Licencepro intro14 09_2011

Jean-Paul Thomas - CRDP de Bretagne - septembre 2011

Gestion du système d’information

De nouveaux outils pour le professionnelDe nouveaux outils pour le professionnel

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Le système d’information : introduction

Un contexte en pleine mutation ?

Numérisation de l'information Usage croissant des nouvelles technologies et d’Internet par les

professionnels et les usagers des bibliothèques, médiathèques, centres de documentation

Nécessité d’avoir un environnement technique performant pour les professionnels afin de gagner du temps au niveau des différentes tâches de la chaîne documentaire

Nécessité d’offrir le meilleur service possible au public Emergence d’une offre numérique grand public (bibliothèques

numériques, e-book, presse en ligne, VOD…) Fort développement du web social Nécessité de repenser les médiations traditionnelles Nécessité de mettre en cohérence les différentes « briques » du

système documentaire


Le système d’information : introduction

Le système d'information en mots clés : et vous ça vous fait penser à quoi ?


Le système d’information, c’est quoi ?

Définition : « Ensemble d'éléments en interaction et formant un tout organisé et cohérent, mis en oeuvre pour gérer, stocker et permettre l'accès à l'information et définis tant au niveau des politiques que des procédures et des ressources matérielles et humaines. En fonction du public ciblé, de leurs usages et des types de données gérées, ces systèmes possèdent des fonctionnalités spécifiques et parfois des intitulés particuliers : système d'information géographique (SIG), système interactif d'aide à la décision (SIAD), système d'information comptable, système d'information documentaire, système d'information et de gestion de documents techniques (SGDT), etc. Aujourd'hui, ce terme renvoie systématiquement à un dispositif informatisé. »

ADBS



Le système d’information documentaire« Système d'information assurant la gestion et la communication aux usagers des informations utiles contenues dans des documents. Cette gestion implique le repérage et la validation des sources et ressources d'information, la collecte, le traitement, le stockage, la diffusion, ainsi que les moyens de classement et de récupération des documents porteurs d'information en utilisant des outils classiques ou informatisés. »

ADBS



Le repérage et la validation des sources : veille…

La collecte : Z39-50, OAI… Le stockage : physique ou virtuel Le traitement : SIGB Le classement : physique ou virtuel La diffusion aux usagers des informations utiles

contenues dans des documents : Opac, portail documentaire, DSI, mailing, affiches, outils sociaux……



Le système d’information documentaire est un outil au service de la politique documentaire.

Il n'est pas une fin en soi

Il doit simplifier l'accès aux connaissances et non pas ajouter un écran supplémentaire entre l'usager et l'information.

La question de leur appropriation par les usagers est à prendre en compte et dépend de différents facteurs (ergonomie, rapidité, disponibilité, robustesse...)


Le système d’information documentaire

http://www.mindomo.com/view.htm?m=91a48ae655ac493d825ac4b4424dacad


Le système d’information documentaire

Le SIGB au cœur du SIDC’est un des éléments du système d’information documentaire.Le SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque).Logiciel assurant les fonctions de base de gestion du fonds (acquisition, catalogage, recherche, fournisseurs) et de gestion de l'emprunt des documents (utilisateurs, prêt). Fréquemment, un module de gestion des commandes (acquisitions) et livraisons des périodiques (bulletinage) et maintenant un module web (opac) complètent ce type de logiciel.


Le marché de l’équipement informatique des bibliothèques : les tendances

Un marché saturéLe marché était de 40 millions d’euros en 2010 (1). S’il a cru de 10 % entre 2005 et 2006, il n’a cru que de 2 % entre 2006 et 2007. Après une baisse de 7% sur 2008, il affiche une nouvelle baisse de 5 % en 2009. Le marché reste stable en 2010.

