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Les outils collaboratifs: une opportunité d’innovation

COLLOQUE ENTREPRENEURIAT TECHNOCENTRE TIC 12 et 13 novembre 2015

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Présentation de l’atelier

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Présentation des participants

Outils de stockage et de partage de fichiers

Outils d’écriture collaborative

Outils de brainstorming collectif

Outils de gestion de projets

Outils de gestion d’agendas

Outils de planification de réunions

Outils de réunions à distance

Comparatif de certaines plateformes

Collaboratif cadre théorique

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Les outils de partage et de stockage de fichiers

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Choisir entre les deux possibilités: Utiliser Google Drive seulement en ligne Installer Google Drive sur son poste et synchroniser ses

fichiers Applications interopérables:

Google slides Google forms Google fusion tables

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Choisir entre les deux possibilités: Utiliser OneDrive seulement en ligne Installer OneDrive sur son poste et synchroniser ses

fichiers Applications source Microsoft et autres interopérables

Word Excel PowerPoint OneNote Tasks

Yammer

Sync

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Intégration entre les deux possibilités: Utiliser iCloud en ligne Utiliser les applications sur son poste et enregistrer ses

fichiers sur son compte iCloud Applications source sur poste de travail et enregistrement en ligne

Pages Numbers Keynote Notes

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Autres solutions:

Module de plateforme d’applications en ligne

Synchronisation de données entre plusieurs appareils et systèmes d’exploitation

Partage de fichier sans application de rédaction conjointe

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Les outils d’écriture collaborative

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Les traitements de texte en ligne

Les pads

Les wikis

Les blogs

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Intégré à Google Drive Possibilité d’écriture collective simultanée Toutes les fonctionnalités d’un traitement de texte Création en ligne de documents Compatibilité avec les formats les plus courants : .doc, .docx, .html, texte brut (.txt), .rtf, .odt Permet le clavardage pendant la session d’écriture Intégré à Google Hangout pour la prise de notes lors

d’une session.

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Intégré à ZOHO Work Online Possibilité d’écriture collective simultanée Toutes les fonctionnalités d’un traitement de texte Création en ligne de documents Gestion des versions Compatibilité avec beaucoup de formats courants : .doc, .docx, .swx, .html, .txt, .rtf, .odt, .jpeg, .gif, .png

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Outil gratuit qui demande la création d’un compte sur la plateforme Pas d’installation sur son poste de travail Permet d'écrire à plusieurs de manière simultanée et aussi en mode asynchrone Zone de chat pour dialoguer Fonctionne sur tablette et téléphone intelligent

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Outil gratuit qui ne demande pas obligatoirement la création d’un compte sur la plateforme Pas d’installation sur son poste de travail Permet d'écrire à plusieurs de manière simultanée et aussi en mode asynchrone Zone de clavardage pour dialoguer Inviter des utilisateurs en donnant l’adresse « url » du pad Un code couleur pour chaque participant Option privé ou public Exportation en différents formats

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Définition d’un wiki : « Un wiki est un site web collectif dans lequel un grand nombre de participants sont autorisés à modifier les pages et à en créer de nouvelles à l'aide de leur navigateur web. » Un wiki n'est pas forcément modifiable par tout le monde; il peut exiger que les visiteurs s'inscrivent avant d'être autorisés à modifier les pages Le plus connu: Wikipédia Utilisé en milieu scolaire: Wikispaces

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Définition d’un blog : « Un blog, anglicisme pouvant être francisé en « blogue » et parfois appelé cybercarnet ou bloc-notes, est un type ou partie de site web utilisé pour la publication périodique et régulière d'articles, généralement succincts, et rendant compte d'une actualité autour d'un sujet donné ou d'une profession » Blog produit par gaspésienne: Édith Jolicoeur Blog produit en groupe: Miss MOOC, Miss Com, Miss ResO http://miss-mooc.paris/

http://www.consultantebranchee.com/

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Les outils de brainstorming collectifs

