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PM Simonin Version du lundi 15 mai 2023

Utiliser WordConcevoir vos

projets, mémoires et

rapports

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Nous remarquons de p lus en p lus la déso lan te u t i l i sa t ion de Word . Un o rd ina teur n ’es t pas une mach ine à éc r i re . Word offre des fonc t i ons tou t à f a i t suff i san tes pour concevo i r un document l i s ib l e dont l a présenta t i on so i t de qua l i t é .

Vo i c i que lques conse i l s . A vous l e l e s

su i v re.

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Table des matières1 Principes généraux....................................................................................................1

2 Présentation Générale..............................................................................................1

3 La fonction style..........................................................................................................33.1 Ce qu’est un style..........................................................................................................33.2 ce qu’est une feuille de style........................................................................................33.3 Créer un style................................................................................................................43.4 Créer un style avec un cadre.........................................................................................63.5 Modifier un style...........................................................................................................73.6 Importer une feuille de style........................................................................................7

4 Le cas particulier des styles Titres...........................................................................84.1 Numérotation de vos titres...........................................................................................8

5 Le mode Plan.............................................................................................................95.1 Les différents modes d’affichage..................................................................................9

6 Insérer une table des matières...............................................................................12

7 Insérer un index......................................................................................................137.1 Les deux fenêtres d’index...........................................................................................137.2 Le marquage automatique (2e solution).....................................................................147.3 2e étape : la confection de l’index..............................................................................157.4 3e étape : l’insertion de l’index..................................................................................157.5 Mise à jour de l’index..................................................................................................16

7.5.1 Suppression des entrées d’index............................................................................16

8 En-Tête et pied de page..........................................................................................16

9 Outils divers.............................................................................................................189.1 Correction automatique..............................................................................................189.2 Outil Image..................................................................................................................189.3 Rechercher/ Remplacer...............................................................................................189.4 Lien Hypertexte...........................................................................................................19

9.4.1 Deux étapes.............................................................................................................199.5 Insertion d’un objet.....................................................................................................209.6 Insertion d’un tableau.................................................................................................219.7 L’onglet Disposition.....................................................................................................219.8 Les tabulations............................................................................................................219.9 Les sauts de page.........................................................................................................229.10 Les saurs de section.....................................................................................................239.11 La ponctuation.............................................................................................................25

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1 Principes généraux 

Une impérieuse nécessité Durant votre formation, vous serez amenés à plusieurs reprises à rendre

des travaux imprimés et non pas manuscrits. Au moins – pour ne parler que de ceux-ci : 

En première année : mémoire ; revue de presse ; rapport de stageEn seconde année : projet tutoré ; rapport de stage. Ne parlons pas des divers travaux que vos enseignants pourront vous

demander et notamment les enseignants en communication (Fiche de synthèse ; fiche de lecture …)

La maîtrise de Word est un prérequis. Vous êtes de la génération, désormais, qui fut biberonnée à l’ordinateur.

Il n’est pas excusable que, par négligence ou paresse, vous n’utilisiez pas toutes les fonctions qu’offre ce logiciel pourtant simple.  Votre repère est simple : si vous ignorez ce qu’est un style, le mode plan, ou si vous ignorez comment générer automatiquement une table des matières, c’est que vous ne maîtrisez pas Word. 

Vous avez un mois pour le faire ! Respecter les destinataires de votre travail Cela signifie deux choses : Présenter un travail propreS’assurer que votre enseignant puisse y accéder. Ce n’est pas à nous de

nous soumettre aux logiciels que vous utilisez. A Paris Descartes, nous sommes sous Microsoft Office : libre à vous d’utiliser des logiciels libres, mais assurez-vous avant de rendre vos travaux de les avoir transformés en Office ou, au moins, en fichier pdf. 

Respecter les membres de votre équipe Mémoire, revues de presse, projets tutorés sont des travaux de groupe

ce qui suppose que vous vous soyez partagé les tâches et, notamment, réparti les parties à rédiger et taper. Rien que pour cette raison et pour harmoniser la mise en page de votre document vous aurez besoin de savoir maîtriser les styles c’est-à-dire la mise en forme des paragraphes (police et taille de caractère ; retrait, marge etc)

2 Présentation Générale 

Vous devez vous familiariser avec les menus et les onglets parce que vous y trouverez tout ce dont vous aurez besoin. Certains onglets font appel à des fonctions que vous n’utiliserez pas tout de suite, voire jamais, Mais n’hésitez pas à les parcourir pour retrouver plus facilement ce que

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vous cherchez, d’autant qu’avec cette dernière version la présentation a changé. 

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3 La fonction style 3.1 Ce qu’est un style 

Il s’agit de la mise en forme automatique d’un paragraphe et concerne aussi bien la police, le retrait, l’interligne, l’éventuelle numérotation …). C’est donc un outil particulièrement utile puisqu’il vous permet de définir la forme de vos paragraphes une fois pour toute plutôt que de le répéter successivement pour chacun d’entre eux. 

