35
Legal-tools.fr

Legal tools présentation

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Legal tools présentation

Legal-tools.fr

Page 2: Legal tools présentation

Ce que nous vous apportonsPrésentation

• Une expertise juridique • Une compétence reconnue dans le business

process management• Une expertise technique• Des solutions de simplification des relations

contractuelles

Page 3: Legal tools présentation

Ce que nous vous apportonsNos missions

• Nous intervenons pour définir avec vous des systèmes de dématérialisation qui seront conformes à vos souhaits et à la réglementation en vigueur ;

• Nous assumons sur mandat de l’entreprise la mission de Conseiller Informatique et Liberté ;

• Nous proposons des solutions informatiques à des problématiques juridiques afin de rendre votre entreprise toujours plus performante.

• Nous vous aidons à alléger la gestion de vos relations contractuelles en droit des sociétés, en matière de copropriété ou en droit du travail.

Page 4: Legal tools présentation

Ce que nous vous apportonsNotre culture

• Legal Tools dispose d’une identité forte : l’alliance inédite du juridique et de l’informatique.

• Un problème juridique est aujourd’hui un problème informatique ; un problème informatique est le versant technique d’un problème juridique.

• Conjuguez le juridique et l’informatique pour améliorer votre sécurité juridique et informatique

Page 5: Legal tools présentation

Notre méthodologieUne maîtrise des règles applicables aux

entreprises• La dématérialisation des documents dans une

entreprise dépend d’abord et avant tout de la réglementation en vigueur.

• Legal Tools vous informe du cadre juridique dans lequel vous évoluez pour définir un système d’information spécifique à votre entreprise qui tient compte de vos besoins et de l’obligation de respecter la réglementation en vigueur.

Page 6: Legal tools présentation

Notre méthodologieUne analyse de la spécificité des besoins de

l’entreprise• La réglementation est la même pour tout le

monde. Pourtant, chaque entreprise est unique.

• Legal Tools propose selon les besoins des solutions informatiques spécifiques et sécurisées après une analyse approfondie des relations contractuelles de l’entreprise.

Page 7: Legal tools présentation

Notre méthodologieLa sécurisation des relations juridiques par

l’informatique

• Legal Tools part du principe que la sécurité informatique n’est pas dissociable de la sécurité juridique.

• Legal Tools analyse les relations contractuelles dans une logique de simplification et de sécurisation afin de définir avec vous une protection contre le contentieux.

Page 8: Legal tools présentation

Statuts Tools

• Dématérialisez la gestion administrative de votre société

Page 9: Legal tools présentation

Statuts Tools• Plusieurs dispositions du Code de commerce permettent aux associés de procéder

à des consultations et à des votes électroniques. • Legal Tools met en place au sein de chaque société un système qui, selon la forme

sociale, peut aller de la convocation par courrier électronique à un vote électronique en passant par un stockage personnalisé et sécurisé des données nécessaires à la prise de décision.

• Legal Tools vous permet de réduire les frais de gestion en facilitant la transmission en toute sécurité des informations indispensables à la vie des sociétés.

• La facturation dépend du nombre d’associés concernés par la procédure de dématérialisation.

• Pour une estimation du coût annuel d’une démarche de dématérialisation, contacter …

Page 10: Legal tools présentation

Statuts Tools• Legal Tools vous propose de créer pour votre société une

plateforme qui gérera les dates de convocation des assemblées générales, voire le vote électronique des délibérations.

• La société dispose en outre d’une conservation sécurisée des différents procès-verbaux d’assemblée. Enfin, elle allège tout à la fois les frais de gestion annuel de convocation et ceux plus structurants d’archivage.

• Occupez vous de l’activité de la société ; la plateforme Legal Tools conjugue sécurité juridique et informatique pour alléger vos tâches administratives.

Page 11: Legal tools présentation

Statuts Tools• Les Assemblées générales en un clics

– La plateforme Statuts Tools vous permet de convoquer et de faire voter les associés dans le cadre d’une procédure sécurisée. Selon ce que vous aurez décidé, les associés peuvent voter à un moment précis ou disposer d’une période délimitée, peu importe le lieu où ils se trouvent à partir du moment où ils disposent d’une connexion sécurisée.

– Spécialement pour les sociétés par actions simplifiée, Legal Tools peut adapter des procédures selon ce qui a été défini dans les statuts.

