Projet de déploiement
Corfdir, Leyssenne, Lucas, Judde, Huguet Mars 2006
Université de La Rochelle Master 2 Pro Management de projet
Transmission des consignes
Organisation d’une semaine type du chef de projet
Gestion de l’équipe : Règles
Préparation des règles non négociables
Incidents - Classification - Impact
Transmission des consignes
Consignes avant déploiement
Consignes en cours de déploiement
Retour des Consignes
Consignes avant déploiement
Les consignes sont données lors des journées de formations (formations et périodes d’essais) par l’Assistant Chef de Projet aux :
Correspondants Régionaux Déployeurs
Consignes en cours de déploiement
Consignes Urgentes : Le Chef de projet contacte directement la ou les personnes à informer : Téléphone fixe ou mobile…
Consignes non urgentes
Consignes récurrentes
Consignes non Urgentes
Entretiens téléphoniques
Assistant chef de projet/Correspondant régional
Entretien lors de rencontres
chef de projet/PDG des concessions
Le correspondant régional informe le déployeur lorsqu’il se rencontre en début/fin de tournée.
Consignes récurrentes
Le correspondant régional informe le déployeur de chaque nouvelle tournée hebdomadaire et de ses spécificités le vendredi soir. Il lui remet un Road Book .
Le CP et l’Assistant CP maintiennent des rapports privilégiés et se rencontrent tous les mercredis.
Retour de Consignes
Le Déployeur et le Correspondant régional entretiennent des rapports téléphoniques privilégiés et réguliers.
Le Correspondant régional traite l’information lui-même ou/et la fait parvenir à l’Assistant CP.
Organisation d’une semaine type du chef de
projet
Planning hebdomadaire général
JOURNEE TACHE MAJEUR ASSISTANCE
Mardi Suivi général du projet Chef de projet
Mardi AM Réunions d'avancementAssistant Chef de projet et le correspondant
régional
Mercredi Comité de pilotage Chef de projet et l'assistant chef de projet
Jeudi Suivi des concessions Chef de projet et PDG de la concession
Vendredi Suivi des concessions Chef de projet et PDG de la concession
Lundi Comité directeur Chef de projet, assistant et maîtrise d'ouvrage
MARDI : suivi général du projet
Suivi et respect du planning
Suivi et respect du budget
Suivi de l’équipe projet
Bilan sur le projet => anticipation
Mardi AM : réunion d’avancement
Tâche déléguée à l’assistant chef de projet
Réunions téléphoniques
Avec le correspondant de chaque région
Rapport d’avancement
AVANCEMENT
Concessions faites?
Problèmes rencontrés?
MERCREDI : comité de pilotage
Avec l’assistant chef de projet
Solutions choisies
Mise en place des actions correctives
Suivi du projet
Maîtrise des risques
JEUDI & VENDREDI : suivi des concessions
Réunions sur place
Avec le PDG de la concession
État des lieux : validation ou non
LUNDI : comité directeur
Avec la maîtrise d’ouvrage
Avancement du projet
Gestion de l’équipe : Règles
Organigramme
Le correspondant régionale
Le déployeur
L’assistant déployeur
CHEF DE PROJET
ASSISTANT CHEF DE PROJET
PARIS
Responsable Région 1
Déployeur 1
RENNES
Responsable Région 2
Déployeur 2
REIMS
Responsable Région 5
Déployeur 5
LYON
Responsable Région 4
Déployeur 4
BORDEAUX
Responsable Région 3
Déployeur 3
MARSEILLE
Responsable Région 6
Déployeur 6
Assistant déployeur 1Assistant déployeur 2
Correspondant régional (CR)
50% du temps
Présent pour le départ et le retour du déployeur
Disponible à 100% de son temps au téléphone
Planification des RDV en concessions
Réservation des hôtels
En contact permanent avec l’assistant chef de projet
Le déployeur
Respect de la mission chez le client
Grande mobilité
Respect des plannings
Organise avec le CR le départ du lundi et le retour le vendredi
Fait un point chaque jour avec le CR
En cas de maladie : prévenir au plus vite le CR ou l’assistant CP
Dispose d’une carte autoroute et carburant
Dispose d’un téléphone portable
Conditions des déplacements à respecter
Avantage panier repas pour chaque midi
Prime de déplacement et d’objectifs
L’assistant déployeur
Sous les ordres de l’assistant CP avant affectation
A son arrivée dans la région, il doit respecter les mêmes règles que les autres déployeurs
Même mission que les autres déployeurs
Préparation des règles non négociables
Le matériel informatique
Les moyens humains
Organisation du projet
Gestion du planning
MATERIELS INFORMATIQUE
Matériels informatique commandés avant projet pas de rupture de stock
