Tour de table…
• Votre nom et celui de votre organisation• Un de ses processus• Un de ses projets
Gestion de projets à impact sociétal
Objectif • Posséder les compétences nécessaires pour :
– sélectionner au sein de vos activités un projet en fonctions des opportunités, des besoins, des ressources et de l’impact recherché
– utiliser divers outils pour la planification de vos projets– communiquer vos projet à l’interne et à l’externe– mettre en œuvre vos projets et les suivre dans leur réalisation– évaluer vos projets et leur impact à court, moyen et long terme
Contenu– Cohérence et alignement stratégique– Planification essentielle– Gouvernance– Communication externe et interne– Exécution et suivi– Evaluation
Une question de cohérence…D’où viennent les projets ?
Sa mission:le modèle permanent
L’organisation est un subtil assemblage
Vale
urs
Sa gestion:le modèle relationnel
Vale
urs
Sa vision:le modèle dynamique
Les valeurs formentl’axe central
de sa cohérence
Qui peut être représenté par des canevas…
Et c’est de là que naissent les projets!
Projets «prestation»
Clients etbénéficiaires
Projets «organisation»
Que l’on peut classer en grandes catégories
Implantation Amélioration Elimination
Organisation
Prestation
But
Type
Ce sont des prestations, c’est-à-dire des services ou des produits, que l’organisation fournit à ses clients, usagers et bénéficiaires, et qui sont réalisés sous la forme de projets et non de production «en série»
Ce sont des projets que l’organisation réalise pour elle-même, en fonction de sa stratégie, pouvant s’appliquer autant sur l’environnement interne que l’environnement externe
Ce sont des projets qui implantent quelque chose de nouveau, qui n’existait pas encore
Ce sont des projets qui améliorent quelque chose qui existe déjà
Ce sont des projets qui éliminent quelque chose qui existe
I have a dream ?
Vos valeurs, votre mission et votre vision
Les notions de «bien et mal» La raison d’être de l’organisation
La vision du futur Dans son contexte et dans son environnement
De votre organisation
Les valeurs étant…• Les fondations de l’organisation• Et le principal élément de cohérence
Les valeurs
…à l’origine de la culture organisationnelle et des principes d’actions
Les valeurs
Croyances individuelles
Culture organisationnelle
Valeurs partagées
Eléments de l’énoncé de la mission
• Eléments obligatoires :– Quoi (étendue, cadre)– Pour qui (positionnement)– Visant (légitimité)
• Eléments optionnels :– Valeurs (de l’organisation)– Comportements (recherchés)– Compétences (de l’organisation)
• Exemple:“ Rendre le sourire à ceux qui n’osent pas le faire, par des services odontologiques personnalisés. “
(Une clinique dentaire)
Quoi
Pour qui
Visa
nt
Comportements
Com
pétences
Vale
urs
Exercice• Utilisez le document ci-dessous, que
vous avez probablement déjà complété et partagez vos impressions avec le groupe
Temps à disposition: 15 minutes
Et pour choisirle bon projet ?
Processus de sélection des projets
Vision
Stratégie
Projets
Projetssélectionnés
Valeurs
Mission Projets
Analysedes besoins
Critèrespondérés
Critèresgénériques
Elaboration des critères de sélection de projets
Exercice• Utilisez le document
«Critères de sélection stratégique de projets»
• Pour choisir les vôtres• Pour en rajouter d’autres• Pour les pondérer• Pour partager avec le groupe
Temps à disposition: 5+10 minutes
Dans quel contexte?
Image riche du contexte Les règles sont très simples!
Où?
Ne pas oublier les relations…
Exemple d’image riche: producteurs de manioc à Kinshasa
Où?
Qui influence – PESTEL ?Où?
Politique
Social Technologique
Légal
Environnemental
Politique
SocialTechnologique
Légal
Environnemental Economique
Exercice• En vous basant sur l’idée de vos
projets, choisissez la technique de l’«Image riche» ou celle de l’«Analyse PESTEL», faites-la et exposez vos chefs-d'œuvre sur les murs
Temps à disposition: 15+5 minutes
PAUSE !
Provoquer de l’impact en répondant aux besoins?
On peut analyser ces besoins ?
