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Présentez sur 1 A4 (Valérie Guyaux)

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© DITO International, 2015

Valérie Guyaux

Rédactrice - Formatrice – Consultante

en communication

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Communiquer efficacement par écrit

Répondre à des questions clés

Structurer ses idées

Donner du style à son message

Concevoir des projets convaincants

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ETAPE 1 : EVITER LA PAGE BLANCHE EN POSANT LES BONNES QUESTIONS

Chapitre 1 : Communiquer efficacement par écrit

Chapitre 2 : Répondre à des questions clés

Chapitre 3 : Structurer ses idées

ETAPE 2 : ETRE PERTINENT ET PERCUTANT

Chapitre 4 : Rédiger avec aisance

Chapitre 5 : Donner du style à son message

Chapitre 6 : Concevoir des écrits avec rigueur et pertinence

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1 Obstacles et solutions

2 Les spécificités de la communication écrite

3 Quelques règles de base…

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EMETTEUR MESSAGE RECEPTEUR

- Idées peu claires- Trop d’infos - Vocabulaire inconnu- Phrases mal formulées- Incapacité à exprimer ses sentiments

- Manque d’intérêt- Préparer sa réponse- Juger- Sélectivité- Incapacité à percevoir les sentiments

-Mauvais canal- Attitude négative-Messages mixtes

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EMETTEUR MESSAGE RECEPTEUR

- Idées précises- Economie dans l’info - Vocabulaire adéquat- Phrases claires et correspondant au cadre de référence-Préciser l’objectif

-Disponibilité- Sortir de son cadre de référence- Echange avec l’émetteur- Compréhension

-Environnement adéquat -Choix des moyens- Feed back- Signification des mots - Connaissance de la situation

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Un écrit :

◦ S’inscrit dans le temps (peut servir de preuve)

◦ Ne bénéficie pas du support offert par le langage corporel

◦ Est transmissible et reproductible

◦ Doit susciter l’intérêt

◦ Doit limiter les interprétations

◦ Doit impliquer le lecteur pour capter son attention

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Aussi …

• Demandez-vous qui est votre lecteur

• Accrochez votre lecteur

• Choisissez bien vos mots

• Construisez vos phrases simplement

• Faites ressortir la structure de votre texte

• Facilitez la lecture par une mise en page réfléchie

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VOUS N’ECRIVEZ PAS DES CHOSES,

VOUS ECRIVEZ POUR DES GENS

◦ Adressez-vous directement à votre lecteur

◦ Adoptez le point de vue du lecteur, et non le vôtre

◦ Choisissez un titre évocateur

◦ Utilisez la forme interrogative

◦ Placez les mots importants au début

◦ Respectez le mécanisme de la lecture

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1. Avant de commencer à écrire, sachez ce que vous voulez dire

2. Déterminez le but de votre écrit3. Représentez-vous le lecteur type et respectez son

langage4. Structurez vos idées 5. Aérez votre texte. Un paragraphe par idée. Équilibrez vos

paragraphes.6. Construisez des phrases simples et syntaxiquement

correctes. 7. Optez toujours pour le mot juste. Pas d’approximation.8. Si vous renvoyez à une annexe, assurez-vous de sa

présence en fin de document.9. Relisez ou faites relire votre document présentation.10. Évitez l’abus de gras ou de souligné.

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1. L’émetteur : votre objectif

2. Le récepteur : son profil et se motivations

3. Choisir le type d’écrit

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De quoi s’agit-il ?

Pourquoi écrivez-vous ?◦ Quel message souhaitez-vous faire passer ? ◦ Que souhaitez-vous susciter, provoquer à la lecture ?

À qui écrivez-vous ?

Quels moyens utilisez-vous ?◦ Quel support, quel ton, quel style ?◦ Modes et supports adaptés (Lexique / niveau de langage

/ vocabulaire / web

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Qui lira votre document ?

Le grand public? Des experts ? Vos collègues et/ou supérieurs ? Elus ? Péréquation des codes de communication entre

votre lecteur et vous !

