Le challenge de la documentation médicale : Le coût et l’impact de l’effort lié à la gestion de l’information et de la documentation médicale sont inconnus et non documentés

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Le challenge de la documentation médicale


L’HYPOTHÈSE :Le coût et l’impact de l’effort lié à la gestion de l’information et de la documentation médicale sont inconnus et non documentés.

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Influence sur la performance et l’efficienceUne étude originale réalisée en Allemagne


• 42% dans le rouge, 60+% coût relié au personnel, budget IT très bas: 1-2% Pression économique

• Diminution du nombre de médecins & pression financière affectent la relation médecin-patient. Besoin de documentation médicale croissant.

Temps & délais

• Information manquante ou erronée : Partage de l’information, codification, remboursementAccès aux données

• Des patients de plus en plus impliqués et qui exigent une prise en charge de meilleure qualité, l’accès à leurs informations et dossiers médicaux

Exigence qualité

• L’informatisation des hôpitaux allemands est à la traîne, peu de budgets dédiés à l’informatique, qui nécessitent des solutions simples et pragmatiques

Numérisation

Des hôpitaux allemands sous pression


Documentation patient :Historique patient, examen initial, briefing patient, compte rendu opératoire ou de soins, rapports de transfert, demandes de formulaires, rapports de sortie, documentation des soins infirmiers, notes de progrès, communications inter-médecins…

Documentation administrative :Codification des diagnostics et procédures, comptes rendus de consultations, échanges avec les caisses d‘assurances, sécurité sociale, inscriptions en cures, suivis de traitements, assurance qualité...

La documentation à l‘hôpitalLes processus documentaires analysés


Méthodes de documentation Pour classifier les différentes méthodes utilisées pour la création de la documentation, l‘étude en distingue 4 types, dont l‘utilisation respective a une une influence sur le temps passé et les efforts déployés pour créer et partager l‘information médicale, et son niveau de qualité.

Dictée numériqueavec transcription

Dictée numériqueReconnaissance

vocale

Documentation informatisée

PC, clavier, souris

Documentation manuelle

papier et stylo


Le parcours patient à l’hôpitalPersonnel administratif(Informations administratives, historique patient)

Services infirmiers(historique soins, état de santé)

Services médicaux(historique médical, situation actuelle, demandes de diagnostics)

Services diagnostics spécifiques(résultats de labos, d‘analyses, imagerie)

Documentation thérapie(prescriptions, médicaments)

Services de spécialités et thérapie(Rapport de conclusions, compte rendu opératoire)

Compte rendu infirmierCommentaires/notes du médecin

Sortie administrative

Admission

Sortie

Thérapie

Diagnostic


Temps passé sur la documentation

• Médecins : 4 heures / jour• Infirmiers : 3 heures / jour

– 32% de temps en plus depuis une étude de 2003

– 30% de sous estimation par rapport aux évaluations

Principaux résultats

Méthodes de documentation

• Papier & stylo : 43%• Taper dans le DPI : 50%• Dictée numérique : 6%• Reconnaissance vocale : 1%

Temps pour documenter

• 11 minutes par patient• Le plus gros effort est

porté sur la rédaction de l’histoire de la maladie, et la lettre de sortie


Coût de la documentation

• Budget santé allemand total : 86 milliards

• Budget personnel : 53,8 milliards (62%)

• Dépenses documentation: 11 milliards (21%)


Qualité de la documentation

• 90% des médecins incluent plus d’informations et de détails dans leurs comptes rendus par rapport à il y a 10 ans

• Pour 97% des médecins, le volume de documentation considérablement a augmenté

Coût de la documentation

• Dans 40% des cas, une recherche supplémentaire d’information est nécessaire

• 21% des médecins doivent attendre des informations avant de pouvoir continuer leur travail



Ce qui démotive les médecins• La charge de travail (36%)• Le travail administratif (27%)• Le manque de temps pour leurs loisirs (13%)

Ce qui motive les médecins• Aider le patient (32%)• Le défi médical (23%)• Le respect de la profession (22%)



Que feriez-vous de 30 minutes supplémentaires chaque jour ?

• Passerait plus de temps avec ses patients (32%)• Améliorerait la qualité des soins (29%)• Travaillerait moins (27%)

30 Minutes

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Le challenge de la documentation médicaleUne étude originale réalisée au Royaume Uni


Il est reconnu par tous les professionnels de santé que la documentation et l’information médicales jouent un rôle fondamental dans la qualité des services de santé, mais aucune étude n’en étudie l’impact sur le travail des médecins, les patients ni sur la santé financière des établissements de santé.


