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CONTROLE DE QUALITE
OUTILS D’AIDE AUX
CONTROLEURS DE QUALITE
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PREAMBULE
Vous trouverez dans cette partie des outils d’aide aux contrôleurs pour élaborer les conclusions de leurs rapports
(tirés d’un travail fait par la CROEC Paris IDF)
Ces outils ventilés en trois volets reprendront les manquements les plus fréquents à nos obligations professionnelles
en faisant référence à chaque fois aux textes qui s’appliquent et en partant d’un constat décrit « en gras » dans la
partie OBSERVATIONS.
COMPORTEMENT
PROFESSIONNEL
(CP)
TRAVAUX DE PROFESSIONNEL
(TP)
LUTTE ANTI BLANCHIMENT
(LAB)
CP1 – INDEPENDANCE
CP2 – MAINTIEN DE LA COMPETENCE
CP3 – QUALITE DU TRAVAIL
CP4 – SECRET PROFESSIONNEL et
DEVOIR de DISCRETION
CP5 – DEVOIR DE CONFRATERNITE
CP6 – ACCEPTATION ET MAINTIEN
DES MISSIONS
CP7 – LETTRE DE MISSION
TP1 – PROGRAMMATION DES TRAVAUX
TP2 – DOCUMENTATION DE TRAVAUX
TP3 – UTILISATION DES TRAVAUX
D’AUTRES PROFESSIONNELS
TP4 – DELEGATION ET SUPERVISION
TP5 – RAPPORT
TP6 – SYSTEME QUALITE
LAB 1 – ACCEPTATION ET
MAINTIEN DES
MISSIONS
LAB 2 – PROCEDURES
LAB 3 – DOCUMENTATION
LAB 4 – CLOTURE DES
COMPTES
LAB 5 - FORMATION
Textes Le Code de
Applicables Déontologie (CD)
La Norme Professionnelle des Maîtrises
de la Qualité (NPMQ)
La Norme Anti-Blanchiment
(NAB)
Auxquels il faudra rajouter partiellement l’Ordonnance de 1945 et la Norme Professionnelle NP 2 300
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Avant de détailler les points ci-dessus de manière à identifier les conclusions à émettre suivant la nature des
manquements : Recommandations, observations, observations justifiant un contrôle à un an, il est nécessaire de
rappeler la hiérarchie et le contenu de ces conclusions :
A. RECOMMANDATIONS
Les « Recommandations » sont des propositions d’améliorations dans le cadre de la démarche qualité, notamment
quant à la formalisation des diligences ou la protection du cabinet contre un risque de mise en cause.
B. OBSERVATIONS
Les « Observations » sont à formuler en cas de manquements graves et répétés aux normes ou aux usages de la
profession.
En cas de discordance entre les procédures annoncées dans le contrôle structurel et les constats faits dans les
dossiers lors du contrôle technique, il est absolument indispensable de justifier la (ou les) observation(s) émise(s)
par un contrôle transversal portant sur le manquement relevé et effectué dans un nombre significatif de dossier.
C. OBSERVATIONS JUSTIIFANT UN CONTROLE A UN AN
Lors de la rédaction d’une proposition de « rapport avec observations et nouveau contrôle à un an », seules les
observations justifiant la décision de contrôle à un an seront mentionnées. (Soit c’est un cumul d’observations qui
justifie un contrôle à un an, soit c’est une observation qui justifie à elle seule le contrôle à un an).
En effet, une copie de la synthèse sera jointe au rapport, synthèse sur laquelle figure, s’il y a lieu, le constat de
manquements moins importants, permettant ainsi, que le confrère concerné soit dûment informé de l’ensemble
des insuffisances relevées.
NB : Le Président pourra obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique sur les normes
d’exercice professionnel et notamment la norme Blanchiment.
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COMPORTEMENT
PROFESSIONNEL
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CP1 : INDEPENDANCE : CD. Art 145, 146 et 157
RECOMMANDATIONS
Un groupe de sociétés représente une part importante de votre activité (si + 50%)
Votre activité spécialisée de ………………. vous conduit à dépendre d’un seul client
Votre activité vous conduit à dépendre d’un seul donneur d’ordre
Texte d’explication : « Nous attirons votre attention sur le risque de dépendance né de cette situation eu égard
aux prescriptions de l’Ordonnance de 1945 régissant notre profession (art 22) et du Code de Déontologie.
