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Des outils gratuits au service des TPE et PME
Des outils gratuits sur Internet : comment est-ce possible ?
Proposer des outils gratuits : une stratégie
• Les motivations d’un éditeur de logiciel – Participe au bien-être d’une communauté
– Béta-teste un nouvel outil grâce aux internautes
– Utilise la mise à disposition de l’outil comme un outil d’avant vente = met le pied dans la porte• Des versions différentes (gratuites /payantes)
– Selon le public: ex Avast gratuit pour le grand public / payant pour l’offre BtoB
– Selon le volume de données à stocker– Selon le nombre d’utilisateurs– Selon la durée d’utilisation– Selon les fonctionnalités proposées
•L’insertion d’encarts publicitaires•La proposition de services associés : ex intégration
Modèles techniques :
Avantages Inconvénients
A télécharger Disponible même sans accès Internet
• Difficultés éventuelles d’installation
• Besoin de suivre les changements de version
• Risque d’importer des virus
En ligne • Evite des difficultés d’installation
• Permet de suivre les changements de version
• Pas d’accès à l’outil en cas de coupure réseau
• Risque de perdre son travail s’il n’a pas été sauvegardé en cas de microcoupure
Des points de vigilance
• Clauses d’utilisation• Propriétés des informations stockées• Bien lire les différentes phases d’identification ou
d’installation d’un logiciel pour éviter d’être spammé ou d’installer des logiciels non souhaités (ex Ask, Babylon)
• Durée de vie de l’outil / viabilité de l’éditeur et sa stratégie
TROUVER DES OUTILS … ADAPTÉS À SES BESOINS
Il existe pratiquement des outils sur tous les thèmes :
SE COORDONNER
Organiser des rendez-vous : Doodle
Mode d’emploiCréer un sondageEnvoyer le lien à l’ensemble des personnes sollicitées
Pour répondre, les participants n’ont qu’à cliquer sur le lien et indiquer leur disponibilité
Consulter le tableau de synthèse des disponibilités de chacun quand tous ont répondu. Choisir la date la plus favorableClore le sondage quand l’ensemble des réponses ont été recueillies
Outil de sondage permettant de trouver une date commune de rendez-vous
Fiche technique
Outil : sondage Utilisation : en ligne Coût : gratuitConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Avantages : Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit Ergonomie très simple Nombre de participants illimitées
Inconvénients : Nécessité de relancer les participants s’ils ne
répondent pas rapidement Nécessité de renvoyer un mail avec la date finalement
choisie à tous
www.doodle.com
Organiser des rendez vous : les agendas partagés – Google Agenda
Mode d’emploi Prérequis : avoir un compte Google (Gmail, Google+) Définir votre agenda : fuseau horaire, mode de
réception des rappels, synchronisation éventuelle avec un portable
Créer un rendez-vous : choisir la date et l’heure
Gestionnaire d’agendas partagés
Fiche technique
Outil : gestion d’agendasUtilisation : en ligne Coût : gratuitConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit Ergonomie très simple Multi-utilisateurs Synchronisation avec les outils mobiles
Inconvénients : Pas d’accès aux données sans accès Internet Migration difficile vers d’autres outils
https://www.google.com/calendar
ORGANISER DES RENDEZ VOUS OU RÉUNIONS A DISTANCE
Organiser une webconférence : Skype
Mode d’emploi Télécharger le logiciel sur son poste
Créer un compte en choisissant un pseudo et un mot de passe
Ajouter des contacts en trouvant leurs comptes Skype Pour appeler un contact le sélectionner dans la liste et cliquer
sur Appel (vidéo ou non) Pour partager son écran, il suffit une fois la connexion
effectuée d’appuyer sur + puis Partage d’écrans puis Démarrer
Echanger avec des interlocuteurs en vidéo et visualiser ensemble un écran
Fiche technique
