Le documentaliste et le dépôt numérique

LE DOCUMENTALISTE ET LE DEPÔT NUMERIQUE

MANAGEMENT D’UN DEPÔT NUMERIQUE

DOCUMENTAIRE

Présenté par ATTA Adou Jean-Constant

Chef de Service Bibliothèque numérique – Site web ENS Abidjan

[email protected] / [email protected]

19 au 21 décembre 2012

PARCOURS

2004-2005: Maîtrise de recherche en Arts Plastiques, option Histoire de l’Art et

Archéologie à l’Université FHB de Cocody

2005: Diplôme d’Assistant Conservateur de Bibliothèque à l’EFAC d’Abidjan

2008: Attestation de participation au stage international à l’usage des TIC dans les

bibliothèques universitaires à l’ULB de Bruxelles en Belgique

Depuis 2009: Réflexion sur la mise en œuvre du DI de l’ENS d’Abidjan

2010 à janv. 2012: Chef de cellule bibliothèque virtuelle de ENS d’Abidjan

2011: Master pro. en SID, option Technologie de l’Information à l’EBAD de l’UCAD –

Dakar, Sénégal ("Mise en place et diffusion électronique du dépôt institutionnel de l’ENS d’Abidjan sous

PMB" Disponible dans le dépôt Mém SIC: http://memsic.ccsd.cnrs.fr/ )

Depuis 2012: Chef de service bibliothèque numérique-site web de l’ENS d’Abidjan

(http://bibliotheque.ensabidjan.ci/opac_css/)

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/

http://bibliotheque.ensabidjan.ci/opac_css/

SOMMAIRE

Introduction

I. Le Professionnel de l’information documentaire

1. Définition

2. Référentiel des métiers

3. Méthodes de travail du professionnel de l’Info. Doc.

II. Le Dépôt Numérique (DN): reflet des productions scientifiques

1. Définition conceptuelle

2. Typologie des Archives ouvertes

3. Une philosophie du DN

4. Enjeux du DN

III. Le professionnel de l’info doc face au DN

1. Adhésion nationale

2. Planification d’une stratégie de collecte

3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire

Conclusion

Introduction

De nos jours, avec les effets des innovations technologiques, les SID ont pris de nouvelles allures basées sur des environnements soit hybrides, soit électroniques et qui impliquent des méthodes de travail basées sur l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

Par ailleurs, les projets de migration des environnements analogiques de travail vers des environnements électroniques de travail a conduit nombre de SID, particulièrement des universités, centres de recherche et grandes écoles de formation, à suscité la mise en place des plateformes de gestion documentaire, telle que le Dépôt Numérique (DN).

En effet, l’usage des TIC dans les bibliothèques universitaires suscitent la manipulation de nouveaux supports documentaires créés et diffusés sur des plateformes multimédia de gestion de l’information scientifiques et techniques. Une appropriation de ces outils de la part des professionnels de l’information documentaire s’avère nécessaire pour un usage habile et règlementaire afin que les ressources informationnelles soient convenablement communiquées et exploitées par les utilisateurs.

Pour parvenir à la compréhension de cette communication, il convient de se poser ses interrogations suivantes:

• Qu’est ce qu’un professionnel de l’information documentaire ?

• Qu’est ce qu’un Dépôt Numérique ?

• Quelle est le rôle joue le professionnel de l’info. doc. dans le DN ?

I. LE PROFESSIONNEL DE L’INFORMATION DOCUMENTAIRE

1. Définition

Le professionnel de l’Info. Doc. est un personnel de services d’archives, de

bibliothèques et de centres de documentation (Systèmes d’Information

Documentaire: SID) qualifié pour exécuter des tâches documentaires

d’entrée et de sortie de l’information orienté vers un public et selon la politique

générale de l’institution qui l’emploie.

2. Référentiel des métiers en Info. Doc.

• Archiviste: également identifié comme un professionnel de l’information et du

patrimoine, l’archiviste est le responsable de la gestion des archives (CIA: «Les

archives sont l'ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne

physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en

conséquence de celle-ci et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.»)

Il est chargé de la conservation des archives historiques, mais il intervient également

en amont de la chaîne de traitement de l’information et sensibilise les services à

ce principe essentiel : un document est un document d’archives dès sa création.

