Download ppt - La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008 La gestion de projet chez Easi-Wal Aide-mémoire À extraire pour le triptique de bureau Octobre

La gestion de projet chez Easi-Wal : Aide mémoire_Octobre 2008

La gestion de projet chez Easi-Wal

Aide-mémoire

À extraire pour le triptique de bureau

Octobre 2008


"Le temps nécessaire pour accomplir une tâche varie en fonction du temps disponible"

"Chaque chose prend plus de temps qu'on ne l'imagine au départ"

"L’individu va spontanément vers ce qui est facile ou ce qui lui fait plaisir et s'arrange pour fuir ou repousser ce qui est difficile ou lui procure un déplaisir"

"Au delà d'un certain seuil, la productivité du temps investi décroît puis devient négative"

"Tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s'il était effectué de manière continue"

… le faites-vous aussi … ?

CHECK-LISTE 6 : pour tous … ne pas oublier …

Les règles de temps …

Le 80-20

Ne pas se laisser systématiquement

interrompre

Plus on a de temps, plus on en prend

Se discipliner …

On estime toujours trop court …


Contenu

FICHES METHODES

1 : Les activités d’Easi-Wal2 : Qu’est ce qu’un projet?3 : Un projet se gère4 : Les qualités d’un chef de projet5 : Les 6 phases d’un projet6 : Les outputs de chaque phase7 : Les acteurs8 : Rôles du chef de projet et du commissaire9 : Le pilotage du projet10 : Acteurs, comités et degré d’implication11 : Acteurs et flux d’information « reporting »

CHECK-LISTE : les questions à se poser

1 : pour le chef de projet2 : pour le commissaire3 : pour l’équipe projet4 : pour les fonctions transversales5 : Objectifs SMART6 : les règles du temps

MODELES

1 : le dossier projet2 : Exemple de scenarios3 : Le plan de communication4 : Le reporting d’avancement5 : Le planning détaillé6 : Fiche « changement de périmètre »7 : Aide pour l’« évaluation des risques »

ZOOM sur les rôles et responsabilités


MODELES


FICHES METHODE


Le dossier projet permet de systématiser la formalisation des « éléments de référence » relatifs au projet, par le commissaire ou par le chef de projet selon les éléments.

Le dossier devra être constitué pour chaque nouveau projet lancé par Easi-Wal, avec validation pour chaque partie du dossier par le commissaire en charge et/ou commissaire.

1. L’output de la phase 1 : Initiation (ordre de mission) Rempli par le commissaire en charge lors de la phase d’initiation ;

Description des éléments de contexte et des objectifs du projet, des contraintes, de sa criticité.

2. L’output de la phase 2 : Etude Remplie par le chef de projet lors de la phase d’étude ;

Scenarios utilisateurs (avec personas), options de réalisation, étapes du projet et 1er plan d’actions, conditions de mises en œuvre et risques potentiels ;

Si marché, premiers éléments du CSC.

3. L’output de la phase 3 : Modalités de réalisation Détail des modalités de réalisation : option choisie, planning détaillé, plan de communication,

interactions avec les services transversaux, … ;

Si marché, la partie 3 référencera le CSC (+ rapport de sélection du fournisseur) qui aura été lancé en début de phase 3 (lien avec PuRe).

MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (1/2)

Les modèles se trouvent sur le serveur


FICHE METHODE 1 : Les activités d’Easi-Wal

Les différents types d’activités menées au

quotidien

Étude

veille

Projet Apport d’expertise

Maintenance et suivi opérationnel

« Core business » d’Easi-Wal1

activité

DES PHASES

UNE STRUCTURE DE GESTION ET DE REPORTING

DES ROLES ET DES RESPONSABILITES

méthode de gestion adaptée


Éléments de référence

Date XX

Les éléments de référence du projet peuvent évoluer dans le temps en fonction des aléas de la phase de réalisation qui pourraient justifier une modification du planning détaillé et des étapes, voire des phases et du timing initialement prévus. Un autre document aura pour but de formaliser systématiquement ces évolutions : le suivi de réalisation ou état d’avancement du projet.

1

2

3

Dossier projet

Suivi de réalisation (reporting

d’état d’avancemen

t)

Suivi projet

Si modifications importantes lors de la réalisation du projet, la partie 3 (voire 1 et 2) de la dossier projet pourrait être mise à jour

Éléments de référence

Date YY

1

2’

3’

Suivi de réalisation (reporting

d’état d’avancemen

t)

MODELE 1 : Le dossier projet – les éléments de référence (2/2)


FICHE METHODE 2 : Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet

OBJECTIFS

Client ou Usager

(interne, externe)

Produits finis

Livrables

Contraintes

TempsRessources

(fin, mat, RH)Budget

Périmètre

Structure de gouvernance

Un débu

tUne fin

Solution ou opportunité

Multi -disciplinaire

Unique


MODELE 2 : Exemples de scenarios (1/2)

Quelques “bons” scenarios :

Pour le site Easi en refonte

Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais savoir quel concurrent a été retenu et quels étaient les autres sociétés qui ont remis une offre.

