QUENAYA  DOCS  COLLAB      

 

     

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Les  enjeux  du  partage  de  contenu  en  entreprise    

L'avènement  d'Internet  et  du  Cloud  a  définitivement  changé  l'offre   et   la   demande   de   consommation   des   services  numériques   en   entreprise.   Cette   évolution   porte   plus  particulièrement   sur   la   façon   dont   les   collaborateurs  partagent,   découvrent   des   contenus   et   interagissent   en  fonction   de   ces   informations.   Aujourd'hui,   l’entreprise   a  besoin  d'un  nouveau  type  de  solution  qui  transforme  l'accès,  la  gestion  et  le  partage  des  contenus  de  manière  à  optimiser  la   productivité   à   tout  moment,   n'importe  où   et   à   partir   de  tous   les   terminaux.   Cette   évolution   vers   les   services   Cloud  nécessite   un   accompagnement   à   la   transformation   des  processus   d’échange   et   de   communications   des   données.  Les   fournisseurs   technologiques   de   partage   de   fichiers   en  ligne   proposent     des   plateformes   d'entreprise   pour   la  gestion   sécurisée   de   contenu   regroupant   les   meilleures  fonctionnalités  du  Cloud  et  capable  de  répondre  aux  besoins  spécifiques   des   employés,   indépendamment   de   leurs   lieux  de   travail   et   de   leurs   rôles   au   sein   de   leur   société,   et   des  services   informatiques.   C’est   sur   ces   mêmes   plateformes  que  l’offre  de  facilitation  de  services  numériques  «  Quenaya  Docs  Collab  »   a   été  développée  pour   accompagner   le   cycle  de  conception,  mise  en  œuvre  et  exploitation  des  contenus  documentaires  collaboratifs  en  Entreprise.    

Les  bénéfices  attendus    de  la  solution    Quenaya  DocsCollab  est  une  offre  de  service  de  partage  de  fichiers  sur  site  ou  dans  le  Cloud  permettant  aux  utilisateurs  de  partager  des  contenus  et  de  collaborer  en  toute  sécurité,  de  n'importe  où  et  sur  n'importe  quel  terminal.    

 

Outre   la   synchronisation,   le   partage   et   l'accessibilité   des  fichiers,  l’offre  Quenaya  DocsCollab    inclut  différents  niveaux  d’accompagnement    assurant  le  cycle  d’usage  et  d’adoption  des  thèmes  suivants  :  

L’exploitation   simplifiée   des   contenus   en   dehors   de   votre  infrastructure   existante   en   intégrant   vos   processus  documentaires   en   s’insérant   dans   votre   Système  d’Information.  

la   mobilité   des   fichiers   avec   des   applications   natives   pour  une   grande   variété   de   smartphones,   de   tablettes,  d'ordinateurs  portables  et  de  postes  de   travail,  ainsi  que   le  navigateur  Web.  

la   sécurité   pour   la   protection   des   données   résidant   sur   le  terminal,   en   transit   et   dans   les   services   de   Cloud,  notamment   pour   la   protection   des   mots   de   passe,  l'effacement   à   distance,   le   chiffrement   des   données,   la  prévention   de   la   perte   de   données,   la   gestion   des   droits  numériques   (DRM,  Digital  Rights  Management),   le  suivi  des  accès   et   le   reporting.   Quenaya   DocsCollab   garantit   que   les  fichiers  qui  quittent  l'emplacement  de  partage  sont  protégés  par  un  chiffrement  SSL  256bits  et  lisibles  uniquement  par  les  personnes   autorisées   à   accéder   aux   données.   Quenaya  DocsCollab,   offre   complète   prend   également   en   charge  l'audit   et   la   conformité   depuis   les   plateformes   certifiées    SSAE  16  Type  II  ;  certification  ISO  27001.  

l'administration   et   la   gestion   avec   le   portail   Quenaya   de  souscription,   y   compris   l'intégration   avec   les   annuaires  existants  de  l’Entreprise  de  type  Active  Directory,    LDAP,  les    serveurs  d’application  des  règles.  

l'intégration  avec  les  serveurs  back-­‐end  comme  SharePoint  et   d'autres   plates-­‐formes   d'entreprise     L'intégration   peut  être  réalisée  via  des  connecteurs  et  des  API.  

