Un outil facile à utiliser

Rapide

Le téléphone est maintenant un outil que l’on a toujours sur soi ( à disposition)

Economique : le téléphone évite les déplacements, voyages .

Interactif : les deux interlocuteurs échangent, en temps réel, et peuvent négocier, décider, prendre rendez vous, mieux se connaître .

Souple : pendant une conversation téléphonique, rien n’empêche d’écrire, de consulter des documents, un écran, continuer de travailler tout en écoutant son interlocuteur.

Convivial : le téléphone permet un vrai contact ; la voix, le sourire, les intonations .

Toutes ces raisons expliquent pourquoi les entreprises utilisent cet outil dans leurs procédures de recrutement .

Doc 1

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 1

Doc 2

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 2

CONTACT

Souriez Saluez Présentez-vous Demandez votre interlocuteur (le nom et la fonction)

OBJET DE L’APPEL

Expliquez l’objet de votre appel Soyez clair avec votre objectif

ARGUMENTAIRE

Soyez convaincant Répondez éventuellement aux

objections Soyez à l’écoute de votre

interlocuteur

CONCLUSION

Mettez-vous d’accord (pour un rendez vous , sur les informations et sur une date de rappel)

Récapitulez les éléments importants Prenez congé cordialement En cas de refus demandez d’autres

adresses

LA PREMIERE ETAPE

souriez, saluez, présentez vous,demandez votre interlocuteur

Le cas le plus facile : votre interlocuteur ( secrétaire, assistante etc…. ) vous passe la personne à qui vous désirez parler

Présentez-vous au standard et demandez le responsable en le nommant :

Bonjour Madame, je suis Brigitte Dupont, pourrai-je parler à Monsieur Duval s’il vous plaît ?

Réponse………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

Lorsque vous avez votre correspondant, présentez-vous et demandez un entretien avec lui :Soyez convaincant, répondez aux objections, soyez à l’écoute

Bonjour Monsieur, je suis Brigitte Dupont, je suis inscrite dans un parcours de formation de …………………….. à l’ERP de Rennes . Dans le cadre de cette formation je dois effectuer une période de stage en entreprise de …….. semaine(s)pour (objectif du stage)………………………………………………………………Je souhaiterais vous rencontrer afin d’étudier avec vous les possibilités d’accueil que peut offrir votre entreprise. A quel moment pouvez-vous me recevoir ?

Réponse ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Doc 3

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 3

LA DEUXIEME ETAPE

Expliquez l’objet de l’appel, soyez clair avec l’objectif

Le cas un peu plus difficile ( secrétaire, assistante etc…. ) fait barrage : c’est à quel

sujet ?

La secrétaire désire connaître les raisons de votre appel .

J’aimerais simplement convenir d’un rendez-vous professionnel avec lui .Il est important pour moi de pouvoir m’entretenir avec lui .Je dois lui parler personnellement.J’aimerais le rencontrer pour des questions d’ordre professionnel.

Doc 4

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 4

Bonjour Entreprise Léonard je vous écoute .A qui désirez-vous parler ?

Bonjour madame je souhaiterais parler à Mr Léonard SVP

Il faut que je pense à sourire…

TROISIEME ETAPE

Pensez à demander d’autres adresses possibles, et remerciez

Le cas de refus : savoir rebondir Votre correspondant vous indique qu’il n’y a pas de possibilité d’effectuer un stage dans son entreprise . Il faut alors essayer d’obtenir, malgré tout, des pistes ( adresses d’autres entreprises , téléphone, le nom des personnes à contacter)

Je regrette qu’il n’y ait pas d’opportunités chez vous, mais peut-être connaissez-vous d’autres entreprises du même secteur que le votre qui accepteraient de m’accueillir ?Si oui :………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………

Je vous remercie infiniment pour cette information Puis-je me permettre de signifier que j’appelle sur vos conseils ?……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………….

Au revoir, merci Monsieur et bonne journée.

Doc 5

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 5

Quelle heure vous arrange le mieux ?

Puis je vous rencontrer aujourd’hui ?