Je suis responsable d'entreprise et je n'ai pas été retenu pour un marché. Je voudrais connaîre les critères déterminants qui ont motivé ce refus.

Pour le portail patrimoine

Mon cabinet est aménagé dans une maison de maître classée, je souhaite connaître les aides et subsides liés au classement, et notamment les éléments de déductibilité fiscale.

Je me rends compte que je peux trouver un boulot dans la construction. On m’a dit qu’il existe une école pratique qui apprend à travailler des charpentes en bois et de pratiquer la taille d’ardoises à l’ancienne, je voudrais en savoir plus et connaître les conditions d’admission.


Gestion des aspects

transversaux

FICHE METHODE 3 : Un projet se gère

Gérer le projet

Gérer son temps

Maîtriser le cadre

(périmètre, dépendances,

change request)

Anticiper,gérer les

risques et les points en suspens

Gestion de la

qualité

Gérer les ressources et

planifier(fin, rh, mat)

Gérer le changemen

t

Gérer la documentatio

n

φ 1

φ 2

φ 3

φ 4

φ 5

φ 6

Acteur1 Acteur2 ActeurN…

List

e de

s tâ

ches

Rendre compte : reporting et

suivi

Communication

Legal

Sécurité

…


MODELE 2 : Exemples de scenarios (2/2)

Un mauvais exemple …

Remplissant mon formulaire de demande de prime électroniquement, j'ai vu qu'on pouvait le signer avec sa carte d'identité électronique que je viens justement de recevoir mais qu'il faut se procurer un lecteur de carte. Je me dis que cet appareil servira bien à autre chose comme signer ma déclaration d'impôt et je vais donc en acheter un. Je n'arrive pas à l'installer sur mon ordinateur et, comme j'ai obtenu toutes mes informations auprès du guichet à l'énergie, je m'y rends pour qu'ils me montrent comment faire. Puisqu'ils proposent de signer une prime de la sorte, ils doivent bien savoir.

… en bonne version, ce serait …

Je remplis un formulaire en ligne et je vois qu'on peut le signer électroniquement. Je dispose d'une carte d'identité électronique mais je ne sais pas comment l'utiliser et je voudrais savoir comment faire.

Le site ou l'application de vra répondre d'une manière ou d'une autre à cette question de l'usager


Le Savoir-Faire

C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques

en produits, process, services,...

Savoir-faire théorique

Savoir-faire technique

Savoir-faire organisationnel

Savoir-faire managérial

Le Savoir-Faire

C'est le champ de l'opérationnel, l'art de transformer des savoirs théoriques

en produits, process, services,...

Savoir-faire théorique

Savoir-faire technique

Savoir-faire organisationnel

Savoir-faire managérial

Le Savoir

C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait

Savoir théorique

Savoir technique

Le Savoir

C'est le champ du conceptuel et de l'abstrait

Savoir théorique

Savoir technique

Le Savoir-EtreC'est le champ de l'interpersonnel et

du relationnel

Communiquer

Echanger

Négocier

Motiver

Transmettre

Animer

Le Savoir-EtreC'est le champ de l'interpersonnel et

du relationnel

Communiquer

Echanger

Négocier

Motiver

Transmettre

Animer

FICHE METHODE 4 : Les qualités d’un chef de projet


MODELE 3 : Le plan de communication

Quatre éléments à définir dans un plan de communication relatif à un projet : vers qui communiquer (acteurs), quel sera le type d’information à communiquer (objet de communication), sur quel support et à quel moment (fréquence et timing).

Acteurs Objets de communication

Easi-WalLes membres du comité législatifs

Les fonctionnaires

… Le grand public

DESCRIPTION du projet

Communication sur l'AVANCEMENT du projet

Communication des RESULTATS INTERMEDIAIRES concrets

…

Communication des RESULTATS FINAUX

Type de support et fréquence / timing


Phase d’ opportunité

Action/projet de simplification ou

d’e-govA intégrer dans

le Plan d’Action?

FICHE METHODE 5 : Les 6 phases d’un projet

Phase 1 : Initiation

Est-on capable de la

faire en interne ou

doit-on passer par un/des marché(s)

externe(s) ?

Phase 2: Étude

Comment va-t-on le faire?