Les modifications intervenues dans vos conditions d’exercice professionnel doivent faire l’objet d’une
inscription rectificative au tableau
Veiller à ce que la détention de participations financières dans des sociétés commerciales ne fasse pas obstacle
au principe d’indépendance, et mettre en place les mesures de sauvegarde nécessaires le cas échéant (NPMQ,
art 21 à 25)
Obtenir au moins une fois par an une déclaration d’indépendance signée par le personnel (NPMQ art 24)
OBSERVATIONS
Constat : Plus d’observation à formuler pour un client représentant une partie significative de l’activité, voire
client unique, depuis le changement de l’ordonnance. Il reste en observation toute situation irrégulière,
à préciser :
Le contrôle a conduit à constater la situation irrégulière suivante de nature à compromettre votre
indépendance : (décrire)
OBSERVATIONS C + 1 idem à observations
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CP 2 : MAINTIEN DE LA COMPETENCE : CD Art 145 et 148
RECOMMANDATIONS
Veiller à la mise à jour régulière des connaissances et compétences de l’expert-comptable et des
collaborateurs. Conserver les attestations relatives aux formations suivies, et les comptes rendus des
formations internes. S’assurer de la mise à disposition pour tous d’une documentation et d’outils de travail à
jour.
Mettre en place un plan de formation continue pour l’expert-comptable et les collaborateurs du cabinet afin
d’assurer la mise à jour régulière des connaissances et des compétences.
Une formation sur le référentiel normatif pourrait être utilement suivie, et notamment : « le référentiel
normatif et déontologique du professionnel de l’expertise comptable ».
OBSERVATIONS
Constat : Absence de mise en place de démarche de maintien de la compétence, avec déficit constaté dans la
qualité des travaux
Veiller à la mise à jour régulière des connaissances et compétences de l’expert-comptable et des
collaborateurs. Conserver les attestations relatives aux formations suivies, et les comptes rendus des
formations internes. S’assurer de la mise à disposition pour tous d’une documentation et d’outils de travail à
jour.
Mettre en place un plan de formation continue pour l’expert-comptable et les collaborateurs du cabinet afin
d’assurer la mise à jour régulière des connaissances et des compétences.
Une formation sur le référentiel normatif pourrait être utilement suivie, et notamment : « le référentiel
normatif et déontologique du professionnel de l’expertise comptable ».
OBSERVATIONS C+1 NEANT
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CP 3 : QUALITE DES TRAVAUX : CD Art 145 et 148
RECOMMANDATIONS
Manquements ponctuels
OBSERVATIONS
Constat : Problème général sur la qualité des travaux et les documents de synthèse fournis aux clients
La qualité des travaux ne satisfait pas aux normes en vigueur. Une formation sur la Norme Professionnelle de
Maîtrise de la Qualité, ainsi que toutes formations techniques adaptées aux missions du cabinet pourraient être
utilement suivies.
OBSERVATIONS C + 1
Diligences insuffisantes sur les dossiers : Des anomalies significatives ont été constatées
Diligences insuffisantes sur les dossiers : Des retards systématiques dans le traitement des dossiers et le non
respect des obligations déclaratives ont été constatés
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CP 4 : SECRET PROFESSIONNEL ET DEVOIR DE DISCRETION :CD Art 147
RECOMMANDATIONS
Ajouter cette obligation, et le devoir de discrétion, au modèle de contrat de travail et établir des avenants aux
contrats en cours
Etablir pour les collaborateurs anciens un contrat de travail comportant notamment une clause relative au
secret professionnel et de voix de discrétion.
OBSERVATIONS Néant
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CP 5 : DEVOIR DE CONFRATERNITE : CD Art 163
RECOMMANDATION Néant
OBSERVATIONS
Constat : Litige constaté avec un confrère, suite à reprise d’un dossier ne respectant pas la règle confraternelle
Respecter les règles confraternelles relatives à le reprise des dossiers, et notamment courrier à adresser aux
confrères avant l’entrée en fonction
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CP 6 : ACCEPTATION ET MAINTIEN DES MISSIONS : CD Art 150
RECOMMANDATIONS
Formaliser l’appréciation régulière des risques, et de la faisabilité de la mission eu égard notamment au
respect de principe d’indépendance, des compétences et du plan de charge du cabinet
OBSERVATIONS
Constat : acceptation ou maintien constaté de clients ne respectant pas leurs obligations.
