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1Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr
pour davantage pour davantage d’efficacité au quotidiend’efficacité au quotidien
Gérer ses Gérer ses priorités priorités
Josette Dubost
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2Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 2
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3Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 3
??
Urgent et pas Urgent et pas importantimportant
Urgent et Urgent et importantimportant
Important et Important et pas urgentpas urgent
Pas urgent et Pas urgent et pas importantpas important
PrioritésPriorités
Gérer ses prioritésGérer ses priorités• C’est avoir les idées clairesC’est avoir les idées claires• C’est être réactif(ve)C’est être réactif(ve)• C’est faire des choix et les assumerC’est faire des choix et les assumer• C’est oser refuser C’est oser refuser • C’est prendre le risque de déplaireC’est prendre le risque de déplaire• C’est gravir un escalier sans sauterC’est gravir un escalier sans sauter
de marchede marche
C’est avoir en permanenceC’est avoir en permanenceune casserole de lait une casserole de lait
sur le feu ! sur le feu !
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4Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 4
Efficacité… Efficacité… (Larousse)
• C’est être une force agissante.C’est être une force agissante.
• C’est produire l’effet attendu.C’est produire l’effet attendu.
• C’est C’est quelqu’un dont les actions quelqu’un dont les actions aboutissent aboutissent
à des résultats utiles.à des résultats utiles.
Josette Dubost
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5Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 5
et Excellenceet Excellence
Josette Dubost
• C’est faire bien la première fois et mieux C’est faire bien la première fois et mieux encore la fois suivante,encore la fois suivante,
• C’est donc s’améliorer sans cesse.C’est donc s’améliorer sans cesse.
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6Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 6
C’est la mise en place d’éléments constitutifsC’est la mise en place d’éléments constitutifsque l’on fait converger vers un but déterminéque l’on fait converger vers un but déterminé
dans une durée préalablement mesuréedans une durée préalablement mesuréeen respectant un délai fixéen respectant un délai fixé
Une bonne gestion suppose 2 chosesUne bonne gestion suppose 2 choses
Une méthodeUne méthode
11Une techniqueUne technique
22
Gestion du tempsGestion du temps
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7Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 7
Histoire de budgetHistoire de budget
Josette Dubost
2 000 € / Mois2 000 € / MoisCharges fixesCharges fixes
Charges variablesCharges variables
ImprévusImprévus
Charges fixesCharges fixes
Charges variablesCharges variables
ImprévusImprévus
8 H / Jour8 H / Jour
Conservez toujours du temps pour les imprévus.Conservez toujours du temps pour les imprévus.
Environ 40 %Environ 40 %
Entrée(s)Entrée(s) SortiesSorties SortiesSortiesEntrée(s)Entrée(s)
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8Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 8
Plan de LaswellPlan de Laswell
Josette Dubost
QQQQCC
CCOOQQ
PP
Quoi ?Quoi ?Quand ?Quand ?Combien ?Combien ?
«Les 6 serviteurs de l’homme»«Les 6 serviteurs de l’homme»KiplingKipling
Mémorisable par CQQCOQPMémorisable par CQQCOQP
CommentCommentOù ?Où ?Qui ?Qui ?
Pourquoi ?Pourquoi ?
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9Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 9
ÉtapesÉtapes
1 Déterminer les objectifs
2Mettre à platles activités
3Analyser
4Réfléchir
5Prioriser
Josette Dubost
ENSEMBLEENSEMBLE
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10Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 10
Objectif Objectif (Larousse)
• AVOIR UNAVOIR UN : but, cible que quelqu’un doit atteindre. : but, cible que quelqu’un doit atteindre.
• ÊTREÊTRE : qui existe indépendamment de la pensée. : qui existe indépendamment de la pensée.
Qui ne fait pas intervenir d’éléments Qui ne fait pas intervenir d’éléments
affectifs ou personnels dans ses jugements.affectifs ou personnels dans ses jugements.
«Après avoir irrémédiablement perdu de vue notre objectif
nous avons du redoubler d’effort»
Samuel Langhorne Clemens Samuel Langhorne Clemens dit Mark Twaindit Mark Twain
Josette Dubost
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11Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 11
L’objectifL’objectif
C’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENTC’EST UN VERBE ET UN MOUVEMENT
SS
MM
AA
RR
TT
SS
MM
AA
RR
TT
SpécifiqueSpécifique
MesurableMesurable
RéalisableRéalisable
AcceptéAccepté
TemporiséTemporisé
Josette Dubost
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12Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 12
Bonnes questionsBonnes questions
Se mettre d’accord Se mettre d’accord sur un mode de fonctionnement sur un mode de fonctionnement
et s’y teniret s’y tenir
Josette Dubost
QuellesQuellestâchestâches
QuelleQuelleorganisationorganisation
QuellesQuellesattentesattentes
QuellesQuellesressourcesressources
??
