Initiation archivistique

2010

L’analyse archivistique

Définition de l’analyse archivistique

Étape essentielle de la description archivistique, qui consiste à présenter, sous une forme normalisée, concise et précise, les informations d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents. Elle se fait dans le cadre du respect des fonds. Elle est inséparable de l’article dont elle décrit le contenu informatif.

L’analyse archivistique est inséparable de l’article...

qui constitue à la fois une unité intellectuelle...

...et une unité matérielle ...pour la cotation, le rangement et

la communication des documents de cet article.

Un article = une cote et une analyse

Les cas simples : Un dossier est de la taille d’une unité de

conditionnement Une unité de conditionnement contient une série

de dossiers sériels

Les cas difficiles : Un dossier dépasse la taille de l’unité de

conditionnement Une unité de conditionnement contient plusieurs

dossiers différents Les autres supports

Les éléments constitutifs de l’analyse archivistique

L’analyse archivistique doit être répondre aux questions suivantes :

De quoi s’agit-il ? Où se situe l’objet ?Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-

il ? Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action

sont-ils illustrés ?Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?Comment les pièces sont-elles classées ?Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

De quoi s’agit-il ?1. OBJET

Où se situe l’objet ?2. LOCALISATION

Comment l’objet est-il traité ? et que lui arrive-t-il ?

3. ACTION (sur l’objet)

Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ?

4. TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?5. AGENT (de l’action)

Comment les pièces sont-elles classées ?6. NATURE DU CLASSEMENT

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?7. DATES EXTRÊMES

Définitions

• OBJET : thème ou sujet sur lequel s’exerce l’activité du producteur.

• ACTION (sur l’objet) : activité administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier.

• AGENT (de l’action) : auteur de l’action administrative dont résulte l’existence des documents.

1. L’objet = de quoi s’agit-il?

Thème ou sujet, concret ou abstrait, sur lequel s’exerce l’activité de la personne physique ou morale à l’origine des documents rassemblés dans le dossier (producteur).

2. Localisation = où se situe l’objet?Donne des précisions sur le lieu de l’objet

Comment?

3. Action sur l’objet = Comment l’objet est-il traité? Que lui arrive t-il? Quelle est l’activité administrative dont résulte l’existence de documents rassemblés dans un dossier.

4. Typologie documentaire = avec quoi?

Avec quels documents l’objet et l ’action sont-ils illustrés?

Traité d'alliance entre Albert et Othon, ducs d'Autriche et Philippe VI de Valois, roi de France.Acte en latin sur parchemin, scellé de deux sceaux sur double queue de parchemin, fait à Vienne le 7 avril 1338

5. L’agent = par qui?

Quel est l’auteur de l’action administrative dont résulte l’existence des documents rassemblés dans le dossier

Est-il différent du producteur?

6. Nature du classement = Comment les documents

sont-ils classés ordre chronologique

ordre alphabétique

ordre numérique

ordre méthodique

7. Dates extrêmes = quand?

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place?

Les dates du document le plus ancien et du document le plus récent.

Mais….

Parmi toutes ces informations,

seuls l’objet

et les dates extrêmes

doivent être indiqués de façon

systématique

Et….

Le niveau de détail de l’analyse

doit être évalué en fonction de

la nature, de l ’intérêt et de la

complexité des documents.

Analyse d’un article

Éléments Réponse à la question

Exemple

Cote Fonds, numéro du dossier 134 W 30

Objet / Intitulé

De quoi s’agit-il ? Objet physique : école, pont, terrain, rivière, cours d’eau, canauxPersonne morale : Ministère, Chambre de commerce et d’industrieZone géographique : parc national, quartierÉvènements : fêtes, guerre, voyages officiels, manifestationsSituations physiques : structures agricolesSituations juridiques : prix, nationalité, occupation des solsObjets complexes : urbanisme, sécurité sociale, environnement

Localisation Où se situe l’objet ? Pays : France. … Départements : Somme…..Ville : Amiens, etc.

Action sur l’objet

Comment l’objet est-il traité ? Que lui arrive-t-il ? Par qui l’action est-elle mise en œuvre ?

Actions concrètes : achat, construction, entretien, inondationActions abstraites : jugement, réglementation, programmation, interdiction, contrôle, financementAgents : ministères, préfectures, municipalités, conseil général, etc.

Typologie documentaire

Avec quels documents (pièces) l’objet et l’action sont-ils illustrés ?

Textes de lois, procès-verbal, rapport, mémoire, correspondance, photographies, tableaux statistiques, circulaire, arrêté municipal, permis d’exploitation, discours, liste, communiqué de presse

Nature du classement

Comment les pièces sont-elles classées ?

Ordre numérique, alphabétique, chronologique, géographique

Dates extrêmes

Quand l’objet et l’action ont-ils pris place ?

1950-1980 ou s. d. (sans date) ou [1950] si date reconstituée1976, 1980, 1989 [1867]-1900, XVIIIe siècle, XIXe-XXe siècles, etc. ou vers 1960

Les principes fondamentaux de rédaction de l’analyse

L’analyse doit être :

• fiable, concise et homogène.

