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It’s all about eXperience Mon 4x4 agile Emilie Esposito Webinaire 21/05/2015

2015 - Mon 4x4 agile : bien commencer sa "transformation agile"

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It’s all about eXperience

Mon 4x4 agileEmilie Esposito

Webinaire 21/05/2015

Offre de service

LABS

FACTORY OPS

AGENCY

• ARCHITECTURES WEB

• COACHING AGILE & DEVOPS

• INNOVATION WEB

• UX

• WEBDESIGN

• TRAFIC

• MAINTENANCE

• DEVOPS

• HOSTING 24*7

• PROJETS AGILES

• PROJETS FORFAITS

• PLATEAUX DE DÉVELOPPEMENT

Données clés

Fondation : 2002

CA (2014, groupe) : 8,5 M

Collaborateurs (2015, groupe) : 135

Notation Banque France : G3

Deloitte Fast 500

Montpellier (siège)

Paris

London

Warsaw

Sydney

Singapore

Une vieille routière de l’agilité

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 4

2003 - 2008

Madame Jourdain de l’agilitéChef de projet, Architecte fonctionnel

Valeurs et pratiques agiles, sans le

savoir

2009 - 2014

Professionnalisation“Consultante agile” : scrum master,

coach, product owner, responsable

d’offre

Formation, mentoring

Expériences nombreuses et variées

Evangélisation

Implication dans la communauté

agile, conférences agiles

2015 - …

SédentarisationProduct Owner, coach

Accompagnement des équipes

Kaliop : professionalisation agile,

facilitation et amélioration continue

Equipe organisatrice de l’Agile Tour

Montpellier

Emilie Esposito

Coach agile et product owner

Introduction

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 5

Christophe MaoConsultant expert agile certifié

Nabilla RoberyCoach agile

Tu gères des projets et t’as pas de

scrum board ? Non mais allô quoi !Si t’es pas agile, t’es has-been !

L’agilité, c’est un des buzz-words de la décennie. De nombreuses sociétés de conseil se positionnent sur ce créneau et forment en masse leurs consultants pour répondre à la demande grandissante.

J’ai été cette jeune consultante, tout juste formée au rôle de scrum master, hâtivement baptisée coach agile. J’ai d’abord appris à vendre de la « soupe agile » et des méthodologies « prêtes-à-porter » à appliquer…

Encore aujourd’hui, de nombreux « consultants agiles » sont « agilisés » à la va-vite, n’ont pas le temps d’amener leur agilité à maturité et de s’approprier réellement les valeurs de l’agilité. Et ils mènent chez leurs clients des « transformations » à l’image de celle qu’ils ont eux-mêmes vécue. Ils débarquent dans vos équipes, chamboulent tout et repartent quelques mois plus tard.

Les « transformations agiles » touchent à l’humain. C’est une bonne chose car les plus grandes difficultés dans une entreprise sont bien plus souvent organisationnelles que techniques. Mais c’est ce qui les rend risquées, car les dégâts humains sont bien plus longs à réparer qu’à provoquer. Et les consultants ne sont plus là pour réparer…

Au fil des expériences, j’ai appris à faire émerger l’agilité des équipes autrement. Et j’ai été surprise de voir mes clients me demander quand même de la méthodologie prête-à-porter, avec des slides qui rassurent.

Aujourd’hui, je vous offre des éléments pour aiguiser votre esprit critique sur l’agilité : vous serez ainsi mieux à même de choisir le bon conseil pour vous accompagner et de collaborer avec lui pour réussir votre agilisation.

Introduction

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 6

Plan du webinaire : 4 x 4 points

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 7

4 étapes pour s’approprier les valeurs agiles

4 principes phares

4 fausses bonnes questions

4 questions clés

4 étapes pour

s’approprier les

valeurs agiles

01Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 8

Le manifeste agile : « les 4 valeurs agiles »

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 9

Sources : http://agilemanifesto.org/iso/fr/ - Infographie Kaliop téléchargeable

Le manifeste agile est le document référence de l’agilité

• Années 1990 : naissance et popularisation de méthodes

alternatives de gestion de projet (XP, Scrum, …)

• 2001 : 17 experts du développement logiciel, dont les

créateurs de ces méthodes, co-écrivent le manifeste agile

• Une méthode est dite agile si elle est en adéquation avec le

manifeste agile

Les 4 éléments au cœur du manifeste agile sont souvent

appelés valeurs, d’où l’expression « les 4 valeurs agiles »

… même si ce ne sont pas à proprement parler des valeurs,

mais plutôt des préceptes.