Selon ce que vous écrivez, vous souhaiterez peut-être que la mise en forme des paragraphes soit différente : corps de texte, citation etc. Dans le cas le plus simple, on peut imaginer en tout cas que vous désiriez que vos paragraphes comportent un alinéa, c’est-à-dire un retrait de première ligne. Évidemment vous pouvez l’obtenir en posant une tabulation, mais ce serait fastidieux. 

Le style vous permet précisément de mettre en forme automatiquement vos différents paragraphes. 3.2 ce qu’est une feuille de style 

C’est l’ensemble des styles préformatés par Word : ce qui fait par exemple que vos styles titre soient en bleu. Vous n’êtes pas obligés de vous y conformer et pouvez - il vaut mieux d’ailleurs - lui substituer vos propres styles, en créer de nouveaux et formater vos titres avec numérotation automatique, par exemple. Par définition, Word crée un document à partir d’un modèle qui se nomme normal.dotx. Notez bien l’extension : les modèles ne sont pas au format docx mais bien dotx ! 

Deux choix s’offrent à vous sur votre ordinateur personnel puisque naturellement vous ne pourrez pas le faire à l’IUT n’accédant jamais au même ordinateur. 

modifier les styles et en rajouter de nouveaux dans le fichier normal.dotx

créer une nouvelle feuille de style que vous nommerez à votre guise et enregistrerez en tant que modèle - ne vous inquiétez pas Word le placera automatiquement dans le répertoire requis. 

La solution la plus simple est la première et d’enregistrer donc vos styles dans le modèle par défaut. 

Je vous suggère de réserver la création d’un  nouveau modèle à la conception d’un document pré-rempli. Imaginez par exemple une lettre-type à adresser à un étudiant ou client : en y insérant texte de la lettre mais aussi les coordonnées de l’émetteur, un logo, la date et imaginons même la signature scannée, un tel document enregistré comme modèle permettrait en l’ouvrant de n’avoir plus qu’à rajouter le nom du destinataire et de l’enregistrer sous son nom - quel gain de temps, non ? 

Un modèle s’enregistre en utilisant la fonction enregistrer sous et en choisissant l’option modèle. 

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Vous accéderez à vos modèles mais aussi à d’autres proposés par Microsoft en allant dans le menu Fichier et en sélectionnant Nouveau à partir d’un modèle. 

Vous obtiendrez ainsi l’écran suivant qui vous permettra de choisir parmi les modèles celui qui vous intéresse. Attention si vous cliquez simplement sur Nouveau, Word ouvrira par défaut un document basé sur normal.dotx. 

3.3 Créer un style Commençons par un style de paragraphe simple : imaginons que nous

voulions lui affecter la police Garamond 12, couleur bleu ; paragraphe justifié ; espace avant de 6 points ; retrait de première ligne de 0,3 et un interligne de 1,5 ligne. 

Il y a deux manières d’accéder à la fenêtre style : la présentation est différente mais les fonctions sont les mêmes. 

En cliquant sur Mise en forme\Style on obtient l’écran suivant où figurent tous les styles utilisés dans le document. Ils portent le nom que je leur ai donné dans ma propre feuille de style. L’écran central permet de visualiser les effets ; celui de droite en donne les caractéristiques. Notez que vous vouvez faire apparaître tous les styles ou les styles utilisateurs simplement. 

La première fois que vous l’ouvrirez, vous ne verrez évidemment que les styles par défaut définis par Word. 

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Vous observez les deux onglets Nouveau et Modifier qui vous permettent comme leurs noms l’indiquent de modifier ce qu’il faudra faire pour les Titres ou créer pour tous vos styles paragraphes. 

En cliquant sur créer on obtient l’écran suivant.

Sous l’onglet Format on accède ainsi à la possibilité de définir tous les paramètres voulus jusque et y compris d’affecter une touche de raccourci - ce qui peut se révéler bien pratique. L’outil Cadre vous servira pour formater vos pages de garde et vos abstracts afin qu’ils figurent parfaitement au centre de la page. L’outil Langue ne sera utile que si vous composez un texte dans une langue autre que le français et permettra d’alléger la charge de la mémoire de votre ordinateur lors de la

correction orthographique et grammaticale. 

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On repérera surtout parmi les trois choix qui vous sont offerts, ces deux ci que vous utiliserez fréquemment : 

ajouter au modèle vous permettra de le retrouver dans tout nouveau document que vous créerez ultérieurement - c’est cela une feuille de style. Si vous ne faites pas, ce style n’appartiendra qu’à ce document seul. 

Ajouter à la liste des styles rapides vous permettra de le retrouver aisément dans la bannière de l’onglet Accueil. 

