GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux

Mise en place des points nodaux GBIF I :Créez un dossier solide pour votre point nodal

Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingGBIF Secretariat

4 Octobre 2013

Résumé

Les dossiers de décision sont des outils très fréquemment utilisés pour présenter des propositions, défendre des positions, convaincre un public, etc.

Les points nodaux du GBIF peuvent tirer bénéfice de l’utilisation de ce cadre de travail, étant donné qu’il requiert un processus systématique de planification et d’esprit critique qui ne peut que porter ses fruits par la suite.

Dans ce module, nous utiliserons les dossiers de décision comme outils génériques. D’autres modules vous donneront un aperçu de la façon dont vos dossiers de décision peuvent être complétés avec un contenu approprié.

Cette présentation correspond au Module 1 de la session d’exercices pour points nodaux du GB20, organisé à Berlin (Allemagne) en octobre 2013.

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Stratégie d’approche : définition

Un dossier de décision est :

“Un outil de communication, rédigé dans un langage

que le public ciblé comprend et assez détaillé pour

faciliter la prise de décision de sa part.”

From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011

Stratégie d’approche : définition

Un dossier de décision est :

“Un outil de communication, rédigé dans un langage

que le public ciblé comprend et assez détaillé pour

faciliter la prise de décision de sa part.”

From Ilya Bogorad, 6 Essential Elements for a Winning Business Case, Tech Decision Maker, July 19, 2011

Stratégie d’approche : sous quelle forme ?

Un projet général, envoyé à un Ministère, dans le but de

rejoindre une organisation telle que le GBIF

Un plan d’action d’une structure nationale pour la création (ou

gestion) d’un système d’information sur la biodiversité et

d’un point nodal

Un plan annuel

Une proposition de projet afin qu’une structure finance la

numérisation des données

Une proposition d’accord de collaboration entre organisations

Une intervention dans un symposium international afin

d’encourager la publication de données et leur libre accès

Stratégie d’approche : dans quel but ?

Etablir la position du point nodal et son rayon d’action

Sécuriser le financement

Assurer la durabilité des projets

Être mieux préparé pour les défis et opportunités

inattendus

Augmenter le taux de succès de vos projets

Influencer votre carrière professionnelle

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Caractéristiques

• Rédigé pour les preneurs de décisions

• Facile à suivre et à comprendre

• Bien structuré

• Clair et concis

• Rigoureux

• Pertinent

• Solide

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Connaissez votre public !

Quelles personnes prendront les décisions ?

Qui peut influencer leurs décisions ?

Politiques et missions institutionnelles

Intérêts individuels

Ajustez votre langage et votre niveau de jargon

Incluez un niveau de détail adéquat

Explorez d’autres projets approuvés antérieurement

Essayez de connaître leurs opinions assez tôt

?

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Outline

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Composants

1. Résumé

2. Contexte

3. Problématique

4. Analyse de la situation et des conséquences

5. Solutions proposées et alternatives recommandées

6. Plan d’implémentation

7. Estimation coût/bénéfice

8. Conclusions et pistes de réflexion

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Composants : résumé

Vision d’ensemble

Présentation condensée, avec tous les composants

Langage simple

C’est la clé pour comprendre le reste du document

Dernière partie à écrire

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Composants : contexte

Le strict nécessaire d’informations basiques que les

preneurs de décisions ont besoin de connaître

pour comprendre les propositions et la situation

actuelle

Plus important lors de la présentation de dossiers à

un public externe

Assurez-vous que vos sources sont fiablesPar exemple, une description des méthodes utilisées actuellement

pour gérer les ressources et informations sur la biodiversité, en

incluant les acteurs au niveau national.

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Composants : problématique

La raison pour laquelle vous créez le dossier. Cela peut être :

• Un problème, une situation qui doit être résolue

• Une opportunité de générer des bénéfices, des revenus,

réduire les coûts, augmenter l’efficacité, etc.

• Une exigence formelle, un changement obligatoire.

Il est important de garder un ton objectif, neutre.

Par exemple, inefficacité à gérer des données, manque d’un accès

(coordonné) aux données, incapacité à gérer les ressources

naturelles de façon optimale, engagements internationaux non

remplis, investissements répétés pour collecter des données

identiques.

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Composants : analyse

Information supplémentaire sur les circonstances de

mise en place de la situation actuelle

Fournit des projections sur l’évolution de la situation

dans le cas où rien n’est fait

Un préambule à la section suivante

Vous pouvez utiliser des outils d’analyse génériques

tels que SWOT

Par exemple, les coûts financiers du maintien de la situation

existante. Problèmes d’extensibilité. Image internationale.