Phase 3 : Réalisatio

n

Être « USER AWARE »

Réaliser le projet

Phase 4 : Validation

Validation du client :

s’assurer que le résultat

correspond à la demande

Phase 5 : Finalisatio

n

Faire en sorte que ce

soit « utilisable » livrer un produit fini

Phase 6 : Bilan

Externe : Est-ce utilisé? Est-

ce que cela fonctionne

bien?Interne : ressources,

délais, budget, …

PROJETDe l’idée au

projet

Si marché : définir éléments

de base pour CSC

Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur

Si marché : faire valider le

CSC et la sélection

Si marché : évaluation du sous-traitant


MODELE 4 : Le reporting d’avancement (1/2)

Statut en date du date :

Phase 1 :

I nitiation

Phase 2 :

Etude

Phase 3 :

Réalisation

Phase 4 :

Validation

Phase 5 :

Finalisation

Phase 6 :

Bilan Ter miné Ter miné En cours (Vert

orange rouge)

Synthèse : - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - 1. Evolutions depuis le dernier reporting Oui/non Commentaires Changement de phase ?

Réalisations particulières ?

- livrables

- produits fi nis - validations

- …

Changement de périmètre ?

…

2. Prochaines étapes – dans le mois (éventuellement annexer planning détaillé) Oui/non Détail Echéances ?

Livrables ?

Validations ?

Comité de pilotage ?

Autres points importants dans le

mois ?

Besoin de coordination au sein

diu pôle, avec un autre pôle, avec une f onction transversale ?

…


Phase d’ opportunité

Action/projet de simplification ou

d’e-govA intégrer dans

le Plan d’Action?

FICHE METHODE 6 : Les outputs de chaque phase

Output: Plan d’actions Note du Gouv. Notes officielles pour les projets supplémentaires

Output Dossier projet partie 1: Ordre de mission (description, contraintes, criticité, besoin marché ou non)

Output Dossier projet partie 2 : Etude (scenarios, options, plan d’action, conditions de mise en œuvre, risques+ Eléments de base pour le marché)

Output (1) CSC et désignation du fournisseur (2) Dossier projet partie 3 : Modalités de réalisation (3) Outputs spécifiques (4) Reporting d'avancement

Output Compte-rendus de validation

Output PV de clôture + réception provisoire Produit « qui tourne » Documents de support Formation

Output Compte-rendus des bilans interne et externe Réception définitive Plan d’action suite au bilan (communication, mesures…)

PROJETDe l’idée au

projet


Est-on capable de la

faire en interne ou

doit-on passer par un/des marché(s)

externe(s) ?

Phase 2: Étude

Comment va-t-on le faire?

Phase 3 : Réalisatio

n

Être « USER AWARE »

Réaliser le projet

Phase 4 : Validation

Validation du client :

s’assurer que le résultat

correspond à la demande

Phase 5 : Finalisation

Faire en sorte que ce soit

« utilisable » livrer un produit fini

Phase 6 : Bilan

Externe : Est-ce utilisé? Est-

ce que cela fonctionne

bien?Interne : ressources,

délais, budget, …Si marché :

définir éléments de base pour

CSC

Si marché : rédiger CSC et sélectionner fournisseur

Si marché : faire valider le

CSC et la sélection

Si marché : évaluation du sous-traitant


MODELE 4 : Le reporting d’avancement (2/2)

3. Points à risque et risques Oui

/ non Explication Impacts :

échéance, budget, …

Niveau de risque

Action proposée

Modifi cation de périmètre

Délais (pas respecté ou on nticipe que pas

tenable)

Problème sur un marché Problème de budget Problème de ressources Problème de

collaboration avec

demandeur

… 4. Décisions à prendre

Decision Impacts si pas de décision Ex : Postposer ou non, renf orcer l’équipe,

élargir le périmètre, …

Niveau derisque

Signification

Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation est quasi certaine, les impactsseront très importants pour le projet sirien n’est fait

Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation peut être évitée ou retardéesignificativement moyennant des actionsrapides, les impacts seront significatifspour le projet

Le risque existe, il est peu probable qu’ilse réalise, les impacts seront limités pourle projet

Le risque existe et il est sous contrôle, saréalisation est peu probable et lesimpacts seront faibles


est celui qui …

… exprime un besoinL’initiateur (usager, Easi-Wal, Administration,

Cabinet) … est gardien du projet (en général, le commissaire en charge, exceptionnellement le(s) Cabinet(s))

Le sponsor

… contrôle l’avancement du projet, aide à la résolution des problèmes, prend les décisions stratégiques

