2013-10-08 Radenko Corovic Implanter la gestion de portefeuille de projet en 100 jours

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  1. 1. Implanter la gestion de portefeuille de projets en 100 jours Gouvernance, processus, outils Par: Radenko Corovic RSM Technologies PMI Lvis-Qubec - Confrence 5@7 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  2. 2. Agenda Avant de commencer Jour 10 - Nous savons maintenant d'o nous partons et vers o nous allons Jour 30 On commence voir limage de notre future portefeuille Jour 50 - Mais, avant de construire, il y a des pralables Jour 70 - Wow, a se concrtise Jour 80 - On prpare la grande ouverture Jour 100 - a fonctionne!!! Leons retenir 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. 2
  3. 3. Avant de commencer Pourquoi les implantations de GPP chouent? Implantation typique du PPM: 12-18 mois, risque, engage des ressources considrables, livre les rsultats limits Pouvons-nous faire mieux que a? Oui, mais avec lapproche top-down et loutil appropri Cibler en premier les fonctionnalits de gestion de portefeuille Adapter limplantation de la solution au niveau de maturit de lorganisation 3 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  4. 4. Caracteristiques de lapproche top-down Permet dimplanter les parties de la solution qui sont entirement fonctionnelles Diminue le risque dchec en implantant la solution de faon graduelle et progressive Facilite la gestion du changement en impliquant les utilisateurs assez tt dans le processus et augmente ainsi ladhsion des personnes cls Permet de synchroniser limplantation de la solution avec la capacit dorganisation de digrer les changements Permet dadapter limplantation du processus de gestion du portefeuille la ralit de chaque organisation Donne rapidement des premiers rsultats et dmontre que la solution fonctionne 4 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  5. 5. Prt? On commence Copyright: RSM Technologie 2013 5
  6. 6. Jour 10 - Nous savons maintenant d'o nous partons et vers o nous allons Le niveau de maturit en PPM est dfinit et les points amliorer sont identifis Les acteurs principaux de gestion de projets dans l'organisation (voir toutes les perspectives) sont consults 6 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. On n'est pas assez mature pour le PPM Vraiment? La solution globale (grande image) est dfinie Les domaines/modules implanter sont identifis et prioriss Le projet est officiellement dmarr et le chef de projet est nomm Le sponsor est choisi et intgr dans lquipe du projet
  7. 7. valuation de maturit- Rsultats 7 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  8. 8. Jour 30 - On commence voir limage de notre future portefeuille Le plan du projet (Rolling Wave Planning) est ralis et valid par le CD Le plan de gestion du changement est rdig et valid par le CD Les processus de base sont dfinis et formaliss Le rle et les responsabilits du BP corporatif de projets (EPMO) sont dfinis La Charte du Comit de gouvernance du portefeuille est rdige et valide par la haute direction Les exigences de l'outil sont identifies et valides Le processus de choix de loutil est lanc 8 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  9. 9. Choix de loutil PPM Grille d'exigences Logiciel de gestion du portefeuille - Grille d'valuation Organisation: Evaluation Total score Dimension Valeur relative (%) Score maximal C1 C2 C3 C1 C2 C3 1 Fonctions de base 40% 0 0 0 0 0 0 1.1 Opportunity Identification/Demand Management 10% 12 0,75 0 0 0,075 0 0 1.1.1 Identification 3 0 0 0 1.1.2 Identify follow-up information requirements 3 0 0 0 1.1.3 Evaluation 3 0 0 0 1.2 Portfolio Identification 0 16 0 0 0 0 0 0 1.2.1 Organizational 0 0 0 1.2.2 Product-based 0 0 0 1.2.3 Strategy-based 0 0 0 1.2.4 Project type 0 0 0 1.3 Project Prioritization & Selection 0 12 0 0 0 0 0 0 1.3.1 Criteria development 0 0 0 1.3.2 Scoring and evaluation 0 0 0 1.3.3 Prioritization and ranking 0 0 0 1.3.4 Project approvals 0 0 0 1.4 Resource Management 0 36 0 0 0 0 0 0 1.4.1 Resource identification 0 0 0 1.4.2 Resource skill definition 0 0 0 1.4.3 Skill-based resource searches 0 0 0 9 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  10. 