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Des outils gratuits au service des TPE et PME

Les outils gratuits sur internet

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Page 1: Les outils gratuits sur internet

Des outils gratuits au service des TPE et PME

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Des outils gratuits sur Internet : comment est-ce possible ?

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Proposer des outils gratuits : une stratégie

• Les motivations d’un éditeur de logiciel – Participe au bien-être d’une communauté

– Béta-teste un nouvel outil grâce aux internautes

– Utilise la mise à disposition de l’outil comme un outil d’avant vente = met le pied dans la porte• Des versions différentes (gratuites /payantes)

– Selon le public: ex Avast gratuit pour le grand public / payant pour l’offre BtoB

– Selon le volume de données à stocker– Selon le nombre d’utilisateurs– Selon la durée d’utilisation– Selon les fonctionnalités proposées

•L’insertion d’encarts publicitaires•La proposition de services associés : ex intégration

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Modèles techniques :

Avantages Inconvénients

A télécharger Disponible même sans accès Internet

• Difficultés éventuelles d’installation

• Besoin de suivre les changements de version

• Risque d’importer des virus

En ligne • Evite des difficultés d’installation

• Permet de suivre les changements de version

• Pas d’accès à l’outil en cas de coupure réseau

• Risque de perdre son travail s’il n’a pas été sauvegardé en cas de microcoupure

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Des points de vigilance

• Clauses d’utilisation• Propriétés des informations stockées• Bien lire les différentes phases d’identification ou

d’installation d’un logiciel pour éviter d’être spammé ou d’installer des logiciels non souhaités (ex Ask, Babylon)

• Durée de vie de l’outil / viabilité de l’éditeur et sa stratégie

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TROUVER DES OUTILS … ADAPTÉS À SES BESOINS

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Il existe pratiquement des outils sur tous les thèmes :

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SE COORDONNER

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Organiser des rendez-vous : Doodle

Mode d’emploiCréer un sondageEnvoyer le lien à l’ensemble des personnes sollicitées

Pour répondre, les participants n’ont qu’à cliquer sur le lien et indiquer leur disponibilité

Consulter le tableau de synthèse des disponibilités de chacun quand tous ont répondu. Choisir la date la plus favorableClore le sondage quand l’ensemble des réponses ont été recueillies

Outil de sondage permettant de trouver une date commune de rendez-vous

Fiche technique

Outil : sondage Utilisation : en ligne Coût : gratuitConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Avantages : Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès

Internet suffit Ergonomie très simple Nombre de participants illimitées

Inconvénients : Nécessité de relancer les participants s’ils ne

répondent pas rapidement Nécessité de renvoyer un mail avec la date finalement

choisie à tous

www.doodle.com

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Organiser des rendez vous : les agendas partagés – Google Agenda

Mode d’emploi Prérequis : avoir un compte Google (Gmail, Google+) Définir votre agenda : fuseau horaire, mode de

réception des rappels, synchronisation éventuelle avec un portable

Créer un rendez-vous : choisir la date et l’heure

Gestionnaire d’agendas partagés

Fiche technique

Outil : gestion d’agendasUtilisation : en ligne Coût : gratuitConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès

Internet suffit Ergonomie très simple Multi-utilisateurs Synchronisation avec les outils mobiles

Inconvénients : Pas d’accès aux données sans accès Internet Migration difficile vers d’autres outils

https://www.google.com/calendar

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ORGANISER DES RENDEZ VOUS OU RÉUNIONS A DISTANCE

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Organiser une webconférence : Skype

Mode d’emploi Télécharger le logiciel sur son poste

Créer un compte en choisissant un pseudo et un mot de passe

Ajouter des contacts en trouvant leurs comptes Skype Pour appeler un contact le sélectionner dans la liste et cliquer

sur Appel (vidéo ou non) Pour partager son écran, il suffit une fois la connexion

effectuée d’appuyer sur + puis Partage d’écrans puis Démarrer

Echanger avec des interlocuteurs en vidéo et visualiser ensemble un écran

Fiche technique

Outil : webconférence Utilisation : installation nécessaireCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : oui

