Plan communication scd lyon 1

Plan de communication 2010

Table des matièresI : Environnement et contexte................................................................................................................3

L’UCBL : une donnée de taille.............................................................................................................3

La recherche en France : des caractéristiques notables.....................................................................3

Le SCD : un ensemble de bibliothèques.............................................................................................3

II : Objectifs et publics-cibles..................................................................................................................3

1 : Favoriser la réussite universitaire des étudiants...........................................................................3

Deux méthodes :............................................................................................................................3

Faire connaitre les services à l’intérieur de la BU.......................................................................3

Faire connaitre les services hors de la BU...................................................................................4

Une communication adaptée aux étudiants :.................................................................................4

2 : Participer aux avancées de la recherche.......................................................................................5

Trois méthodes :.............................................................................................................................5

Aller à la rencontre des enseignants-chercheurs :......................................................................5

Trouver des relais :.....................................................................................................................6

Etre un lieu d’échange................................................................................................................6

Une communication adaptée aux enseignants-chercheurs............................................................6

3 : valoriser le patrimoine...................................................................................................................6

Assurer une communication large..................................................................................................7

Mettre en place des partenariats :.................................................................................................7

Devenir acteur de la CST.................................................................................................................7

4 : un cas particulier : la promotion de la BU dans le milieu des bibliothèques :...............................7

III : Les objectifs : modalités...................................................................................................................8

Favoriser la réussite des étudiants : Informer à l’intérieur de la BU...................................................9

Favoriser la réussite des étudiants : Informer hors de la BU..............................................................9

Participer aux avancées de la recherche : Aller à la rencontre des enseignants-chercheurs............10

Participer aux avancées de la recherche : Trouver des enseignants-relais.......................................11

Participer aux avancées de la recherche : Etre un lieu d’échange....................................................11

Valoriser le patrimoine : assurer une communication large.............................................................12

Valoriser le patrimoine : Mettre en place des partenariats..............................................................13

Valoriser le patrimoine : Devenir acteur de la DST...........................................................................13

Promouvoir la BU dans le monde des BU.........................................................................................14

IV : Actions............................................................................................................................................16

1 Rédaction avril 2010, Raphaëlle Bats, mission communication-valorisation SCD Lyon 1


Actions en ligne : Les réseaux sociaux et la communication en ligne...............................................17

Actions liées à des interventions : Participer des stands de présentation de la BU.........................19

Actions liées aux relais : trouver des relais et assurer une communication spécialisée...................21

Actions liées à la CST : être un partenaire CST incontournable........................................................23

Actions liées à la presse : Etablir carnets d’adresses, communiqués de presse et assurer la diffusion.........................................................................................................................................................25

Actions liées à l’imprimé : Assurer une communication papier et un affichage cohérent................27

Actions liées à des partenariats : Entretenir des partenariats actifs.................................................29

V Procédures des actions spécifiques...................................................................................................31



I : Environnement et contexte

L’UCBL : une donnée de tailleUne grande université avec des disciplines variées et des sites éloignés. La communication de l’université, celle des composantes, celle des niveaux

La recherche en France : des caractéristiques notablesMixte entre l’université et les laboratoires notamment du CNRS. La communication de l’université et celle des laboratoires

Le SCD : un ensemble de bibliothèquesUne BU = 11 BU. La communication de la BU en tant que SCD et la communication de chaque BU

II : Objectifs et publics-cibles

Nous considérons que le SCD Lyon 1 participe à trois objectifs de l’Université Claude Bernard Lyon 1.

Favoriser la réussite universitaire des étudiants Participer aux avancées de la recherche Valoriser le patrimoine

Chacun de ces objectifs appelle à des actions de communication particulières.

1 : Favoriser la réussite universitaire des étudiantsAfin que la BU participe à la réussite des étudiants, les outils et services qu’elle met à leur service ne leur sont utiles qu’à la condition qu’ils soient connus par les principaux intéressés, à savoir d’une part les étudiants et d’autre part les enseignants susceptibles d’informer les étudiants sur ces services au cours de leur enseignement. Les enseignants étant aussi des chercheurs nous reviendrons sur les moyens de les informer dans la partie 2. Un des axes de communication de la BU sera donc de développer la promotion de ses services.