Le comité de pilotage

… est responsable de la gestion du projet au jour le jour

Le « chef » de projet

… est en charge de réaliser / exécuter les activités du projet

Chaque membre de l’équipe projet (interne ou externe)

… intervient ponctuellement dans le projet pour ses compétences spécifiques ou interagit avec le projet

Chaque autre personne ressource

… …

FICHE METHODE 7 : Les acteurs


MODELE 5 : Le planning détaillé (input/complément au reporting d’avancement)

Janv Févr Mars Avr Mai Juin Juil Août Sept Oct Nov Déc Janv Févr Mars Avr Mai JuinPhase 1 : Initiation Référence

ActualiséPhase 2 : Etude Référence

ActualiséPhase 3 : Réalisation

Etape 1 RéférenceActualisé

Etape 2 RéférenceActualisé

Phase 4 : ValidationEtape 1 Référence

ActualiséEtape 2 Référence

ActualiséPhase 5 : Finalisation Référence

ActualiséPhase 6 : Bilan Référence

Actualisé

2008 2009Phases Etapes


Chef de projet = coordinateur, chef d’orchestre

o est responsable de la gestion du projet au jour le jour

o anticipe les risques et les points de blocage, propose des solutions et fait remonter ces points pour information, avis, décision au commissaire en charge

o propose et fait en sorte de prendre/faire prendre toutes les mesures qui s’imposent pour que le projet aboutisse selon les modalités prévues

Commissaire en charge

o est gardien de la vision et des objectifs du projet

o valide les options prises

o prend les décisions qui s’imposent suite aux risques détectés ou aux problèmes identifiés par le chef de projet (qui aura fait des propositions de solutions)

o valide la communication vis-à-vis des tiers

o arbitre les priorités

o recadre si nécessaire

FICHE METHODE 8 : Rôles du chef de projet et du commissaire en charge


MODELE 6 : Fiche “changement de périmètre”

(input/complément pour reporting d’avancement)

Description de la demande :

Objectifs :

Risques de ne pas le faire :

Alternatives :

Impacts :

- Charge :

- Délais :

- Ressources :

Proposition :


FICHE METHODE 9 : Le pilotage du projet

Comités Objectifs Participants FréquenceComité projet Point sur l'avancement du projet et des livrables

Collecter les éléments "sources de risques" et les difficultésAnticiper les besoins (ressources, …)

- Systématiquement : chef de projet + équipe projet- A la demande, fonction de l'agenda : commissaire en charge, fonctions transversales

- a priori min 1x/15 jours en préparation de la REQ de pôleMAIS peut être plus fréquent en fonction de la durée du projet et des phases en cours

Comité de pilotage Suivi de l'exécution de la mission en veillant à - la coordination administrative + vérification de la conformité par rapport au CSC- la coordination des actions des différents acteurs- la définition des priorités- la gestion du changement- la gestion de l'avancement du marché- ...

- Représentant(s) du pouvoir adjudicateur- Représentant(s) du prestataire de services- Autres : à définir en fonction du projet - Invités en fonction des sujets à traiter- Présidence : représentant du pouvoir adjudicateur- Compte-rendu par l'adjudicataire

- au minimum au démarrage/à la fin de chaque grande étape du projet (avec un minimum de 1x/trimestre)- ad hoc en fonction des éventuels décisions à prendre ou recadrages à faire

REQ de pôles Reporting sur les projets du pôle par chaque chef de projet - point d'avancement sur chacun des projets + risques identifiés, difficultés, décisions à prendre- point sur les aspects transversaux de chaque projet

- les chefs de projet du pôle et leur commissaire

1x/15 jours

REQ plénière - connaître les liens entre les projets transversaux et le plan d’actions- « midi d’Easi » : Focus sur un projet, la personne en charge présente le sujet (déjà d’application)

tous 1x/mois

Triumvirats - arbitrages entre pôles, - décisions nécéssitant coordination entre pôles

les 3 commissaires 1x/15 jours


Gravité d'un risque en fonction des impacts potentiels

Coûts Délais Fonctionnalités Importancedu Risque

va causer un surcoûtimportant(> 30%)

va causer un retardimportant (> 30%)

va causer un écartimportant par rapport à laqualité attendue

10

va causer un surcoûtsignificatif(de 10 à 30 %)

va causer un retardsignificatif(de 10 à 30 %)

va causer un écartsignificatifs par rapport àla qualité attendue

7

va causer un surcoûtfaible(<10 %)

va causer un retardlimité(<10 %)

va causer un faible écartpar rapport la qualitéattendue

3

n’aura pas d’effets surles coûts

n’aura pas d’effets surles délais

n’aura pas d’effets sur laqualité des livrables

1

Probabilité estimée de réalisation du risque

Probabilité estimée de réalisation du risque Pondérationà utiliser

La réalisation est quasiment certaine (probabilité >80 %) 10

La réalisation est très probable (probabilité >50 %) 7

La probabilité n’est pas très forte (probabilité >20 %) 3

La probabilité est faible (probabilité <20 %) 1

Gravité "Coûts"+

Gravité "Délais"+

Gravité "Livrables"

