Marine Franssen et Giseline Rondeaux, Chargées de recherche, HEC-ULg - Laboratoire d’étude sur les nouvelles formes de travail (LENTIC)

Jeudi 15 décembre

Nouvelles formes de travail (NWOW) en PME : enjeux, pratiques et partage d'expériences.

LIEGE CREATIVE, en partenariat avec :

P R É S E N T A T I O N – D É B A T L E S P R A T I Q U E S D E F L E X I B I L I T É S P A T I O -

T E M P O R E L L E S

NWOW – PME P l a t e - f o r m e d e r e s s o u r c e s e t d ’ é c h a n g e s d e b o n n e s

p r a t i q u e s p o u r l e d é v e l o p p e m e n t e t l a g e s t i o n d u t r a v a i l à d i s t a n c e d a n s l e s P M E

P r o g r a m m e d e r e c h e r c h e « G e r m a i n e T i l l i o n » 2 0 1 3 a p p e l w a l l o n e n i n n o v a t i o n s o c i a l e ( D G 0 6 – S P W )

1

Le LENTIC 2

�  Créé il y a 30 ans �  Fait partie d’HEC-Liège �  Equipe pluridisciplinaire (gestion, sociologie,

anthropologie, sciences du travail, sciences politiques)

�  Principaux champs ¡  Changement organisationnel et intrapreneuriat ¡  Dynamiques stratégiques RH ¡  Transformation du marché du travail ¡  Digitalisation

Projet et objectif 3

Ü  LE  PROJET  �  Partenariat mixte: équipes académiques (ULg/UCL) accompagnées par

des parrains industriels (Acerta, 3GSP) et associatif (Fondation pour la Jeune Entreprise)

�  Durée de 3 ans – financement par la DG06

Ü  OBJECTIF  �  Elaboration d’une plate-forme de ressources et d’échanges de bonnes

pratiques pour le développement et la gestion des nouvelles formes d’organisation et de travail dans les PME.

Déroulement du projet

�  Configurations de PME �  Périmètre et enjeux du NWOW

�  18 études de cas en PME

�  Analyse transversale �  Focus groups

�  Objectifs ¡  Solidification du réseau de PME et d’experts

associés ¡  Echange de bonnes pratiques

4

Revue de littérature

Evaluation des impacts

Guide méthodologique

Plateforme

Qu’est ce que le NWOW ? 5

TIC

Travail à distance

Espace de travail

partagé

Management participatif

Equipes projets

Flexibilité sp

atio-tem

porelle

Dém

ocra

tie

au

trav

ail

La plateforme 6

Home Le NWOW – C’est quoi ?

Implémenter une initiative de NWOW

Témoignages

Ressources Accompagnement personnalisé

Qui sommes – nous ?

Quatre composantes

A quoi être attentif ?

Vignettes Carnet d’adresse

Acerta Le projet

Pour les PME ?

Dans quel contexte ?

Capsules vidéo

Ressources documentaires

Partenaires

Comment gérer le projet ?

Parrains

Quels effets prévoir ?

Structure :

Le NWOW – C’est quoi ? Quatre composantes

7

TIC

Travail à distance

Espaces de travail

partagés

Management participatif

Equipes projets

Flexibilité sp

atio-tem

porelle

Dém

ocra

tie

au

trav

ail

Le NWOW – C’est quoi ? Travail à distance

8

�  Toute forme de travail déspatialisé (≠ lieux et fréquences) ¡  Télétravail à domicile

÷ Permanent ÷ Alterné ÷ Occasionnel

¡  Télétravail mobile ÷  en bureau satellite ÷  en télé-centre ÷  en détachement chez le client

�  Finalités ¡  RH ¡  Performance ¡  Economie

Le NWOW – C’est quoi ? Espace de travail partagé

9

�  Différentes appellations pour différentes réalités �  Principes

¡  Des espaces de travail non attribués a priori ¡  Une division en zones de travail ¡  Digitalisation des documents pour permettre la mobilité ¡  Des chartes d’utilisation et des règles d’usage

�  Finalités ¡  Economique ¡  Isomorphisme sectoriel ¡  Cohérence

÷ Avec l’évolution de l’environnement de travail ÷ Avec l’activité

Le NWOW – C’est quoi ? Equipe-projet

10

�  Vision ¡  Une vision particulière du travail en équipe à tâches et buts

communs

�  Principes ¡  Fusionner les contributions individuelles ¡  Confiance – autonomie – responsabilité ¡  Pas (toujours) de répartition a priori des rôles è Du silo vers le transversal

�  Finalités ¡  Performance de l’équipe et de l’entreprise ¡  Attractivité / rétention du personnel ¡  Marketing

Le NWOW – C’est quoi ? Management participatif

11

�  Vision ¡  Donner une place à la démocratie dans l’entreprise, en reconnaissant

les employés comme des individus responsables, autonomes et engagés

�  Principes ¡  Une participation des employés aux décisions (stratégiques/

managériales/opérationnelles) de l’entreprise ¡  Une impulsion et une implication de la part des dirigeants

�  Finalités ¡  Responsabilité, autonomie, créativité ¡  Attractivité et rétention du personnel ¡  Optimisation de l’organisation ¡  Avantage compétitif

Le NWOW – C’est quoi ? Le NWOW – Pour les PME ?