Deux méthodes : Pour cela deux méthodes seront privilégiées :

1. Faire connaitre les services à l’intérieur de la BU 2. Faire connaitre les services hors de la BU

Faire connaitre les services à l’intérieur de la BU La BU propose des services mais se présente aussi comme un espace d’information. Il s’agira donc de donner la possibilité aux étudiants, qui viennent à la BU consulter et emprunter des ouvrages, de découvrir d’autres services (ateliers de formations, prêt entre bibliothèques, renseignement, y compris les services en ligne).



Les outils d’un tel objectif seront l’affichage et le tract. Pour cela une réflexion sur l’affichage en termes de couleur et de texte devra être menée pour différencier plusieurs types d’informations et de discours :

Information sur l’actualité, notamment la programmation culturelle Information sur les services Informations sur les imprévus (panne de photocopieurs, fermeture d’un espace, grèves…) Information sur les horaires (y compris les fermetures des vacances, les jours fériés, les

réductions d’horaires…) Informations liées à la signalétique des collections et des espaces

A la BU Sciences, l’utilisation du micro pourra participer à la diffusion de l’information sur l’actualité immédiate : annonce d’un événement, rappel d’une information sur une fermeture avancée, sur une panne…

Faire connaitre les services hors de la BU L’image de la BU est avant tout celle d’un réservoir de livres offrant des places de travail. Ce n’est pas ce que cherchent tous les étudiants. La BU doit communiquer sur ses services pour montrer qu’elle plus que sa représentation et qu’elle offre pour les étudiants qui ne souhaitent pas fréquenter la BU des services qu’ils peuvent utiliser depuis chez eux. Ce public n’étant pas sur place, l’affichage en salle ne leur apportera rien. Il faut donc pour ce public se déplacer hors de la BU.

Les outils d’un tel objectif seront :

Travailler avec les associations étudiantes, Diffuser l’information sur des réseaux sociaux tels que facebook, twitter, les forums étudiants Utiliser des fils rss et les promouvoir Proposer des informations sous des formes autre que du texte : vidéo + mp3 et les déposer

sur et hors du portail doc. Utiliser les listes de diffusions à destination des étudiants pour les envois d’informations

ponctuelles ou régulières (newsletter) Participer aux journées étudiantes Mais aussi reconnaitre l’importance du département disciplinaire auquel est rattaché

l’étudiant et faire inscrire la BU au cœur des départements, notamment sur leurs sites web.

Il sera important dans ces but lors des formations données à la BU de présenter aux étudiants les outils par lesquels être informés à distance des services de la BU.

Une communication adaptée aux étudiants : Les axes d’actions décrits, il reste à penser la tonalité du discours afin d’être entendus par les étudiants.

Quatre choses sont à prendre en compte chez nos étudiants :

L’organisation du temps étudiant : un temps pour étudier, un temps pour travailler (pour information voir les taux d’étudiants boursiers, d’étudiants en dessous du seuil de pauvreté…) et un temps à ne surtout pas négliger celui du loisir.



Les pratiques étudiantes sur internet : les étudiants d’aujourd’hui sont des « digital natives ». En tant que tels leur utilisation des réseaux sociaux, des sites de partages de vidéos, mp3….en même temps que leur méconnaissance technique des outils informatiques est à prendre en compte.

La taille de l’UCBL : L’ucbl est une grande université, dans laquelle les étudiants au sortir du lycée peuvent se sentir noyés. Les services y sont nombreux et donc peu visibles et peu compris.

La présence d’étudiants étrangers : tout particulièrement les doctorants codirigés et les étudiants participant à des programmes d’échanges européens ou de partenariats avec des universités étrangères, notamment avec Wuhan en Chine.

Nous en tirons 4 principes :

Promouvoir les services comme des gains de temps Etre identifiable : ne pas se cacher derrière le sigle BU, mais s’afficher en tant que

représentant de la BU, se faire connaitre (photographies sur le portail, se déplacer vers les étudiants, intervenir en son nom pour la BU dans les forums…)

Utiliser les outils des étudiants : mp3, forums, chats, facebook… Penser à la communication bilingue : affiches, signalétiques, portail documentaire.

2 : Participer aux avancées de la rechercheLa BU propose des ouvrages de recherche mais il est évident que la documentation réellement utile aux chercheurs se trouve dans les revues. Les chercheurs ont aujourd’hui des accès à distance aux revues proposées par la BU et aux revues proposées par leurs laboratoires. Leur besoin de venir à la BU s’est donc fortement amoindri. Ils perdent de ce fait une bonne connaissance des nouveaux outils de celle-ci et notamment des outils en ligne qu’ils seraient susceptible d’utiliser.