Le maintien de clients faisant courir un risque au cabinet a été constaté. Apprécier systématiquement les
risques d’acceptation ou non du maintien des missions, eu égard notamment du respect au principe
d’indépendance, et des manquements éventuels des clients à leurs obligations.
OBSERVATIONS C 1
Le maintien de clients faisant courir un risque au cabinet a été constaté ( décrire)
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CP 7 : LETTRE DE MISSION : CD Art 151
RECOMMANDATIONS
Des lettre de missions complètes, détaillées, à jour et signées, permettent au cabinet de se défendre, en cas de
mise en cause de la responsabilité par un client ou par un tiers. Préciser dans les lettres de missions :
…………………………………..
Des exemples de lettres de mission sont à votre disposition sur la partie privée de notre site (www.oec-
montpellier.org)
Actualiser régulièrement les lettres de mission pour les mettre en accord avec les changements intervenus.
Etablir les lettres de mission pour les quelques clients anciens ou les actualiser pour les mettre en accord…..
Dans le cadre de votre activité de sous-traitance, établir une lettre de mission précisant les modalités de la
collaboration.
Faire signer les conditions générales annexées aux lettres de mission.
Mission de présentation :
Identifier clairement le type de mission proposée, se référant au cadre nominatif actuel (Norme NP
2 300 §11 et A5)
Poursuivre la généralisation de la mission de présentation entreprise, pour mettre les lettres de mission
en cohérence avec l’attestation produite (Norme NP 2 300 §11 et A5)
OBSERVATIONS
Constat : Absence de lettres de missions sur tout ou partie significative des dossiers, lettres de mission
notablement insuffisantes, ou non signées par les clients, lettres de missions non adaptées à la lutte anti-
blanchiment.
Etablir systématiquement un contrat écrit pour tous les clients (modèles sur le site www.oec-montpellier.org)
Etablir un contrat écrit pour les clients anciens.
Des lettres de mission non signées par les clients ne peuvent valablement constituer le contrat prévu par l’art
151 du Code de Déontologie
Insérer systématiquement les clauses adaptées à la lutte anti blanchiment dans la lettre de mission (cf sise ci-
dessus)
OBSERVATIONS C + 1
Aucune lettre de mission établie.
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TRAVAUX DU
PROFESSIONNEL
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TP 1 : PROGRAMMATION DES TRAVAUX : NPMQ § 30.31 et A30.A31
RECOMMANDATIONS
Formaliser de façon systématique la programmation de la mission afin d’assurer la qualité des travaux
réalisés.
OBSERVATIONS
Constat : Diligences mises en œuvre insuffisantes ou aléatoires, et manquements importants constatés, dans les
délais ou la qualité des travaux.
Programmer systématiquement les missions, afin d’assurer la qualité et l’homogénéité des travaux réalisés,
ainsi que le respect des échéances.
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TP 2 : DOCUMENTATION DES TRAVAUX : NPMQ § 45 à 47 ET A54 à A63
RECOMMANDATIONS
Le dossier de travail est la preuve en cas de mise en cause de la responsabilité des diligences accomplies.
Structurer les dossiers et formaliser les notes de travail afin de matérialiser clairement les diligences réalisées.
Conserver les dossiers de travail pendant la durée de la prescription recommandée par le Conseil Supérieur
de l’Ordre des Experts-Comptables (8 ans)
OBSERVATIONS
Constat : Absence de dossiers, dossiers conservés chez les clients ou notablement insignifiants.
Le dossier de travail est un outil au service du cabinet et la preuve, en cas de mise en cause de la
responsabilité, des diligences accomplies.
OBSERVATIONS C + 1
Absence de dossiers de travail
Dossiers insuffisamment structurés ne justifiant pas de diligences réalisées.