Vous observerez que le retrait de 1e ligne vous évite de placer une tabulation à chaque paragraphe pour créer un alinéa. Que l’espacement entre chaque paragraphe  vous évite de taper un paragraphe vide - ce qui pourrait s’avérer catastrophique à l’impression (problème des sauts de page intempestifs). 3.4 Créer un style avec un cadre

Vous peinez souvent à créer votre page de garde où l’usage veut que le titre soit placé exactement au milieu de la page. Vous rencontrerez exactement le même problème pour votre abstract. C’est à ceci que sert la fonction cadre. Attention à bien distinguer cadre et bordure. La bordure encadre votre paragraphe d’un trait plus ou moins épais que vous aurez défini 

Le Cadre est, quant à lui, une zone de texte nantie d’un filet invisible, qui vous permet de placer votre texte où vous le désirez, et même de le déplacer. Dans le cas des pages de garde et abstract votre texte doit être placé au milieu de la page, tant horizontalement que verticalement. 

Il vous faut donc créer un style dont vous formaterez police etc, éventuellement bordure si

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vous désirez que votre titre général soit borduré mais à quoi vous affecterez un cadre. 

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Le plus simple est donc dans la fenêtre de définir votre cadre comme étant centré horizontalement comme verticalement par rapport à la page. 

dernière étape : modifier un style existant. Ce qui peut s’avérer utile notamment pour les styles Titre mais plus généralement dans tous les cas où votre mise en forme finalement ne vous convient pas. Plutôt que de modifier chaque paragraphe pris isolément, il vous suffira de modifier le style lui-même et tous les paragraphes de ce style seront

modifiés successivement. 3.5 Modifier un style 

Cliquer sur le volet Style (en haut à droite. Vous obtiendrez cette fenêtre. Il suffit alots de sélectionner le style que vous voulez modifier et en cliquant sur la flèche d’accéder à la fenêtre de modification qui ressemble d’ailleurs à celle de la création. 

3.6 Importer une feuille de style Vous allez travailler sur des mémoires et des rapports, souvent, collectifs. Il vous faudra, en conséquence, à un moment ou à un autre fusionner en un seul fichier les différentes parties que vous aurez vraisemblablement rédigées séparément sur des fichiers séparés. Il importe donc que vous ayez chacun la même feuille de style. Word vous permet d’importer, dans votre modèle ou tout autre modèle de document que vous auriez créé pour la circonstance, les styles issus d’un document. Imaginons que vous ayez créé des styles pour

votre mémoire et que vous vouliez les donner à tous les membres de votre équipe : ces derniers, sur leur ordinateur petsonnel, ouvrent ce

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fichier et à partir du menu Mise en forme\Style, cliquent sur organisateur, en bas à droite. 

On obtient cette fenêtre. Vous cliquez sur les styles que vous voulez importer dans votre modèle courant et vous les y copiez. Vous remarquerez qu’en sélectionnant un style dans le fichier à droite, le bouton Copier change de sens et s’oriente vers le fichier courant qui est ouvert. Ainsi, en cliquant dessus, le style est effectivement copié vers votre document. Procédez ainsi pour l’ensemble des styles concernés : vous avez ainsiimporté la feuille

de style. Vous pourrez ainsi travailler séparément sur des fichiers séparés en n’ayant plus de questions à vous poser sur la cohérence finale de la mise en page de votre travail collectif.

4 Le cas particulier des styles Titres 

Il est très important que vous compreniez l’utilité des styles titres. Ils représentent la seule solution possible pour générer des tables de

matières automatiques. Ils rendent possible la visualisation d’un document en mode plan ; ce qui

est particulièrement utile dès lors que ce dernier est long. Ce qui sera le cas pour vos rapports de stage, mémoires et autres projets de création d’entreprise

Ils existent prédéfinis dans le modèle de Word. Tels qu’ils se présentent, ils ne vous conviennent peut-être pas ; vous pouvez les modifier comme n’importe quel style. La seule différence avec les styles personnels de l’utilisateur tient au fait que, si vous cherchez à le supprimer, le style titre ne disparaît pas mais revient à sa forme initiale telle que définie par défaut dans Word. 

Ne créez pas vous-mêmes des styles Titre, la table des matières ne les trouvera pas. Modifiez les à votre convenance. 4.1 Numérotation de vos titres 

La numérotation usuelle dans les travaux de type universitaire est de type 1.1 etc. 

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Pour la créer assurez-vous que vos Titre 2 et 3 soient basés sur Titre 1 et cliquez sur Numérotation : vous obtiendrez l’écran suivant : 

Vous opterez pour le dernier (en bas à droite : ainsi vos titres se numéroteront automatiquement sans que vous ayez à vous en préoccuper davantage. 

5 Le mode Plan 

5.1 Les différents modes d’affichage Il s’agit d’un des multiples modes d’affichage sur votre écran de votre document : attention ces derniers ne changent rien au contenu et se contentent de le présenter de manière différente. Vous y accédez soit par le menu Affichage soit par les icônes en bas à droite de l’écran. 

Vous aurez surtout besoin du mode Plan ainsi évidemment que du mode Page. Le mode brouillon était utile autrefois pour économiser la

mémoire vive mais l’est moins aujourd’hui : il présente le texte en continu sans visualiser les pages et leur succession. Vous n’aurez pas besoin du mode Web d’ailleurs inutile.