Outil : webconférence Utilisation : installation nécessaireCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : oui
Avantages : Permet de téléphoner gratuitement à d’autres utilisateurs
Skype Permet de partager un écran Très simple à prendre en main
Inconvénients : Demande une connexion haut (ou très haut) débit et un casque micro Ne permet pas de prise en main à distance
www.skype.com/fr/
Webconférence : d’autres solutions
Solution Descriptif Nombre de participants
Avantages Inconvénients
Google + Hangout •Prérequis : avoir un compte Google+•Télécharger le plugIn Hangout• Webconférence multiutilisateurs• Partage d’écrans
Jusqu’à 10 Diffusion en direct de la visioconférence possible sur Google Plus et Youtube
• Les participants doivent avoir des comptes Google
• L’ensemble des fonctionnalités s’appuie sur des outils Google
Teamwiewer •Webconférence bipartite• Partage d’écrans• Prise en main à distance
2 Pas d’installation nécessaire pour l’invité
Idéal pour une discussion avec un partenaire. Ne permet pas de multiplier les interlocuteurs
PARTAGER DES FICHIERS
Partager temporairement des fichiers lourds : Hightail
Mode d’emploiRemplir le formulaire sur HightailSélectionner le fichier sur votre disque dur pour qu’il soit
téléchargé sur le serveur de Hightail Hightail envoie aux destinataires indiqués un lien vers le
fichier à télécharger
Partager des fichiers lourds incompatibles avec les limites des poids de fichiers des messageries (5 à 10 Mo maximum)
Fiche technique
Outil : envoi de fichiers lourds (plus de 10 Mo) Utilisation : en ligne Coût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : inscription obligatoire
Avantages : Permet de transférer des fichiers jusqu’à 100 Mo Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit Ergonomie très simple Nombre de participants illimitées
Inconvénients : Hightail n’héberge les fichiers que 7 jours. Au-delà, ils
sont supprimés.
https://fr.hightail.com
Partager des fichiers lourds :
• Autres solutions de plateforme de partage temporaire de fichiers
Free Download Jusqu’à 1Go, 30 jours de conservation
DropCloudfr.wesend.com
Jusqu’à 100 Mo, 7 jours de conservation
Wetransfer Jusqu’à 1Go, 30 jours de conservation
…….
Sauvegarder et partager des fichiers : Dropbox
Mode d’emploi Se créer un compte sur Dropbox Installer le logiciel sur l’ordinateur où sont stockées les données Indiquer le répertoire de synchronisation
Permet de sauvegarder ses documents sur un support, de récupérer des fichiers à la volée, n’importe où et n’importe quand, de les déplacer d’ordinateur en ordinateur et d’ouvrir des droits à des utilisateurs.
Fiche technique
Outil : sauvegarde et partage de fichiers Utilisation : en ligne et sur les postes utilisateursCoût : gratuit jusqu’à 2 Go de données Conditions d’utilisation : droit de consultation, de copie et de distribution des fichiers stockés par DropboxInscription au service : obligatoire
Avantages : Permet de partager des informations y compris avec des
personnes extérieures à l’entreprise Sécuriser l’accès aux informations : identifiants, gestion des
droits d’accès Synchroniser automatiquement les fichiers locaux avec les
fichiers distants Gérer les différentes versions d’un document Multiplateforme
Inconvénients : Les données ne sont accessibles que via un navigateur
Internet si elles ne sont pas synchronisées La synchronisation n’est effectuée que sur un seul
répertoire intitulé Dropbox. Confidentialité des données
www.dropbox.com
Synchroniser et partager des documents en ligne : d’autres solutions
Solution Descriptif Espace de stockage gratuit
Avantages Inconvénients
Google Drive Suite logique de Google Docs. Permet de synchroniser puis partager des documents en ligne
5 Go • Multiplateforme• Moteur de recherche intégré
• Choix du dossier de synchronisation peu souple.