Dominé par quelques entreprises :Sur une cinquantaine de fournisseurs existants, treize totalisent un chiffre d’affaire de plus de 1 millions d’euros pour un chiffre d’affaire global de 34 millions d’euros soit 85 % du total issu pour plus de la moitié de l'activité de maintenance (importance du service). Parmi les fournisseurs les plus importants (+ d’1 million de CA) on trouve : Opsys, Decalog, Archimed, C3RB informatique, CRDP de Poitou-Charentes, Infor global solution, Ex Libris France, Ever team, Cadic, GFI progiciels, SirsiDynix, AFI et PMB services . (1) Tosca consultants – Enquête Livre Hebdo - http://www.toscaconsultants.fr/articles/enquetetoscaconsultantslivreshebdo2011.pdf



L’émergence des logiciels Open source- La progression des logiciels Open Source (PMB, Koha) semble marquer le pas dans l’étude de Tosca Consultants

- Attention ! Les solutions Koha et PMB ont été retenues dans le cadre de gros projets, cela minore le nombre de logiciels vendus mais augmente le CA des prestataires (PMB dans l’académie de Rennes pour les 350 établissements publics).- L’intérêt des bibliothécaires (et des informaticiens) pour les SIGB open source est important, il suffit de voir le nombre de journées d’études, de groupes de travail sur le sujet.



Emergence des solutions en mode hébergé : Elles associent souvent une base de connaissances ou des connecteursLa valeur se déplace dans la donnée.

Rénovation du code de catalogage : adoption des modèles de données de type FRBR (spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques)

Enrichissement de l'offre de modules complémentaires : gestionnaire de bibliothèque numérique...



Les clients

Une prédominance des bibliothèques municipales (47%), suivies des bibliothèques spécialisées (31 %).

- Ces chiffres sont à relativiser en raison de différents modes de commercialisation à côté de la diffusion classique : diffusion institutionnelle gratuite (BCDI spécial) ou payante (BCDI collège-lycée), diffusion de logiciel open source suivant différents régimes de licence.



Les stratégies des entreprises :- diversification des produits :Développement de produits ou de services complémentaires au SIGB qui peuvent intervenir dans la mise en place du portail de bibliothèque (CMS, recherche fédérée…)- développement de solutions hébergées (Ex: PMB services : Base Citédoc bibli : http://citedoc.bibli.fr/opac/De nombreux avantages pour la bibliothèque : le prestataire assure la sécurité des données, la maintenance de l’application qui est accessible à distance pour les professionnels et usagers. Solution qui peuvent être intéressante économiquement en l’absence de service informatique.- la compatibilité avec les applications du web social



Du côté des systèmes de gestion de bases de données utilisés

- Léger avantage à Mysql devant SQL Serveur (Microsoft). Oracle arrive en troisième position


Les modules du SIGB

- La gestion bibliographique- La gestion des périodiques- La recherche- La gestion du prêt- La gestion des acquisitions- La mise en valeur du fonds- L'administration du logiciel- Gestion électronique de documents


Les modules du SIGB

- La gestion bibliographique :

Module principal du SIGB qui permet de cataloguer les documents présents dans le fonds documentaire, de créer les exemplaires correspondants.Le catalogage est la description, via une notice, des éléments d’un document : titre, auteur, éditeur…La notice contient aussi le rappel des points d'accès et la cote. Elle peut aussi comprendre des éléments descriptifs concernant l'exemplaire. L’ensemble des notices catalographiques constituent le catalogue.

Liste des termes normalisés, soit des mots matières, soit des noms propres, qui doivent être obligatoirement et nécessairement utilisés dans l'indexation.


Les modules du SIGB

- La gestion bibliographique :

Des outils d’aide à la saisie et/ou de contrôle : - listes d’autorités : termes normalisés qui doivent être obligatoirement et nécessairement utilisés dans l'indexationindex : liste des termes figurant dans un instrument de recherche thésaurus : champs obligatoires…

Ils facilitent le travail de catalogage en s’appuyant sur la structure relationnelle de la base de données.


La structure relationnelle de l'information dans le SIGB

Qu’est-ce qu’une base de données relationnelle ?

C’est un ensemble d’informations stockées sous forme d’enregistrements. Un ensemble d’enregistrements relatif à un sujet est stocké dans une table (ex : la table des éditeurs) qui peut être relié à une autre table (ex : la table des collections).