• Des économies substantielles– Par un investissement initial ou sur abonnement, vous mettez fin aux

envois postaux et à la reprographie des procès-verbaux.• Un classement simplifié et convivial

– Selon vos préférences, chaque associé ou uniquement un responsable nommément désigné, peut consulter quand il le veut à partir d’un accès sécurisé les différents documents qui s’accumulent au fil des ans.

Page 12: Legal tools présentation

Syndic Tools

• Simplifiez-vous la gestion des copropriétés

Page 13: Legal tools présentation

Syndic Tools• En vertu du décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015, les syndics

peuvent procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique.

• Afin de faciliter cette mutation, Legal Tools a mis en place des plateformes sécurisées par le biais desquelles les syndics peuvent accomplir les principales démarches de la copropriété par voie électronique.

• Economie de temps et d’argent, Legal Tools vous permet de proposer un service moderne aux copropriétaires dont la tarification dépend du nombre d’appartements de la copropriété et de comptes créés pour que chacun puisse stocker ce que bon lui semble.

• Pour une estimation du coût annuel d’une démarche de dématérialisation, contacter …

Page 14: Legal tools présentation

Syndic Tools

• Legal Tools vous propose de créer pour gérer votre activité de syndic une interface entre les copropriétaires, les locataires et vous. Les échéances sont paramétrées ; les procédures prédéfinies et le tout s’inscrit dans un cadre sécurisé qui peut même inclure le paiement en ligne des charges de copropriété. Toutes les informations sont accessibles en ligne à partir d’un identifiant et d’un mot de passe sécurisé.

• Utiliser Syndic Tools, c’est disposer d’un argument incontestable sur le sérieux de votre démarche quand une copropriété vous confie la gestion d’un immeuble.

Page 15: Legal tools présentation

Syndic Tools

• Une gestion allégée– Une fois les paramètres de la plateforme définis, vous êtes

automatiquement avertis des éventuels impayés ou des problèmes que peut rencontrer un locataire.

• Une gestion sécurisée– La procédure mise en place permet d’éviter les

contestations sur la tenue des assemblées générales. Vous pouvez centraliser les procurations et éviter les éventuelles fraudes.

• Une gestion transparente– Le prix de l’utilisation de la plateforme dépend du nombre

de copropriétaires concernés.

Page 16: Legal tools présentation

Invoice Tools

• Gérez la transition informatique Sécurisez vos factures électroniques

Page 17: Legal tools présentation

Invoice Tools• En vertu de l’ordonnance du 26 juin 2014, les entreprises ont

l’obligation d’installer un système de facturation électronique. Toutes les entreprises sont concernées ; seules les échéances diffèrent selon la taille de l’entreprise.

• Legal Tools vous accompagne dans la mise en conformité de votre système de facturation et définit avec vous un process de dématérialisation conforme à la réglementation fiscale et à vos exigences en termes de productivité.

• Pour une estimation de la mise en place d’un process de dématérialisation en matière de facturation, contacter…

• Legal Tools, fort de son expertise, est titulaire de la marque Invoice Tools.

Page 18: Legal tools présentation

Invoice Tools• La dématérialisation des factures a pour corollaire un contrôle fiscal

des seuls documents sous forme électronique. En effet, en vertu de l’article 47 A I du Livre des procédures fiscales, les contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés doivent la présenter sous forme de fichiers dématérialisés lors d'un contrôle de l'administration fiscale.

• La loi oblige ainsi les entreprises à revoir leur processus de facturation, à défaut de quoi l’entreprise sera sanctionnée.

• Legal Tools peut vous accompagner dans l’informatisation de ces processus en vous assurant la mise en place d’un système informatique et conforme à la nouvelle réglementation en la matière.

Page 19: Legal tools présentation

Invoice Tools

• Un process indispensable– Il est clairement spécifié que les entreprises qui ne

respecteront pas les échéances en matière de dématérialisation des factures s’exposent à des sanctions.

• Un process sécurisé– La réglementation distingue deux formes de factures en

fonction du degré de sécurité que l’entreprise recherche. Legal Tools est à même de vous conseiller en fonction de vos besoins et de votre budget.

• Un process de sauvegarde – Afin de répondre aux différentes échéances fiscales, Legal

Tools vous propose des solutions de stockage qui garantiront l’intégrité de vos factures en cas de contrôle ou contestation.