Avantages : Permet de téléphoner gratuitement à d’autres utilisateurs

Skype Permet de partager un écran Très simple à prendre en main

Inconvénients : Demande une connexion haut (ou très haut) débit et un casque micro Ne permet pas de prise en main à distance

www.skype.com/fr/

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Webconférence : d’autres solutions

Solution Descriptif Nombre de participants

Avantages Inconvénients

Google + Hangout •Prérequis : avoir un compte Google+•Télécharger le plugIn Hangout• Webconférence multiutilisateurs• Partage d’écrans

Jusqu’à 10 Diffusion en direct de la visioconférence possible sur Google Plus et Youtube

• Les participants doivent avoir des comptes Google

• L’ensemble des fonctionnalités s’appuie sur des outils Google

Teamwiewer •Webconférence bipartite• Partage d’écrans• Prise en main à distance

2 Pas d’installation nécessaire pour l’invité

Idéal pour une discussion avec un partenaire. Ne permet pas de multiplier les interlocuteurs

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PARTAGER DES FICHIERS

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Partager temporairement des fichiers lourds : Hightail

Mode d’emploiRemplir le formulaire sur HightailSélectionner le fichier sur votre disque dur pour qu’il soit

téléchargé sur le serveur de Hightail Hightail envoie aux destinataires indiqués un lien vers le

fichier à télécharger

Partager des fichiers lourds incompatibles avec les limites des poids de fichiers des messageries (5 à 10 Mo maximum)

Fiche technique

Outil : envoi de fichiers lourds (plus de 10 Mo) Utilisation : en ligne Coût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : inscription obligatoire

Avantages : Permet de transférer des fichiers jusqu’à 100 Mo Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès

Internet suffit Ergonomie très simple Nombre de participants illimitées

Inconvénients : Hightail n’héberge les fichiers que 7 jours. Au-delà, ils

sont supprimés.

https://fr.hightail.com

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Partager des fichiers lourds :

• Autres solutions de plateforme de partage temporaire de fichiers

Free Download Jusqu’à 1Go, 30 jours de conservation

DropCloudfr.wesend.com

Jusqu’à 100 Mo, 7 jours de conservation

Wetransfer Jusqu’à 1Go, 30 jours de conservation

…….

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Sauvegarder et partager des fichiers : Dropbox

Mode d’emploi Se créer un compte sur Dropbox Installer le logiciel sur l’ordinateur où sont stockées les données Indiquer le répertoire de synchronisation

Permet de sauvegarder ses documents sur un support, de récupérer des fichiers à la volée, n’importe où et n’importe quand, de les déplacer d’ordinateur en ordinateur et d’ouvrir des droits à des utilisateurs.

Fiche technique

Outil : sauvegarde et partage de fichiers Utilisation : en ligne et sur les postes utilisateursCoût : gratuit jusqu’à 2 Go de données Conditions d’utilisation : droit de consultation, de copie et de distribution des fichiers stockés par DropboxInscription au service : obligatoire

Avantages : Permet de partager des informations y compris avec des

personnes extérieures à l’entreprise Sécuriser l’accès aux informations : identifiants, gestion des

droits d’accès Synchroniser automatiquement les fichiers locaux avec les

fichiers distants Gérer les différentes versions d’un document Multiplateforme

Inconvénients : Les données ne sont accessibles que via un navigateur

Internet si elles ne sont pas synchronisées La synchronisation n’est effectuée que sur un seul

répertoire intitulé Dropbox. Confidentialité des données

www.dropbox.com

Page 18: Les outils gratuits sur internet

Synchroniser et partager des documents en ligne : d’autres solutions

Solution Descriptif Espace de stockage gratuit

Avantages Inconvénients

Google Drive Suite logique de Google Docs. Permet de synchroniser puis partager des documents en ligne

5 Go • Multiplateforme• Moteur de recherche intégré

• Choix du dossier de synchronisation peu souple.

