VISUAL' présentation 2015

Tout droit réservé - CIPE 2015 www.CIPE.fr

diaporama de présentation du jeu d'entreprise :

Une simulation concrète et réaliste pour apprendre à construire, et à animer des tableaux de bord

2

• 1ère phase du jeu : construction d'un tableau de bord

– Représenter graphiquement un indicateur

– Construire un tableau de communication

– Mots-clés :

• Processus d'élaboration d'un tableau de bord

• Bonnes pratiques

• Typologies de graphiques

• Règles de l'art sur l'utilisation des graphiques

• Règles sur le contenu et la mise en forme d'un tableau de communication

• 2ème phase du jeu : animation d'un tableau de bord

– Préparer l'animation de son tableau de bord

– Maîtriser le déroulement de son animation

– Mots-clés :

• Typologies d'animations

• Contenu de l'animation

Description du jeu en 1 diapo

Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr

3

• Public concerné :

– Tout public

– Encadrement, Maîtrise, Employés

– Etudiants

• Taille du groupe :

– entre 6 et 36 personnes

• Entre 7 et 8h00

– Fractionnable en plusieurs séances

Public et Durée


4

• Définir un tableau de bord adapté à un service

– Indicateurs, Informations

• Représenter graphiquement un indicateur

– Typologies de graphiques en fonction des messages

– Règles de l'art

• Construire un tableau de communication


• Animer le tableau de communication


Objectifs de VISUAL', le mangement visuel de la performance®


5

• Le nombre de participants peut varier de 6 et 36 personnes :

• Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes

Participants

3 à 6 équipes de 4 à 6 personnes


6

• 6 équipes sont constituées

• Elles sont en compétition

• On peut mettre en jeu de 2 à 6 équipes

Préparation de la salle

tableau de papier

vidéo-projection

affichage commun

A

D

E

F

C

B


7

Vue d'ensemble de la simulation

Contenus des chapitres

Définition du tableau de bord La démarche de construction d'un tableau de bord

Quels graphiques pour quels messages Les éléments constitutifs d'un graphique (règles)

Les règles de construction d'un tableau Chaque équipe réalise son tableau : en prenant en compte les

informations de contexte (données par l'animateur), et le fait que ce tableau sera animé

Chaque équipe présente son tableau, les autres équipes critiquent Chaque équipe réalise des ajustements, le cas échéant (car le

tableau sera animé et devra donc convenir à cette utilisation)

Des éléments de "contexte" supplémentaires sont fournis aux membres de l'équipe, afin de mettre en scène l'animation Les équipes préparent l'animation autour du tableau

Chaque équipe simule l'animation autour du tableau : une personne joue l'animateur, les autres jouent les participants à la réunion Les autres stagiaires notent la prestation de l'équipe

L'animateur débriefe, et apporte des compléments méthodologiques sur l'animation du tableau

1. Notions de tableau de bord

2. Représentation graphique d'un indicateur

4. Présentations & Ajustements

5. Préparation de l'animation du tableau

3. Construction d'un tableau de communication

1 h 00

1 h 00

2 h 00

Optionnel : 1 h 15

45 min

Total : 7 à 8 h 00

6. Animations

7. Débriefing

1 h 30

0 h 30

Durées :


8

1) Notions de Tableau de bord

2) Représentation graphique d'un indicateur

3) Construction d'un tableau de communication

4) Débriefing des tableaux (optionnel)

5) Préparation de l'animation d'un tableau

6) Animations

7) Débriefing des animations

DÉROULEMENT


9

Edition de la version 1

Réalisation et diffusion de la version 1

• Les équipes ordonnent les étapes de construction d'un tableau de bord :

Construction du tableau de bord

Définition d'un cahier des charges

Analyse et compréhension mutuelle du besoin et des contraintes ou des

limites de réalisation

Recherche de l'information existante

Bases de données industrielles, administratives, financières, …

Récupération des données

Définition de l'exploitation et du traitement de l'information

nécessaires

Mise en forme

Définition du support et du format

Réalisation d'une maquette

Présentation

Validation de la maquette du tableau

auprès du commanditaire

Ajustements

Réalisation des ajustements suite à la présentation

au commanditaire

Utilisation

Animation du tableau

Réalisation des évolutions au fil de l'eau


10

• L'animateur réalise des apports complémentaires sur les étapes :



13SMART, le jeu des Indicateurs®, un jeu du CIPE


• Quelle est la formule de calcul de l'indicateur ?

Récupération des données

Définition de l'exploitationet du traitement

de l'information nécessaires

basede

données

basede

données

basede

données

- compréhensible : on comprend le phénomène mesuré- exact : on mesure le bon phénomène



• Une règle essentielle :

• Quel est le nombre maximum d'indicateurs sur un tableau de bord ?