Probabilité de réalisation du risque

=

Gravité relative du risque

+

Appréciation

Niveau derisque

Signification

Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation est quasi certaine, les impactsseront très importants pour le projet sirien n’est fait

Le risque n’est pas maîtrisé, saréalisation peut être évitée ou retardéesignificativement moyennant des actionsrapides, les impacts seront significatifspour le projet

Le risque existe, il est peu probable qu’ilse réalise, les impacts seront limités pourle projet

Le risque existe et il est sous contrôle, saréalisation est peu probable et lesimpacts seront faibles

MODELE 7 : Aide pour l’“évaluation des riques” (input pour reporting d’avancement)


FICHE METHODE 10 : Acteurs, comités et degré d’implication

Opportunité

Cabinet +++ +++ +++

Demandeur +++ +++ +++ + +++ + (*) +++

Comité d’accompagnement

+++ +++ + +++ + +++

Commissaire +++ +++ ++ + ++ + +++

Comité de projet (+) +++ +++ +++ ++

Chef de projet +++ +++ +++ +++ +++

Équipe projet (+) +++ +++ +++ ++

Autres intervenants

(++) (++) (++) (++) (++) (++) (++)

Légende :

+ : Degré d’implication faible

++ : Degré d’implication moyen

+++ : Degré d’implication fort

(*) : +++ pour la gestion du changement chez eux

φ6 Bilan

φ5 Finalisation

φ4 Validation

φ3 Réalisation

φ2 Etude

φ1 Initiation


ZOOM sur les rôles et responsabilités


Chef de projet

Commissaire en charge

Trium Virat

Equipe projet

Sous-traitants

Autres chefs de projets

Mr Budget

Acteurs Transversaux

Le Gouverneme

nt

Le Cabinet Partenaires sociaux (RW, villes, communes)

Comité scientifique

Les Cabinets

Les administrations

(DG)

Groupes thématiques

Le coordinateur des projets transversaux

Ensemble de l’équipe EASI-

Wal

Légende :

Orange : Easi

Bleu : Acteurs institutionnels RW

Vert : Partenaires publics

Jaune : Prestataires privés

(*) : Reporting ici est pris au sens large =

communication d’information entre les acteurs

Membres du pôle

FICHE METHODE 11 : Acteurs et flux d’information “reporting” (*)


ZOOM sur les rôles et responsabilités (1/6)

IntervenantsChef de projet

Commissaire en charge de

la matière (adjoint ou

pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché

Fonctions transversal

es (communic

ation, sécurité)

Acteurs ext (Cabinet

et/ou admin)

Commentaires

Définir et encoder les éléments relatifs au contexte du prjet dans l'outil de gestion de projet (voir partie 1 de la fiche projet : decription, contraintes et criticité du projet, liens et docs existants ) x

Analyser si besoin de recourir à la sous-traitance ou pas xProposer un chef de projet xValider la partie 1 de la fiche xDésigner le chef de projet x

Décrire les scenarios utilisateurs

Décrire les scenarios xValider x x

Analyser les options de réalisationAnalyser les options de réalisations possibles et les évaluer xValider x x

Préparer les éléments utiles si marché

Détailler et faire valider les éléments utiles pour la rédaction du marché- sur le fond (objectifs du marché, situation auj / désirée)- sur le type de marché xValider x x

Phases et tâches (en rouge : tâches spécifiques quand projet avec marché)


Phase 2 : Etude


CHECK-LISTE: les questions à se poser






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Elaborer le plan de projet

Si déjà identifiés (cas pour des projets spécifiques avec spécialistes métier), rencontrer les membres de l'équipe projet et / ou spécialistes métiers concernés pour préparer les élements relatifs à la partie 2 de la fiche projet x x

Définir et encoder et faire valider les éléments relatifs au plan de projet (voir partie 2 de la fiche projet : étapes et premier plan d'action, conditions de mise en oeuvre et risques identifiés) x

Valider la partie 2 de la fiche (réunion CP / commissaire) x

Phase 3 et 4 : Réalisation et validation

Passer le marchéRédiger CSC (partie technique + admin sur base des modèles existants avec pot support du spécialiste) xCompléter et vérifier le CSC (point de vue administratif et juridique) et faire valider xValider CSC final x xRéaliser les étapes de passation du marché xRencontrer les sociétés (Si projet impliquant connaissances techniques diverses, rencontre des sociétés en compagnie du membre de l'équipe concerné et du spécialiste métier éventuel) x x (x)Sélection du fournisseur x x (x)


CHECK-LISTE 1 pour le chef de projet

Check- liste du chef de projet :

ai- je une réponse claire à toutes ces questions ?

oui /

non

- L'objectif du projet est-il clair pour moi ?