1. Des investissements colossaux sont actuellement en cours encourageant une meilleure gestion de la documentation médicale au Royaume Uni, dûs à• L’initiative 2018 du gouvernement britanniques vers des services de santé sans

papier (paperless nhs) • Une enveloppe financière dédiée à l’adoption du dossier patient intégré (integrated

digital care record) • Une initiative nationale pour que l’ensemble des dossiers patients soient

numériques, partagés en temps réel et interopérables d'ici 2020

2. La rapidité, la précision et l'exhaustivité de la documentation médicale sont essentiels à des prestations de soin de qualité

3. Aucune recherche pertinente ne mesure au Royaume Uni, l’impact de la documentation sur la qualité des soins, l’efficacité des professionnels de santé et les finances des hôpitaux et cliniques

Contexte de l’étude


Temps passé sur la documentation

• Médecins : 13,2 heures par semaine

• Personnel infirmier : 8,7 heures par semaine

= 30% de la semaine de travail!


Méthodes de documentation

• Papier & stylo : 42%• Clavier & souris: 37%• Dictée numérique: 16%• Reconnaissance vocale : 1%• Tablette : 4%

Temps pour documenter

• 68% de toute la documentation est du texte libre, le reste est de la dictée dans des champs.


Ce que nous apprend l’étude…L'étude nous permet une compréhension approfondie de la façon dont les médecins abordent et utilisent la documentation médicale et leurs points de vue sur la situation actuelle ...

Raisons• 27% | Pas assez complète

• 14% | Signification ambigüe

• 13% | Peu lisible

• 14% | Info connue mais non inclue dans les notes

• 16% | Examens ou diagnostics complémentaires nécessaires pour confirmer l’information

• 11% | manque de clarté sur les examens ou diagnostics complémentaires nécessaires

• 33% | Recherche de l’information

• 12% | Demande d’examen ou diag complémentaire, avec risque de duplication

• 12% | Poursuite du processus sans, parce qu’urgent

• 26% | Poursuite du processus sans, parce que non indispensable et prendrait trop de temps

• 12% | Attente et vérification ultérieure que l’info a été complétéet.

• 6% | Autre

RéponsesTemps perdu et retards• Temps passé à rechercher l’info

• Retard dans la mise en route du traitement

Implications

Actions (génerant des coûts)• Le plus souvent répétition

d’actions

• Génerant retard et coûts supplémentaires

Manque d’information• Opinions sur le travail sans une

information complète* Une doc incomplète n’est pas nécessairement intégralement due à des problèmes de précision ou d’exhaustivité. Voir tableau “raisons”.

Fréquence de problèmes de documentation incomplète

Info nondispo

Info dispo 72.6%

Dans 41% des cas, info non dispo directement lié à la non-finalisation de la doc et/ou à un manque de précision et dans 11% des cas, indirectement influencé par ces mêmes problèmes

Chercher et travailler malgré des l’informations manquantes parcequ’elle ne sont pas indispensables sont les réponses les plus frequemment données

27,4%


Les implications pour les médicins

Productivité personnel• TEMPS utilisé pour la recherche d’informations :

52 mn/ personne par jour au total and 69.9 pour les méd• TEMPS utilisé pour la vérification d’informations :

63 mn / personne par semaine• SESSIONS INEFFICACES à cause d’un manque d’information :

par ex. 3.5 RV de chirurgie par médecin par semaine

Satisfaction personnel• 68% des réponses expriment une INSATISFACTION


Les implications pour les patients

L’expérience du patient• POURSUITE DES SOIN RETARDÉE ou interrompue (délais allongés, RV

chirurgicaux multipliés, et potentiellement la durée d’hospitalisation du patient)

• EXAMENS DIAGNOSTICS RÉPÉTÉS (par exemples ex. sanguins)

Sécurité du Patient• Poursuite d’une procédure médicale SANS L´’INTÉGRALITÉ DE L

INFORMATION (En principe cependant dans 26%des cas parceque non indispensable).

* (si on considère les salaires médecins 19500 £ pa)


Les implications pour les finances Valeur moyenne du temps perdu 7600 £ /an / médecins• RECHERCHE Y VÉRIFICATION d’information

Optimisation des coûts (2500-6800 £ par pers/par an)• RÉPÉTITIONS d’examens• MANQUE À GAGNER lié à la sous capacité créee par ces problèmes

d’information

Augmentation de revenu (12500 £/personne/an) • OPTIMISATION DE L’UTILISATION des salles d’opérations en réduisant les

problèmes d’information• MEILLEURES ROTATIONS et taux d’occupation des lits en réduisant les

retards de partage de l’information


Plus de temps pour des CR plus complets?Une majorité écrasante de médecins affirme qu’avec plus de temps, les CR seraient plus complets…

Impro

bable

Assez

probable

Peu probab

le

Très p

robab

le

Probable

n=85

Mean rating (1-5)Per role or field

Réponse par profil

• “Très probable” est la réponse la plus fréquente, avec un total de 75% des réponses Assez probable, probable ou très probable.

Tous

Médecins

Personnels Infirmiers

Thérapeuthes

Improbable Peu probable Assez probable Probable Très probable

Tous

Médecins

Personnels Infirmiers

Thérapeuthes

Services de spécialités

Chirurgie

Urgences

Psychiatrie


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