Mise en forme

Définition du supportet du format


2. Contenu

TROP d'indicateurs

TUE l'indicateur



• Analyser le tableau de bord = Analyser les risques

• Analyser aussi les Opportunités !

Mise en forme

Définition du supportet du format


4. Analyses

identifierles risques

coter et hiérarchiserles risques

représenter visuellement

les risques

occurrence

gravité

11

Deux écueils classiques

utiliser le TdB comme un outil

"répressif"

effectuer un mauvais traitement de l'information

de la part du rédacteur

de la part du responsable

indiquer les sources et les dates

"faites disparaitre la crainte pour que chacun puisse contribuer au succès de l'entreprise" (Deming)


12

Typologies de tableaux de bord


OBJECTIF Suivre l'état

d'avancement du travail (Chef d'Équipe)

OBJECTIF Suivre la performance

du Service (Chef de Service)

OBJECTIF Suivre l'état d'avancement du projet (Chef de projet &

Équipe projet)

OBJECTIF Connaitre la santé

financière de l'entreprise (Directeur & CODIR)

OBJECTIF Évaluer la performance

globale (Directeur & CODIR)

Tableau de bord OPÉRATIONNEL

Tableau de bord SERVICE

Tableau de bord PROJET

Tableau de bord STRATÉGIQUE

Tableau de bord ÉQUILIBRÉ

13






6) Animations


DÉROULEMENT


14

Quels graphiques feriez-vous ?

• Vous disposez de 8 énoncés

• Définissez, pour chaque énoncé, le graphique qui vous semble le plus approprié

message à passer

type de graphique

CIPE, Tous Droits Réservés

Quel graphiqueferiez-vous ? …

Graphique 1

Les ventes à l'export se décomposent de la manière suivante :

Pays Ventes (M€)

Brésil 20

Chili 50

UK 10

USA 20

total 100


15

L'Évolution

Objectif :

• Visualiser comment les éléments évoluent dans le temps

• Evolution en baisse, en hausse, ou stable

Message :

• Il comprend les mots comme changement, croissance, déclin, augmentation, diminution, variation

Colonnes ou Courbe :

• Colonnes :

– 6 à 7 éléments maximum

– montrent des niveaux et des grandeurs

• Courbe : beaucoup de points

– montre des mouvements, des infléchissements de tendance

Source : Gene Zelazny "Dites-le avec des graphiques"


16

Les standards

Quel que soit le graphique :

• Unités de mesure

• Echelle

• Référence / Objectif

• Historique

• Commentaires

• Pictogrammes

décomposition position évolution répartition corrélation

tart

eb

arr

es

co

lon

ne

sc

ou

rbe

po

ints

Types de Comparaison

Typ

es d

e G

rap

hiq

ue


17

Quelques représentations types 5/9

• Résultats d'une activité

Formation

• Fait marquant : néant

• Dépenses Cumulée à T3 : 110 k€

• Tendance :

• Action : sous-traitance des opérations ATOLL

0

50

100

150

200

250

300

350

400


18






6) Animations


DÉROULEMENT


19

1.Structuration du tableau

2.Flash / Approfondissement

3.Simplicité

4.Attractivité

Avant de réaliser vos tableaux de communication : 4 conseils


20

DELAIS

Elles permettent de comprendre rapidement

la structure de votre tableau

• Séparer les familles de message (rubriques)

1. Structuration


21

Construction des tableaux

• Chaque équipe choisit un contexte :

– Service Commercial

– Service Études

– Équipe Projet

– Direction Qualité

– Service Logistique

– Service Production

• Vous disposez :

– d'informations liées à votre contexte

– d'une trame A3 pour dessiner une maquette

– d'une affiche A0 pour construire le tableau

– d'éléments pré-imprimés (titres, graphiques, photos)

– de matériels de dessin

– du récapitulatif des bonnes pratiques

• Vous avez 1h00 pour construire le tableau

• NB : ce tableau servira de support d'animation de réunion de service

CONTEXTE

ChocoStar met en œuvre différent projets, faisant intervenir des personnes des différentes directions d'entreprise.

Ce projet concerne l'extension de l'atelier de conditionnement, dans le but d'accompagner la croissance de 15 % par an sur les trois années à venir. L'atelier de conditionnement passera d'une superficie de 2500 m² à 3500 m². L'équipe projet comprend : 1 chef de projet, 1 assistante, 1 personne du service HQSE, et 2 personnes du service maintenance travaux neuf.

Le budget est de 830 k€ ; et le délai est de 15 mois, nous sommes au 8ème mois. Le planning ci-dessous présente un arrêt des activités à partir du mois 7, et ce depuis 1 mois.