Intérêt : quand je saisi une notice, je ne saisi pas l’auteur mais je fais un lien vers un enregistrement dans la table des auteurs. S’il n’existe pas dans cette table, je le créé. La fois suivante, je n’ai pas besoin de le ressaisir.Je gagne ainsi du temps. Idem pour les sous-collections, collections, éditeurs. (Voir l’exemple dans PMB).



Exemple de BCDI

http://soldoc.crdp2-poitiers.org/bcdi/index.php?actif=bcdi&dom=2



Exemple de BCDI Exemple de PMB



Manipulons un peu : Exemple de PMB

TP Catalogage

https://www.toutatice.fr/pmb2/main.php?rne=test



Manipulons un peu : Exemple d’Open Flora

Reprendre le TP précédent avec OpenFlora

http://www.openflora.com/essayer-a-telecharger/demonstration-en-ligne.html


Les modules du SIGB : l’import des données

- La gestion bibliographique : l’import des données

La capacité d’un SIGB à importer facilement des données externes est importante pour faciliter le travail des professionnels et leur faire gagner du temps.Cela peut prendre la forme d’un accès :- à une base mutualisée dans le cadre d’un réseau (Ex : Mémoréseau)- à un réservoir payant de notices (Electre, Mémoelectre…) - à un réservoir gratuit (BNF…) via le protocole Z39-50 ou à un service comme Moccam.



Des protocoles de communication Des protocoles de communication vieillissantsvieillissants Le protocole Z39-50, basé sur la Norme ISO 239.50 est utilisé par beaucoup de SIGB.Son objectif est de permettre l'interrogation de bases de données, notamment bibliographiques, indépendamment des systèmes qui les gèrent. La norme permet de construire des applications serveur, à implémenter en aval d'une base de donnée, et des applications client. Ce protocole est antérieur à l’avènement du web. Si beaucoup de SIGB proposent un client Z39-50, tous n’implémentent pas un serveur Z39-50. Le client Z39-50 est la deuxième fonction offerte par les SIGB après l'opac.



Principe de fonctionnement du Z39-50 :

recherche



TP Z39-50



Moccam en ligne : service gratuit de fournitures de notices

MoCCAM-en-ligne est un service gratuit de récupération en ligne de notices UNIMARC au format ISO 27.09.

Il s'appuie sur le logiciel Open-Source MoCCAM.

TP Moccam sur PMB



XML : un langage flexible pour l’échange d’information

Les données XML séparent, dans les documents électronique, le contenu et la structure de la présentation, ce qui facilitent l’exploitation des informations dans différents formats et applications.

DTD : La Document Type Definition (DTD), ou Définition de Type de Document, est un document permettant de décrire un modèle de document SGML ou XML.Une DTD indique les noms des éléments pouvant apparaître et leur contenu, c'est-à-dire les sous-éléments et les attributs.

Voir la DTD de BCDI : http://club-bcdi.crdp-poitiers.cndp.fr/docbcdi3ecole/aidebcdie/ChampsXML.htm#_Toc524245649



XML : exemple de notice : format Mémonotice



XML : exemple de notice : format Mémonotice dans PMB



XML : exemple de notice : format Mémonotice dans BCDI (côté gestion)



XML : exemple de notice : format Mémonotice dans BCDI (côté usager)



L’import de données XML dans le SIGB

TP import de données au format XML dans PMB



L’import de données XML dans le SIGB

La qualité d’un SIGB est aussi liée à sa capacité à intégrer correctement des données provenant de différentes sources



L’exemple de Mémolectre : service payant de récupération de notices en ligne

La gestion documentaire est chronophage, un service de ce type permet de gagner du temps au niveau du traitement documentaire des documents.


Les modules du SIGB : l’export des données

L’export de données à partir du SIGB

En sens inverse, le SIGB doit permettre un exporter facilement ses données à différents formats


Les modules du SIGB : l’export des données

L’export de données à partir de l’Opac du SIGB

L’export des données peut se faire parfois directement à partir de l’Opac mais attention à la diffusion des données sous copyright !

http://citedoc.bibli.fr/opac/

Education

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