Le manifeste agile : « les 4 valeurs agiles »

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 10

Méthodes agiles et leurs valeurs communes

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 11

Scrum XP Lean

Focus

Ouverture

Engagement

Respect

Courage

Communication

Feedback

Simplicité

Courage

Respect

Respect

Courage

Focus sur la valeur

Communication et

collaboration

Approche holistique/

systémique du

changement

La première valeur du manifeste agile est : « Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils »

Pourtant, l’agilité est souvent décrite et vendue comme un ensemble de méthodes et d’outils, notamment Scrum…

La plupart des méthodes agiles listent des valeurs clés sans lesquelles l’application de la méthode ne peut pas fonctionner.

Beaucoup de valeurs communes dans ces différents socles. Qui nécessitent des valeurs support comme : la bienveillance, la confiance, la transparence,…

Tout cela forme un ensemble de valeurs qu’on peut appeler « valeurs agiles ».

Méthodes agiles et leurs valeurs communes

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 12

L’agilité nécessite un changement culturel

profond

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 13

« Il faut bien comprendre le système des valeurs, après, ça va

tout seul. » Perceval (Kaamelott)

L’application d’une méthode sans que les valeurs agiles soient

intégrées par l’équipe, par le management et par l’organisation

ne sera pas pérenne.

La « transformation agile » sera souvent mal comprise et mal

vécue :

• Hypocrisie : « faites ce que je dis, mais pas ce que je fais »

• Stress accru : « mon manager me demande de changer,

mais il n’a pas changé de façon de m’évaluer… »

Oui, mais… il est plus facile de mettre en place une nouvelle

méthode d’organisation, de nouveaux processus et de

nouveaux outils que d’ancrer et propager des valeurs…

L’agilité nécessite un changement culturel

profond

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 14

Comment propager les valeurs agiles ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 15

On ne peut pas imposer un changement de valeurs, on ne

peut que le favoriser :

• Exemplarité : commencer le changement par soi-même

• Changement en « sandwich » : par le haut et par le bas en

même temps

• Donner de l’espace et du temps : pour en parler, pour

s’approprier les valeurs agiles – « Ça veut dire quoi pour

moi ? Pour notre équipe ? »

• Valoriser les initiatives, les expériences positives

Comment propager les valeurs agiles ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 16

4 principes phares

02Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 17

Le manifeste agile est complété de 12 principes afférents. Ce

ne sont pas les seuls « principes agiles ».

Les principes rendent plus concrets les valeurs agiles.

J’ai sélectionné pour vous les 4 principes qui me paraissent les

plus importants.

Des valeurs, et des principes

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Expérimentation, droit à l’erreur et « fail fast »

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 19

Pour faire évoluer nos modes de travail, il faut expérimenter, c’est-à-dire :

• Expliciter de façon claire ce qu’on va expérimenter : une règle, un processus, un outil,… et le résultat attendu

• Définir le périmètre de l’expérimentation : qui ? quelle équipe ?

• S’assurer de l’assentiment des personnes qui vont mener l’expérimentation. C’est encore mieux si elles ont participé à la définition de l’expérimentation

• Définir la durée de l’expérimentation

• A la fin de l’expérimentation, comparer le résultat attendu au résultat observé, prendre et partager une décision:• On arrête

• On reconduit l’expérimentation en apportant des modifications

• On généralise

Expérimentation, droit à l’erreur et « fail fast »

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 20

Pour bénéficier de toutes les bonnes idées dans l’entreprise,

il faut encourager l’esprit d’expérimentation.

Ce n’est possible que si on donne le droit à l’erreur :

• Ne pas blâmer en cas d’erreur : chercher une solution

plutôt qu’un coupable

• Valoriser le fait d’avoir essayé quelque chose, plus encore

que le résultat obtenu

Sans le droit à l’erreur, les initiatives, y compris les bonnes

initiatives, sont paralysées.

Expérimentation, droit à l’erreur et « fail fast »

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 21

Le concept de « fail fast » est étroitement lié à l’expérimentation.

