1. Habitants 2.0 Adapter sa stratgie de communication dans un territoire connect 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Projet de refonte du site Ville du Mans et Le Mans Mtropole www.lemans.fr Alexis Braud lu Le Mans Mtropole numrique Yacine Guenzet consultant Lecko Win Lam Stratmains charge de mission Internet Le Mans Mtropole

2. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Contexte du projet La communaut urbaine Le Mans Mtropole Un territoire en volution - 14 communes depuis le 1er janvier 2013 - Prs de 200000 habitants - Situ 54 minutes de Paris Nouvelles communes 3. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Contexte du projet Une mutualisation des services fonctionnels de La ville du Mans et Le Mans Mtropole depuis sa cration (1973) 7 grandes directions Le CCAS et la communication externe sont rattachs la direction gnrale Pour les besoins du projet, la mission Internet a galement t rattache la direction gnrale 4. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Contexte du projet 5. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Contexte du projet Un site internet ancien et une multitude de sites disperss Une prsence sur les mdias sociaux non coordonne Une gestion de contenu centralise Pas de moyen spcifique allou au DSI pour le web Une communication sur le web peu dveloppe Des tlservices encore dvelopper (aujourdhui 5 tlservices et tlchargement de formulaires) Paiement factures de cantine, centre de loisirs Paiement facture deau Demande dinscription sur listes lectorales Recensement pour le service civil 6. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Contexte du projet Une prise en compte rcente de limportance du web dans la communication Des moyens modestes (1 animateur et 90k sur les 10 dernires annes) Une organisation trop peu implique dans le web Une vraie volont de progresser vite sur le sujet Une dynamique projet ambitieuse Avec forte implication des dcideurs Coordonne par la mission web Le regard du consultant 7. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Choix stratgiques Unifier les sites, les applications et les mdias sociaux au sein dune mme galaxie web ; Fiabiliser les contenus prsents sur diffrentes pages au sein dun mme site et dans les autres sites de la galaxie ; Rationnaliser la gestion des contenus en vitant les ressaisies et en faisant bnficier lensemble des sites les informations diffuses. 8. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Choix mthodologiques Un projet complexe ncessitant une expertise technique et stratgique a conduit recourir une AMO Les contraintes prendre dans le projet au consultant tait les suivantes : Faire coexister des pages ville du Mans et Le Mans Mtropole Volont de dvelopper des tlprocdures Besoin de cohrence entre les sites et de partager des informations communes Prendre en compte les contraintes rglementaires (accessibilit et scurit) Mobiliser les services sur lenjeux de la communication web 9. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Choix mthodologiques LAMO sest dcoupe en plusieurs phases : Analyse des besoins Conduite des entretiens stratgiques Animation de sminaires, ateliers et COPIL Rdaction dun schma directeur sur 6 ans Evaluation financire du projet Rdaction du CCTP Aide au choix du prestataire Accompagnement lors de la phase de mise en uvre Volont de dissocier la prestation dAMO et de ralisation du site, mention clairement nonce dans le CTTP Prsentation des rsultats de lanalyse des besoins : 10. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Positionnement stratgique actuel Le regard du consultant 11. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant COMMUNICATION SUR LINSTITUTION Objectif : Mieux faire connatre le rle de linstitution au quotidien Cible : Encarts contextuels Explication du rle de la CA Perspectives 12. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant VALORISATION DES PROJETS ET DE LACTION DES ELUS Objectif : Promouvoir le projet de territoire Cible Communication gradue sur les projets (actualits, pages, blogs, mdias sociaux, sites ddis) Prsentation dynamique des lus Perspectives 13. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant SERVICES AUX USAGERS Objectif : Faciliter laccs aux services sur Internet Cible Mise plat exhaustive de linformation sur les dmarches FAQ pour orienter vers les bons interlocuteurs Intgration transparente des services dmatrialiss Perspectives 14. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant DIALOGUE CITOYEN Objectif : Engager le dialogue avec les habitants Cible Fonctionnalits interactives (sondages, commentaires, etc.) Organisation du dialogue sur les mdias sociaux Exprimentations de dispositifs de dialogue en ligne ddies des sujets prcis Perspectives 15. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant INFORMATION SUR LA VIE DU TERRITOIRE Objectif : Valoriser le dynamisme territorial (au-del de laction de linstitution) Cible Agenda ouvert aux acteurs du territoire Diffusion et relais des vnements sur les mdias sociaux Intgration de cartographies sappuyant sur le SIG (approche territoriale plutt quinstitutionnelle Refonte de lannuaire des associations et son mode de mise jour Perspectives 16. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Les objectifs Le regard du consultant VALORISATION DU TERRITOIRE A LEXTERIEUR Objectif : Toucher des publics hors du territoire Cible Cration de rubriques ddies des profils spcifiques Dispositifs cibls (newsletters, sites, mdias sociaux ddis) Perspectives 17. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Schma dorganisation cible Rdacteurs Responsables de sites, sections, pages Animateurs de communauts Equipe dadministrateurs techniques et fonctionnels Comit politique internet Comit ditorial internet Dimension technico-fonctionnelle Dimension ditoriale Dimension stratgique Administrateurs techniques Administrateurs fonctionnels Dveloppeurs Graphistes Experts Rseaux thmatiques Mission internet 17 18. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Schma dorganisation cible Le schma dorganisation cible est un des objectifs atteindre lorsque le site sera en maintenance Au cours du projet une premire partie a t mise en place Comit de pilotage Mission Internet Rencontres thmatiques, par services et/ou par direction Les rencontres ont eu lieu sous forme de sminaires, dateliers et de runions rassemblant des lus, des directeurs, des chefs de service, ou des agents des services 19. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Schma dorganisation cible Certainement laxe damlioration le plus ncessaire pour la collectivit Des projets transversaux qui ncessitent Une forte implication de lensemble des acteurs de la collectivit Une marge de manuvre favorisant les initiatives Une coordination de ces initiatives par des rencontres Et des responsables ddies ce rle, avec une position dlectron libre Un pilotage collectif garantissant lalignement avec la stratgie de la collectivit Un schma idal rapidement concrtiser En identifiant les acteurs dj impliqus En utilisant la dynamique projet pour exprimenter cette nouvelle organisation concrtement Le regard du consultant 20. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Organisation lors du projet Le service communication externe Cabinet du maire prsident ont t associ lensemble des runions Volont dimpliquer la collectivit tous les chelons Ces rencontres ont t loccasion : de faire merger ou de prenniser dautres groupes : Groupes de travail Mdias sociaux Groupes thmatiques (Muses) de reprer les contributeurs potentiel et de sensibiliser sur les besoin den dsigner 21. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Organisation lors du projet Limplication interne tant un des principaux enjeux du projet, plusieurs actions ont t mens dans ce sens Une journe de sminaire en deux temps Une matine ouverte tous (Plus dune centaine de personnes : lus, encadrements, agents, spcialistes ou non) pour poser les enjeux du web dans la collectivit, et prsenter la dynamique du projet lchelle de linstitution Une aprs midi en 4 heures thmatiques (Enfance, Culture, Social, Services Techniques) pour identifier des pistes concrtes avec les personnes concernes Des rencontres transversales Cration dun rseau des animateurs de mdias sociaux (fdration des initiatives isoles dj existantes) Rencontres des acteurs de la culture et dautres domaines Le regard du consultant 1/2 22. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Organisation lors du projet Une implication des services en deux temps Rencontres des directions pour dfinir lintrt stratgique du projet web et la place quils pourraient y jouer Animation de runions de services, pilots par la direction, la mission web permettant de faire le tour des sujets concrets damlioration court et moyen terme Des ateliers de travail collectif Sur la dfinition des besoins front / back-office Sur lorganisation de linformation Sur le maquettage Le regard du consultant 2/2 23. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Organisation pour la mise en oeuvre Suite aux lections, des rencontres avec les nouveaux lus seront organises : Jeunesse Espace famille (Enfance et Education) Sports Sniors Culture Le Mans Mtropole souhaite internaliser et dvelopper les comptences de gestion, de ralisation, et de maintenance des sites Internet et Intranet Le recrutement dun dveloppeur est prvu 24. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Impacts connexes ce projet Au cours de ce travail, il est apparu que des projets devaient tre planifier au DSI : Projet sur la fdration didentit Projets de tlservices mettre en place Et des nouveaux projets ont t identifis : Plate-forme collaborative de gestion de lagenda culturel Besoins de cration de nouveaux sites 25. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Impacts connexes ce projet Des projets transversaux qui permettent de mettre le doigt sur : Des manques combler Projets techniques fdrer : Dmatrialisation, fdration didentit Projets ditoriaux initier / relier au projet web : nouveaux sites,, etc.) Des nouvelles manires de fonctionner (en rseau) Avec les autres acteurs du territoire (agenda ouvert) Au sein de lorganisation (organisation web, mdias sociaux, etc.) Le regard du consultant 26. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Le cahier des charges Solution open source : volont politique conforte par les expriences passes (site actuel, sites vnementiels raliss avec des CMS propritaires ) Besoin fonctionnels classiques mais besoin dune solution grant les sites multiples (partage des actualits, des agendas, et de contenu sur les sites de la mme galaxie) Intgration dune prestation de dfinition de la charge graphique et de maquettage Volont forte de respecter la rglementation sur laccessibilit et la scurit (RGAA et RGS) 2 lots dont un sur les prestations lie laccessibilit Volont de choisir un prestataire comptent en dveloppement et non une agence de communication. Critres de slection du prestataire : Comptences en dveloppement du CMS Capacit conduire un projet et de rpondre aux enjeux du projet Comptence en graphisme dans lquipe Comptence en accessibilit dans lquipe 27. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Le cahier des charges Travail technique avec le DSI et les services sur lhbergement, la vocalisation, un lecteur de pdf, la photothque, lannuaire) Lhbergement Imprativement externe (pas de comptence ni dinfrastructure pour le grer) avec possibilit de sous-traitance Avantages : suivi dlgu au prestataire Inconvnient : LMM captif du prestataire La photothque Volont dtudier la possibilit dutiliser la photothque interne au lieu dune photothque propose par le CMS Etude en cours Connexion avec la tlprocdure de gestion des rclamations techniques - Impact du projet internet sur le march - tude technique pour une prise en compte dans le CCTP 28. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Le cahier des charges Les spcificits : Une solution permettant doutiller le site portail, mais galement les sites satellites Un lot de pilotage de laccessibilit, indpendant de lintgrateur Un transfert de comptences vers des quipes interne Une collaboration sur le long terme pour mettre en uvre le schma directeur Le regard du consultant 29. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Schma directeur Fournir un plan daction pour 6 ans : Dfinitions des actions court et moyen-terme sur les axes stratgiques Mise en place dune organisation humaine adapte Construction de la galaxie web : une dizaine de sites dans la galaxie une trentaine de comptes de rseaux sociaux Application mobile, tous les sites doivent tre en responsive design, engager la cration de la charte graphique ddie aux sites mobiles 30. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Macro-planning global 6 ans vue densemble 2014 - Prparation 2015 - Lancement - Cadrage stratgique - Prparation systme technique - Mise en place de lorganisation cible Implication des directions Gouvernance politique Organisation ditoriale Professionnalisation mdias sociaux - Conception du portail - Elaboration du rubriquage et du recueil des contenus - Mise en rseau Agenda ouvert Approche territoriale sur les contenus Premiers contenus cartographiques - Cartographie galaxie web - Lancement et promotion du portail - Lancement animation publication dcentralise - Mise jour et dveloppement de nouveaux contenus - Premires exprimentations Communication projets Dialogue citoyen Communication cible Fdration de contenus thmatiques - Plan de la galaxie web - Liens entre sites galaxie - Dbut homognisation des sites - Dveloppements et rapprochements des mdias sociaux 2016 Dbut communication cible 2017 Enrichissement galaxie web 30 2018 2019 consolidations, bilans et prparation 2 - Elargissement contenus portail - Premiers portails cibls Par public Par thmatique - Refonte progressive sites galaxie et dploiement versions mobiles - Poursuites des exprimentations - Rapprochements, fusions des mdias sociaux - Nouveaux portails cibls - Poursuite refonte / fusions sites galaxie - Lancements de sites mobiles innovants - Exprimentations / nouvelles tendances - Bilan / volution de lorganisation - Refonte graphique portail - Consolidation, gnralisation des exprimentations - Bilan et perspectives gnrales - Humain - Stratgique - Technique - Editorial 31. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Schma directeur Planifier sur le long terme : Une approche ncessaire tant donn ltendue du travail faire par toute lorganisation Qui devra tre port et suivi par lensemble de linstitution pour vraiment tre mis en uvre Le regard du consultant 32. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Annexes Rsultats de lanalyse des offres reues pour lappel doffre dAMO 33. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Analyse des critres et sous-critres lis la valeur technique de loffre initiale LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre COSIALIS 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre Offre 2 ASTONE SOLUTIONS - Rennes 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre Offre 3 ILLISITE - Chtillon 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre Offre 4 34. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Analyse des critres et sous-critres lis la gestion de projet Offre initiale LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Dmarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet COSIALIS - Carquefou 0 20 40 60 80 100 Dmarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 2 ASTONE SOLUTIONS - Rennes 0 20 40 60 80 100 Dmarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 3 ILLISITE - Chtillon 0 20 40 60 80 100 Dmarche projet Pertinence du planningOutils de suivi du projet Offre 4 35. 12 & 13 juin 2014 Issy-les-Moulineaux 6E RENCONTRES NATIONALES Communication numrique Analyse des offres finales Analyse des critres et sous-critres lis la valeur technique LECKO - Paris 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre COSIALIS 0 20 40 60 80 100 Analyse des besoins Rdaction du schma directeur Prsentations internes Dfinition du systme cibleRdaction du CCTP Aide au choix de la solution Assistance la mise en oeuvre Offre 2