LEAN Academy 2016 Session d’info 18 février

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• Lean Management – introduction courte• Lean Academy 2016• Un candidat-projet Lean idéal• Le trajet de formation – en pratique• Timing• Sélection• Questions

PROGRAMME

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• Opter pour « l’ Excellence Opérationnelle »via la philosophie Lean,

répondre aux attentes des clientsavec un minimum de moyens, sans gaspillage.

amélioration du fonctionnementet des prestations de services

réduction des couts

plus de sens au travail pour le fonctionnaire

LEAN MANAGEMENT

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Rechercher les sources de gaspillage

OverprocessingExécuter au delà des exigences

ou des attentes, manque de standardisation

DéplacementsCirculation des documents,

Archives illogiques, …

SurproductionSur-offre de

services ou d’informations non pertinents

Transfert du travailTravail fragmenté;

travail qui peut difficilement être repris

StockPiles de dossiers, mails,

travail en cours, …

Talent inutiliséAttitude personnelle,

manque de délégation;créativité inexploitée

RefaireÀ cause d’erreur d’exécution ou

d’un manque d’information

Attentesd’information,

d’autres intervenantsdans le processus,de signatures, ...

FocusAménagement de bureau,

manque d’assertivité, discipline,planning, …;

collègues inquiétants

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Quels sont les challenges « Lean »pour nos organisations ?

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• Focus sur l’applicabilité pratique: une équipe de projet de 2 à 4 personnes participe avec un projet concret d’amélioration

• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail

• Sur mesure : parfaitement adapté aux prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public

• Partage de connaissances et d’expériences entre les participants de différentes organisations

LEAN ACADEMY 3 (2016)Ce qui perdure

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• Leçons– Mieux impliquer le commanditaire/sponsor au départ et

pendant le projet– Se concentrer sur le coaching et le suivi au cours de

l’implémentation• Défis– Focus sur le client externe– Réduction des coûts

LEAN ACADEMY 1 + 2Lessons learned

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LEAN ACADEMY 3 (2016)Ce qui va changer

• Le sponsor/commanditaire est invité aux entretiens préliminaires et à deux étapes marquantes dans le trajet

• Le trajet ne se termine pas avec le livrable des propositions d'amélioration, mais va plus loin jusqu’à la phase d’implémentation

• Le trajet est donc allongé et passe de 4 à 6 mois

• Les moments de coaching sont renforcés

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Coûts et bénéfices de la Lean Academy 2 (2015)

Edition 2015; chiffres planifiée; l’implémentation vient de commencer

Coûts Lean Academy(uniques)

Montant (€) Bénéfices Lean Academy (annuellement)

Montant (€)

Coûts internes et externescoordination

110.000 Réduction de la capacité de personnel 60 FTE (planifiée)

3.600.000

Coût salarial des participants à la Lean Academy

234.000 Réduction des dépenses (planifiée) 125.000

Coût salarial des groupes de travail internes (15 jours/projet)

162.000 Réduction des délais pm

Coûts de personnel prévus pour l’implémentation (50 jours/projet)

450.000 Réduction des fautes pm

Les dépenses prévues pour la mise en œuvre

200.000 Augmentation de la satisfaction client

pm

Compétences acquises130 participants

pm

TOTAL Coûts 1.156.000 TOTAL Profits 3.725.000

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• Le projet se focalise sur un processus récurrent. Pas sur un département, pas sur un outil IT ou une réalisation unique;

• On y trouve un client qui a des besoins ainsi qu’un élément de sortie (output) concret, tangible, que l’on peut mesurer;

• Le processus concerné est améliorable (avantages attendus) en matière de réduction des coûts, des fautes ou des délais, au niveau de la qualité par rapport aux attentes des clients, … ;

• Le processus est suffisamment important pour le management (p.e. lien avec le contrat d’administration) et les domaines d’amélioration sont identifiés;

Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (1)

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• Le processus est suffisamment transversal (plusieurs départements sont concernés);

• Le champ d'application (scope) doit permettre une mise en œuvre dans les six mois;

• Les membres de l'équipe de projet peuvent dédier 30 à 50% de leur temps au projet;

• Le sponsor/mandataire peut décider de la mise à disposition de ressources (humaines) sur le projet.

Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (2)

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Profil des candidats

• Connaissance approfondie de son organisation• Compréhension des processus existants• Motivation• Expérience en gestion de processus, de projet et/ou du

changement (souhaitable)• Expérience en développement

de l’organisation, managementsupport et/ou contrôle interne (utile)

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Type proces Exemple

Processus clé • Rationalisation du processus de remboursement des produits relevant de la nutrition médicale

• Un traitement plus efficace des dossiers au sein de l’Office des Etrangers

• Des contrôles visant le feu bactérien plus efficaces• Optimiser la procédure « Conditions d’agrément »• Contrôle des activités professionnelles autorisées

Processus de support • Le processus des achats ICT• Le processus de recrutement• La gestion des autorisations pour le personnel

d’entretien• La surveillance de la santé des employés

Les sujets: quelques exemples LA 1 & 2

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Lean Academy: timing

CANDIDATURE 10 MARS – LE SPONSOR DEPOSE LE DOSSIER

SELECTION

25 MARS – LES PROJETS SELECTIONNES SONT PUBLIES SUR LE SITE WEB

AVRIL- JUIN

1. Entretiens d’intake 11-12-13-14 avril2. 1 journée de formation classique (groupes NL et FR)3. Coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) +

coaching individuel

SEPTEMBRE - NOVEMBRE

4. Implémentation: coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) + coaching individuel5. Présentation des résultats

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Lean Academy: approche

• Après une journée de théorie tout de suite se mettre au travail

• 5,5 jours de coaching en groupe

• 2 X 2 heures de coaching individuel

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Lean Academy: critères de sélection

FOCUSSUR LE CITOYEN

FOCUS SUR LA REDUCTION DES COÛTS

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Lean Academy: critères de sélectionsi trop de candidatures

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IMAGINE The great things we can do together

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Contact

• Ingrid De Haes (OFO-IFA)ingrid.dehaes@ofoifa.fgov.be

• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)veronique.wathieu@p-o.belgium.be• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)paul.vangampelaere@p-o.belgium.be