Atelier 2.Presentation JL. Auffret

Kotao :-) Services online

L’ANIMATION DE RÉSEAUX DE DIPLÔMÉS

Document non contractuel Octobre 2009

Stillincontact, ensemble de ressources pour les formations diplômantes,

basé sur l’animation du réseau des diplômés.

240 formations abonnées

150000 étudiants et diplômés

Une présence dans plus de 2000 écoles




Partenaire de

Stillincontact partenaire de l’Association nationale des diplômés d’IUT

Stillincontact partenaire de Créa IUT (Participation aux conventions nationales des IUT)

Stillincontact soutenu par l’Agence Nationale de Valorisation de la Recherche

Des ressources et services ciblés pour chaque public : Ecole • Données sur l’insertion professionnelle

• Gestion des entreprises partenaires (Historique des stages par entreprise, diplômés en poste, …) (Objectif taxe d’apprentissage)

• Gestion des stages intégrée • ...

Etudiants • Offres de stages • Poursuites d’études (2) • Fiches écoles et diplômes (2) • Etc …

Diplômés • Base de CV (1) • Offres d’emplois (1) (2) • Interviews métiers (1) (2) • Etc …

Entreprises partenaires • Mise en ligne d’offres d’emplois … • Recherches non nominatives dans la base de CV • Etc …

Candidats aux formations : lycéens, …

• Fiches école Stillincontact, Annuaire national de la spécialité,etc …

Et de nombreux autres services existants ou en cours de développement … (1) Ressources pour le projet professionnel des étudiants (2) Ressources nationales mutualisées




STILLINCONTACT, UN RESEAU A 4 NIVEAUX … Prenons l’exemple du département Techniques de Commercialisation de l’IUT de Saint-Brieuc : 1 - Stillincontact, le réseau des étudiants/diplômé s du département TC Saint-Brieuc Un ensemble de services (forum, liste de diffusion, moteur de recherche, ...) qui profite : - aux étudiants : Ex : informations sur les poursuites d'études (Référentiel national) - aux diplômés : Ex : Offres d'emplois en ligne - au département : statistiques, ... 2 - Stillincontact, le réseau des diplômés de l'IUT de Saint-Brieuc Sur la base de plusieurs départements utilisateurs de Stillincontact, l'IUT accède à des ressources comme les statistiques sur les poursuites d'études ou le cursus professionnel de l'ensemble des diplômés de l'IUT, tous départements confondus ; ou encore à l'outil taxe d'apprentissage, basé sur un fichier d'entreprises qualifié (Pour une entreprise donnée, connaissance des stagiaires accueillis département par département, connaissance des collaborateurs issus des différents départements de l'IUT ... En vue d'optimiser la collecte de la taxe d'apprentissage par un marketing one to one). A terme, vous allez pouvoir, au niveau du département ou de l'IUT, créer un compte pour vos entreprises partenaires (qui vous versent la taxe par exemple), à partir duquel les entreprises pourront déposer directement des offres de stages et d'emplois, ou encore utiliser un moteur de recherche non nominatif. 3 - Stillincontact, le réseau des diplômés TC Franc e Au-delà du réseau TC Saint-Brieuc, il s'agit de profiter ici d'un réseau au plan national - Ressources communes : Ex : forum, offres d'emplois, fiches métiers (en complément de la description du métier, un diplômé d’un autre département TC peut déposer un avis sur un métier, un diplômé TC Saint-Brieuc également, ...), fiches poursuites d'études ... - Outils pour l'assemblée : Ex : Statistiques sur l'ensemble des TC France ... Une convention a été signée en octobre 2007 avec l’ACD Mesures Physiques, avec l’ACD Gestion des Entreprises et des Administrations en mars 2009. Nous sommes en contact avec plusieurs assemblées, intéressées par les apports d'un tel outil au niveau de leurs spécialités respectives. 4 - Stillincontact, le réseau des diplômés des IUT de France Nous sommes partenaires de l'AdDUT (Association des diplômés diplômés d'IUT), qui voit dans Stillincontact, un vecteur de communication auprès des diplômés d'IUT. Au rythme actuel des souscriptions, le parc des départements abonnés devrait dépasser la centaine dès cette année. Seul un outil d'envergure national peut permettre de gérer les diplômés sur ces 4 niveaux (une solution cloisonnée aux murs d’une école ne répondant qu'aux 2 premiers niveaux). Si Stillincontact a pour l’instant été développé essentiellement auprès des IUT, il équipe également d’autres type d’école (Ecoles d’ingénieurs, UFR d’université, lycées, …)




ACCES AU SERVICE

En raison de la confidentialité des données, seules les personnes autorisées accèdent au site : • étudiants

• diplômés

• utilisateurs autorisés (enseignants, personnel administratif de la formation) Autres utilisateurs (Profil ne donnant pas accès à des données nominatives) : • candidats à la formation

• entreprises partenaires Cf. compte d’accès au site d’évaluation au dos de la plaquette.




GENESE DU PROJET L’initiateur du projet.

