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1) Chi sei tu? Alfonso Cannavacciuolo, 41 anni, copywriter e business writer 2) Perché dovrei ascoltarti?
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1) Chi siete voi?
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1) Facciamo un esperimento
La vostra attività digitale.
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1) Cos'è il/la business writing? 2) Perché un modulo di BW in questo Laboratorio?
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1) Cos'è il/la business writing? La disciplina che insegna come scrivere meglio al lavoro.
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1) Si può imparare a scrivere meglio? S! La scrittura efficace è una tecnica che si può imparare
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Un esempio di scrittura efficace che potrebbe esservi molto utile
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Lettera presentazione+CV Da: Antonio Esposito A: Ufficio Personale Roma Oggetto: Ehi! Mi piacerebbe un casino lavorare con voi!
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Le vostre impressioni su Ehi! Mi piacerebbe un casino lavorare con voi!
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3 Ipotesi per: Ehi! Mi piacerebbe un casino lavorare con voi!
1) Selezione di un deejay 2) Selezione di un direttore di negozio 3) Selezione di un importante manager
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Un altro esempio:
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Ipotesi: Devi inviare una comunicazione alla Direzione per comunicare i risultati: 1) Selezione impiegato contabile
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Selezione Impiegato Contabile Da: Angela Bompiani/Ufficio personale A: Direttore Generale Oggetto: Leggi qui Oggetto: Selezione Oggetto: Selezione Impiegato Contabile Oggetto: Risultati Selezione Impiegato Contabile
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1) Davvero mi serve a qualcosa scrivere meglio? SI! 1) Ti aiuta a trovare lavoro 2) Ti aiuta a lavorare meglio 3) Ti aiuta a fare carriera
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Fortune 1979
Cosa devono fare le scuole di Economia americane per i manager del futuro.
“Insegnate loro a scrivere meglio”
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1990 Usa National Commission On Writing 2004 100 grandi aziende americane È importante saper scrivere bene?
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È importante saper scrivere bene? 51%: capacità di scrivere importante per assunzione Saper scrivere aiuta a tenersi il lavoro 86%: scrittura sciatta nel curriculum è un ostacolo insormontabile ad una futura assunzione.
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2004, 100 grandi aziende americane
Strumenti più richiesti:
Scrivere e-mail Presentazioni in Power Point Resoconti tecnici Memo e lettere
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2004, 100 grandi aziende americane
Capacità più richieste: Scrittura chiara Accurata Corretta
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2004, 100 grandi aziende americane. Alcune frasi. “In questa Era Elettronica la capacità di scrivere è fondamentale. Con l’e-mail, molti lavoratori in più devono scrivere, e farlo molto più spesso”.
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2004, 100 grandi aziende americane. Alcune frasi. “Siamo inondati di e-mail e le persone devono imparare ad andare al “cuore dei problemi. Dobbiamo insegnare alle persone ad essere dirette, scrivendo solo quello che serve realmente”
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Capacità più richieste: Scrittura chiara Accurata Corretta
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Il processo di scrittura: 1) Organizzare 2) Scrivere 3) Rivedere 4) Correggere Esempi e casi pratici
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Domande?
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Organizzare: 1) Definire gli obiettivi 2) Definire il destinatario 3)Decidere stile, tono e livello di formalità
del testo
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Definire gli obiettivi: Una buona comunicazione parte sempre dalla definizione di un obiettivo.
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Caratteristiche dell'obiettivo: 1) Specifico 2) Raggiungibile 3) Realistico
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ESEMPIO: call center Devi comunicare ai dipendenti che ci saranno 4 ore di aggiornamento per imparare le caratteristiche di Win 8.
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Scrivete!
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Caratteristiche dell'obiettivo: 1) Specifico 2) Raggiungibile e Realistico
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Il destinatario della scrittura: 1) Chi è il destinatario 1) Quale livello di informazioni ha
sull'oggetto della comunicazione
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ESEMPIO DI DESTINATARIO Selezione di neolaureati in materie umanistiche da formare come figure tecniche (Database Oracle)
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Una regola sempre valida Scrivi per gli stupidi!
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Tono Tono: la voce con cui parla il testo (amichevole, arrabbiato, ironico)
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Stile Stile: il modo in cui è scritto il testo (creativo, persuasivo, informativo)
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ESEMPIO DI STILI DIVERSI Per convincere Vigile ad annullarti la multa cercherai di essere persuasivo e convincente Per scrivere una procedura di emergenza sarai preciso e informativo
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Formalità Stabilire un rapporto corretto con il lettore Tu, lei o voi?
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Formalità Tu, lei o voi?
Il Tu e il Lei non sono solo pronomi: sono un modo di costruire e comunicare l'immagine di te e dell'azienda per cui lavori perché raccontano a chi legge se sei in grado di capire con chi stai parlando e, soprattutto, se hai rispetto per lui e per il suo ruolo.
