GUIDE DU PROGRAMME DE SÉCURITÉ INDUSTRIELLE (PSI)

ENQUÊTE DE SÉCURITÉ SUR LES ORGANISATIONS

Renseignements et biens Enquête de sécurité sur les organisations

Enquête de sécurité sur le personnel

CLASSIFIÉIntérêt national

Très secret Attestation de sécurité d’in-stallations

Très secret

Secret Secret

PROTÉGÉIntérêt non national

Protégé C Vérification d’organisation désignée Cote de fiabilité Protégé B

Protégé A

Vérification d’organisation désignée (VOD)

Étape 1 : Vous devez obtenir un numéro d’entreprise – approvisionnement (NEA). Pour ce faire, vous devez vous inscrire dans le système Données d’inscription des fournisseurs (DIF).

Voici des éléments qui peuvent retarder cette étape :

Le numéro d’entreprise est inexact (les neuf premiers chiffres de votre numéro TPS/TVH)

La raison sociale de votre entreprise n’est pas à jour avec l’Agence du revenu du Canada (ARC). Ces renseignements doivent être exacts.

Étape 2 : Une source approuvée et reconnue par le Programme de sécurité industrielle (PSI) doit demander l’enquête de sécurité sur votre organisation en présentant une demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) au PSI. Les sources approuvées comprennent les suivantes : un agent d’approvisionnement du gouvernement (consultez ce site pour trouver le répertoire des agents), un agent de sécurité ou un gestionnaire de projet du gouvernement chargé du projet pour lequel vous avez fait une soumission ou comptez en faire une et une administration nationale et désignée de la sécurité au nom d’une entreprise ou d’un gouvernement étranger qui octroie un contrat à votre organisation.

Étape 3 : Après la réception d’une demande d’ESOSP valide d’une source approuvée, le PSI communiquera avec votre organisation par courriel ou par la poste pour demander des renseignements, y compris les suivants :

des renseignements sur votre organisation, notamment sa structure, sa propriété et son statut juridique.

la nomination d’un agent de sécurité d’entreprise (ASE) et d’un agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER) (consultez le lien pour plus de renseignements sur les responsabilités d’un ASE et sur sa nomination).

les formulaires et documents d’enquête de sécurité pertinents pour l’ASE et l’ASER. Les formulaires de l’ASE doivent être accompagnés de copies claires (recto verso) de deux pièces d’identité avec photo. Les pièces d’identité acceptables sont : un passeport, une carte de citoyenneté, un permis de conduite, une carte de résident permanent ou toute autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, émise au Canada et indiquant la date de naissance.

l’identité des cadres supérieurs clés (CSC), notamment les propriétaires, les administrateurs, les dirigeants ou les associés. Bien que ces personnes ne fassent pas l’objet d’une enquête de sécurité à ce niveau, elles doivent quand même être identifiées aux fins de l’évaluation de l’organisation.

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Si le contrat exige la conservation, le stockage ou le traitement de renseignements Protégés dans les lieux de votre organisation, le PSI organisera une visite d’un agent régional de la sécurité industrielle qui fera une inspection de la sécurité physique et/ou de la sécurité de la technologie d’information dans les lieux de vote organisation. Il se peut que vous soyez obligés de mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires dans les lieux de votre organisation afin de répondre aux exigences du contrat.

Étape 4 : Une fois que le PSI a reçu tous les documents exigés, il commencera le processus d’enquête de sécurité de l’ASE et de l’ASER. Si des renseignements supplémentaires sont requis pour mener à bien ces enquêtes, par exemple, des empreintes digitales, le PSI communiquera avec votre organisation. Le PSI enverra l’accord sur la sécurité signé et le formulaire d’attestation de l’agent de sécurité d’entreprise ou de l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant pour qu’ils soient signés et retournés au PSI.

Étape 5 : Si aucun autre renseignement n’est requis, le PSI enverra à l’organisation une lettre pour l’informer de l’octroi de la vérification d’organisation désignée (VOD). Il est recommandé de conserver une copie de cette lettre dans vos dossiers. Vous avez maintenant le droit d’exécuter des contrats de niveau PROTÉGÉ. La VOD doit être renouvelée tous les trois ans.

Attestation de sécurité d’installations (ASI)

Étape 1 : Vous devez obtenir un numéro d’entreprise – approvisionnement (NEA). Pour ce faire, vous devez vous inscrire dans le système Données d’inscription des fournisseurs (DIF).