Stillincontact a été développé par Jean-Luc Auffret, maître de conférence associé (Université de Rennes 1 – IUT de Saint-Brieuc), et gérant de Siprog puis de Kotao (sociétés spécialisées dans le développement et la commercialisation de logiciels pédagogiques pour l’enseignement supérieur depuis 1993.

Les grandes dates

Mars 2000 Début de la réflexion et de l’analyse de la problématique sur la base d’un constat : la difficulté à assurer un suivi des diplômés à partir des outils traditionnels (courriers par voie postale, téléphone).

Septembre 2000 Début du développement

Janvier 2001 Mise en ligne et poursuite du développement. Test d’une année au sein de 3 formations de l’IUT de Saint-Brieuc (TC, GB, SGM)

Décembre 2001 Obtention d’une aide à l’innovation de 20 000 € de l’ANVAR (Aide n° A0111139 E – Etudes préalables à une création d’entreprise offrant un service en ligne dynamique de gestion des diplômés d’écoles et d’universités)

Janvier – Février 2002 Etude stratégique menée par un cabinet marketing indépendant (Scientific Facilitors) en vue de valider le besoin et le marché, et de définir des moyens à mettre en place. Les résultats sont prometteurs. Plus du tiers des établissements sondés sont spontanément preneur de l’outil.

Décision de créer une société.

Mars 2002 Début de la commercialisation parallèlement au montage de la société.

Juillet 2002 Naissance de la SARL Kotao afin d’accompagner le développement technique et commercial du site.

2 développeurs assurent le développement du service.




LA CVTHEQUE, le cœur de Stillincontact

A partir de son code d’accès, un diplômé : • Accède à un formulaire de mise à jour de son CV

• Peut consulter les autres CV

• Accède à plusieurs outils périphériques (Forum, liste de diffusion, moteur de recherche, .offres d’emplois & de stages, …)




Données générales, coordonnées …

La base pour garder le contact




STAGES ETUDIANTS …

3 bonnes raisons de gérer les stages en ligne : • Une base de stages permanente consultable par vos futurs étudiants, les enseignants

tuteurs.

• Saisie des stages, pointage et contrôle de saisie, relances automatiques, édition des conventions, …, planning des soutenances, édition des courriers aux entreprises, un module des stages complet.

• Chaque stage vient alimenter la qualification du fichier des entreprises partenaires. (données exploitables notamment dans le cadre de la collecte de la taxe d’apprentissage (au niveau de votre formation ou de l’école)




L’ALTERNANCE (Contrats d’apprentissage) …




Etudes suivies (Etudes antérieures, Poursuites d’études …)

La ou les poursuites d’études, à des fins de consultation ou de production de statistiques. Chaque étude est associée à une fiche école et diplôme (Cf. ressource nationale)




Expériences professionnelles …

Là encore une information très complète sur le cursus professionnel de vos diplômés étudiants. Consultation, recherche, statistiques … de nombreuses applications. Une information précieuse pour la collecte de la taxe d’apprentissage.




Autres données …




MISE A JOUR DU CV PAR LE MEMBRE




MOTEUR DE RECHERCHE …

Le moteur de recherche apporte une véritable valeur ajoutée aux données mémorisées dans Stillincontact - Diplômés ayant poursuivi leurs études en Ecole d’ingénieurs ?

- Stages en région parisienne ?

- Diplômés occupant un poste de contrôleur de gestion dans le secteur automobile ?

- Etc … Autant de besoins qui font du moteur de recherche un outil précieux.




RESULTATS D’UNE RECHERCHE

Liste des diplômés correspondants à une recherche, accès à leur CV et par là même à la possibilité de les contacter …




LES INTERVIEWS (METIERS, PE, STAGES)

Objectif : construire une base de données nationales d’interviews métiers (Les interviews sont mutualisés par spécialité de département), une ressource précieuse dans le cadre du PPP




LISTE DE DIFFUSION …

- Recherche d’un stage

- Recherche d’un emploi

- Communication d’un événement (Ex : Soirée des anciens)

- Besoin d’informations pour un dossier

- etc … Autant d’occasions de solliciter le réseau. Simple, rapide, économique … la liste de diffusion.




FORUM DE DISCUSSION …

Un lieu d’échanges thématique privilégié. Ou rester en contact prend tout son sens. Plusieurs forums, par exemple : Niveau formation abonnée Niveau Ecole Etudiants et diplômés de toutes les

formations abonnées de l’école. Niveau France Etudiants et diplômés des formations

abonnées d’une spécialité donnée. Un véritable réseau de diplômés à l’échelon national







OFFRES D’EMPLOI …

Que faites-vous des offres d’emplois reçues ? Stillincontact est un moyen simple de communiquer les offres à vos diplômés : Dès le dépôt d’une offre (reçue à la formation, proposée par un diplômé, une entreprise), les diplômés sont avertis par mail. Un service apporté aux entreprises partenaires (en garantissant une large diffusion des offres) et à vos diplômés (Accès simple et rapide à des opportunités de carrière). Vos offres peuvent être consultées par les formations appartenant à votre réseau ; Inversement, vous pouvez consulter les offres déposées par les formations de votre réseau. La consultation des offres est multi-critères. Un véritable service pour les anciens étudiants, ou l’application de l’esprit de votre formation …




A découvrir également les offres de stages …




FICHES ECOLES …

Un référentiel Ecoles national. Une base d’informations précieuse pour vos étudiants en recherche d’informations pour les poursuites d’études, enrichie par les diplômés.




