Initiation à PMB

Bibliothèques Sans Frontières Initiation à PMB

Karine Pasquier

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PMB :

Formation de base

Bibliothèques Sans Frontières

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Table des matières 1. Plan de la semaine de formation ...................................................................................... 4 2. Installation ........................................................................................................................ 5

2.1 Intégration de l’aide dans PMB .................................................................................. 9 2.2 Prise en main du logiciel .......................................................................................... 10 2.3 Glossaire .................................................................................................................. 10 2.4 Informations de base ............................................................................................... 11 2.5 Mise à jour du logiciel .............................................................................................. 12

3. En cas de problèmes ...................................................................................................... 13 3.1 Utilisation du manuel ................................................................................................ 13 3.2 La communauté ....................................................................................................... 13 3.3 Aide contextuelle ...................................................................................................... 13 3.4 Autre ........................................................................................................................ 13

4. Catalogage ..................................................................................................................... 14 4.1 Recherche ................................................................................................................ 14

4.1.1 La troncature ..................................................................................................... 15 4.2 Documents ............................................................................................................... 17

4.2.1 Nouvelle notice ................................................................................................. 17 4.2.2 Ajout d’une nouvelle notice – étapes ................................................................ 19 4.2.3 Modification d’une notice .................................................................................. 22 4.2.4 Cataloguer des notices particulières ................................................................. 23

4.3 Périodiques .............................................................................................................. 24 4.3.1 Nouveau périodique .......................................................................................... 24 4.3.2 Visualiser un périodique ................................................................................... 24 4.3.3 Ajouter un numéro ou un élément (bulletin) ...................................................... 25

4.4 Utiliser le bulletinage assisté .................................................................................... 26 5. Autorités ......................................................................................................................... 27

5.1 Auteurs ..................................................................................................................... 27 5.1.1 Rechercher et éditer un auteur ......................................................................... 27 5.1.2 Modification ou ajout d'un auteur ...................................................................... 27 5.1.3 Faciliter le catalogage : normaliser la saisie des auteurs ................................. 28

5.2 Éditeurs .................................................................................................................... 29 5.3 Collections ............................................................................................................... 29 5.4 Sous-collections ....................................................................................................... 29 5.5 Titres de série .......................................................................................................... 30 5.6 Catégories ................................................................................................................ 30 5.7 Codes-barres ........................................................................................................... 31

6. Indexation décimale ........................................................................................................ 32 6.1 Gérer les indexations décimales .............................................................................. 32 6.2 Thésaurus ................................................................................................................ 32

6.2.1 Modification d'un thesaurus existant ................................................................. 33 7. Circulation des ouvrages ................................................................................................ 35

7.1 Circulation ................................................................................................................ 35 7.1.1 Prêt de document ............................................................................................. 35 7.1.2 Retour de document ......................................................................................... 36 7.1.3 Nouveau lecteur ................................................................................................ 37 7.1.4 Fiche du lecteur ................................................................................................ 38 7.1.5 Gestion financière ............................................................................................. 38 7.1.6 Groupes de lecteurs ......................................................................................... 39

7.2 Visualisation ............................................................................................................. 39 7.2.1 Exemplaire par code-barres ............................................................................. 39


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7.2.2 Document par auteur/titre ................................................................................. 39 7.2.3 Relances ........................................................................................................... 39 7.2.4 Prêt secouru ..................................................................................................... 40

8. Le catalogue public : l'OPAC .......................................................................................... 42 8.1 Accès à l'OPAC ........................................................................................................ 42 8.2 Interface de l'OPAC ................................................................................................. 42 8.3 Recherche ................................................................................................................ 43 8.4 Parcours des catégories .......................................................................................... 43 8.5 Accès au compte lecteur depuis l'OPAC ................................................................. 43

9. Administration et paramétrage du programme ............................................................... 44 9.1 Exemplaires ............................................................................................................. 44

9.1.1 Supports ........................................................................................................... 44 9.1.2 Statuts ............................................................................................................... 44

9.2 Lecteurs ................................................................................................................... 44 9.2.1 Import et suppression de lecteurs ..................................................................... 44

9.3 Quotas ..................................................................................................................... 45 9.3.1 Si la gestion des quotas avancés n'est pas activée .......................................... 45 9.3.2 Quotas : durée, nombre et types de quotas ..................................................... 45 9.3.3 Types de quotas ............................................................................................... 46 9.3.4 Les différents quotas ........................................................................................ 47 9.3.5 En cas de conflit ............................................................................................... 47

9.4 Calendrier ................................................................................................................ 48 9.4.1 Définir des jours d'ouverture ............................................................................. 48

9.5 Utilisateurs ............................................................................................................... 49 9.5.1 Création des comptes utilisateurs ..................................................................... 49 9.5.2 Droits dans PMB ............................................................................................... 51

9.6 Préférences utilisateurs ........................................................................................... 52 9.7 Autres paramétrages ............................................................................................... 53

10. Sauvegarde et export de la base de données ............................................................. 54 11. Imports d’une base de données .................................................................................. 56 12. Bibliographie ................................................................................................................ 57


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1. Plan de la semaine de formation

Lundi matin Installation du programme • Installation d’EasyPHP et PMB après-midi Prise en main du logiciel

Aide sur Internet • Utilisation du manuel • Utilisation du forum • Aide contextuelle • Problèmes et FAQ

Mardi matin Catalogage – saisie des documents

• Recherche • Documents • Périodiques • Codes-barres

après-midi Autorités Thésaurus et catégories dans PMB

• Autorités • Sémantique • Thésaurus, etc. • Catégories installées avec PMB • Classifications décimales

Mercredi matin Circulation des ouvrages • Lecteurs • Prêts • Circulation • Visualiser • Réservations • États

après-midi Gestion des retours • Retour de documents • Relances • Retards

Jeudi matin OPAC : catalogue public savoir utiliser toutes ses fonctions, savoir expliquer son fonctionnement au public Accueil et interface de gestion

• Accès à l'OPAC • Interface de l'OPAC • Recherche simple • Parcours des catégories • Accès au compte lecteur depuis

l'OPAC • Identification, utilisateur et mot

de passe après-midi Administration et

paramétrage du programme

Vendredi matin Administration et paramétrage du programme

après-midi Récapitulation - questions


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2. Installation

Afin d’installer PMB sur votre ordinateur, veuillez suivre la procédure suivante :

1. EasyPHP

Installez le logiciel EasyPHP, depuis le site : http://www.easyphp.org/, ou simplement à partir du CD que vous avez reçu. Gardez bien en mémoire l’endroit où EasyPHP sera installé sur votre machine. Vous en aurez besoin au point 3 de l’installation.

2. PMB

Une fois EasyPHP installé sur votre ordinateur, téléchargez le logiciel PMB à l’adresse suivante : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/telecharger_inter.html, ou directement à partir du CD que vous avez reçu. Vous téléchargerez un fichier zip, qu’il faudra dézipper. Pour ce faire, cliquez sur le document en question avec le clic de droit, allez sur winzip1, puis extract to here.

1 Ou tout autre logiciel de compression de données. Il en existe également des gratuits, tels que 7-zip, à télécharger à l’adresse suivante : http://www.7-zip.org/, et également présent sur le CD d’accompagnement.


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Un répertoire nommé PMB sera téléchargé sur votre ordinateur.

3. Lancez l’application EasyPHP2.

Une icône s’affichera alors en bas à droite de votre écran. C’est au travers de cette icône que vous accéderez aux fonctionnalités d’EasyPHP.

4. Copier le répertoire PMB à la racine du serveur

web.

Pour savoir où se trouve la racine du serveur web de votre ordinateur, faites un clic de droite sur l’icône EasyPHP, et cliquez sur Explorer. Le dossier racine s’ouvrira automatiquement. C’est ici que vous devrez déplacer le répertoire PMB téléchargé et dézippé au point 2.

5. Tapez dans la barre d’adresse du navigateur web : http://localhost/pmb/tables/install.php.

En informatique, localhost est un nom utilisé pour se référer à l'ordinateur local (soit la machine sur laquelle vous travaillez). On s'en sert pour communiquer avec notre machine par l'intermédiaire du protocole IP. Le nom localhost peut également être remplacé par l’adresse IP générique : 127.0.0.1. Si l’adresse http://localhost/pmb/tables/install.php vous conduit sur un message d’erreur, c’est qu’EasyPHP n’utilise pas le port générique. Il faut alors vérifier quel est le numéro de port du serveur Web, et ajouter ce port à votre adresse. Exemple si le port est «8002»: http://localhost:8002/pmb/tables/install.php Pour récupérer le numéro du port utilisé par EasyPHP, faites un clic droit sur l’icône d’EasyPHP et cliquer sur WebLocal. Le navigateur s’ouvre et on peut voir le numéro du port dans l’Url.

S’il n’y a pas le numéro de port, cela signifie que c’est le port 803 qui est utilisé par défaut.

6. Choisir la langue et le code caractère4 (ISO).

2 CF. point 1 de l’installation. 3 Port par défaut de tous les serveurs web du monde 4 Il faut choisir ISO et non utf-8, comme jeu de caractères.


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7. Sur la page de création de la base de données PMB, remplir les champs.

N’oubliez pas de bien lire TOUTES les informations présentes sur la page. Pour les paramètres système, sauf exception5, nous vous recommandons de laisser les paramètres présents par défauts et de ne rien toucher (sauf discussion avec votre informaticien). Pour les paramètres PMB, choisissez un nom d’utilisateur, un mot de passe et le nom d’une base de données PMB. Nous vous recommandons de laisser les noms génériques, soit bibli. Concernant le chargement de données PMB, créez la structure de la base de données et insérez le minimum est obligatoire. Les données essentielles sont des paramètres additionnels de base afin de démarrer rapidement, sans devoir tout créer pour insérer un ouvrage, des paramètres de sauvegarde, et enfin des paramètres pour les recherches Z39.50. Le jeu de tests complet est quelques notices, lecteurs, ouvrages afin de pouvoir tester PMB de suite. Ce jeu de test se base sur le thésaurus UNESCO qui sera inclus par défaut.

Vous avez ensuite le choix entre 3 thésaurus :

Le thésaurus de l'UNESCO est une liste de termes contrôlés et structurés dans les domaines de l'éducation, la culture, les sciences naturelles, les sciences sociales et humaines, la communication et l'information. Il contient plus de 7.000 termes en anglais et en russe, et 8.600 en français et en espagnol.

AGNEAUX est un thésaurus léger créé par François Lemarchand, qui ne se veut pas fixé dans sa hiérarchie mais plutôt un point de départ pour réaliser un thésaurus maison simple mais adapté à vos besoins.

ENVIRONNEMENT est un thésaurus pour un fonds documentaire axé sur l’environnement.

Et le choix de l’indexation :

Le style Dewey : indexation décimale similaire à une cotation Dewey. La BM de Chambéry : indexation décimale utilisée à la Bibliothèque

Municipale de Chambéry6. Les 100 cases du savoir ou Marguerite des couleurs : indexation décimale de

100 entrées, adaptées à la présentation 100 cases ou la Marguerite type BCDI.

Une fois ces données remplies, cliquez sur Créer la base. 5 Si vous êtes sur une machine en mode autonome (la plupart des cas): donnez alors le mot de passe de l'utilisateur administrateur du serveur MySQL. Si au contraire, vous hébergez PMB sur une machine distante (compte Free par exemple), vous devez donner vos paramètres d'accès à votre base de données : les paramètres de création de la base PMB seront ignorés. Les tables seront créées dans votre base habituelle (Attention si elles existent déjà, elles seront remplacées...) 6 Haute Savoie - France


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8. Récapitulation

Vous arriverez alors sur une page vous expliquant que la base bibli a bien été créée, et récapitulant vos précédents choix. Votre base de données PMB a donc bien été créée. À nouveau, nous vous recommandons de bien lire toutes les informations présentes sur cette page. Nous allons maintenant créer un raccourci pour PMB sur le bureau, afin que vous puissiez y accéder rapidement. Cliquez sur Allez sur la page d’accueil avec votre clic droit, puis cliquez sur copier l’adresse du lien.

