces questions sont sensiblement les mmes que celles que les candidats devraient rsoudre dans un cas portant sur une organisation but lucratif.

    Les propositions les plus convaincantes sont logiques, ralisables et soutenues par des preuves quantitatives exactes reposant sur des hypothses raisonnables ainsi que sur une analyse qualitative quilibre qui tient compte dun vaste ventail de facteurs et de points de vue.

    4. Ils formulent des recommandations qui concordent avec les analyses et qui sont tayes par des tats rcapitulatifs et des prvisions financires contribuant lier les analyses et souligner lincidence globale des recommandations.

    5. Ils prsentent un plan rpondant aux questions (qui?, quoi?, quand? et combien?) essentielles la mise en uvre des recommandations (y compris les enjeux secondaires), traitant les questions non rsolues par ailleurs et attnuant les inconvnients de la stratgie recommande.

    Ces rapports suivent clairement les tapes du document Les tapes pour dfinir une stratgie dactivit.

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    Rapports rpondant aux attentes

    Les auteurs des rapports qui rpondent aux attentes suivent une mthode raisonnable, mais souvent incomplte. Une comparaison avec les meilleurs rapports fait ressortir les diffrences suivantes :

    1. Ils recueillent moins dlments sur les changements pertinents survenus dans les environnements interne et externe entre le Document de base et les Renseignements additionnels et, parfois, ils relvent des points de lanalyse FFPM non pertinents, superflus ou tirs du Document de base.

    2. Ils utilisent moins de donnes sur la situation actuelle pour analyser les options et les enjeux secondaires.

    3. Ils analysent moins doptions, de faon peu approfondie, et fournissent une analyse quantitative plus faible.

    4. Ils examinent sparment les enjeux ou les options, sans prsenter une vue densemble ou sans envisager les choses dans une perspective globale (p. ex., ils ne fournissent pas dtats rcapitulatifs et de prvisions financires qui contribuent lier les analyses et souligner lincidence globale des recommandations).

    5. Ils formulent des recommandations qui concordent avec les analyses, bien quelles soient moins convaincantes et moins tayes.

    6. Ils prsentent un plan de mise en uvre limit qui, souvent, ne rpond pas toutes les questions qui?, quoi?, quand? et combien? lies la stratgie recommande et aux enjeux secondaires.

    Rapports infrieurs aux attentes

    Dans des rapports dont la note est faible, lanalyse des options est trop sommaire, on accorde trop dimportance un ou deux aspects du cas ou, loppos, un grand nombre daspects sont traits, mais de faon superficielle. De plus, ces rapports sappuient souvent sur linformation fournie dans le Document de base plutt que sur les faits nouveaux prsents dans les Renseignements additionnels.

    Certains rapports dont la note est faible refltent une approche simple qui naccorde pas assez dimportance aux enjeux principaux ni aux options importantes. Ces rapports ne traitent pas efficacement le cas de faon complte et intgre. Ainsi, pour bien analyser les options de ce cas, il est ncessaire de recourir une analyse quantitative afin de dterminer la performance par rapport aux principaux paramtres de fonctionnement, dtablir les flux de trsorerie lis aux options et de prvoir les rpercussions sur la performance globale de lorganisation.

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    Commentaires particuliers sur la performance des candidats

    Dans lensemble, la performance des candidats a t satisfaisante. La majorit des candidats :

    1. sefforcent dutiliser un processus systmatique de rsolution de problmes et de prise de dcisions;

    2. se concentrent principalement sur les options dfinies par la haute direction;

    3. traitent les enjeux secondaires et les enjeux de mise en uvre les plus importants;

    4. produisent un rapport dont la prsentation est juge acceptable.

    Points forts des rapports

    Les aspects suivants ont t bien traits :

    1. Actualisation de lanalyse FFPM. La plupart des rapports comprenaient une actualisation satisfaisante de la situation de la BPF.

    2. Intgration des prfrences des principales parties prenantes. Dans lanalyse des options individuelles, presque tous les rapports ont fait rfrence au moins une fois aux prfrences des membres du conseil (p. ex., Iona Noble pense que les succursales sont dune poque rvolue) ou des cadres suprieurs (p. ex., Sylvie Laflamme est en faveur des livres numriques).