10. Jour 50 - Mais, avant de construire, il y a des pralables Loutil est choisi et prt pour la configuration Les paramtres (champs) de projets et de demandes sont dfinis Les critres du scoring systme sont identifis et pondrs Le Comit de gouvernance du portefeuille est form et la premire runion est planifie Ltat davancement du projet dimplantation du portefeuille est communiqu travers de lorganisation Le soutien de la haute direction est confirm 10 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  11. 11. Pourquoi une solution SaaS (cloud)? Un dploiement facile et rapide Ne ncessite pas lacquisition (ni lentretien) dinfrastructure ou de logiciels Diminue le risque dchec (il est facile dentrer et facile de sortir) Assurance de toujours travailler avec la dernire version Solutions GPP actuelles en mode SaaS sont robustes, scuritaires et configurables (Gartner) 11 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  12. 12. Deux principaux types doutils de gestion du portefeuille de projets Top-Down Bottom-Up Facilit de dploiement leve Faible/Moyenne Facilit dutilisation Moyenne/leve Faible/Moyenne Niveau dintgration des donnes de projet Moyen/lev Faible Type de solution SaaS/Cloud Hberge Clientle principale Gestionnaires lis aux investissements Chefs et membres dquipe de projets; BP Niveau de travai Gestion stratgique des investissements Excution de projets 12 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  13. 13. Outil dvaluation/priorisation de projets du RSM Technologies 13 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  14. 14. Jour 70 - Wow, ca se concrtise Les paramtres de gestion de portefeuille sont intgrs dans loutil Le processus (workflow) de gestion des demandes est configur Les indicateurs de performance du portefeuille sont dfinis et configurs Le module de gestion des risques/enjeux est configur Les projets en cours sont imports Les projets sont associs aux sous-portefeuilles et aux programmes 14 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  15. 15. Vue sommaire de projets (grande image) 15 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  16. 16. Structure du portefeuille 16 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  17. 17. Jour 80 - On prpare la grande ouverture Les demandes/opportunits sont importes La premire valuation de la valeur de projets (scoring) est effectue 17 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. Les rapports et les TB excutifs sont crs Les chefs de projets sont forms et connects loutil Le personnel du BP stratgique EPMO) est en place
  18. 18. Tableaux de bord excutifs 18 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  19. 19. Indicateurs de performance du portefeuille 19 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  20. 20. Gestion de la capacit avec les ressources gnriques 20 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  21. 21. Jour 100 - a fonctionne!!! Ltat du portefeuille de projets est prsent au Comit de gouvernance de portefeuille-CGP Les demandes/projets candidats sont prioriss par le CGP Le CGP analyse la capacit globale des ressources et prend les mesures Certains projets sont devancs, certains retards, et certains arrts...Ouch! Mais on le fait dans les meilleurs intrts de l'organisation 21 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  22. 22. Wow, c'est impressionnant...mais, attendez un peu On cible les fonctionnalits de gestion de portefeuille et non celles de gestion oprationnelle de projet. Mais, rien ne vous empche, si lorganisation est prte, de les ajouter aprs. Je ne vois pas les tches dtailles de projet! On ne peut pas grer les projets comme a O sont les feuilles de temps? 22 2013 Copyrights : RSM Technologies inc. On na pas assign les ressources aux tches!
  23. 23. Leons retenir Planifier et excuter les travaux en mode projet Prparer lorganisation larrive du GPP (valuer le niveau de maturit, prsenter le concept, communiquer les changements, etc.) Adapter lapproche la ralit et au niveau de maturit de votre organisation Assurer le soutien de la haute direction (business sponsor) 23 2013 Copyrights : RSM Technologies inc.
  24. 24. Copyright: RSM Technologie 2013 24 Oui, cest possible si vous avez une bonne approche et si vous tes bien prepar. Implanter la gestion de portefeuille (et loutil) en 100 jours ouvrables?
  25. 25. Copyright: RSM Technologie 2013 25 Merci! Contact: radenko.corovic@gmail.com radenko.corovic@rsmtechno.com Site web: www.rsmtechno.ca Questions/Commentaires