Accomplissement personnel (morale, créativité,…)
Estime (confiance, respect, estime
personnelle)
Besoins sociaux (amour, amitié, appartenance, politique,
intimité)
Sécurité (du corps, de l'emploi, de la santé, de la
propriété)
Besoins physiologiques (manger, boire, dormir, respirer)
Se mettre dans la peau du client
Ou dans la peau du processus de l’organisation !
Le triangle des domaines de résultats• Efficience:
– Obtenir plus avec moins de ressources
• Efficacité:– Des produits et services de qualité– Faire ce qu’on a prévu
• Effectivité (ou impact)– Faire ce qui doit être fait– Produire les bénéfices attendus
Effectivité
Effectivité:• Clientèles• Impact• Utilité
EfficacitéEfficacité:• Organisation• Processus• Produits et services
Effic
ienc
e
Efficience:• Ressources• Infrastructure• Procédures
Exercice• Choisissez un de vos projets, et, dans
celui-ci, un de vos publics cibles…• Faites le voyage mental et mettez-vous
dans sa peau!
• Faites l’exercice, essayez de répondre aux questions…
• Réfléchissez a cette dernière question: «Comment allez-vous vérifier si ce que vous imaginez est vrai?»
Temps à disposition: 10+5 (énoncer 1 des besoins)
Etes-vous logique ?
Pourquoi ? – Arbre de problèmes
• On part d’un problème central
• On descend en listant les causes:
– Pourquoi… pourquoi…pourquoi?
• On remonte en listant les conséquences:
– Et alors… et alors… et alors?
Production du beurre de karité basse et de faible qualité
Causes
Conséquences
Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité
Production du beurre de karité basse et de faible qualité
Longs déplacements à
pied
Chaleur et dangers élevés
(morsures)
Transports des noix très pénible
Opérations essentiellement
manuelles
Opérations en contexte pénible
Mauvaises procédures d’hygiène
Conditionnement inadéquat
Exode rural
Qualité basseet inconstante
Opérations très lentes
Cueillette desnoix de karité
difficileCauses
Problème central
Peu de débouchés
locaux
Prix de vente bas et fluctuant
Aucun débouché à l’internationalConséquences
Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité
Exemple d’arbre de problèmes: beurre de karité
Visant? – transformation en arbre d’objectif
• On modifie l’arbre, transformant le problème central en une situation positive (objectif)
• On descend en regardant les leviers (pour cela, il faut que…)
• On remonte en faisant la même chose(donc, si j’ai cette situation, il est possible que…)
Production de beurre de karité augmentée
et de meilleure qualité
Leviers
Impacts
Production du beurre de karité basse et de faible qualité
Longs déplacements à
pied
Chaleur et dangers élevés
(morsures)
Transports des noix très pénible
Opérations essentiellement
manuelles
Opérations en contexte pénible
Mauvaises procédures d’hygiène
Conditionnement inadéquat
Exode rural
Qualité basseet inconstante
Opérations très lentes
Cueillette desnoix de karité
difficile
Peu de débouchés
locaux
Prix de vente bas et fluctuant
Aucun débouché à l’international
Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité
Déplacements facilités
Dangersdiminués
(morsures)
Transports des noix facilité (motorisé)
Opérationspartiellement mécanisées
Opérations en contexte
plus favorable
Procédures d’hygiène
appliquées
Conditionnement adéquat
Meilleures conditions de vie
locale
Qualité améliorée et standardisée
Opérations 10 fois plus
rapides
Cueillette desnoix de karité moins difficile
Leviers, résultatsimmédiats
Production du beurre de karité augmentée et de
meilleure qualitéObjectif spécifique
Marché local intéressé
Prix de vente correct et stable
Débouchés potentiels à
l’internationalImpacts
Exemple d’arbre d’objectifs: beurre de karité
Exercice• Choisissez le problème central de
votre principal public-cible• Imaginez les causes• Imaginez les conséquences• Cherchez quelles conséquences
pourraient réalimenter les causes• Transformez-le en arbre d’objectifs• Imaginez des alternatives de projets…Temps à disposition: 20+20
minutes
Et pour choisirle bon projet ?
Zoned’intervention
Hors du cadred’intervention
Stratégie d’intervention - hypothèses
Projets
L’application des critères de sélection sur les projets
Exercice• Vous avez probablement détecté
quelques idées de projets lors de l’exercice précédent…
• Appliquez-leur les critères de sélection!
