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Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite. Vincent Hauguel Le 4 mars 2010 Etude de Cas - Case Study

AméLiorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

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Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite.

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Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Cette étude de cas présente les différents services de Google Apps et leurs utilisations dans le contexte de l’entreprise X. Cette étude montre de quelles manières le service commercial de l’entreprise X peut tirer avantage de Google Apps afin d’améliorer son efficacité opérationnelle et sa communication. Cette étude montre aussi ce que ferait cette même équipe sans Google Apps. Toute ressemblance, avec des situations déjà vécues, ne pourrait être que fortuite.

Vincent Hauguel Le 4 mars 2010Etude de Cas - Case Study

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Partenaire Y

Entreprise X

Informatique

V

Commercial

Etude de Cas - Case Study

MP

J

T

Travail collaboratif

Paul et Jean travaillent sur une proposition commerciale commune. Paul, Marie et Thierry travaillent ensemble sur le planning du projet X. Le planning, fait avec Excel, change régulièrement. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email.A la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h) pour consolider le planning. Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning. Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard.

Approvisionnement

L

Communication

Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas. Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne.

Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion. Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été.

Par erreur, le client C reçoit plusieurs versions de l’offre commerciale coécrite par Paul et Jean.Résultat : il en profitera pour négocier une remise supplémentaire de 10%.

?

Combien coûte votre système de messagerie existant ?

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ClientC

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Partenaire Y

Entreprise XCommercial

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Etude de Cas - Case Study

Intranet Commercial

Informatique

MP

J

T

Travail collaboratif

Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document.

Jean, Paul et Marie partagent un agenda commun.

Paul, Marie et Thierry (un partenaire commercial) partagent le planning du projet X avec Google Spreadsheet. Ce planning est aussi disponible sur l’intranet de l’équipe commerciale.

Une modification importante est faite sur le planning. Marie invite immédiatement Laurent du service des approvisionnements à consulter le nouveau planning. Laurent reçoit une notification par email, consulte le nouveau planning et commence à préparer les commandes.

V

Approvisionnements

L

Avec Google Apps

Communication

Marie poste un message sur l’intranet de l’équipe commerciale pour signaler que le planning du projet X a été modifié.

Vincent du service informatique est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte via Gmail sur son téléphone. Plus tard, il consultera l’intranet et comprendra que son équipe est probablement impactée par le nouveau planning. Il appellera Marie pour valider ce point.

Par ailleurs, Marie valide la proposition commerciale de Paul et Jean et invite le client C à partager une Google Présentation dans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk.

ClientC

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Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Sans Google Document

Avec Google Document

Détail de l’étude

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

Travail collaboratif

Paul et Jean travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale. Ils doivent échanger une quantité importante de documents et d’emails pour finaliser leur offre.

Résultat : Paul et Jean perdent un temps considérable pour consolider les informations.

P

J

M

?Communication

Scénario 1 : à la dernière réunion chez le client, Marie avait 2 versions différentes du document.

Scénario 2 : à cause du grand nombre de documents gérés, le client reçoit par erreur deux versions de l’offre commerciale. Les deux versions de l’offre ne proposaient pas les mêmes prix.

Résultat : le client profite de la situation pour obtenir une remise supplémentaire de 10%. Paul et Jean vont passer un mauvais quart d’heure lors de la prochaine réunion commerciale.

ClientC

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

P

J

Travail collaboratif

Jean et Paul travaillent ensemble à la rédaction d’une offre commerciale avec Google Document.

Etape 1 : Paul crée un nouveau document sur Google Document et le partage avec Jean.

Jean reçoit une notificationpar email et peut commencer à travailler sur le document.

1

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

P

J

Travail collaboratif

Jean peut modifier l’offre commerciale et voir que Paul est aussi en train de travailler sur le document. Paul et Jean peuvent consulter l’historique des modifications.

Etape 2 : lorsque le document est en version finale, Paul et Jean partagent le document avec Marie.M

Client

2

3

C

Communication

Etape 3 : Marie invitePaul, Jean et le client Cà partager une Google Présentation. Marie présentera l’offredans le cadre d’une visioconférence organisée avec Gtalk.

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

Travail collaboratif

Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X.

Le planning, fait avec Excel, est régulièrement modifié. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version du document. Tous les échanges se font par email.

Résultat : à la dernière réunion, Paul, Marie et Thierry ont perdu chacun une heure (3h en tout) pour consolider le planning.

Au milieu de tous ces emails, Laurent du service des approvisionnements n’a pas vu l’email avec la dernière version du planning.

Résultat : la marchandise arrive trop tard, le projet prendra un mois de retard.