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13Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 13
C’est arranger son travail, ses affaires, C’est arranger son travail, ses affaires, de façon efficace, harmonieuse,de façon efficace, harmonieuse,
C’est se préparer dans un but précis.C’est se préparer dans un but précis.
Organisation Organisation (Larousse) (Larousse)
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14Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 14
1 - Titre de votre fonction1 - Titre de votre fonction
3 - Missions de votre fonction3 - Missions de votre fonction
6 - Modes opératoires de votre fonction6 - Modes opératoires de votre fonction
5 - Tâches de votre fonction5 - Tâches de votre fonction
2 - Objectif(s) de votre fonction2 - Objectif(s) de votre fonction
4 - Activités de votre fonction4 - Activités de votre fonction
Missions de traitement de l’informationMissions de traitement de l’information
Missions d’organisation / gestion Missions d’organisation / gestion
Missions de médiationMissions de médiation
Missions de managementMissions de management
Descriptif de fonctionDescriptif de fonction
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15Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 15
Grille d’analyseGrille d’analyse
Josette Dubost
ACTIVITESACTIVITES 11 22 33 44
AgendaAgenda
FacturationFacturation
Fournitures et matérielsFournitures et matériels
Gestion du personnelGestion du personnel
Production documentaireProduction documentaire
RéunionsRéunions
Salons professionnelsSalons professionnels
Suivi budgétaireSuivi budgétaire
Suivi dossier clientsSuivi dossier clients
Traitement de l’informationTraitement de l’information
11URGENCEURGENCE
22IMPORTANCEIMPORTANCE
3 3 DUREEDUREE
en %en %
44PERIODICITESPERIODICITES
J, Hjm, M3vm, Ad2…J, Hjm, M3vm, Ad2…
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16Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 16
Temps souhaitableTemps souhaitable
M ilieuM ilieu M atièreM atière M éthodeM éthode M ain-d’œuvreM ain-d’œuvre M onnaieM onnaie M atérielM atériel
M ilieuM ilieu M atièreM atière M éthodeM éthode M ain-d’œuvreM ain-d’œuvre M onnaieM onnaie M atérielM atériel
• Appliquez le diagramme Appliquez le diagramme d’Hishikawa,d’Hishikawa,
• Utilisez les 6 «M»,Utilisez les 6 «M»,• Créez un tableau comparatif.Créez un tableau comparatif.
Trop de temps passé sur le courrier !
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17Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 17
Boucle de l’organisation efficienteBoucle de l’organisation efficiente
1
Fixez-vous un but précis :Fixez-vous un but précis :
Qu’est-ce que j’ai à faire ?Qu’est-ce que j’ai à faire ? De quoi s’agit-il ?De quoi s’agit-il ? Qu’est-ce qu’on attend de moi ?Qu’est-ce qu’on attend de moi ?
2
Survolez et listez les actions :Survolez et listez les actions :
Prévoyez le résultat visé,Prévoyez le résultat visé, Élaborez un plan de travail.Élaborez un plan de travail.
3
Distinguez l’urgent.Distinguez l’urgent.
4 Repérez l’important.Repérez l’important.
5
• Evaluez la durée.Evaluez la durée.• Clarifiez le délai.Clarifiez le délai.• Assurez-vous de Assurez-vous de la compatibilité des deux.la compatibilité des deux.
6
Établissez la liste des : Établissez la liste des :
Actions immédiates,Actions immédiates, Actions à reporter si besoinActions à reporter si besoin est (postériorités).est (postériorités).
7
Finalisez :Finalisez :
Répertoriez les personnes, Répertoriez les personnes, Listez les moyens,Listez les moyens, Prévoyez le matériel.Prévoyez le matériel. Gardez du temps pour lesGardez du temps pour les imprévus (60/40)imprévus (60/40)
8Contrôlez la Contrôlez la réalisation réalisation de l’objectif.de l’objectif.
Josette Dubost
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18Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 18
Ai-je une vision claire des objectifs de ma fonction ? Ai-je des objectifs à atteindre pour l’année en cours ? Les attentes spécifiques de mon manager sont-elles bien identifiées ? Suis-je régulièrement informé(e) des affaires en cours ? Ai-je une parfaite connaissance de la structure des dossiers ? Mon organisation quotidienne est-elle rigoureuse et sans faille ? Les priorités sont-elles clairement déterminées ? Mes outils d’organisation sont-ils totalement fiables ? Ai-je connaissance de toutes les ressources ? Ai-je créé un mode opératoire de mon secrétariat pour pallier toute absence ?