• Quel est le gagnant?
Temps à disposition:
INTERVALLE !
Mettre en piècespour mieux construire ?
Arbre des livrables…• On «démonte» le produit final en pièces détachées• Si le produit final est intangible, on considère alors le service réalisé• On utilise le bon sens! (pas besoin d’aller jusqu’à la plus petite catelle…)
…que l’on transforme ensuite en blocs de travail
…et en liste d’activités ! • Construire ma nouvelle demeure
– Construire la maison• Réaliser le gros œuvre
– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois– Poser le toit 1 mois
• Faire les finitions– Réaliser les installations 2 mois– Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois– Installer la cuisine (les équipements) 1 mois
– Monter le garage• Monter les murs et le sol 1 mois• Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours
– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies 15 jours• Semer la pelouse 1 semaine• Préparer le potager
Exercice• Et si nous testions ensemble la
création – d’un arbre de livrables et – d’une liste des activités
• pour un projet moins «matériel» ?
• Exemples:– Une fête au village– Un cours de cuisine traditionnelle– Un spectacle de danse– …
• A vous de proposer et de choisir!
Temps à disposition: 15+25 minutes
Et maintenant, c’est au tour votre projet!
Comm.
Quelques aspects de la planification
CoûtsRH
PilotageRisques
Qualité
Temps et délais
Mais avec quoi on fait tout ça?
Les ressources « PEMIF »
• Attention, on ne parle pas que de ressources humaines! (on ne devrait pas dire « ressources »)
• On parle de bien plus. PEMIF est l’adaptation de la classification anglaise 4M1B :
– Personnes Men
– Equipements Machines
– Matériels Materials
– Installations Buildings
– Finances Money
…on ajoute les ressources et le personnel• Construire ma nouvelle demeure
– Construire la maison• Réaliser le gros œuvre
– Faire les fondationsExcavatrice, tracs
– Monter les murs Briques, maçons
– Poser le toit Bois, charpentiers
• Faire les finitions– Réaliser les installations
Electriciens– Peindre (l’extérieur et l’intérieur)
Plâtriers, peintres– Installer la cuisine (les équipements) Catelle,
poseur
– Monter le garage• Monter les murs et le sol Briques,
maçons– Poser le toit et la porte (électrique) Bois,
charpentiers
– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies Plantes,
paysagiste, jardiniers• Semer la pelouse Gazon,
jardinier• Préparer le potager Plantons,
jardiniers
Et en plus il faut les planifier!• Planifier les ressources est un processus d’identification et de calcul qui
comporte:– Relevé des nécessités: les ressources pour exécuter chaque activité doivent être
identifiées et évaluées en quantité et qualité (personnes et autres)– Appel au jugement de spécialistes: qui peuvent contribuer au projet par leur
expériences antérieures, validant et ajustant les relevés antérieurs– Identification d’alternatives possibles, par des processus d’analyse, de recherche et de
créativité (brainstorm)– Prise de décision, par l’utilisation d’outils d’aide à la décision, tels que l’analyse
multicritères, et sélection de la meilleure alternative, répondant aux exigences de coût, délais et qualité
– Analyse de l’impact de la disponibilité des ressources sur l’échéancier avec réajustement des quantités et vice-versa
Attention, on ne peut réduire la gestation d’un bébé à 4 mois ½ en la confiant à deux mamans !
Liste des activités, ressources, coûts et timing
Exercice• Utilisez le tableau ci-dessous pour
définir les premières colonnes de la liste de vos activités et ressources
Temps à disposition: 15+10 minutes
PAUSE !
Faut pas se presser…!
On ajoute des durées à la liste des activités• Construire ma nouvelle demeure
– Construire la maison• Réaliser le gros œuvre
– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois– Poser le toit 1 mois
• Faire les finitions– Réaliser les installations 2 mois– Peindre (l’extérieur et l’intérieur) 1 mois– Installer la cuisine (les équipements) 1 mois
– Monter le garage• Monter les murs et le sol 1 mois• Poser le toit et la porte (électrique) 15 jours
– Exécuter les travaux de jardin• Planter les arbres et les haies 15 jours• Semer la pelouse 1 semaine• Préparer le potager 15 jours
Et si on se trompait ?• Construire ma nouvelle demeure
– Construire la maison• Réaliser le gros œuvre
– Poser le toit 1 mois– Faire les fondations 3 mois– Monter les murs 2 mois
Donc… avant, pendant ou après ?
