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L’E-MAIL AU SERVICE DE LA COMMUNICATION E-Secrétaire Myriam LINDENBAUM 15/06/2022 Le Forem – Formation Liège 1

L’e mail e secretaire

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L’E-MAIL AU SERVICE DE LA

COMMUNICATION

E-SecrétaireMyriam LINDENBAUM

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SAVOIR COMMUNIQUER PAR E-MAIL Le lecteur jamais tu n’oublieras Jamais tu n’agresseras Brièvement tu écriras A l’humour et aux sarcasmes tu prendras garde L’en-tête tu vérifieras Les références tu citeras Les remontrances orthographiques tu éviteras La signature tu n’exagéreras pas La longueur des lignes tu limiteras

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L’OBJET Explicite

Adapter le sujet au propos relatif au corps du message Court

doit être bref afin d’être lu rapidement sans oublier que le sujet n’est pas le message

Référencé Lorsque votre message fait référence à un message

reçu, assurez-vous que le sujet indique bien le propos Unique

Essayez autant que possible de limiter le message à un seul sujet.

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LE CORPS (1)

Concis obtenir le même résultat informatif en moins de mots et

en moins de phrases Clair

comprendre en une première lecture ce que vous désirez communiquer

Limpide exempt de fautes d’orthographe et de fautes de frappe

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LE CORPS (2)

Dynamique utiliser le temps présent et des phrases positives

Personnalisé indiquer le nom du destinataire à la première ligne de

votre message Typiquement adéquat

utiliser des polices faciles à lire - Times New Roman ou Arial, taille 11 ou 12 points, ne pas écrire entièrement en majuscules

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LA SIGNATURE

Formule de salutations brève

Ex : Bien à vous, sincères salutations. Ex : Bonne journée et bien à vous. Ex : A bientôt et bien à vous

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PRENEZ GARDE AUX ENVOIS EN NOMBRE

Si vous devez envoyer un e-mail à un nombre important de destinataires, placez les adresses dans le champ Cci: (copie conforme invisible).

De cette façon, chaque destinataire n'aura pas

connaissance de la liste des destinataires.

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QUELQUES CONSEILS

Évitez les mots tout en majuscules Réfléchissez à deux fois avant de transférer un e-mail Évitez les informations confidentielles Définissez une priorité à votre message si nécessaire Il vaut mieux écarter les mots « fourre-tout » comme

« faire, être, avoir, choses, gens, personnes, … » et, d’ailleurs, le plus souvent, nous connaissons bien le terme approprié.

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CERTAINS MAILS DEMANDENT UNE RÉPONSE D’AUTRES PAS.INDIQUEZ SI VOUS RÉPONDEZ OU NON. EN CAS D’HÉSITATION, EXPLIQUEZ.

Invitation à venir retirer vos chèques-repas au service RH.

L’ordre du jour de la prochaine réunion de service. Une convocation à une visite médicale avec

questionnaire. Objet perdu : un collègue a perdu ses clés de voiture.

Il appelle à l’aide. Une convocation à une réunion de travail. Coupure de réseau de 12h à 13h.

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EXERCICES PRATIQUES Voici diverses situations. Répondez-y le plus

adéquatement possible.

Vous hésitez sur une question de grammaire. Vous faites appel à l’un de vos collègues.

Vous demandez à l’un de vos collègues l’adresse d’un bon traiteur pour l’organisation du repas de fin d’année

Vous informez votre responsable que la réunion du Comité de Gestion prévue à Bruxelles le ../../.. est annulée.

Vous envoyez un invitation à un séminaire à vos collègues du service commercial.

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UN PEU D’HUMOUR …