Gestion quotidienneGestion quotidienne
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19Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 19
Listez toutes vos activités sur une année,Listez toutes vos activités sur une année, Appréhendez les différentes périodicités des activités,Appréhendez les différentes périodicités des activités, Identifiez les pics de surcharge pour y faire face,Identifiez les pics de surcharge pour y faire face, Élaborez un tableau de bord prévisionnel,Élaborez un tableau de bord prévisionnel, Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain,Planifiez vos tâches la veille pour le lendemain, Faites le point sur votre journée,Faites le point sur votre journée, Suivez vos actions et anticipez les événements,Suivez vos actions et anticipez les événements,
Le petit plus…Le petit plus…
Rangez et classez quotidiennement.Rangez et classez quotidiennement.
Quittez votre secrétariat le soir Quittez votre secrétariat le soir comme si vous ne reveniez pas le lendemain.comme si vous ne reveniez pas le lendemain.
Réalisez le MODE OPERATOIRERéalisez le MODE OPERATOIREde votre secrétariat.de votre secrétariat.
PréconisationsPréconisations
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20Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 20
Un emploi du temps ne s’improvise pasUn emploi du temps ne s’improvise pas
Temps ciseléTemps ciselé
• Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon,Ayez le réflexe agenda, gomme, crayon,• Utilisez de préférence un agenda électronique,Utilisez de préférence un agenda électronique,• Notez tous les temps de votre vie,Notez tous les temps de votre vie,• Prévoyez les Prévoyez les duréesdurées (vous), (vous),• Anticipez sur les Anticipez sur les délais délais (votre manager),(votre manager),• ET… gardez du temps pour les imprévus.ET… gardez du temps pour les imprévus.
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21Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 21
Chassez Chassez les «4 R»les «4 R»
Appliquez Appliquez les «4 P»les «4 P»
PenserPenser PrévoirPrévoir PréparerPréparer PlanifierPlanifier
ReprendreReprendre RésoudreRésoudre RefaireRefaire RonchonnerRonchonner
Bonnes et mauvaises pratiquesBonnes et mauvaises pratiques
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22Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 22
Utilisez échéancier et pense-bête électronique,Utilisez échéancier et pense-bête électronique, Répertoriez toutes vos adresses,Répertoriez toutes vos adresses, Créez des formulaires et des modèles,Créez des formulaires et des modèles, Concevez des check-lists,Concevez des check-lists, Gérez les agendas et organisez les réunionsGérez les agendas et organisez les réunions électroniquement,électroniquement, Travaillez sous charte graphique,Travaillez sous charte graphique, Gérez vos absences,Gérez vos absences, Informatisez votre plan de classement / rangement,Informatisez votre plan de classement / rangement, Répertoriez vos sites favoris,Répertoriez vos sites favoris, Réalisez le «book» de votre secrétariat,Réalisez le «book» de votre secrétariat, Tenez vous informée de l’évolution des outils,Tenez vous informée de l’évolution des outils, Élaborez, quand nécessaire, un Plan d’Objectif Personnel.Élaborez, quand nécessaire, un Plan d’Objectif Personnel.
B.U.A. B.U.A. (Boîte à Utiles de l’Assistante)(Boîte à Utiles de l’Assistante)
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23Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 23
«Là, tout n’est qu’ordre et beauté, «Là, tout n’est qu’ordre et beauté, luxe, calme et volupté»luxe, calme et volupté»
Charles BaudelaireCharles Baudelaire
A la japonaise : A la japonaise : 5 «S»5 «S»
SS EIRI EIRI DEBARASSERDEBARASSER
SS EITON EITON RANGERRANGER
SS EISO EISO NETTOYERNETTOYER
SS EIKETSU EIKETSU STANDARDISERSTANDARDISER
SS HITSUKE HITSUKE PROGRESSERPROGRESSER
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24Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 24
««Ne pas prévoirNe pas prévoirc’est déjà gémirc’est déjà gémir»»
Léonard de VinciLéonard de Vinci
««Il faut d’abord savoir ce que l’on veut,Il faut d’abord savoir ce que l’on veut,il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite avoir le courage de le dire, il faut ensuite l’énergie de le faireil faut ensuite l’énergie de le faire»»
Georges ClemenceauGeorges Clemenceau
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25Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 25
««Si tu veux profiter de ta vieSi tu veux profiter de ta vieapprends à profiterapprends à profiter
de ta simple journéede ta simple journée»»
ConfuciusConfucius
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26Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 26
Aller plus loin…Aller plus loin…
Josette Dubost
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27Département Secrétariat / Accueil01 44 94 16 16 – www.demos.fr 27
Monsieur Jean WemaëreMonsieur Jean WemaërePrésident Directeur généralPrésident Directeur généralde DEMOS GROUPde DEMOS GROUPet son équipe vous remercient et son équipe vous remercient pour la confiance témoignée. pour la confiance témoignée.
DEMOS GROUPDEMOS GROUPpartenaire de LA CITpartenaire de LA CITÉÉ des échanges des échanges
Josette Dubost