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Actes budgétaires Retours d’expériencesClub Finances La Gazette
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Sage
Une place à part dans le monde de l’informatique de gestion & financière
Pour plus de 1000 collectivités territoriales
Pour les organismes de l‘habitat social
Pour toutes les entreprises
La dématérialisation : une évolution majeureCapitaliser les expériences
Une démarche particulière
Sage collectivités localesLe projet Actes Budgétaires
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Le projet actes budgétaires
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Le projet actes budgétaires
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Le processus de dématérialisation
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Le processus de dématérialisation
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Le processus de dématérialisation
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le processus de dématérialisationLes documents dématérialisés
Documents budgétaires : Informations générales Section de fonctionnement Section d’investissement
Annexes Annexe de dette Annexe des subventions Annexe des immobilisations Etat du personnel, Etc…
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le processus de dématérialisationLe système d’information à l’origine de l’information
La gestion financière Les logiciels annexes (emprunts, subventions,
immobilisations, ressources humaines)
Import de flux xml dans TOTEM N flux en fonction de vos logiciels Permet de visualiser les éléments
Enrichissement dans l’outil TOTEM Saisie complémentaire
Envoi du flux « scellé» aux services de l’Etat
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le périmètre d’intervention de SageDeux applications concernées :
Sage Financements : gestion des emprunts, des prêts et de la dette garantie
Sage Patrimoine : gestion des immobilisations
Enrichissement des annexes dans TOTEM
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le périmètre d’intervention de SageSage Financements
5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71)
« bloc technique » emprunts permettant la dématérialisation des annexes suivantes :
M14 et M4x : Répartition par catégorie de dette, répartition des emprunts par type de taux, répartition par nature de dette, remboursement anticipé d’un emprunt avec refinancement et répartition de l’encours.
M52, M71 : Récapitulation par prêteur, état de la dette et répartition de l’encours (typologie)
Toutes les nomenclatures : Etat des emprunts garantis par la collectivité
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le périmètre d’intervention de SageSage Financements
5 fichiers générés, 13 annexes de dette couvrant toutes les nomenclatures (M14, M4x, M52, M71)
« Etat des crédits de trésorerie » (toutes les nomenclatures)
« Etat des instruments de couverture du risque financier » (toutes les nomenclatures)
« Tableau récapitulatif des lignes composant le notionnel de référence » (M52, M71)
« Etat des prêts » (M52, M71)
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Le périmètre d’intervention de SageSage Patrimoine
Dématérialisation de l’annexe « Etat des immobilisations » pour toutes les nomenclatures
Disponible pour le CA 2012
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Les objectifsVous faire gagner du temps
Etat des dettes garanties charge estimée au cours de l’expérimentation
à 15 jours de saisie Etat des immobilisations
des milliers de lignes à saisir
S’assurer de la validité des données Intégration des contrôles issus du cahier
des charges
Mettre à jour les documents plus facilement Un « centre » d’échange
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Où en sommes-nous ? Fin 2011 – début 2012
Recensement des collectivités intéressées Clients beta testeurs:
En cours : CU Bordeaux, Conseil général gironde et CA Grenoble Métropole
Disponibilité pour le BP 2012 : Mise en œuvre individuelle pour traiter la
problématique du calendrier et éviter un déploiement de version
Déploiement de la version 11.0
Pour la prochaine campagne CA 2012 : déploiement d’une version 12.0
contenant les nouvelles maquettes budgétaires et les modifications des fichiers de dématérialisation
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Le projet pour Sage Collectivités locales
Peu de risques identifiésL’installation de Totem
Composants Java à jour
La mise à jour des versions Les versions ne sont pas forcément à jour
La formation sur l’application Assez simple
Un projet simple à mettre en œuvreAu regard des projets de dématérialisation
Les apports de la dématérialisation
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Les apports de la dématérialisation Pour la planète : Le Zéro Papier : un objectif irréaliste ?
En dépit du développement des technologies de l'information et d'une automatisation croissante des processus, une grande partie des transactions réalisées finissent sous format papier.
Plusieurs explications peuvent être avancées : la résistance au changement : la dématérialisation implique
d'adopter de nouveaux comportements (lecture à l'écran, sécurité des informations, égalité probatoire des documents électroniques avec les documents papiers …)
la culture du papier fortement ancrée dans la société les pratiques sociales (le papier restant synonyme de preuve
tangible) le décalage entre les possibilités offertes par la
dématérialisation et le cadre règlementaire les contraintes techniques et financières prévalant au
déploiement de la dématérialisation
Les coûts de stockage et d’infrastructure ne sont pas à négliger…
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Les bénéfices ne sont pas forcément là ou en les attend !
Selon une étude réalisée par IDC et Esker, les bénéfices apportés par les solutions de dématérialisation dans la gestion de commande proviennent d'abord des gains de productivité.