Cette copie d’écran représente ce polycopié en mode plan. N’y apparaissent, parce que j’ai cliqué sur le 2, que les titres de niveau 1 et 2 ;

la suivante, la totalité du document avec la 1e ligne de chaque

paragraphe : 

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En sélectionnant un titre, on peut avec la flèche gauche remonter un titre d’un niveau et avec la droite, le baisser ; avec la flèche descendante déplacer le titre (et le texte qui en dépend) à l’endroit souhaité – ce qui évite de lourds couper coller – ou le faire remonter avec la flèche montante ; avec la double flèche transformer un titre en paragraphe simple.  L’icône tout permet de visualiser l’ensemble du texte ; l’icône suivante permet de ne visualiser que les premières lignes de chaque paragraphe

L’intérêt du mode plan est multiple : Il permet de vérifier la pertinence des titres en les affichant à la

suite les uns des autres. Il peut parfaitement arriver que, lors de la rédaction, vous vous soyez par mégarde, trompé dans l’affectation du niveau d’un titre. Ce que vous ne verrez pas forcément si les titres sont séparés par plusieurs pages, sera immédiatement visible ici. 

Il permet de déplacer des titres dans le document (avec le corps de texte en dépendant) ce qui est particulièrement utile dès lors qu’on se rend compte qu’un développement, une démonstration, une partie n’est pas à sa place logique dans le texte. 

Il permet enfin de gérer, on l’a déjà écrit, des tables de matières automatiques. Mais donc aussi de vérifier la pertinence de vos titres : sont-ils pleins ? forment-ils réseau ? 

Plan permet donc autant de vérifier que d’éventuellement réorganiser la progression de votre texte. 

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6 Insérer une table des matières 

Elle n’est possible, rappelons-le, que si vos titres ont été saisis avec les styles titres.

Une fois votre document achevé, placez le curseur à l’endroit où vos désirez qu’apparaisse votre table des matières - en fait toujours après la page de garde et après la page contenant l’abstract général.

Dans l’onglet Références cliquez sur Table des Matières

Plusieurs choix de tables s’offrent à vous : c’est honnêtement la première qui convient le plus fréquemment. 

Si aucun des choix proposés ne vous convient, sélectionnez en bas Table des matières personnalisée.  

Vous obtiendrez l’écran suivant : 

 Vous y pourrez définir les niveaux de titres devant apparaître dans votre table ; les caractères de suite etc. 

Les options afficher n° de pages et aligner les N° à droite doivent rester cochées. 

Regardez le bouton Options vous y trouverez peut-être de quoi agrémenter votre table mais le plus souvent c’est inutile. 

Rien n’est plus simple à condition, encore et toujours que vous ne vous contentiez pas sottement de n’utiliser que le style Normal et que vos titres soient saisis en style Titre

Attention : autant vous devrez prévoir Si vous êtes amenés à modifier votre document, prenez garde : votre table des matières ne se met pas à jour automatiquement. Deux solutions pour le faire : 

Supprimez-là et recommencez l’opération Cliquez dans la table des matières et avec le bouton droit de la

souris sélectionner Mettre à jour les champs  puis Mettre à jour toute la table - voir fenêtre ci-dessous à propos des en-têtes c’est la même

Conseils : 

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Insérez un saut de section après votre table des matières. Le premier bloc de votre mémoire (page de garde, abstract, sommaire) n’a pas besoin d’être numéroté. 

En revanche le corps, oui ! Vous recommencerez donc la numérotation des pages à partir de 1 pour la section 2 et, selon les cas, vous ferez pareil pour votre partie Annexes. 

7 Insérer un index 

Un index, qui se place traditionnellement dans la partie Annexes de votre travail, avec la Bibliographie et les documents que vous jugerez utile d’y placer, n’est rien autre que la recension des concepts et/ou des noms fréquemment cités dans votre travail avec indication des pages où ils sont mentionnés. 

Voici un exemple d’index tiré d’un document personnel : on y trouve, présentées sur deux colonnes, toutes les entrées sélectionnés , classées par ordre alphabétique avec mention des numéros de page. C’est bien ce que l’on veut obtenir. 

Un index s’obtient selon la même logique qu’une table des matières. Word va chercher toutes les entrées d’index que vous aurez préalablement marquées et générera l’index automatiquement à partir d’elles. 

La tâche, qui peut être fastidieuse si le document à indexer est long, s’opère donc en deux temps : 

d’abord marquer chaque occurrence du terme dans votre

document en tant qu’entrée d’index  ensuite, une fois ce travail achevé, générer l’index. 