Les principales activités de l’archiviste:

En amont : Audit, expertise, formation (évalue l’importance des contenus, forme à

la gestion de la production documentaire, élabore des outils de traitement dès la création

des archives, fixe la DUA)

Classement, conservation (organisation cohérente et rangement des documents,

mesure de conservation, restauration et sécuritaire, planifie la destruction selon la

réglementation en vigueur)

Communication (élabore et communique aux services et au public les instruments de

recherche, guide des sources, …oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs

recherches.

Valorisation (Diffusion des outils de recherche et valorisation des archives à l’aide des

TIC: OAIS, organise des ateliers et expositions autour de thématique historiques, élabore

des produits documentaires)

2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)


Bibliothécaire: personnel chargé de la gestion des collections d’une bibliothèque.

Il remplit les fonctions d’acquisition, de conservation et de mise à disposition du

patrimoine documentaire à destination de publics spécifiques.

Constitue, enrichit et maintient des collections de documents et de contenus; organise

intellectuellement et matériellement les documents.

Facilite l'accès à l'ensemble des contenus en accueillant les usagers et en créant les

systèmes d'information adaptés.

Dématérialise une partie des collections, met en place une stratégie de conservation et

diffuse des documents électroniques.

Crée des offres de services à distance et même en ligne (SQR en ligne, portail

documentaire, OAI, livres et périodiques numérisés...).

Favorise la mutualisation des ressources et des catalogues avec la mise en place de

réseaux documentaires.

Les principales activités du bibliothécaire:

Constitution et gestion des collections (Politique documentaire, Recherche et

identification des ressources doc., Gestion des achats, Préservation et conservation

Élimination de documents obsolètes: désherbage)

Traitement documentaire (Catalogage et indexation, Récupération et transfert de

notices)

Services au public (Accueil, orientation, information, Service de prêt, SQR,

Bibliographies/webographies, Formation des usagers, produits documentaires,

Conception et gestion de catalogues et services électronique en ligne)

Management (Animation et gestion d'équipe, Positionnement de la bibliothèque dans

des activités de coopération locales, nationales et/ou internationales (associations,

réseaux, consortium...), développement de partenariat


Documentaliste: Personnel chargé à l’origine de la gestion des centres de documentation et d’information. Il est beaucoup plus engagé dans la fourniture de services et de prestations à la carte orientés vers l’utilisateur. Il intègre avec grand intérêt, les profil documentaire de son public cible.

Facilite l'accès aux ressources documentaires sur des thématiques et avec des modalités de diffusion correspondant aux besoins de l‘institution.

Fournit des produits et des services d'information à valeur ajoutée par l’usage des TIC (veille, sélection, validation, synthèse...).

Vise à l'autonomie des utilisateurs en les formant à la méthodologie de recherche et en leur fournissant des outils adaptés.

Travaille en mode projet au service d'utilisateurs quelques fois distants, de plus en plus rigoureux et exigeants souvent même dans un contexte international.

Elargit ses compétences juridiques pour mieux gérer les droits d’auteur, négocier les contrats de licence d’accès à l’information et veille au respect du droit de l'information.

A l’instar du personnel du domaine la médecine, les Sciences de l’Info. Doc. regorgent des généralistes et des agents spécialisés dans l’une de ses disciplines.

Par exemple en « Documentation », il existe des documentaliste généralistes (qui s’intéresse à tous les domaines) et des documentalistes spécialisés soit dans un domaine de savoir (Santé, Droit, Education, …), soit dans un secteur d’activité (audiovisuel).


Les principales activités du documentaliste:

Recherche et veille documentaire (Mise en œuvre des stratégies de recherche

d'information, Sélectionne les sources d'information et choisit les outils de recherche les

plus pertinents pour ses recherches.

Participe à la stratégie de veille institutionnelle (réglementaires, concurrentielles,

techniques...)

Gestion des ressources documentaires (Acquisitions de documents imprimés,

électroniques, Audiovisuels, iconographiques, des sources internes et externes, Gestion

et négociations des abonnements aux revues, Alimentation et paramétrage des bases de

données documentaires, Structuration de contenus web.