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Composants : les solutions

Description de PLUSIEURS façons de gérer la situation (3-4

est un bon nombre)

Assez de détail pour être compris

Assez de données pour que les différentes options puissent

être comparées

Une d’entre elles doit être identifiée comme étant la solution de

préférence.

Anticipez les objections

Par exemple, organiser un système national d’information

indépendant, copier le système utilisé dans un autre pays,

recentrer un système existant, etc.

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Composants : plan d’implémentation

Il doit fournir assez de détails sur la façon dont la

solution retenue peut être implémentée

Un plan exhaustif n’est pas nécessaire

Faire le lien avec la problématique et la section

d’analyse

Inclure une section d’évaluation des risques

Par exemple, vous pouvez inclure des détails sur le rayon

d’action, la gouvernance, les équipes de travail, les rôles et

responsabilités, les ressources externes, les plans de

communication, les plannings, la gestion des risques.

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Composants : estimation coût/bénéfice

Le niveau de détail peut varier, mais soyez toujours

RÉALISTES.

Soulignez les coûts et bénéfices quantitatifs ET qualitatifs.

Prenez en compte les coûts directs et indirects.

Essayez d’utiliser leurs données.

Par exemple :

Quantitatif : économies réalisées grâce à une efficacité améliorée et à

des investissements déjà effectués par d’autres.

Qualitatif : positionnement national et international, transparence, mise

en place de bonnes pratiques, accès amélioré aux informations,

augmentation de la capacité, etc.

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Composants : les conclusions

Un résumé dynamique qui reprend les points

mentionnés dans les paragraphes précédents.

Inclut les principaux points et figures

Fonctionne comme un appel à l’action

Par exemple, investir X € génèrera Y € d’économies et

produira les bénéfices immédiats A, B et C.

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Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Recommandations

1. TOUJOURS s’adapter à la situation et au public

2. Donner des alternatives réelles comme solutions

3. Trouver d’où l’opposition est susceptible de venir

4. Rendez votre public maître des données

5. “Prenez la température” le plus tôt possible

6. Soyez concis, clair, logique et convaincant

7. Soyez prêts à défendre votre proposition en 30

secondes, 5 minutes et 30 minutes.

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Ressources : spécifiques aux points nodaux

Global Biodiversity Informatics Outlookhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=5353

Plan stratégique du GBIFhttp://www.gbif.org/orc/?doc_id=2792

Bénéfices de la participation au GBIFhttp://www.gbif.org/participation/outreach

Comment créer stratégies et plans pour les points

nodaux

→ Module 2A.

Comment positionner stratégiquement votre point nodal

→ Module 2B.

Utilisations des données

→ Modules 4A, 4B.

Ressources : sur les dossiers de décisionsJonathan Wu, 2001, Creating a successful business case to

advance your initiative.http://www.information-management.com/news/4330-1.html

Ilya Bogorad, 2011, 6 essential elements for a winning business case.http://www.techrepublic.com/blog/tech-decision-maker/6-essential-elements-for-a-winning-business-case/.

Margaret Rouse, 2012, How to write a business case document. http://whatis.techtarget.com/definition/How-to-write-a-business-case-document.

Bizvortex Consulting Group Inc., Business case template.http://new.bizvortex.com/products/.

Ilya Bogorad, 2010, Thirty tips for a better proposal or business case.http://bizvortex.wordpress.com/2010/07/29/.

Bizvortex Consulting Group Inc., 2010, Business case tips.http://new.bizvortex.com/wp-content/uploads/2010/05/Business-Case-Tips.pdf

Steven Gara, 2013, How to build a project’s business case. http://news.dice.com/2013/04/12/how-to-define-a-business-case/.

Plus d’informations sur http://community.gbif.org/pg/pages/view/36138/

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Plan

1. Stratégie d’approche

2. Caractéristiques d’un dossier réussi

3. Connaissez votre public !

4. Composants d’un dossier de décision

5. Recommandations

6. Ressources

7. Conclusions

Conclusions

Les dossiers de décision sont de bons outils lors de la

présentation de propositions liées à votre point nodal

Ils vous aident à mener à bien un processus d’analyse

et de planification qui se révèlera payant

Ils vous aident à saisir des opportunités et à vous

adapter aux changements

Ils peuvent être appliqués à des

niveaux très différents

Adaptez-les au public et à la situation

GB20 : sessions d’exercices pour les points nodaux

Mise en place des points nodaux GBIF I :Créez un dossier solide pour votre point nodal

Alberto González-TalavánSenior Programme Officer for TrainingGBIF Secretariat

4 Octobre 2013