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Vous trouverez ci dessous une solution plus simple consistant à se servir d’un 2e document - nommé concordance - où vous vous contenterez de marquer une seule fois - c’est en ceci que consiste le gain de temps - chaque entrée d’index et la manière dont vous voulez que celle-ci se présente dans votre Index final. 7.1 Les deux fenêtres d’index 

Vous commencerez d’abord par le menu Insertion\Table et index ; là vous cliquez sur l’onglet Index et obtiendrez l’écran ci-contre qui vous permettra de choisir entre plusieurs modèles d’index et, comme pour la table des matières, de choisir les caractères de suite 

1 - Sélectionner le terme à indexer ;2 - Dans le menu Insertion choisir Tables et index... ;3 - Sélectionner l’onglet Index ;4 - Activer le bouton Marquer entrée5 - Dans le dialogue Marquer les entrées d’index qui s’ouvre alors, définir l’entrée (et, éventuellement, la sous-entrée) ;6 - Utiliser le bouton Marquer si vous

voulez créer une entrée d’index pour cette seule occurrence, ou bien Marquer tout pour indexer toutes les occurrences du texte sélectionné.

Remarque : pour indexer d’autres termes, on ne recommence que les actions 1, 5 et 6, le dialogue Marquer les entrées d’index restant ouvert après chaque marquage. Une fois l’entrée d’index marquée, le code du champ d’index apparaît dans le texte. Ce sont des caractères non imprimables, et que l’on peut afficher ou masquer.7.2 Le marquage automatique (2e solution) 

Bien plus rapide que la précédente, elle consiste à marquer les entrées d’index non pas sur le fichier lui-même mais sur un fichier annexe que vous nommerez Concordance. 

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Ce fichier se présente sous la forme d’un tableau à deux colonnes : sur celle de gauche vous indiquerez les entrées souhaitées et c’est ce texte que vous marquerez comme entrée ; sur celle de droite, vous indiquerez la manière dont vous voudrez qu’elle apparaisse dans l’index final. 

Voici une page du fichier concordance à partir de quoi fut créé l’index présenté ci-dessus : vous y remarquerez que dans la colonne de droite,

j’ai fait apparaître des entrées à 2 niveaux en séparant

le texte par un double-point. Dans l’exemple ci-contre ceci implique que  Bachelard apparaîtra comme sous-entrée de Auteurs ; et Gestell comme sous-entrée de Notions 

Avant de marquer les entrées d’indexSi la la table des matières a déjà été insérée dans le document, la

supprimer afin de ne pas y insérer d’entrées d’index. (Il suffira de la reconstruire après coup).

La conception de ce fichier représente ainsi la 1e étape. 7.3 2e étape : la confection de l’index 

Elle consiste dans le marquage automatique des entrées. Pour cela, revenir au document source après s’être assuré d’avoir correctement enregistré le fichier concordance. 

1. Mettre le point d’insertion au début du document2. Masquer les caractères invisibles (sinon la pagination prise en

compte sera faussée !)

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3. Menu Insertion / Tables et index / onglet Index : Choisir le modèle et le nombre de colonnes voulu pour l’index.

4. Cliquer ensuite sur le bouton «Marquage auto.» pour ouvrir le fichier de concordance et lancer le

marquage des entrées.7.4 3e étape : l’insertion de l’index 

Une fois les entrées marquées, on insère l’index en fin de document :1. Important : veiller à masquer les caractères spéciaux (à

l’aide du bouton Afficher/Masquer de la barre d’outils Standard de Word). avant d’insérer l’index afin qu’ils ne soient pas pris en compte dans la pagination.

2. Placez le curseur à l’emplacement où l’on souhaite insérer l’index, puis dans le menu Insertion/(Référence) commande Tables et Index, sélectionner l’onglet Index.

3. Choisir les caractéristiques de l’index :

- entrées sur une ou plusieurs colonnes,

- sous-entrées sur plusieurs lignes ou non,

- n° de pages alignés à droite ou non,

- format classique, recherché, moderne...,

- choix des caractères de suite,.

4. Puis cliquez sur OK pour créer l’index.

Remarque : si l’on veut ajouter avant chaque catégorie la lettre de l’alphabet correspondante, il faut choisir le modèle «Classique» (ou tout autre qui affiche des entrées A-B-C…) et cocher l’option «Titre pour les lettres accentuées». Les lettres ajoutées en exergue recevront le style «Titre index».7.5 Mise à jour de l’index

Si l’on ajoute dans le texte des occurrences d’un terme indexé ont été ajoutées ou si l’on crée de nouvelles entrées d’index, il faut mettre à jour l’index existant :

Dérouler le menu contextuel de l’index (en faisant dessus un clic-droit sous Windows ou un CTRL-clic sur Macintosh) et choisir la commande Mettre à jour les champs.

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7.5.1 Suppression des entrées d’index

Il peut arriver que vous désiriez modifier du tout au tout votre index. Dans ce cas, il faudra, avant de recommencer l’opération supprimer toutes les entrées d’index existantes - celles précisément que vous venez de placer par la procédure ci-dessus. 