Construction et mise à jour des outils de classement et d'indexation, Gestion des

archives de l'entreprise)

Produits et services documentaires (Accueil, orientation, assistance et conseil des

usagers, réalisation d'enquêtes de besoin et de satisfaction, formation aux méthodes et

outils de recherche d'information, réalisation de produits et services par profils

documentaires, circulation et prêt des documents, Organisation, rédaction et publication

de contenus sur le web)


L’évolution des TIC dans la gestion des SID, des besoins grandissants et pointus en

information et d’autres facteurs spécifiquement liés à l’utilisateurs ont suscité la création

de nouveaux métiers en Information et Documentation, à partir des trois (3) premiers

présentés:

Chargé de veille (Détecte et aide à l'anticipation des changements survenant dans

l'environnement technique et/ou socioéconomique de l'entreprise, susceptibles d'en

affecter l'activité, signale les opportunités et informe sur les risques et les tendances.

Ce qui exige une excellente maîtrise des plateformes 2.0, leurs évolutions ainsi qu'une

capacité à identifier les sources les plus pertinentes.

o Iconographe (Recherche, dans toutes les sources accessibles, des images de toute nature

(photographie, dessin, tableau, film etc.) qui peuvent être reproduites pour illustrer ou

accompagner une nouvelle production (livre, magazine, catalogue, exposition, site web,

etc.) et fait le nécessaire pour rendre techniquement et juridiquement possible cette

reproduction.

o Knowledge Manager ou Gestionnaire de connaissances (Crée les conditions nécessaires à

la création, le partage, la capitalisation et au renouvellement des savoirs et savoir-faire de

l‘organisme.


Professeur documentaliste (CAPES français en Documentation: Forme à la recherche

d'information et assiste les enseignants et les élèves dans leur recherche d'information)

Records Manager ou Gestionnaire de documents (Gère le cycle de vie des documents

et des processus documentaires de l'organisme, mets en œuvre des stratégies et

procédures favorisant l’accès instantané de l’information pertinente pour la conduite

des activités en se protégeant des risques juridiques et économiques: exigences légales et

réglementaires, contentieux...).

Responsable de la documentation (Il a pratiquement les mêmes responsabilités que le

documentaliste seulement avec beaucoup plus de responsabilité managériale).

Webmestre éditorial (Conçoit, gère, actualise et anime des sites ou des services en ligne

pour le compte de son institution).

Administrateur de SID (Interface entre les utilisateurs et les prestataires informatiques,

traduit les besoins en gestion de l'information et des documents, Recherche les

solutions et contribue à la mise en œuvre des systèmes d'information et des applications

documentaires, Gère les applications et les droits des utilisateurs).


Les sciences de l’information documentaire, à l’instar des autres sciences humaines

et sociales, dispose d’une méthode de travail dont la qualité et la pertinence de

l’information mise à la disposition du public (produit) justifie le suivi rigoureux des

opérations qui la constituent.

Bonne exécution des tâches documentaires Information structurée de

qualité, pertinente et fiable Satisfaction des utilisateurs

Positionnement du SID dans son environnement.

L’archiviste travaille selon la chaîne archivistique, tandis que le bibliothécaire et le

documentaliste disposent de la chaîne documentaire, qu’on pourrait compiler en

huit (8) opérations, regrouper en opérations d’entrée et de sortie.

3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc.

Opérations d’entrée

1. Identification des besoins: La constitution d’un fonds documentaire pertinent requiert

l’avis et l’assentiment de ses utilisateurs, bien que souvent ceux-ci ne savent pas dans

l’absolue ce qu’il recherche. Il serait très maladroit d’acquérir un fonds qui ne fasse

l’objet d’aucune diffusion. Ainsi, mettre l’utilisateur au cœur de la politique

d’acquisition revient à l’impliquer davantage dans l’exploitation des ressources et à faire

vivre le SID. L’identification des besoins pourrait se faire par des enquêtes

(questionnaire, entrevue, …), demande de listes bibliographiques, …

2. Acquisition, Recherche des sources et Sélection de la documentation: Dans une

organisation universitaire par exemple, il est convenable d’orienter sa politique

d’acquisition vers deux (2) grandes sources:

o Productions documentaires internes (Dépôt institutionnel ou Archives institutionnelles):

Thèses; Mémoires; Rapports de stage, de mission, d’étude, d’activité, …; Articles;

Conférences; …

o Productions documentaires externes (publications d’éditeurs): Périodiques/revues;

Livres et actes de congrès; Serveurs de base de données en ligne; Sites Internet; Archives

Ouvertes.