Rendez-vous ensuite sur le bureau. Faites un clic droit avec votre souris, cliquez sur Nouveau, puis Raccourci. Dans l’emplacement demandé, collez l’adresse URL que vous venez de copier précédemment. Donnez-lui le nom de votre choix.

Retournez alors dans votre navigateur web et cliquez sur : Allez sur la page d’accueil. Vous arriverez sur votre base de données PMB.


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2.1 Intégration de l’aide dans PMB

Il est possible d’intégrer la documentation de PMB, directement en plugin de PMB. Pour ce faire, téléchargez simplement le fichier à l’adresse suivante : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/tel_doc.html (également présent sur le CD). Décompressez le fichier zip, puis copier ce nouveau dossier à la racine de votre serveur web, dans le dossier PMB, sous pmb/doc. Pour que la documentation soit contextuelle, vous devez obtenir l’arborescence suivante :

• pmb o doc

documentation index.html en_US es_ES fr_FR ….


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2.2 Prise en main du logiciel

PMB comprend 2 parties :

- 1 module de gestion destiné aux bibliothécaires, permettant de gérer les fonctions suivantes :

o la circulation (prêts, retours, réservations et lecteurs) ;

o le catalogue (nouvelles notices, notices déjà existantes) ;

o les autorités (auteurs, éditeurs, thésaurus, etc.) ;

o l’édition (les informations concernant les transactions en cours) ;

o la DSI (diffusion sélective de l’information) ;

o l’administration (paramétrage de la base de données et du logiciel).

- 1 module d’interrogation (OPAC) qui permettra aux usagers de la bibliothèque de consulter le catalogue.

2.3 Glossaire

Bulletinage7 : Enregistrement régulier des livraisons d'une publication en série, au fur et à mesure de leur arrivée dans un service, permettant de connaître l'état de la collection. Le bulletinage est utile en cas d’abonnements à des périodiques. Cataloguer8 : Opération qui consiste à décrire les livres ou autres documents d'une bibliothèque, à consigner ces données sur un support et à les intégrer dans un catalogue. Cote : Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à identifier, classer, ranger et localiser un document dans un fonds de bibliothèque. Dépouillement : Sélection des parties composantes (articles, chapitres, images, séquences, etc.) qui seront décrites et analysées en fonction de la politique documentaire. Première étape d'une analyse documentaire: repérage et sélection d'informations contenues dans un document en fonction de critères prédéterminés. Exemplaire : chacune des reproductions d'un ouvrage imprimé qui fait partie d'un même tirage. Index : Liste ordonnée de noms de personnes (index auteurs), de lieux (index des lieux), de matières (index des matières), etc., figurant dans un document ou dans un instrument de recherche (informatisé ou manuel), assortis d'une référence permettant de retrouver l'information. Les termes de cette liste constituent des points d’accès, permettant un accès différent de celui du document ou de la collection indexée. Un index peut se présenter sous la forme d'un document autonome, d'une annexe à un document ou à une partie de document, ou encore d'un fichier consultable en ligne sur un système informatique.

7 ADBS. Vocabulaire de la documentation [en ligne]. http://www.adbs.fr/vocabulaire-de-la-documentation-41820.htm?RH=OUTILS_VOC&RF=OUTILS_VOC (consulté le 13 juillet 2010) 8 OFFICE QUÉBÉCOIS DE LA LANGUE FRANÇAISE. Grand dictionnaire terminologique [en ligne]. http://www.granddictionnaire.com/BTML/FRA/r_Motclef/index1024_1.asp (consulté le 13 juillet 2010)


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Notice bibliographique : ensemble des éléments comprenant la description bibliographique d'un document et des points d'accès à celle-ci, généralement rédigée en suivant les prescriptions de normes nationales ou internationales. Notice d’autorité : Notice établie pour un point d'accès de personne, de collectivité, de titre ou matière, sous une forme autorisée par les normes nationales. Outre le point d'accès, la notice contient, selon les cas, des informations permettant d'identifier ce point d'accès, le rappel de toutes les formes non retenues et associées, l'indication des sources consultées. OPAC : Online Public Access Catalog. Interface d'accès aux catalogues informatisés des bibliothèques.

2.4 Informations de base

La navigation dans la base de données PMB se fait à l’aide des sigles suivants9 :

Page précédente, page suivante

Page précédente et page suivante permettent de se déplacer d'une page à l'autre dans PMB.

Attention lorsque vous voyez à l'écran un message commençant par Mise à jour ne cliquez pas sur page précédente. Lorsque vous voyez ce message, il est impératif de laisser la mise à jour s'accomplir entièrement. De façon générale, évitez d'utiliser page précédente si vous pouvez obtenir le même résultat en cliquant sur un des liens présent à l'écran.

Actualiser et arrêter

Le bouton Actualiser la page de votre navigateur permet de recharger une page à l'écran. Lorsque vous rechargez une page qui est le résultat d'un formulaire (par exemple ajout d'une nouvelle notice), les données sont à nouveau soumises au serveur.

Suivant le même principe que Page précédente, le bouton Stop de votre navigateur permettra d'interrompre le chargement d'une page.

Attention Lors d'opérations importantes sur la base de données (ajouts, suppressions), il ne faut pas arrêter le chargement de la page sous peine d'interrompre le traitement en cours, vous auriez un risque de détérioration de la base de données.

Ne surtout pas cliquer sur ce bouton "arrêter le chargement" lors d'une restauration de la base de données, d'une sauvegarde ou d'une optimisation de la base.

9 Attention, la navigation dans le logiciel ne se fait pas avec la barre du navigateur !


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À droite de la barre de navigation

À droite de la barre de navigation, vous trouvez différentes icônes : historique, aide, préférences de l'utilisateur, opac, sauvegarde et quitter.

Historique ouvre un historique des recherches lancées dans l'interface de gestion de PMB. Ce lien n'est affiché que si vous avez les droits d'accès à l'onglet catalogage.

Aide permet d'accéder à l'aide contextuelle de PMB.

Préférences de l'utilisateur permet d'accéder aux préférences de l'utilisateur connecté à PMB.

OPAC ouvre une nouvelle fenêtre de votre navigateur et affiche l'OPAC.

Sauvegarde vous permet de lancer vos sauvegardes.

Quitter déconnecte l'utilisateur en cours et renvoie à l'écran de login.

2.5 Mise à jour du logiciel

Il se peut que le jeu de données de test ne corresponde pas tout à fait à la version présente de PMB.

Après avoir installé votre logiciel, ou après quelques temps, il vous suffit de vous connecter normalement à PMB. Rendez-vous ensuite sous Administration > Outils > Mise à jour de la base.

Cliquez sur Cliquez ici pour commencer la mise à jour jusqu'à obtenir Votre base est à jour!

Si des messages d’erreur s’affichent en utilisant PMB, vérifiez que votre système est bien à jour.


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3. En cas de problèmes

3.1 Utilisation du manuel

En cas de problème, rendez-vous sur le site de PMB, à l’adresse suivante : www.sigb.net.

Vous trouverez sur ce site un certain nombre de ressources pouvant vous aider, comme les 3 guides créés par PMB et accessibles librement à l’adresse suivante : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/documentation.html.

Le guide d’installation pour installer PMB pas à pas. Le guide de l’utilisateur, qui servira dans la plupart des cas. Le guide de l’administrateur pour tous les détails et le paramétrage de la base.

3.2 La communauté

D’autres outils sont également disponibles, tels que :

• Un wiki http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.html Le wiki est un site collaboratif, du type Wikipédia, où chacun peut y écrire. Vous y trouverez des fiches explicatives, des questions-réponses, des astuces quant à l’utilisation de PMB. Mais vous pourrez également vous y inscrire pour faire partager votre savoir à la communauté ! • une liste des utilisateurs et des forums http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/mailingliste.html PMB dispose de différentes listes de diffusion où les usagers de PMB peuvent échanger sur leurs besoins, questions ou problèmes. Vous pouvez vous y inscrire sur l’e-mail suivant : [email protected], afin d’y poser vos questions et de recevoir par e-mail les dernières nouvelles de la communauté. Toutes ces informations sont disponibles à l’adresse suivante : http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/pmbcommunaute.html

3.3 Aide contextuelle

Une aide est également disponible directement depuis l’interface de PMB. Pour ceci, il vous suffira de cliquer sur le petit logo situé en haut à droite de votre interface.

3.4 Autre

Vous pouvez également me contacter sur l’adresse e-mail suivante : [email protected]. Je me ferai un plaisir de vous répondre.


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4. Catalogage

Le catalogage désigne l'ensemble des techniques de constitution d'un catalogue de documents de la bibliothèque qui va permettre de faire des recherches, de gérer les prêts, les retours, ...

4.1 Recherche

Avant de commencer à cataloguer un ouvrage, vous devez vérifier que vous ne l’avez pas déjà dans votre bibliothèque. Pour ceci, vous utiliserez l’onglet Recherche. Les résultats sont triés par ordre de pertinence puis par ordre alphabétique. Cet ordre alphabétique ne tient pas compte des articles ou des mots vides (le, la, les, du...). Différentes options sont disponibles :

La recherche dans toutes les notices

La recherche par titre

La recherche par auteurs

Catégorie/Sujet

ISBN, code-barres ou numéro d’exemplaire

Éditeur/Collection

La recherche de périodiques Il est également possible de combiner différents critères de recherche, en sélectionnant les champs désirés : titre, auteur, champs personnalisés... Une fois l’ouvrage qui vous intéresse trouvé, vous pouvez afficher plus d'informations en cliquant sur le + pour déplier la notice et lister les exemplaires et documents numériques de l'ouvrage. Un clic sur le titre affiche les informations sur l'ouvrage, et permet éventuellement d'apporter les modifications désirées ou d'ajouter un exemplaire ou un document numérique. L'écran affiché ensuite est la liste des exemplaires de l'ouvrage.


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4.1.1 La troncature10

Les mots peuvent être tronqués à gauche, droite ou partiellement par le caractère * (l’astérisque).

Exemple :

• chev* cherchera les mots commençant par chev (cheval, chevaux, cheveux, ...), • *logie cherchera les mots finissant par 'logie' (psychologie, théologie, trilogie, ...), • p*logie cherchera les mots commençant par p et finissant par logie (psychologie,

paléontologie, pathologie, ...).

Un terme exact11 ou une expression composée doit être entouré de guillemets, sous peine de voir les différents mots séparés lors de la requête. La recherche exacte est

pratique pour la recherche d'expressions contenant des espaces ou des signes de ponctuation (un sigle par exemple).

Exemple :

• "A.N.P.E." cherche les éléments qui contiennent le texte A.N.P.E., alors qu’A.N.P.E., sans guillemets cherche les éléments qui contiennent les mots A ou N ou P ou E .

Le tiret est considéré comme un opérateur entre deux mots. Ainsi, tout mot composé avec un tiret doit être entouré de guillemets pour faire une recherche en terme exact.

Sans guillemets et situé avant un terme, l’opérateur - signifie SAUF (ET NON).

Exemple :

• disque – dur signifie les éléments qui contiennent le mot disque, sauf ceux qui contiennent aussi le mot dur. « Disque-dur » permettra de rechercher le terme exact.

~ Le symbole ~ devant un terme représente la négation de ce terme. Cela signifie la

recherche de tous les éléments ne contenant pas ce terme. C’est utile lorsqu’on recherche un terme à double sens.

L’opérateur12 + signifie ET

Exemple :

• disque + dur signifie les éléments qui contiennent les mots disque et dur.