• Conditions d’utilisation équivalentes à celles de Dropbox

SkyDrive Appartient à la suite Windows Live

7 Go • Système de stockage et de partage très simple

• Accès à la suite bureautique Office

Les fichiers ne doivent pas dépasser 300Mo chacunServices longs à chargerNavigation pas optimale

SugarSync Application qui permet d'envoyer des fichiers de son PC dans le nuage pour les retrouver plus tard sur son mobile ou son ordinateur

5Go • Mise à jour automatique des dossiers synchronisés

• Multiplateforme• Envoi de fichiers et de liens privés

Synchronisation pouvant être instable

Box Stockage des fichiers en ligne

5Go • Accès aux fichiers en ligne • Ne permet pas de synchroniser les fichiers avec son ordinateur

• Taille des fichiers limités à 25 Mo

Page 19: Les outils gratuits sur internet

En synthèse

Solution Avantages Inconvénients Cout Temps de mise en place Remarque

Sites d’échange de fichiers

- Echanger ponctuellement des fichiers volumineux- Gratuit ou presque

- Volume et durée de stockage limités- Dépôt d’un seul fichier à la fois sur le site

Faible voire gratuit+

Pas de mise en place nécessaire+

Pour une utilisation très ponctuelle

Services de partage de fichiers

Permet à plusieurs personnes de travailler ensemble à distance

Les données peuvent être perdues si le prestataire n’est pas fiable

Coût variable selon le nombre d’utilisateurs, du volume de données stockées et des fonctionnalités++

++

Besoin de partager des documents accessibles à l’extérieur (ex : documentation commerciale pour les commerciaux)

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ORGANISER SES IDÉES

Page 21: Les outils gratuits sur internet

Organiser ses idées : FreeMind

Mode d’emploi Télécharger le logiciel sur son posteOuvrir le logiciel FreemindCréer une nouvelle carte puis des « nœuds » .

Personnaliser si besoin la présentation des nœuds, des liens

Associer des images, des liens, des notes

Organiser ses idées sous forme d’arborescences (cartes heuristiques)

Fiche technique

Outil : Organiser des idéesUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Permet de noter des idées puis de les classer, de les

hiérarchiser voire de faire des liens entre deux idées Déplacement facile des idées sur la carte

Inconvénients : Nécessité de télécharger l’utilitaire sur son poste

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Page 22: Les outils gratuits sur internet

Organiser ses idées sous forme d’arborescences : exemples d’autres outils

XMind : Logiciel open source à télécharger sur son postePossibilité de choisir la charte graphique de sa présentationhttp://www.xmind.net/

Coogle : Outil de cartographie des idées lié à Google. Accès et sauvegarde en ligne. Possibilité de partager la carte avec d’autres utilisateurs Google. Seuls exports PDF ou PNGhttps://coggle.it

FraMindMap : outil en ligne permettant de faire une carte de ses idées, de la sauvegarder sur son poste. http://framindmap.org

Page 23: Les outils gratuits sur internet

Organiser ses idées : Trello

Mode d’emploi Créer un compte sur TrelloCréer un panneau d’affichage (Board) Créer des listes qui permettront d’organiser vos post-it Créer vos post-its et les enrichir selon le besoin (texte descriptif,

image associée, classement dans des rubriques)Donner des droits d’accès à d’autres utilisateurs si vous

souhaitez collaborer avec d’autres sur votre panneau d’affichage

Organiser ses idées sous forme de post-it numériques

Fiche technique

Outil : Organisation d’idéesUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Permet de noter des idées puis de les classer, de les

hiérarchiser Déplacement facile des idées sur le panneau Descriptif riche de l’idée Possibilité de collaborer sur un panneau d’affichage

Inconvénients : Utilitaire en anglais

https://trello.com

Page 24: Les outils gratuits sur internet

INTEGRER DES IMAGES

Page 25: Les outils gratuits sur internet

Banques de données d’images gratuites et libres de droits :

Stockvault : Site simple avec une navigation efficace avec près de 30 000 photos de qualité. Inconvénient : site en anglais

Photl.com : propose des images propres au site, qui ne se retrouveront donc pas ailleurs. Inconvénients : site en anglais, thématiques encore assez limitées

Everystockphoto : moteur de recherche d’images gratuites et libres de droits. Permet de repérer des images dans différentes bases de données. Inconvénient : la recherche doit se faire en anglais, les résultats sont parfois peu pertinents car le moteur élargit les recherches