Page 20: Legal tools présentation

Working ToolsLes relations de travail sont également concernées par la dématérialisation. Depuis 2009, les entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie qu’elles envoient à leurs salariés. Depuis 2004, les entreprises peuvent installer des systèmes de vote électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.Legal Tools peut vous aider à vous conformer à la législation sociale et améliorer ainsi la productivité de l’entreprise tout en respectant les normes en la matière.Legal Tools est fier avec Working Tools de proposer un système de comptabilisation des heures supplémentaires en fonction du temps passé dans l’entreprise. Simple, intuitif, ce produit est téléchargeable à l’adresse suivante et vaut pour les principaux contrats que peut passer un salarié avec son employeur. …Legal Tools, fort de son expertise, est titulaire de la marque Working Tools.

Page 21: Legal tools présentation

I Sign-Tools

• Adoptez la signature électronique

Page 22: Legal tools présentation

I Sign-Tools• La signature électronique constitue un mode de preuve. En vertu de l’article

1316-1 du Code civil, « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Il est donc parfaitement possible pour une entreprise d’instaurer des procédures électroniques à condition toutefois de respecter les normes techniques de façon à ce qu’en cas de conflit, l’acte signé selon un mode électronique puisse véritablement servir de preuve.

• Legal Tools conjugue pour vous sécurité juridique et informatique. Les outils informatiques sont utilisés en fonction et à partir des contraintes juridiques. L’entreprise fait des économies de papier sans prendre le risque d’être prise au dépourvu en cas de procès.

• Pour une estimation de la mise en place d’une procédure à base de signature électronique, contacter…

Page 23: Legal tools présentation

I Sign-Tools

• La signature électronique s’impose comme le nouveau mode de preuve des contrats. Ecologique, rapide et économe, le recours à la signature électronique permet à l’entreprise de fluidifier ses relations contractuelles.

• Pour arriver à ce résultat, Legal Tools met à votre disposition son expertise juridico-informatique pour conjuguer avec vous la sécurité informatique et la sécurité juridique.

Page 24: Legal tools présentation

Legal Tools

Signatures électroniques : il suffit de cliquer, signer et envoyerQue vous ayez besoin de signer un formulaire ou d'approuver un contrat, notre solution vous permet d'apposer facilement votre signature électronique dans n'importe quel fichier PDF. Vous n'aurez plus jamais besoin d'imprimer, télécopier ou envoyer des documents par courrier express.

PERFECTIONNEMENT : Apposez votre signature électronique dans un PDF

Signez un PDF en quelques secondes. Vous pouvez saisir ou tracer votre nom, insérer l'image de votre signature ou utiliser une signature avec certificat.

SECURISATION : Utilisez des signatures avec certificat

Si votre société vous a fourni un identifiant numérique reposant sur un certificat, vous pouvez ajouter une signature avec certificat dans un PDF. Cela permet aux destinataires de vérifier que le fichier est authentique et que vous en êtes bien l'expéditeur.

GESTION : Gérez vos documents signés en ligne

Gérez et stockez les fichiers signés plus efficacement en accédant au service de signature électronique directement depuis un site Web. Transférez votre document signé ou demandez à d'autres personnes de signer vos documents.

24

I Sign-Tools

Page 25: Legal tools présentation

Legal Tools

Exemple : Groupe Brandt France – Projet « Contrat Revendeur »Réalisation d’une plateforme de génération des contrats revendeurs (Darty / Carrefour / etc.) dématérialisés et de gestion du processus de signature des contrats, intégrant :

La génération dématérialisée d’un contrat électronique La signature électronique des contrats La centralisation et l’archivage des contrats signés

25

Environnement technologique fortement hétérogène IBM AS400 Catalogue produit Dassault Systems Archivage Sharepoint 2013 Front Web HTML5 / Bootstrap / Angular.js Serveur : .NET 4.5 / SQL Server

I Sign-Tools

Gain pour le client

DIMINUTION DRASTIQUE DU COÛT DE TRAITEMENT

900 € 0,6 €⇒

CENTRALISATION ET DÉMATÉRIALISATION Papier Intranet⇒

DÉLAI DE TRAITEMENT DES CONTRATSde 18 j. ⇒ 90 minutes

Page 26: Legal tools présentation

Expertise juridico-informatiqueParce qu’un problème informatique est aussi un problème juridique

Page 27: Legal tools présentation

Expertise juridico-informatiqueQue ce soit en matière de dématérialisation, de paiement en ligne ou de stockage de données, la mise en place d’un système d’information implique une réflexion juridico-informatique. Legal Tools vous propose une expertise complète de votre site et des liens contractuels qui se nouent à partir de lui. Cette expertise vous permet de vérifier si vos procédures de sécurité sont suffisamment bien définies de façon à vous prémunir en cas de contentieux. Spécialisé en matière de signature électronique, de définition des procédures de back-office, l’expertise Legal Tools devient un préalable indispensable à toute refonte ou évolution d’un système d’information. Pour nous contacter …