10 Plusieurs troncatures peuvent être utilisées dans le même mot. 11 Les accents et les majuscules/minuscules ne sont pas pris en compte dans un terme exact. Par exemple : Hélène = helene. 12 Attention, deux opérateurs ne peuvent se suivre, une négation ne peut-être combinée à un opérateur (+~ revient au même que l'opérateur -).


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L'underscore "_" correspond à l'opérateur "Commence par". Attention, cet opérateur ne tient pas compte des mots vides (le, la, les, des…).

Exemple :

• "_Rouge" renverra à des documents commençant par le terme rouge, comme Rouge-Gorge ! Attention, il renverra également aux documents, commençant par un déterminant, comme "Le rouge et le noir".

Il est aussi possible de combiner plusieurs des termes ci-dessus avec les parenthèses.

Exemple :

• poésie + (française romantique) signifie parmi tous les éléments qui contiennent française ou romantique, uniquement ceux qui contiennent poésie.

• ~(poésie + française) + (littérature améri*) signifie tous les éléments qui ne contiennent pas poésie et française et les éléments qui contiennent littérature ou améri* Les parenthèses peuvent-être imbriquées sans limite.


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4.2 Documents

4.2.1 Nouvelle notice

La saisie d'une nouvelle notice se fait en deux écrans : un numéro d'identification (ISBN13) est d'abord demandé mais il n'est pas obligatoire de le saisir. Si un EAN14 est saisi, il est alors converti en ISBN. Si le numéro saisi correspond à un ouvrage déjà présent en base, la notice est alors affichée, vous pouvez immédiatement y ajouter un exemplaire. Ceci permet un dédoublonnage de la base dès le catalogage. Cliquez ensuite sur suivant pour poursuivre la création de la notice. Différentes informations vous sont alors demandées sur l’objet de votre catalogage :

Le support du document : à choisir dans une liste déroulante

Le titre de l’ouvrage15 Si nécessaire: un titre parallèle16 /complément du titre / titre propre d’un auteur différent/titre de série17 Pour spécifier un titre de série, cliquez sur le bouton "..." Si votre titre de série ne figure pas dans la liste déroulante proposée, cliquez sur créer un titre de série. Saisissez ensuite le titre de série, cliquez sur Enregistrer puis sélectionnez votre titre de série dans la liste. Vous ne pouvez ni modifier ni supprimer un titre de série dans le pop-up18.

L’auteur19 : à choisir dans une liste déroulante

Pour sélectionner un auteur, cliquez sur le bouton "..." puis sélectionnez l'auteur dans le pop-up de recherche d'auteur. Pour rechercher un auteur, tapez quelques lettres de son nom puis cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche sont alors affichés. Si l'auteur de l'ouvrage que vous souhaitez cataloguer n'est pas déjà enregistré, ajoutez le en cliquant sur le bouton Ajouter un auteur. La saisie d'un auteur se fait soit lors du catalogage, soit avec l'onglet "autorités".

La saisie des éditeurs, collections, sous-collections, titres de séries20

13 International Standard Book Number : l'ISBN est le numéro de dépôt légal des livres et se lit à l'intérieur de l'ouvrage, en face de la page qui reprend le titre, l'auteur, etc. 14 European Article Number : l'EAN est le code-barres commercial du document. 15 Même si le titre est généralement présent sur la couverture ou la tranche de l'ouvrage, il faut le lire sur la page de titre car il est parfois différent du titre de couverture. Dans ce cas, le titre de couverture sera spécifié ailleurs (zone de note). 16 Le titre parallèle correspond par exemple au titre de l'ouvrage dans la langue d'origine. 17 Un titre de série est un titre commun à différents ouvrages d'un même auteur. Par exemple Les aventures de Tintin de Hergé. Le champ "Partie de" est différent des champs de titre.

Pour modifier ou supprimer un titre de série, dans l'onglet Autorités, choisissez dans le menu Titres de série.

19 Il ne peut y avoir qu'un auteur principal pour un ouvrage, mais il peut y avoir plusieurs autres auteurs, et/ou plusieurs auteurs secondaires. Pour sélectionner un autre auteur ou un auteur secondaire cliquez sur le bouton "..." correspondant. Pour ajouter un auteur supplémentaire, cliquez sur le bouton "+".


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À nouveau, saisissable dans une liste déroulante. Il est toujours possible de rajouter un éditeur, une collection, etc. depuis la fenêtre pop-up en question.

La collation : différentes informations liées à l'aspect physique du document : importance matérielle, illustrations, format, prix public de l'éditeur, matériel d'accompagnement.

Notes : vous permet d’y insérer des commentaires, des résumés ou autres informations que vous pourriez associer à un document.

L’indexation : Le pavé d'indexation est composé de trois indexations différentes :

o Catégories : ajout d'une catégorie du thésaurus interne de PMB. Cela permet au lecteur de savoir de quoi parle un ouvrage. Vous pouvez créer une catégorie en cliquant sur le bouton Ajouter.

o Indexation décimale : ajout d'une indexation décimale (du type Dewey), afin de

ranger le document dans la bibliothèque. o Indexation libre : vous pouvez ici ajouter des mots clés librement, séparés par

des espaces.

Langue de la publication

Liens (ressources électroniques) : vous permet d’associer une URL à un document (par exemple la version électronique de l’œuvre, un complément, etc.). L'URL associée doit être saisie dans son intégralité de préférence (y compris le http://) pour être sûr du fonctionnement des liens, quel que soit le navigateur internet de l'utilisateur.

Champs personnalisés : ce sont des informations supplémentaires qu’on peut très

facilement créer dans Administration > Notices > Personnalisables. Si aucun champ personnalisé n'est défini, ce pavé n'est pas affiché.

Informations de gestion : ce sont des informations nécessaires à la gestion

bibliothéconomique de l’ouvrage.

Une fois les différents champs de la notice complétés, cliquez sur Enregistrer. La notice est enregistrée, vous arrivez sur la liste des exemplaires de l'ouvrage. Pour obtenir un aperçu de la notice dans l'OPAC (le catalogue public), cliquez sur l'icône loupe à côté de son titre. 20 Quelle différence y-a-t-il entre collection et titre de série ?

Un titre de série correspond à un ouvrage en plusieurs volumes, chaque volume a un titre propre et l'ensemble des volumes en a un autre. (Tintin est un titre de série – Tintin en Amérique, est un titre propre) Une collection est un ensemble de documents regroupés autour de caractéristiques communes dans la présentation matérielle (couverture, couleur, format, etc.) et le sujet (roman, texte traduit, textes sur un domaine particulier, niveau de spécialisation, etc.). Une collection peut encore être subdivisée en plusieurs séries (Exemple : Que sais-je ?).


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4.2.2 Ajout d’une nouvelle notice – étapes

1) Vérifiez dans le catalogue si la notice bibliographique est déjà

présente : Catalogue > toutes notices.

2) Si ce n’est pas le cas, créez une nouvelle notice bibliographique

correspondant au document : catalogue > nouvelle notice.

3) Insérer l’ISBN du document et cliquer sur suivant.

4) Titre :

Insérez le titre du document dans le champ « titre propre »

Insérez le sous-titre dans le champ « complément du titre »

5) La section responsabilité concerne l’auteur :

Accédez à l’index auteur en cliquant sur les « ... » à droite du champ. Spécifiez également sa

fonction (rédacteur, traducteur,...). Le « + » permet de rajouter des nouvelles lignes.

6) Lancez une recherche pour vérifier si l’auteur a déjà été inséré dans la base de

données :

Si oui : cliquez sur le nom pour l’ajouter

automatiquement à la notice bibliographique

Si non : ajoutez l’auteur à l’index en cliquant sur

« ajouter un auteur »

7) Une nouvelle fenêtre apparaît. Complétez les champs avec le nom et le prénom de

l’auteur. Enregistrez. L’ajout des dates est utile afin de distinguer des homonymes.

8) L’auteur est maintenant répertorié dans l’index. Pour l’insérer dans la notice

bibliographique, il suffit de cliquer sur son nom.


Karine Pasquier

20

9) Ajoutez l’éditeur : cliquez sur les « ... » pour accéder à l’index des éditeurs (même

principe que pour les auteurs).

10) Lancez une recherche pour vérifier si l’éditeur est déjà présent dans l’index :

Si oui : cliquez sur le nom pour l’ajouter automatiquement à la notice bibliographique

Si non : cliquez sur « créer un éditeur »

11) Complétez la fiche par le nom et la ville de l’éditeur. Enregistrez.

12) Ajoutez l’année de publication (utilisez la date la plus récente qui se trouve dans le

document).

13) Vous avez déjà rempli le champ de l’ISBN lors de la 1ère étape.

14) Complétez la collation:

Importance matérielle: ajoutez le numéro des pages.

Autres caractéristiques: ajoutez « ill. » si le document a des images.

Format: mesurez la hauteur du livre

Matériel d’accompagnement: le cas échéant, ajoutez le matériel

d’accompagnement comme, par exemple, un CD.

15) Remplissez le champ note (facultatif) :

Note générale : ajoutez des commentaires utiles qui par exclusions ne trouvent

pas une place dans d’autres champs.

Note de contenu : ajoutez des commentaires concernant le contenu

Résumé : si utile, ajoutez le résumé du document.

16) Indexation :

Catégories: ajoutez un mot clé du thésaurus par ligne (« + » pour ajouter une

ligne, « X » pour l’enlever)


Karine Pasquier

21

Indexation décimale: ajoutez la cote de la classe. Cliquez sur les « … » pour

accéder à l’indexation décimale.

Mots-clés : ajoutez d’autres mots clés qui peuvent être utiles à la compréhension

du contenu

17) Langues de la publication: le français est la langue par défaut, mais il est possible de la

modifier en cliquant sur les « … ». « + » : permet d’ajouter d’autres lignes dans le cas où

le livre présente plusieurs langues

« Langues originales » : à compléter dans le cas d’ouvrages traduits

18) Lien (ressource électronique) : inscrivez dans le champ l’URL associé: ajoutez le lien

URL vers Google Books, ou un autre document électronique.

19) Notice mère : le cas échéant, ajoutez une notice mère associée au document et

définissez le type de relation (très utile surtout pour les périodiques).

20) Informations de gestion : spécifiez uniquement si le document présente un statut

particulier.

21) Enregistrez

22) Ajoutez un exemplaire : vous avez créé

une notice bibliographique générale.

Maintenant, il faut ajouter un exemplaire

spécifique au document physique que

vous possédez. L’exemplaire permettra

de retrouver le document et le distinguer

d’autres copies.

23) Ajoutez le code-barres de l’exemplaire en question.


Karine Pasquier

22

24) Complétez la notation (cote de la classification + premières trois lettres du nom de

l’auteur). Vérifiez que les autres données sont correctes.

25) Enregistrez.

26) L’exemplaire du document est maintenant rattaché à la notice. Si vous possédez

plusieurs fois un même document, rajoutez autant d’exemplaires que de documents

disponibles dans la bibliothèque.

4.2.3 Modification d’une notice

En cliquant sur une notice, vous pourrez changer un certain nombre de paramètres.

Modification Pour modifier la notice de l'ouvrage, cliquez sur Modifier. Pour modifier un des exemplaires de l'ouvrage, cliquez sur son code-barres. Les références situées en-dessous de la notice concernent le ou les exemplaires de l'ouvrage, leur disponibilité, etc. Un clic sur le code-barres de l'exemplaire permet de modifier


Karine Pasquier

23

l'exemplaire.

Ajout d’un document numérique, cliquez sur Ajouter un document numérique. Les exemplaires numériques ne sont pas des liens, mais des documents numériques directement intégrés dans votre catalogue sous PMB. Vous pouvez ainsi ajouter à votre catalogue des ouvrages numérisés par exemple au format PDF, des fichiers sons au format MP3, des documents de votre traitement de texte ou de votre tableur, des images...