TPartenaire Y

MP

T

Approvisionnements

L

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Document

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Partenaire Y

Entreprise X

Commercial

Etude de Cas - Case Study

MP

T

Approvisionnements

L

Travail collaboratif

Marie crée un planning avec Google Spreadsheet et le partage avec Paul du service commercial, Laurent du service appro et Thierry partenaire commercial de l’entreprise Y.

Lorsque plusieurs utilisateurs travaillent en même temps sur le document, leurs noms s’affichent sur les cellules en cours de modification et ils peuvent chatter ensemble.

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Document

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

M

Approvisionnements

P

L

Travail collaboratif

Les utilisateurs sont toujours informésdes dernières modifications.

En cas de doute, l’historique desmodifications est toujours disponible.

Lorsque le document est finalisé, il peut être sauvegardé au format Excel ou au format PDF.

Partenaire YT

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Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Sans Gmail et Agenda

Avec Gmail et Agenda

Détail de l’étude

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

MP

J

Travail collaboratif

Pour partager des agendas plusieurs solutions existent (Lotus, Exchange,…). Ces solutions sont plus chères que Google Apps.

Selon une étude Forrester :

Soit :

•Pour 100 utilisateurs, une économie potentielle de13 000€ HT par an,•Pour 1000 utilisateurs, une économie potentielle de 134 000€ HT par an.

?

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Gmail et Agenda

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Entreprise XCommercial

Etude de Cas - Case Study

MP

J

Travail collaboratif

Jean crée un agenda et le partage avec Paul et Marie. Les RDV ajoutés sur l’agenda commun sont automatiquement affichés sur tous les agendas de l’équipe commerciale.

L’agenda communde l’équipe est partagéen 3 clics.

Paul, Marie et Jeanpeuvent gérer leuragenda personnelet l’agenda de l’équipesur la même page.

RDV communs de l’équipe

J

M

P

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Gmail et Agenda

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Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Sans Google Sites

Avec Google Sites

Détail de l’étude

Page 15: AméLiorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Entreprise X

Etude de Cas - Case Study

Communication

Rappel : Paul, Marie et Thierry de l’entreprise Y, travaillent ensemble sur le planning du projet X.

Comme Marie pense que les X+n versions du planning peuvent potentiellement intéresser d’autres personnes dans l’entreprise, elle inonde régulièrement ses collègues d’informations qui ne les concernent pas.

Résultat : dans l’entreprise X, tout le monde fait la même chose et reçoit 80 emails par jour en moyenne.

Marie a oublié de mettre Vincent, du service informatique, dans sa liste de diffusion.

Résultat : il apprendra au dernier moment qu’il devra réorganiser le travaille de son équipe lors de leurs congés d’été.

P

T

L

Informatique

VX

XX

Partenaire Y

Commercial

ApproM

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Sites

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Entreprise X

Commercial

Etude de Cas - Case Study

MP

Communication

Marie modifie un planning existant (planning créé précédemment avec Google Spreadsheet) et pense que le nouveau planning peut potentiellement impacter d’autres personnes dans l’entreprise.

Etape 1 : Marie publie le planningsur l’intranet de l’équipe Commerciale et poste un message pour signaler que leplanning du projet X a été modifié.

Etape 2 : Vincent, responsable du service informatique, est abonné à la rubrique actualités de l’intranet du service commercial. Il reçoit automatiquement une alerte Gmail sur son téléphone.

Etape 3 : Vincent consulte l’intranet

et comprend que son équipe

est probablement impactée par le

nouveau planning. Il appelle Marie

pour valider ce point.

1

Informatique

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Sites

V

Intranet Commercial

2

3

V

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Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google Apps

Avec Google Apps

Sans Google Apps

Synthèse

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Entreprise X

Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsAvec Google Apps

Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D

Fournisseurs

Gestion desutilisateurs :

Gmail

Google Agenda

Google Docs

Google Sites

InternautesClients

Site public

Extranet

Intranet

Ex : offre commerciale

Ex : présentation commerciale

Ex : planning

Ex : contrat

Agenda partagé

Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, avec Google Apps

Doc perso

Perso Perso Perso Perso

Perso Perso Perso Perso

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Entreprise X

Etude de Cas - Case Study

Améliorer le travail collaboratif et la communication avec Google AppsSans Google Apps

Utilisateur A Utilisateur B Utilisateur C Utilisateur D

Fournisseurs

Gestion desutilisateurs :Exchange,Lotus…

Messagerie :Exchange, Lotus…

Agenda :Exchange, Lotus…

Bureautique :WordExcelPowerPoint

SharePoint + solutionspécifique

InternautesClients

Un site public (solution spécifique)

Un extranet (SharePoint)

Un intranet (SharePoint)

Un agenda partagé

Approche globale du travail collaboratif et de la communication dans l’entreprise X, sans Google Apps

Perso Perso Perso Perso

Perso Perso Perso Perso

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Vincent Hauguel Le 4 mars 2010Etude de Cas - Case Study

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