12

�  Caractère limité des ressources disponibles �  Proximité fonctionnelle

¡  Intégration et interrelation forte des fonctions entre elles ¡  Polyvalence entre les métiers

�  Proximité relationnelle �  Stratégie de NWOW selon le type de PME �  Centralité du dirigeant �  Caractère informel �  Effet de grossissement

A quoi faut-il être attentif ? 13

Travail à distance

Espace de travail

partagé

Management participatif

Equipe-projet

A quoi faut-il être attentif ? Travail à distance

14

�  Choix des équipements techniques ¡  Obsolescence du matériel ¡  Qualité de la connectivité ou des outils ¡  Adéquation des équipements IT aux besoins de l'utilisateur

�  Pas de préalables indispensables mais prendre connaissance des impacts potentiels au niveau de ¡  L’organisation du travail ¡  La GRH ¡  La qualité de la relation managériale

A quoi faut-il être attentif ? Espace de travail partagé

15

�  Choix des équipements techniques ¡  Objectifs fixés ¡  Sécurité ! BYOD

�  Mise en œuvre ¡  Prévoir des infrastructures garantissant une mobilité aisée des

travailleurs ¡  S’assurer de la capacité financière avant d’engager des

investissements

A quoi faut-il être attentif ? Equipe-projet

16

�  Fonctionnement différent ¡  Identifier et démontrer les bénéfices attendus

÷ Flexibilité et agilité accrue dans la réalisation des tâches ÷ Meilleure communication et circulation de l’information

�  Mise en œuvre ¡  S’assurer de la capacité financière à supporter l’utilisation de

plages horaires à des fins « non-(strictement) productives » ¡  Dégager du temps sans impacter le fonctionnement de

l’entreprise

A quoi faut-il être attentif ? Management participatif

17

�  Mise en œuvre ¡  S’assurer de la capacité financière à supporter l’utilisation de

plages horaires à des fins « non-(strictement) productives » ¡  Dégager du temps sans impacter le fonctionnement de

l’entreprise

Dans quel contexte ? 18

Travail à distance

Espace de travail

partagé

Management participatif

Equipe-projet

Dans quel contexte ? Travail à distance

19

�  Correspondance avec la réalité du terrain ¡  Adéquation du travail à distance avec la nature de l'activité ou

la fonction exercée ÷ Envisager un aménagement des tâches ÷ Considérer la coordination de l’équipe de travail

�  Lien avec d'autres projets NWOW �  Manière dont le contrôle de l'activité est réalisé à

distance �  Situation géographique de l'entreprise �  Rareté des profils

Dans quel contexte ? Espace de travail partagé

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�  Correspondance avec la réalité du terrain ¡  Etre attentif aux interactions que nécessitent (ou pas) les

différents types de métiers dans l’entreprise ¡  Prévoir des lieux de réunion pour les équipes de projet, en

dialogue avec les experts du métier

�  Lien avec d’autres projets NWOW ¡  Compatibilité avec le télétravail ¡ → Synergies à prendre en compte

Dans quel contexte ? Equipe-projet

21

�  Climat facilitateur ¡  Type d’activité de l’entreprise ¡  Profil des employés (autonomie / responsabilité)

�  Fonctionnement « native » vs revirement stratégique ¡  Etat des lieux du fonctionnement actuel des équipes et du

« gap » vers le fonctionnement en équipes-projets ¡  Accompagnement extérieur ?