Anesthésie
Opération
Fin à début On ne peut commencer à opéreravant d’avoir terminé d’appliquerl’anesthésie…
Publicité TV
Publicité radio
Début à début La campagne de publicité à laradio ne peut commencer quelorsque celle à la télévisioncommence
Creuser le tunnel
Evacuer le remblai
Fin à fin On ne peut finir de transporterle remblai que si l’on a fini decreuser le tunnel
Centrale hydraulique
Centrale à gaz
Début à fin On ne peut arrêter la centrale àgaz que lorsque la centralehydraulique commence à tourner
On peut le faire comme ça…
N° Nom de la tâche Durée Début
1 Donner un cours de GG 17 jours Lun 19.01.092 Préparer les objectifs éducationnels 2 jours Lun 19.01.09
3 Préparer les cours 9 jours Mer 21.01.094 Préparer les supports 7 jours Mer 21.01.095 Jours 1 et 2 4 jours Mer 21.01.09
6 Jours 3 3 jours Mar 27.01.09
7 Préparer les exercices 4 jours Lun 26.01.098 Exercices 1 et 2 1 jour Lun 26.01.09
9 Exercices 3 1 jour Jeu 29.01.09
10 Préparer le matériel auxiliaire 1 jour Mar 27.01.09
11 Reproduire le matériel de cours 2 jours Ven 30.01.09
12 Animer les cours 6 jours Mar 03.02.0913 Jour 1 1 jour Mar 03.02.09
14 Jour 2 1 jour Mer 04.02.09
15 Jour 3 1 jour Mar 10.02.09
V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J12 Jan 09 19 Jan 09 26 Jan 09 02 Fév 09 09 Fév 09
On comme ça…
Location voitureSélection photos
AménagementCréer
l’itinéraireConduire
Gantt!
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 15 20 25
Exercice• A vous de créer votre échéancier
Temps à disposition:
Ça va faire mal docteur ?
Types de dépenses• Variables
– Dépenses proportionnelles à la quantité de ressources allouées et utilisées (p.ex.: main d’œuvre directe, matière première)
• Semi-variables– Dépenses liées par « forfaits » à la production
(p.ex. location d’une voiture avec kilométrage illimité, certaines assurances)
• Fixes associées à certaines ressources– Dépenses associées à la mise à disposition d’une ressource, qu’elle soit utilisée ou non (p.ex.: loyer,
abonnement internet)
• Fournitures– Dépenses associées aux fournitures diverses utilisées ou consommées au long de certaines activités
(p.ex.: électricité, réseau, téléphone, papier)
• Prix, amendes– Dépenses dues à des clauses contractuelles
(p.ex. retards)
Budget – ne pas oublier! Alimentation et boissons Communications internes Equipements Imprévus Installations Loyers et autres locations Matière première Marges de réserve! Presse, affichage, communication externe Salaires et charges salariales Services de tiers Transports …
Le budget est-il toujours faux ?
* La tendance naturelle est de surestimer les coûts pour avoir de la “réserve”
Type d’estimation Quandest-elle faite ? A quoi sert-elle? Erreur
probable *
Par ordre de grandeur Très tôt dans le cycle de vie du projet, durant la phase d’identification
Pour avoir une première approximation servant aux décisions de sélection d’alternatives
De -25% à +75%
Par recherche d’informationset calculs
Relativement tôt, lors de l’identification et de la planification
A prévoir les dépenses dans les plans budgétaires
De -10% à +25%
Accompagnement Plus tard dans le projet, durant la phase d’exécution
Fournit des détails pour les achats, en estimant les coûts réels
De -5% à +10%
Dépenses mensuelles et cumulées – la courbe en S
PlanificationExécution & contrôleFinalisation
PlanificationExécution & contrôleFinalisation
1ère tranche
2ème tranche
Final
Exercice• Utilisez le formulaire de la liste des
activités et des ressources pour y inclure la prévision de vos dépenses
Temps à disposition: 10+10 minutes
INTERVALLE !