Matériels informatique abîmés ou endommagés retour aux fournisseurs remplacement par les fournisseurs
MOYENS HUMAINS
Assistant Chef de Projet connaissances en management compétences gestion d’équipe
Personnes non compétentes arrêt du contrat (période essai) pas de perte de temps
MOYENS HUMAINS
1 concession / personne / jour
lorsqu’une région est terminée soutient des déployeurs à une autre respect délais
ORGANISATION DU PROJET
ATTENTION AUX JOURS FERIES
S’assurer de la présence du responsable informatique des concessions déplacement congé
Rendez-vous concessions 2 semaines avant fermetures éventuelles planification tournées
ORGANISATION DU PROJET
Réservation hôtels 1 semaine avant fonction des tournées selon disponibilité
Tournée de la semaine en cours préparée et chargée le vendredi précédent prête pour le lundi matin
GESTION DU PLANNING
Aucunes perturbations de fonctionnement
1H pour le transfert des données 6 PC en même temps temps suffisant
Autres tâches pendant le transfert des données
GESTION DU PLANNING
Somme pour frais d’hôtel/repas
Carte d’autoroute (télépéage) pas pour des fins personnelles relevés factures
Téléphone portables pas pour des fins personnelles relevés factures
Incidents - Classification - Impact
Incidents essentiels (bloquants)
Incidents importants (majeurs)
Incidents relatifs
Incidents faibles (accessoires)
Incidents Essentiels
Annulation site (visite de ministre, prolongation de chasse à la palombe, tour
de France, événement particulier…..)
Il faut être très vigilant sur les éventuels événements dans chaque étape de tournées, l'assistant CP doit s'assurer des événements possible dans chaque étape de tournées. Incidence sur l'organisation des tournées des déployeurs,
Arrêt Maladie et gestion.
La personne qui se trouvera en arrêt maladie doit immédiatement prévenir son délégué régionale, en cas d'impossibilité il doit appeler directement l'assistant CP qui gère les deux assistants déployeurs pour les transférer dans la région concerné. Dans le cas ou le congé maladie dure longtemps, on prendrait un intérimaire que l'on formerait et qu'on l'on mettrait en doublon pour que cette personne ait un référent.
Incidents Importants
Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS
Ce problème sera réglé avant le début du projet, comme toutes les questions relatives à FT.
France Télécom (Chemin critique, Délai, Transpac)
L'assistant CP a à sa charge les questions relatives avec FT et dans les questions de délais, on sait qu'il s'y ait pris en temps et heure.
Stockage, topologies et Accès Délégations de Province
(Unique et spécifique à chaque Délégation).
Se renseigner sur les éventuels travaux aux alentours des délégations régionales, vérifier que les semi remorque peuvent accéder aux zones de livraison sinon prévoir un local accessible et sécurisé accessible à un autre type de véhicule de moindre tonnage
Le 1er Master
Le premier Master est réalisé par le fabricant donc peu de risque de faille et le matériel nous est livré avec le master installé et un Master sur cd fourni au cas ou il y a un problème
Manque de documentation portable aux Concessionnaire
et refus (Prise en main impossible)
Risque faible car au préalable, nos services ont réalisés un mode d'emploi détaillé de l'utilisation du logiciel et de son environnement
Livraison vérolée Stations, Serveurs, Portables.
Effectuer un contrôle strict et rigoureux de chaque matériel à la réception, si Pb, le renvoyer immédiatement avant le début du projet afin de n'occasionner aucune gêne
Commande ligne FT. Ce délai de 6 semaines
demandé par FT, peut, à certaine période et sur certaine région, être
repoussé parfois à 12 semaines ! C'est un
problème constant sur toute la durée du
déploiement avec pour conséquence des
annulations de migrations à J - 1.
Chaque concessionnaire a à sa charge la commande d'une ligne téléphonique (connexion internet) avant une date fixée par nos soins. Ils doivent nous faire état de leur avancement de l'état des commandes de lignes, Avant une autre date fixe, choisi par nos soins, le correspond régionale doit s'assurer que les connexions internet sont bien en place et effective
Montée en charge incidents proportionnelle
au déploiement
Avec notre gestion hebdomadaire des problèmes comme vu dans la partie C (Elodie) nous avons peu d'incidence.