    3. valuation financire et valuation du fonctionnement. La plupart des rapports ont prsent une valuation satisfaisante de la situation oprationnelle de la BPF portant habituellement sur les principales cibles de performance que sont le nombre de prts par rsident et le nombre de postes Internet par abonn. Les auteurs des meilleurs rapports ont aussi dtermin que lanalyse financire de la performance de la BPF fournit des renseignements importants (mme si le maire affirme que les ratios habituellement utiliss par les entreprises comme le ratio de rentabilit et le ratio emprunts/capitaux propres ne sappliquent pas aux rseaux de bibliothques ).

    Dans leur valuation, de nombreux rapports ont fidlement appliqu la formule : indiquer le chiffre, sa direction au cours des dernires annes et la raison de son importance. Par exemple :

    Le ratio de liquidit gnrale de la BPF se chiffre 0,34 en 2011 et a chut par rapport 2010. En gnral, un ratio infrieur un talon de 2,0 laisse prsager que lorganisation aura du mal produire des rentres de fonds suffisantes pour respecter ses obligations court terme. Ici, ce faible ratio peut sexpliquer par le fait que la BPF prfre viter demprunter.

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    4. Cibles de fonctionnement. Les cases vides dans le tableau 3 du Document de base ont pu inciter de nombreux candidats calculer, avant de se prsenter lexamen, le nombre de postes Internet par abonn et le nombre de prts par rsident dans la situation actuelle de la BPF. Au cours de lpreuve, la plupart des candidats ont employ les intrants corrects et appliqu les formules appropries dans leur analyse des principales options (Bibliothque Kent et succursales). Un petit nombre de candidats ont soulign que la fermeture de la succursale Carnegie influerait aussi sur ces ratios.

    5. Concepts fonctionnels qualitatifs. La plupart des rapports ont trait de faon satisfaisante les concepts fonctionnels qualitatifs, y compris :

    a) Des concepts relis la gestion stratgique (p. ex., lutte constante des bibliothques pour conserver leur pertinence lre de linformatique), au contrle interne (p. ex., le vol de matriel) et lthique (p. ex., la suggestion de Sylvie Laflamme de dtourner un legs destin lachat de livres en langue sudoise) [composante 3a].

    b) Des concepts relis la gestion de la performance (p. ex., lge et ltat des immeubles Kent et Carnegie) et la gestion financire (p. ex., le programme Achetez une brique) [composante 3b].

    6. Prsentation et communication. Les candidats ont appris en quoi devrait consister un rapport professionnel. La plupart des rapports comprenaient les parties requises, taient rdigs sous forme de texte suivi et, au besoin, sous une forme simplifie (numration). Ils taient assez bien formuls, compte tenu du dlai de quatre heures impos pour lpreuve.

    Amliorations proposes

    Voici un certain nombre de domaines o les rapports pourraient tre amliors dans le cadre dpreuves futures :

    1. Faire rfrence tous les aspects de la situation actuelle. Les auteurs de nombreux rapports ont plusieurs fois fait mention de la mission, des prfrences des parties prenantes et des faiblesses. Mme si ces facteurs sont importants, le fait de les mentionner plusieurs reprises aux dpens de liens plus pertinents lintgration est fastidieux, dnote un manque de prise en considration de lauditoire et donne gnralement lieu une analyse insuffisante.

    Les candidats devraient aussi se souvenir que lanalyse qualitative doit tre prcise. Un nonc tel que Cette option est conforme la mission est peu clairant pour le lecteur, comparativement celui-ci : Le fait doffrir des livres numriques concorde avec la mission de la BPF, qui consiste encourager la lecture et lutilisation des technologies actuelles. Cela va galement dans le sens de la vision de la BPF, qui est de promouvoir lapprentissage autodirig et lducation permanente en fournissant les outils ncessaires la dcouverte.

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    Cette offre contribue rpondre aux besoins informationnels de la collectivit de Ferndale, alors que bon nombre dusagers affirment quil est difficile de prendre le temps de se rendre la bibliothque de nos jours.