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TP 3 : UTILISATION DE TRAVAUX D’AUTRES PROFESSIONNELS
NPMQ § 32 et A34.A35
RECOMMANDATIONS
Formaliser la supervision par l’expert-comptable des travaux sous-traités.
OBSERVATIONS
Constat : Un doute sérieux existe sur l’intervention réelle de l’expert-comptable sur le dossier, les travaux
étant délégués à un autre intervenant.
L’expert-comptable conserve la responsabilité des travaux confiés à d’autres professionnels, et ne peut
déléguer tous ses travaux. Assurer et matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux par
l’expert-comptable.
OBSERVATIONS C + 1
Absence totale de supervision des travaux, entièrement sous-traités à une entreprise de gestion, ou à des
collaborateurs extérieurs au cabinet.
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TP 4 : DELEGATION et SUPERVISION NPMQ § 32 et A34-A35
RECOMMANDATIONS
Matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux des collaborateurs par l’expert-comptable.
Le nombre maximum de comptables salariés dont les services sont susceptibles d’être utilisés par un
professionnel de l’expertise comptable est fixé à quinze (Décret du 30 mars 2012. Art 3132)
OBSERVATIONS
Constat : Un doute sérieux existe de la supervision réelle des collaborateurs par l’expert-comptable,
notamment en présence d’un chef de bureau ayant seul la relation client, ou dans un bureau secondaire.
L’expert-comptable ne peut déléguer tous ses travaux et conserve la responsabilité finale de la mission.
Certains actes (signature des lettres de mission, attestations, rapports) sont de la responsabilité exclusive de
l’expert-comptable, et ne peuvent être délégués.
Assurer et matérialiser la supervision pour justifier le contrôle des travaux des collaborateurs par l’expert-
comptable.
Idem pour bureau secondaire.
OBSERVATIONS C + 1
Absence totale de supervision des travaux par l’expert-comptable.
Délégation à un non membre de l’Ordre des interventions qui sont du ressort exclusif de l’expert-comptable.
Absence de supervision de l’expert-comptable, en particulier au bureau secondaire……, qui est dirigé par un
non membre de l’Ordre.
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TP 5 : RAPPORT Ord 1945 Art 2 et NP 2 300 §19 à 24 et A12
RECOMMANDATIONS
Signer les rapports de fin de mission (attestation pour les missions de présentation et compte-rendu de travaux
pour les missions sans formulation d’opinion) (Ord 1945 Art 2)
Conserver une copie signée des rapports de fin de mission (Ord 1945 Art 2 )
Mettre en adéquation le rapport avec le type de mission (Ord 1945 Art 2)
Généraliser, à l’issue de la mission, une communication écrite destinée au seul client ayant notamment pour
objectif de purger au mieux l’obligation de conseil, ce y compris pour les missions connexes à la mission
comptable principale et les dossiers ne comportant pas l’établissement des comptes annuels (Ord 1945 Art 2)
La formulation de l’opinion dans l’attestation est normée. (NP 2 300 § 19 à 24 et A12)
En présence d’un commissaire aux comptes, l’expert-comptable n’a pas à délivrer d’attestation, sauf
considérations particulières, mais un compte rendu de travaux sans formulation d’opinion (NP 2 300 § 19 à 24
et A12)
OBSERVATIONS
Constat : Absence de rapports, absence d’attestation pour les missions de présentation
Etablir systématiquement le rapport prévu par l’article 2 de l’ordonnance de 1945, à mettre en adéquation
avec le type de mission réalisée (attestation pour les missions de présentation et compte-rendu de travaux pour
les missions sans formulation d’opinion)
La mission de présentation des comptes annuels ayant pour objet la formulation d’une assurance sur les
comptes, établir systématiquement l’attestation prévue par la norme spécifique relative à ce type de mission,
avec les observations nécessaires, le cas échéant.
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
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TP 6 : SYSTEME QUALITE NPMQ § 16 et A32
RECOMMANDATIONS
Mettre en place et assurer le suivi d’un système de contrôle qualité comprenant les politiques et procédures
relatifs à chacun des domaines suivants :
o responsabilités de l’équipe dirigeante concernant la qualité au sein de la structure
o règles de déontologie pertinente
o acceptation et maintien de relations clients ou adhérents et de mission particulières
o ressources humaines
o réalisation des missions
Consigner par écrit les procédures de contrôle interne du cabinet. Une formation pourrait être utilement suivie,
et notamment : Le Manuel de procédures du cabinet d’expertise comptable : obligation du référentiel
normatif.