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Les cartes mentales

Les POST-IT

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Outil en ligne Version gratuite: 3 cartes heuristiques possibles, Version payante: nombre illimité de cartes, Nombreuses exportations de formats, .pdf, .xMind, Nombreuses fonctionnalités Insertion d’images, de notes, de liens « url », de fichiers, de commentaires

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Installation de l’application sur son poste de travail et partage seulement sur un réseau local Pas de partage en ligne en temps réel Version gratuite, version payante: nombre illimité de cartes, Exportations de formats, .pdf, et Excel, Word, PowerPoint et .svg Plusieurs modèles guides (plan, matrice, Gantt, organigramme, swot, meeting management, make a decision, timeline,...)

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Autres solutions:

Gratuit. Version portable pouvant fonctionner sur une clé USB

Version gratuite et payante. Disponible aussi sur mobile

Freeplane

Gratuit. Nombreuses cartes publiques disponibles comme gabarit

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Mêmes principes que les pads pas d’inscription obligatoire mais pas de sauvegarde possible du tableau. Il

faut faire une capture d’écran possibilité de se connecter à plusieurs en même

temps, en indiquant son prénom Permet d’accrocher des post-it virtuels sur un tableau et de les organiser en colonnes.

Distinction des post-it par des couleurs Possibilité de retrouver son tableau grâce à une

« url » que l’on personnalise

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Inscription obligatoire sur la plateforme Sauvegarde et partage possible Peut aussi être utilisé pour le partage de photos Nombreux gabarits disponibles sur la plateforme Distinction des post-it par des couleurs Permet l’intégration de fichiers Service de rappel de dates importantes

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Outil gratuit avec la création d’un compte personnel Possibilité de joindre et d’afficher un fichier Ajout de liens externes, toutefois un seul par post-it, ouvert dans le tableau Possibilité de prise de photos par la webcam Mise en forme du tableau possible Plusieurs thèmes graphiques disponibles Sauvegarde du tableau Interopérabilité avec mobiles Exportation du « mur » sur un site web : par code embarqué

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La gestion de projet

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Alternative gratuite et compatible Microsoft Project Installation sur son poste de travail Permet de décliner le projet en tâches et sous-tâches Chaque tâche pourra être définie par sa durée, par les ressources qui pourront lui être affectées et par des budgets Différents affichages: PERT, GANTT et le chemin critique Possibilité de concevoir et produire différents rapports

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Gratuit avec inscription sur la plateforme Gérer toutes les étapes dans la conduite et le suivi d’un projet Outils de « workflow » qui permet l’activation et suivi des interactions entre collaborateurs Un tableau pour chaque projet Différentes catégories de listes en colonnes sur chaque tableau To Do : idées et tâches à faire Doing : tâches en cours Done : tâches effectuées

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Gratuit jusqu’à 15 participants avec inscription sur la plateforme Application web et mobile conçue pour permettre le travail d'équipe sans email Différentes listes de tâches

Today Upcomming Later

Nombre illimité de projets, de tâches et de conversations

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To Do List Outil simple et efficace pour gérer les tâches d'un projet Les tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre

Gratuit ou 29,95/an

Gratuit (mobile et synchronisation)

Sur mobile 4,99 et synchronisation

Sur mobile Pocket Lists IPhone et iPad

Sur mobile iPhone et iPad Calendrier spécialisé

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La gestion de calendrier

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Synchronisation Plusieurs personnes utilisent des agendas et des calendriers en ligne comme le calendrier Hotmail ou iCloud ou encore l'agenda Google. Ils sont accessibles à partir de n’importe quel poste de travail ou navigateur sur téléphone intelligent Il est aussi possible de synchroniser le contenu des calendriers et agendas pour y accéder à partir d'applications qui fournissent des infos en temps réels sur ce qui est à l'horaire: rappels de réunions, alertes, etc.