3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

3. Description bibliographique

A travers l’opération du catalogage, cette tâche permet d’affecter une carte d’identité à

chaque document en vue de les identifier et qualifier certaines données descriptives

permettant cette identification.

Les fichiers ou catalogues permettent de mémoriser des données regroupées en trois (3)

catégories:

o données de l’indexation (indexation classificatoire),

o données bibliographiques (catalogage),

odonnées de gestion (localisation, disponibilité, droits).

Identification: L’élément primaire d’identification d’un document est sa

numérotation. Elle peut être internationale et normalisée (ISBN et ISSN) ou

nationale/institutionnelle (ex: une thèse soutenue et autorisée à diffuser porte un

système d’identification spécifique).

Codification des données bibliographiques: Des normes éditées par l’AFNOR en

accord avec l’Organisation Internationale de la Normalisation (ISO) ont été

élaborées pour la définition des données bibliographiques:


Normes Indications

NF Z 44-050 Catalogage des monographies. Rédaction de la description bibliographique.

NF Z 44-063 Catalogage des publications en série. Rédaction de la notice bibliographique.

NF Z 44-065 Catalogage des vidéogrammes. Rédaction de la description bibliographique.

NF Z 44-066 Catalogage des enregistrements sonores. Rédaction de la notice phonographique.

NF Z 44-067 Catalogage des documents cartographiques. Rédaction de la description

bibliographique.

NF Z 44-077 Catalogage de l’image fixe. Rédaction de la description bibliographique.

NF Z 44-005 Références bibliographiques. (Contenu, forme et structure)



Fiches catalographiques

Le catalogage d’une monographie nous permet d’obtenir la description de la notice

bibliographique selon l’International Standard Bibliographic Description (ISBD)

Exemple:

CHAUMIER Jacques._ Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation

méthodique et optimale de l’information. 8è éd._ Paris: L’Harmattan, 2009. 174p._

(Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7


Standards de description des Méta données/METADATA

Qu’est ce que le Dublin Core ?

1995: réunion des spécialistes en gestion de l’information, chercheurs et spécialistes en

informatique en vue de faire des recommandations pour définir des enregistrements

décrivant les objets électroniques conservés en réseau, se rapprochant de la notice

catalographique.

De cette rencontre d’experts naît la norme ISO 15836 en 2003, consacrée à la description des

ressources électroniques: le Dublin Core Metadata Elements Set (DCMES): Ensemble de

Base d’Eléments de Métadonnées définies à Dublin (Dublin Core = DC en abregé)

Comment fonctionne le DC ?

15 éléments de base pour une description sémantique des ressources électroniques sur les

réseaux porte sur:

le contenu : Titre, Sujet, Description, Source, Langue, Relation, Couverture ;

la propriété intellectuelle : Auteur, Contributeur/Collaborateur, Editeur, Droits ;

l’instance particulière : Date, Type, Format, Identifier.


Identificateur (Champ) Définition (enregistrement)

Titre (Title)

Nom donnée à la ressource.

le titre est généralement le nom formel sous lequel la ressource est

connue.

Créateur

(Creator)/Auteur

Entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource

(une personne, une organisation ou un service).

Sujet (Subject)

Thème du contenu de la ressource..

Généralement, le sujet est exprimé sous forme de mots clés ou d’expressions ou

par des codes de classification décrivant un thème de la ressource

Description

(Description)

Compte rendu ou une présentation du contenu contenu intellectuel de la ressource.

Les exemples de description comprennent : résumé, table des matières, référence à

une représentation graphique du contenu, exposé du contenu en texte.

Editeur (Publisher) Entité ayant la responsabilité de la diffusion de la ressource (une personne, une

organisation ou un service).

Collaborateur/Contribut

eur (Contributor)

Entité ayant la responsabilité de collaborer ou d’apporter des contributions au

contenu de la ressource.(une personne, une organisation ou un service).

Date (Date) Il s’agit de la date de création ou de mise à disposition de la ressource.