FICHES DIPLOMES …

Le complément indispensable du référentiel Ecoles.




MODULE ENTREPRISES …

Une interface développée en utilisant les technologies du Web 2.0




Fiche signalétique détaillée Historique des stagiaires accueillis, diplômés en poste pour des exploitations multiples : - étudiants à la recherche d’informations sur une entreprise, dans le cadre de la recherche d’un stage - diplômés à la recherche d’un emploi Un fichier d’entreprises ultra-qualifié afin de décupler vos campagnes de collecte de la Taxe d’Apprentissage .




GESTION DES STAGES INTEGREE …

Un module complet : Saisie avec pointage et contrôles automatisés, relances automatiques aux étudiants, édition des conventions, listes par critères, gestion du tutorat, organisation du planning des soutenances, courriers automatiques aux entreprises, édition de documents en format PDF, exports Excel, listes de diffusion (Stagiaires, tuteurs enseignant, tuteurs entreprise, responsables entreprises) Moteur de recherche sur la base de stages en ligne.




GESTION DE L’APPRENTISSAGE … NOUVEAUTÉ RENTRÉE 2009




STATISTIQUES ONLINE …

Données générales, stages, études, expériences professionnelles, autant de données sujettes à la production de statiistiques, graphiques à l’appui.




ANNIVERSAIRES …

Parce que tous les prétextes sont bons pour maintenir le contact !!! …




-

LISTE DES ENSEIGNANTS …

… avec les enseignants également …




L’ENQUETE NATIONALE SUR LE DEVENIR DES DIPLOMES D’I UT

Dans la perspective de l’enquête diplômés + 2 ans, vous avez, comme l’ensemble des départements d’IUT, actualisés les fichiers d’adresses des diplômés.

Dans ce contexte, Stillincontact, constitue un outil d’actualisation permanent des adresses en amont des enquêtes nationales + 2 et + 5 ans.

Enquêtes suivantes (+ 5 ans, …)

Maintenir les adresses à jour devient une préoccupation, pourquoi ne pas confier ce travail directement aux diplômés ? La solution existe : Stillincontact Mobilité de vos diplômés oblige, Internet vous permet d’actualiser les adresses.

= Adresses actualisées




DES OUTILS POUR L’ADMINISTRATEUR…

Mesure de la notoriété du site avec les statistiques de connections Les statistiques ci-dessus sont réelles (Département Techniques de Commercialisation de l’IUT de Saint-Brieuc) et inspirent les réflexions suivantes : - Stillincontact n’est pas la solution miracle permettant de renouer le contact avec tous

les diplômés, mais les résultats sont supérieurs à un suivi sans internet.

- Les diplômés les plus récents et les étudiants (initiés à l’internet et à Stillincontact pendant leurs études) sont très sensibles à l’outil … dans moins de 5 années, la base de CV Stillincontact sera extrêmement riche …

Plus généralement, qui peut aujourd’hui remettre en cause internet ? Alors que ce soit avec Stillincontact ou non, l’avenir du suivi de vos diplômés est en ligne.




Nouveauté 2009 : interface entreprise

Mise à disposition de vos entreprises partenaires d’une interface Stillincontact dédiée afin entre autres : - de déposer gratuitement des offres de stages - de déposer gratuitement des offres d’emplois visibles par vos diplômés - de déposer des offres d’emplois (facturées 100 €HT) visibles nationalement

Dans ce dernier cas, une réduction est alors appliq uée sur l’abonnement qui vous est facturé.




A VENIR SUR STILLINCONTACT … Aujourd’hui, bien que déjà un outil remarquable, Stillincontact va s’enrichir de bon nombre de fonctionnalités dans les semaines et mois à venir : • Gestion de la taxe d’apprentissage. En cours de développement.

• Gestion des cotisations anciens

• Gestionnaire d’inscription en ligne (Ex : inscription à une soirée de remise des diplômes ou à tout autre événement).

• Journal online (Contenu)

• Sondage online (Ex : Enquête à 6 mois)

• Mise en ligne de ressources (Ex : cours, …)

• Gestion de l’apprentissage (Suivi des apprentis online, …)

• Etc … Et de nombreuses autres idées à exploiter …




CADRE JURIDIQUE, PROPRIETE DES DONNEES … Stillincontact est conforme aux dispositions prévues par la Commission Nationale Informatique et Libertés (Déclaration CNIL n° 77753 8) Le contrat d’abonnement à Stillincontact stipule très clairement que vous êtes propriétaires des données gérées. Aucune exploitation nominative ne pourra être effectuée de notre part (ventes ou locations de fichiers)

Education

Atelier 2.Presentation JL. Auffret