Il est toujours préférable d’écrire en fonction du destinataire choisi

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Définissez le contenu de votre message

Clarifiez vos intentions

Regroupez les informations par thème

Dressez une liste de tous les points à vérifier et les noms des personnes que vous souhaitez consulter

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◦ Quel message souhaitez-vous faire passer ?

Convaincre ?

Informer ?

Sensibiliser ?

◦ Que souhaitez-vous susciter, provoquer à la lecture ?

Que devront faire vos lecteurs après la lecture de votre document?

Prendre une décision ?

Gérer une situation donnée ?

Résoudre un problème ?

Changer d’attitude ?

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support papier◦ Rapports

◦ Compte rendu

◦ Note de synthèse

◦ Lettres (commerciale, réclamation…)

Support virtuel (web)◦ Courrier électronique

◦ Newsletter

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1. Elaborer un plan

2. Organiser ses idées avec les cartes heuristiques

3. Construire son argumentaire et des paragraphes équilibrés

4. Rédiger une introduction et une conclusion convaincantes

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Classez les idées selon la logique du lecteur

Ajoutez des sous-titres

Numérotez éventuellement les titres et les sous-titres

Aidez le lecteur par un exemple

S’il est question de changement, insistez sur celui-ci

Donnez un contre-exemple

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Pour informer

Le plan additif

Le plan chronologique

Le plan thématique

Pour analyser

Le plan analytique

Pour discuter

Le plan dialectique

Le plan de la discussion professionnelle

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Le plan P C S (problème – cause – solution) : faits précis -explications ou hypothèses d’explications - propositions d’action (en journalisme par exemple)

Le plan comparatif : comparaison de faits ou de concepts différents.◦ chaque élément de la comparaison constitue une partie et la

dernière partie est une réflexion suggérée par la confrontation des faits ou concepts évoqués dans les parties précédentes.

◦ soit l’opposition annoncée au début se poursuit jusqu’à la fin. Les conséquences sont tirées à la fin

Le plan explicatif :◦ Explication de l’énoncé - Commentaire - Argumentation - Vécu

Professionnel Appréciation personnelle

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Une carte mentale (ou un schéma heuristique) dispose de plusieurs atouts, car elle est :

◦ Structurée

◦ Flexible

◦ Facilement interprétable par vos interlocuteurs

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Exemple :

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Traitez un seul aspect par paragraphe

Hiérarchisez

Expliquez

Donnez un exemple, un contre-exemple

Apportez des preuves

Soulignez avec des chiffres, des faits

Concluez en mettant en l’accent sur l’aspect positif

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S comme Situation Quoi, qui, quand, où, pourquoi, comment,

combien ? P comme Problème Quelles sont les questions posées par la Situation

? R comme Résolution Quelles sont les solutions avancées pour les

résoudre ? I comme Information Quels sont les moyens à mettre en œuvre pour

les réaliser ?

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Respectez la logique de votre lecteur.◦ Par exemple : dans une liste de démarches à effectuer,

classez-les par échéances (à faire une fois, à répéter tous les mois).

Aérez votre texte Rédigez un titre Respectez les niveaux de lecture, et la hiérarchie des

informations◦ On doit pouvoir comprendre un texte en quelques secondes

Rédigez des sous-titres◦ Ils facilitent la lecture “en diagonale” et permettent au

lecteur d’avoir une idée rapide et synthétique de votre texte.

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Introduction : Présentation de l’information principale

Conclusion : Résumé de l’information principale

ET…

• Donnez une information qui fait réfléchir• Posez une question pour inviter à réagir

• Si le support est électronique :- Hyperliens vers autres articles- Liens vers autres canaux : partagez via fb, suiviez-nous,

inscrivez-vous,...

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1. REGLE DES 4 C POUR UN ECRIT PERTINENT

2. GARDER SON OBJECTIF !

3. TIPS&TRICKS

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PRECISION ET CONCISION

N’oubliez pas d’apposer votre signature personnalisée

Spécifiez si vous attendez une réponse N’oubliez ni l’objet ni les pièces jointes ! Communiquez à l’aide des 4 c :◦ Complet◦ Concret◦ Concis◦ Courtois

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Quel est le but de votre écrit ?◦ Préparer/obtenir/compte-rendu d’ une entrevue ?