Objectif   : être capable de contacter un employeur par téléphone, en vue d’obtenir un R.D.V

Adresse de l’entreprise à contacter :

Bretagne habitation 200 rue de st Malo35000 Rennes

Activité de l’entrepriseMaître d’œuvre Spécialisé dans la construction de pavillons .

tel : 02.40.03.11.03

Votre scénario d’appel téléphonique

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 6

SourireArticulerEtre calmeEtre concentré Prendre des notes

Doc 5

EVALUATION FORMATIVE

Durée prévue pour l’évaluation : 10 minutes

1. Notez et classez, dans un ordre de déroulement chronologique les phases de l’entretien,

Phase 1 :--------------------------------------

Phase 2 : -------------------------------------

Phase 3 :--------------------------------------

Phase 4 :--------------------------------------

2.Lors d’un entretien téléphonique avec un employeur, que doit on faire ? :Cochez ce que vous avez fait :

OUI NON

a) Etiez vous aimable ?

b) Etiez vous calme et décontracté ?

c) Aviez vous de quoi prendre des notes ?

d) Etiez vous droit ?

e) Etiez vous assis ? f) Etiez vous souriant ?

g) Vous êtes vous présenté ?

h) Avez vous éteint la radio ?

i) Aviez vous défini l’objectif de votre appel ?

j) Avez vous demandé d’autres adresses d’entreprises ?

k) Aviez vous votre agenda ?

l) Aviez vous votre formulaire d’ appel ?

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 7

3.Votre opinion

OUI NON

1.Mon « accroche » s’est révélée efficace :mes interlocuteurs ont réagi avec intérêt.

2.j’ai pu parler librement de ce qui intéressait mes interlocuteurs

3.j’ai senti que mon ton sonnait juste, que j’étais à l’aise

4.face à des petits obstacles ou à des objections, j’ai trouvé des réponses adaptées.

5.le rythme des conversations était bon : ni trop hésitant,ni trop pressé .

6.les conversations ont été de vrais échanges :je pense avoir été dynamique et convaincant.

Quelles conclusions tirez-vous de votre évaluation ?

Vous avez répondu « oui » à la plupart des questions Votre utilisation du téléphone est de qualité.Pensez maintenant aux entretiens de face à face

Vous avez répondu « non » à la plupart des questionsRevoyez votre dossier « TRE » sur « comment contacter un employeur par téléphone » Faite des simulations avec des collègues ou des amis

Vous avez répondu avec hésitation à la question n°1 Revoyez les phases de l’entretien téléphonique .

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 8

Grille d’évaluation formative pour l’entretien d’appel « contacter un employeur par téléphone » Doc 1

OUI NON

1.L’apprenant se présente.  

2.Pense à nommer l’organisme de formation.

3.Parle de sa formation. 

4.Est il chaleureux et souriant ?

5.Demande son interlocuteur. 

6.Explique l’objet de son appel ?

7.Les objectifs du stage, sont il bien définis ?

8.Répond aux objections. 

9.Répond calmement aux questions ? 

10.Est à l’écoute de son interlocuteur. 

11.Récapitule les éléments importants de la conversation.  

12.Demande d’autres adresses. 

13. Marque des temps de pause.  

14.Est à l’aise. 

15.Est aimable. 

16.Lors de l’entretien, utilise un bloc note.

17.Prend des notes.

18.Le ton de la voix est posé. 

19. Prend congé cordialement.

Si vous avez un total de « oui » inférieur à 11, il faut revoir les documents relatifs à la séquence « comment contacter un employeur par téléphone »

Vous pouvez aussi vous entraîner avec votre entourage, en faisant des simulations comme aujourd’hui.

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 9

Evaluation formative pour l’entretien d’appel Doc 2« Contacter un employeur par téléphone »

Outil : à utiliser avec la grille d’évaluation formative (Doc1), pour l’entretien téléphonique.

Questions posées aux stagiaires, par l’employeur lors de l’entretien téléphonique, qui concerne une recherche de stage :

Connaissez-vous notre entreprise ? Son activité ? Sa spécificité ? Ses horaires de travail ? Ses postes et les tâches qui en découlent ?

De quel organisme venez-vous ?

Quels sont les objectifs de votre période en entreprise ?

Quelle est la durée de votre stage ?

Avez-vous de l’expérience dans ce métier ?

Quels postes souhaiteriez-vous occuper ?

Quelles tâches aimeriez-vous réaliser ?

Quel tâches pensez-vous maîtriser ?

Quel est votre projet professionnel ?

Quelles sont les compétences, concernant votre futur métier, que vous voudriezdévelopper ?

Quel âge avez-vous ?

Votre handicap nécessite-t’il des aménagements particuliers (matériels, pénibilité, accessibilité) ?

Avez-vous des documents à me faire parvenir ? Si oui lesquels ?

Êtes-vous assuré, pendant votre stage ?

Formateur : Stéphane RISPAL Contacter un employeur par téléphone 10