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Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au même agenda et le consulter

Création et description d’événements (envoi d’alertes mail ou textos)

Paramétrage des notifications Définition des droits d’utilisateurs pour les personnes

partageant l’agenda Ajout possible de pièces jointes aux événements Codes couleurs affectés aux événements et aux

différents agendas

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La planification d’une réunion

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Plateforme en ligne et sur téléphone intelligent Création de “sondages” pour : Organiser une réunion, planifier un rendez-vous Avec de multiples participants Éviter les allers et retours de mails Faciliter la visibilité des disponibilités

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Plateforme en ligne et sur téléphone intelligent Les outils divers sont particulièrement bien adaptés pour l’organisation des grands groupes Trouver une date Faire un sondage anonyme Faire une To Do List Organiser un vote Outil gratuit concurrent de Doodle

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La réunion en ligne

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Intérêt des réunions à distance Économie Coordination rapide Gratuits et options payantes

Limites Nombre limité de participants Durée limitée : 1 à 2 h

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Comparatif solutions dominantes du marché

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COMPARATIF Google Microsoft Apple

Base Compte Google ID Compte Widows ID Compte Apple

Champs d'application Documents Documents Pages Présentations Présentations Keynotes Feuilles de calcul Feuilles de calcul Numbers Agenda Agenda Calendrier Courriel (GMail) Courriel (Outlook) iCloud Mail Photos (Picasa) iCloud Photos Notes (Keep) Notes (OneNotes) iCloud Notes

Réseau social (Google+) Rappels/Localiser

Webconférence (Hangout) Webconférence (Skype) Vidéo (YouTube) iTunes Questionnaires (Google forms) Carte mentale (MindMup)

Stockage de base 15G 30G 5G

Accessibilité en ligne Oui Oui Oui

Modification en ligne Oui Oui (Abonnement Office 365) Oui (Applications locales)

Droits d'accès Illimité 250 max N/C

Mobile Systèmes: iOS et Android iOS, Android et WP iOS

Tutoriel Oui Oui Intégré dans l'outil

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La collaboration : typologie

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Quelques définitions du travail coopératif:

« Le travail coopératif peut être défini comme une organisation collective du travail dans laquelle la tâche à satisfaire est fragmentée en sous-tâches. »

« travail de groupe hiérarchiquement organisé et planifié impliquant des délais et un partage des tâches selon une coordination précise. » (Guide pratique du travail collaboratif, Brest)

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Quelques définitions du travail collaboratif:

« Un travail qui n'est plus fondé sur l'organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l'information et de la communication » (Wikipédia).

« Le travail collaboratif est une situation dans laquelle plusieurs agents (dit partenaires) décident de coopérer, c'est-à-dire de produire et d'utiliser l'intelligence collective, dans le but de résoudre en commun un problème » (F. Aidouni).

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Quelques définitions de l’intelligence collective:

« L'intelligence collective désigne les capacités cognitives d'une communauté résultant des interactions multiples entre ses membres ou agents. » (Wikipédia). « Un processus technique d’interprétation et d’analyse d’informations externes et internes pour en faire des connaissances clés, notamment à travers des cercles de réflexion et d’experts, mobilisés sur un problème.» (O. Zara).

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L’intelligence collective

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Caractéristiques: M ind set: Confiance, respect, bienveillance, générosité et plaisir. Croyances qui supportent l’intelligence collective Que l'Être humain est bon et vrai, ce qui génère

une force tranquille et pérenne. Que plus nous donnons, plus nous recevons, et

que plus nous recevons plus nous avons. Que faire ensemble dans la confiance, pour

conduire joyeusement à la réussite et à l'enthousiasme.

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Coordonnées: Jean-Claude Plourde Adm.A, C.M.C., CHE, M.A.

GESTIO NOVE Consultants 64, Boul. Renard est Gaspé (Québec) G4X 5R2 Téléphone (418) 360-4863 Site web www.gestionove.ca

@plojea01 Jean-Claude Plourde

Gestion des connaissances