Remplacement : en cliquant sur Remplacer par, cela permet de remplacer une

notice par une autre. Ceci vous permet de dédoublonner et de rassembler différents exemplaires liés avec différentes notices en doublon.

Duplication : permet de dupliquer une notice. Une nouvelle notice est affichée,

appliquez à celle-ci les différences que présente l'ouvrage à cataloguer avec la notice d'origine et enregistrez la nouvelle notice. Cette fonctionnalité est très utile lors du catalogage de toute une collection ou d'une série.

Suppression : attention, vous ne pourrez supprimer une notice que si elle n'a aucun

exemplaire ou document numérique associé.

4.2.4 Cataloguer des notices particulières

PMB peut vous permettre de cataloguer non seulement des livres et des périodiques, mais aussi vos documents multimédias, sites web, flux RSS... Un site web : Pour cataloguer un site web, spécifiez comme type de document ressources électroniques. Saisissez un titre propre pour votre notice. Dans la zone liens (ressources électroniques), spécifiez l'URL associée (au format http://www.lemonde.fr). Dans format électronique de la ressource, vous pouvez spécifier site web.


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24

4.3 Périodiques

On désigne sous le terme de périodique toute publication en série dont la parution se fait à intervalles plus ou moins régulières et sous un titre uniforme. La plupart du temps ce sera une revue imprimée mais vous pouvez aussi cataloguer une revue sur CD audio ou en ligne.

Le périodique est défini dans PMB par une notice (appelée notice mère ou notice chapeau) qui définit notamment le nom de la revue, du magazine, etc. Cette notice correspond à une notice d'ouvrage et définit le périodique au sens large : Le Monde est un quotidien, fondé par Beuve-Méry.

Le numéro ou bulletin désigne par exemple pour le Monde le n° 32478 publié le 15 août 2002. Décrire un numéro dans le catalogue c'est décrire chacun des bulletins constituant un périodique en vue du prêt d'un de ses exemplaires, ou du catalogage de ses articles.

L'exemplaire correspond à l'état physique d'un numéro ou élément. Si vous avez

deux abonnements au Monde, vous aurez dans vos collections deux exemplaires du n° 32478.

L'article (encore appelé dépouillement) constitue l'information de base dont sont

constitués les différents numéros d'une revue. Ceux-ci sont les informations à décrire (dépouillement) et à cataloguer et disposent donc d'une notice.

Exemple : un dépouillement décrira un article paru à la page 10 du Monde du 18 Juin 2003

Si aucune information n'a encore été saisie dans PMB, la saisie d'un article de périodique se fait donc en différentes étapes, correspondant à la création d'une notice du périodique, le listage des éléments (bulletinage), la création des exemplaires éventuels (exemplarisation), le catalogage de l'article (dépouillement).

4.3.1 Nouveau périodique

Pour créer un nouveau périodique, il faut se rendre dans l'onglet Catalogue et cliquer sur Nouveau périodique dans le menu. Les champs de saisie d'un périodique correspondent à ceux d'un ouvrage, excepté pour les renseignements de collation et de collection. Après avoir enregistré votre notice de périodique, vous obtenez l'affichage de l'écran Visualiser un périodique.

4.3.2 Visualiser un périodique

C’est depuis l’écran de visualisation qu’on peut modifier ou supprimer le périodique. La modification ou la suppression d'un périodique est identique à sa création. Depuis cette fenêtre il est possible d’ajouter un numéro ou un élément (bulletin).


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25

Dans l'état des collections qui apparaît en bas de l'écran, chaque ligne présente pour un bulletin sa mention de date, le nombre d'articles dépouillés, le nombre de documents numériques, le nombre d'exemplaires du bulletin. Vous pouvez afficher un des bulletins déjà saisis en cliquant sur une des lignes de l'état des collections. Le bulletin est alors affiché dans l'écran Bulletinage.

La notice d'un article a pour seule particularité la possibilité de spécifier une pagination. Nous conseillons aux catalogueurs de respecter les conventions suivantes :

- p. X article en page X - pp. X-Y article en pages X à Y - pp. X-Y, Z, AA-AC article séparé en trois groupes de pages : des pages X à Y, sur la

page Z, des pages AA à AC

À ceci, il est possible de rajouter des informations de colonne, généralement précisées en spécifiant col. puis a, b ou c pour le numéro de la colonne.

4.3.3 Ajouter un numéro ou un élément (bulletin)

Quelques informations seulement sont nécessaires pour définir un numéro :

- Numérotation : sert à stocker le numéro du bulletin (obligatoire) (par exemple le numéro 153 du périodique).

- Code-barres : ceci vous permet d'enregistrer le code-barres commercial du numéro du périodique (par exemple 3792578022009).

- Date de parution sert à dater au jour près le bulletin (obligatoire sinon sera fixée au

jour de saisie). C'est cette date qui sert à classer l'affichage des bulletins.


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- Libellé de période : ce champ sert pour la saisie de la date de publication telle qu'elle est mentionnée pour le numéro : par exemple juin-juillet 2004.

- Titre du bulletin : pour stocker le titre d'un bulletin le cas échéant, par exemple hors-

série : bouleversements climatiques.

4.4 Utiliser le bulletinage assisté

Le bulletinage est un enregistrement régulier des livraisons d'une publication en série, au fur et à mesure de leur arrivée dans un service, permettant de connaître l'état de la collection. Ce module est optionnel : il est toujours possible de saisir les bulletins comme expliqué précédemment. Il n’est valable que si la bibliothèque bénéficie d’abonnements à des périodiques. Les avantages d’un bulletinage assisté sont les suivants :

- Gain de temps à la saisie des nouveaux bulletins (mais il faut accepter d'en prendre au départ pour la mise en place).

- Une meilleure visualisation des numéros non reçus.

Pour pouvoir utiliser le bulletinage assisté, il faut avoir défini des types de périodicité via Administration > Abonnements > Périodicité21.

21 Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur PMB, chapitre Abonnements, ou le manuel du Scérén à l’adresse suivante : http://espaceeducatif.ac-rennes.fr/jahia/webdav/site/espaceeducatif3/groups/DOCUMENTATION_Webmestres/public/fichiers/fiches%20techniques%20PMB/8_4_bulletinage_assiste.pdf.


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5. Autorités

5.1 Auteurs

Les auteurs gérés par PMB correspondent à des mentions de responsabilités : ainsi un film sur cassette vidéo aura un réalisateur mais pas d'auteur au sens propre du terme. Lorsque vous saisissez une nouvelle notice vous saisissez un auteur et sa fonction par rapport à l'ouvrage.

5.1.1 Rechercher et éditer un auteur

Dans l'écran Autorités/Auteurs, vous pouvez rechercher un auteur existant, ou créer un nouvel auteur. Vous pouvez ainsi ajouter de nouvelles informations à un auteur, comme sa date de naissance et sa date de décès. Vous pouvez également cliquer sur le lien Voir les derniers auteurs créés pour afficher les dix derniers auteurs ajoutés dans la base. Si un auteur a écrit sous un pseudonyme vous pouvez saisir un renvoi vers un autre auteur, qui sera le vrai nom de cette personne. De même pour une femme mariée, vous pouvez faire un renvoi de son nom de jeune fille vers son nom d'usage. Pour afficher les informations d'un auteur, saisissez une partie de son nom et cliquez sur Rechercher. Sélectionnez-le ensuite parmi les résultats possibles. Vous pouvez également directement sélectionner un auteur parmi la liste des derniers auteurs, ou parmi la liste alphabétique proposée par défaut.

5.1.2 Modification ou ajout d'un auteur

Pour ajouter un auteur, deux solutions sont envisageables :

- Ajouter la notice d’autorité directement au moment du catalogage - Ou via l’onglet spécifique « autorités »

Pour ajouter un auteur, depuis l’onglet autorités, veuillez suivre les étapes suivantes :

1) Choisissez depuis le menu de gauche l’autorité à traiter ;

2) une fenêtre s’ouvrira vous présentant une fenêtre de recherche ;

Auteurs déjà présents dans l’index

Nombres de notices associées à l’auteur


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3) cliquez sur « ajouter un auteur » pour insérer une nouvelle notice d’autorité.

Complétez la fiche par le type (personne, physique, collectivité,...), par le nom et le

prénom de l’auteur ;

Remarques :

• Dates: dans le cas d’homonymes, ajoutez la date de naissance (éventuellement de décès) des auteurs afin de les distinguer.

• Forme retenue: si l’auteur publie sous pseudonyme ou utilise des abréviations, retenir uniquement une forme comme référence et la reporter dans ce champ. Cela permettra de faire des renvois.

• Site web et commentaires: si nécessaire, ajoutez le site Internet personnel de l’auteur et/ou des éventuels commentaires.

• Type : personne physique ou collectivité. Une collectivité peut être une association, une entreprise...

4) enregistrez la notice. L’auteur apparaît maintenant dans l’index des autorités.

Supprimer permet de supprimer un auteur. Attention un auteur ne peut être supprimé que s'il n'est utilisé dans aucune notice. Le bouton Utilisation permet de savoir dans quels ouvrages est mentionné l'auteur. Il lance une recherche dans l'onglet catalogue pour l'auteur correspondant. Ceci permet notamment de savoir pourquoi la suppression de cet auteur est impossible. Le bouton Remplacer par permet de remplacer un auteur par un autre, pour éliminer des doublons mal orthographiés par exemple.

5.1.3 Faciliter le catalogage : normaliser la saisie des auteurs

Pour que tous les auteurs soient saisis de la même manière dans le catalogue, il est important de vous mettre d’accord sur la manière dont saisir les noms. Les recommandations suivantes sont toutefois conseillées :

Saisissez le nom comme le prénom avec une majuscule initiale, le reste en minuscules.

Le nom est l'élément d'entrée, le prénom est l'élément rejeté. Pour les particules françaises (noblesse), les "de", "des", "du" sont rejetés. Les

éléments de noms ne sont pas rejetés (La Fontaine par exemple). Les tirets sont conservés.

Exemple : Nom de l’auteur Élément d’entrée Élément rejeté Affichage obtenu The Beatles Beatles The Beatles, The George Sand Sand George Sand, George Jean-Paul II Jean-Paul II Jean-Paul II Bernard de La Barre de Nanteuil

La Barre de Nanteuil Bernard de La Barre de Nanteuil, Bernard de


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5.2 Éditeurs

L'écran Éditeurs fonctionne avec la même logique que celui des Auteurs. Pour rechercher un éditeur, saisissez une expression à rechercher puis cliquez sur Rechercher. L'écran affiche par défaut l'ensemble des éditeurs de la base. Vous pouvez également cliquer sur le lien Voir les derniers éditeurs créés pour afficher les dix derniers éditeurs ajoutés dans la base. Différentes données peuvent être saisies pour un éditeur :

• le nom de l'éditeur ; • son adresse sur deux lignes, son code postal, sa ville et son pays. La ville d'édition

est un élément souvent présent dans les bibliographies des publications. Précisez le pour chaque éditeur, si possible ;

• le site web de l'éditeur.

Le bouton Remplacer par permet de remplacer un éditeur par un autre, pour éliminer des doublons mal orthographiés par exemple. Afin de faciliter le catalogage, il est important de normaliser la saisie des éditeurs. Quelques règles sont disponibles sur le sujet :

• s'il s'agit d'un nom tiré d'un nom de famille, lien de parenté etc. éliminer les mentions relatives à cette parenté ;

• si un sigle est utilisé, il faut le développer ; • pour faciliter la recherche vous pouvez accoler le sigle entre parenthèses au sigle

développé22. Par exemple, Presses Universitaires Lyonnaises (PUL).

