Comment profiter des avantages de la facture électronique ?

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Comment profiter des avantages de la facture électronique?

Fanny COTON

Maxime FABRY

20 juin 2014


• Quels sont les avantages de la facture

électronique ?

• Comment émettre une facture

électronique valable ?

• Comment traiter et payer la facture

électronique d’un fournisseur ?

• Où, comment et pendant combien de

temps archiver mes factures ?


Quels sont les avantages de la facture

électronique ?


Situation

Monsieur CONSTRUITOUT possède une

petite PME familiale (8 ouvriers, un

secrétaire-comptable).

Il songe à se lancer

dans la facturation

électronique…


Une facture électronique,

qu’est-ce que c’est ?

Facture adressée

ET

réceptionnée

par voie électronique


Quels sont les avantages de la facture

électronique ?

- Accélération du processus d’encodageet de traitement, libération de l’espace

Diminution des coûts

(jusque 70 % d’économie!)

- Ecologie

- Nécessaire adaptation à l’évolutiontechnologique


Quels sont les inconvénients de la

facture électronique ?

Prudence concernant l’archivage!


Comment émettre une facture





Obligation de facturer de façonélectronique? NON

Démarche particulière auprès de l’administration fiscale? NON

Possible pour un client particulier ? OUI

Mix possible? OUI




2 interlocuteurs à prendre en compte

ClientAdministration

fiscale




Administration fiscale

Loi du 17 décembre 2012 (transposition

directive 2010/45)

Principe:

Mêmes règles pour les 2 types de factures

Facture électronique = facture papier




3 exigences applicables à toute facture:

Authenticité de l’origine

Intégrité du contenu

Lisibilité




Mesures techniques /pratiques

légalement imposées ? Non

Moyens techniques à titre d’exemple

dans directive

Code de conduite e-invoicing (ASA)




La preuve du respect des 3 exigences

incombe au fournisseur ET au client

Peuvent s’organiser chacun de leur

côté ou collaborer




Est-ce que Monsieur CONSTRUITOUT

peut envoyer un e-mail avec sa

facture dans le corps du texte ?

NON

Sauf si signature électronique




Monsieur CONSTRUITOUT peut émettre

sa facture de diverses manières:

- Envoie PDF par email

Système basique

à moindre coût




Signature électronique

Permet d’assurer qu’aucune modification

ultérieure du document envoyé

On fonctionne habituellement

avec une signature électronique

“qualifiée” (on obtient un

certificat auprès d’un prestataire

de certification)




Autres possibilités:

- Portail web (souvent avec un fournisseurde services)

- Fournisseur de services

- De logiciel à logiciel (EDI : échange de données informatisées)

Concerne les grosses structures travaillant sur le long terme avec un fournisseur (gestion de stocks)




Attention: les moyens techniques ne dispensentpas le fournisseur ou le client de démontrer la réalité de l’opération qui fait l’objet de la facture (Circulaire AGFisc 14/2014)

Art. 60, §5 CTVA: “Tout contrôle de gestion qui établit une piste d'audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou une prestation de services, est de nature à donner l’assurance de l’authenticité/intégrité/lisibilité”




“Contrôle de gestion qui établit une pisted’audit fiable”

Monsieur CONSTRUITOUT va constituerun flux documenté d’une opération du début (ex: bon de commande), à la fin de celle-ci (enregistrement

dans la comptabilité)

Sytème classique: liaison

(“matching”) entre la facture et les diverses pièces justificatives

http://www.123rf.com/photo_28851774_audit-magnifier-definition-meaning-financial-inspection-verification-or-audit.html

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Vis à vis du client

Accord du client sur la facturation électronique

(peut être implicite)

Comment s’assurer de l’accord préalable du client ?

Contrat

Conditions générales

Courrier circonstancié




Aussi pour client public ?

Difficulté d’obtenir l’accord du pouvoiradjudicateur

Directive européenne du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Future norme européenne à transposer pour 2018 (modèle des éléments essentiels d’une facture électronique)




Communication de la facture au client

MAIL : Accusé de réception

FACTURE A TELECHARGER : Accessibilité

en ligne durant un temps raisonnable

et en envoyant un email de

notification

(+accusé de réception)


Comment traiter et payer la facture





Obligé de recevoir une facture

électronique ?

NON

Accord exprès ou tacite

http://www.123rf.com/photo_10738262_check-icon.html

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http://www.google.be/url?url=http://penseedudiscours.hypotheses.org/4079&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ei=l-eiU_6uGKvMygOAqoBw&ved=0CBcQ9QEwAA&usg=AFQjCNHPYXBzPe7wWk8nGEiNXJJNu8u7Gg

http://www.google.be/url?url=http://penseedudiscours.hypotheses.org/4079&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ei=l-eiU_6uGKvMygOAqoBw&ved=0CBcQ9QEwAA&usg=AFQjCNHPYXBzPe7wWk8nGEiNXJJNu8u7Gg




• Comment contester une facture

électronique ?

Notamment si ne

répond pas aux

trois exigences




• Comment payer une facture

électronique ?

http://thumbs.dreamstime.com/z/cash-coins-9750075.jpg

http://thumbs.dreamstime.com/z/cash-coins-9750075.jpg




A partir de quand suis-je censé

avoir connaissance de la facture ?

envoi du mail / mise à disposition online

http://fr.fotolia.com/id/21267909?by=serie


http://nl.123rf.com/photo_13956094_e-mail-pictogram-op-glanzende-blauwe-ronde-knop.html

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Où, comment et pendant combien de





Archivage par fournisseur

ET

par client

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Pendant combien de temps ?

Pendant 7 ans

à partir du 1er janvier qui suit l’émission

de la facture




Comment ?

Sous quel format ?

3 principes :

• Authenticité

• Intégrité

• Lisibilité:




•Obligation d’imprimer? NON

•Coexistence papier/électronique

•Obsolescence

•Risque de destruction/de perte

http://fr.123rf.com/photo_9069692_.html

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http://www.google.be/url?url=http://fr.123rf.com/clipart-vecteurs/d%C3%A9g%C3%A2t_des_eaux.html&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ei=I-qiU4vaMqa7ygOesIKwDw&ved=0CBcQ9QEwAQ&usg=AFQjCNHU5gUGCUrSnsK86WJ_-SWEFwLAvw

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Où ?

• Propre serveur

• Cloud

http://www.hellopro.fr/images/produit-2/4/1/4/baie-serveur-tecncooling-586414.jpg

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Sanctions

• Non-déductibilité

• Amendes (2 x TVA en jeu)



Law

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