• Conditions d’utilisation équivalentes à celles de Dropbox
SkyDrive Appartient à la suite Windows Live
7 Go • Système de stockage et de partage très simple
• Accès à la suite bureautique Office
Les fichiers ne doivent pas dépasser 300Mo chacunServices longs à chargerNavigation pas optimale
SugarSync Application qui permet d'envoyer des fichiers de son PC dans le nuage pour les retrouver plus tard sur son mobile ou son ordinateur
5Go • Mise à jour automatique des dossiers synchronisés
• Multiplateforme• Envoi de fichiers et de liens privés
Synchronisation pouvant être instable
Box Stockage des fichiers en ligne
5Go • Accès aux fichiers en ligne • Ne permet pas de synchroniser les fichiers avec son ordinateur
• Taille des fichiers limités à 25 Mo
…
En synthèse
Solution Avantages Inconvénients Cout Temps de mise en place Remarque
Sites d’échange de fichiers
- Echanger ponctuellement des fichiers volumineux- Gratuit ou presque
- Volume et durée de stockage limités- Dépôt d’un seul fichier à la fois sur le site
Faible voire gratuit+
Pas de mise en place nécessaire+
Pour une utilisation très ponctuelle
Services de partage de fichiers
Permet à plusieurs personnes de travailler ensemble à distance
Les données peuvent être perdues si le prestataire n’est pas fiable
Coût variable selon le nombre d’utilisateurs, du volume de données stockées et des fonctionnalités++
++
Besoin de partager des documents accessibles à l’extérieur (ex : documentation commerciale pour les commerciaux)
ORGANISER SES IDÉES
Organiser ses idées : FreeMind
Mode d’emploi Télécharger le logiciel sur son posteOuvrir le logiciel FreemindCréer une nouvelle carte puis des « nœuds » .
Personnaliser si besoin la présentation des nœuds, des liens
Associer des images, des liens, des notes
Organiser ses idées sous forme d’arborescences (cartes heuristiques)
Fiche technique
Outil : Organiser des idéesUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Permet de noter des idées puis de les classer, de les
hiérarchiser voire de faire des liens entre deux idées Déplacement facile des idées sur la carte
Inconvénients : Nécessité de télécharger l’utilitaire sur son poste
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
Organiser ses idées sous forme d’arborescences : exemples d’autres outils
XMind : Logiciel open source à télécharger sur son postePossibilité de choisir la charte graphique de sa présentationhttp://www.xmind.net/
Coogle : Outil de cartographie des idées lié à Google. Accès et sauvegarde en ligne. Possibilité de partager la carte avec d’autres utilisateurs Google. Seuls exports PDF ou PNGhttps://coggle.it
FraMindMap : outil en ligne permettant de faire une carte de ses idées, de la sauvegarder sur son poste. http://framindmap.org
Organiser ses idées : Trello
Mode d’emploi Créer un compte sur TrelloCréer un panneau d’affichage (Board) Créer des listes qui permettront d’organiser vos post-it Créer vos post-its et les enrichir selon le besoin (texte descriptif,
image associée, classement dans des rubriques)Donner des droits d’accès à d’autres utilisateurs si vous
souhaitez collaborer avec d’autres sur votre panneau d’affichage
Organiser ses idées sous forme de post-it numériques
Fiche technique
Outil : Organisation d’idéesUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Permet de noter des idées puis de les classer, de les
hiérarchiser Déplacement facile des idées sur le panneau Descriptif riche de l’idée Possibilité de collaborer sur un panneau d’affichage
Inconvénients : Utilitaire en anglais
https://trello.com
INTEGRER DES IMAGES
Banques de données d’images gratuites et libres de droits :
Stockvault : Site simple avec une navigation efficace avec près de 30 000 photos de qualité. Inconvénient : site en anglais
Photl.com : propose des images propres au site, qui ne se retrouveront donc pas ailleurs. Inconvénients : site en anglais, thématiques encore assez limitées
Everystockphoto : moteur de recherche d’images gratuites et libres de droits. Permet de repérer des images dans différentes bases de données. Inconvénient : la recherche doit se faire en anglais, les résultats sont parfois peu pertinents car le moteur élargit les recherches
Freeimages : Plus de 400.000 photos libres de droits. Possibilité de faire des recherches en français. Inconvénient la navigation se fait en anglais
Retoucher des images : ex Pixlr
Mode d’emploiUne palette couleur permet de choisir la couleur souhaitée Des outils de retouche : sélection de la zone d’une image,
remplissage d’une zone avec une couleur, dessin avec un pinceau ou en recourant à des formes déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image
Des outils de filtre pour optimiser les niveaux, luminosités, saturations et contrastes de l’image
Modifier des images
Fiche technique
Outil : outil graphiqueUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Avantages : Propose de très nombreuses options pour retravailler
une image
Inconvénients : Un peu de temps de prise en main est nécessaire
Retoucher des images : gimp
Gimp
Logiciel de traitement d’images. .