Pour supprimer tous les codes de champs d’index du texte, on peut faire une recherche / remplacement automatique :

• Menu Edition / commande Remplacer… ;• Dans la zone «Rechercher» taper ^d, ou bien sélectionner «Champ»

dans le menu «Spécial» en bas du dialogue ;• S’assurer qu’il n’y a rien du tout dans la zone «Remplacer par»• Lancer la recherche/remplacement par le bouton Remplacer toutConseils : Il y a une autre solution : travailler sur une copie de votre fichier et

conserver intact le fichier d’origine. En la sorte vous ne risquez rien. En tout état de cause, mais ceci était déjà valable pour la table des

matières, ce sont - table des matières et Index - des opérations que vous ne devrez faire qu’à la fin, lorsque vous serez certain que votre document est propre : sans fautes ; correctement paginé etc. 

8 En-Tête et pied de page 

Comme pour les tables des matières, Word vous propose un choix varié où vous devriez pouvoir trouver votre bonheur. 

Dans le menu Insertion, cliquez sur En Tête et/ou sur Pied de Page qui vous proposera un choix assez vaste. 

Sitôt cet en-tête ou pied de page créé, apparaîtra un nouvel onglet qui vous permettra d’affiner. Vous prendrez soin ainsi à sélectionner Lier au précédent  ou non, selon votre choix, si vous désirez que ce soit le même en-tête ou pied de page qui figure sur toutes les pages de votre document, ou qu’il soit différent selon les sections que vous aurez préalablement définies.

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Dans le pied de page présenté ci-dessous figure un texte (ici IUT Paris Descartes) puis l’intitulé du niveau de titre en cours et le n° de page. En sélectionnant cet intitulé et en choisissant basculer le code de champ avec le bouton droit de la souris, - c’est avec ce même menu contextuel que vous avez pu mettre à jour votre table des matières - vous pouvez opter pour un affichage de l’intitulé de niveau 1 ou 2, 3 etc. 

Il vous suffit de taper 1, 2 ou 3 entre guillemets après STYLEREF \ 

Ainsi sur chaque page figurera en pied

l’intitulé du niveau de titre où l’on se situe dans cette page.

Pour obtenir un tel résultat, vous devrez placer votre curseur à l’endroit voulu de votre en-tête ou pied de page et dans menu Insertion, choisir Champ et sélectionner Réfstyle comme dans la fenêtre ci-contre. 

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9 Outils divers 

9.1 Correction automatique Dans le menu Outils vous trouverez

l’option correction automatique. Bien pratique, elle permet par exemple de substituer un texte par un autre, une abréviation par le texte entier. Dans l’exemple ci-contre de remplacer cad par c’est-à-dire. Il y a des entrées pré-définies mais vous pouvez ajouter toutes celles que vous jugerez utiles : si, par exemple, vous faites toujours la même faute de frappe (dnas au lieu de dans) ou si vous êtes amenés à répéter plusieurs fois le même intitulé  ( SG pour Société Générale) ou bien encore jouer sur des abréviations (pq pour parce que ) etc. 9.2 Outil Image 

Dès lors que vous insérez une image dans votre document, en la sélectionnant apparaîtra un nouvel onglet

Il vous permettra de : l’agrandir ou la rétrécir  la rogner (pratique quand on

veut faire un zoom sur un détail de l’imge : on la rogne d’abord puis on agrandit ce détail 

définir sa position par rapport au texte (devant, derrière, encadré etc) 

9.3 Rechercher/ RemplacerC’est une fonction à laquelle vous ne pensez pas souvent. Elle ne sert

pas seulement à remplacer un mot par un autre, ou à corriger les fautes d’orthographe commises sur toutes les occurrences d’un même mot ; 

Elle peut également servir, par exemple, à remplacer une mise en forme par une autre. Ainsi dans un rapport de stage vous pourriez aisément remplacer le nom de l’entreprise tapée en caractère normal par une mise en forme en italique. 

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Mais ceci peut également vous servir pour remplacer un style par un autre ; une marque de saut de ligne manuel par une marque de paragraphe (utile quand on fait un copier/coller à partir d’une page Web) etc. Pour cela, dans le Menu Edition\Recherche avancée et remplacement ouvrir l’onglet Remplacer mais surtout cliquez sur chevron en bas à gauche qui vous permettra d’accéder aux fonctions avancées Format et Spécial. Ce qui veut dire qu’on peut tout remplacer par tout : un mot par un autre ; une mise en forme par une autre ; un style par un autre ; un saut de ligne par une marque de paragraphe etc …

9.4 Lien Hypertexte C’est une des fonctions de Word à partir de la version 97 que de pouvoir

insérer des liens hypertextes. Première vision de cette fonction : tapez sur

le numéro de page de la table des matières, vous remarquerez que le pointeur se transforme en une petite main. Si vous cliquez sur ce numéro, la page concernée

s’affichera automatiquement. C’est un lien hypertexte. Vous pouvez en créer vous-mêmes, renvoyant soit au document ouvert

soit à d’autres documents même s’ils appartiennent à d’autres applications. 9.4.1 Deux étapes 

Il faut préalablement créer le point d’arrivée de votre lien : le signet. Pour cela placez le curseur à l’endroit souhaité ; dans l’onglet Insertion sélectionnez Signet et affectez un nom, celui suggéré ou un autre, à ce signet et cliquez sur Ajouter.