5.3 Collections

Une collection est un ensemble d'ouvrages édités par un même éditeur, dont l'auteur peut être différent ou identique, et rassemblés sous un même nom de collection. Dans PMB, vous aurez toujours besoin d'un éditeur saisi en tant qu'autorité pour définir une collection. Différentes données peuvent être saisies pour une collection :

• le nom de la collection ; • un ISSN, si la collection a un ISSN attribué ; • pour toute collection, un éditeur doit être spécifié. Pour sélectionner un éditeur,

cliquez sur le bouton "..." et choisissez un éditeur dans le pop-up. Pour effacer un éditeur déjà attribué, cliquez sur le bouton "X".

5.4 Sous-collections

Une sous-collection est une sous-division d'une collection. Depuis cet écran vous pouvez rechercher une collection en saisissant une expression puis en cliquant sur Rechercher. Vous pouvez également parcourir les collections. L'ensemble des collections est affiché par

22 Attention, ceci ne correspond pas aux normes AFNOR.


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défaut sur cet écran. Le résultat affiché présente d'abord le nom de la sous-collection, puis entre parenthèses le nom de la collection "mère" et l'éditeur. Différentes données peuvent être saisies pour une sous-collection :

• le nom de la sous-collection ; • un ISSN, si la sous-collection a un ISSN attribué ; • pour toute sous-collection, une collection "mère" (sous-collection de...) doit être

spécifiée. Pour sélectionner une collection, cliquez sur le bouton "..." et choisissez une collection dans le pop-up. Pour effacer une collection déjà attribuée, cliquez sur le bouton "X" ;

• vous pouvez consulter l'éditeur de la collection "mère". Ce champ n'est pas modifiable. Pour changer l'éditeur d'une collection, passez par Autorités > Collections.

Supprimer permet de supprimer un éditeur. Attention un éditeur ne peut être supprimé que s'il n'est utilisé dans aucune notice. Le bouton Utilisation permet de savoir dans quels ouvrages est mentionné l'éditeur. Il lance une recherche dans l'onglet catalogue pour l'éditeur correspondant. Ceci permet notamment de savoir pourquoi la suppression de cet éditeur est impossible. Le bouton Remplacer par permet de remplacer un éditeur par un autre, pour éliminer des doublons mal orthographiés par exemple.

5.5 Titres de série

Un titre de série désigne un ensemble d'ouvrages distincts d'un même auteur, par exemple Les aventures de Tintin d'Hergé. Pour rechercher un titre de série, saisissez une expression à rechercher puis cliquez sur Rechercher. L'écran affiche par défaut l'ensemble des éditeurs de la base. Vous pouvez également cliquer sur le lien Voir les derniers titres de série créés pour afficher les dix derniers titres de séries ajoutés dans la base.

5.6 Catégories

Les catégories sont un moyen de ranger dans la base les ouvrages et d'organiser les informations pour faciliter la recherche notamment pour les utilisateurs via l'OPAC. Le but est de regrouper les ouvrages dans une arborescence de catégories et de sous-catégories. PMB vous est fourni avec une liste de catégories qui s'avérera efficace dans le cas d'un centre documentaire généraliste. Pour parcourir cette arborescence, cliquez sur les icônes des dossiers pour les ouvrir. Un clic sur le nom de la catégorie entraîne sa sélection et donc l'ouverture d'un écran permettant la modification des informations. Vous pouvez spécifier différentes informations pour une catégorie :

• le libellé ; • un commentaire peut être ajouté ; • la catégorie parente pour les sous-catégories ; • le renvoi voir entre deux sous-catégories portant le même libellé mais situées à

différents endroits de l'arborescence ;


Karine Pasquier

31

• le renvoi voir aussi qui permet d'enrichir les catégories par une notion d'enchaînement d'idées.

Supprimer23 permet de supprimer une catégorie.

Le bouton Utilisation permet de savoir dans quels ouvrages est mentionnée la catégorie. Il lance une recherche dans l'onglet catalogue pour la catégorie correspondante. Ceci permet notamment de savoir pourquoi la suppression de cette catégorie est impossible.

5.7 Codes-barres

Afin de générer des codes-barres, imprimables sur des feuillets d'étiquettes, rendez-vous sous Éditions – Codes-barres – Génération libre.

Pour modifier la mise en page des étiquettes cliquez sur Afficher puis adaptez les paramètres à vos besoins. Une fois les codes-barres générés, la mise en page est conservée. Lorsque vous imprimerez à nouveau des codes-barres, vous retrouvez la mise en page qui avait été configurée avant.

Vous pouvez contrôler visuellement le résultat, éventuellement le sauvegarder et imprimer. La mise en page des étiquettes est conservée d'une fois sur l'autre.

23 Attention une catégorie ne peut être supprimée que si elle n'est utilisée dans aucune notice.


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6. Indexation décimale

PMB dispose de trois thésaurus qui peuvent être chargés lors de l'installation. Vous pouvez également charger une indexation décimale, comme les indexations décimales validées de la BM de Chambéry, ou une indexation style Dewey. Ces indexations définissent le sujet d'une notice, et peuvent être utilisées pour définir une cote. La cote définit l'emplacement physique, le rangement de l'ouvrage dans la bibliothèque, par exemple "848 MAR". Il est également possible d’utiliser simultanément différents thésaurus dans PMB : c'est la gestion multi-thésaurus. Chacun de ces thésaurus peut être traduit dans différentes langues. Un lecteur pourrait donc consulter un thésaurus dans sa langue d'utilisation : multi-thésaurus multilingue.

6.1 Gérer les indexations décimales

Lors du catalogage d’une notice bibliographique, il faut ajouter la cote correspondant au sujet traité. Cette cote permettra de ranger correctement le livre et de le retrouver parmi la masse documentaire. PMB gère des indexations décimales qui vous permettent de personnaliser l'indexation de vos ouvrages. Pour rechercher une indexation, saisissez une expression à rechercher puis cliquez sur Rechercher. L'écran affiche par défaut l'ensemble des indexations de la base. Vous pouvez également cliquer sur le lien Voir les dernières indexations créées pour afficher les dix dernières indexations ajoutées dans la base. Pour une indexation, vous pouvez définir :

- un nom (obligatoire) - un commentaire

Supprimer permet de supprimer une indexation24. Le bouton Utilisation permet de savoir dans quels ouvrages est mentionnée l'indexation. Il lance une recherche dans l'onglet catalogue pour l'indexation correspondante. Ceci permet notamment de savoir pourquoi sa suppression est impossible. Le bouton Remplacer par permet de remplacer une indexation par une autre. En ayant inséré l’indexation décimale Dewey nous vous recommandons de ne rien toucher car c’est ce qui existe de plus précis et de plus professionnel actuellement.

6.2 Thésaurus

Un thesaurus est un ensemble structuré de termes choisis pour leur capacité à faciliter la description d'un domaine et à harmoniser la communication et le traitement de l'information à 24 Attention une indexation ne peut être supprimée que si elle n'est utilisée dans aucune notice.


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son sujet. Chaque terme appelé descripteur [catégorie dans PMB] est aussi peu ambigu que possible et est préféré à des termes voisins (quasi-synonymie) ou synonymes, les non-descripteurs [également catégorie dans PMB, mais possédant un renvoi « voir » vers une autre catégorie], pour tous les échanges significatifs. En pratique, le thesaurus est un outil documentaire d'indexation. Guidé par un thesaurus pertinent, il est possible de représenter tout document par une sélection rigoureuse de mots précis. Il sera ensuite aisé d'en assurer une forme quelconque de gestion documentaire. Dans le catalogue public [OPAC], le thesaurus devient un instrument de recherche : disposant du vocabulaire et règles de l'indexation, l'utilisateur peut optimiser ses requêtes. L'utilisateur peut également dans certains cas explorer par une navigation intuitive le thesaurus, il s'agit de ce qu'on qualifie d'OPAC « à la Yahoo ». Dans PMB, trois thésaurus sont proposés par défaut :

Thésaurus de l'UNESCO Thésaurus Médiathèque d'Agneaux Thésaurus Environnement

6.2.1 Modification d'un thesaurus existant

Dans PMB, il est possible de modifier et d’adapter un thésaurus déjà existant. Toutes les modifications du thesaurus se font dans PMB via l'onglet Autorités, puis en cliquant sur Catégories dans le menu latéral, à gauche de l'écran. Toutefois, il faut rester conscient que si vous modifiez le thésaurus existant, il vous faudra modifier votre catalogage déjà réalisé. Il faudra en effet reprendre le catalogage déjà effectué pour vérifier que le nouveau terme introduit ne pourrait pas s'appliquer à une ou plusieurs de vos notices préexistantes. La suppression d'un terme spécifique aura également des répercussions limitées : il suffira de reprendre chacune des notices concernées pour les recataloguer à « un niveau au-dessus » c'est à dire changer chacune des notices et leur affecter le terme parent. Le remplacement d'un terme par un autre peut avoir des répercussions à la fois sur le catalogage existant des notices correspondantes, mais aussi sur le catalogage des notices rattachées à un terme spécifique du terme remplacé. Même si on remplace un terme par un autre qui est sémantiquement proche, on peut avoir la surprise de découvrir des sous-catégories (termes spécifiques) qui semblent ne plus être en adéquation, il faut alors reprendre également cette part du catalogage. Avant toute modification dans le thesaurus, il faut auditer son fonds documentaire pour connaître les répercussions que vont entraîner ses modifications. Pour réaliser ceci, vous pouvez :

- passer par Autorités > Catégories, naviguer dans le thesaurus jusqu'à choisir un terme, puis cliquer sur ce terme pour le sélectionner et donc le modifier ; cliquez ensuite sur le bouton Utilisation pour voir quelles notices ont été indexé avec le terme du thesaurus retenu ;


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- lancer une recherche par catégorie/sujet ou en recherche par termes dans Catalogue > Recherche ;

- lancer une recherche multicritères dont un critère correspond à la catégorie retenue.

Une fois la liste de notices correspondantes obtenues, vous devrez d'abord veiller à ce qu'aucune de ces notices ne vous empêche de réaliser vos modifications sur le thesaurus. Par exemple, dans le cadre de la suppression d'un terme, vous devrez éditer l'indexation des notices une par une, pour changer la catégorie employée.

Ajout d'un nouveau terme

Pour ajouter un nouveau terme, il faudra aller sous Autorités > Catégories.

Suppression d'un terme du thesaurus

Pour supprimer un terme du thesaurus, il faut que ce terme n'ait pas de sous-catégories, et qu'aucune des notices ne soit indexée avec le terme retenu pour la suppression.

Renommer un terme

Vous pouvez renommer un terme simplement en renommant son libellé. Vérifiez cependant que chacune des notices indexées à l'aide du terme retenu correspond bien à votre nouveau terme.

Actions pour le recatalogage des notices utilisant le descripteur

Lorsqu’on supprime ou qu’on modifie un terme, il est nécessaire de recataloguer les notices anciennement cataloguées avec les précédents termes. Pour ce faire, lancez une recherche sur les notices utilisant le descripteur, soit en passant par Autorités > Catégories, en cliquant sur le descripteur puis le bouton Utilisation, soit par Catalogue > Recherche > Catégorie/sujet ou Recherche par termes. Recataloguez ensuite chacune des notices dans la catégorie parente du terme à supprimer.


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7. Circulation des ouvrages

La circulation des ouvrages désigne la gestion des exemplaires que possèdent la bibliothèque et leur communication aux lecteurs, autrement dit, les opérations de prêt.

Le menu latéral de l'onglet circulation présente 4 rubriques :

Circulation : c’est ici que vous pouvez gérer les lecteurs et les prêts ; Visualisation : affiche des informations sur les documents de la bibliothèque ; Réservation : sert à gérer les réservations que font les lecteurs ; Relances : permet de gérer le niveau de relances de vos lecteurs pour leurs retards.

(Cette dernière ne fonctionne uniquement que si la Gestion Financière des lecteurs est activée25).