Trois méthodes : Pour remédier à cela, trois méthodes seront privilégiées :

1. Aller à la rencontre des enseignants-chercheurs2. Trouver des relais3. Etre un lieu d’échange

Aller à la rencontre des enseignants-chercheurs :La BU doit se déplacer vers l’enseignant-chercheur qui utilise de plus en plus les ressources en ligne :

Participer à des séminaires intra-laboratoires pour présenter la BU Participer à des stands, notamment pour la journée d’accueil des nouveaux arrivants et des

nouveaux enseignants-chercheurs Utiliser la communication en ligne : mails, twitter, flux rss, facebook Inscrire la BU dans les sites web des départements



Trouver des relais : La quantité de mails que reçoivent les enseignants est un frein à leur connaissance de infos de la BU. Pour pouvoir cibler les enseignants-chercheurs discipline par discipline et pouvoir répondre aux questions particulières, il faut à la BU trouver des enseignants-relais :

Prendre contact avec les correspondants BU de chaque département et sinon avec les correspondants formations de chaque département.

Etre un lieu d’échange Si les chercheurs ne viennent plus à la BU pour étudier, ils peuvent venir à la BU pour transmettre : conférences, projets, rdv, séminaires…

Travailler avec des enseignants pour des projets de programmation culturelle Inscrire la BU dans la réflexion générale sur la diffusion scientifique et technique de

l’université. Promouvoir auprès des enseignants notre salle de conférence mais aussi les salles de travail

en groupe des étages en sciences.

Une communication adaptée aux enseignants-chercheursLes axes d’actions décrits, il reste à penser la tonalité du discours afin d’être entendus par les enseignants-chercheurs.

Trois points sont à prendre en compte :

Le manque de temps (compétition de la recherche, pression…)et la quantité d’informations qui circulent dans une grande université.

La connaissance des outils internet : les enseignants ne sont pas des digital natives au contraire de leurs étudiants. Certains chercheurs ont un vrai intérêt pour ces outils, d’autres non. Dans tous les cas, ces outils doivent être faciles et rapides à utiliser.

Les enseignants-chercheurs ont un intérêt fort pour la transmission, mais ils ont souvent aussi le sentiment de savoir chercher et donc savoir utiliser à la fois la BU et ses ressources de manière optimale, puisqu’ils en sont eux-mêmes les médiateurs auprès des étudiants.

Nous en tirons 3 principes :

Préférer une communication ciblée par discipline, notamment en identifiant des relais. il s’agira de limiter les pertes des chercheurs qui ne lisent pas les mails envoyés à tous.

Promouvoir la possibilité de choisir son accès à l’information : fils rss. Le chercheur n’est pas passif face à la BU, mais bien actif dans sa méthode de recherche et son usage des ressources documentaires.

Promouvoir auprès des enseignants-chercheurs leur place dans la BU, non pas comme l’usager standard mais bien comme partenaire. Ce partenariat peut se faire sur certaines actions ou événements mais la BU peut aussi proposer aux enseignants d’être porteurs de projets que la BU pourrait développer.

3 : valoriser le patrimoineLe patrimoine des BU scientifiques est assez méconnu, non seulement du grand public, mais aussi de scientifiques étudiant des disciplines plus liées aux sciences humaines qui ignorent trouver des



matériaux d’étude dans nos BU (histoire du livre, histoire des sciences et techniques, histoire de la santé…). Valoriser ce fonds permet à deux objectifs : faire connaitre ce fonds et se faire connaitre comme acteurs de la diffusion de la culture scientifique et technique (DST).

Pour cela plusieurs méthodes sont à suivre :

Assurer une communication large Mettre en place des partenariats Devenir acteur de la diffusion de la Culture Scientifique et Technique (CST)

Assurer une communication large Avoir un carnet d’adresse pour la presse. Informer régulièrement les agendas du net : petit bulletin en ligne, google agenda,

événements dans facebook… Améliorer la qualité de notre agenda papier : en faire un objet de diffusion attirant

Mettre en place des partenariats : Avec les autres lieux d’exposition sur Lyon 1 pour monter des projets ensemble et veiller à

une programmation continue et cohérente Avec les autres bibliothèques de Lyon, notamment les BU scientifiques pour monter des

projets en résonnance dans différents lieux Avec les autres fonds anciens de Lyon, pour toucher un public mixte : sciences et sciences

humaines : expositions, blog fonds ancien…

Devenir acteur de la CST Développer des projets touchant aussi bien le patrimoine que la CST : heures de la science… Faire intervenir les enseignants et doctorants dans nos projets culturels de valorisation du

patrimoine Etre un acteur important pour le CCSTI et participer à des conférences sur la CST

4 : un cas particulier : la promotion de la BU dans le milieu des bibliothèques : La promotion de la BU, assurer sa visibilité, montrer son positionnement dans le milieu des bibliothèques permet un partage d’informations sur les services, leur mise en place, l’évolution du rôle des BU qui répond à un enjeu de co-construction des BU.