Quelle réaction voulez-vous susciter ?◦ Demander un retour

Assurez un suivi - Prévoyez un plan de relance◦ Pour vérifier la bonne réception de votre message

◦ Pour obtenir la réponse à votre question

◦ Confirmation et préparation d’un contact ultérieur

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Titre/objet accrocheur et limpide

Court ET synthétique.

Présentation claire

Texte organisé en différents points distincts.

Il présente un solide argumentaire

Il donne un lien vers vos profils sur les réseaux sociaux ou vers votre blog

Il se termine par votre prénom, nom et numéro de portable

…les pièces jointes !!!

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Ne pas oublier :

• Soignez les enchaînements d'idées

• Mettez en relief votre démarche avec des mots de liaison

• Pensez à répondre aux questions : qui – quand – où – quoi – comment – pourquoi – combien.

• Ajoutez la transition qui sépare les deux parties du développement.

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1. LA REGLE DES 3C

2. LES DIFFERENTS NIVEAUX DE LANGAGE

3. DONNER DE L’IMPACT

4. DEVELOPPER UN STYLE SOBRE ET FLUIDE

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Utilisez un langage simple : l’important est d’être compris

Ne perdez pas votre lecteur !

Courts : vite lus = mieux mémorisés. La facilité de lecture ou de compréhension est liée au pourcentage de mots courts et/ou usuels.

Concrets : les mots abstraits et difficiles ont souvent plus de dix lettres et de trois syllabes. Ils se situent donc au-dessus de la bonne moyenne.

Connus : entre deux termes à peu près synonymes, choisir toujours le plus connu (on n’écrit ni pour faire du style, ni pour se faire plaisir).

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Excessivement trop Désappointé déçu Anfractuosité trou

Revirement changement Procrastination remettre au

lendemain

Caduque dépassé roboratif tonifiant Itératif répétitif

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Allégez votre texte et supprimez :

◦ Les évidences : votre lecteur a du bon sens

◦ Evitez de vous répéter

◦ Oubliez les expressions « vides » telles que : « comme on le sait » « à mon avis » « il est généralement admis que » « tant de l’avis de A que de celui de B »

Les messages courts et les expressions brèves ont plus d’impact !

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Une personne cultivée ne connaît pas plus de 3500 mots. Une personne de niveau moyen n'en connaît pas plus de 1500.

Capacité de mémorisation immédiate d'un lecteur moyen < 20 mots. Un lecteur moyen ne retient donc pas durablement une phrase de plus de 20 mots.

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Familier : réservé aux proches

Neutre : descriptif, factuel, réservé aux notes de synthèse par exemple, aux relations professionnelles

Formel : réservé à l’administration

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A) Croisez les proximités

B) Trouvez votre style, c’est votre signature !

Inspirez-vous des auteurs qui vous plaisent.

Anna Gavalda ou Grégoire Delacourt: des histoires humaines racontées dans une écriture simple et fluide qui permet de s’identifier et de s’approprier le récit.

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Proximité géographique « loi du mort/kilomètre » : plus la distance est grande, plus l’événement doit être d’ampleur pour retenir l’attention.

Proximité temporelle Proximité sociale Proximité émotionnelle Proximité psychologique

« la météo locale intéresse plus que la solidarité internationale »