Étape 2 : Une source approuvée et reconnue par le PSI doit demander l’enquête de sécurité sur votre organisation en présentant une demande d’enquête de sécurité sur une organisation du secteur privé (ESOSP) au PSI. Les sources approuvées comprennent les suivantes : un agent d’approvisionnement du gouvernement (consultez ce site pour trouver le répertoire des agents), un agent de sécurité ou un gestionnaire de projet du gouvernement chargé du projet pour lequel vous avez fait une soumission ou comptez en faire une ou une administration nationale et désignée de la sécurité au nom d’une entreprise ou d’un gouvernement étranger qui octroie un contrat à votre organisation.

Étape 3 : Après la réception d’une demande d’ESOSP valide d’une source approuvée, le PSI communiquera avec votre organisation par courriel ou par la poste pour demander des renseignements, y compris les suivants :

l’identification et l’évaluation de la propriété.

l’identification des propriétaires, des administrateurs, des dirigeants ou des associés et la sélection des cadres supérieurs clés (CSC). Les CSC sont notamment les propriétaires, les dirigeants, les administrateurs, les cadres et les associés qui occupent des postes pouvant leur permettre d’exercer une influence sur les politiques ou les pratiques de l’organisation dans l’exécution des contrats de niveau Protégé et Classifié. Par exemple, un CSC peut être une personne qui siège au conseil d’administration de votre organisation, mais qui ne s’occupe pas de la gestion quotidienne de l’organisation.

la nomination d’un agent de sécurité d’entreprise (ASE) et d’un agent de sécurité d’entreprise remplaçant (ASER) (consultez le lien pour plus de renseignements sur les responsabilités d’un ASE et sur sa nomination).

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les formulaires et documents d’enquête de sécurité pertinents pour l’ASE, l’ASER et les CDC. Ces personnes doivent obtenir une attestation au même niveau que l’attestation de sécurité d’installations. Les formulaires de l’ASE doivent être accompagnés de copies claires (recto verso) de deux pièces d’identité avec photo. Les pièces d’identité acceptables sont : un passeport, une carte de citoyenneté, un permis de conduite, une carte de résident permanent ou toute autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, émise au Canada et indiquant la date de naissance.

Si le contrat exige la conservation, le stockage ou le traitement de renseignements Protégés ou Classifiés dans vos installations, le PSI organisera une visite d’un agent régional de la sécurité industrielle qui fera une inspection de la sécurité physique et/ou de la sécurité de la technologie d’information dans les lieux de l’organisation. Il se peut que vous soyez obligés de mettre en œuvre des mesures de sécurité supplémentaires dans les lieux de votre organisation afin de répondre aux exigences du contrat.

Étape 4 : L’ASE de l’organisation déterminera quels employés ont besoin de faire l’objet d’une enquête de sécurité afin de travailler sur le contrat et il prendra les mesures suivantes :

vérifier l’identité de l’employé (deux pièces d’identité). Les pièces d’identité acceptables sont : un passeport, une carte de citoyenneté, un permis de conduite, une carte de résident permanent ou toute autre pièce d’identité délivrée par le gouvernement, émise au Canada et indiquant la date de naissance.

s’assurer que les employés ont bien rempli les formulaires d’enquête sur la sécurité fournis par le PSI.

vérifier les données suivantes sur les employés : date de naissance, adresse, scolarité et compétences professionnelles, antécédents professionnels et références personnelles.

examiner les formulaires pour s’assurer qu’ils sont complets, entre autres, les signatures et initiales. Utilisez les outils pour les agents de sécurité d’entreprise, comme les erreurs les plus fréquentes et la liste de vérification pour vous assurer que les formulaires ont été remplis correctement avant de les envoyer au PSI. Les formulaires qui n’ont pas été remplis correctement seront refusés.

soumettre les formulaires remplis directement aux responsables du PSI.

Si les formulaires d’enquête de sécurité ne sont pas remplis correctement, cela retardera le processus. Par exemple :

Le demandeur n’a pas fourni son nom de famille à la naissance.

Le demandeur a inscrit un surnom au lieu de son prénom (par exemple : Bill au lieu de William, Tom au lieu de Thomas).

Le demandeur est arrivé au Canada au cours des cinq dernières années, mais il n’a pas joint de copie de ses documents d’immigration à son formulaire.

Il y a des lacunes dans l’historique de résidence du client (il y a des périodes pour lesquelles aucune adresse n’est fournie).

Le demandeur a fourni une case postale au lieu d’une adresse (cela est inacceptable).

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Dans le cas des demandes de reproduction ou de transfert, le demandeur n’a pas fourni le nom du Ministère ayant traité la demande.

Le demandeur n’a indiqué qu’une déclaration de culpabilité alors qu’en réalité, il y en a plus d’une.

Le demandeur a omis d’inscrire une ancienne déclaration de culpabilité parce qu’il croyait qu’elle avait été effacée de la base de données. (Remarque : Toutes les condamnations pour des infractions criminelles à l’égard desquelles aucun pardon n’a été accordé se trouvent toujours dans la base de données.)