Mettre en place un processus de surveillance destiné à fournir l’assurance raisonnable que les procédures
relatives au système de contrôle qualité fonctionnent efficacement.
OBSERVATIONS
NEANT
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
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LUTTE ANTI
BLANCHIMENT
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LAB 1 : ACCEPTATION ET MAINTIEN DES MISSIONS NAB § 6 0 10 et 14
RECOMMANDATIONS
Matérialiser l’analyse des risques
Définir le niveau de vigilance :
o à l’égard du client
o à l’égard des opérations réalisées
OBSERVATIONS
Constat : Absence de documentation concernant l’identification du client ou du bénéficiaire effectif.
Recueillir systématiquement la documentation concernant l’identification du client et du bénéficiaire effectif.
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
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LAB 2 : PROCEDURES NAB § 21 et suivants ; 11, 12 et 13
RECOMMANDATIONS
Etablir des procédures et des dispositions relatives à la lutte anti-blanchiment
Intégrer des points de la lutte anti-blanchiment dans le programme des travaux
Mettre en place les procédures de contrôle interne.
OBSERVATIONS
Constat : Absence de fiche de contrôle anti-blanchiment (acceptation mission, réalisation des travaux),
supervision)
Insérer dans les dossiers de travail les documents préconisés par l’OEC.
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
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LAB 3 : DOCUMENTATION NAB § 14
RECOMMANDATIONS
Conserver au dossier les documents relatifs à l’application de la NAB.
OBSERVATIONS
NEANT
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
NB RAPPEL DES DELAIS DE CONSERVATION
Pendant toute la durée de la mission et 5 ans après sa fin :
o Documents d’identité du client et des bénéficiaires effectifs
o Extraits de registres légaux pour les personnes morales
o Fiches d’identification des risques spécifiques du client et de l’activité
o Eléments de détermination du niveau de vigilance applicable
Pendant 5 ans après la réalisation de l’opération :
o Notes de travail sur l’examen des opérations réalisées par le client
o Documents justificatifs de l’origine/destination des fonds
o Analyses ayant permis de conclure qu’il y ait ou non à déclaration
o Copie de la déclaration de soupçons et les documents joints
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LAB 4 : CLOTURE DES COMPTES NAB § 11, 12, 13 et 14
RECOMMANDATIONS
Respecter les obligations de vigilance et les matérialiser
Matérialiser la problématique anti-blanchiment dans la supervision des travaux et notamment la note de
synthèse
OBSERVATIONS
NEANT
OBSERVATIONS C + 1
NEANT
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LAB 5 : FORMATION NAB § 27
RECOMMANDATIONS
Former systématiquement les collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment
OBSERVATIONS
Constat : Absence de formation des experts et collaborateurs. Il existe un minimum de procédures.
Former systématiquement experts et collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment
OBSERVATIONS C + 1
Former obligatoirement dans l’année experts et collaborateurs à la Norme Anti-Blanchiment
Mettre en place la Norme Anti-Blanchiment
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DOCUMENTATION : Guide d’application de la LAB : Obligations relatives aux procédures et
mesures de contrôle interne. Extrait.
Nature du document
Conservation
DT / hors DT
Fiche d’identification du client ou adhérent (personnes physiques et morales) et du
bénéficiaire effectif
DT
Copie des documents officiels d’identification recueillis (personnes physiques et
personnes morales)
DT
Fiche d’acceptation de mission adaptée aux problématiques LAB
DT
Lettre de mission adaptée LAB
DT
Fiche de travail et autres documents justifiant des contrôles spécifiques sur certaines
opérations dans le cadre de l’obligation de vigilance
DT
Double de la déclaration de soupçons et autres documents y afférents (dont les FT
susmentionnées)
Hors DT
Fiche de synthèse de la mission adaptée aux problématiques LAB
DT
Fiche d’actualisation périodique des éléments d’identification du client et de
l’évaluation du risque
DT