Identificateur (Champ) Définition (enregistrement)

Type de ressource (Type)

Nature ou genre du contenu de la ressource (catégories, fonctions, genres

généraux ou des niveaux d’agrégation de contenu). Complément

d’élément Type: Texte « ressource textuelle » ou « manuscrit »; Image

« document graphique à deux dimensions» ou « ressource projetée ou

vidéo »; Son « enregistrement sonore, non-musical » ou « enregistrement

sonore musical ».

Format (Format) Caractère physique ou numérique de la ressource (type de medium ou les

dimensions de la ressource: taille, durée, nombre de pages).

Identifiant de la

ressource (Identifier)

Référence non ambiguë de la ressource dans un contexte donné (correspond au

système d’identification spécifique)

Source (Source) Référence à une ressource dont la ressource décrite est dérivée (en tout ou partie).

Si seule une partie de l’original a été numérisée (ex : miniature d’un manuscrit)

Langue (Language) Langue du contenu intellectuel de la ressource

Relation (Relation) Référence à une ressource connexe

Couverture (Coverage) Etendue ou domaine d’application du contenu de la ressource: couverture spatio-

temporelle: (le nom d’un lieu ou les coordonnées d’une entité administrative).

Gestion des droits

(Rights)

Renseignements au sujet des droits détenus sur une partie de la ressource ou sur

son ensemble



4. Analyse documentaire: Cette tâche consiste à représenter le contenu du document

au moyen de langage(s) documentaire(s). Elle se fait à trois (3) niveaux:

oLa classification: identification du domaine de connaissance principal du

document (indice de classification);

oL’indexation: recensement de concepts clés qui correspondent aux descripteurs

du contenu du document;

oLa condensation: rédaction du résumé du document en vue de donner un aperçu

du contenu à l’usager.

5. Stockage et archivage: Un SID inclut dans sa gestion une base documentaire (fonds

soigneusement et rigoureusement rangé) et des fichiers descriptifs: mémoires

documentaires (catalogues, métadonnées, index).

La nécessité de respecter la force probante et de garantir que l’information stockée reste

fidèle à l’original et ne s’altère pas au cours du temps requiert des médias de stockage

particulier sur lesquels on ne peut écrire qu’une seule fois.


Opérations de sortie

6. Diffusion de la documentation: c’est l’opération qui permet de rendre disponible et

accessible le fonds documentaire aux utilisateurs. C’est à ce stade que le

documentaliste joue un véritable rôle de médiation dans la mesure où:

o Identifier le demandeur de l’information;

oAider le demandeur à formuler sa demande avec précision;

o Identifier la stratégie de recherche;

oDéfinir les termes de la recherche, orienter vers le document, employer des

stratégies de recherche de « Pull » et de « Push ».

7. Feed-back: A ce stade, les activités du SID sont évaluées par les utilisateurs et le

professionnel est informé du niveau de performance de sa politique documentaire. Il

prévoit à cet effet des solutions éventuelles de remédiation.

8. Purge: Opération de mise à jour du fonds documentaire. Certains documents peuvent

être détruits ou effacés lorsque leur conservation n’est plus jugée utile selon la Durée

d’Utilité pré établie.


Iceberg documentaire (Jacques CHAUMIER. Travail et méthodes du documentaliste: pour

une exploitation méthodique et optimale de l’information. 8è éd. Pp. 16)

Exercice: initiation aux techniques documentaires


Opérations d’entrée ou de traitement

Opérations de sortie

http://combot.univ-tln.fr/lea/index.html

1. Définition conceptuelle

Archives Ouvertes: c’est la traduction anglaise de Open archives. Ici « Archives » ne doit pas

être compris dans le sens que nous donne la définition des archives. « Archives » en

anglais désigne « répertoire », d’où « Repositories » et qui désigne « Entrepôt »,

« Réservoir ».

Quant au terme « Open », il faut simplement comprendre « Ouvert », « Libre ».

En définitive, une archive ouverte est « assimilée à un serveur de documentation

scientifique (publication, mais aussi thèses, actes de congrès, …) ouvert gratuitement

sur le web et respectant généralement le protocole d’interopérabilité OAI-PMH ».