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Depuis les dernières versions, les titres (formatés en style titre figurent déjà comme signet. Vous pouvez en ajouter autant que vous le désirez. 

Une fois défini votre point d’arrivée, vous pouvez définir le lien. Vous remarquerez que, comme pour les règles indiquées en communication, la démarche logique consiste presque toujours à partir de la fin. 

Ensuite vous pouvez définir le lien : c’est la seconde étape. Toujours sous

l’onglet Insertion, à côté de Signet, vous trouverez Lien Hypertexte. Sélectionnez-le vous obtiendrez l’écran suivant : 

Vous remarquerez que vous pouvez établir un lien avec : 

un autre fichier ou une page Web 

le document actif (et c’est ici que vous utiliserez les signets) 

une adresse de courriel Vous pourrez établir un lien non seulement entre des documents Word

mais aussi vers des documents Excel ou Powerpoint. Attention : Ni Excel ni Powerpoint ne connaissent les signets (bizarrerie de la

logique Microsoft). Pour Excel, il vous faudra préalablement définir un nom à une cellule et

faire un lien avec ce nom (équivalent dès lors du signet). Il vous faudra ainsi, dans cette fenêtre, sélectionner le fichier et ajouter #nom_cellule. 

Pour Powerpoint il vous suffira de taper #n°_diapositive. Dans le sens inverse, sélectionnez le fichier Word et rajoutez

simplement dans la barre de lien #nom_signetLes liens vous seront particulièrement utiles quand il s’agira – en

soutenances – de passer de votre diapositive PPTX à tout autre document. Vous pourrez ainsi le faire de façon fluide sans casser le rythme de votre présentation. 

Pour un site il vous suffira de taper son URLIl n’y a donc que pour Word et de Word à Word que vous n’aurez pas

besoin de taper le point d’arrivée et pourrez vous contenter de sélectionner le signet avec le bouton adéquat. 

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9.5 Insertion d’un objet Dans l’onglet Insertion, il y a une fonction

très utile : outre date et heure, il y a surtout objet.  Ceci vous permet d’intégrer par exemple de l’Excel dans du Word, mais aussi d’insérer le contenu d’un autre fichier. Ce vous sera utile quand il s’agira d’assembler les différents fichiers constituant votre mémoire.

9.6 Insertion d’un tableau 

C’est une fonction dont vous pouvez avoir besoin ça et là ; mais surtout c’est à partir de tableaux dans lesquels vous glisserez du texte voire des images ou des graphiques, que vous confectionnerez vos FSS. (voir polycopié consacré à la Fiche Synoptique de Synthèse)

A partir de l’onglet Insertion. Vous y pouvez paramétrer : - le nombre de lignes et de colonnes - une des formes de tableau en couleur à partir de formats prédéfinis

etc.- les largeur, hauteur des colonnes et lignes- les bordure et trame …De la même manière que pour Image, dès lors que vous sélectionnez le

tableau, l’outil Tableau apparaît qui vous permet de finement formater ce dernier. 9.7 L’onglet Disposition 

Cet onglet propose différentes possibilités :  le mode Portrait ou paysage pour la mise en page  une mise en page en colonnes (pas nécessairement d’égale

largeur) Je vous invite néanmoins à ne pas dépasser 2 colonnes en mode portrait, ni 3 en mode paysage, pour des raisons évidentes de lisibilité. 

la coupure des mots (césure) : n’oubliez pas que Word ne parvient à justifier le texte qu’en jouant suer l’espace entre les mots. Si la ligne n’est pas entière (ce sera le cas pour du texte dans une

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colonne de tableau - donc dans une Fiche Synoptique de Synthèse) il n’y parviendra pas laissant des espaces trop grands entre les mots. Ici au moins - mais aussi dans le cas d’une mise en page en colonnes - la césure s’avère indispensable  à moins de renoncer à la justification du texte. 

9.8 Les tabulations L’observation de vos travaux révèle souvent que pour décaler un texte

sur la ligne vous vous contentez de tapez plusieurs fois de suite sur tabulation. Ceci est lourd et souvent inefficace. Par défaut, Word tabule tous les 0,5 cm. N’oubliez jamais que d’un ordinateur à l’autre la présentation peut légèrement changer. En conséquence, votre texte peut parfaitement dans ce cas ne plus se trouver où vous le désiriez.

Or vous pouvez plus finement fixer vos tabulations. Prenez soin dans Affichage de faire apparaître la règle. C’est

un outil bien utile. En regardant bien, à gauche de celle-ci, vous trouverez ce signe qui indique une tabulation à gauche. 

En cliquant dessus, vous verrez apparaître successivement une tabulation à droite, centrée et une décimale. Ce qui signifie que Word placera le texte à gauche, à droite, ou autour du point d’insertion de la tabulation. 

Donc il suffit que vous placiez cette dernière exactement à l’endroit voulu, pour vous éviter d’y aller au hasard en tapant plusieurs points de tabulation successifs. 