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LES CHOSES

LES PLANTES

LES ANIMAUX

L’ETRE HUMAIN

PERSONNALITES CONNUES

SES PROCHES

SOI

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GENEROSITE/PITIE

CLIMAT

ARGENT

CONFLITS

AMOUR

GRANDES CATASTROPHES

MORT

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1) Levez les ambiguïtés

2) Ne changez pas les mots pour une question de style

3) Utilisez la forme affirmative

4) Limitez l’utilisation des substantifs

5) Soyez concret

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1. RIGUEUR ET PERTINENCE

2 INFLUENCER GRACE A L’INTEGRATION DE MOTS CLES

3 ANTICIPER ET TRAITER LES OBJECTIONS

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Assurez-vous qu’ils soient : Ancrés dans les préoccupations de votre public Refusent les caricatures et les idées toutes faites Basés sur les représentations des personnes concernées Varient les sources de données (quantitatives et

qualitatives, statistiques et témoignages, littérature scientifique et croyances)

Sont validés par les « experts » et les « profanes » Sont une plus-value : précisez la motivation, la démarche

utilisée, identifie les partie prenantes Rédigés de manière rigoureuse Sont pertinents

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Actualiser les connaissances présentées (attention aux chiffres ).

Vérifier la crédibilité des sources documentaires

Prendre en compte tous les aspects de la thématique abordée (ceux directement liés aux objectifs ).

Récolter des éléments issus de champs de compétence divers et complémentaires

Prendre en compte les nuances dans le traitement de l’information en évitant le discours injonctif, normatif ou manipulateur

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Par rapport au thèmeEtablir le lien entre les objectifs et le contenu

Par rapport aux objectifsEtablir le lien avec votre cible

Par rapport à l’actualitéEtablir le lien entre le contenu et l’actualité. Que sait-on aujourd’hui du sujet ?

Par rapport à l’éthique, la déontologie Etablir le lien entre la manière de traiter l’information et l’éthique de votre secteur professionnel (vérifier l’absence de conflit d’intérêt, de « manipulation »)

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A. Pour diriger la lecture

B. Pour accentuer votre propos

C. Pour un référencement optimal

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Sur un écran, lecture par blocs : les mots-clés captent l’attention de votre lecteur

Permettent une lecture en diagonale et de repérer les passages directement en lien avec le sujet

Donnent les réponses aux questions S.P.R.I

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Les mots-clés mettent en évidence l’idée principale

Les mots-clés peuvent être des hyperliens

Les mots-clés aident à retenir votre message

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Idéalement :

chaque ensemble visuel = un ensemble de sens.

But : Facilitez la tâche de votre lecteur en respectant le mécanisme naturel de sa lecture.

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Vos yeux perçoivent les choses de manière globale : Ils balaient le texte et enregistrent des blocs, des ensembles textuels puis transmettent ces ensembles successifs au cerveau qui les interprète pour en dégager leur signification.

Pour leur sécurité, placezLes enfants à l'arrière de

de votre voiture.

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Facilitez la recherche de votre article

Favorisez une dispersion virale de vos écrits

Plus vous êtes lu, plus vos idées sont partagées

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De préférence au début de la phrase ou du paragraphe; éventuellement à la fin; pas au milieu.

Exemple :« L'armée 1996 était une année de transition pour notre administration. Cet au cours de cette année que la restructuration, qui avait été entaillée

en 1995a effectivement été réalisée. Elle a notamment amélioré La collaboration

entre lesdifférentes divisions qui, à l'origine appartenaient à des administrations

totalementdifférentes et étaient dotées de leur propre mode de fonctionnement. »

Qu’est-ce qui mis en évidence ? c'est la date(placée en début d'alinéa). Ce qui est le plus important ? ce n'est pas « quand » mais « en quoi »

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ANTICIPER : REPONDRE AUX QUESTIONS

TRAITER : ARGUMENTER

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Posez des questions et répondez-y !

Questionnez le lecteur pour une plus grande implication

Parlez des effets : bénéfices/pertes

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◦ démontrez : faits/lois /données incontestables◦ persuadez : émotions/sensibilité◦ soyez convaincant : démarche rationnelle

Argumenter c’est : convaincre pour faire agir Persuader ou convaincre, c'est : modifier la

décision d'agir d'une personne par des arguments

Une argumentation ce sont : des éléments de preuve et une conclusion

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Retour sur les notions présentées

Questions

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MERCI DE VOTRE ATTENTION

ET DE VOTRE PARTICIPATION !