- Ai-je reçu l'ordre de mission ? Si oui, est-il clair pour moi ? Si non, ai-je demandé des

inf ormations complémentaires ?

- Le budget est-il clair à mes yeux ?

- Les délais sont-ils clairs à mes yeux ?

- Le périmètre est-il clair ?

- Est-ce que je connais les clients du projet ?

- J e sais quel est le produit attendu et comment on va le réaliser ?

- Les agents qui constitueront l’équipe projet ont-ils été désignés ?

- Doit-on f aire appel à un sous-traitant ?

- Mon équipe couvre-t-elle l’ensemble des compétences nécessaires ?

- Ai-je défini les tâches et les responsabilités de chacun dans l'équipe ?

- Ai-je défini comment le projet allait se gérer au quotidien (réunions, rapports, …) ?

- Les livrables du projet sont-ils définis ?

- Le plan de communication est-il défini ? : quels éléments communiquer, quand, comment et

vers qui ?

- Ai-je rencontré les acteurs sécurité si pertinent ?

- Ai-je identifié/anticipé les risques potentiels ?

- Les exigences de qualité du produit fini sont-elles définies ?

Au début du projet

Check- liste du chef de projet :


oui /

non

- Respecte-t-on bien les exigences / besoins du client ?

- Le projet se déroule-t-il dans les délais / budgets prévus ?

- Est-ce que je connais les enjeux des diff érents acteurs ?

- Est-ce que j 'arrive à assurer la cohésion de l’équipe projet ?

- Ai-je défi ni et intégré les actions à mener dans le cadre de la gestion du changement ?

- Les actions de communication ont-elles bien été menées ?

- Est-ce que l’outil gestion de projet est bien tenu à jour ?

- Y-a-t-il lieu de tirer la sonnette d’alarme auprès de mon commissaire ? Ai-je proposé des

pistes de solutions ?

- ai-je bien mesuré l' impact des demandes de modifi cation du périmètre / cahier des charges

?

- Ai-je tiré le bilan du projet ?

- Mon projet est-il « utilisable » ?

- Ai-je prévu de capitaliser et de f aire partager l’expérience du projet aux autres ?

Pendant le projet

A la fin du projet






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Préparer le Kick-off -> Premier draft de la partie 3 de la fiche projet

Confirmer les membres de l'équipe projet avec le commissaire en charge x x

Désigner les membres de l'équipe projet et leur faire part de leur futur rôle x xPréparer et faire valider les modalités et options de réalisation dans la mesure de ce qui est connu/possible de décrire avant le kick-off + liste de questions/points ouverts pour le kick off = prpération de la partie 3 de la fiche projet, avec - si marché, intégration des éléments de l'offre du soumissionnaire, - organisation détaillée du projet (équipe et comités), - éléments pour décision sur options de réalisation, - livrables et planning détaillé - y compris dépendances, interactions et actions de communication ou autres actions internes, moyens financiers et ressources, … x

Rencontrer les acteurs communication pour identifier les étapes clés de communication x xRencontrer les acteurs sécurité si pertinent x xFaire la liste des actions à mener dans le cadre de la gestion du changement x… x

Valider les modalités et options de réalisation (potentiellement adaptable lors du kick off) x xInformer les membres de l'équipe projet x x


CHECK-LISTE 2 pour le commissaire

Check- liste des commissaires :


oui /

non

- Est-ce que j 'ai une vision claire des enjeux et des objectif s de ce projet ?

- Les contraintes (délais, budget, …) sont-elles connues ?

- Les clients du projet sont-ils clairement identifi és ?

- Faut-il f aire appel à la sous-traitance ou non ?

- Le chef de projet est-il identifi é / désigné ? Et l'équipe ?

- Ai-je rencontré le chef de projet pour lui clarifi er le contexte et les objectif s ?

Suis-je sûr qu' il les a bien compris ?

- Ai-je identifi é/anticipé et expliqué les risques potentiels ?

- Ai-je prévu des actions pour que l'output du projet soit "utilisé" ?

- Ai-je bien pris en compte les problèmes/ risques dont on m'a inf ormé ? Ai-je

prévu des actions et/ou des mesures pour les résoudre/ limiter?