Fiche technique
Outil : outil graphiqueUtilisation : téléchargement sur le posteCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Mode d’emploi Logique des calcs Des outils de retouche : sélection de la zone d’une image,
remplissage d’une zone avec une couleur, dessin avec un pinceau ou en recourant à des formes déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image
Des outils de filtre pour optimiser les niveaux, luminosités, saturations et contrastes de l’image
Permet de dessiner, retoucher et créer des animations
Avantages : Propose de très nombreuses options pour retravailler
une image
Inconvénients : Un peu de temps de prise en main est nécessaire
Capture d’images : outil capture Windows
Mode d’emploi Ouvrir l’outil Capture d’écran en cliquant sur le bouton
Démarrer et en sélectionnant l’outil capture dans la liste des programmes.
Cliquer sur Nouveau Dans le menu à droite du bouton Nouveau, sélectionner le
mode de capture (forme libre, rectangulaire, fenêtre, plein écran)
Sélectionner la zone à capturer Choisir la sauvegarde de la capture : enregistrement du fichier,
envoi par mail, copier/coller vers un autre support
Effectuer la capture d’une copie d’écran ou de n’importe quel objet présent sur l’écran, pour ensuite annoter, enregistrer ou partager l’image
Fiche technique
Outil : capture d’imagesUtilisation : installé sur l’ordinateurConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire Avantages :
Outil disponible par défaut sur tous les ordinateurs équipés de Windows
Facile d’utilisation Offrant différentes solutions de sauvegardes de la capture
Inconvénients : Lié au système d’exploitation Windows
Déterminer la couleur à utiliser : ex la Boite à couleurs
Mode d’emploiGrâce à la pipette de l’outil sélectionner une couleur sur un
écran La boîte à couleurs propose alors les références de la
couleurs dans différents codages
Déterminer une couleur et obtenir ses coordonnées dans différents systèmes RVB, TLS, CMJ, CMJN et HTM
Fiche technique
Outil : outil graphiqueUtilisation : à télécharger sur son poste Coût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Avantages : Déterminer exactement les références de la couleur à
utiliser (ex couleurs du logo) La convertir dans différents systèmes permettant de
l’utiliser dans d’autres outils
Inconvénients : Nécessité d’installer l’outil sur son poste
GESTION DE CONTENUS
Proposer des vidéos : Youtube
Mode d’emploi Définir l’objectif de la chaîne, sa thématique principale Sélectionner et organiser les vidéos qui seront publiées Choisir l’apparence de sa chaîne Publier des vidéos : les importer sur Youtube et les décrire Intégrer les vidéos sur les supports de communication web de
l’entreprise : site web, réseaux sociaux …
Proposer des vidéos pour valoriser ses produits, l’actualité de son entreprise, pour proposer des modes d’emploi….