• intelligible : la description doit correspondre au contenu, comprise par tous et ne pas être sujette à interprétation.

• complète : elle doit donner un élément d’information pertinent pour chacun des articles décrits.

L’analyse doit donner un élément d’information pertinent pour chacun

des articles décrits26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers.

1933

A. Séparation sur des numéros si les bordereaux ont été regroupés selon ce critère

26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement par numéro de bordereaux).

193394 Nos 1 à 200.95 Nos 201 à 350.

26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement chronologique).

193394 1er trimestre.95 2e trimestre.

B. Séparation sur la date en cas de classement chronologique

L’analyse doit donner un élément d’information pertinent pour chacun

des articles décrits26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers.

1933

C. Séparation sur les noms en cas de classement alphabétique

26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement alphabétique des détenteurs de titres).

193394 A à L.95 M à V.

26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement par montant de souscription).

193394 Montants de souscription inférieurs à 500 francs.95 Montants de souscription supérieurs à 500 francs.

D. Tout autre séparation (mais dans ce cas il faut le préciser)

L’analyse doit être intelligible : la description doit être comprise par tous et ne pas être

sujette à interprétation

Soit l’analyse suivante, tirée d’un versement de cabinet préfectoral :

Transports privés, interventionsÀ première vue l’objet serait les transports privés, l’action serait les

interventions, ou alors l’action est sous-entendue comme «traitement de», ou «enquête sur», ou «préparation des réponses à», ou des interventions (de personnalités) concernant les transports privés.

L’analyse est sujette à interprétation, en fait il s’agit : d’interventions ; et l’agent de ces interventions (dont la nature n’est pas précisée)

sont les syndicats de transporteurs ; l’information donnée à l’occasion de ces interventions servait au

bureau instructeur pour l’application de la réglementation sur les transports privés, l’analyse correcte est donc :

Transports privés. – Réglementation : interventions des syndicats de transporteurs.

OBJET ACTION

TYPOLOGIE AGENT

Les principes généraux d’organisation des différents

éléments de l’analyse archivistique

1. La ponctuation.L’utilisation des signes de ponctuation n’est pas normalisée (à l’inverse

des notices de description bibliographique). Il existe toutefois une présentation traditionnelle :

Objet, action : typologie documentaire.Dates extrêmes

2. La non répétition des informations communes.

3. L’organisation des analyses à plusieurs niveaux.

La non répétition des informations communes

L’emploi de idem doit être évité car il ne permet pas de savoir exactement à quelle partie de l’analyse précédente il se substitue, outre le fait qu’il peut entraîner une présentation non homogène des analyses, comme dans ce cas précis :

26 J 94 Bordereaux de conversion de titres boursiers.1933

26 J 95 idem.1934

Il convient de disposer ainsi les éléments :

26 J 94-95 Bordereaux de conversion de titres boursiers (classement chronologique).

1933-193426 J 94 Année 1933.26 J 95 Année 1934.

L’organisation des analyses à plusieurs niveaux

Le principe de la non répétition des informations communes doit aussi être appliqué aux analyses les unes par rapport aux autres en mettant en facteur commun ce qui peut l’être.

Analyse d’un article isolé

Cote Analyse

Dates extrêmes

Cotes extrêmes (art. 1 à n)

Analyse généraleDates extrêmes

Analyse par groupes d’articles (à un seul niveau de description)

Art. 1 Analyse particulière (dates extrêmes)

Art. 2 Analyse particulière (dates extrêmes)

Autre exemple dela mise en commun

99 ZZ 4-6 Bâtiments communaux, construction, entretien : devis, plans, rapports.

1930-194899 ZZ 4 Mairie (1930-1935).

99 ZZ 5 Écoles primaires (1943-1948).

99 ZZ 6 Église (1930-1948).

Exemples d’analyses archivistiquesUne analyse comprend au moins un intitulé et, le cas échéant, des informations

complémentaires.

Objet : Typologie.Dates extrêmes

Commission de surveillance de la prison départementale de Lons-le-Saunier : registres des délibérations.

1816-1827Objet. – Action.

Dates extrêmesRouen, quartier Sainte-Thérèse. – Réhabilitation.

1956-1965

Exemples d’analyses archivistiques

Objet. – Action (dates). Autre action (dates).Dates extrêmes

Gymnase. – Construction (1958-196). Extension (1983)1958-1983

Objet principal (ou intitulé). – Objet secondaire : typologie.

Dates extrêmes11e RI. – Officiers et sous-officiers chargés du recrutement : états nominatifs

1856-1859Objet. – Action : typologie.

Dates extrêmesPersonnel de la mairie. – Attribution de la médaille du travail : liste des bénéficiaires.

1983

Exemples d’analyses archivistiques

Cote Objet général/Intitulé. – Action : typologie (nature du classement).

Dates extrêmes

Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes).

Dates extrêmes

Cote Objet général/Intitulé. – Objet 1 , action 1 : typologie 1 (dates extrêmes) ; action 2 : typologie (dates extrêmes). Objet 2, action : typologie (dates extrêmes).

Dates extrêmes