Les  services  Quenaya  de  Partage  Collaboratif  de  Fichiers  Sécurisés    

Quenaya  Docs  Collab      

Synthèse  de  l’Offre  de  Service  

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la   manipulation   de   contenu   telle   que   la   modification   des  fichiers,  l'annotation  des  fichiers  PDF  et  la  prise  de  notes  ,  la  signature  électronique  certifiée  par  les  autorités  en  France.  

la   collaboration   telle   que   la  modification   coopérative   d'un  document   partagé   avec   un   suivi   des   changements   et   des  commentaires,   et   la   prise   en   charge   des   processus  d'automatisation  basés  sur  des  documents  

la   simplicité   et   l'ergonomie,   avec   des   interfaces   utilisateur  et  des   interactions  optimisées,   telles  que   le  glisser-­‐déposer  des  fichiers  et  l'ouverture  des  fichiers  dans  les  applications  

 

Une  offre  d’accompagnement    sur  tout  le  cycle  • Audit  Intégrer  toutes  les  composantes  du  système  de  

données  et  existant  documentaire    (Gouvernance,  métiers,  contexte)  

• Analyse  des  besoins    Faire  une  synthèse  globale  de  l’existant  en  tenant  compte  des  besoins  des  utilisateurs  et  de  la  mobilité    Construction  de  la  matrice  de  flux  et  d’échanges  de  fichiers  

• Conseil    Proposer  le  modèle  Cloud  le  mieux  adapté  au  contexte,    Public  ou  Privé  pour  la  Réplication,  la  Sauvegarde,  la  Confidentialité  

• Exploitation  Optimiser  les  processus  d’exploitation  pour  gagner  en  efficacité  (  SSO,  SLA,  KPI,  chiffrement,  portail  selfcare).  

Un  coût  mensuel  tout  compris  Le   coût   d’utilisation   des   services   Quenaya   DocsCollab   est  prédictible.   Il   est   garanti   au   lancement   du   contrat,   et  mensualisé   sur   une   durée   de   12,   36   ou   60   mois.   A   tout  moment,   l’entreprise  peut  ajouter  facilement  des  nouveaux  utilisateurs   et   souscrire   à   des   services   additionnels,   en  connaissant  à  l’avance  le  coût  des  options  choisies.  

Un  portail  de  gestion  unifiée  L’offre   Quenaya   DocsCollab   intègre   un   portail   de   gestion  unifiée.   A   partir   d’une   seule   interface,   l’entreprise   a   la  capacité   de   réaliser   simplement   la   gestion  quotidienne  des  fonctionnalités   principales   de   ses   utilisateurs   et   cela   sans  connaissance   technique   particulière.   L’offre   intègre  également   un   portail   selfcare   aux   couleurs   de   l’entreprise  qui   permet   aux   utilisateurs   de   réaliser   par   eux-­‐mêmes   des  opérations   simples   comme   la   réinitialisation   d’un   mot   de  passe,   l’abonnement   à   une   communauté   documentaire   ou  encore  la  configuration  des  droits  de  ses  répertoires.  

Des  indicateurs  pour  piloter  les  services  Dans   le   cadre   de   l’offre   DocsCollab   un   tableau   de   bord  mensuel   détaille   l’usage   des   services   collaboratifs   de  partage  de  fichiers  au  sein  de  l’entreprise  et  vers  l’extérieur.  Il   permet   de   contrôler   l’utilisation   effective   des  fonctionnalités  souscrites,  le  volume  des  échanges  ainsi  que  le   contrôle   des   flux   documentaires     émis   vers   l’extérieur.  L’ensemble   de   ces   indicateurs   permet   de   contrôler  l’adéquation  de  l’offre  et  d’orienter   les  décisions  d’ajout  ou  de  modification  de  services  complémentaires.  

Et  l’accompagnement  Quenaya  Avec   l’offre  DocsCollab,  Quenaya  garantit   la  bonne  mise  en  œuvre   et   l’adoption   des   services   de   fichiers.   Nos   équipes  mettent  à  disposition  leur  expertise,  méthodologie  et  outils  tout  au   long  de   la  vie  des  services  :  étude  et  conseil  avant-­‐vente,   déploiement,   conduite   du   changement,   enquête   de  satisfaction,  mises  à  jour  régulières…