Fiche technique
Outil : agrégateur de flux RSSUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Diffuser du contenu multimédia sur ses produits,
l’actualité de son entreprise même si l’hébergement du site web est limité dans son volume
Gratuit Indexé par Google
Inconvénients : Si les internautes double-cliquent sur une vidéo sur le
site web, ils seront reroutés sur Youtube et ne resteront pas sur le site.
www.youtube.com
Proposer des présentations ou des documents pdf : Slideshare
Mode d’emploi Créer un compte sur Slideshare Importer le document à partager via Slideshare Cliquer sur Adds Details pour compléter la description
du document : résumé, mots clefs et choisir les droits d’utilisation du document (licence)
Proposer des documentations techniques, catalogues de produits, des présentations sur son site
Fiche technique
Outil : Mise en ligne de documents pdf ou powerpointUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Diffuser du contenu pdf ou powerpoint sur ses produits,
son savoir faire même si l’hébergement du site web est limité dans son volume
Gratuit Indexé par les moteurs de recherche
Inconvénients : Si les internautes double-cliquent sur un document sur
le site web, ils seront reroutés sur Slideshare et ne resteront pas sur le site
Une partie de l’interface reste en anglais
www.slideshare.net
Proposer des catalogues ou modes d’emploi pdf feuilletables: Issuu
Mode d’emploi Créer un compte sur Issuu Importer le document à partager via Issuu Décrire le document Publier en indiquant si le document pourra être
téléchargé Intégrer le document sur son site via le code Embed
Proposer des documentations techniques, catalogues de produits à feuilleter sur son site
Fiche technique
Outil : Mise en ligne de documents pdfUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire
Avantages : Offrir une fonctionnalité différente sur son site Gratuit
Inconvénients : L’intégration du document sur son site via la fonction
Embed peut nécessiter de redimensionner le document Les documents peuvent être de l’ensemble des
utilisateurs d’Issuu
http://issuu.com
COMMUNICATION
Créer des codes QR : Unitag
Mode d’emploi Indiquer vers quel type d’information le code QR renverra le
client. Personnaliser le code QR : couleurs, dégradés, incrustation d’une
image ou d’un logo, forme du code QR.
Créer des codes QR pour les publier sur ses outils de communication et inviter à consulter d’autres supports d’informations (site web, film, pistes audio, horaires d’ouverture, documentation technique…)
Fiche technique
Outil : générateur code QRUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Avantages : Générer très facilement et rapidement un code QR personnalisé. Télécharger le code QR généré pour l’intégrer à différents
supports de communication. Développer une communication multicanale.
Inconvénients : Unitag ne permet pas de revenir à l’étape précédente en cas
d’erreur dans la création. Il est nécessaire de tester les codes QR générés car ils ne sont pas
toujours lisibles par les lecteurs. La communication intégrant des codes QR s’adresse à une cible
technophile.
www.unitag.fr
Convertisseur de formats : Formatfactory
Mode d’emploi Télécharger Formatfactory sur son ordinateur Lancer le logiciel et choisir la tâche à effectuer (conversion
audio, vidéo, image) et le format de sortie souhaité Choisir ensuite la qualité de sortie Ajouter le fichier que vous souhaitez convertir Démarrer la conversion Le fichier converti sera dans un dossier FFOutput du
répertoire Mes Documents
Convertir la quasi-totalité des formats de vidéos, de sons et d'images
Fiche technique
Outil : convertisseur multimédiaUtilisation : à télécharger sur son poste Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire
Avantages : Outil gratuit le plus complet pour convertir des supports
multimédia dans différents formats
Inconvénients : Outil à installer sur son poste Bien penser à décocher les cases concernant Ebay et Ask
à l’installation du logiciel pour ne pas installer des outils non souhaités
http://www.pcfreetime.com/download.html
Conclusion
• Ne pas se focaliser que sur la gratuité de l’outil mais surtout ce qu’il permet de faire
• Toujours vérifier les conditions d’utilisation et de sécurité proposées
• Essayer un outil avec quelques données avant de le généraliser