Plutôt que de réfléchir longtemps pour savoir si la solution

envisagée va fonctionner, mieux vaut expérimenter rapidement, et

éventuellement se tromper rapidement.

On peut se limiter à un POC (Proof of Concept) dans un premier

temps, pour limiter le coût de l’expérimentation.

L’expérimentation, réussie comme ratée, est toujours une

source d’enseignement.

Attention au mythe de la solution parfaite à laquelle on a tellement

réfléchi qu’on est sûrs qu’elle va marcher…

Expérimentation, droit à l’erreur et « fail fast »

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Amélioration continue et feedback

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Plan

DoCheck

Act

Méthode PDCA =

Roue de Deming

Amélioration continue et feedback

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 24

Pour une amélioration pérenne, privilégier l’amélioration

continue, par petits pas, plutôt que de grands

bouleversements.

Chaque petit pas est une nouvelle expérimentation, qui

s’appuie sur les enseignements des expérimentations

précédentes.

La méthode PDCA, appelée aussi roue de Deming, formalise

cette démarche d’amélioration continue.

Le feedback fait partie intégrante de l’expérimentation, et donc de

l’amélioration continue des pratiques. C’est aussi le cas pour

l’amélioration continue des personnes et de leurs interactions.

Quelques conseils pratiques :

• Les feedbacks positifs valorisent les feedbacks négatifs, et inversement.

• Faites les feedbacks négatifs à froid. Donnez l’occasion à l’autre de s’améliorer, ne

déversez pas vos émotions sur lui

• Proposez le feedback avant de le faire. L’autre a le droit de le refuser

• Parlez de faits et/ou de sentiments, pas d’opinions ; recherchez l’effet miroir

• Ne cherchez pas à convaincre l’autre : celui qui reçoit le feedback décide de ce

qu’il en fait

• Entraînez-vous et persévérez : faire des feedbacks n’est pas toujours facile.

Préparez-vous, et évaluez-vous ensuite, dans une démarche d’amélioration

continue. Et, pourquoi pas, demandez un feedback sur votre feedback ;-)

Amélioration continue et feedback

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 25

Intelligence collective et auto-organisation

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 26

Vous embauchez les meilleurs, profitez de leurs capacités !

Intelligence collective : une équipe est plus créative et trouve des solutions plus fiables qu’une personne seule

Auto-organisation : l’équipe est la mieux placée pour trouver la meilleure façon d’atteindre ses objectifs

Et le manager dans tout ça ?

Il gagne du temps pour se concentrer sur son activité de manager :

• Définir les objectifs de l’équipe : le quoi, pas le comment

• Créer l’environnement propice à la collaboration de l’équipe

• Evaluer avec l’équipe l’atteinte des objectifs

• Communiquer avec l’extérieur sur l’activité de son équipe

Valeurs nécessaires : confiance, autonomie, transparence, respect

Une équipe devient le reflet de la façon dont le manager la perçoit

Intelligence collective et auto-organisation

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Simplicité et pragmatisme

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« J’évite de passer du temps à résoudre des

problèmes que je n’aurai peut-être jamais » (Emilie Esposito)

= Keep It Simple, Stupid

« J’évite de passer du temps à résoudre des problèmes que je n’aurai peut-être jamais » (Emilie Esposito)

On parle souvent de démarche itérative et incrémentale quand on parle de développement agile. C’est vrai aussi pour l’organisation :

• Répondez aux besoins actuels, et pas aux potentiels besoins futurs

• Ne cherchez pas la solution parfaite qui couvrira toutes les possibilité (cf expérimentation et amélioration continue)

• Favorisez l’évolutivité des solutions. Par exemple, commencez par du papier kraft et des post-it plutôt que d’investir immédiatement dans un outil lourd et coûteux

Simplicité et pragmatisme

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4 fausses bonnes

questions

03Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 30

Bonus : 4 vraies bonnes questions

Une transformation agile, c’est combien de

temps ?

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... et ça coûte combien ?

Une transformation agile, combien de temps

ça prend ?

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Pourquoi ça aurait

pu être une bonne

question ?