- Est-ce j 'ai connaissance de synergies intéressantes pour le projet ?

- Est-ce que les inf ormations de reporting que je reçois sont suffi santes ?

- Le chef de projet connait-il les interactions avec les autres projets?

- Le chef de projet a-t-il bien compris les enjeux stratégiques ?

- Ai-je prévu des actions pour que l'output du projet soit "utilisé" ?

- Ai-je tiré le bilan du projet ?

- Le projet est-il « utilisable » ?

- Ai-je défi ni les mesures à prendre ?- Ai-je défi ni les messages à f aire passer ? En interne ? En externe ?

Au début du projet

Pendant le projet

A la fin du projet






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Organiser et mener le Kick-off

Organiser le kick-off (interne ou potentiellement avec l'administration et avec prestataire si CSC) x x

- le membre de l'équipe n'intervient dans l'organisation du Kick-off que s'il est important d'informer le chef de projet sur des points critiques a mettre sur la table- participants : le commissaire + toute personne pertinente au sein de l'équipe + spécialiste métier éventuel

Participer au kick-off x x x (x)participants : le commissaire + toute personne pertinente au sein de l'équipe

Faire le compte-rendu / le réclamer au prestataire et valider le compte-rendu du kick-off (réalisé par la prestataire), le faire valider par le commissaire si nécessaire xValider le compte-rendu (x)

Finaliser les modalités de réalisation

Collecter / valider infos xRencontrer les acteurs communication pour identifier les étapes clés de communication x xRencontrer les acteurs sécurité si pertinent x xFaire la liste des actions à mener dans le cadre de la gestion du changement x… x

Adapter / revoir / finaliser les modalités et options de mises en oeuvre (partie 3 de la fiche) suite au kick-off en intégrant toutes les actions à mener en interne (livrables attendus autres, actions à mener, reporting à faire, interactions avec interlocuteurs concernés intenes ou externes, définir les points de validation internes/externes…) xInformer les membres de l'équipe projet des échéances qui les concernent x xValider les modalités de réalisation (partie 3 de la fiche projet) = référence pour la réalisation du projet x (x)Mettre à jour l'outil de gestion de projet x Permanent

Diffuser les informations utiles aux interlocuteurs concernés x x x


CHECK-LISTE 3 pour l’équipe projet

Check- liste de l'équipe projet :


oui /

non

- Les objectif s du projets sont-ils clairs pour moi ?

- Mes rôles et responsabilités sont-ils bien défi nis ?

- Ai-je les compétences requises pour ce projet ?

- Est-ce que je perçois des zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de

projet ?

- Est-ce que je perçois un risque de s'écarter des objectif s de départ ? En ai-je f ait

part à mon chef de projet ?

- Est-ce que je perçois d'autres zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef

de projet ?

- Est-ce que je gère bien mon temps pour l'exécution de mes tâches (voir pièges de

la gestion du temps) ?

- Quelles sont les zones où je pourrais prendre des initiatives ou des responsabilités

?

- Les contacts avec mes interlocuteurs se passent-ils de f açon optimale ?

- Ai-je f ait valider mon travail par le chef de projet ?

- Ai-je tiré le bilan de l'exécution de mes tâches ?

- Ai-je défi ni ce que je pouvais améliorer pour la prochaine f ois ?

Au début du projet

Pendant le projet

A la fin du projet






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Suivi

Organiser les réunions de projet (comités d'accompagnement, réunion de travail, …) x

Informer les membres de l'équipe projet des échéances, des changements, … x x

le membre de l'équipe projet n'est pas un acteur de l'action « Informer » mais il en est le destinataire

Participer aux réunions de projet x x (x)Rédiger ou réclamer et valider les compte-rendus, le faire valider par le commissaire si nécessaire x xValider le compte-rendu (x)Faire le suivi pro-actif des "to do" + mise à jour éventuelle de l'outil x

Validation (de façon récurrente)Diffuser les informations utiles aux interlocuteurs concernés et receuillir leur validation ou faire receuillir leur validation par un commissaire si point sensible x x

Alimenter le resp comm à chaque étape clé du projet x (x)

l'action d'alimentation n'est pas du ressort des fonctions transversales mais la prise en compte de ces infos leur incombe (mais sort peut-être de ce tableau)

Alimenter le resp sécurité si pertinent x (x)

l'action d'alimentation n'est pas du ressort des fonctions transversales mais la prise en compte de ces infos leur incombe (mais sort peut-être de ce tableau)

Alimenter les intervenants x (x)Faire appel au commissaire en charge si nécessaire (au quotiden ou pour les réunions) (besoin d'appui, limite de connaissance - besoin d'expertise, sonnette d'alarme, validation d'orientation stratégique, arbitrage de priorités, …) x

Faire appel au chef de projet si nécessaire (au quotiden ou pour les réunions) (besoin d'appui, limite de connaissance - besoin d'expertise, sonnette d'alarme, validation d'orientation stratégique, arbitrage de priorités, …) x


CHECK-LISTE 4 pour les fonctions transversales

Check- liste des fonctions transversales :


oui /

non

- Les objectif s du projets sont-ils clairs pour moi ?