Freeimages : Plus de 400.000 photos libres de droits. Possibilité de faire des recherches en français. Inconvénient la navigation se fait en anglais

Page 26: Les outils gratuits sur internet

Retoucher des images : ex Pixlr

Mode d’emploiUne palette couleur permet de choisir la couleur souhaitée Des outils de retouche : sélection de la zone d’une image,

remplissage d’une zone avec une couleur, dessin avec un pinceau ou en recourant à des formes déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image

Des outils de filtre pour optimiser les niveaux, luminosités, saturations et contrastes de l’image

Modifier des images

Fiche technique

Outil : outil graphiqueUtilisation : en ligneCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Avantages : Propose de très nombreuses options pour retravailler

une image

Inconvénients : Un peu de temps de prise en main est nécessaire

Page 27: Les outils gratuits sur internet

Retoucher des images : gimp

Gimp

Logiciel de traitement d’images. .

Fiche technique

Outil : outil graphiqueUtilisation : téléchargement sur le posteCoût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Mode d’emploi Logique des calcs Des outils de retouche : sélection de la zone d’une image,

remplissage d’une zone avec une couleur, dessin avec un pinceau ou en recourant à des formes déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image

Des outils de filtre pour optimiser les niveaux, luminosités, saturations et contrastes de l’image

Permet de dessiner, retoucher et créer des animations

Avantages : Propose de très nombreuses options pour retravailler

une image

Inconvénients : Un peu de temps de prise en main est nécessaire

Page 28: Les outils gratuits sur internet

Capture d’images : outil capture Windows

Mode d’emploi Ouvrir l’outil Capture d’écran en cliquant sur le bouton

Démarrer et en sélectionnant l’outil capture dans la liste des programmes.

Cliquer sur Nouveau Dans le menu à droite du bouton Nouveau, sélectionner le

mode de capture (forme libre, rectangulaire, fenêtre, plein écran)

Sélectionner la zone à capturer Choisir la sauvegarde de la capture : enregistrement du fichier,

envoi par mail, copier/coller vers un autre support

Effectuer la capture d’une copie d’écran ou de n’importe quel objet présent sur l’écran, pour ensuite annoter, enregistrer ou partager l’image

Fiche technique

Outil : capture d’imagesUtilisation : installé sur l’ordinateurConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire Avantages :

Outil disponible par défaut sur tous les ordinateurs équipés de Windows

Facile d’utilisation Offrant différentes solutions de sauvegardes de la capture

Inconvénients : Lié au système d’exploitation Windows

Page 29: Les outils gratuits sur internet

Déterminer la couleur à utiliser : ex la Boite à couleurs

Mode d’emploiGrâce à la pipette de l’outil sélectionner une couleur sur un

écran La boîte à couleurs propose alors les références de la

couleurs dans différents codages

Déterminer une couleur et obtenir ses coordonnées dans différents systèmes RVB, TLS, CMJ, CMJN et HTM

Fiche technique

Outil : outil graphiqueUtilisation : à télécharger sur son poste Coût : gratuit Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Avantages : Déterminer exactement les références de la couleur à

utiliser (ex couleurs du logo) La convertir dans différents systèmes permettant de

l’utiliser dans d’autres outils

Inconvénients : Nécessité d’installer l’outil sur son poste

Page 30: Les outils gratuits sur internet

GESTION DE CONTENUS

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Proposer des vidéos : Youtube

Mode d’emploi Définir l’objectif de la chaîne, sa thématique principale Sélectionner et organiser les vidéos qui seront publiées Choisir l’apparence de sa chaîne Publier des vidéos : les importer sur Youtube et les décrire Intégrer les vidéos sur les supports de communication web de

l’entreprise : site web, réseaux sociaux …

Proposer des vidéos pour valoriser ses produits, l’actualité de son entreprise, pour proposer des modes d’emploi….