Plusieurs choses nous semblent à faire :

Promouvoir la BU dans la presse professionnelle Faire connaitre les services du SCD aux veilleurs et bloggeurs Partager des savoir-faire : se réunir en « biblio.fr » spécialisés ? Partager des ressources : écrire aux responsables communication des autres BU pour faire

connaitre nos ressources, mettre en place des fils rss.



III : Les objectifs : modalités

Dans ce tableau qui reprend chaque objectif annoncé, vous trouvez :

Nom de l’objectif

Public-cible : qui est visé.

Besoins organisationnels : quelles relations sont à entretenir pour atteindre un tel objectif ?

Besoins humains : combien d’agents du SCD seront mobilisés ?

Besoins matériels : de quel type d’outils (présentoirs, logiciels, imprimantes…) avons-nous besoin ?

Certains besoins sont communs à plusieurs objectifs. Dans la suite du document, nous présenterons des fiches d’actions préalables et des fiches pour chaque action à suivre.



objectifs Public-cible Besoins organisationnels Besoins humains Besoins matériels

Favoriser la réussite des étudiants : Informer à l’intérieur de la BU1 Information sur l’actualité, notamment la

programmation culturelleEtudiants Usagers de la BU

Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres

Responsable communication pour avoir les infos et faire les affiches + Appui signalétique pour tirer les affiches et afficher

Papier + encre couleur + imprimante de bonne qualité (capacité A3)

2 Information sur les services Etudiants Usagers de la BU

Des relations poussées entre la comm et le service public + formation X-press

Responsable communication pour avoir les infos et faire les affiches + Appui signalétique pour tirer les affiches et afficher + Dans le cas du guide du lecteur et autres plaquettes responsable communication pour faire la maquette

Papier + encre couleur + imprimante de bonne qualité (capacité A3) + appareil photo de bonne qualité

3 Informations sur les imprévus (panne de photocopieurs, fermeture d’un espace, grèves…)

Etudiants Usagers de la BU

Donner à tous un accès à des documents standards utilisables pour les imprévus

Responsable communication pour préparer les modèles et donner un accès sur l’intranet


4 Information sur les horaires (y compris les fermetures des vacances, les jours fériés, les réductions d’horaires…)


Des relations poussées entre la comm et le service public

Responsable communication pour faire l’affiche à partir de modèles, tirer les affiches et afficher+ appui communication pour réaliser les agendas


5 Informations liées à la signalétique des collections et des espaces


Des relations poussées entre la comm et les collections

Appui signalétique pour faire les modifications à partir de modèles, tirer les étiquettes et installer


Favoriser la réussite des étudiants : Informer hors de la BU1 Travailler avec les associations étudiantes, Etudiants Une bonne information

auprès de la mission communication des

Responsable communication pour reprendre contact chaque année et donner de l’info

Pas de besoins spécifiques



événements en tous genres + déplacements sur les différents sites des associations

sélectionnée.

2 Diffuser l’information sur des réseaux sociaux tels que facebook, twitter, les forums étudiants

EtudiantsEnseignants-chercheursPersonnel UCBL


Responsable communication pour mettre en place les liens entre les outils et répondre aux questions en ligne.

appareil photo de bonne qualité

3 Utiliser des fils rss et les promouvoir Etudiants Usagers de la BUNon-usagers de la BU

Quelques compétences techniques : rss + cms

Responsable communication pour lister les flux et en faire la promotion sur la newsletter et le portail


4 Proposer des informations sous des formes autre que du texte : vidéo + mp3 et les déposer sur et hors du portail doc.

Etudiants Usagers de la BUNon-usagers de la BU

Compétences techniques : cms + camtasia + flash…

Equipe communication pour prendre les photos + les vidéos, les transformer en flash, les déposer sur un site et les mettre ensuite sur le portail

Appareil photo de bonne qualité + caméra vidéo de bonne qualité +

5 Utiliser les listes de diffusions à destination des étudiants pour les envois d’informations ponctuelles ou régulières



Appui communication pour envoyer les mails


6 Participer aux journées étudiantes Etudiants Une bonne relation avec le GTVE + Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres

Besoin d’une équipe 2 après-midi pour pouvoir tourner sur le stand, avec en continu quelqu’un de la communication

Affiches (papier + imprimante) + kakémonos + documentation + ordinateurs portables

7 Faire inscrire la BU au cœur des départements, notamment sur leurs sites web.

EtudiantsEnseignants-chercheurs

Une bonne connaissance des départements de l’UCBL

Appui communication pour prendre contact avec les différents départements


Participer aux avancées de la recherche : Aller à la rencontre des enseignants-chercheurs



1 Participer à des séminaires intra-laboratoires pour présenter la BU

Enseignants-chercheurs

Pas de besoins spécifiques les responsables de pôles documentaires + la documentation électronique


2 Participer à des stands, notamment pour la journée d’accueil des nouveaux arrivants et des nouveaux enseignants-chercheurs


Une bonne relation avec ICAP + Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres

Besoin d’une équipe 1 après-midi pour pouvoir tourner sur le stand, avec en continu quelqu’un de la communication : doc élec + responsables documentaires + formation des usagers

Affiches (papier + imprimante) + kakémonos + documentation + ordinateurs portables

3 Utiliser la communication en ligne : mails, twitter, flux rss, facebook



Responsable communication pour mettre en place les liens entre les outils et répondre aux questions en ligne.

appareil photo de bonne qualité

4 Inscrire la BU dans les sites web des départements

EtudiantsEnseignants-chercheurs

Une bonne connaissance des départements de l’UCBL

Appui communication pour prendre contact avec les différents départements


Participer aux avancées de la recherche : Trouver des enseignants-relais1 Prendre contact avec les correspondants

BU de chaque département et sinon avec les correspondants formations de chaque département.


Une bonne connaissance des collections

le responsable documentaire Pas de besoins spécifiques

Participer aux avancées de la recherche : Etre un lieu d’échange1 Travailler avec des enseignants pour des

projets de programmation culturelle Enseignants-chercheurs

Etre bien intégré dans le groupe de travail diffusion scientifique et technique de l’UCBL ; du temps pour élaborer de vrais projets à contenus scientifiques

Responsable programmation culturelle-scientifique


2 Inscrire la BU dans la réflexion générale sur la diffusion scientifique et technique de


Etre bien intégré dans le groupe de travail diffusion

Responsable communication-programmation culturelle pour



l’université. scientifique et technique de l’UCBL + Suivre des formations sur la diffusion scientifique et technique

participer aux réunions

3 Promouvoir auprès des enseignants notre salle de conférence mais aussi les salles de travail en groupe des étages en sciences.


Avoir un circuit de diffusion auprès des enseignants (rencontres, mails, réseaux sociaux…) rodé

La mission communication de la BU mais aussi les responsables de pôles documentaires


Valoriser le patrimoine : assurer une communication large1 Avoir un carnet d’adresse pour la presse. Presse Avoir des communiqués de

presse préparés pour chaque événement culturel et scientifique organisé par la BU

La responsable de communication + responsable programmation culturelle

Fichier excel + liste de diffusion, à mettre à jour régulièrement

2 Informer régulièrement les agendas du net : petit bulletin en ligne, google agenda, événements dans facebook…

tout public + étudiants

Intégrer le renseignement des agendas du net dans les actions de programmation culturelle + connaissance google agenda + Avoir des communiqués de presse préparés pour chaque événement culturel et scientifique organisé par la BU

responsable programmation culturelle


3 Améliorer la qualité de notre agenda papier : en faire un objet de diffusion attirant

Grand public + étudiants, enseignants-chercheurs

Avoir une vue sur la programmation 6 mois avant les événements pour une sortie semestrielle + formations à X-press et gimp (ou photoshop).

L’équipe programmation culturelle définit le programma et remplit la maquette

Financement pour un graphiste et pour une impression semestrielle + ordinateurs performants pour utiliser X-press,



Valoriser le patrimoine : Mettre en place des partenariats 1 Avec les autres lieux d’exposition sur Lyon

1 pour monter des projets ensemble et veiller à une programmation continue et cohérente

Enseignants-chercheurs et étudiants Lyon 1 + grand public

Participer à la commission exposition de l’UCBL + avoir une vision de la programmation à plus de 6 mois

La responsable communication-valorisation


2 Avec les autres bibliothèques de Lyon, notamment les BU scientifiques pour monter des projets en résonnance dans différents lieux

Enseignants-chercheurs et étudiants Lyon 1 et autres universités + grand public

Participer au groupe « animation s culturelles » des BU au PRES + avoir une vision de la programmation à plus de 6 mois

La responsable communication-valorisation


3 Avec les autres fonds anciens de Lyon 1, pour toucher un public mixte : sciences et sciences humaines : expositions, blog fonds ancien…


Participer au groupe de travail « Patrimoine ».