    2. tablir la cible dans le cadre de lanalyse de la situation. Dans le cas, la direction de la BPF a un mandat prcis : atteindre les moyennes provinciales pour les prts par rsident (10,75 prts par rsident) et le service Internet (0,0014 poste Internet par abonn). Compte tenu de cette cible prcise, les rapports devraient du coup noncer clairement si les mesures recommandes permettront ou non de latteindre. Il faut donc un talon (indicateur de rfrence) quantitatif. Un nonc comme Cette option ajoute 50 postes, ce qui rpond la cible fixe par le conseil est faux si lorganisation a besoin de 75 postes pour atteindre la cible. Un tel nonc peut galement induire en erreur le lecteur qui nest pas au courant de la cible. tant donn quaucun point nest accord aux noncs faux et trompeurs, les rapports qui prtendent avoir atteint la cible fixe par le conseil sans le dmontrer ont chou.

    Un simple calcul de la cible dans lanalyse de la situation serait utile :

    tablir la cible Abonns 245 600Fois : Moyenne provinciale 0,0014gale : Cible 344Moins : Postes existants 270Postes additionnels ncessaires 74

    3. viter les rptitions et les lments de moindre valeur dans lanalyse de la situation. Les auteurs de nombreux rapports ont appliqu machinalement un modle lanalyse de la situation, ce qui a donn lieu des rptitions inutiles et leur a fait perdre du temps. Les conseils suivants permettront damliorer les rapports :

    a) Habituellement, il suffit dnoncer un point une seule fois il est inutile de le rpter au sein dune catgorie diffrente. Par exemple, la moyenne provinciale de prts par rsident constitue une cible pour la BPF. Une fois ce point mentionn comme une cible, il est inutile de le rpter comme une prfrence de Betty Shepherd (ou encore comme la prfrence du maire). La rptition de points prcis dmontre une pitre comprhension des catgories dans lanalyse de la situation.

    b) Il est inutile de mentionner les prfrences de parties prenantes loignes ayant peu dincidence sur le cas. En outre, il ne faut pas confondre les prfrences avec le fait que des gestionnaires font leur travail ou apportent des faits la discussion. Enfin, le lecteur tire peu de valeur de prfrences non prcises en faveur de rsultats gnralement heureux. Par consquent, le fait de mentionner que les conseillers municipaux recherchent le plus haut niveau de service au cot le plus faible est une vidence daucune utilit pour la direction. Les candidats peuvent tout aussi bien supposer que ltat prfre la conformit avec la loi, que les citoyens prfrent la puret de

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    lair et de leau, et que les clients prfrent des biens et services de grande qualit.

    c) Enfin, le fait de rpter des lments de lanalyse FFPM noncs dans le Document de base najoute aucune valeur et peut induire le lecteur en erreur. Par exemple, il est mentionn dans les Renseignements additionnels que le nombre de rsidents naugmentera pas au cours des prochaines annes . Lauteur dun rapport qui souligne la croissance de Ferndale , comme il est mentionn dans le Document de base, et qui utilise ce point dans son analyse rvle quil ne matrise pas bien le cas.

    4. Utiliser de faon approprie des outils danalyse quantitative. LAnalyse de cas est conue de manire valuer un ventail de comptences quantitatives. Les candidats ayant eu faire plusieurs exercices dans lesquels le choix des investissements jouait un rle important, les auteurs de nombreux rapports ont employ lanalyse de la VAN (valeur actualise nette) de faon inapproprie, aux dpens dautres outils. Dans cet examen, les outils appropris taient les suivants :

    a) Dans le cas des options touchant les bibliothques (Kent, construction de succursales, et Carnegie), le calcul de leffet de loption sur les prts par rsident et les postes Internet par abonn de la BPF procure la plus grande valeur.

    b) Lorsquune option touchant les bibliothques aide la BPF atteindre la moyenne provinciale pour un ou plusieurs ratios de fonctionnement, il faudrait tablir les produits et charges pertinents afin de calculer son incidence sur les flux de trsorerie et les besoins de fonds de fonctionnement de la BPF. La direction peut alors dterminer plus facilement combien dargent il faut recueillir pour mettre en uvre la stratgie recommande et si elle peut respecter le budget deux des trois directives importantes donnes par Betty Shepherd, prsidente du conseil dadministration.

    c) La valeur actualise des dficits de fonctionnement de la BPF sert tablir le montant dargent recueillir au moyen du programme Achetez une brique pour combler le manque de fonds. Les auteurs de rapports qui ont calcul la valeur actualise des flux de trsorerie puis lont appele VAN ont dmontr une pitre utilisation de loutil (aucune soustraction nest faite pour obtenir un montant net ).

    tant donn que les bibliothques ne rapportent aucun produit, il est illogique dessayer de calculer la valeur actualise nette de linvestissement.

    d) Mme si la VAN est approprie pour tablir la viabilit long terme de linvestissement dans les livres numriques, il faut cerner les entres et sorties de fonds pertinentes pour calculer les conomies continues. Lorsque la source des conomies est bien identifie, le calcul de la VAN est simple puisquil ny a pas dconomies fiscales pour un organisme sans but lucratif.