7.1 Circulation

7.1.1 Prêt de document

Le prêt de document est très simple et se réalise à l’aide des étapes suivantes :

Le lecteur

Avant tout, il faudra chercher l’emprunteur dans la base de données. Cela peut se faire en saisissant son code-barres avec la douchette ou, tout simplement, en saisissant une partie du nom du lecteur pour le sélectionner dans une liste.

Une fois le lecteur trouvé dans la liste de résultat, il suffira de cliquer sur son nom. La fiche lecteur est dépliable à l'aide de l'icône + située en face du nom du lecteur.

Le livre

Chaque ouvrage a un code-barres qui lui est propre et qui doit être inscrit à l’intérieur du document (soit imprimé, soit à la main, voire même les deux). En saisissant ce numéro de code-barres dans le champ "nouveau prêt”, le prêt sera alors ajouté dans la liste des prêts en cours. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez annuler le prêt en cliquant simplement sur annuler. Vous pouvez également imprimer un ticket de prêt. Ce ticket de prêt contiendra le nom du lecteur, l'exemplaire emprunté et la date de retour prévue.

Réaliser un prêt express

Le prêt express permet de prêter des ouvrages non catalogués. Ce cas de figure pourra être très utile lorsque vous cataloguerez les ouvrages de votre bibliothèque dans PMB.

Cliquez sur Prêt express pour saisir les informations nécessaires au prêt d'un ouvrage non catalogué.

25 Pour plus d'infos consulter le Guide de l'Administrateur, rubrique Gestion Financière.


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Des données minimales devront être saisies, telles que le titre et l’ISBN. Définissez un type de document (ce qui vous servira à gérer les durées de prêt et les éventuels quotas). Ensuite scannez avec une douchette ou saisissez votre code barre d'exemplaire, et validez. Vous pourrez ensuite rechercher cet ouvrage et en compléter le catalogage.

Exceptions

Si votre ouvrage possède un statut particulier interdisant le prêt, mais que cette interdiction peut être levée, PMB vous demande alors si vous voulez forcer le prêt ou non.

7.1.2 Retour de document

Pour enregistrer le retour d'un document, vous devez scanner avec une douchette le code-barres du document retourné ou le saisir et cliquer sur suivant. La carte de lecteur n'est pas nécessaire.

Un message de confirmation est affiché pour permettre de vérifier éventuellement que le code barre correspond bien à l'ouvrage rendu.

Cet affichage donne le nom du lecteur qui a rendu l'ouvrage. Le bouton "voir" permet d'accéder à sa fiche lecteur. Par exemple pour ensuite saisir ses prêts.

Sont également affichés :

le type d'exemplaire, la localisation, la section et la cote de l'exemplaire rendu ; si le retour est en retard, le nombre de jours de retard ; si l'ouvrage est réservé, le message "Réservé pour le lecteur..." ; le nom de l'emprunteur précédent de l'ouvrage ; le message de l'exemplaire, le cas échéant.

La fiche de lecteur est également affichée et permet de réaliser à la volée un certain nombre d'opérations26 : prolonger un prêt ou placer une réservation par exemple.

26 CF section fiche de lecteur plus haut.


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7.1.3 Nouveau lecteur

Code-barres pour le nouveau lecteur

Chacun des lecteurs doit avoir un numéro unique dans PMB (code-barres). Suivant votre paramétrage, PMB vous propose d'affecter au nouveau lecteur un code équivalent au plus grand code-barres dans la base +127.

Une fois le numéro de carte du lecteur défini, cliquer sur suivant vous amène à l'écran de saisie des informations du nouveau lecteur.

Saisie des données du lecteur

Vous pouvez saisir les données personnelles du lecteur depuis cet écran.

Si des champs personnalisables ont été définis dans Administration > Lecteurs > Personnalisés, ils sont visibles en bas de la fiche lecteur.

Vous pouvez saisir un autre code-barres, mais ce n’est pas recommandé. Pour ceci, remplacez cette proposition par le code de votre choix ou scannez le code-barres à affecter. Si vous saisissez un code-barres déjà affecté, PMB vous renverra un message d'erreur.

Les champs identifiant OPAC et Mot de passe OPAC définissent les identifiants du lecteur dans l'OPAC (par le formulaire de connexion situé généralement à gauche de l'écran). Si ces champs ne sont pas renseignés lors de la création du lecteur, ils auront par défaut les valeurs suivantes :

27 Pour plus d'informations sur le paramétrage de PMB, consulter le Guide de l'Administrateur de PMB, section Outils.


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Pour l'identifiant : première lettre du prénom + nom. Pour le mot de passe : année de naissance (AAAA) si elle est renseignée, sinon 0.

7.1.4 Fiche du lecteur

Modifier les données du lecteur

Cette fonction permet de renouveler l'inscription, voir créer un lecteur plus loin. Pour modifier les données du lecteur, cliquez sur le bouton modifier.

Prolonger un prêt existant

Pour prolonger un prêt, cliquez sur le bouton de la date de retour. Dans le pop-up calendrier qui est ensuite ouvert, choisir la nouvelle date de retour. Dans ce pop-up, utilisez les flèches pour vous déplacer d'un mois, et les doubles flèches pour vous déplacer d'un an.

Prolonger à la volée l'ensemble des prêts

Pour prolonger les prêts, cliquez sur le bouton + pour tout sélectionner, puis cliquez sur le bouton de date Prolonger le prêt des ouvrages cochés jusqu'au.

Supprimer le lecteur

Cette fonction n'est possible que si le lecteur n'a plus de prêt en cours. Si des prêts sont en cours, leurs retours doivent être effectués avant.

Ajouter une réservation

Cette fonction permet de réserver un ouvrage. Après avoir cliqué sur Ajouter une réservation, vous pouvez effectuer une recherche. Une fois l'ouvrage à réserver trouvé, cliquer sur son titre l'insère dans la liste des réservations.

7.1.5 Gestion financière

Le paramétrage de la gestion financière des lecteurs dans PMB se fait dans l'onglet Administration, via Outils > Paramètres. Seule son utilisation au quotidien est décrite ici.

Le paramétrage de la gestion financière permet plusieurs options, telles que :

- l’adhésion : Si vous créez un nouveau lecteur adulte et que vous avez fixé un tarif d'adhésion pour le type de lecteur "adulte", à la création de ce lecteur, son compte adhésion sera débité du montant correspondant ;

- les amendes ; - et la possibilité de faire payer certains prêts (comme les DVDs par exemple).

Payement

Sur le compte du lecteur différentes opérations sont réalisables :

o Encaissement rapide : permet de saisir rapidement le règlement d'un lecteur. Lors de l'encaissement rapide, toutes les transactions sont automatiquement validées. Cliquez sur Encaissement rapide et saisissez le montant payé par le lecteur.

o Encaisser : permet de saisir un paiement. La transaction n'est pas validée automatiquement.


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o Valider les transactions cochées : valide une transaction. o Supprimer les transactions cochées o Opération spéciale qui permettent notamment de :

créditer le compte ("cadeau" fait au lecteur) et éventuellement de passer le montant en perte.

débiter le compte ("sanction" faite au lecteur). créditer le compte et encaisser : saisir un paiement du lecteur débiter le compte et décaisser : saisir une amende pour le lecteur et

éventuellement la passer en perte. Ceci permet notamment de rendre compte d'une amende pour détérioration d'un ouvrage.

Amendes

Lors du retour d'un document en retard, selon le paramétrage réalisé dans l'onglet Administration, un blocage du prêt pour le lecteur peut être réalisé. De même selon vos paramètres, des amendes peuvent être octroyées.

Le paiement se gère comme pour toutes les autres transactions depuis la fiche du lecteur.

7.1.6 Groupes de lecteurs

La fonctionnalité Groupes de lecteurs permet à PMB de satisfaire aux gestionnaires documentaires qui veulent gérer leurs lecteurs par groupes : classes, familles, etc.

7.2 Visualisation

7.2.1 Exemplaire par code-barres

Saisissez un code-barres pour afficher des informations sur l'exemplaire correspondant.

7.2.2 Document par auteur/titre

Vous accédez ici à un écran fonctionnant comme la partie recherche en catalogage. Vous pouvez saisir un titre ou un auteur comme point de départ de votre recherche.

Vous pouvez également rechercher un ouvrage par son ISBN, son EAN, ou comme précédemment par son numéro d'exemplaire.

7.2.3 Relances

La gestion avancée des relances est liée à l'utilisation de la gestion financière des lecteurs. Pour activer la gestion des relances, via Administration > Outils > Paramètres, développez Paramètres > Paramètres généraux et fixez les paramètres gestion_financiere et gestion_amendes à 1.

Dans cet écran, vous pourrez consulter la liste des relances lecteurs qui peuvent être faites.


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Vous pouvez imprimer les lettres de relances pour chacun des lecteurs. Ces lettres ont un contenu variable suivant le niveau de relance. Le niveau 1 est le plus faible niveau de relance (retard léger).

Lorsque l'envoi de la lettre de relance a été réalisé pour le lecteur, vous pouvez changer le niveau de retard du lecteur.

Pour chaque lecteur, vous pouvez :

voir le code-barres du lecteur, son nom, le nombre de livres en retard ; voir le dernier niveau de retard validé ; voir la date de dernière validation (correspond au dernier envoi d'une relance) ; voir le niveau supposé : il s'agit du niveau de relance que PMB propose en fonction

du retard des différents ouvrages ; réaliser un changement de niveau et, le cas échéant, passer en recouvrement.

7.2.4 Prêt secouru

PMB est une application Web. En cas de rupture de réseau entre votre poste de travail et le serveur qui héberge PMB, vous pouvez continuer à réaliser des opérations simples de prêt.

Le prêt secouru permet de faire des prêts et des retours à l'aide d'un simple éditeur de texte, comme le bloc-notes de Windows, Kwrite sous Linux... Le prêt secouru est géré dans PMB en deux phases : création d'un fichier de codes-barres (ou plusieurs) ; chargement de ce fichier dans PMB.

Créer un fichier de codes-barres

Pour enregistrer les prêts et les retours de documents, lancez votre éditeur de texte.

Sous Windows, cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Bloc-notes.

Enregistrer les prêts

Scannez avec une douchette le code-barres Prêt secouru ou saisissez au clavier « PRET SECOURU » [entrée] (sans les guillemets).

Scannez la carte du lecteur ou saisissez au clavier le code-barres du lecteur puis [entrée]. Vous ne pouvez pas utiliser le nom du lecteur, il faut connaître son code-barres.

Scannez un par un les exemplaires prêtés au lecteur.


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Enregistrez fréquemment votre fichier, par exemple sur le bureau, ou sur une clé USB.

Vous pouvez réaliser différents fichiers. Attention, si vous mêlez des retours et des prêts, il faudra impérativement pouvoir les importer dans l'ordre réel. Pour plus de facilité, évitez de reprêter en prêt secouru des ouvrages qui viennent d'être rendus.

Enregistrer les retours

Scannez avec la douchette le code-barres Retour secouru ou saisissez au clavier RETOUR SECOURU [entrée].

Scannez les codes-barres des exemplaires retournés un par un. Enregistrez fréquemment votre fichier, par exemple sur le bureau.

Import du fichier de codes-barres dans PMB

La liaison avec votre serveur hébergeant PMB doit être rétablie au préalable. Avant toute autre opération dans PMB, vous devez traiter les fichiers du prêt et des retours secourus.

Connectez-vous à PMB dans l'interface de gestion. Cliquez sur l'onglet circulation.

Dans la barre d'adresse de votre navigateur, complétez au clavier l'adresse .../circ.php?categ= pour qu'elle devienne .../circ.php?categ=retour_secour

Cliquez sur parcourir et sélectionnez le premier des fichiers réalisé pour des prêts et/ou des retours. Cliquez sur Envoyer le fichier.

