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Tips to help founders to be more efficient in their work.
Citation preview
Concentrez-vous sur l’essentiel !
TIANA RAOILISON
Entrepreneur et General Manager Smartelia
SMARTELIA
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à votre place
des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel
Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise :
développer le business et la stratégie de leur entreprise
« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »
Concentrez-vous sur l’essentiel !
Pour vous qu’est-ce qu’un entrepreneur ?
1. Fondateur
2. Entrepreneur
3. CEO
Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière
ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un technicien
ENTREPRENEUR n’est pas (seulement) un Manager
MANAGER DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
1. Créateur
2. Entrepreneur
3. CEO
1. FONDATEUR
« Un jour, je serai CEO »
FONDATEUR
Innove, saisit des opportunités…
2. Entrepreneur
« UN jour je serai grand et je déléguerai »
ENTREPRENEUR
DANS LE PASSE, PRESENT…Mais aussi dans le FUTUR…
3. CEO
à la tête d’un SYSTEME - BUSINESS MODEL
"Un jour je serai CEO"
CEO
3 rôles : Il est entrepreneur, technicien et Manager…
A la fois et à la tête d’un système durable, pérenne et solide.
Objectif : Passer du stade de fondateur à CEO,
en passant par le stade de l’entrepreneur
ECUEIL / ECHEC
SE CREER SON PROPRE EMPLOI ET ÊTRE SALARIE DE SA PROPRE BOÎTE
PRINCIPALE CAUSE D’ECHEC
ABSENCE DE RENTABILITE RESSOURCES SOLLICITEES (temps) > RESULTATS
LE CREATEUR N’ASSUME PAS SA POSTURE D’ENTREPRENEUR - Futur CEO
…et reste (trop longtemps) au stade seul de Fondateur-Entrepreneur
Burn Out !
EPUISEMENT - BURN OUT !
ABSENCE DE RENTABILITE JOURNEE DE 15H !
LA RESSOURCE « TEMPS » > RESULTATS
MAIS COMMENT PREPARER SON FUTUR DE CEO ?
Votre objectif :
Adopter la posture d’un véritable CEO dès les premiers pas de fondateur
tout en gardant l’âme d’un entrepreneur
Votre objectif sur le long-terme
DIRIGER UNE ENTREPRISE SOLIDE, PERENNE, DURABLE
Entrepreneur Un entrepreneur est dans le FUTUR
saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation
opérationnelle de cette dernière
A terme,
il Travaille SUR son entreprise et non
DANS son Entreprise
ENTREPRISE ?
business model
un système d’entreprise fondé sur un système
solide, durable et rentable
BUILD MESURE LEARN
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de production
de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
FOCUS
Essentiel de votre offre
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de la production de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
60% de mon temps ?
20% de mon temps ?20% de mon temps ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les Coulisses de la production de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
20% de mon temps ?20% de mon temps ?
60% de mon temps ?
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Coulisse de la production de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
80% de mon temps10% de mon temps 10% de mon temps
Vous concentrer uniquement sur votre expertiseet votre mission d’entrepreneur
votre 1er obstacle ?
1er ennemi LE TEMPS
Pouvez-vous lever du temps ?
Pouvez-vous Allonger la durée d’une journée ?
1 ressource
faîtes en un allié
Le temps Dépenser ou l’investir ?
L’investir comme une ressource !
Investir son temps pour en gagner plus ensuite
par quel moyen ?
1. un jour, je serai Ceo…
2. un jour je serai grand et je déléguerai
3. dès aujourd’hui, j’investis et optimise mon temps
PREPAREZ VOTRE CROISSANCE et VOS FUTURES DELEGATIONS
PENSEZ KIT DE PROCESS Clé en MAIN
POUR QUELS RESULTATS ?
GAGNEZ DU TEMPS !
VOUS CONCENTRER SUR LES TÂCHES CREATRICES DE VALEUR
CONSTRUIRE LE « PILOTAGE AUTOMATIQUE » DES TÂCHES ROUTINIERES
CONSTRUIRE UN FUTUR SYSTEME NE REPOSANT PAS UNIQUEMENT SUR VOUS
COMMENT SAVOIR CE QUE JE VAIS DELEGUER ?
Préparez la délégation des tâches à faible valeur ajoutée
Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business !
ET Concentrez-vous sur ces tâches !
Identifiez TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois
Préparez votre délégation
ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer !
La Boutique doit tourner même en son absence
ENTREPRENEUR
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
COMMENT PRepARERLES FUTURES DELEGATIONS ?
Grâce à des procédures testées, écrites, claires, précises et définies dans le temps
Pour disposer d’une lecture claire du fonctionnement de votre entreprise (pour vous et pour les investisseurs)
1. identifiez les tâches a déléguer
2. traduisez les tâches en procédureS
3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
1. identifiez les tâches a déléguer
première étape
COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle
1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X
3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER
Traduisible en PROCEDURE
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de production
de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
FOCUS
Identifier les tâches à déléguer
2. traduisez les tâches en procédure
Seconde étape
Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation
Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession de tâches
Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
pour tout entrepreneur
Webinar
Inbox ZERO
Tableaux de bords
O
Agenda prise de RDV
Recherche Internet
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Suivi lead &
Prospect
Finance Comptabilité
“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
So now they just execute, like turning a key.
« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
Kit de procédures clé en main
3. archivez en brief toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)
troisième étape
Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour mesurer, tester et avancer
Feuille de route datée : planning de délégation
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
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Ecueils à éviter
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…
UN BRIEF NEGLIGE
Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre
regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
un conseil
3. INVESTIR ET OPTIMISER SON TEMPS
ASPECT ORGANISATION / GESTION DE SON AGENDA
« Alors dès aujourd'hui, j'investis et j’optimise mon temps au quotidien ! »
working smarter, not HARDER, not LONGER
1. Lois du TEMPS Des lois à connaître pour optimiser et investir son temps
La loi de Murphy
Prévoir un temps pour l’imprévu….
La loi de Carlson
Limitez les interruptions il faut 3 minutes pour se RE concentrer
La loi de Carlson Stop Au multitasking
Coupez toutes les sollicitations off / online
Loi de Pareto « focalisez-vous sur l’essentiel »
20% du travail effectué produit 80% des résultats.
Déléguez les tâches qui peuvent être réalisées par quelqu’un d’autre et commencez directement avec ces 20% qui produisent 80% de résultats.
Loi de Parkinson Cyril Northcote Parkinson : un travail tend à se « dilater »
pour occuper tout le temps disponible
Sans délai, la tâche s’éternise…Fixez-vous des délais réalistes.
Loi d’Illich Des pauses toutes les 25 à 45mn
Ivan Illich : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
Faites des pauses hors du contexte du « bureau »
Loi de Laborit
Le biologiste Henri Laborit : l’homme est doté d’un programme biologique de survie qui lui fait fuir le stress et chercher en priorité le plaisir.
Le danger : repousser sans cesse les tâches ennuyeuses et de les expédier en dernière minute.
Commencez votre journée par une tâche difficile pour vous. Accordez-vous une récompense (une pause, une activité plus plaisante …)
une fois la tâche terminée.
2. Se connaître pour ajuster son organisation
Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous !
Mesurez le temps passé à certaines tâches et Challengez-vous ! RESCUETIME
Quand suis-je le plus productif(ve) ?
Regroupez un certain type de tâches au moment de la journée, le plus opportun