Il s’agit d’un environnement multimédia qui facilite le « dépôt » de ressources

essentiellement constituées de productions scientifiques internes (articles, mémoires,

thèses, rapports, conférences, prépublications, post publications, …) et mises en

accès libre.

II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE: reflet des productions scientifiques

2. Typologie des archives ouvertes

o Archives disciplinaires ou thématiques: elles intéressent une domaine de la

connaissance et a pour objectif fondamental d’améliorer la communication scientifique

d’une communauté de chercheurs identifiés. (Exemples d’archives ouvertes: domaine

des Sciences de l’Information et de la Bibliothéconomie: E-LIS:

http://eprints.rclis.org ; http://memsic.ccsd.cnrs.fr).

o Archives multidisciplinaires: elles couvrent plusieurs domaines de la connaissance.

o Archives institutionnelles: elles relèvent d’une institution, c’est-à-dire, d’une

université, d’une grande école, d’un centre de recherche, d’une association

professionnelle et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l’ensemble de la

production scientifique de celle-ci. (Exemples d’archives institutionnelles: Institut

National de Polytechnique de Toulouse http://ethesis.inp-

toulouse.fr/help/index.html ; Institut Fondamental d’Afrique Noire

http://bca.ucad.sn/jspui/ )

Les archives institutionnelles sont « les archives d’une institution regroupant l’ensemble de

sa production (recherche, patrimonial, pédagogique, administrative, …) dans des espaces

privatifs ou ouverts ».

II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE (suite)

http://eprints.rclis.org/
















http://ethesis.inp-toulouse.fr/help/index.html











http://bca.ucad.sn/jspui/








2. Typologie des archives ouvertes (suite)

Elles sont rattachées à une institution ou un établissement donné et « permet de mettre en

valeur la production scientifique de cet établissement, tout en s’inscrivant dans le mouvement plus

vaste de l’Open access par le choix d’un logiciel interopérable ».

Archives centrales: Elles s’inscrivent dans un cadre national et vise à présenter de manière

cohérente, la production scientifique d’un pays et à contribuer de la sorte à son

rayonnement et à sa visibilité internationale. (Exemples d’archives ouvertes centrales:

HAL (archives ouvertes nationale françaises): http://hal.archives-ouvertes.fr ; DAREnet

(archives centrales néerlandaises) http://eprints.rclis.org ).

3. Une philosophie du Dépôt Numérique

Le DN est fortement régit par le principe du libre accès (Licence Creative commons). Ce

principe se définit comme la disponibilité immédiate et gratuite de toute publication dès sa

parution. L’archivage rapide des publications dans les DN permet de respecter cet objectif.

Du revers de la médaille, des facilités de subventions de recherche, des organismes

subventionnaires sont disponibles et exigent que les données et les résultats de recherches

subventionnées soient librement accessibles.

http://hal.archives-ouvertes.fr/


















Au-delà de sa mission de promotion de la production scientifique par une visibilité

mondiale, le Dépôt Numérique permet de:

o étendre les outils technologiques à la gestion électronique de l’ensemble du

patrimoine numérique (une meilleure diffusion)et à la recherches de l’information

(une recherche d’information facilitée);

o Faciliter le processus de dépôt à une URL stable en intégrant au système des

formulaires(un accès permanent et universel);

o Inciter la communauté des chercheurs à la constitution d’une base de ressources

numériques centrales (un large éventail de contenu);

o Augmenter les techniques de recherche (recherche full text, couplage de texte et de

données, identification et visualisation de liens)

o Susciter de nouvelles pistes de recherches en alimentant la progression du savoir (Ne

dit-on pas que la recherche est plus utile lorsqu’elle est partagée !!);

o Reconnaître par les pairs, des scientifiques et des chercheurs ;

o Facilite l’avancement de la carrière de chercheurs (CAMES);

o Réduire les risques de plagiat.

4. Enjeux du Dépôt Numérique

1. Adhésion nationale

La mise en place d’un système documentaire tel que le Dépôt Numérique fait partie des

projets documentaires dont il est judicieux de gérer en impliquant tous les acteurs.

Du commanditaire (L’Etat ou l’institution) en passant par les acteurs (techniciens ),

jusqu’aux utilisateurs (bénéficiaires), toute la chaîne doit être impliquée pour une

parfaite mise en œuvre.