Une transformation agile, ce n’est pas anodin, et vous en êtes

conscient. Ca demande du temps (le vôtre, celui de vos équipes), de

l’accompagnement. Vous voulez faire les choses bien, et vous avez

besoin d’estimer un budget pour convaincre votre hiérarchie.

Pourquoi c’est une

fausse bonne

question ?

Une transformation agile, cela touche profondément à l’humain (pour

réussir de façon pérenne). On ne peut pas prévoir comment la sauce

va prendre. Fixer un délai et communiquer dessus auprès de la

hiérarchie peut créer une pression contre-productive sur les équipes.

Quelle est la bonne

question ?

Comment budgéter une transformation agile ?

Eléments de

réponse

• Fonctionner de façon itérative et incrémentale : budgéter

progressivement sur des incréments d’une durée fixe de 1 à 2 mois

• Prévoyez de consacrer environ 20 à 25% de votre temps et de celui

de l’équipe à la transformation agile. Ce ratio (ainsi que la présence

de votre accompagnant) décroitra au fil du temps. Ajustez-le

d’incrément en incrément.

Quelle formation certifiante choisir ?

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Pour moi, pour mes équipes ? Quelle certification doit avoir

notre accompagnant ?

Quelle formation certifiante choisir ?

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Pourquoi ça aurait

pu être une bonne

question ?

Vous êtes conscient qu’il faut vous former, ainsi que vos équipes.

Vous êtes vigilant sur la qualité de votre accompagnant.

Pourquoi c’est une

fausse bonne

question ?

Les certifications sont souvent faciles à obtenir. Elles ne reflètent pas

l’expérience et la qualité des intervenants. Les certifications plus

élevées sont souvent associées à un système de cooptation : il s’agit

plus d’avoir un bon réseau qu’une bonne expérience.

Quelle est la bonne

question ?

Comment monter en compétence sur l’agilité ?

Eléments de

réponse

• Favoriser les formations axées sur l’expérientiel : jeux agiles, jeux

de rôles, etc…

• Prévoir un complément de formation spécifique pour les managers,

chefs de projets, futurs scrum masters et futurs product owners

• C’est mieux si la formation est donnée par votre accompagnant :

continuité, qualité, implication, contextualisation

Quels outils faut-il utiliser ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 35

Quels outils faut-il utiliser ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 36

Pourquoi ça aurait

pu être une bonne

question ?

Vous comprenez qu’au-delà du temps et de l’accompagnement,

l’équipe aura besoin de mettre en place de nouveaux outils. Vous

voulez donner à l’équipe les moyens de réussir son agilisation.

Pourquoi c’est une

fausse bonne

question ?

Il n’y a pas d’outil miracle qui marche pour toutes les équipes. Et un

outil préconisé par quelqu’un d’extérieur à l’équipe, sans connaître le

contexte de l’équipe, a toutes les chances d’être mal adapté.

L’intelligence collective et l’auto-organisation permettront à l’équipe de

choisir les bons outils et de les faire évoluer avec ses besoins.

Quelle est la bonne

question ?

Que dois-je mettre à disposition de l’équipe ?

Eléments de

réponse

• Pour commencer : un gros rouleau de papier kraft, des quantités

quasi-illimitées de post-it, des feutres, de la patafix, un paper-board,

bref, du low-tech. Permettez l’affichage aux murs.

• Quand l’équipe voudra mettre en place un outil informatique,

présentez-leur vos contraintes, donnez leur le temps de faire une

petite étude pour vous présenter au moins 2 scénarios chiffrés,

avec les avantages et les inconvénients de chacun. Décidez avec

eux.

Comment faire respecter notre processus

agile aux autres équipes ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 37

Comment faire respecter notre processus

agile aux autres équipes ?

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Pourquoi ça aurait

pu être une bonne

question ?

Vous comprenez qu’une équipe n’est pas isolée dans son organisation.

Vous êtes conscient que les premières équipes agiles d’une

organisation sont entourées d’équipes non-agiles, et que ça ne va pas

faciliter le changement.

Pourquoi c’est une

fausse bonne

question ?

Pour que la transformation agile s’étende progressivement et de façon

pérenne dans l’organisation, vous devez faire preuve d’exemplarité.

Vous ne pouvez pas imposer votre processus aux autres équipes.

Quelle est la bonne

question ?

Comment une équipe agile peut-elle fonctionner dans une organisation

non-agile ?