Page 28: Legal tools présentation

Expertise juridico-informatiqueExpertise de plateformes Web au regard de la réglementation CNILLa mise en place d’une plateforme web est soumise à une réglementation toujours plus précise en matière de protection de données personnelles. L’entreprise qui ne s’y conformerait pas s’expose à de lourdes sanctions pénales même en cas de négligence (art. Art. 226-16 du Code pénal). Face à ce danger toujours plus grand, Legal Tools vous apporte l’expertise nécessaire pour répondre aux multiples exigences de la CNIL.Ne laissez pas votre système informatique devenir une source de problèmes juridiques.

Page 29: Legal tools présentation

Expertise juridico-informatiqueExpertise de recetteLe terme recette désigne la dernière étape de l’exécution du contrat informatique. Une fois la prestation recettée, le prestataire informatique n’a plus à assumer les risques de l’ouvrage. Etape décisive dans l’exécution d’un contrat informatique, la recette exige : -d’une part qu’elle ait été correctement définie dans le contrat ; -d’autre part qu’elle soit menée dans les règles de l’art pour éviter les futurs dysfonctionnements. Grâce à son expertise juridique et technique, Legal Tools peut vous assister lors de la procédure de recette et vous éviter de vous retrouver avec un système déficient.

Page 30: Legal tools présentation

Correspondant Informatique et LibertéDélégué à la protection des données personnelles

Désignez Legal Tools comme votre Correspondant Informatique et Liberté

Page 31: Legal tools présentation

Correspondant Informatique et LibertéDélégué à la protection des données personnelles

La réglementation européenne impose à compter de 2016 la nomination d’un délégué à la protection des données personnelles pour les traitements portant sur plus de 5 000 personnes concernées sur une période de douze mois consécutifs.La réglementation française préconise de façon générale la nomination d’un Conseiller Informatique et Liberté pour assurer que le traitement des données personnelles collectées par l’entreprise s’effectue dans le respect du droit des individus. Dans un cas comme dans l’autre, faute de nommer et assurer la mise en place de process de conformité, les entreprises s’exposent à de lourdes sanctions pécuniaires. Legal Tools fort de son expérience a rempli les démarches auprès des autorités administratives pour exercer ses fonctions. Legal Tools met ainsi le droit au service de l’informatique pour vous accompagner dans cette mutation profonde de votre activité. Pour plus de renseignements, contacter…

Page 32: Legal tools présentation

Crédit Impôt Recherche

• Sécurisez vos dossiers C.I.R. avec Legal Tools

Page 33: Legal tools présentation

Crédit Impôt Recherche

• Le Crédit- Impôt Recherche Innovation vise à aider les entreprises à réduire leur imposition en fonction du montant des dépenses qu’elles consacrent à l’innovation.

• L’identification de ces opérations ainsi que le calcul des sommes dues impliquent la maîtrise des règles juridiques et techniques applicables en la matière.

• Legal Tools vous assure une expertise fondée sur la maîtrise

- des règles fiscales (BOI-BIC-RICI-10- 10-45).- du Manuel d’Oslo.

Page 34: Legal tools présentation

Crédit Impôt Recherche

• Honoraires• La majorité des entreprises qui interviennent afin de

vous aider à récupérer ce qui vous est dû fixent une rémunération au pourcentage -autour de 18 % -qui dépend de ce que l’administration fiscale vous versera.

• Legal Tools privilégie, au contraire, une démarche qualité-conseils. Legal Tools propose une rémunération forfaitaire afin de vous garantir une meilleure rentabilité sur ce type de dossiers et vous éviter de mauvaises anticipations.

Page 35: Legal tools présentation

Qui sommes nous • Legal Tools est le fruit de la rencontre entre l’expertise juridique

et l’expertise informatique (mettre des photos). • Jacques Amar, maître de conférences en droit privé HDR,

Université Paris-Dauphine enseigne le droit des affaires depuis plus de 15 ans. Il est spécialisé dans l’expertise juridique de sites informatiques.

• Lionel Chemla, ingénieur, président de la SAS Catalyse It, spécialisée dans la mise en place de business process management. Son expérience comme ses qualifications en font un expert reconnu en matière de crédit-impôt recherche et de système d’information.

• Contact : [email protected]