Une fois le fichier traité, recommencez pour chacun des autres fichiers le cas échéant via .../circ.php?categ=retour_secouru

Une fois l'ensemble des fichiers importés, vous pouvez revenir à votre utilisation normale de PMB.


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8. Le catalogue public : l'OPAC

8.1 Accès à l'OPAC

Le catalogue OPAC du centre documentaire géré par PMB sera accessible par défaut à l'adresse internet suivante : http://localhost/pmb/opac_css.

Cependant, pour les autres postes connectés en réseau local, il faudra remplacer localhost par le nom réseau du serveur PMB.

Pour obtenir ce nom sous Windows, cliquez droit sur Poste de travail puis choisissez Identification réseau. Vous obtiendrez ainsi le nom de la machine sur le réseau local.

Vous pouvez également obtenir l’adresse IP de votre machine en cliquant sur Démarrer >Programmes > Accessoires > Invite de commandes. Une

fenêtre noire s’ouvrira dans laquelle vous taperez IPconfig avant de faire Enter.

Le catalogue en ligne produit par PMB est dynamique : il est automatiquement mis à jour à chaque chargement de page. Ainsi une modification depuis l'interface de gestion est immédiatement répercutée. Un ouvrage catalogué est aussitôt accessible par l'OPAC.

8.2 Interface de l'OPAC

L'OPAC de PMB affiche 3 zones principales d'informations à l'écran.


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Une zone de dialogue "rechercher" figure en haut de la page. Les catégories sont présentées dans la partie inférieure droite. D'autres blocs

peuvent également être affichés. L'OPAC est très fortement configurable28. Le bandeau de gauche29 offre la possibilité au lecteur de s'identifier par un login et un

mot de passe.

8.3 Recherche

Si vous saisissez un terme dans la zone de texte "Rechercher", l'OPAC affichera le résultat de votre recherche. Vous pouvez éventuellement affiner votre recherche en cochant ou non les cases qui se rapportent aux éléments qui seront interrogés : titre, auteur, collection...

L'OPAC de PMB conserve les recherches que vous avez faites durant toute la durée de la session.

Vous pouvez utiliser le caractère étoile "*" pour utiliser une troncature.

8.4 Parcours des catégories

Conçues pour permettre une exploration facilitée des ressources documentaires, les catégories correspondent à un thésaurus hiérarchisé qui doit être saisi dans PMB pour être utilisé.

8.5 Accès au compte lecteur depuis l'OPAC

Les lecteurs enregistrés dans l'interface de gestion peuvent accéder à leur compte depuis l'OPAC. Ils ont besoin pour cela de leur identifiant ainsi que de leur mot de passe.

Note : par défaut le login est composé de l'initiale du prénom du lecteur ainsi que de son nom de famille ; le mot de passe par défaut est l'année de naissance du lecteur. Il peut être changé par l'interface de gestion, ou à tout moment par le lecteur en passant par son compte lecteur dans l'OPAC.

28 Pour plus d'informations, consulter le Guide de l'Administrateur chapitre Outils section Paramètres. 29 Il peut être désactivé depuis Administration > Outils > Paramètres.


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9. Administration et paramétrage du programme

9.1 Exemplaires

Administration > Exemplaires vous permet de personnaliser le catalogage des exemplaires de votre bibliothèque. Vous pouvez personnaliser les types de documents, codes statistiques, sections, statuts, localisations, propriétaires et enfin ajouter des champs personnalisables à vos exemplaires.

9.1.1 Supports

Supports30 permet de paramétrer les différents supports des exemplaires et pour chacun d'eux la durée du prêt en jours.

Le support sert également à définir la durée du prêt ou la durée de la réservation affectée à un exemplaire.

9.1.2 Statuts

La notion de statut est utilisée pour spécifier si le document est empruntable ou non.

Ce statut concerne soit un état physique (détérioré, bon état, perdu), une position sur le chemin du livre entre la démarche d'acquisition de la bibliothèque et la situation de prêt au lecteur (commandé, en cours d'acquisition, en cours de catalogage, en réparation,...), ou alors un type de documents, comme les dictionnaires qu’on ne peut généralement pas emprunter.

9.2 Lecteurs

Administration > Lecteurs vous permet de définir vos options personnelles utiles dans la gestion des lecteurs.

9.2.1 Import et suppression de lecteurs

L'import d'un fichier lecteurs permet de récupérer des informations depuis un autre programme ou un fichier que vous auriez constitué par ailleurs.

Depuis l'écran d'import des lecteurs, vous pouvez soit importer des lecteurs depuis un fichier, soit supprimer des lecteurs.

L'import est réalisé depuis un fichier texte (le plus souvent fichier TXT ou CSV). Les tableurs (OpenOffice, Excel, ...) peuvent exporter au format CSV.

30 Attention, il s'agit ici des supports qui seront affichés pour les exemplaires et non des types de documents des notices (texte imprimé, document sonore non-musical...).


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Cliquez sur Parcourir pour choisir le fichier à importer. Selon le format de votre fichier à importer, choisissez un séparateur de champs. Choisissez également une catégorie de lecteurs et un code statistique : ces informations ne peuvent être directement importées.

Cliquez sur Suivant pour continuer.

Vous pouvez également supprimer des lecteurs en cliquant sur le bouton Effacer des lecteurs. Cochez ensuite la ou les date(s) d'expiration des lecteurs à supprimer, par exemple ceux dont l'expiration date de plus d'un an.

9.3 Quotas

Les quotas gèrent pour le prêt et les réservations : le nombre de documents, la durée d'emprunt, le nombre de réservations, la durée de réservation, le nombre de réservations des périodiques et la durée de réservation des périodiques.

Il existe dans PMB deux gestions possibles des quotas. La gestion avancée des quotas est activée si le paramètre pmb.quotas_avances vaut 1, défini dans Administration > Outils > Paramètres.

Lorsqu'un quota en circulation est atteint, une alerte prévient le personnel chargé de la circulation des ouvrages et lui offre la possibilité, le cas échéant, de forcer le prêt.

9.3.1 Si la gestion des quotas avancés n'est pas activée

Si la gestion des quotas avancés n'est pas activée, vous ne verrez pas "quotas" dans le menu.

Dans ce cas, seule une durée de prêt et une durée de réservation sont définissables, par type d'ouvrage.

9.3.2 Quotas : durée, nombre et types de quotas

Dans PMB, il existe deux types de quotas, ils correspondent soit à une durée, soit à un nombre d'éléments.

Durée

Les quotas liés à la durée fonctionnent tous de manière identique : une valeur par défaut est utilisée si aucune valeur particulière spécifiée n'est applicable.

Cette valeur est définie dans Paramètres généraux dans le champ Valeur par défaut de XXX si ce n'est pas précisé. Il s'agit d'une durée en jours. PMB gère tous les jours de la semaine de manière identique et ne dispose pas d'un calendrier indiquant les jours d'ouverture de la bibliothèque.


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Nombre

Les quotas liés à un nombre fonctionnent tous de manière identique : une valeur par défaut est utilisée si aucune valeur particulière spécifiée n'est applicable.

Cette valeur est définie dans Paramètres généraux dans le champ Valeur par défaut de XXX si ce n'est pas précisé. Cette valeur désigne un nombre de documents, de périodiques ou de réservation correspondant à un SEUL type de document. Les quotas liés à un nombre possèdent également un champ de seuil maximal. Ce maximum est un quota absolu de simultanéité de documents, de périodiques ou de réservations. Si la valeur par défaut est définie à 5 et qu'aucune autre valeur n'est définie, le lecteur a le droit de réserver, d'emprunter en même temps 5 cédéroms et 5 livres. Si le maximum est fixé à 7, il peut prendre au plus 7 ouvrages, parmi lesquels 5 cédéroms maximum ou 5 livres maximum.

9.3.3 Types de quotas

Il existe cinq types de quotas par nombre ou par durée :

par Catégories de lecteurs

Pour chaque catégorie de lecteur, un quota peut être spécifié dans la colonne nombre de documents. Pour supprimer un des quotas, effacez la valeur contenue dans la case. Attention, 0 ne signifie pas une absence de quota, mais un quota égal à 0, donc un prêt interdit.

Vous pouvez autoriser ou non le forçage pour chacune des catégories de lecteurs. Si un quota est atteint par un lecteur d'une catégorie, le bibliothécaire peut dans ce cas autoriser un prêt, c'est à dire forcer le prêt.

par Types d'exemplaires

Pour chaque type d'exemplaires, un quota peut être défini. Le fonctionnement est similaire aux quotas par catégories de lecteurs

par Catégories de lecteurs et par Types d'exemplaires

Vous pouvez ici croiser catégories de lecteurs et types d'exemplaires pour affiner votre politique de prêt. Les quotas sont affichés sous la forme d'un tableau reprenant pour chaque catégorie de lecteur l'ensemble des types d'exemplaires.

par Lecteurs individuels

Même fonctionnement que pour les catégories de lecteurs, mais de façon unique pour chacun des lecteurs de votre bibliothèque.

par Types d'exemplaires et par Lecteurs individuels

Même fonctionnement que pour les quotas par Catégories de lecteurs et par Types d'exemplaires, mais de façon unique pour chacun des lecteurs de votre bibliothèque.


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9.3.4 Les différents quotas

Nombre de documents

Il s'agit ici de la gestion du nombre de documents empruntables simultanément.

Durée d'emprunt

C'est la gestion avancée de la durée de prêt des ouvrages.

Il existe cinq types de quotas par durée d'emprunt : par Catégories de lecteurs, par Types d'exemplaires, par Catégories de lecteurs et par Types d'exemplaires, par Lecteurs individuels, enfin par Types d'exemplaires et par Lecteurs individuels

Nombre de réservations

Ceci désigne la gestion du nombre de documents (hors périodiques) réservables simultanément.

Durée de réservation

C'est la gestion avancée de la durée de réservation de documents (hors périodiques).

Nombre de réservations des périodiques

Ceci désigne la gestion du nombre de documents (périodiques uniquement) réservables simultanément.

Durée de réservation des périodiques

C'est la gestion avancée de la durée de réservation des périodiques.

9.3.5 En cas de conflit

En plus de la définition des valeurs par défaut, les paramètres généraux permettent de choisir les méthodes de résolution de conflits entre les quotas. Puisque vous pouvez définir des quotas par lecteurs individuels mais aussi par catégories, il vous faut choisir quel quota est prioritaire.

En cas de conflit entre plusieurs quotas, vous pouvez choisir de Prendre le plus grand (politique d'autorisation maximale) de Prendre le plus petit (politique de restriction maximale), de Prendre la valeur par défaut (si deux valeurs sont contradictoires, c'est la valeur par défaut qui servira à résoudre ce conflit), enfin de Regarder dans un ordre précis les différents quotas.

Si vous retenez cette dernière option, vous pouvez placer à l'aide des menus déroulants vos types de quotas dans l'ordre de leur priorité.

Vous avez également la possibilité de laisser au personnel chargé du prêt la possibilité de décider en choisissant d'autoriser en règle générale le forçage du prêt.


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9.4 Calendrier

Vous pouvez choisir d'utiliser pour PMB un calendrier d'ouverture de la bibliothèque. Si vous activez le calendrier, l'ensemble des calculs liés aux prêts (retard, durée de prêt, ...) sera basé sur le calendrier des jours d'ouvertures de la bibliothèque et non sur la semaine calendaire de 7 jours. Lundi sera donc compté comme un jour, de même que dimanche.

Pour activer le calendrier rendez-vous sous Administration > Outils > Paramètres > Paramètres généraux, puis passez le paramètre utiliser_calendrier de 0 à 1.

Un lien calendrier apparaîtra alors dans le menu latéral de gauche.

Important : Le calendrier va être utilisé pour les dates de retour ou de mise à disposition de réservation. C'est le premier jour ouvert postérieur ou égal au jour calculé qui sera retenu.