- Mes rôles et responsabilités sont-ils bien défi nis ? J e sais ce qu'on attend de moi ?

- Ai-je une vision claire du moment où je devrais intervenir ?

- Est-ce que je perçois des zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de projet ?

- Est-ce que je perçois un risque de s'écarter des objectif s de départ ? En ai-je f ait part à

mon chef de projet ?

- Est-ce que je perçois d'autres zones de risque(s) ? Les ai-je f ait remonter au chef de projet

?

- Est-ce que j 'estime avoir suffi samment d' inf ormation du chef de projet pour mener mes

tâches à bien ?

- Ai-je tiré le bilan de la collaboration ?

- Ai-je réfléchi à ce qui pouvait être amélioré ?

Au début du projet

Pendant le projet

A la fin du projet






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Validation (suite)Consolider les éléments utiles pour le reporting vers les commissaires (avancement, risques, sonnettes d'alarme) + encodage éventuel dans l'outil x "Fiche de gestion quotidienne - pense-bête"

Suivre la consommation du budget du prestataire et relayer les problèmes éventuels : - en j/h consommés- via la facturation xSuivre la production des livrables (y compris test des livrables techniques), les valider dans les temps et les faire valider par les personnes concernées et relayer les problèmes éventuels x x xSuivre le respect des échéances et relayer les problèmes éventuels xS'assurer de la conformité du projet avec les objectifs validés et relayer les problèmes éventuels x xAnticiper les problèmes ou besoin en ressources ou en expertise x

Faire en sorte que ce soit "utilisable" : - activation technique- formation- mise en place d'une nouvelle organisation- veiller à ce que le changement soit "conduit" xOfficialiser la fin : PV de clôture + réception provisoire x

Organiser une réunion de clôture (avec bilan + identification des actions restants à faire - màj de la doc, mise à jour du site) avec participation du commissaire xParticiper à la réunion de clôture xCommuniquer sur les résultats x x xDemander au spécialiste marché de faire le PV de réception définitive xFaire le PV de réception définitive x

Phase 5 : Mise en production / opérationalisation

Phase 6 : Bilan


S Spécifique

Il se concentre sur un seul thème.

M Mesurable

Il est contrôlable en termes de qualité et de quantité.

A Acceptable

Il est acceptable pour moi-même, mon responsable, mes clients, mes collègues, …

R Réaliste

Il est réaliste en termes de temps, de moyens, …

T Délimité dans le Temps

Il s’exprime dans des accords bien définis sur une période durant laquelle il doit être réalisé (date de début, suivi, délai, …).

S

M

A

R

T

… qu’on les donne ou qu’on les reçoive …

CHECK-LISTE 5 : pour tous … ne pas oublier …

Objectifs SMART






pas)

Commissaire

Membres de

l'équipe projet

Spécialiste

marché


es (communic

ation, sécurité)


et/ou admin)

Commentaires

Validation (suite)Consolider les éléments utiles pour le reporting vers les commissaires (avancement, risques, sonnettes d'alarme) + encodage éventuel dans l'outil x "Fiche de gestion quotidienne - pense-bête"

Suivre la consommation du budget du prestataire et relayer les problèmes éventuels : - en j/h consommés- via la facturation xSuivre la production des livrables (y compris test des livrables techniques), les valider dans les temps et les faire valider par les personnes concernées et relayer les problèmes éventuels x x xSuivre le respect des échéances et relayer les problèmes éventuels xS'assurer de la conformité du projet avec les objectifs validés et relayer les problèmes éventuels x xAnticiper les problèmes ou besoin en ressources ou en expertise x

Faire en sorte que ce soit "utilisable" : - activation technique- formation- mise en place d'une nouvelle organisation- veiller à ce que le changement soit "conduit" xOfficialiser la fin : PV de clôture + réception provisoire x

Organiser une réunion de clôture (avec bilan + identification des actions restants à faire - màj de la doc, mise à jour du site) avec participation du commissaire xParticiper à la réunion de clôture xCommuniquer sur les résultats x x xDemander au spécialiste marché de faire le PV de réception définitive xFaire le PV de réception définitive x

Phase 5 : Mise en production / opérationalisation

Phase 6 : Bilan