Eléments de

réponse

• Organisez des ateliers entre votre équipe et chaque équipe avec

laquelle elle collabore. Expliquez les grandes lignes du changement

que vous mettez en œuvre. Co-construisez un mode de

fonctionnement avec chacune de ces équipes.

• Si nécessaire, ou de façon régulière pour les collaborations plus

intenses, organisez des rétrospectives inter-équipes, pour améliorer

la collaboration.

4 questions clés à se

poser

04Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 39

Pourquoi mon équipe / mon organisation a

besoin de plus d’agilité ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 40

« L’agilité n’est pas l’oasis au bout du chemin, l’agilité est un chemin vers l’oasis. »(Emilie Esposito)

• L’agilité ne doit pas être un objectif en soi. C’est un moyen

de mieux atteindre les objectifs et les enjeux de

l’organisation / du projet

• Commencez par identifier vos enjeux et vos objectifs et

listez les freins qui vous gênent pour les atteindre

• Vérifiez que plus d’agilité vous permettrait de lever une

partie de ces freins AVANT de décider d’une

transformation agile

• Partagez largement le produit de votre réflexion au sein de

votre organisation. Mieux, co-construisez cette réflexion !

Pourquoi mon équipe / mon organisation a

besoin de plus d’agilité ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 41

Quelle est la maturité agile actuelle de mon

équipe ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 42

J’entends souvent des nouveaux agilistes dire que « l’agilité, c’est du bon sens, finalement ».

Ce n’est pas parce que votre équipe n’utilise pas le jargon agile qu’elle ne fait pas preuve d’agilité ou qu’elle fait tout en dépit du bon sens !

Identifiez collectivement votre agilité naturelle : les valeurs, les pratiques, etc… qui relèvent de l’agilité.

Ce sont des bases solides sur lesquelles construire progressivement votre agilité, par le mécanisme de l’amélioration continue, à un rythme soutenable et de façon pérenne.

Quelle est la maturité agile actuelle de mon

équipe ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 43

Que devient le chef de projet ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 44

Chef de projet

Scrum master Product owner

Dans Scrum, il n’y a pas de rôle « chef de projet ». Mais on y trouve un scrum master et un product owner (il y a en général des profils équivalents dans une méthode agile).

Pour simplifier :

• Scrum master = responsable du processus

• Product owner = responsable du produit

Le chef de projet classique a ces deux responsabilités, au moins de façon partielle. La distinction introduite par l’agilité permet de se concentrer sur l’un des aspects seulement et de cibler son amélioration continue personnelle.

Un chef de projet peut choisir l’un ou l’autre de ces rôles, en fonction de ses préférences, de ses compétences, etc…

Il est primordial d’accompagner plus spécifiquement un chef de projet lorsqu’on met en œuvre une démarche d’agilisation. Il est souvent un élément clé dans la réussite de la démarche.

NB : Méfiez vous du « chef de projet agile »

Que devient le chef de projet ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 45

Quel est le rôle du manager dans une

organisation agile ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 46

Mon équipe est autonome, auto-organisée. Et moi, en tant que

manager, je fais quoi ?

• Je porte la vision de l’équipe, ses objectifs et ses grandes

priorités

• Je promeus le travail de l’équipe vers le reste de

l’organisation

• J’aide l’équipe à grandir : coaching, soutien, facilitation…

Voir Management 3.0 de Jurgen Appelo

Quel est le rôle du manager dans une

organisation agile ?

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 47

Conclusion

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 48

Je trouve que le terme de « transformation agile » n’est pas approprié : il sous-entend un état final. Je préfère le terme d’évolution agile, car l’évolution ne s’arrête jamais.

L’agilité n’est pas une baguette magique pour résoudre tous vos problèmes. C’est une baguette magique pour rendre visibles les problèmes que vous rencontrez.

Votre évolution agile tient donc à votre volonté de vous attaquer aux problèmes identifiés et de résoudre leurs causes racines. Vous devez être acteur et non consommateur. Pour réussir sereinement cette aventure humaine, ancrez et propagez les valeurs agiles dans votre organisation.

Que la force soit avec vous, jeunes padawans.

Ne tombez pas du côté obscur de l’agilité.

Conclusion

Mon 4x4 agile - Emilie Esposito 49

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