L’usage des tabulations est particulièrement pratique pour des en-tête ou pied de page dans lesquels vous désirez que le texte se dispose harmonieusement en début, en milieu et en fin de ligne. Mais les taquets de tabulation sont souvent placés de la sorte par défaut dans les modèles proposés par Word.

Quelques conseils de mise en page … pour finir

Commande que vous avez déjà utilisée pour la définition des styles, elle vous servira tout particulièrement lorsque vous aurez à mettre la touche finale sur la mise en page de votre document. 

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Conseils : dans un premier temps ne vous préoccupez pas de la mise en page fine de votre document. Vous avez des styles titre et au moins un style paragraphe : ceci suffira. Ce n’est que quand votre document sera achevé que vous vous préoccuperez de le peaufiner. 

Commencer par vérifier orthographe et grammaire : attention si les correcteurs ont fait de considérables progrès depuis dix ans, ils ne sont jamais absolument fiables. 

Ensuite vérifier sauts de page 

9.9 Les sauts de page 

Il y a une règle que, sous Word, vous avez intérêt à respecter :Ne jamais forcer un saut de page mais plutôt interdire un saut de pageVous devez savoir que la mise en page que vous aurez obtenue sur un

ordinateur ne sera jamais exactement la même en passant sur une autre machine. En passant d’un ordinateur à un autre, vous pouvez vous retrouver avec des surprises de sauts en milieu de page. Il vaut donc bien mieux entre titres et paragraphes ou entre les lignes, interdire les sauts en vous servant des mises en forme des paragraphes (voir ci-dessous)

Dans le menu Mise en forme, choisissez Paragraphe et, dans la fenêtre obtenue, choisissez l’onglet enchaînements : vous pourrez rendre plusieurs paragraphes solidaires (Word ne pourra insérer de sauts de page entre eux), idem pour les lignes. 

De la sorte, si vous avez des doutes et peur que Word ne place un titre en fin de page ou laisse au contraire une ligne orpheline (une seule ligne demeurant après un saut de page) , sélectionnez lignes ou paragraphes concernés et rendez les solidaires. En tout état de cause, ne forcez les sauts de page qu’une fois votre document achevé, lors de la mise en page finale et non en cours de route. 

La seule autre solution pour éviter les sauts de page intempestifs revient à transformer votre fichier en  document pdf. Mais attention, ceci n’est pertinent qu’à l’extrême fin, lorsque vous serez certain de n’avoir plus aucune modification à apporter. 

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9.10 Les saurs de section Vous avez sûrement déjà vu des documents Word dont certaines pages

sont en format paysage - souvent patce qu’on y a placé un tableau Excel qui n’aurait pas été lisible ni complet autrement - alors que le reste est évidemment en format portrait . Comment faire ? 

Voici précisément le rôle de la section : elle permet, à l’intérieur d’un même fichier, de définir des options différentes de mise en page : format paysage, en-tête différent, numérotation différente des pages, page en plusieurs colonnes quand le reste n’en a qu’une seule etc. 

Pour y parvenir, vous devez donc insérer un saut de section avant puis un autre après le texte que vous voulez voir formaté différemment. 

Il existe plusieurs sauts de section : 

continu : il permet par exemple d’avoir une partie de la page avec deux colonnes, quand le reste n’en aurait qu’une 

saut de page : il est à la fois saut de section et saut de page : c’est celui que vous utiliserez le plus souvent. 

Les sauts de sections sont particulièrement utiles dans trois cas : 

vous désirez qu’une partie du document ait une autre mise en page : par exemple, en format paysage pour un schéma, alors que le document est en format portrait

vous désirez que les en-tête ou pieds de pages soient différents selon les chapitres, ou parties

votre document est en plusieurs colonnes et vous souhaitez que votre titre général soit centré au milieu des colonnes (comme dans l’exemple ci-dessous)

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Vos mémoires, projets et rapports de stage seront nécessairement subdivisés en 3 sections : 

La première pour trois pages : page de garde ; abstract et table des matières. Ces trois pages n’on pas besoin d’être numérotées

La seconde est le corps de votre dossier : les pages y seront numérotées à partir de 1 

La troisième, pour la partie Annexe que je vous conseille de renuméroter à partir de 1 

(voir polycopié sur la structure des documents) 

9.11 La ponctuation 

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Vous veillerez tout particulièrement à la netteté de votre ponctuation. Elle est l’autre grand facteur qui rend un texte lisible puisqu’elle permet de ménager des pauses. Et le souffle!

La règle typographique que vous devrez respecter est simple : si le signe de ponctuation est simple : espace après ; pas avantsi le signe de ponctuation est double, espace avant et après. Remarquons que Word est capable de reconnaître ces signes et place

donc un espace insécable avant la ponctuation pour éviter qu’un signe de ponctuation soit éventuellement rejeté en début de ligne. 

Rappelons encore que la police du corps de texte devra toujours être avec empattement : voir poly . Le choix n’est pas infini (Times New Roman ; Garamond ; Cambria ; Georgia ) 

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