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Formalità: Lista di controllo
Conosci bene la persona SI_NO La conosci personalmente? SI_NO Hai avuto con questa persona frequenti contatti? SI_NO É il vostro primo contatto? SI_NO Questa persona ha fiducia in te e nella tua azienda? SI_NO Qual è il rapporto “gerarchico” fra te e questa persona?
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1) Pianificare il testo 2) Tecniche per generare idee utili 3) Organizzare le informazioni 4) Scrivere la prima versione di un testo
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Pianificare il testo 1 minuto, 1 ora, 1 giorno, 1 mese, 1 anno Ogni testo va pianificato: lunghi, brevi, formali, informali...
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Pianificare il testo Raccogliere le informazioni sul tema oggetto della comunicazione Google, giornali, riviste, libri, materiali aziendali, esperienza personale...
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Tecniche per generare idee utili Superare il blocco dello scrittore: Freewriting Freewriting diretto Listing Cubing 5W
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ESERCIZIO sulle tecniche per generare idee utili Freewriting diretto per un sito web Scrivi per 3 minuti su questo tema: La selezione delle risorse umane
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Organizzare le informazioni Cinque modi per strutturare un testo: 1) Cronologia 2) Categorie 3) PAR: Problema-azione-risultato 4) Domande e Risposte 5) Organizzazione visiva
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Scrivere la prima versione di un testo Creazione un indice (outline) delle cose da scrivere.
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ESEMPIO Lettera di convocazione colloquio finale per le 5 persone selezionate nella prima fase.
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Scrivere la prima versione di un testo Segui l'indice che hai elaborato Scrivi come ti piace Non provare a fare una prima versione perfetta Non preoccuparti degli errori
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Scrivere la prima versione di un testo Scrivi seguendo le tue esigenze Lascia stare l'introduzione Se manca qualcosa, prendi nota e non fermarti Scrivi velocemente
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Scrivere la prima versione di un testo Datti un tempo limite Elimina le distrazioni Non essere troppo critico
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La revisione del testo A cosa serve la revisione dei testi? Rivedere la struttura logica del testo Concisione Chiarezza Credibilità Altri consigli
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La revisione del testo A cosa serve la revisione dei testi? Hemingway riscrisse l’ultima pagina del suo “Addio alle armi” trentanove volte. A che gli chiedeva perché l'avesse fatto rispondeva: "Perché non trovavo le parole giuste".
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La revisione del testo A cosa serve la revisione dei testi? Non accontentarti della prima stesura Perdita o mancanza di attenzione Perdita di tempo Incomprensione
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La revisione del testo Rivedere la struttura logica del testo Controlla che il testo segua un percorso logico Controlla passaggi tra titolo, sottotitolo, singole frasi e connessioni tra paragrafi
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La revisione del testo
Concisione Immagina il capitano di una nave che sta affondando. Che cosa direbbe all'equipaggio e ai passeggeri per farli mettere in salvo?
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La revisione del testo Concisione “Si avvisano i signori passeggeri e i membri dell'equipaggio che cause tecniche improvvise hanno reso difficoltosa la navigazione etc etc... ” “La nave affonda! Tutti sulle scialuppe!”
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La revisione del testo Concisione “La nave affonda! Tutti sulle scialuppe!”
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La revisione del testo Concisione Un testo breve è anche un testo più comprensibile Mai usare due parole quando se ne può usare solo una
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La revisione del testo Concisione Brevità non significa assenza di informazioni ma testi che forniscono le informazioni utili senza usare parole superflue.
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La revisione del testo Concisione Abbrevia le tue frasi Spezzetta le frasi lunghe in più frasi
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La revisione del testo Concisione- ESEMPIO NEGATIVO “Gentile Cliente, vogliamo ringraziarla per la sua richiesta e le inviamo quindi le informazioni che possono esserle utili per poter attivare il nostro software, mentre le ricordiamo che per l'assistenza tecnica può chiamare al nostro numero verde 800 00 00 00”.
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La revisione del testo Concisione Quali concetti sono espressi nell'esempio
precedente? Ringraziamento al cliente Invio di un file con le spiegazioni per
l'attivazione del software Informazioni per richiedere assistenza
tecnica
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La revisione del testo Concisione ESEMPIO POSITIVO “Gentile Cliente, grazie per averci chiesto informazioni. In allegato trova un file Word con la descrizione dettagliata della procedura di attivazione del software. Se ha bisogno di assistenza tecnica, chiami il nostro Numero Verde 800 00 00 00”.
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La revisione del testo ESERCIZIO SULLA CONCISIONE La sosta in questa zona non è pagamento
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La revisione del testo Chiarezza Abraham Lincoln, il primo Presidente degli Stati Uniti, diceva spesso che scriveva per tutti, da Joe il Barbiere a Joe il Giudice. Era accusato di essere troppo semplice e sintetico, ma con i suoi discorsi ha cambiato il mondo.