�  Lien avec d’autres projets NWOW ¡  S’assurer de la compatibilité

Dans quel contexte ? Management participatif

22

�  Climat facilitateur ¡  La nature de l’activité de la PME n’est pas un élément

structurant

�  Fonctionnement « native » vs revirement stratégique �  La GRH doit passer du contrôle à l’accompagnement �  Implication des syndicats

Comment gérer le projet ? 23

Travail à distance

Espace de travail

partagé

Management participatif

Equipe-projet

Comment gérer le projet ? Travail à distance

24

�  Stratégie de communication et information des collaborateurs �  Au niveau technologique

¡  Anytime, anyplace ¡  Eviter la multiplication des canaux de communication ¡  Plateforme collaborative (favoriser le sentiment d'appartenance)

�  Au niveau de l’organisation ¡  Formaliser et contractualiser les modalités de travail à distance ¡  Définir les conditions d’évaluation de l’expérience

�  Au niveau de la GRH ¡  Partager les connaissances et maintenir la cohésion de l’équipe ¡  Etre attentif à la question de l’équité

�  Au niveau de la relation managériale ¡  Etablir et maintenir la confiance ¡  Adapter les modalités d'échange et de coordination.

Comment gérer le projet ? Espace de travail partagé

25

�  Une définition et une communication claires ¡  Le public-cible de la démarche ¡  Les fonctions des différents espaces ¡  Les équipements et aspects ergonomiques

�  L’organisation de l’espace ¡  Anticiper et modéliser l’espace selon les besoins ¡  Mettre en place une charte d’usage pour formaliser les

comportements attendus de chacun

Comment gérer le projet ? Equipe-projet

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�  Au niveau de l’organisation ¡  Définir le procédé par lequel les personnes seront réparties dans les

projets ¡  Bonne connaissance des compétences et de l’apport de chacun

�  Au niveau de la GRH ¡  Caractère central du dirigeant ¡  Redéfinition du rôle de manager

�  Au niveau technologique ¡  Choix des outils collaboratifs en fonction

÷ De leurs fonctionnalités ÷ Des coûts (entre autres: de formation et de mise à jour) ÷ De leur sécurité ( ! BYOD) ÷ De leur combinaison et de leur intégration (! au suréquipement)

Comment gérer le projet ? Management participatif

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�  Une impulsion de départ de la part de responsables, de dirigeants ou d’employés

�  3 étapes essentielles ¡  Communiquer clairement sur le projet et ses objectifs ¡  Réfléchir à la portée stratégique de la démarche ¡  Mettre en place des organes de suivi

�  Attention à la réunionite et à l’infobésité �  Prévoir l’encadrement des situations de crises

(risque de retour à des méthodes plus directives)

Quels effets prévoir ? 28

Travail à distance

Espace de travail

partagé

Management participatif

Equipe-projet

Quels effets prévoir ? Travail à distance

29

�  Au niveau de l'individu ¡  Emergence d'un sentiment d'isolement ¡  Risque d'une surcharge de travail ¡  Brouillage des frontières entre la vie privée et la vie professionnelle ¡  Possibilités d'évolution de carrière amoindries et accès restreint aux

opportunités de formation �  Au niveau du collectif de travail

¡  Dégradation de la cohésion d'équipe ¡  Entrave à la collaboration ¡  Perception d'injustice liée au processus de sélection des télétravailleurs

�  Au niveau de l'organisation ¡  Risque accru au niveau de la diffusion des données sensibles et/ou

confidentielles

Quels effets prévoir ? Espace de travail partagé

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�  Au niveau de l’individu ¡  Risques de dépersonnalisation → stratégies de contournement, de

re-territorialisation ou d’appropriation d’espaces

�  Au niveau du collectif de travail ¡  Contrôle par les pairs → prévoir des salles de réunion et des lieux

d’isolement, ainsi que des réunions régulières

� Au niveau de l'organisation ¡  Participation visible des dirigeants à la démarche

Quels effets prévoir ? Equipe-projet

31

�  Au niveau de l’individu ¡  Paradoxe entre contrôle et philosophie

÷  MBO ÷  Planification souple ÷  Outils en tant que supports à la professionnalisation

�  Au niveau du collectif de travail ¡  Motivation et fédération autour de l’objectif

÷  Vérification de l’adhésion lors du recrutement ¡  Charge de coordination élevée

÷  Communication au travers d’outils ¡  Cohésion inter-équipes

÷  Favoriser le partage de connaissance ¢  Réunions d’actualisation ¢  Mobilité transversale ¢  Formations transversales

÷  Outil de communication interne (RSE – intranet)

Quels effets prévoir ? Management participatif

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�  Au niveau de l’individu ¡  Demande beaucoup d’énergie : attention à la déresponsabilisation ou

la sur-responsabilisation des collaborateurs ¡  Ne pas confondre management participatif et recherche de

consensus généralisé ¡  Bien clarifier les rôles de chacun

�  Au niveau de l'organisation ¡  Transformation des pratiques de GRH : recrutement, politique

salariale et formation ¡  S’assurer d’un engagement équilibré de tous les collaborateurs pour

que chaque voix compte ¡  Toujours favoriser l’information et la communication