Fiche technique

Outil : agrégateur de flux RSSUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Diffuser du contenu multimédia sur ses produits,

l’actualité de son entreprise même si l’hébergement du site web est limité dans son volume

Gratuit Indexé par Google

Inconvénients : Si les internautes double-cliquent sur une vidéo sur le

site web, ils seront reroutés sur Youtube et ne resteront pas sur le site.

www.youtube.com

Page 32: Les outils gratuits sur internet

Proposer des présentations ou des documents pdf : Slideshare

Mode d’emploi Créer un compte sur Slideshare Importer le document à partager via Slideshare Cliquer sur Adds Details pour compléter la description

du document : résumé, mots clefs et choisir les droits d’utilisation du document (licence)

Proposer des documentations techniques, catalogues de produits, des présentations sur son site

Fiche technique

Outil : Mise en ligne de documents pdf ou powerpointUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Diffuser du contenu pdf ou powerpoint sur ses produits,

son savoir faire même si l’hébergement du site web est limité dans son volume

Gratuit Indexé par les moteurs de recherche

Inconvénients : Si les internautes double-cliquent sur un document sur

le site web, ils seront reroutés sur Slideshare et ne resteront pas sur le site

Une partie de l’interface reste en anglais

www.slideshare.net

Page 33: Les outils gratuits sur internet

Proposer des catalogues ou modes d’emploi pdf feuilletables: Issuu

Mode d’emploi Créer un compte sur Issuu Importer le document à partager via Issuu Décrire le document Publier en indiquant si le document pourra être

téléchargé Intégrer le document sur son site via le code Embed

Proposer des documentations techniques, catalogues de produits à feuilleter sur son site

Fiche technique

Outil : Mise en ligne de documents pdfUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : obligatoire

Avantages : Offrir une fonctionnalité différente sur son site Gratuit

Inconvénients : L’intégration du document sur son site via la fonction

Embed peut nécessiter de redimensionner le document Les documents peuvent être de l’ensemble des

utilisateurs d’Issuu

http://issuu.com

Page 34: Les outils gratuits sur internet

COMMUNICATION

Page 35: Les outils gratuits sur internet

Créer des codes QR : Unitag

Mode d’emploi Indiquer vers quel type d’information le code QR renverra le

client. Personnaliser le code QR : couleurs, dégradés, incrustation d’une

image ou d’un logo, forme du code QR.

Créer des codes QR pour les publier sur ses outils de communication et inviter à consulter d’autres supports d’informations (site web, film, pistes audio, horaires d’ouverture, documentation technique…)

Fiche technique

Outil : générateur code QRUtilisation : en ligneConditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Avantages : Générer très facilement et rapidement un code QR personnalisé. Télécharger le code QR généré pour l’intégrer à différents

supports de communication. Développer une communication multicanale.

Inconvénients : Unitag ne permet pas de revenir à l’étape précédente en cas

d’erreur dans la création. Il est nécessaire de tester les codes QR générés car ils ne sont pas

toujours lisibles par les lecteurs. La communication intégrant des codes QR s’adresse à une cible

technophile.

www.unitag.fr

Page 36: Les outils gratuits sur internet

Convertisseur de formats : Formatfactory

Mode d’emploi Télécharger Formatfactory sur son ordinateur Lancer le logiciel et choisir la tâche à effectuer (conversion

audio, vidéo, image) et le format de sortie souhaité Choisir ensuite la qualité de sortie Ajouter le fichier que vous souhaitez convertir Démarrer la conversion Le fichier converti sera dans un dossier FFOutput du

répertoire Mes Documents

Convertir la quasi-totalité des formats de vidéos, de sons et d'images

Fiche technique

Outil : convertisseur multimédiaUtilisation : à télécharger sur son poste Conditions d’utilisation : aucune Inscription au service : non obligatoire

Avantages : Outil gratuit le plus complet pour convertir des supports

multimédia dans différents formats

Inconvénients : Outil à installer sur son poste Bien penser à décocher les cases concernant Ebay et Ask

à l’installation du logiciel pour ne pas installer des outils non souhaités

http://www.pcfreetime.com/download.html

Page 37: Les outils gratuits sur internet

Conclusion

• Ne pas se focaliser que sur la gratuité de l’outil mais surtout ce qu’il permet de faire

• Toujours vérifier les conditions d’utilisation et de sécurité proposées

• Essayer un outil avec quelques données avant de le généraliser