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Les freins
Source: Markess International, 2008
A quels types de freins sont confrontées les entreprises ?
Selon Markess International (étude réalisée auprès d'un échantillon de 200 entreprises publiques et privées), le point de blocage majeur à la dématérialisation des documents et des courriers entrants serait la culture du papier.
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Les avancées
Le dispositif règlementaire contribue à l'essor de la dématérialisation
cf. loi 2003 qui confère au document électronique la même valeur probatoire qu'un document papier
cf. directive européenne 2001/115CE qui autorise les entreprises à sous-traiter la gestion de leurs factures
cf 2007 : révision générale des politiques publiques qui fait de la dématérialisation des échanges un outil pour simplifier et moderniser la relation de l'administration avec les usagers
cf. Modification de l'article 26 de la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 qui autorise la dématérialisation des bulletins de paie (sous condition d'accord du salarié)
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La dématérialisation chez Sage
Les volumes et leurs évolutionsJanvier 2012 : la DGFIP compte 2 575 050 utilisateurs d’EDITDFC
+ 16% sur un an
Décembre 2011 : la DGFIP compte 1 317 202 utilisateurs TVA (dont 55% en EDI)
+ 37% sur un an
Les apports du projet actes budgétaires
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Les apports de la dématérialisation
Pour l’émetteur de la réglementationLa gestion du stockage
L’absence de ressaisie
Les contrôles systématiques Règles de cohérence des montants, Pré-Contrôles
Si X >Y, alors il y a un risque : le dossier peut donc être « extrait » pour une analyse approfondie
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Les apports de la dématérialisation
Pour la collectivité
Une gestion centralisée et automatisée des documents budgétaires
Une mise à jour « en ligne » des documents budgétaires
La fin de l’envoi papier
La traçabilité du flux
Les contrôles réalisés dans votre application
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Les effets induits de la dématérialisation
Impact dans les logiciels
Contrôles supplémentaires Les contrôles « réglementaires » spécifiés sont
repris par les éditeurs
Clarification des cahiers des charges Exemple : association EDIFICAS
Intégration des dates clés dans les échanges avec les éditeurs
Une normalisation qui favorise les échanges La donnée devient exploitable
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Un projet de dématérialisation
Un spectre de problématiquesL’aspect technique : une facette du projet
6 dimensions à prendre en compte :Humain
Formation sur l’objectif – susciter l’intérêt Formation et assistance dédiées
Pourquoi changer ?
Organisationnel Nouveaux échanges Missions à plus forte valeur ajoutée
Télé-déclarer un document est différent de l’adresser par papier : responsabilité renforcée.
Nouveaux indicateurs Nombre d’erreurs, délais,…
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Un projet de dématérialisation
Métier La formalisation des processus est un préalable
indispensable La description des interventions de chacun permet
une prise de recul sur les méthodes de travail producteurs, validateurs, consommateurs,
fréquences de mise à jour, criticité, archivage, réutilisation, …
Stratégique La finalité du projet doit être précisée pour
optimiser les bénéfices et déterminer les indicateurs de réussite
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Un projet de dématérialisation
Juridique Un projet de dématérialisation doit préalablement
et systématiquement faire l’objet d’une étude de faisabilité juridique
Technique Définir les outils concernés
S’assurer de la disponibilité des options S’assurer d’un planning de mise à disposition
En savoir plusSage et la dématérialisation
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Les facteurs d’évolution
Au croisement de quatre facteurs : Réglementaire
Technologie
Emergence de nouveaux besoins Productivité Traçabilité
Changement dans l’approche du contrôle Passage du hasard à la cible
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Exemples
La télédéclaration de L’IS Un facteur réglementaire
Obligation pour les grandes entreprises Diminution du seuil (CA>230 000 €)
Un facteur technologique La fin des « calculatrices » La généralisation d’internet
L’émergence de nouveaux besoins Traçabilité (envoi, réception, validation)
Un changement dans l’approche du contrôle Le justification des pièces évolue
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Exemples
La mise en place des normes SEPA - EBICSUn facteur réglementaire
L’évolution de la réglementation européenne
Un facteur technologique La fin de réseau télécom X25
L’émergence de nouveaux besoins Les échanges européens voire internationaux
sont la règle Un besoin d’automatisation du rapprochement
bancaire plus fort
Un changement dans l’approche du contrôle Sécurité renforcée Un langage plus évolutif
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Exemples
Passage de la DADS-U vers la N4DS - Norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales
Un facteur réglementaire Changement de la réglementation
Un facteur technologique L’accès à internet
L’émergence de nouveaux besoins Une simplification du travail du déclarant Une harmonisation et un croisement d’information
Un changement dans l’approche du contrôle Des contrôles facilités Désectorisation des métiers
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Dématérialisation
Collectivités