MISSION

En tant que Chef de Projet, vous réunissez votre équipe projet tous les 15 jours.Une fois le tableau de communication construit, vous devrez animez 10 minutes de réunion

projet, en vous appuyant sur celui-ci.Des informations chiffrées sont données sur la page suivante. Si certaines informations vous manquent : imaginez-les ! (parlez-en avant à l'animateur)D'autres informations seront données, avant la préparation de l’animation.

Informations pour construire le tableau "Projet"

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 Validation du Cahier des charges2 Pré-études3 Consultation fournisseurs4 Faisabilité5 Études générales6 Études détaillées7 Installation chantier8 Protection de l'atelier existant9 Fondations

10 Mise en place des moyens de levage11 Montée des murs12 Charpente13 Toiture14 Agencements intérieurs15 Mise en place moyens logistiques16 Recette17 Montée en puissance du nouvel atelier

Maquette A3

Tableau A0

SMART, le jeu des indicateurs®

STRUCTURATION DU TABLEAUSéparer les familles de messages

Structurer l'intérieur des rubriquesSéparer les informations temporelles

FLASH / APPROFONDISSEMENTLe flash conduit à l'approfondissement

SIMPLICITÉSimplifier la réalité

ATTRACTIVITÉCombiner : courbe, signe, texte, …

Décomposer court terme et long terme

chap. 3

CONSTRUCTION DU TABLEAU : RÉCAPITULATIF

DELAISPRIORITES

ACTIONS

magasin

RESULTATS JOUR

RESULTATS SEMAINE

Point quotidien

Point Hebdo

DELAIS

DELAISPRIORITESRESULTATS JOUR

RESULTATS SEMAINE ACTIONS

magasin

Titre

Sous-Titre

Séparation

________________________________________________________________________________

FlashApprofondissement

Le flash conduit àl'approfondissement

OUI ! NON !

MACHINES REVISEES

COMBINER : COURBE, SIGNE, TEXTE, ...

TAUX DE PANNENOUVELLE MACHINE


22

• Chaque équipe dispose d'un dossier contenant des trames de titres, de graphiques, des photos, etc.

• L'équipe peut découper ces éléments pour les coller sur le tableau

Le dossier d'équipe


23

• Du matériel est mis à disposition :

– Feutres

– Règles

– Scotch de couleur

– Gommettes

– …

Construction des tableaux


24

Exemple de tableau réalisé


25






6) Animations


DÉROULEMENT


26

• Cette partie est optionnelle :

– Elle requiert environ 1h15

• Les équipes réalisent de visites silencieuses des autres tableaux, et y placent des remarques et des points forts.

• Un tour de table est organisé.

Débriefing des tableaux (optionnel)


27






6) Animations


DÉROULEMENT


28

• Votre tableau de communication va servir de lieu et de support d'animation de la réunion de service :

– Service Commercial

– Service Études

– Équipe Projet

– Direction Qualité

– Service Logistique

– Service Production

• Chaque membre de l'équipe joue un rôle :

– d'Animateur de la réunion

– de Participants à la réunion

MAIS tout le monde aide à la préparation de l'animation

• Vous vous mettrez d'accord sur qui fait quoi, à la fin de la préparation

Préparation de l'animation des tableaux


29

• Recevez la fiche de rôle de l'ANIMATEUR :

• Chaque équipe prépare maintenant l'animation de la réunion :

– Quels sujets aborder ?

– Dans quel ordre ?

– Pour quelles finalités ?

– Etc.

• Votre objectif :

Présenter une animation "idéale"

• Vous avez 10 minutes pour préparer cette animation

Préparation de l'animation des tableaux

Le Jeu du Management Visuel – Licence 100

Le Jeu du Management Visuel – Licence 100

VOTRE RÔLE D'ANIMATEUR

En tant que chef de projet, vous animez la réunion de suivi de projet (environ 10 minutes), et

avez 3 objectifs :

faire partager aux équipes le constat autour du tableau

comprendre l'origine des dérives sur le projet

définir les actions à mettre en œuvre

Vous devez préparer votre réunion :

les autres membres de votre équipe vous aident,

mais ils ne doivent pas donner les informations dont ils ont connaissance : ils les donneront

lors de l'animation du tableau (pour être proche de la réalité).

Informations pour l'animation

Tableau

"Projet"

chap. 4

VOTRE RÔLE D'ÉQUIPIER

Au sujet de l'évolution de la norme CD 5066 :

Vous avez rencontré plusieurs membres du groupe de travail rédigeant cette évolution de norme, et vous avez appris qu'elle aura exclusivement une incidence sur les bâtiments

industriels traitant de produits chimiques lourds.