Pour vérifier si les formulaires sont bien remplis, consultez la liste de vérification fournie par le Programme de sécurité industrielle.

Étape 5 : Après la réception de ces renseignements, le PSI commence le processus d’enquête :

vérifier que tous les formulaires ont été remplis correctement. Les demandes incomplètes seront retournées et vous devrez les soumettre à nouveau;

faire des vérifications auprès de partenaires du milieu de la sécurité;

réaliser des entrevues, au besoin;

vérifier les empreintes digitales de l’employé, au besoin. Lorsque des empreintes digitales sont requises, le PSI enverra une demande par télécopieur à l’ASE pour demander les empreintes digitales de la personne concernée. Vous aurez 30 jours pour faire prendre les empreintes et les envoyer au PSI. Des empreintes digitales sont toujours exigées dans les cas où un casier judiciaire a été déclaré. Elles peuvent également être exigées même si les personnes n’ont pas de casier judiciaire.

évaluer les renseignements fournis par les partenaires du milieu de la sécurité et analyser les formulaires avant d’accorder ou de refuser une autorisation.

Les employés obtiendront une cote de fiabilité pour les renseignements de niveau PROTÉGÉ ou une cote de sécurité pour les renseignements de niveau CONFIDENTIEL, SECRET OU TRÈS SECRET.

Étape 6 : Le PSI reçoit les formulaires, vérifie les formulaires d’enquête de sécurité sur le personnel, ainsi que tout formulaire d’enquête sur l’organisation et informe l’organisation si d’autres renseignements sont requis. Lorsque tous les employés identifiés comme devant avoir accès aux renseignements, biens ou lieux de travail du gouvernement à accès réglementé ont fait l’objet d’une enquête (et ont obtenu une attestation de sécurité du personnel valide), le PSI enverra l’accord sur la sécurité signé et le formulaire d’attestation de l’agent de sécurité d’entreprise ou de l’agent de sécurité d’entreprise remplaçant pour qu’ils soient signés et retournés au PSI.

Étape 7 : Si aucun autre renseignement n’est requis, le PSI enverra à l’organisation une lettre pour l’informer de l’octroi de l’attestation de sécurité d’installations (ASI). Il est recommandé de conserver une copie de cette lettre dans vos dossiers. Vous avez maintenant le droit d’exécuter des contrats du gouvernement fédéral de niveau PROTÉGÉ ainsi que des contrats de niveau CLASSIFIÉ en fonction du niveau de l’ASI qui vous a été octroyé. Cette attestation doit être renouvelée tous les ans ou tous les deux ans selon le niveau de sécurité.

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RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES

Processus de soumission http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/sc-cs-fra.html#bidd

Possibilités de contrats internationaux http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/sc-cs-fra.html#inte

Demandes de visite des lieux ayant un accès réglementé http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/dv-rfv-fra.html

Sécurité des sous-contrats http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/ss-fra.html

Sécurité physique http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/sp-ps-fra.html

Transfert de biens et de renseignements Protégés et Classifiés http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/trbcp-tcpis-fra.html

Signalement des incidents de sécurité http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ssi-iss-services/incidents-fra.html

RESSOURCES

• Site Web du Programme de sécurité industrielle (PSI) : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/index-fra.html

• Demande d’enquête de sécurité sur une organisation : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pdf/so-os-sheets-fra.pdf

• Attestation de sécurité pour les employés : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pdf/se-pss-sheets-fra.pdf

• Niveaux de sécurité : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pdf/ns-sl-sheets-fra.pdf

• Nomination d’un agent de sécurité d’entreprise : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pdf/ase-cso-sheets-fra.pdf

• Survol du Programme de sécurité industrielle (PSI) : http://ssi-iss.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pdf/psi-isp-brochure-fra.pdf

Remarque : Le présent document a pour but de servir de guide seulement. Si vous avez des questions, veuillez vous adresser directement au Programme de sécurité industrielle :

Téléphone Sans frais : 1-866-368-4646

Région de la capitale nationale : 613-948-4176

Du lundi au vendredi de 8 h 00 à 17 h 00 (heure de l’Est)

Télécopieur Enquête de sécurité sur le personnel : 613-948-1711

Enquête de sécurité sur les organisations / Inscription des organisations : 613-948-1762

Sécurité industrielle internationale, visites et transmission de renseignements Classifiés ou Protégés : 613-948-1712

Adresse postale et de messagerie Programme de sécurité industrielle, TPSGC Spécifiez la division (si connue) 2745, rue Iris a/s Salle de courrier principale de TPSGC Place du Portage, Phase III, 0B3 11, rue Laurier Gatineau QC K1A 0S5

Courriel ssi-iss@tpsgc-pwgsc.gc.ca