La responsable communication-valorisation + la responsable fonds anciens + responsable programmation culturelle


Valoriser le patrimoine : Devenir acteur de la DST1 Développer des projets touchant aussi bien

le patrimoine que la DST Enseignants-chercheurs et étudiants Lyon 1 + grand public

Participer au groupe de travail « Patrimoine » + Etre bien intégré dans le groupe de travail diffusion scientifique et technique

La responsable communication-valorisation + la responsable fonds anciens + responsable programmation culturelle


2 Faire intervenir les enseignants et doctorants dans nos projets culturels de valorisation du patrimoine


Etre bien intégré dans le groupe de travail diffusion scientifique et technique de l’UCBL ; du temps pour élaborer de vrais projets à contenus scientifiques

Responsable programmation culturelle


3 Etre un acteur important pour le CCSTI et participer à des conférences sur la DST

Enseignants-chercheurs et étudiants

Informer le CCSTI de notre agenda + participer à des projets soutenus par le

Responsable programmation culturelle




toutes universités + grand public

CCSTI (Fête de la science)

Promouvoir la BU dans le monde des BU1 Promouvoir l a BU dans la presse

professionnelle BU France Avoir un carnet d’adresse

pour la presse professionnelle + rédiger des communiqués de presse pour certaines réalisations de la BU + avoir un modèle pour les communiqués de presse

Responsable des départements pour les communiqués de presse + responsable communication pour diffusion et carnet d’adresse


2 Faire connaitre les services du SCD aux autres veilleurs et bloggeurs

BU France Bonne information de la mission communication sur les services + communiqués de presse sur les nouveaux services mis en place ou mettre en place des flux twitter + Connaissances en flux, twitter, réseaux veille des BU…+ avoir un modèle pour les communiqués de presse

Responsable des services pour les communiqués de presse + responsable communication pour diffusion


3 Partager des savoir-faire : se réunir en « biblio.fr » spécialisés ?

BU France Cet objectif ne peut être atteint que si plusieurs BU y travaillent ensemble.

Responsable des départements pour les informations + responsable communication pour diffusion et carnet d’adresse


4 Partager des ressources : écrire aux responsables communication des autres BU pour faire connaitre nos ressources,

BU France Avoir un carnet d’adresse des responsable communication des autres

responsable communication pour diffusion et carnet d’adresse




mettre en place des fils rss. BU + Bonne information de la mission communication sur les ressources (notamment en ligne : expositions virtuelles, fonds numérisés…) + Connaissances en flux, twitter, réseaux veille des BU…



IV : Actions

Plusieurs objectifs appellent les mêmes besoins organisationnels, humains et matériels. Nous les avons regroupés en des actions à mener qui permettent donc d’atteindre plusieurs objectifs visés.

1. Actions en ligne : les réseaux sociaux et la communication en ligne 2. Actions d’intervention : Participer des stands de présentation de la BU 3. Actions liées aux relais : Trouver des relais et assurer une communication spécialisée 4. Actions liées à la CST : être un partenaire CST incontournable 5. Actions liées à la presse : Etablir carnets d’adresses, communiqués de presse et assurer la diffusion6. Actions liées à l’imprimé : assurer une communication papier et un affichage cohérent7. Actions liées aux partenariats : Entretenir des partenariats actifs



Actions en ligne : Les réseaux sociaux et la communication en ligne

Les objectifs qui sont couverts par cette action sont :

Diffuser l’information sur des réseaux sociaux tels que facebook, twitter, les forums étudiants Utiliser des fils rss et les promouvoir Proposer des informations sous des formes autre que du texte : vidéo + mp3 et les déposer sur et hors du portail doc. Utiliser les listes de diffusions à destination des étudiants pour les envois d’informations ponctuelles ou régulières Faire connaitre les services du SCD aux autres veilleurs et bloggeurs

Les publics visés sont :

Etudiants Enseignants-chercheurs Personnel UCBL Non-usagers de la BU Autres BU de France

Les besoins organisationnels :

Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres Quelques compétences techniques : rss + cms + camtasia + flash… Avoir un modèle pour les communiqués de presse sur les nouveaux services mis en place Connaissances en flux, twitter, réseaux veille des BU

Les besoins humains :



Responsable de la communication : pour mettre en place les liens entre les outils et répondre aux questions en ligne , lister les flux et en faire la promotion sur la newsletter et le portail, envoyer les mails et créer des modèles de communiqués de presse et leur diffusion

Appui communication : pour prendre les photos + les vidéos, les transformer en flash, les déposer sur un site et les mettre ensuite sur le portail Responsable des services pour la rédaction des communiqués de presse

Les besoins matériels :

Appareil photo de bonne qualité caméra vidéo de bonne qualité logiciels : Gimp, Photoshop, Camtasia, Publisher,

Les actions spécifiques:

Forum étudiant Facebook Blogs BU Twitter Promotion des fils rss : sur le portail, sur la newsletter Réalisations de vidéos, mp3 Mailing (dont newsletter) Veille professionnelle et commentaires



Actions liées à des interventions : Participer des stands de présentation de la BU

Objectifs couverts par cette action :

Participer à des séminaires intra-laboratoires pour présenter la BU Participer à des stands, notamment pour la journée d’accueil des nouveaux arrivants et des nouveaux enseignants-chercheurs Participer aux journées étudiantes

Publics visés

Enseignants-chercheurs Etudiants

Besoins organisationnels :

Une bonne relation avec ICAP Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres Une bonne relation avec le GTVE Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres

Besoins humains :

les responsables de pôles documentaires + la documentation électronique Besoin d’une équipe 1 après-midi pour pouvoir tourner sur le stand, avec en continu quelqu’un de la communication : doc élec + responsables

documentaires + formation des usagers Besoin d’une équipe 2 après-midi pour pouvoir tourner sur le stand, avec en continu quelqu’un de la communication

Besoins matériels :

Affiches (papier + imprimante)



kakémonos documentation ordinateurs portables

Actions spécifiques :

Réalisation de courts films sur la BU Visites guidées de la BU Organiser la participation de la BU aux JDE Organiser la participation de la BU aux Journées NEC Organiser la participation de la BU aux journées d’accueil UCBL



Actions liées aux relais : trouver des relais et assurer une communication spécialisée

Objectifs :

Promouvoir auprès des enseignants notre salle de conférence mais aussi les salles de travail en groupe des étages en sciences. Prendre contact avec les correspondants BU de chaque département et sinon avec les correspondants formations de chaque département. Faire inscrire la BU au cœur des départements, notamment sur leurs sites web. Travailler avec les associations étudiantes,

Publics

Etudiants Enseignants-chercheurs

Besoins organisationnels

Avoir un circuit de diffusion auprès des enseignants (rencontres, mails, réseaux sociaux…) rodé Une bonne connaissance des collections Une bonne connaissance des départements de l’UCBL Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres Des déplacements sur les différents sites des associations

Besoins humains

La mission communication de la BU mais aussi les responsables de pôles documentaires L’équipe communication pour prendre contact avec les différents départements et les associations étudiantes chaque année et donner de l’info

sélectionnée Appui communication pour prendre contact avec les différents départements



Besoins matériels



Coordonner un circuit d’information pour les associations étudiantes

Coordonner un circuit d’information pour les relais enseignants



Actions liées à la CST : être un partenaire CST incontournable Objectifs

Développer des projets touchant aussi bien le patrimoine que la CST Faire intervenir les enseignants et doctorants dans nos projets culturels de valorisation du patrimoine Etre un acteur important pour le CCSTI et participer à des conférences sur la CST Travailler avec des enseignants pour des projets de programmation culturelle Inscrire la BU dans la réflexion générale sur la diffusion scientifique et technique de l’université.

Public-cible

Enseignants-chercheurs Etudiants Lyon 1 Grand public


Participer au groupe de travail « Patrimoine » Etre bien intégré dans le groupe de travail diffusion scientifique et technique de l’UCBL du temps pour élaborer de vrais projets à contenus scientifiques Informer le CCSTI de notre agenda + participer à des projets soutenus par le CCSTI (Fête de la science) Suivre des formations sur la diffusion scientifique et technique

Besoins humains

La responsable communication-valorisation la responsable fonds anciens Responsable programmation culturelle

Besoins matériels





Mettre en place la Fête de la science

Coordonner l’action Heure de la science

Faire une programmation culturelle scientifique



Actions liées à la presse : Etablir carnets d’adresses, communiqués de presse et assurer la diffusion

Objectifs

Avoir un carnet d’adresse pour la presse. Promouvoir l a BU dans la presse professionnelle Partager des ressources : écrire aux responsables communication des autres BU pour faire connaitre nos ressources, mettre en place des fils rss.