Cela signifie que cette évolution n'aura aucune incidence sur l'activité du bâtiment de

conditionnement.

Vous avez eu cette information avant-hier, et n'avait pas encore eu le temps d'avertir l'équipe

double : vous le ferez durant la réunion autour du tableau de communication.

NB :

- Ne donnez pas ces informations durant la préparation : mais seulement durant l'animation- Aidez l'animateur à préparer sa réunion, SANS DONNER vos informations ci-dessus (vous les

donnerez durant l'animation, pour qu'elle soit plus réaliste)

Informations pour l'animation

Tableau

"Projet"

chap. 4

1/4

2/4


30






6) Animations


DÉROULEMENT


31

• Les participants aux animations reçoivent des informations "de dernière minute"

– Celles-ci leur permettent d'interagir avec l'animateur de la réunion

• Chaque équipe anime à son tour

• Les autres équipes doivent observer et faire ressortir :

– Au moins 1 point fort

– Au moins 1 point à améliorer

Animations


POINT FORT

POINT À AMÉLIORER

32






6) Animations


DÉROULEMENT


33

• L'animateur réalise des apports sur les sujets suivants :

1) Où animer

2) Qui participe

3) Contenu / Déroulement

4) Quand / Durée

Débriefing des animations


34

Soigné Silencieux

• Sur un lieu de passage de l'équipe

Animation autour du tableau placé au bon endroit

Loin des bruits de l'environnement On a envie de s'y réunir


35

Déroulement de la réunion

CONSTAT ANALYSE ACTION

Comprendre la situation

Partager

la situation

Détecter et analyser

les points critiques

Comprendre les effets

et les causes

Définir les actions

CONCLUSION INTRODUCTION

Postulat de base : - Les indicateurs sont à jour - Des commentaires sont présents, le cas échéant - Le plan d'action est à jour


36

• Prise en main des nouvelles données

• Le manager (avec son équipe) doit :

– retrouver ses repères

– apprécier la situation dans sa globalité

– apprécier la situation activité par activité

– visualiser les écarts

Contenu de la réunion

________________________________________________________________________________

Flash

structuré visuel

limpide succinct


37

________________________________________________________________________________

Approfondissement

• Analyse détaillée des données

• Le manager (avec son équipe) doit :

– s'appuyer sur les états, et rapports du tableau de bord

– vérifier l'état des actions engagées précédemment

– analyser les résultats en cours

– vérifier les tendances par rapport aux objectifs

– évaluer les risques et conséquences

• Le manager interpelle l'équipe :

– "qui a de l'information sur … ?"

Contenu de la réunion


38

Typologies d'animation des indicateurs

Niveau Type d'

Indicateur Fréquence Horizon

Type d'information

Durée Livrables

CODIR de résultat

Mensuelle à Trimestrielle

Année 3 à 5 ans (PMT)

Stratégiques 1 à 3 jour(s)

Orientations stratégiques

Service de service Mensuelle à Trimestrielle

Trimestre Tactiques 1 à 2h Plan d'action

Projet de processus

Hebdo à Mensuelle

Hebdo Ou +

Opérationnelles 1 à 2h Plan d'action

Équipe d'action Journalière Par équipe

Journée Équipe

Opérationnelles 5 à 10' Consignes Plan d'action

Indicateurs de RÉSULTAT

Indicateurs de PROCESSUS

Indicateurs d'ACTION

Animation de + en + visuelle Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr

39

Tableau de Bord

Processus d'élaboration d'un

tableau de bord

Typologies de graphiques

Contenu d'un tableau

de communication

Typologies d'animations

Contenu de l'animation

Bonnes pratiques

Règles de l'art sur l'utilisation des

graphiques

Mise en forme d'un tableau

de communication

Les principaux concepts abordés


40

Diverses formules de mise en œuvre du jeu sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter

• Acquisition du jeu :

– Matériel

– Licence d'utilisation

– Option de formation de mise en main (formation des futurs formateurs à l'utilisation du jeu)

– Option de customisation du jeu à votre problématique

• Achat d'une animation du jeu :

– Réalisée par un animateur du CIPE

– Incluant le matériel mis en œuvre

– Option de customisation de l'animation à votre problématique

Modalités d'utilisation de VISUAL', le mangement visuel de la performance®

Contact : Nadia GHARBI

Tél. : 01 40 64 59 18

Mail : [email protected]

• Le jeu peut être customisé, à divers niveaux :

– Vocable utilisé

– Choix de chapitres spécifiques du jeu existant

– Ajout de concepts / chapitres

– Adaptation du jeu à un nombre de stagiaires important

– Etc.


Education

VISUAL' présentation 2015