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La revisione del testo Chiarezza Tecniche per aumentare la chiarezza Usa la forma attiva
NO! È stato deciso dalla dirigenza di aumentare il capitale sociale. SI! La dirigenza ha deciso di aumentare il capitale sociale
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La revisione del testo Chiarezza
NO! È stato deciso dalla dirigenza di aumentare il personale. SI! La dirigenza ha deciso di aumentare il personale
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La revisione del testo Chiarezza Evita i termini tecnici e stranieri
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La revisione del testo Chiarezza NO! Scriva al nostro Customer Service Representative SI! Scriva al nostro Responsabile Clienti NO! Accendi il tuo device SI ! Accendi il tuo palmare
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La revisione del testo Chiarezza
Sigle e acronimi Per rendere il tuo testo più chiaro scrivi la prima volta le parole che formano sigle e acronimi, e dopo indica la sigla tra parentesi.
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La revisione del testo Chiarezza Sigle e acronimi ESEMPIO NO! Scriva al nostro ufficio H. R. SI! Scriva al nostro ufficio Risorse Umane
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La revisione del testo Chiarezza Usa liste e punti elenco Le liste sono uno strumento molto efficace per rendere un testo più chiaro e leggibile.
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La revisione del testo Chiarezza Invece di: “Le tecniche di revisione pi usate per aumentare la credibilità del testo
sono Concisione, Chiarezza e Coerenza”. Usa: Le tecniche di revisione più usate per aumentare la credibilità del testo
sono: Concisione; Chiarezza; Coerenza.
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La revisione del testo Chiarezza Non usare il “burocratese” e il “legalese”cioè le lingue usate esclusivamente nella Pubblica Amministrazione e in campo legale e giuridico.
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La revisione del testo Chiarezza Il linguaggio di questi settori è autoreferenziale, pieno di termini tecnici e frasi verbose, che rendono la lettura difficile e la comprensione contorta.
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La revisione del testo Chiarezza ESEMPI NO! Titolo di viaggio SI! Biglietto NO! A far data dal primo luglio SI! Dal primo luglio
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La revisione del testo Credibilità Un testo credibile è un testo più efficace perché convince il lettore che la fonte da cui provengono le informazioni è affidabile.
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La revisione del testo Credibilità Specificità contro vaghezza Le parole vaghe e generiche fanno perdere forza al testo.
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La revisione del testo Credibilità ESEMPIO NO! Mi contatti. SI! Mi chiami. NO! Le risponderò presto. SI! Le risponderò entro il 15 ottobre.
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La revisione del testo Credibilità Niente luoghi comuni: Esperienza e professionalità Consulenza a 360 gradi Le migliori tecnologie
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La revisione del testo Altri consigli Prova del giorno dopo Leggi a voce alta Stampa e correggi a penna Non innamorarti dei tuoi testi
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Esercizi sulla revisione del testo Rivediamo la lettera scritta in precedenza
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Editing Correggere gli errori più comuni di grammatica e punteggiatura
Eliminare gli errori e le sviste
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Che differenza c'è tra “revisione” ed “editing”?
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L'editing La revisione comporta una modifica profonda del testo: in fase di revisione puoi decidere che hai sbagliato destinatario, stile, livello di formalità, organizzazione del testo.
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L'editing L'editing è la “pulizia finale” del testo prima di andare in pubblicazione.
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L'editing ESEMPIO DI EDITING Contattateci allo 081 526 80 46 per chiedere ulteriori informazioni. Ti risponderemo entro 24 ore.
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L'editing ESEMPIO DI EDITING Contattaci allo 081 526 80 46 per chiedere ulteriori informazioni. Ti risponderemo entro 24 ore.
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L'editing Eliminare gli errori e le sviste
Stampa il testo Prenditi del tempo Non correre Fai delle soste ogni 15 minuti Chiedi a qualcun altro di leggere il testo
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L'editing Eliminare gli errori e le sviste Non fidarti del correttore automatico di Word Non fidarti di te stesso Crea la tua lista di controllo Non fidarti dei tuoi occhi
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L'editing Eliminare gli errori e le sviste Controlla un solo errore per volta Cerchia ogni segno di punteggiatura Controlla date, numeri, cifre e simboli Controlla la completezza delle frasi Controlla soggetti e verbi
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L'editing Rispetto per la grammatica In una puntata dei Simpson, a chi gli prefigurava una bocciatura in grammatica, Burt rispondeva: “Io bocciato in grammatica? È disimpossibile!"
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L'editing Rispetto per la grammatica La lingua si modifica Alcune regole sono immutabili Antonio è nato il 23 febbraio
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L'editing Rispetto per la grammatica La lingua si modifica Altre regole cambiano All'uopo... Signoria Vostra...
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