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    e) En ce qui concerne loption touchant le caf-restaurant, il faudrait calculer le seuil de rentabilit daprs la marge bnficiaire brute et les cots fixes attendus (y compris les salaires). Une certaine analyse de sensibilit pour dterminer si la BPF est capable de raliser ces produits donne plus de poids lanalyse. Par exemple, si pour atteindre le seuil de rentabilit, il faut raliser des produits annuels de 172 800 $ et un prix moyen de 4,50 $ par transaction, il faut enregistrer 11 transactions lheure, soit une aux cinq minutes, sans temps perdu prparer la nourriture, commander les fournitures ou faire le mnage.

    Voici les erreurs quantitatives les plus courantes constates dans les rapports :

    a) On na pas tent de dterminer le montant dargent recueillir au moyen du programme Achetez une brique en 2012 pour couvrir les dficits futurs. En raison des carts temporaires dans les flux de trsorerie, il faut tablir la valeur actualise des dficits de fonctionnement.

    b) On na pas tent de comparer les effets des options sur les cibles de prts par rsident ou de poste Internet par abonn. Les rapports qui se sont limits lanalyse financire ont nglig un aspect important des organismes sans but lucratif.

    c) On a recommand la fermeture de la succursale Carnegie sans tenir compte de lincidence de cette option sur les cibles.

    d) On a mis laccent sur les enjeux secondaires au lieu de se pencher sur les options importantes. Par exemple, les auteurs de rapports qui traitent longuement de louverture de cafs-restaurants (une activit qui atteint le seuil de rentabilit) et des livres numriques (125 titres par anne) ont dmontr un pitre jugement et une faible capacit de hirarchiser les enjeux. De mme, les recommandations qui insistent trop sur les enjeux secondaires sont peu utiles si une orientation claire concernant les principaux enjeux nest pas fournie.

    e) On a calcul laugmentation de la subvention de fonctionnement accorde par la ville comme unique (soit 1,1 million de dollars pour trois ans) au lieu dtre consentie chaque anne (soit 1,1 million de dollars en 2013; 2,2 millions de dollars en 2014; 3,3 millions de dollars en 2015).

    f) On a utilis les cots engags pour une succursale (en particulier les salaires), mais on a pris les produits tirs des amendes pour les trois succursales.

    g) On na effectu aucun contrle de vraisemblance. Les auteurs de nombreux rapports ont produit des chiffres sans se demander sils sont vraisemblables.

    5. Analyser les enjeux secondaires et les enjeux de mise en uvre. Une recommandation dune seule phrase ne constitue pas une analyse dun enjeu

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    secondaire ou dun enjeu de mise en uvre. De nombreux candidats gagneraient suivre lexemple suivant pour leurs rapports :

    Problme Sylvie Laflamme se demande si la somme de 60 000 $ qui reste dun legs destin lachat de livres en langue sudoise peut servir lacquisition de livres et de films relis luvre de Shakespeare.

    Consquence Les legs destins une fin particulire doivent tre utiliss comme il tait prvu. Sinon, la BPF briserait son lien de confiance avec les donateurs. tant un service public qui dpend de dons, la BPF doit respecter ses engagements.

    Recommandation Prendre contact avec la famille du donateur pour discuter de la demande limite de documents en langue sudoise. Demander la famille si elle est dispose ce que le legs puisse tre affect dautres fins.

    Mise en uvre Linda Peysar conseille Sylvie Laflamme sur la nature des fonds et legs affects. Mme Laflamme consulte les hritiers du donateur avant la prochaine runion du conseil dadministration.

    6. Sadresser au bon auditoire. De nombreux rapports ont mentionn des liens lintention des correcte