DÉCALCQarchives scientifiques et

environnement de recherche en SHS

René Audet, professeur (U. Laval) et directeur du projetDave Dumontier, archiviste, projet DÉCALCQ

Dave Létourneau, technicien en informatique, projet DÉCALCQ

Contexte :recherche en SHS

‣ Centre de recherche interuniversitaire sur la littérature et la culture québécoises (CRILCQ) : U. Laval, U. Montréal, UQAM

‣ projets de recherche d’équipe

‣ documentation résiduelle importante (volumineuse et riche)

‣ énoncé d’intention de prendre en charge ce « patrimoine scientifique »

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

‣ archives = documentation intermédiaire

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

Double besoin du CRILCQ

Besoin 1 : gérer les archives, les rendre disponibles

‣ que faire de ces retaillesde la recherche ?

• pérenniser (traitement archivistique,numérisation)

• rendre disponibles (catalogage,diffusion numérique)

Double besoin du CRILCQ

Besoin 2 : outiller les chercheurs

‣ processus de recherche souvent apparentés

‣ tradition de bricolage/débrouillardise technologique

‣ visée : favoriser un environnement numérique de recherche

• uniformisation des outils, des processus

• support aux chercheurs, aux équipes

‣ visée sous-jacente : favoriser la bascule en statut « archive »

Projet DÉCALCQ

‣ Deux besoins spécifiques,mais un seul projet

‣ Avenue proposée : projet DÉCALCQ(Dépôt électronique et vitrine de consultation des archives en littérature et culture québécoises)

Archives : papier média

numériques

Traitement archivistique

Numérisation

Dépôt numérique : Alfresco (données/fichiers + métadonnées)

Mots-clés / facettes

Navigationarborescente

Mise en valeur d’ensembles

Entrée des métadonnées

Nouveaux projetsde recherche

(collaboration)

Création de nouveaux documents numériques

DÉCALCQ : schéma des processus

Besoin de départ : prise en charge des archives scientifiques du CRILCQ

‣ Défis :

• Pas de gestion documentaire

• Documents dispersés

• Pas d'inventaire de l'ensemble des archives

• Diversité des supports et des logiciels (disquettes, CD-ROM, bandes magnétiques, etc.)

Solutions(défis de prise en charge)

‣ Priorité : prise en charge des archives de recherche « patrimoniales » du Centre (projets de recherche terminés)

‣ Inventaire physique des archives

‣ Application du principe du respect des fonds : regroupement des archives par projet de recherche

‣ Structuration des ensembles documentaires : traitement archivistique et description (RDDA) des fonds d'archives

‣ Archéologie numérique

Fonds d'archives numérisés,choix d'une approche

‣ Approche choisie : préservation numérique à long terme du patrimoine scientifique

‣ Défis :

• Risque de perte de l'information accrue (obsolescence des supports, des formats, etc.)

• Préservation de l'intégrité des fonds (plutôt que l’intégrité individuelle des documents)

• Recherche dans les fonds numériques

Solutions(défis de l’approche)

‣ Utilisation de formats recommandés pour la conservation à long terme, format de données interopérables, formats ouverts, etc.

• Conformité du système d'information aux normes en matière de gestion et de préservation des documents numériques sur le long terme : modèle OAIS

• Utilisation de métadonnées standardisées  : Dublin Core qualifié

• Dublin Core : difficultés d'interprétation des éléments dans la pratique (ex. : source vs identifiant bibliographique)

• Application du modèle RDDA dans le développement du modèle de données

Défis à venir :gestion documentaire

‣ Prise en charge des documents de recherche dès le moment de leur création (pour faciliter la bascule en statut « archives »)

‣ Définition des paramètres de gestion documentaire

‣ Raffinement du calendrier de conservation institutionnel : respect des orientations générales, spécialisation en fonction des besoins en recherche du CRILCQ

Infrastructure : besoins essentiels

‣ Stocker un grand nombre de documents

‣ Manipuler plusieurs types de documents

‣ Utiliser un modèle de données flexible et adapté

‣ Permettre la gestion fine des droits d'accès

Infrastructure : autres besoins

‣ Permettre de faire de la gestion documentaire

‣ Permettre l'extension des fonctionnalités

‣ Offrir une interface conviviale et adaptée

‣ Être simple d'utilisation

‣ Ne pas nécessiter beaucoup de développement

‣ Être accessible et abordable

Solutions potentielles

‣ Solution maison = suicide/bourbier

‣ Potentiellement onéreux

‣ Solutions propriétaires difficilement extensibles

‣ Ne respectant pas toujours les standards

‣ Nécessitant des développements importants

‣ Solutions complexes ou couvrant trop large

Solution choisie : Alfresco

‣ Répond à tous les besoins initiaux

‣ Solution moderne de l'ère du web

‣ Solution libre ayant une communauté active

‣ Respectant les standards

‣ Grandes possibilités d’inter-connectivité

‣ Pratiquement utilisable « out of the box »

Alfresco : autres avantages

‣ Collaboration avec Alfresco Share

• Wikis, forums, blogs, calendriers, listes de données, tags, commentaires, etc.

• Consultation des contenus en ligne

‣ Interfaces CIFS et FTP (disque réseau)

‣ Interfaces Web Services et REST

‣ Extension relativement simple avec JavaScript

Fonctionnel à ce jour...

‣ Un site Share par fonds

‣ Les documents sont décrits à l'aide d'un modèle de données respectant le Dublin Core qualifié

‣ L'organisation des documents est décrite avec un modèle de données RDDA (en cours)

‣ Personnalisation de base de l'interface des détails des documents (affichage et saisie)

Infrastructure,à venir

‣ Plus de personnalisation et optimisation de l'interface de saisie des métadonnées

‣ Fonctionnalités de traitement par lot

‣ Implantation de la gestion documentaire

‣ Création d'un portail de consultation entièrement indépendant et adapté aux futurs usagers

Conclusion

‣ Beaucoup de développements à venir

• intégration concrète dans des équipes

• utilisation du dépôt numérique pour consultation

‣ Nécessité de revenir aux principes fondamentaux(usages, standards, acquis)

‣ Dialogue constant (soumettre l’informatique aux besoins, adapter l’archivistique aux usages courants)

Merci de votre attention...

Laboratoire Ex situ. Études littéraires et technologie

http://ex-situ.info — @labexsitu

‣ René Audet rene.audet@lit.ulaval.ca — @reneaudet

‣ Dave Dumontier dave.dumontier@crilcq.ulaval.ca

‣ Dave Létourneau dave.letourneau@crilcq.ulaval.ca