9.4.1 Définir des jours d'ouverture

À partir du lien calendrier, situé dans la colonne de gauche, renseignez la période que vous voulez modifier, par exemple 01/09/2005 - 30/06/2006.

Cochez les jours concernés par votre action : par exemple lundi, mercredi, jeudi. Cliquez sur ouvrir pour déclarer ces jours comme étant ceux d'ouverture de la bibliothèque.


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Pour fermer pour Noël : renseignez la période que vous voulez modifier : 20/12/2005 - 05/01/2006. Cochez les jours concernés par votre action lundi, mercredi, jeudi puis cliquez sur Fermer.

Pour modifier manuellement un jour, cliquez simplement sur le numéro du jour, il va passer de vert à "pas vert" et vice-versa.

Pour passer d'une année à l'autre, utilisez les flèches vertes sous le formulaire.

Rappel : Le calendrier va être utilisé pour les dates de retour ou de mise à disposition de réservation. C'est le premier jour ouvert

postérieur ou égal au jour calculé qui sera retenu.

9.5 Utilisateurs

Dans PMB, les utilisateurs correspondent aux bibliothécaires qui devront utiliser la base quotidiennement.

La rubrique utilisateurs permettra de créer des profils d'utilisateurs. À chaque compte d'utilisateur est attribué un login et un mot de passe. PMB nécessite au moins un compte administrateur (Super User). Ce compte ne peut pas être effacé depuis PMB.

Les droits d'accès aux différentes parties du logiciel sont gérés en fonction des onglets.

Selon le droit d'accès (cadenas ouvert ) ou l'interdiction (cadenas verrouillé ), l'onglet concerné s'affichera ou non. Une seule exception à cette règle est la fonction de sauvegarde qui n'est pas présentée dans PMB comme un onglet.

Vous pouvez ici modifier un utilisateur et modifier son mot de passe. Cette dernière fonction est utile lors d'un changement de personne à un poste, ou lors de la perte d'un mot de passe. L'utilisateur peut librement changer son mot de passe sans demander à l'administrateur de le faire, en passant par les préférences utilisateurs (en haut à droite de l'écran).

9.5.1 Création des comptes utilisateurs

Afin de créer de nouveaux comptes utilisateurs, veuillez suivre la

procédure suivante :

1) Onglet Administration > utilisateurs > ajouter un utilisateur

2) Complétez les champs : login, nom, prénom et mot de passe


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3) Dans la section « droits »31, cochez les modules auxquels l’utilisateur pourra accéder,

puis enregistrez.

4) Cocher la case d’acceptation des termes de licence d’utilisation

5) Vérifier si les valeurs par défaut sont correctes

6) Le nouveau compte d’utilisateur est maintenant visible

31 Pour plus d’informations sur les droits, veuillez lire le 9.5.2 Droits dans PMB.


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Attention :

• Seul l’administrateur peut effacer un compte utilisateur ou modifier les droits d’accès

(cliquer sur le bouton « modifier »).

• L’utilisateur peut se connecter à PMB via l’interface suivante grâce à son login et mot de

passe personnels.

9.5.2 Droits dans PMB

Différents types de droits sont disponibles dans PMB :

Circulation: correspond à l'onglet Circulation de PMB et permet de réaliser des prêts, des retours de documents, des réservations, d'enregistrer des lecteurs...

Circulation restreinte n'est pas un droit mais plutôt une limitation des droits de l'utilisateur dans l'onglet circulation. "Circulation restreinte" limite les options disponibles

Catalogage permet de cataloguer des documents, des périodiques, d'ajouter ou de

supprimer des exemplaires, des notices, d'utiliser les paniers, etc. Le droit d'ajouter des catégories pendant le catalogage est géré par un droit spécifique.


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Autorités correspond à l'onglet Autorités, à l'exception de la gestion des catégories, qui correspond à un droit spécifique. Permet de créer, modifier et supprimer des auteurs, des éditeurs, des collections, des indexations décimales, etc. depuis l'onglet Autorités. Cependant, le droit "autorités" n'est pas nécessaire pour ajouter une autorité lors du catalogage.

Catégories correspond à l'ajout (depuis l'onglet Catalogage) à l'ajout et à la

modification (depuis l'onglet Autorités) des catégories et des thésaurus.

Éditions permet d'accéder ou états personnalisables, à la liste des prêts, des retards, au générateur de codes-barres, etc.

DSI permet de réaliser une Diffusion Sélective de l'Information, c'est à dire à la

diffusion de listes de nouveautés thématiques. Ce droit nécessite que l'onglet DSI soit activé pour être visible.

Acquisitions permet de gérer des commandes, des fournisseurs, un budget, etc. Ce

droit nécessite que l'onglet Acquisitions soit activé pour être visible.

Administration permet de gérer les réglages et paramétrages de PMB, de lancer une action personnalisable, etc.

Sauvegarde correspond à l'icône Sauvegarde (disquette) qui

permet de lancer une sauvegarde.

Préférences correspond à l'icône Préférences de l'utilisateur (engrenage) en haut à droite de l'écran.

9.6 Préférences utilisateurs

À chaque démarrage de PMB, vous devez saisir un mot de passe et un nom d'utilisateur. Ceci permet à PMB de vous identifier, et donc de connaître les droits que vous avez dans l'application (circulation, catalogage, administration...), ainsi que vos paramètres personnalisés.

Pour consulter vos préférences, cliquez sur l'icône préférences de l'utilisateur (engrenage) en haut à droite de l'écran, à côté de quitter.

Sous cet onglet, vous pourrez modifier les paramètres suivants :

• Mot de passe, langue, style: vous pouvez ici changer votre mot de passe, sélectionner une autre Langue32, le style de votre affichage (Style/thème).

32 Attention, certaines langues nécessitent un style particulier pour permettre un affichage optimal.


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• Nombre d'enregistrements par page: Le Nombre d'enregistrement affichés par page est personnalisable pour les écrans en recherche, en sélection d'autorités, en gestion d'autorités.

Si vous préférez les pages courtes, vous pouvez réduire ces valeurs ; si vous préférez afficher un maximum de renseignements sur une même page, vous pouvez les augmenter.

• Paramètres de fonctionnement de l'application: vous avez le choix de faire apparaître ou non un pop-up automatique du ticket de prêt. Cette fonction affiche systématiquement le ticket de prêt lors de la validation d'un nouveau prêt. Vous pouvez également jouer une alerte sonore lors d'un message d'erreur.

• J'ai lu et accepté les termes de la licence d'utilisation de PMB: par défaut, en vous

connectant à PMB, la licence d’utilisation du logiciel s’affichera. Pour ne pas afficher la licence au démarrage, cocher Ne plus afficher la licence au démarrage.

• Valeurs par défaut de l'application: cette partie de l'écran permet de spécifier un

certain nombre de valeurs par défaut pour la création d'exemplaire, tels que le statut de notice et du document, le type de document, le propriétaire, le code statistique, la section et la localisation des documents, le site de gestion par défaut des lecteurs et le thésaurus par défaut. Vous pouvez également spécifier des valeurs par défaut dans la création de notices, comme la langue, la fonction auteur, le module par défaut et le préfixe de cote par défaut. Ces valeurs vous permettent de gagner du temps lors du catalogage.

9.7 Autres paramétrages

D’autres paramétrages sont disponibles car PMB est une base de données complètement personnalisable. Pour voir ce dont vous avez besoin, n’hésitez pas à explorer l’onglet Administration, ainsi qu’à lire le manuel proposé par PMB sur son site à l’adresse suivante : http://www.sigb.net/doc/fr_FR/html-admin/index.html. Un grand nombre de paramétrages sont modifiables depuis l’onglet : Administration > Outils > Paramètres > Paramètres généraux


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10. Sauvegarde et export de la base de données

Afin de garantir une sauvegarde des données et de votre travail optimal, il sera obligatoire d’exporter la base de données une fois par semaine afin de garantir que votre travail ne sera pas perdu en cas de problèmes informatiques.

1) Pour ce faire, cliquez sur l’icône EasyPHP, située en bas à

droite de votre écran, avec votre clic de droit, puis cliquez sur

Administration.

2) Une fenêtre s’ouvrira dans votre navigateur, avec la possibilité

de se rendre dans votre gestionnaire de base de données, en

cliquant sur Administrer MySQL.

3) C’est sur cette nouvelle fenêtre sur vous pourrez gérer la base de données de PMB.

Cliquez alors sur Exporter.


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4) Vous pourrez alors sélectionner votre base de données, qui s’intitule bibli, dans la

colonne Exporter. Sélectionner votre base de données (1).

Cochez les options d’exportation : DROP DATABASE (2). Laissez ensuite les

paramètres tels qu’ils sont proposés par défaut. Rajoutez un zéro au chiffre proposé

dans le cadre Taille maximum de la requête générée (3).

5) Choisissez alors un nom, ainsi qu’un format d’exportation. Si votre fichier est volumineux,

nous vous conseillons de le zipper. Puis exécutez.

Concernant le choix du nom, comme il s’agit de sauvegarde, nous vous recommandons

de mettre la date de votre dernière sauvegarde dans le titre.

6) Vous pouvez alors enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Pour plus de sécurité, nous

vous recommandons de l’enregistrer sur plusieurs ordinateurs, et sur une clé USB qui

restera à la bibliothèque.


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11. Imports d’une base de données

Pour importer une base de données dans PMB, suivez les étapes suivantes :

1) Rendez-vous sur PMB, puis cliquez sur l’onglet Administration. Allez ensuite sous

Imports, dans la colonne de gauche.

2) Si vous souhaitez importer des notices, cliquez sur : Notices UNIMARC. Si par contre,

vous désirez importer des exemplaires, cliquez sur Exemplaires UNIMARC.

3) Téléchargez le fichier après avoir rempli les champs.

Attention, pour les notices, les paramètres d’imports sont les suivants :

- Vous pouvez choisir si vous désirez que l’ISBN soit obligatoire ou non. - Si vous choisissez oui pour le dédoublonnage sur ISBN, les notices existantes ne

seront pas créées, ce qui vous évitera des doublons dans la base. - Le statut de notices vous permet d'identifier les notices importées (pour les modifier

par exemple).

Pour les exemplaires :

- Vous devrez choisir le propriétaire du document et le statut des exemplaires téléchargés.

- Il vous faudra aussi choisir une localisation pour les exemplaires (utile en cas de bibliothèques multi-sites)

- Vous pourrez choisir si vous désirez que la cote obligatoire - Pour le codage du type de document, nous vous conseillons de laisser le codage

générique.


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12. Bibliographie

ACADEMIE DE RENNES. Documentation PMB [en ligne]. 15 juin 2010. http://espaceeducatif.ac-rennes.fr/jahia/Jahia/lang/fr/pid/15730 (16 août 2010)

EASYPHP. [EasyPHP] The Wamp package : PHP – Apache – MySQL – PHPMyAdmin for Windows [en ligne]. 2010. http://www.easyphp.org/ (16 août 2010)

PMB SERVICES. PMB : guide de l’administrateur [en ligne]. 2007. http://www.sigb.net/doc/fr_FR/html-admin/index.html (16 août 2010)

PMB SERVICES. PMB : guide d’installation [en ligne]. 2007. http://www.sigb.net/doc/fr_FR/html-install/index.html (16 août 2010)

PMB SERVICES. PMB : guide de l’utilisateur [en ligne]. 2007. http://www.sigb.net/doc/fr_FR/html-user/index.html (16 août 2010)

PMB SERVICES. PMB Services [en ligne]. 11 février 2010. http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/pmbservices.html (16 août 2010)

SCHEURER, Nicole. Logiciel documentaire PMB : guide d’utilisation. 2010. 39 p. Annexe d’un travail de bachelor réalisé en vue de l’obtention du diplôme HES, filière Information Documentaire, Haute Ecole de Gestion de Genève, 2010.

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