Public-cible

Presse BU France


Avoir des communiqués de presse préparés pour chaque événement culturel et scientifique organisé par la BU Avoir un carnet d’adresse pour la presse professionnelle + rédiger des communiqués de presse pour certaines réalisations de la BU + avoir un modèle pour les communiqués de presse Avoir un carnet d’adresse des responsable communication des autres BU + Bonne information de la mission communication sur les ressources (notamment en ligne : expositions virtuelles, fonds numérisés…) + Connaissances en flux, twitter, réseaux veille des BU…

Besoins humains

La responsable de communication + responsable programmation culturelle Responsable des départements pour les communiqués de presse + responsable communication pour diffusion et carnet d’adresse responsable communication pour diffusion et carnet d’adresse



Besoins matériels

Fichier Excel, à mettre à jour régulièrement liste de diffusion, à mettre à jour régulièrement


Tenir un carnet d’adresse à jour et une liste de diffusion

Rédiger des modèles de communiqués de presse



Actions liées à l’imprimé : Assurer une communication papier et un affichage cohérent

Objectifs :

Information sur l’actualité, notamment la programmation culturelle Information sur les services Informations sur les imprévus (panne de photocopieurs, fermeture d’un espace, grèves…) Information sur les horaires (y compris les fermetures des vacances, les jours fériés, les réductions d’horaires…) Informations liées à la signalétique des collections et des espaces Améliorer la qualité de notre agenda papier : en faire un objet de diffusion attirant

Public-cible :

Etudiants Usagers de la BU Grand public enseignants-chercheurs


Une bonne information auprès de la mission communication des événements en tous genres Des relations poussées entre la comm et les différents départements du SCD une formation au logiciel X-press, Gimp, Photoshop Donner à tous les collègues un accès à des documents standards utilisables pour les imprévus Avoir une vue sur la programmation 6 mois avant les événements pour une sortie semestrielle

Besoins humains :

La responsable de la communication et son appui pour obtenir les infos et faire les affiches, guide du lecteur…



Un appui signalétique pour tirer les affiches et afficher La responsable de la communication pour préparer les modèles et donner un accès sur l’intranet L’appui communication pour réaliser les agendas L’équipe programmation culturelle pour définir le programme et remplir la maquette

Besoins matériels : Papier + encre couleur imprimante de bonne qualité (capacité A3) Appareil photo de bonne qualité X-press et ordinateurs performants pour utiliser X-press, Financement pour un graphiste et pour une impression semestrielle (agenda culturel) Financement pour impression annuelle guide du lecteur


Etablir des modèles de documents Etablir un guide du lecteur Réaliser un agenda semestriel de programmation culturelle Coordonner l’affichage dans les différentes BU



Actions liées à des partenariats : Entretenir des partenariats actifs

Objectifs :

Monter des projets et veiller à une programmation continue et cohérente avec les autres lieux d’exposition sur Lyon 1 Monter des projets en résonnance dans différents lieux avec les autres bibliothèques de Lyon, notamment les BU scientifiques Toucher un public mixte, sciences et sciences humaines, avec les autres fonds anciens de Lyon 1 Partager des savoir-faire avec les autres BU de France

Public-cible :

Enseignants-chercheurs Lyon 1 Etudiants Lyon 1 Grand public BU France Enseignants-chercheurs du PRES Etudiants du PRES


Participer à la commission exposition de l’UCBL Avoir une vision de la programmation à plus de 6 mois Participer au groupe « animation s culturelles » des BU au PRES Avoir une vision de la programmation à plus de 6 mois Participer au groupe de travail « Patrimoine ».



Besoins humains :

La responsable communication-valorisation la responsable fonds anciens La responsable programmation culturelle Les Responsables des départements pour les informations

Besoins matériels : Pas de besoins spécifiques


Coordonner le Blog Interfaces/livres anciens de l’université de Lyon

Participer au groupe de travail BU et animations culturelles au PRES



V Procédures des actions spécifiques.Chaque action sera par la suite reliée à une fiche procédure comportant les informations suivantes :

Description :

Objectifs :

Besoins :

Procédure :

Qui ?

Quand ?

Quoi ?

Evaluation :




Education

Plan communication scd lyon 1