Incidents Relatifs
Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le
déploiement
S'il y a une perte de moniteur, cela veut dire qu'il y a eu une complaisance à l'intérieur de la délégation régionale, donc il nous est pas forcement aisé de retrouver le fautif même si une et seulement une seule personne détient la clé du local où sont stockés les matériels. Il sera donc à la charge de la délégation régionale de racheter le matériel manquant.
Les Vols
Risques faibles pour le stockage matériel dans les délégations régionales (Bâtiment sous télésurveillance) mais il réside un risque important pour le matériel dans les camions lors des nuits a l'hôtel. Parking de l'hôtel pas très sécurisé,
Les DOA (Traitement et Statistique)
Traitement : retour immédiat au fabricant. Dans chaque tournée, chaque déployeur embarque 10% de materiel en plus pour ne pas etre géné par les DOA. Statistique : quantifier le nombre de matériel DOA et eventuellement demander une remise supplémentaires du fait des DOA.
Transporteurs. Ponctualité
Dans notre cas ce risques n'existe quasiment plus car le matériel est livré avant le début du déploiement, ce qui nous laisse une marge de manœuvre suffisante pour commencer le projet.
Equation : Nombre Sta/Svr/Ptb/// Capacité de
stockage /// Rythme de livraisons /// Besoins en
déploiement.
Dans nos hypothéses, nous avons prévu que l'ensemble des livraisons se faisait avant le début du projet dans les délégations régionales. Nous avons estimé suivant vos indications que chaque délégation dispose d'un espace de stockage suffisant pour l'ensemble de la livraison. Donc du point de vue dela capacité de stockage cela n'a qu'une incidence faible sur le projet. Du point de vue du besoins en déploiement, nous prévoyons que chaque déployeur embarque avec lui 10% de matériel supplémentaires pour ne pas être géné en cas de problème.
Remasteurisation des lots de stations et de serveurs.
On laisse la materiel en doublons et on demande au fabricant de se déplacer pour la remasterisation en SAV, on peut exiger de lui une indemnité pour le manque à gagner sur l'organisation des tournées.
Les bricoleurs soft
Il y a un risque potentiel qu'une connaissance d'un membre du personnel viennent bidoullier dans les configuration standard du matériel. CELA EST A PROSCRIRE FORMELLEMENT. Tout changement dans la plateforme sera sanctionné. La concession aura à sa charge les frais de remise en état de a plateforme.
Electricité dans agence
A l'heure d'aujourd'hui, les coupures d'électricité sont très rare. Chaque délégation a des lignes électrique a potentiel suffisants pour fournir l'ensemble du matériel.
Incidents Faibles
Changement de configuration le jour de
l'installation avec refus de déploiement en chantage.
Aucun risque car nous avons précisé dans les règles non négociables que la configuration pouvait être changer sous certaines conditions.
Camions en mauvais état.Nous n'avons de pb de ce coté la car nous des camions MASTER loué chez Renault Rent, les camions sont soit neufs soit de faible kilométrage
Le Froid !On a prévu de réaliser les régions délicates du point de vue des conditions climatiques dans les saisons les plus favorables à notre travail
Mobilier Concessionnaire non adapté
On a considéré que les concessionnaires ont le mobilier adéquat au nouveau matériel et que si ce n'était pas le cas, il sera à sa charge de fournir du mobilier adéquat au nouveau matériel
Méconnaissance Concessionnaire sur
nouveau matériel (Souris)
Autoformation des membres de la concession par l'un des dirigeants de la concession
Déstockage inter Délégation
Dans notre cadre, le stockagedu matériel se fait dans chaque délégation avec un surplus de 10%, donc dans nos prévisions, il n'y aura pas de déstckoage inter délégation
Qualiparc (nomenclature/référentiel)
La gestion du matériel est géré de tel facon que à chaque tournée, l'ensemble du matériel embarqué est compté comme destocké. Donc dans le suivi du matériel, c'est le délégué régional qui se charge de faire l'enregistrement du matériel.
Ouvert le samedi et fermé le Lundi
Les concessions sont en général ouvertes du mardi au samedi mais certaines sont ouvertes du lundi au vendredi, cela n'a pas une incidence énorme car nos tournées sont prévus sur 5 jours.