2. Planification d’une stratégie de collecte

Doté d’un instrument efficace qu’est le « Records Management » le professionnel maîtrise

mieux son institution et les sources de productions scientifiques. Cela contribuera à la

mise en œuvre de « l’obligation de dépôt » des productions internes (connaissance des sources

de productions documentaires), mais aussi de faciliter leur traitement (catalogage et analyse).

Le professionnel de la documentation également engagé dans la chaîne de production

scientifique et fortement impliqué dans le processus de mise en place du Dépôt

Numérique (diffusion électronique des ressources institutionnelles) doit être impliqué dans

l’élaboration d’un protocole de présentation des productions institutionnelles nationales

en vue de l’harmonisation de certaines parties des productions (page de couverture, page de

titre, sommaire/table des matières, bibliographie, …).

III. LE PROFESSIONNEL DE L’INFO. DOC. FACE AU DN DOCUMENTAIRE

3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire

o Au-delà du traitement descriptif et intellectuel des productions qui doivent se

conformer à la normalisation (Dublin Core), le professionnel de l’info. Doc. est chargé

d’élaborer un cahier des charges dans une politique de numérisation documentaire en

vue d’acquérir les productions scientifiques sous format papier (par exemple).

Ce cahier des charges devra entre autre:

o Identifier les types productions à numériser;

o Identifier les niveau de numérisation (partie ou tout)

o Définir les formats (physiques) des productions;

o Définir les aspects techniques (mode de numérisation, résolution, mode colorimétrique);

o Définir les formats source et les formats de restitution des documents numérisés

(niveau de compression);

o Identifier les unités de stockage adéquat, etc.

III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite)

3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire (suite)

Un cadre réglementaire visant à circonscrire l’acquisition électronique des productions et

leur exploitation tant pour le professionnel de l’information que pour l’utilisateur final

doit être définit en accord avec les producteurs de l’information et le commanditaire du

Dépôt Numérique.

Conscients des difficultés liées à la gestion du droit de la propriété intellectuelle, le

professionnel de la documentation devra soumettre à l’appréciation des producteurs

d’information et du commanditaire, un contrat d’exploitation de la production

scientifique avant d’entreprendre toute activité visant à dématérialiser le document.


Exemple de contrat de diffusion


Exemple de contrat de diffusion


Conclusion

Une institution, un organisme est d’abord un système d’information organisé avant la mise en

route de ses activités de production et de commercialisation. Le professionnel de l’information

documentaire qui constitue l’une des pièces maîtresse dans ce scénario qu’est ce système, ne

pourrait être ignoré surtout avec l’intégration des TIC dans le réalisation de système

d’information documentaire (Bibliothèque numérique, Archives scientifiques, …).

Son implication effective dans un projet de système d’information documentaire, notamment de

Dépôt Numérique, s’apparente à l’illustration d’un véhicule en très bon état qui ne pourrait

fonctionner qu’avec du carburant de qualité dans le réservoir .

Système d’entreprise:

Références

AAF. Qu’est ce qu’un archiviste ?. [en ligne]. 2005. Disponible sur « http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-

un-archiviste ». (Consulté le 18/12/2012).

ABRC. Une plus grande portée pour vos recherches : élargir le lectorat grâce aux dépôts

institutionnels. [en ligne]. [Montréal] : ABRC, SPARC, 2008, 12p. Disponible sur « http://carl-

abrc.ca/uploads/pdfs/sparc_repositories_f.pdf » (Consulté le 05-09-2012).

ADBS. Référentiel des métiers. [en ligne]. 2012. Disponible sur « http://www.adbs.fr/le-referentiel-des-metiers-

et-fonctions-61928.htm?RH=MET_REFMETIER ». (Consulté le 18/12/2012)

ATTA, Adou Jean-Constant. Mise en place et diffusion électronique du Dépôt Institutionnel de l’ENS :

Mémoire de Master. Master SID. Dakar: EBAD-UCAD, 2011, 149p.

CHAUMIER Jacques. Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation méthodique et optimale de

l’information. 8è éd. Paris: L’Harmattan, 2009. 174p. (Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7

Initiation aux techniques documentaires. [en ligne]. Disponible sur « http://combot.univ-tln.fr/lea/index.html ».

(Consulté le 18/12/2012)